Maand: mei 2022

Verbeteringen gaan vaak hand in hand met digitalisering. Ook binnen de juridische sector kijken steeds meer kantoren naar de voordelen van Document Assembly software. Met behulp van Document Assembly software kunt u het maken van complexe documenten zoals akten, contracten en facturen automatiseren. De documenten worden met een paar klikken digitaal gestroomlijnd. In de Legal IT Talk van 10 mei deelden Helmer van Maarschalkerweerd (Epona Legal), Johan Lijftogt (NEXTlegal) en Hendri van Norden (ICT Concept) ieder hun kijk op de mogelijkheden van document automatisering.

 

 

 

 

Wat is Document Assembly & Automatisering
Helmer licht het gespreksonderwerp van vandaag toe. Helmer: “In goed overleg met haar klant genereert Epona met behulp van LegalWord een standaard sjabloon waarin gegevens via een paar aanpassingen in de instellingen eenvoudig automatisch toegevoegd kunnen worden. De opmaak en huisstijlrichtlijnen blijven intact ondanks deze aanpassingen.”

NEXTlegal hanteert diezelfde aanpak. Johan legt uit: “Een klant kan eventueel een setje modellen aanleveren en wij bouwen dit model in ons DMS systeem. Hierdoor kan gemakkelijk een document gegenereerd worden. ”

Met behulp van de Modellengenerator biedt ICT Concept haar klanten de mogelijkheid om documenten te automatiseren. Hendri legt uit dat de focus wordt gelegd op het algoritme waarop de applicatie werkt. De software registreert de unieke variabelen die door de gebruiker in de lege velden gezet wordt, en past de complete inhoud van de tekst daarop aan. “Wij leggen de focus op: welke handelingen doe je vaak en kunnen wij deze wellicht automatiseren, zodat iedereen binnen een kantoor hier profijt van heeft. De kwaliteit moet daarbij altijd kloppen”, aldus Hendri.

Tijdbesparend en efficiënt
Er is een palet aan verschillende Document Assembly & Automatisering software mogelijk waaruit de jurist kan kiezen. Maar wanneer breekt het moment aan dat een kantoor werken met een document automatiseringssysteem in serieuze overweging moet gaan nemen?

Helmer is van mening dat ieder kantoor veel profijt kan hebben van een dergelijk automatiseringssysteem en het met name veel tijdwinst kan opleveren. De huisstijlrichtlijnen en opmaak van ieder document wordt door deze automatisering gewaarborgd. “Grote delen van stukken zijn vaak hetzelfde. Als je die heel eenvoudig zou kunnen inrichten, zodat je vervolgens nog maar 10 a 20% zelf handmatig hoeft in te vullen, bespaar je enorm veel tijd.”, aldus Helmer. Johan bevestigt dit voordeel en voegt eraan toe dat automatisering minder denkwerk en uitzoekwerk vraagt van de gebruiker. “Die snelheid en kwaliteit heeft ook een echte meerwaarde voor kantoren van grote omvang, maar ook zeker voor de kantoren van kleinere omvang. Door die tijdwinst kun je als klein kantoor bijvoorbeeld meer werk aannemen”, aldus Johan.

ICT Concept heeft samen met Berkely Bridge en een advocatenkantoor het document automatiseringssysteem ‘De Modellengenerator’ ontwikkeld. De Modellengenerator onderscheidt zich van andere automatiseringssystemen vanwege haar vraag / antwoordsysteem dat toegespitst is op de wensen uit de juristensector. Hendri licht deze toegevoegde waarde verder toe: “Wij hebben ons er vooral op gefocust dat de in- en output altijd consistent en kloppend is.” De basisset aan sjablonen met de intelligente technieken waarop deze software draait, zorgt voor een totaaloplossing. Modules in een dergelijk standaard sjabloon zijn nog gemakkelijk aan te passen.

Document Assembly in de praktijk
De drie sprekers tonen de kijker aan de hand van een demo de mogelijkheden van hun document automatiseringssysteem.

Helmer toont als eerste hoe een dagvaarding bodemprocedure tot stand gebracht kan worden middels het systeem DMSforLegal.

 

 

Johan geeft de kijker inzicht in het opstellen van een vaststellingsovereenkomst met de LegalWord van NEXTlegal.

 

 

Hendri laat zien hoe het samenstellen van een bestuurdersuitvraag ook kan zonder Word, maar met behulp van het portaal van de Modellengenerator.

 

 

Document Assembly als hulpmiddel voor het opstellen van documenten, kan leiden tot tijdwinst en mogelijkerwijs maar voor kantoren ook betekenen dat ze het verdienmodel van het kantoor voor sommige werkzaamheden anders moeten gaan opzetten. Helmer is van mening dat juist door deze tijdwinst meer tijd overblijft voor het oppakken van nieuwe zaken, toevoegen van nieuwe cliënten aan het clientèle of leadgeneratie. Helmer: “Ik denk dat dit alleen maar voordelen met zich meebrengt”.

Johan vult Helmer aan: “Ja, ik denk dat de tijd die nu vrijkomt op meerdere vlakken kan worden ingezet. Net als Helmer al aangaf; leadgeneratie, maar misschien ook op de kwaliteitsborging van je stukken, omdat je daar dus veel meer tijd voor hebt. Het is gewoon een andere manier van benaderen. Dus als jij een stuk hebt waar je normaal 2 uur over doet en nu maar 2 minuten, dan kun je inderdaad ook een veel grotere klantenkring bedienen. En dat is alleen maar winst denk ik.”

Hendri neemt de kijker mee aan de hand van een praktijksituatie, waarbij een vaste vergoeding staat voor de dienstverlening. “Stel je eens voor dat het maken van een overeenkomst je nu geen twee uur, maar nog maar 15 minuten kost. Wat doe je dan? Stuur je de cliënt een hogere factuur, neem je dat verlies of ga je misschien gewoon een vast basisbedrag per overeenkomst vragen? Stel dat tooling jou nu kan helpen om de basis al goed te hebben, waardoor je dus meer tijd overhoudt om dat gesprek te voeren met die cliënt. Dat zou dat nog weleens een toegevoegde waarde kunnen zijn.” Aansluitend daagt Hendri de kijker uit na te denken over het aanpassen van de marge. “Hoeveel marge houd ik over op het moment dat ik met een vaste prijs een overeenkomst maak voor mijn cliënt? De vraag is uiteindelijk: wat wil je liever, inleveren of meer overhouden?”

Adviezen aan kantoren
elmer sluit het gesprek af door aan te geven dat het aanschaffen van nieuw software moet bijdragen aan het verbeteren van de efficiëntie en productiviteit van de dagelijkse werkzaamheden. Hendri wil de kijker graag inspireren om als kantoor in de rol van voorloper op het gebied van document automatisering te treden. Hendri: “Stel dat jij het niet doet en de concurrent doet het wel. Welke gevolgen en impact zou dit dan hebben op jouw kantoor?” Johan geeft als tip mee dat Document Assembly enorm veel mogelijkheden biedt voor kantoren. Johan: “Het is echt nog een onderbelicht thema binnen veel kantoren. Ga daar echt naar kijken, want er valt veel te halen.”

Meer weten over Document Assembly & Automatisering?
Wilt u meer te weten komen over hoe u uw documentenstroom kunt digitaliseren door middel van Document Assembly? Neemt u dan contact op met Helmer, Hendri of Johan om te kijken welk systeem het beste aansluit op de behoeften van uw kantoor.

Technologische ontwikkelingen volgen elkaar exponentieel op en alleen door te innoveren kunnen organisaties in de toekomst relevant blijven. Ook de juridische branche ontkomt niet aan deze ontwikkelingen. Op dit moment is investeren in innovatie bij advocaten en notariskantoren nog niet altijd vanzelfsprekend. Dat is gevaarlijk, want de kans dat je als traditioneel kantoor links en rechts wordt ingehaald wordt daardoor steeds groter.

Maar hoe stimuleer je innovatie als het mijden van risico’s onderdeel uitmaakt van je DNA? In dit artikel vind je een aantal ideeën die je als advocaat of notaris kunnen inzetten bij het zetten van de volgende stappen richting die noodzakelijke vernieuwing.

Organisatiemodel
Het organisatiemodel van de meeste advocaten- en notariskantoren is minder geschikt voor het laten ontkiemen van innovatie. Anders dan bij veel corporate bedrijven heeft een advocaten/notariskantoor geen aparte directie en is er vaak geen strategisch meerjarenplan.

Hierdoor zijn de notarissen/advocaten zelf verantwoordelijk voor het besturen van de organisatie. En daar wringt vaak de schoen. De waan van de dag zorgt er niet zelden voor dat het leiden en besturen van het kantoor erbij inschiet. Innovatie is daarbij in deze situatie logischerwijs het eerste wat van het bordje valt aangezien het niet direct effect heeft op de bedrijfsvoering. Maar dat kan – zeker op de lange termijn – een bedreiging zijn voor het voortbestaan van het kantoor.

Door een advocaten/notariskantoor meer te organiseren als bedrijf geef je – onder andere – innovatie een eigen plek binnen de organisatie. Met een directie, duidelijke innovatiedoelen en een bijbehorend budget. Bijkomend voordeel is dat je je als notaris/advocaat kunt richten op wat echt leuk is, het juridisch inhoudelijk adviseren van cliënten.

De beste ideeën komen van buiten
De geschiedenis laat zien dat veel succesvolle innovaties in branches komen van branchevreemde partijen. En dat is niet gek. Innoveren puur van binnenuit is heel lastig. Organisaties streven vaak naar voorspelbaarheid en overzichtelijkheid. Het ter discussie stellen van bestaande patronen en werkwijze wordt daardoor heel lastig.

Als je als organisatie innovatief wil zijn, dan moet je je openstellen voor de buitenwereld. Dan zul je de buitenwereld naar binnen moeten halen. Omarm de inbreng van branchevreemde partijen, leer van ze en gebruik hun input om kritisch te kijken naar bestaande werkwijzen en processen. Probeer niet opnieuw het wiel uit te vinden maar innoveer door goed af te kijken.

TIP: Ga inspiratie opdoen in andere branches, bijvoorbeeld door een keer naar een evenement in een andere branche te gaan.

Zonder wrijving geen glans
De Griekse filosoof Heraclitus zei het 2500 jaar geleden al: “verandering is de enige constante”. Verandering hoort bij het leven net als ademen en eten. Maar verandering is voor veel mensen ook moeilijk en stuit vaak op weerstand.

Daardoor stuiten nieuwe innovaties vaak op wrijving. Een mooi voorbeeld is de consternatie die ontstond toen de Hema in 2013 een eigen notarisservice begon. Er waren zelfs notarissen die uit protest rookworst ging verkopen. Het werd uiteindelijk geen succes (de HEMA notarisservice stopte eind 2021) maar het zorgde er wel voor dat notarissen gingen nadenken over hun eigen (online) dienstverlening.

Nieuwe ontwikkelingen zorgen vaak voor wrijving, maar zonder wrijving geen glans. Ze zorgen namelijk uiteindelijk ook voor vernieuwing en voor innovatie. En je bereikt meer door dat te omarmen dan door ertegenin te gaan.

Krachten bundelen
Om meer innovatie te realiseren zouden alle stakeholders in de advocatuur en het notariaat hun krachten moeten bundelen. Nu wordt innovatie vaak nog niet genoeg ondersteund door bijvoorbeeld De Orde van Advocaten en de KNB.

Door samen de krachten te bundelen kunnen alle partijen profiteren van de innovatie die daardoor ontstaat. Ga experimenteren met nieuwe technologieën. Maak een gezamenlijke proeftuin waarin gewerkt kan worden aan het notariskantoor/advocatenkantoor van de toekomst. Werk ideeën uit en toets ze bij klanten, leveranciers en bij overige stakeholders.

Praat met je klant
Ken je klant. Een dooddoener wellicht, maar uiteindelijk doe je het voor die klant. Als je in de toekomst relevant wilt blijven dan moet jouw dienstverlening daadwerkelijk het probleem van je klant (blijven) oplossen.

Waar ligt hij of zij wakker van? Wat zijn de pijnpunten en hoe kunnen wij die oplossen? Je klanten zijn degenen die hier dagelijks mee te maken hebben. Als zij ergens tegenaan lopen, dan biedt dat een kans voor jou om te innoveren. Om jouw dienstverlening te verbeteren en beter te kunnen voldoen aan de behoefte van je (potentiële) klant.

Kansen
Door niet te innoveren zul je als advocaten- of notariskantoor niet direct de deuren hoeven te sluiten. Maar om op de lange termijn te overleven is innovatie wel degelijk van belang. Kantoren die afwachten en reactief reageren, zullen uiteindelijk het onderspit delven.

Gelukkig zijn er genoeg kansen om te innoveren en om innovatie te stimuleren. In dit artikel vond je hiervoor een aantal ideeën met als doel je aan het denken te zetten. Heb je andere ideeën die je wilt delen of mooie praktijkvoorbeelden? Deel ze met ons!

De grote vraag blijft nu: hoe ga jij innoveren als jurist?

Gertjan de Gans
Gertjandegans@nextlegal.nl