Maand: december 2021

“Education is the key to unlocking the world, a passport to freedom.”
Oprah Winfrey

Tot vorig jaar stuurden wij ieder jaar rond de feestdagen een boekje naar relaties. Boeken die inspirerend en leerzaam zijn en je aanzetten tot nadenken over een bepaald onderwerp. Vorig jaar hebben we bij NEXTlegal voor het eerst voor iets anders gekozen.

ElimuCode: codeerbootcamps
In plaats van de boekjes hebben we vorig jaar gekozen om de organisatie Digital Education Africa Network (DEAN) financieel te helpen. Zij zijn een sociale onderneming die door middel van ICT-totaaloplossingen duurzame ontwikkeling in Afrika stimuleert.

Met onze hulp hebben ze afgelopen jaar een aantal codeerbootcamps georganiseerd. Dit zijn trainingen voor jongeren om hun computervaardigheden en -kennis te ontwikkelen en waar ze worden getraind in 21e-eeuwse vaardigheden zoals probleemoplossend vermogen, kritisch denken en samenwerken.

Een van de deelnemers zei na afloop van de training: ‘’The beauty of coding is we can use the same line of thinking to solve day to day life problems. One code at a time’’. Het hele verslag hiervan leest u hier.

CLASSworks
Omdat de samenwerking met DEAN zo goed is bevallen hebben wij dit jaar wederom gekozen om DEAN te helpen bij hun missie. Een van de andere projecten die DEAN organiseert heet CLASSworks. Met dit programma helpt DEAN lokale scholen, docenten en leerlingen met onderwijs en ICT.

Doel van het programma is om de kinderen te helpen bij het toepassen van kennis, het ontwikkelen van belangrijke 21e-eeuwse vaardigheden zoals communicatie, samenwerken, probleemoplossend vermogen, creativiteit en digitale geletterdheid.

ELIMUPi
Een van de onderdelen van het programma is dat alle scholen een digitale leeromgeving ontvangen bestaande uit een draagbare server (de ElimuPi) en tablets. De server bevat een enorme hoeveelheid lesmateriaal die via de browser van de tablets bereikbaar is. Op de tablets zijn educatieve apps geïnstalleerd.

Praktisch en nodig
Het goede van de projecten die DEAN uitvoert is dat het heel praktisch is en je direct weet waar het geld naartoe gaat en wie je daarmee helpt. Dat persoonlijke aspect vinden we bij NEXTlegal heel belangrijk.

Maar het is ook hard nodig om deze projecten uit te voeren; om deze mensen te helpen bij het ontwikkelen van kennis en vaardigheden. Met onze hulp kan DEAN scholen de komende twee jaar ondersteunen met alles wat zij nodig hebben.

Mocht u hen ook willen helpen of heeft u bijvoorbeeld nog oude hardware staan die afgeschreven is. DEAN.org kan hulp goed gebruiken. Alle informatie vindt u op: https://www.dean.ngo/

Martin Duijs

Donderdag 9 december ging het in Legal IT Talks over het automatiseren van taken en processen op juridische kantoren. Welke werkzaamheden lenen zich uitermate goed om door een computer te laten ondersteunen, of zelfs uit te laten voeren? Taco van Bennekom (NEXTlegal) en Bart van Wanroij (Epona Legal) waren te gast.

Bekijk het volledige webinar terug

We beginnen het gesprek met een korte definitie: het verschil tussen digitaliseren en automatiseren. Om iets te kunnen automatiseren, moet het eerst gedigitaliseerd zijn. Dus processen die voorheen op papier gedaan werden, nu op de computer doen is digitaliseren. Als deze processen vervolgens ook door de computer zelf (deels) uitgevoerd worden, dan ben je aan het automatiseren.

Taco en Bart hebben ieder hun eigen expertisegebied in dit gesprek. Bart spreekt met name advocaten en bedrijfsjuristen, Taco houdt zich meer bezig met het notariaat. Beide gasten stellen vast dat het met het digitaal werken wel goed zit, en dat er ook mondjesmaat geautomatiseerd wordt. Maar de echte slimmigheden blijven soms nog liggen, waardoor deze beroepsgroepen soms onnodig tijd en overzicht verliezen.

Taken, deadlines en termijnen
Volgens Bart zit een belangrijk voordeel van de automatisering van taken in het bewaren van overzicht en werkzaamheden beter kunnen distribueren over de juiste (groepen van) mensen. Taken hebben deadlines of zijn gekoppeld aan termijnen van externe organisaties zoals de Rechtspraak, en dan wil je zeker weten dat deze data altijd kloppen en dat het systeem ervoor zorgt dat iedereen zijn of haar taken tijdig uitvoert. En dat als iemand dat niet kan doen, iemand anders dat kan overnemen.

Quick wins voor het notariaat
Als we Taco vragen naar quick wins op het gebied van automatisering in het notariaat, dan hoeft hij niet lang na te denken. Hij komt in de praktijk nog veel geprinte dossiers tegen met daarop geeltjes of afvinklijstjes met wat wanneer gedaan is, of moet worden.

Daar kan men nog een grote slag slaan op het gebied van digitalisering. Door het te digitaliseren, kan het systeem je helpen met het bewaken van taken en het organiseren van werkstromen, zodat iedereen op het juiste moment zijn of haar taak kan doen. Dit brengt als extra voordeel dat de status van het dossier veel duidelijker is voor iedereen, en omdat alle taken digitaal worden toegewezen, hoeven er ook geen dossiers meer geprint te worden om er bijvoorbeeld thuis aan verder te werken.

Beide sprekers geven in het webinar praktische voorbeelden met schermdemo’s, hoe bijvoorbeeld NEXTassyst (Taco) en Microsoft Teams (Bart) het werk eenvoudiger en overzichtelijker kunnen maken.

Koppelingen met externe systemen
Bart vult hierop aan dat er ook externe koppelingen mogelijk zijn om de toewijzing van taken en deadlines op basis van bijvoorbeeld de rolbewaking (Armarium) te realiseren. Hierdoor blijft alle informatie in één omgeving zichtbaar, en hoeft er niet in verschillende systemen naar informatie gezocht te worden. Een aanvullend voordeel van het automatiseren, is dat door de taken in het systeem van zoveel mogelijk informatie te voorzien, deze taken ook weer gebruikt kunnen worden om de efficiëntie van het kantoor op te meten, aldus Bart. Met hoeveel taken is iemand bezig, wat voor taken zijn dat, hoe lang is de doorlooptijd van de dossiers, et cetera.

In het webinar geven de heren nog veel meer praktische tips over hoe u taken, processen en werkstromen op uw kantoor kunt automatiseren. Kijk daarom het hele webinar terug op YouTube, of neem contact op met Taco van Bennekom (NEXTlegal) of Bart van Wanroij (Epona Legal) voor meer informatie.

 

In het magazine Legal&Tech staan we samen met de Lexxyn Groep Partners en interessante gasten uit de juridische wereld, stil bij de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering voor de juridische praktijk. Een niet te missen blad dus voor de jurist met een zwak voor technologie.

Editie 3 van Legal&Tech is nu uit, en is zowel als gratis e-zine (geen registratie noodzakelijk) en fysiek magazine voor u beschikbaar. Ontvangt u Mr. Magazine? Dan treft u bij de uitgave van december een exemplaar aan. Heeft u geen abonnement op Mr. Magazine, of is het Legal&Tech magazine niet meegeleverd? Vraag via dit formulier uw gratis exemplaar aan.

In editie 3 lees u onder andere:

• Koffie met: Ilona van Opdorp – De toekomst van HBO-rechten studenten in de juridische praktijk.
• Het ontwerpen van de juridische werkplek van de toekomst.
• Samenwerken in een dossier is teamwork.
• Totaaloplossingen zijn hot, zet deze trend zich door in 2022?
• Een nieuwe zakelijke internetverbinding: glasvezel, kabel of DSL?
• De digitale juridische wereld van vandaag en morgen.
• Onderzoek: Advocatuur heeft nog grote winst te behalen in automatisering.
• Wwft en MOT check uitvoeren: kan dat makkelijker?
• Business Intelligence voor de advocatuur.
• Microsoft Teams: van lockdown redmiddel tot cultuurveranderaar.
• 9 tips om perfect bereikbaar te zijn.
• Cloud 365: werken in de cloud opnieuw uitgevonden.

Nog minder dan één maand en dan zit een wederom veelbewogen jaar er alweer op. Hoogste tijd om u bij te praten over de nieuwste NEXTlegal ontwikkelingen. Veel leesplezier gewenst!

Het nieuws voor de advocatuur leest u hier.

Het nieuws voor het notariaat leest u hier.