Geplaatst op

Digitaal paraferen? Ook dat kan met NEXTsign!

Met NEXTsign – een samenwerking tussen Zynyo en NEXTlegal – kunt u rechtstreeks vanuit NEXTmatters en NEXTassyst snel, gemakkelijk en veilig alle soorten documenten digitaal door cliënten laten ondertekenen.

Bij digitaal ondertekenen ziet u de cliënt niet fysiek. Wilt u er zeker van zijn dat alleen de juiste persoon het (vertrouwelijke) document leest voorafgaand aan ondertekening? Ook dat kan met NEXTsign met behulp van de previewfunctie! 

Paraferen
Soms is het prettig als een ondertekenaar voorafgaand aan daadwerkelijke ondertekening een document bekijkt. En dat ook de wederpartij daarvan op de hoogte is. Waarom? Door de inzage vooraf vast te leggen, weet je zeker dat het document is geopend en daadwerkelijk gelezen is door de ondertekenaar. Dit neemt in die zin de functie van het paraferen over.

Wettelijke vereiste
In andere gevallen kan het ook een wettelijk vereiste dienen, bijvoorbeeld in geval van de terhandstelling van de koopovereenkomst zodat de bedenktermijn aanvangt (artikel 7:3 lid 2 BW). Het is goed dat deze functionaliteit standaard in NEXTsign zit.

Hoe werkt het?
Voor verzending van een ondertekenverzoek stelt de verzender de ‘preview’-functie in. Daardoor zal een ondertekenaar om het document te kunnen bekijken zich eerst dienen te identificeren. Dat kan via SMS-TAN, iDIN of IRMA.

Nadat de ondertekenaar het document heeft doorlopen en akkoord is met de inhoud, kan de daadwerkelijke ondertekening plaatsvinden. Ook dit gebeurt weer door middel van  een(zelfde) identificatie. Belangrijk is dat deze extra identificatie met preview ook wordt weergegeven in de Akte van Ondertekening:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mocht u vragen of verdere toelichting wensen over de ondertekenservice van Zynyo of over NEXTsign? Dit kan via het Hulpcentrum van Zynyo.

Geplaatst op

Legal&Tech – Editie 2 is uit!

In het magazine Legal&Tech staan we, samen met de Lexxyn Groep Partners en interessante gasten uit de juridische wereld, stil bij de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering voor de juridische praktijk. Een niet te missen blad dus voor de jurist met een zwak voor technologie.

Editie 2 van Legal&Tech is nu uit, en is als gratis e-zine (geen registratie noodzakelijk) en fysiek magazine voor u beschikbaar. Ontvangt u Mr. Magazine? Dan treft u bij de uitgave van juni een exemplaar aan. Geen ontvanger van Mr. Magazine of zat er geen Legal&Tech bij? Ga dan naar onze website en vraag uw gratis exemplaar aan.

Legal&Tech – Editie 2
In editie 2 van Legal & Tech vindt u onder andere:

 

  • Koffie met: Jeroen Zweers – Waarom Legal Counsels sneller innoveren dan advocaten
  • Teams is het nieuwe Windows
  • NEXTid – Sneller, veiliger en efficiënter werken
  • De geboorte van de digitale notaris
  • 3 jaar vooruitkijken: van servers naar services

 

Via deze link kunt u het Legal&Tech magazine gratis en zonder registratie online te lezen, of u kunt gratis een fysiek exemplaar aanvragen.

Geplaatst op

De kracht van NEXTsign een drieluik – deel 1: Verhees Notarissen

Het zal u niet ontgaan zijn. Binnenkort is het mogelijk om volledig online een notariële akte te tekenen, te beginnen met het volledig online oprichten van een BV. Daarnaast heeft de Coronapandemie gezorgd voor een grotere behoefte aan volledig digitale diensten.

NEXTsign – rechtsgeldig digitaal ondertekenen
Om onze kantoren hierbij te helpen bieden wij in samenwerking met onze partner ZYNYO: NEXTsign aan. Afhankelijk van het doel van het document kan een elektronische handtekening toegepast worden van het gewenste niveau. Een “gewone”, een geavanceerde of een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Ervaringen
NEXTsign wordt inmiddels een aantal maanden gebruikt door kantoren. Hoogste tijd om drie van hen te vragen hoe dit tot nu toe bevalt. In deel één van dit drieluik gaan we in gesprek met Anne Heijnen, notaris bij Verhees Notarissen in Katwijk/Rijnsburg.

Wat was voor jullie de reden om met NEXTsign te gaan werken?
“We zijn altijd bezig met verbeteringen. NEXTsign was een logische aanvulling op wat we inmiddels gebruiken. Met de komst van de digitale akte vonden we het belangrijk dat we op tijd konden wennen aan deze functionaliteit. Ook om, wanneer de digitale akte mogelijk is, naar onze cliënten een helder verhaal te kunnen communiceren wat onze werkwijze hierin is.”

Hoe is jullie ervaring inmiddels?
“De ervaring is goed, onze vaste cliënten ervaren het als een service. Ze hoeven niet meer naar kantoor voor het tekenen van de nodige stukken. Met name onze ondernemingsrecht praktijk gebruikt het veelvuldig. Ik begreep van één van onze cliënten dat het aanvragen van een PKI certificaat via Cleverbase ook soepel verloopt.

Cleverbase
Cleverbase geeft gekwalificeerde elektronische handtekeningen uit. Deze kunnen door cliënten worden gebruikt bij het digitaal ondertekenen van documenten op het hoogste beveiligingsniveau (eIDAS hoog).

Voor welke documenten gebruiken jullie NEXTsign?
“We gebruiken het voor verschillende documenten. Denk aan offertes, notulen van Aandeelhoudersvergaderingen, Aandeelhoudersbesluiten en legalisaties.”

Welk authenticatiemiddel gebruiken jullie het meest?
“Wat we het meest gebruiken is ondertekening middels een PKI certificaat van Cleverbase. We stellen overigens de gelegaliseerde handtekening gelijk aan ondertekening met een PKI certificaat en een niet gelegaliseerde handtekening aan ondertekening met twee factor identificatie.”

Zou je het andere kantoren ook aanraden om NEXTsign te gebruiken?
“Onze cliënten ervaren NEXTsign als een welkome aanvulling op onze service. Ik zou andere kantoren zeker aanraden om dit ook aan te bieden.”

Bedankt voor dit interview Anne. Heeft u zelf een vraag over NEXTsign of wilt u meer informatie? Kijk op NEXTlegal.nl/NEXTsign of mail naar boithomasse@nextlegal.nl.