Geplaatst op

Maak kennis met NEXXIE!

Ergens op een advocatenkantoor in 2030:NEXXIE: Goedemorgen Maurits.
Maurits: Goedemorgen NEXXIE, wat staat er vandaag in de agenda?
NEXXIE: Vandaag heb je zitting in de rechtbank. Zal ik het digitale dossier voor deze zitting klaarzetten?
Maurits: Ja graag!
NEXXIE: Maak ik in orde. Daarnaast zie ik dat de tijdregistratie van gisteren nog niet volledig is. Voor de beroepsaanvraag van gisteren is nog geen tijd geregistreerd op het dossier, zal ik deze aanmaken?
Maurits: Yes. Zijn er verder nog urgente dingen?
NEXXIE: Nee dat valt mee. Wel is het morgen wereld secretaressedag. Als je iets wilt bestellen voor hen, laat het gerust weten dan maak ik dat in orde!
Maurits: Dank je wel!

Ergens op een notariskantoor in 2030:
NEXXIE: Goedemorgen Nick.
Nick: Goedemorgen NEXXIE, wat staat er vandaag in de agenda?
NEXXIE: Vandaag heb je drie passeerafspraken staan. Zal ik daar de recherches voor uit laten voeren en deze controleren?
Nick: Ja graag!
NEXXIE: Maak ik in orde. Daarnaast passeren volgende week maandag vier aktes. Zal ik de conceptaktes en begeleidende e-mails klaarzetten om te versturen?
Nick: Yes. Zijn er verder nog urgente dingen?
NEXXIE: Nee dat valt mee. Wel is het morgen wereld secretaressedag. Als je iets wilt bestellen voor hen, laat het gerust weten dan maak ik dat in orde!
Nick: Dank je wel!

Hallo, ik ben NEXXIE: dé toekomstige zelfdenkende digitale butler van de juridisch professional. Hierboven heb je kunnen lezen hoe ik jou straks op administratief, digitaal en automatiseringsvlak volledig kan ondersteunen zodat jij je bezig kunt houden met juridische advisering.

Ik word momenteel ontwikkeld door de mannen en vrouwen van NEXTlegal en ik ben de toekomst van ondersteunende juridische software.

DNA van NEXTlegal
NEXTlegal is op dit moment dé aanbieder van geïntegreerde software voor de advocaat, notaris en bedrijfsjurist. Met NEXTassyst bedient NEXTlegal het notariaat en met NEXTmatters en FORTUNA leveren zij dé softwareoplossing voor de advocatuur en Corporate Legal afdelingen.

Samen zorgen zij ervoor dat al bijna 500 advocaten-, notariskantoren en Corporate Legal afdelingen van bedrijven optimaal en zo efficiënt mogelijk kunnen werken.

Toekomst
Web- en Cloud-gebaseerde applicaties hebben de toekomst. De huidige applicaties NEXTmatters en NEXTassyst zijn state-of-the-art en voldoen – nu nog – aan alle technische eisen. Het hard- en softwarelandschap verandert echter in een rap tempo. De huidige softwareoplossingen zullen dan ook in de toekomst niet meer breed ondersteund worden. Dit realiseren ze zich bij NEXTlegal maar al te goed en daarom hebben ze mij bedacht: NEXXIE, de softwareoplossing van de toekomst.

De weg naar NEXXIE
Hoe ik er precies uit ga zien in de toekomst dat is natuurlijk nog niet bekend. Op ontwikkelvlak, zowel qua uiterlijk (front-end) als onder de motorkap (backend) gaan de veranderingen snel. Vast staat in ieder geval wel dat ik straks opgebouwd ben uit het nieuwste van het nieuwste 😊

Antennes
Voor nu heb ik twee belangrijke antennes. De ene antenne is blauw, hoort bij NEXTassyst en luistert heel goed naar het notariaat. Wat gebeurt daar, welke wensen hebben de gebruikers, wat zijn de toekomstige ontwikkelingen en hoe kan ik – NEXXIE – ervoor zorgen dat ik aan al die wensen en ontwikkelingen kan voldoen.

De andere antenne is groen, hoort bij NEXTmatters en legt zijn oor te luister bij de advocatuur. Ook de advocatuur wil ik straks – als ik eenmaal gebouwd ben – volledig ontzorgen op administratief, digitaal en automatiseringsvlak.

Digitaal hart
Het belangrijkste is natuurlijk mijn hart. Deze is oranje en hoort bij NEXTlegal. Het staat voor het digitale hart wat NEXTlegal nu al biedt aan de moderne advocaat, notaris en bedrijfsjurist. NEXTlegal zorgt dat het klopt, nu en in de toekomst.

NEXXIE, aangenaam!
Wat ze bij NEXTlegal al wel weten is wat de essentie is van mijn bestaan, namelijk de volledige ontzorging van jou als juridische professional op administratief, digitaal en automatiseringsvlak.

Dit betekent dat ik straks alle administratieve handelingen verricht  zodat jij je als juridisch professional je puur en alleen hoeft bezig te houden met de leuke dingen van het vak, de inhoud en het adviseren van mensen/cliënten.

Uiteraard houd ik je op de hoogte van ontwikkelingen de komende jaren. Kan je daar niet op wachten ben je benieuwd hoe het er nu voor staat? Of heb je tips, suggesties of wil je nu al met het beste digitale hart werken voor de juridisch professional? Bel of mail dan mijn collega Boi (088 20 34 320) of Jorge (088 20 34 310).

Tot snel!

NEXXIE

Geplaatst op

Tips & trucs 15

Tips en trucs deel 15 –NEXTassyst ECH editie!

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. In deze speciale editie van de tips&trucs serie aandacht voor ECH.

Hoe kunt u binnen NEXTassyst hier slimmer en sneller mee werken? Met deze zes tips werkt u voortaan gemakkelijk en efficiënter met ECH:

  • ECH overzicht
  • Regel met tandwieltje onder de notariele stukken
  • Aegon invulinstructie
  • ECH relatie
  • Gestopte afloszaak
  • Bedragen sluitnota

 

1. ECH overzicht
Wist u dat…de gegevens van een ECH zaak (opnieuw) geïmporteerd kunnen worden in het dossier?

Bijvoorbeeld als de gegevens gedurende het proces veranderen. Dit kan door te klikken op “ECH overzicht”. Het pop-up scherm bestaat uit divers tabbladen. Om de actuele gegevens over te nemen klikt u op “overnemen”. De gegevens in NEXTassyst worden bijgewerkt. Tevens kan dit gebruikt worden om bij de Rabobank ervoor te zorgen dat de definitieve passeeropdracht ingelezen wordt in NEXTassyst.

2.Regel met tandwieltje onder de notariele stukken
Wist u dat…bij het koppelen van een passeerzaak altijd een “akte” wordt klaargezet onder de notariële stukken?

Wanneer een passeerzaak gekoppeld wordt aan een dossier, wordt er ook een regel klaargezet onder de notariële stukken. Deze regel is gekoppeld aan de passeerzaak. Door te klikken op het tandwieltje aan het begin van de regel, wordt u geleid naar de gebruikelijke modellenmap van de hypotheken. U kunt u model selecteren, bestandsnaam en type invullen. U kunt nu de akte maken.

Als de akte gemaakt is, dan verandert het tandwiel in een Word icoon. Als de akte gepasseerd is, ingeschreven in het repertorium, BVI gegevens werkt en akte afschrift is verstuurd naar het CDR, dan is het een kwestie van de gegevens controleren en de bewaardersverklaring versturen. De zaak wordt dan gesloten.

En wist u ook dat wanneer u onverhoopt niet het tandwiel bestand heeft gebruikt, u dan toch de los gemaakte akte kan koppelen aan de ECH zaak? Ga hiervoor naar het dossier | algemeen | tabblad ECH | klik onder de opties op “Koppel akte”. Kies voor “Zoek”, klik de hypotheekakte aan | kies voor “Opslaan”. De akte is vervolgens gekoppeld aan de ECH zaak en vanaf dit punt gelden de stappen weer zoals hierboven beschreven voor het versturen van de bewaardersverklaring.

3.Aegon invulinstructie
Wist u dat…de meegezonden invulinstructie van Aegon afgestemd is op het hypotheekmodel van Aegon?

Indien het hiervoor vermelde tandwiel-bestand gebruikt wordt, worden vanuit NEXTassyst de rubrieken automatisch al ingevuld. Er worden dus veel minder vragen gesteld. Wat betekent dat de akte sneller klaar is.

4.ECH relatie
Wist u dat…een bank aangewezen kan worden als “ECH bank”?

Bij het koppelen van een nieuwe passeerzaak, krijgt u een overzicht van de hypotheeknemers en hypotheekgevers.

Bij banken met meerdere relatiekaarten (Nationale-Nederlanden, Rabobank enzovoorts) komt het vaak voor dat net de verkeerde kaart wordt gekoppeld en dient u deze weer te corrigeren. In de relatiekaart welke u wilt gebruiken voor passeerzaken kunt u in de kaart invullen in het veld “ECH relatie” de koppeling vastleggen. In het vervolg zal bij het koppelen deze kaart gebruikt worden.

5.Gestopte afloszaak
Wist u dat…een gestopte afloszaak niet gekoppeld kan worden aan een royementsakte?

Er is immers geen akkoord van de bank ontvangen. U kunt de zaak kopiëren om op papier verder te gaan door op het eind van de regel te klikken op de dubbele icoontje (waar normaal een kruis staat voor verwijderen). Er wordt gevraagd of u een kopie wilt maken van de volmacht. Indien ja geantwoord wordt, zal de volledige volmacht gekopieerd worden. Deze volmacht kan vervolgens (bij akkoord) gekoppeld worden aan de royementsakte.

6.Bedragen sluitnota
Wist u dat… u in de nota van afrekening de bedragen welke vermeld staan in de sluitnota kunt overnemen?

Klik in de desbetreffende set waar u de regel wilt toevoegen, op het groene plusje om een regel toe te voegen. Betreft het een dossier met een passeerzaak, dan kunt u ook kiezen voor “sluitnota” en de regel(s) aanvinken. De bedragen zullen altijd als negatieve bedragen worden ingevoegd. Eventueel kunt u het min teken bij een regel verwijderen indien het een positief bedrag betreft.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Geplaatst op

Webinars voor de advocatuur!

Deze nieuwe Corona tijd brengt een nieuwe manier van werken met zich mee. Veelal werken we nu digitaal of op ‘social distance afstand’ van elkaar. Een nieuwe realiteit waarin advocaten- en notariskantoren er alles aan doen om hun cliënten zo goed mogelijk te bedienen.

Zo ook bij NEXTlegal. Onze mensen hebben dagelijks contact met onze kantoren. Waar kunnen wij kantoren in deze tijd in faciliteren. Uit veel van deze gesprekken blijkt dat er vanuit de advocatuur veel vraag is naar webinars. Korte onderwerpen waar u als medewerker/advocaat direct uw voordeel uit kunt halen. Tips&trucs in een verkorte vorm van maximaal een half uur. Daarin faciliteren wij natuurlijk graag!

Praktisch en direct toepasbaar
De komende weken zullen onze collega’s diverse onderwerpen gaan behandelen in de webinars, zowel voor gebruikers van FORTUNA als NEXTmatters. De webinars over FORTUNA zullen gegeven worden door onze collega Johan en Jolande zal de webinars over NEXTmatters voor haar rekening nemen.

Kosteloos
De webinars worden kosteloos aan u aangeboden.

Overzicht geplande webinars
Hieronder ziet u een overzicht van de webinars die op dit moment gepland staan. Heeft u een idee voor een onderwerp om tijdens een volgende webinar te bespreken? Laat het ons weten!

Handleiding Zoom
De Webinars worden gegeven met Zoom. Van diverse kanten kregen wij de vraag of we uit konden leggen hoe Zoom precies werkt. Daarom hebben we hiervoor een handleiding geschreven. Deze kunt u hier downloaden.

FORTUNA

Tijdstip: Dinsdag 12 mei om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Aanmaken nieuwe medewerkers in FORTUNA en de handelingen bij uitdiensttreding.
Inschrijven: Hier kunt u zich inschrijven

Tijdstip: Dinsdag 26 mei om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Zoeken via de FORTUNA- documentenbrowser en zoeken binnen verrichtingen.
Inschrijven: Hier kunt u zich inschrijven

Tijdstip: Dinsdag 16 juni om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Inboeken en verrekenen van voorschotten in FORTUNA.
Inschrijven: Hier kunt u zich inschrijven

NEXTmatters

Tijdstip: Dinsdag 19 mei om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Aanmaken nieuwe medewerkers in NEXTmatters en handelingen bij uitdiensttreding.
Inschrijven: Hier kunt u zich aanmelden

Tijdstip: Donderdag 11 juni om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Hoe werkt de digitale declaratierun?
Inschrijven: Hier kunt u zich aanmelden

Geplaatst op

Passeren op afstand: wij helpen u!

De onlangs aangenomen spoedwet “Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid” maakt het voor u mogelijk om bij het passeren van akten in noodsituaties gebruik te maken van digitale middelen. Voor identificatie en belehrung kunt u nu audiovisuele middelen gebruiken en vervolgens de akte passeren. Dit kan uitsluitend in situaties waarbij geen andere mogelijkheden zijn om te komen tot een normale manier van passeren van de akte.

Een passend advies
Een veelgehoorde vraag die wij nu krijgen bij NEXTlegal: hoe moet ik dat dan doen?

Onze Lexxyn Groep Partners ICT Concept en Helder Telecom & ICT kunnen diverse oplossingen adviseren en combineren om passeren op afstand mogelijk te maken. Deze oplossingen bestaan uit slimme combinaties van hard- en software met gebruiksinstructies en zijn afgestemd op het gebruik in combinatie met NEXTassyst. Zo creëert u samen met onze partners een ‘virtuele passeerkamer’ op basis van een vaste of een mobiele werkplek, indien gewenst met mobiele data.

Onze praktijkervaring bij de eerste kantoren waar wij deze oplossingen hebben geadviseerd, leert ons dat per kantoor, per notaris, deze oplossing er anders uitziet en iedere virtuele passeerkamer maatwerk is. We kunnen diverse scenario’s voor u uitwerken, passend bij uw werkwijze. De praktische opzet is afhankelijk van uw eigen wensen, maar ook van die van uw cliënten. Niet iedere cliënt is immers even digitaal vaardig.

Meer weten?
Benieuwd hoe ook uw kantoor op afstand kan passeren? Neem via de mail contact met ons op of bel 088 20 34 320. Dan zorgen wij, samen met Lexxyn Groep Partners ICT Concept en Helder Telecom & ICT, dat u aan de slag kan met het passeren op afstand.