Categorie: Notariaat

Belangrijk bij het passeren van elk type akte is het identificatieproces van de cliënt. Maar hoe werkt dat in een digitale wereld?

Europees gebruik digitale handtekening

Sinds 23 juli 2014 bestaat de Europese verordening (EU) nr. 910/2014 – beter bekend als de eIDAS-verordening – die betrekking heeft op het gebruik van de digitale handtekening. Deze verordening borgt dat in alle landen van de Europese Unie dezelfde wetgeving ten aanzien van elektronische handtekeningen geldt en dat alle EU landen elkaars elektronische handtekeningen erkennen.

Het is in ieder EU land wel toegestaan om hierop eigen aanvullende wetgeving toe te passen. In Nederland is dat de wet elektronische handtekening. De Europese eIDAS-verordening is op 29 september 2018 ingegaan.

Wat is eIDAS?

eIDAS staat voor ‘Electronic Identities And Trust Services’. Met eIDAS hebben de Europese lidstaten afspraken gemaakt om dezelfde begrippen, betrouwbaarheidsniveaus en onderlinge digitale infrastructuur te gebruiken. Een onderdeel van de verordening is het grensoverschrijdend gebruik van Europees erkende inlogmiddelen. Dit kan alleen met een betrouwbare online identiteitscheck aan de voordeur.

Betrouwbaarheidsniveaus: het STORK-raamwerk

Voortvloeiend uit de eIDAS-verordening is het STORK-raamwerk. Dit is een raamwerk wat is ontwikkeld om op Europees niveau identificatie- en authenticatiemiddelen te kunnen vergelijken en zo vast te kunnen stellen met welk middel uit het ene land een dienst in een ander land afgenomen kan worden. In dit raamwerk variëren de betrouwbaarheidsniveaus van niveau 1 tot en met niveau 4, waarbij niveau 4 het hoogste betrouwbaarheidsniveau is.

• Niveau 1: Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord
• Niveau 2: Laag – Bijvoorbeeld DigiD
• Niveau 3: Substantieel – Bijvoorbeeld iDIN
• Niveau 4: Hoog – Persoons- en Organisatie gebonden PKI-certificaten

Het was mooi geweest als er een niveau in het leven was geroepen speciaal voor het ondertekenen van notariële akten. Helaas is dat niet het geval. Niveau 4 is het hoogste niveau voor het ondertekenen van documenten en (straks) dus ook voor het ondertekenen van notariële akten.

Soorten digitale handtekeningen

De Nederlandse wet volgt dus de Europese wet (eIDAS) en kent drie soorten digitale handtekeningen:

• De gewone digitale handtekening
• De geavanceerde digitale handtekening
• De gekwalificeerde digitale handtekening

1. De gewone digitale handtekening

Een gewone (niet-gekwalificeerde) elektronische handtekening is een handtekening die gekoppeld is aan andere digitale gegevens, bijvoorbeeld een document of een e-mail. Deze gewone digitale handtekening wordt gebruikt om de identiteit van de ondertekenaar aan te geven. Echter heeft deze vorm van digitale handtekening weinig tot geen juridische waarde, omdat de werkelijke identiteit van de ondertekenaar niet is vast te stellen.

Bovendien is deze vorm van digitale handtekening makkelijk te vervalsen en is het mogelijk om achteraf wijzigingen aan te brengen aan de inhoud van het bijbehorende document. Een gewone digitale handtekening is bijvoorbeeld een gescande handgeschreven handtekening of een handtekening die met de muis wordt gemaakt (een zogenoemde muishandtekening).

2. De geavanceerde digitale handtekening

De geavanceerde digitale handtekening biedt, onder bepaalde voorwaarden, volledige rechtsgeldigheid voor te ondertekenen documenten. Een groot voordeel van de geavanceerde digitale handtekening ten opzichte van de gekwalificeerde digitale handtekening is dat deze op een laagdrempelige wijze kan worden toegepast op de meeste te ondertekenen documenten, zonder hierbij afbreuk te doen aan de rechtsgeldigheid.

De geavanceerde digitale handtekening kan onder andere worden gebruikt voor het ondertekenen van koopovereenkomsten.

3. De gekwalificeerde digitale handtekening

De gekwalificeerde digitale of elektronische handtekening is gelijkgesteld aan de handgeschreven of natte handtekening. Deze heeft dan ook dezelfde juridische waarde. De gekwalificeerde elektronische handtekening wordt gezet met een gekwalificeerd persoonsgebonden PKI-certificaat.

Deze digitale handtekening is vereist voor documenten met grote rechtsgevolgen, zoals bijvoorbeeld notariële akten en verzekeringspolissen.

PKI-certificaten

Als notaris of kandidaat-notaris bent u ongetwijfeld bekend met het fenomeen PKI-certificaten. Deze techniek wordt immers gebruikt bij het versturen van de akten naar het CDR en naar het Kadaster (de welbekende USB stick of smartcard).

PKI staat voor ‘Public Key Infrastructure’. De overheid heeft deze infrastructuur laten opzetten volgens Nederlandse- en Europese wetgeving. Burgers en bedrijven kunnen er gebruik van maken voor elektronische handtekeningen, elektronische authenticatie en betrouwbare, vertrouwelijke elektronische gegevensuitwisseling. Zowel onderling als met de overheid. Met een PKI-certificaat beschik je dus over een gekwalificeerde digitale handtekening die voldoet aan het hoogste betrouwbaarheidsniveau.

Meer weten over het identificatieproces in combinatie met NEXTassyst? Neem contact met ons op, we vertellen u graag meer over onze oplossingen NEXTsign en NEXTid.

Als notaris heeft Taeke Tol veel contact met cliënten. Dagelijks heeft hij besprekingen met cliënten en passeert hij akten. Daarnaast houdt hij zich bezig met kantoormanagement en onder andere ICT. “De cliënt ziet meestal alleen de akte, die wordt getekend bij een kopje koffie. Maar daar zitten allerlei processen en werkzaamheden achter en daarvoor is ICT essentieel.”

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 4, download nu het volledige magazine.

Taeke Tol werkt sinds 2008 bij Koch en Compaijen als kandidaat-notaris, waarna hij in 2010 is benoemd tot notaris. Op het kantoor staat een enthousiast team van 12 personen klaar voor alle notariële werkzaamheden. Of het de aankoop van een nieuwe woning is, het afsluiten van een hypotheek, samenlevingsovereenkomsten, testamenten, schenkingen of de afhandeling van een nalatenschap; bij Koch en Compaijen staat de cliënt altijd centraal. Taeke Tol: “Het mooiste aan mijn werk is het contact met de cliënten in combinatie met het juridische werk. Door onze kantooromvang kunnen we onze cliënten een persoonlijke benadering bieden en ben je als notaris al snel betrokken bij de ICT.”

 

“Wanneer wij een uitval of storing hebben, dan kunnen we eigenlijk bijna niets meer doen. De continuïteit van ICT is dus ontzettend belangrijk voor ons.”

ICT voor notarissen

Vandaag de dag is ICT essentieel voor het notariaat. Daarom is bij Koch en Compaijen de automatisering goed op orde. Het kantoor ondersteunt de interne processen met software voor het notariaat. Daarnaast wordt heel veel informatie uitgewisseld met bijvoorbeeld de KvK, het Kadaster en gemeenten. Taeke Tol: “Die informatie wordt automatisch in ons systeem ingelezen. Daardoor neemt de kans op fouten af en kunnen we het handmatige werk minimaliseren. Doordat we efficiënt kunnen werken, kan onze focus liggen op onze dienstverlening naar de klant. Maar tegelijkertijd hebben we een bepaalde afhankelijkheid van ICT. Wanneer wij een uitval of storing hebben dan kunnen we eigenlijk bijna niets meer doen. De continuïteit van ICT is dus ontzettend belangrijk voor ons.”

Slag naar voren op ICT-gebied

Koch en Compaijen werkte met een softwaresysteem voor notariskantoren wat op zich goed beviel. Taeke Tol: “Ik kijk altijd om me heen naar nieuwe mogelijkheden en hoorde regelmatig positieve verhalen van collega-notarissen over NEXTassyst. Dat pakket bleek gebruiksvriendelijker te zijn, en simpeler te bedienen. Daarnaast deden we zaken met een kleine partij voor onze ICT-ondersteuning, waar de kennis en continuïteit niet altijd op het niveau waren wat wij nodig hadden. We vonden het tijd om op ICT-gebied een slag naar voren te maken.” Koch en Compaijen besloot tegelijkertijd een overstap te maken naar ­NEXTassyst van NEXTlegal en de ICT-dienstverlening van ICT Concept.

Gebruiksvriendelijke kantoorsoftware

NEXTassyst, de gebruiksvriendelijke kantoorsoftware van NEXTlegal, vormt het digitale ‘hart’ van het kantoor. Elke akte, elk dossier, alle klantcontacten: alles wat Koch en Compaijen digitaal doet, loopt via dat systeem. Daarnaast gebruikt het team NEXTsearch om rechtstreeks in documenten, zoals notariële en onderhandse stukken, te kunnen zoeken. Dat bespaart de medewerkers veel zoek- en studietijd. Met NEXTportal hebben de cliënten van het kantoor 24/7 toegang tot hun dossiers. Alle concepten, afschriften, correspondentie en afrekeningen zijn eenvoudig te raadplegen. Ook het uploaden van documenten, zoals legitimatiebewijzen, is heel eenvoudig. NEXTcontroller biedt tot slot managementrapportages waarmee Taeke Tol een volledig en goed beeld krijgt van de performance van het kantoor.

Ondersteuning van cloud tot werkplek

Voor de ondersteuning van de ICT-omgeving vertrouwt Koch en Compaijen op ICT Concept. Zij levert alles rondom de NEXTassyst applicatie van gebruikers- en werkplekondersteuning tot connectiviteit, printing en web hosting. Daarnaast gebruikt Koch en Compaijen diverse ‘Packs’ van ICT Concept. Het Cloud Pack Professional biedt ondersteuning voor de gebruikte kantoorsoftware inclusief onder andere Office 365, e-mail en Teams. Het Connectivity Pack garandeert veilige, redundant uitgevoerde internetverbindingen inclusief beheer, bewaking en onderhoud van het interne netwerk. En het Printer Pack is de complete beheerde printoplossing op maat, voor een vast bedrag per maand.

Koppeling dossiers en telefonie

Taeke Tol: “Telefonie is ook heel belangrijk voor onze communicatie met klanten. Nadat we ongeveer twee jaar zeer prettig met NEXTlegal en ICT Concept hadden samengewerkt, hebben we besloten om dat ook bij één van de Lexxyn Groep Partners onder te brengen.” Helder Telecom & ICT levert een VoIP (Voice over IP)-oplossing die is geïntegreerd met NEXTassyst. Dankzij deze integratie worden cliënten die bellen herkend en de bijbehorende cliëntkaart kan direct worden geopend. Het is mogelijk om cliënten direct vanuit NEXTassyst te bellen en gesprekken aan dossiers te koppelen. Gesprekken en gesprekstijden kunnen worden genoteerd en gefactureerd vanuit NEXTassyst. Taeke Tol: “Dat vinden onze medewerkers heel handig. Ze zien direct wie er belt en kunnen cliënten vanuit de kaartenbak bellen. Daarnaast geeft deze oplossing ons waardevolle management informatie.”

De kracht van samenwerking

Met deze laatste stap heeft Koch en Compaijen alle aspecten van hun ICT-omgeving bij Lexxyn Groep ondergebracht en die samenwerking bevalt Taeke Tol heel goed. “Wat ik vroeger nog wel eens merkte, is dat verschillende ICT-leveranciers naar elkaar wijzen. De één doet dit, en de ander dat. Dan kun je als klant gemakkelijk tussen wal en schip vallen. Die zorg is nu verdwenen, want het hoort altijd bij één van deze drie bedrijven thuis en die werken echt heel goed samen. Als we een probleem hebben waarvan wij niet precies weten wie het moet oplossen, dan mailen we naar ICT Concept. En die pakken het op, wie ze daar ook bij nodig hebben. Dat is voor ons als klant heel prettig.”

 

“Onze ICT is in goede handen. Ik heb geen zorgen over automatisering dus ik ben heel tevreden.”

Vertrouwen

De beschikbaarheid van ICT is heel belangrijk voor Koch en Compaijen. Het gaat vaak om belangrijke afspraken, grote belangen en veel geld. Taeke Tol: “Onze Lexxyn Groep Partners doen altijd hun best om onze systemen zo snel mogelijk weer opgestart te krijgen. Ik kan me eerlijk gezegd niet herinneren dat we langer dan een paar uren niet konden werken tijdens onze samenwerking, en dat was al een uitzondering. Dat is voor ons ontzettend belangrijk. Want als de ICT niet goed functioneert dan gaat dat ten koste van de kwaliteit van onze dienstverlening.”

Persoonlijk contact

ICT is uiteindelijk ook mensenwerk, vindt Taeke Tol. “Ook de persoonlijke samenwerking bevalt heel goed, bij alle medewerkers van alle drie de organisaties waar we mee samenwerken. Ze zijn heel dienstverlenend en oplossingsgericht. Er komt dus ook altijd een oplossing, wat daar ook voor nodig is. Daarnaast zijn ze open in de communicatie, waardoor wij weten wat we kunnen verwachten en er geen dingen blijven liggen. Wat ze zeggen dat doen ze en dat geeft ons heel veel vertrouwen. En misschien wel het belangrijkste: ze snappen heel goed wat wij als notariskantoor aan het doen zijn. Wij willen samenwerken met een partij die dat begrijpt en onze wensen en eisen ook aan kan. Onze ICT is in goede handen. Ik heb geen zorgen over automatisering dus ik ben heel tevreden.”

Op 19 november heeft de Hoge Raad een uitspraak gedaan die gevolgen heeft voor u als notaris. In de uitspraak (deze vindt u hier) heeft de Hoge Raad bepaald dat het Kadaster gerechtigd is tot de derdengelden wegens inschrijvings- en recherchekosten. Dit betekent dat deze verplichting aan het kadaster vanaf heden opgenomen dient te worden in de bewaringspositie.

Aanpassen bewaringsrapporten
Dit uitspraak van de Hoge Raad heeft tot gevolg dat de bewaringsrapporten in AFAS Profit en die in de NEXTcontroller/Excelcontroller moeten worden aangepast zodat de verplichting aan het kadaster wordt gepresenteerd onder de schulden bij de bewaringspositie.

Daarnaast kan het ook verstandig zijn om voor de crediteur ‘Kadaster’ een aparte crediteuren verzamelrekening te maken. Op die manier kunnen de openstaande posten voor de betreffende crediteur ook in de bewaringspositie worden opgenomen. Neem contact op met uw accountant voor het afstemmen van een werkwijze.

Indien u wenst dat wij de rapporten voor u aanpassen kunt u een email sturen naar servicedesk@nextlegal.nl met als titel: ‘Aanpassing bewaringsrapporten’. Vermeld daarbij welke grootboekrekeningen u opgenomen wilt zien onder het kopje ‘Kadaster’ in de bewaringsrapportage en in welke rapporten de aanpassing moet worden opgenomen.

Het zal u niet ontgaan zijn. Binnenkort is het mogelijk om volledig online een notariële akte te tekenen, te beginnen met het volledig online oprichten van een BV. Daarnaast heeft de Coronapandemie gezorgd voor een grotere behoefte aan volledig digitale diensten.

NEXTsign – rechtsgeldig digitaal ondertekenen
Om onze kantoren hierbij te helpen bieden wij in samenwerking met onze partner ZYNYO: NEXTsign aan. Afhankelijk van het doel van het document kan een elektronische handtekening toegepast worden van het gewenste niveau. Een “gewone”, een geavanceerde of een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Ervaringen
NEXTsign wordt inmiddels een aantal maanden gebruikt door kantoren. Hoogste tijd om drie van hen te vragen hoe dit tot nu toe bevalt. In deel één van dit drieluik gaan we in gesprek met Anne Heijnen, notaris bij Verhees Notarissen in Katwijk/Rijnsburg.

Wat was voor jullie de reden om met NEXTsign te gaan werken?
“We zijn altijd bezig met verbeteringen. NEXTsign was een logische aanvulling op wat we inmiddels gebruiken. Met de komst van de digitale akte vonden we het belangrijk dat we op tijd konden wennen aan deze functionaliteit. Ook om, wanneer de digitale akte mogelijk is, naar onze cliënten een helder verhaal te kunnen communiceren wat onze werkwijze hierin is.”

Hoe is jullie ervaring inmiddels?
“De ervaring is goed, onze vaste cliënten ervaren het als een service. Ze hoeven niet meer naar kantoor voor het tekenen van de nodige stukken. Met name onze ondernemingsrecht praktijk gebruikt het veelvuldig. Ik begreep van één van onze cliënten dat het aanvragen van een PKI certificaat via Cleverbase ook soepel verloopt.

Cleverbase
Cleverbase geeft gekwalificeerde elektronische handtekeningen uit. Deze kunnen door cliënten worden gebruikt bij het digitaal ondertekenen van documenten op het hoogste beveiligingsniveau (eIDAS hoog).

Voor welke documenten gebruiken jullie NEXTsign?
“We gebruiken het voor verschillende documenten. Denk aan offertes, notulen van Aandeelhoudersvergaderingen, Aandeelhoudersbesluiten en legalisaties.”

Welk authenticatiemiddel gebruiken jullie het meest?
“Wat we het meest gebruiken is ondertekening middels een PKI certificaat van Cleverbase. We stellen overigens de gelegaliseerde handtekening gelijk aan ondertekening met een PKI certificaat en een niet gelegaliseerde handtekening aan ondertekening met twee factor identificatie.”

Zou je het andere kantoren ook aanraden om NEXTsign te gebruiken?
“Onze cliënten ervaren NEXTsign als een welkome aanvulling op onze service. Ik zou andere kantoren zeker aanraden om dit ook aan te bieden.”

Bedankt voor dit interview Anne. Heeft u zelf een vraag over NEXTsign of wilt u meer informatie? Kijk op NEXTlegal.nl/NEXTsign of mail naar boithomasse@nextlegal.nl.

Gertjan de Gans – Zoals elk jaar aan het begin van het jaar schrijf ik ook dit jaar weer een artikel over wat het komende jaar een focuspunt voor u zou kunnen zijn. Vorig jaar schreef ik over ‘De waan van de dag’ en het focussen op de lange termijn in plaats van de korte termijn. Toen niet wetende dat 2020 heel anders zou lopen dan dat we allemaal hadden verwacht. Het focuspunt uit dat artikel is ook het komend jaar – de komende jaren – nog zeer relevant.

Maar 2021 is ook het jaar van de definitieve doorbraak van de digitale notariële akte. Eind 2018/begin 20219 schreef ik in dit artikel al over het op afstand passeren van notariële akten. Maar onder leiding van Europa wordt de eerste Nederlandse digitale notariële akte in 2021 een feit. Vanaf 1 augustus 2021 is het namelijk mogelijk om online – volledig digitaal – een BV op te richten.

De digitale notaris
1 augustus 2021 verandert daardoor het beroep van notaris volledig. Vanaf dat moment moet u namelijk als notaris volledig digitaal kunnen werken. Vanaf de intake tot en met het versturen van de akteafschriften naar de cliënt. De digitale notaris is daarmee een feit.

Niet zo’n vaart lopen
In het begin zal het niet zo’n vaart lopen. Enerzijds omdat alleen de BV nog maar volledig online kan worden opgericht. Anderzijds omdat veel cliënten nog moeten wennen aan het idee van volledige digitale notariële dienstverlening. Dit zag je bijvoorbeeld in het begin ook bij internetbankieren. Het adopteren van een dergelijke vernieuwing heeft altijd tijd nodig. Nu echter bankiert praktisch iedereen online en is de acceptgiro zo goed als uitgestorven.

Alle notariële akten digitaal
Het volledig digitaal oprichten van een BV is de eerste stap in het – op termijn – volledig digitaal kunnen tekenen van alle notariële akten. In onze steeds digitaler wordende samenleving is het onvermijdelijk dat ook notariële dienstverlening volledig digitaal gaat plaatsvinden. De hele coronacrisis heeft de behoefte hieraan alleen maar versneld.

Eerst zal digitaal passeren een alternatief zijn voor het fysiek tekenen van een akte bij de notaris maar uiteindelijk – in de toekomst – zal dit volledig digitaal plaatsvinden. Digitaal passeren wordt daarmee de standaard.

Gevolgen
Maar wat betekent dit voor u als notaris? In het begin misschien niet veel. Heeft u er weinig ‘last van’ en blijft uw praktijk grotendeels hetzelfde. Zeker als uw focus op het familierecht ligt. Maar dit zal veranderen. Stukje bij beetje zullen de ‘digitale akten’ terrein winnen en zullen cliënten vragen, nee sterker nog, zullen cliënten eisen dat uw digitale dienstverlening op orde is.

U kunt ervoor kiezen om af te wachten en te reageren op het moment dat u echt wordt geconfronteerd met deze veranderingen. Maar wellicht bent u dan al te laat. U kunt er ook voor kiezen om proactief na te denken over deze (toekomstige) ontwikkelingen. Om ervoor te zorgen dat u hier klaar voor bent.

Software
Een essentiële component om ervoor te zorgen dat u als notaris en medewerkers klaar bent voor deze ontwikkeling is dat uw software u in staat stelt om de cliënt op een optimale manier digitaal te kunnen bedienen. Niet alleen het digitaal passeren van een akte, maar met name ook het opbouwen van een volledig digitaal dossier.

NEXTassyst
Bij NEXTlegal hebben we deze ontwikkeling voorzien en zijn we vorig jaar gestart met alle voorbereidingen om u als notaris hier optimaal bij te ondersteunen. Een belangrijke schakel hierin is het digitaal tekenen van stukken, waaronder straks de digitale notariële akte. Dit is nu al mogelijk met behulp van NEXTsign. Alle overige componenten worden op dit moment ontwikkeld zodat de kantoren die werken met NEXTassyst ruim van tevoren klaar zijn voor de komst van de digitale notaris.

Namens het hele team van NEXTlegal wens ik u alle goeds voor 2021. Wilt u verder praten over bovenstaande of kunnen wij u ergens anders mee van dienst zijn? Wij helpen u graag!

Gertjan de Gans

“Met NEXTsign kan de klant straks online notariële akten tekenen”

Reeuwijk, 17 december 2020 – Vanaf vandaag zetten notarieel softwareleverancier NEXTlegal en Zynyo – specialist in digitaal ondertekenen – een grote stap richting online notariële dienstverlening. Met behulp van NEXTsign kunnen notarissen vanaf nu gemakkelijk, efficiënt en veilig alle soorten documenten digitaal door klanten laten ondertekenen.

Online regelen
Consumenten regelen steeds meer zaken digitaal. Online bankieren is eerder regel dan uitzondering en de meeste overeenkomsten kunnen digitaal worden ondertekend.

Michiel Geerdink, directeur bij Zynyo: “Ons doel is om rechtsgeldig, veilig en verantwoord digitaal ondertekenen van documenten voor iedereen toegankelijk en haalbaar te maken. Eerder dit jaar is Zynyo daarvoor een samenwerking aangegaan met de NVM om het digitaal tekenen van koopovereenkomsten mogelijk te maken. De samenwerking met NEXTlegal is een belangrijke volgende stap in het bereiken van ons doel.”

Martin Duijs, directeur bij NEXTlegal: “Als softwareleverancier proberen wij dagelijks het werk van onze notarissen gemakkelijker en efficiënter te maken. De consument eist tegenwoordig dat leveranciers digitaal werken, helemaal in deze coronatijd. Deze nieuwe integratie betekent een grote innovatie voor de notaris en voor zijn klant. De klant hoeft voor veel zaken niet meer langs de notaris en de notaris kan dit vanuit ons softwarepakket met één druk op de knop faciliteren.”

De toekomst
Vanaf 1 augustus 2021 is het wettelijk mogelijk om volledig digitaal een BV op te richten bij de notaris. Je hoeft daarvoor dus niet meer fysiek langs de notaris. Dit is de eerste stap in het – op termijn – volledig digitaal kunnen tekenen van alle notariële akten. Digitaal passeren wordt daarmee de standaard.

“Als notaris ben en blijf je verantwoordelijk voor de inhoud van de akte en voor het begeleiden van de consument bij het tekenen daarvan. Dit kan – mits goed gefaciliteerd – ook prima op een digitale manier. Het kunnen aanbieden van een digitaal proces en straks de digitale notariële akte is dus een logische volgende stap in onze dienstverlening. Met NEXTsign bieden we straks het gemak van digitaal passeren aan de consument maar blijf ik als notaris te allen tijde de regie houden”, aldus Eric Sturkenboom, notaris bij Sauer en Oonk notarissen.

Meer informatie vindt u op de NEXTsign pagina. 

Het zal u niet ontgaan zijn: de digitale notariële akte komt eraan. Te beginnen met het online oprichten van een BV volgend jaar.

De opmaat naar een nieuw tijdperk in (online) notariële dienstverlening. Bij NEXTlegal gaan wij daar niet op wachten. 16 december om 16.30 uur lanceren wij daarom in samenwerking met ZYNYO: NEXTsign. Zodat u als notaris klaar bent voor de toekomst. Doet u mee? Schrijf u dan snel in en mis niets 👇

https://lnkd.in/dpKps85

Het zal u ongetwijfeld niet zijn ontgaan. De Europese Unie heeft bepaald dat vanaf volgend jaar (1 augustus 2021) een BV volledig digitaal moet kunnen worden opgericht. Het proces van het oprichten van een BV kan volgens de Europese Unie – door toepassing van digitale hulpmiddelen – namelijk eenvoudiger, sneller en goedkoper.

Update: omdat de Nederlandse wetgever nog niet klaar is wordt de mogelijkheid tot het online oprichten van een BV uitgesteld met een aantal maanden, maximaal een jaar.

Vanaf 1 augustus volgend jaar hoef je voor de oprichting van een BV dus niet meer fysiek langs te komen. Dit betekent dat je niet langer fysiek aanwezig hoeft te zijn in het land waar je een BV wilt oprichten.

Alhoewel we in Nederland al veel gedigitaliseerd hebben, waren we nog niet toe aan het digitaal oprichten van BV’s e.d. Dit terwijl in Estland inwoners al ruim tien jaar digitaal een onderneming kunnen oprichten. Er is derhalve werk aan de winkel! Maar hoe zit het nu precies met dat hele digitaal ondertekenen van documenten en – straks – notariële akten?

Europees gebruik digitale handtekening (e-IDAS verordening)
Sinds 23 juli 2014 bestaat de Europese verordening (EU) nr. 910/2014 – beter bekend als de e-IDAS-verordening – die betrekking heeft op het gebruik van de digitale handtekening. Deze verordening borgt dat in alle landen van de Europese Unie dezelfde wetgeving ten aanzien van elektronische handtekeningen geldt en dat alle EU landen elkaars elektronische handtekeningen erkennen.

Het is ieder EU land wel toegestaan om hierop eigen aanvullende wetgeving toe te passen. In Nederland is dat de wet elektronische handtekening. De Europese eIDAS-verordening is op 29 september 2018 ingegaan.

Wat is eIDAS?
eIDAS staat voor ‘Electronic Identities And Trust Services’. Met eIDAS hebben de Europese lidstaten afspraken gemaakt om dezelfde begrippen, betrouwbaarheidsniveaus en onderlinge digitale infrastructuur te gebruiken. Een onderdeel van de verordening is het grensoverschrijdend gebruik van Europees erkende inlogmiddelen. Dit kan alleen met een betrouwbare online identiteitscheck aan de voordeur.

Betrouwbaarheidsniveaus: het STORK-raamwerk
Voortvloeiend uit de eIDAS-verordening is het STORK-raamwerk. Dit is een raamwerk wat is ontwikkeld om op Europees niveau identificatie- en authenticatiemiddelen te kunnen vergelijken en zo vast te kunnen stellen met welk middel uit het ene land een dienst in een ander land afgenomen kan worden.

In dit raamwerk variëren de betrouwbaarheidsniveaus van Level 1 tot en met level 4, waarbij level 4 het hoogste betrouwbaarheidsniveau is.

Niveau                                                 Voorbeelden van inlogmethodes

Level 1                                                  Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord

Level 2: laag                                      DigiD

Level 3: substantieel                    iDIN

Level 4: hoog                                    Persoons- en Organisatie gebonden PKI-                                                                                   certificaten

Het was mooi geweest als er een level in het leven was geroepen speciaal voor het ondertekenen van notariële akten. Helaas is dat niet het geval. Level 4 is het hoogste level voor het ondertekenen van documenten en dus ook (straks) voor het ondertekenen van notariële akten.

Soorten digitale handtekeningen
De Nederlandse wet volgt dus de Europese wet (eIDAS) en kent drie soorten digitale handtekeningen:

• De gewone digitale handtekening
• De geavanceerde digitale handtekening
• De gekwalificeerde digitale handtekening

 

1. De gewone digitale handtekening
Een gewone (niet-gekwalificeerde) elektronische handtekening is een handtekening die gekoppeld is aan andere digitale gegevens, bijvoorbeeld een document of een e-mail. Deze gewone digitale handtekening wordt gebruikt om de identiteit van de ondertekenaar aan te geven. Echter heeft deze vorm van digitale handtekening weinig tot geen juridische waarde, omdat de werkelijke identiteit van de ondertekenaar niet is vast te stellen.

Bovendien is deze vorm van digitale handtekening makkelijk te vervalsen en is het mogelijk om achteraf wijzigingen aan te brengen aan de inhoud van het bijbehorende document. Een gewone digitale handtekening is bijvoorbeeld een gescande handgeschreven handtekening of een handtekening die met de muis wordt gemaakt (een zogenoemde muishandtekening).

2. De geavanceerde digitale handtekening
De geavanceerde digitale handtekening biedt, onder bepaalde voorwaarden, volledige rechtsgeldigheid voor te ondertekenen documenten. Een groot voordeel van de geavanceerde digitale handtekening ten opzichte van de gekwalificeerde digitale handtekening is, dat deze op een laagdrempelige wijze kan worden toegepast op de meeste te ondertekenen documenten, zonder hierbij afbreuk te doen aan de rechtsgeldigheid.

De geavanceerde digitale handtekening kan onder andere worden gebruikt voor het ondertekenen van koopovereenkomsten.

3. De gekwalificeerde digitale handtekening
De gekwalificeerde digitale of elektronische handtekening is gelijkgesteld aan de handgeschreven of natte handtekening. Deze heeft dan ook dezelfde juridische waarde. De gekwalificeerde elektronische handtekening wordt gezet met een gekwalificeerd persoonsgebonden PKI certificaat.

Deze digitale handtekening is vereist voor documenten met grote rechtsgevolgen, zoals bijvoorbeeld notariële akten en verzekeringspolissen.

PKI-certificaten
Als notaris of kandidaat notaris bent u ongetwijfeld bekend met fenomeen PKI-certificaten. Deze techniek wordt immers gebruikt bij het versturen van de akten naar het CDR en naar het Kadaster (de welbekende USB stick of smartcard).

PKI staat voor ‘public key infrastructure’. De overheid heeft deze infrastructuur laten opzetten volgens Nederlandse en Europese wetgeving. Burgers en bedrijven kunnen er gebruik van maken voor elektronische handtekeningen, elektronische authenticatie en betrouwbare, vertrouwelijke elektronische gegevensuitwisseling. Zowel onderling als met de overheid.

Met een PKI-certificaat beschik je dus over een gekwalificeerde digitale handtekening die voldoet aan het hoogste betrouwbaarheidsniveau.

Online oprichten BV
Terug naar het online oprichten van een BV. Nog minder dan een jaar tot het zover is. Het ministerie van Justitie en Veiligheid werkt samen met het ministerie van Economische Zaken en Klimaat aan een conceptwetsvoorstel ter implementatie.

Duidelijk is wel dat voor de identificatie van de oprichters van de BV wordt aangesloten bij de eIDAS-verordening. Dit betekent dat iedereen binnen de Europese Unie straks met een gekwalificeerde digitale handtekening (niveau hoog) straks digitaal een BV oprichten.

De grote vraag is: zijn we er klaar voor?

Bij NEXTlegal in ieder geval wel. Wij zullen er namelijk altijd voor zorgen dat wij onze software blijven innoveren en werken aan de softwareoplossing van de toekomst.

“Artikel 1:151 BW: Echtscheiding wordt op verzoek van één der echtgenoten uitgesproken, indien het huwelijk duurzaam ontwricht is.”

Uit elkaar gaan is nooit leuk, maar soms wel noodzakelijk als het huwelijk duurzaam ontwricht is. Er is sprake van duurzame ontwrichting als de verhoudingen zo slecht zijn dat het niet langer mogelijk is nog bij elkaar te blijven.

Ook op zakelijk gebied kan hier sprake van zijn. Zo komt het regelmatig voor dat notaris-partners uit elkaar gaan. Net als bij een ‘echte’ scheiding zal het een en ander verdeeld moeten worden. Maar hoe zit het dan met de softwarematige inboedel?

Verdeling: wat gaat naar wie?
Krijgen beide partners een volledige kopie van de database en bijbehorende bestanden of volgt daadwerkelijk een verdeling van de (digitale) spullen en zal er dus gesplitst moeten worden?

Wanneer er door partners gekozen wordt voor splitsing is er veel waar men rekening mee moet houden. Er moet worden bepaald wie welk dossier met de bijbehorende gegevens en documenten meekrijgt.

Het meest zuivere uitgangspunt is het protocolnummer van de desbetreffende notaris. Alle akten gepasseerd in het protocol van één van de partners en zijn eventuele voorgangers moeten mee met die betreffende partner. De notaris is namelijk verantwoordelijk voor zijn protocol en de toegang daartoe. Vaak zal het betrokken dossier waar deze akte in is gemaakt dan ook behoren bij die betreffende partner.

Aandachtspunten
Het protocolnummer van de desbetreffende notaris is een goed uitgangspunt. Er zijn echter uitzonderingen denkbaar waar partners overeenstemming over moeten hebben. Bijvoorbeeld:

1. Dossiers waar de ene partner als notaris aan is gekoppeld (hierna: dossiernotaris) en het hele dossier heeft behandeld, maar waarin de akten zijn gepasseerd in het protocol van de andere partner;
2. Dossiers waarbij een van de partners boedelnotaris is, maar waarbij de andere partner tot executeur is benoemd;
3. Adviesdossiers waarbij geen akten zijn gepasseerd;
4. Hele oude dossiers waarbij er geen dossiernotaris bekend is, maar een van de notarissen als behandelaar is gekoppeld;
5. Dossiers waar geen dossiernotaris bekend is, maar slechts een behandelaar (niet zijnde een van de partners).

 

Praktische zaken
Naast de verdeling van de (digitale) spullen zijn er nog andere praktische zaken waar over nagedacht moet worden.

Zo moet er bijvoorbeeld iets gebeuren met lopende ECH zaken van afgesplitste dossiers. Deze lopen via een kantoorcertificaat. Deze zaken kunnen dus niet zomaar worden afgerond bij het nieuwe kantoor van de vertrokken partner.

De vertrekkende notaris die een eigen kantoor begint zal daarnaast voor diverse koppelingen nieuwe accounts moeten aanvragen. Deze koppelingen met derden zijn vaak kantoor afhankelijk.

Daarnaast is het verstandig de juiste instanties (denk aan Kadaster, KNB, Rechtspraak, KvK e.d.) op de hoogte te brengen van de nieuwe situatie.

Consensus
Het voorgaande is slechts het topje van de ijsberg waar u als notaris/partners rekening mee moet houden als u uit elkaar gaat.

Maar, het allerbelangrijkste is dat beide partijen schriftelijke overeenstemming hebben bereikt. Het komt voor dat dit al besloten is in een vaststellingsovereenkomst. Helaas zijn er ook genoeg voorbeelden van vage afspraken waarbij de partners er verschillende interpretaties op nahouden. Dit kost vaak extra tijd, geld, frustratie en energie. U wilt immers zo goed en snel mogelijk van elkaar af.

Onze ervaring is dat partijen beter (te) gedetailleerd over punten overeenstemming kunnen hebben dan slechts globale afspraken te hebben gemaakt. Er moet zo min mogelijk ruimte voor toekomstige discussie overblijven.  We merken dat de keuze om uit elkaar te gaan in eerste instantie aimabel gemaakt wordt, de verschillen van inzicht komen vaak pas later (en venijnig) naar boven.

Bij NEXTlegal vragen wij bij iedere vorm van onduidelijkheid om bevestiging of verduidelijking aan beide partijen. Pas nadat partijen het er over eens zijn en wij daar schriftelijk op de hoogte van zijn gesteld zullen wij verder gaan met ons gedeelte van de splitsing.

Ervaring
Net als bij scheidingen tussen echtelieden zien wij de afgelopen jaren een toename van scheidingen op zakelijk vlak (gelukkig hebben wij ook voorbeelden van het tegenovergestelde, samenvoegingen).

Gelukkig hebben wij iedere vorm van splitsing inmiddels al een keer uitgevoerd en tot een goede afronding gebracht. Daarbij weten we dat de onderlinge verhoudingen vaak gevoelig zijn zodat we daar rekening mee kunnen houden.

Wanneer wij worden benaderd om een splitsing te verzorgen zullen wij van te voren alles met de betreffende partijen correct afstemmen. Voordat de werkzaamheden beginnen moet men namelijk volledig op de hoogte zijn van de gevolgen van bepaalde afspraken.

Het gaat dan niet alleen om NEXTassyst. Wij zullen ook – waar nodig –  adviseren en begeleiden in andere zaken zoals afstemming met de systeembeheerder en hoe hiermee om te gaan in het boekhouding programma.

Er komt veel op u af tijdens zo’n scheiding. U gaat misschien uit elkaar, maar gelukkig staat u er niet alleen voor. Wij helpen u graag om op een nette manier uit elkaar te gaan.

Heeft u vragen of wilt u meer weten? Mail mij dan op jeroenlamberts@NEXTlegal.nl of bel naar 088 20 34 320.

Jeroen Lamberts
Consultant