Is de Kruidvat notarisservice de doodsteek voor het imago van de notaris?

Niemand die in het notariaat werkt zal dit gemist hebben: afgelopen week startte het Kruidvat – in samenwerking met online platform Ligo – met een eigen notarisservice. Na de HEMA is het Kruidvat nu de tweede grote retailer die zich mengt tussen de aanbieders van (online) notarisdiensten.

Veel notarissen hebben publiekelijk hun mening geuit over de Kruidvat notarisservice. Veelal was deze negatief. Een begrijpelijke en logische reactie, maar het versterkt alleen maar het negatieve imago bij de consument dat de notaris een graaier is die zich afzet tegen prijsaanbieders. Maar hoe moet je dan reageren?

Wat is imago en hoe wordt deze bepaald?
Het imago van een product, persoon of organisatie is de beeldvorming die het bij de consument oproept. Hoe wordt een positief/negatief imago bepaald? Door 5 ingrediënten:

 

  • Zichtbaarheid
  • Authenticiteit
  • Onderscheidenheid
  • Transparantie
  • Consistentie


Imago is King
Van oudsher had de notaris een uitstekend imago. Hij was (veelal) iemand naar wie je opkeek. Als de notaris zei dat het A was, dan was het ook A. De tarieven lagen vast en hadden daarom weinig invloed op het imago.

Met het vrijgeven van de tarieven/de markt en de komst van het internet veranderde het imago van de notaris. Waar je vroeger als consument een encyclopedie moest raadplegen als je iets wilde weten, check je nu bijvoorbeeld Wikipedia of Youtube. Vroeger ging je direct naar de huisarts als je ergens last van had en vertelde hij of zij wat eraan mankeerde. Het eerste wat je nu doet als je ergens last van hebt is Googelen. Consumenten beschikken over veel meer informatie dan vroeger en zijn mede hierdoor een stuk mondiger en wijzer geworden.

Door het vrijgeven van de prijzen en de markt veranderde het speelveld. Dit begon met de intrede van De Goedkoopste Notaris. Al in 2007 (ver voor de HEMA notarisservice) begon Doe Het zelf Notaris al met een online notarisservice en vanaf 2013 durfde ook de grote retailers het aan om zich met notarisdiensten te gaan bemoeien.

Mede door deze veranderingen is het van oudsher sterke imago van de notaris afgebrokkeld. Consumenten geloven niet zomaar meer wat de notaris zegt. Daarnaast zijn veel consumenten ervan overtuigd dat de notaris niets anders doet dan standaardaktes verkopen voor heel veel geld. En voor een deel zijn het natuurlijk ook standaardaktes. Maar voor een groot deel ook niet, zeker niet op het gebied van familierecht. Maar dat imago heeft de notaris inmiddels wel.

Uitdaging
De notaris heeft als beroepsgroep een uitdaging op dit vlak. Zeker als het gaat om zichtbaarheid, onderscheidenheid en transparantie. Dit is nu al van belang, maar is essentieel als er een moment komt dat consumenten voor notarisdiensten niet meer per se naar de notaris hoeven, maar ook voor een andere aanbieder kunnen kiezen. Als je wacht tot het moment dat de consument niet meer verplicht naar de notaris hoeft, dan is het te laat.

Waardecreatie bij life events
De uitdaging is om als beroepsgroep te zorgen voor een betere zichtbaarheid, onderscheidenheid en transparantie. Om ervoor te zorgen dat het imago van notaris weer positief wordt. Dit zit in veel facetten, maar het afgeven op initiatieven zoals de Kruidvat notarisservice draagt niet bij aan een positieve beeldvorming bij consumenten. Natuurlijk is de Kruidvat notarisservice niet de doodsteek voor het imago van de notaris. Maar de beeldvorming – en de versterking daarvan door de negatieve reacties – draagt zeker niet bij aan het imago.

Het zou goed zijn om externen van buiten de beroepsgroep te laten vertellen wat het belang is van maatwerk. Zelf ben je niet geloofwaardig, zeker niet na het verliezen van een rechtszaak. De beroepsgroep moet werken aan de zichtbaarheid van hun maatschappelijke relevantie. Laat consumenten aan het woord die het effect van maatwerk hebben ondervonden.

De notaris heeft een prachtberoep en een grote toegevoegde waarde voor consumenten bij belangrijke momenten (life events) in hun leven. Deze toegevoegde waarde kunnen we alleen met elkaar zichtbaar maken. Van ‘documentopstellers’ naar waardecreatie bij life events.

Gertjan de Gans

Tips & trucs deel 16

Tips en trucs deel 16 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen handige tips & trucs. In editie zestien tips over:

 

  • Zelf volgorde partijen instellen
  • F11 en F12
  • Home – CTR
  • Vertrouwelijk dossier
  • Partij – rechtermuisknop

 

Zelf volgorde partijen instellen
In NEXTassyst kunt u zelf de volgorde van partijen bepalen die aan een dossier zijn gekoppeld. Van de standaard volgorde kan afgeweken worden door in het dossier met de rechtermuisknop op de desbetreffende relatie te klikken. Er wordt een extra kolom getoond waar u vervolgens zelf de volgorde kunt bepalen.

De volgorde zoals vermeld in NEXTassyst, is de volgorde in de (KIK) akte zowel bij het automatisch plaatsen van de comparitie als door middel van een Selecteer-opdracht.

F11 en F12
Alhoewel de sneltoetsen F11 en F12 al heel lang in NEXTassyst zitten, worden ze nog lang niet door iedereen gebruikt. Hoogste tijd om daar verandering in te brengen. Met behulp van F11 kunt u in NEXTassyst, snel zoeken naar een dossier. Hetzelfde geldt voor F12 voor het zoeken naar een relatie.

Naast deze twee sneltoetsen kent NEXTassyst nog meer handige sneltoetsen. Als u op ‘navigatie’ (button bovenaan in NEXTassyst) klikt, ziet u welke andere sneltoetsen u in NEXTassyst kunt gebruiken.

Home – CTR
Op de homepagina van NEXTassyst vindt u het tabblad CTR. Dit tabblad biedt een overzicht van alle CTR en CLTR gerelateerde zaken die u binnen NEXTassyst heeft gedaan. U kunt de status zien van aangevraagde CTR inlichtingen verzoeken. Deze worden door NEXTassyst één keer per uur opgehaald en automatisch opgeslagen in de cliëntkaart onder digitaal.

Daarnaast ziet u hier ook een overzicht van de CTR/CLTR opgave die nog niet verstuurd zijn naar het CTR/CLTR. Normaliter wordt de opgave voor het CTR/CLTR automatisch verstuurd, tegelijk met het versturen van de repertoriumregel. Als dit niet is gebeurd, dan kunt u dit alsnog in één keer versturen via dit overzicht.

Indien er niet verstuurde opgaven zijn, dan zal bij het opstarten van NEXTassyst automatisch dit tabblad worden geactiveerd bij de personen met de privilege “notaris”, “waarnemer” en/of “repertorium”.

Vertrouwelijk dossier
Met behulp van de functie ‘vertrouwelijk dossier’ kunt u een dossier in NEXTassyst alleen toegankelijk maken voor een bepaalde groep mensen of medewerkers. Dit is met name bedoeld voor dossiers waarin vertrouwelijke informatie staat die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.

Het instellen van een dossier als vertrouwelijk dossier, doet u vanuit het desbetreffende dossier. U klikt op ‘extra’ en vervolgens op ‘instellen vertrouwelijk dossier’.

In het pop-up scherm kunt u dit dossier instellen als vertrouwelijk dossier en vervolgens aangeven welke medewerkers (of welke groep medewerkers) toegang moet krijgen tot dit dossier. Deze groep/medewerker wordt vervolgens geautoriseerd. Deze autorisatie kan op een later tijdstip altijd worden aangepast c.q. ingetrokken.

Medewerkers die geen toegang hebben tot dit vertrouwelijke dossier kunnen dit dossier niet vinden in NEXTassyst. De notaris heeft altijd toegang tot alle dossiers (dus ook de dossiers die zijn aangemerkt als vertrouwelijk).

Mocht u bovenstaande optie niet hebben, vraag dan aan degene met beheersrechten om de optie aan te zetten (Beheer | Systeem | tabblad Algemeen)

 

 

 

 

Partij – rechtermuisknop
Als u in het partij overzicht van een dossier met de rechtermuisknop klikt op de betreffende gekoppelde relatie, dan heeft u een aantal snel keuzes. U kunt de relatie dupliceren, ontkoppelen en direct een brief voor hem of haar aanmaken. Ook kunt u vanuit dit snel menu de comparitie invoegen in uw Word document. Tot slot ziet u hier ook de onder 1 beschreven mogelijkheid om zelf de volgorde van de partijen in te stellen.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Tekenen voor leken

Ondertekenen dan wel. Van akten en stukken. Voor een notaris, maar dan digitaal. Volgt u me nog? Grote kans van niet. Dan gaan we even een stapje terug.

Het zal u niet ontgaan zijn dat er de laatste tijd vrij veel te doen is over een legitimatiescanner (een WID-scanner). U heeft daarbij de keuze, of die van ons ofwel die van PWF Diensten. Meer informatie hierover vindt u in dit artikel. Maar waarom moeten we hier nou wat mee? Ik zal hieronder, zoveel mogelijk in leken-taal zoals u van me gewend bent, proberen uit te leggen waar het over gaat.

De digitale akte
De tijd staat niet stil en men wil steeds digitaler werken. Paperless office, alles inscannen, noem maar op. Het enige deel wat van oudsher niet digitaal is, dat is de akte zelf. Die wordt netjes geprint op vignetpapier en met de hand ondertekend. Toch is het slechts een kwestie van tijd voordat ook de notariële akte digitaal ondertekend kan worden. De wens bestaat vanuit de EU namelijk dat er digitaal een B.V. opgericht kan worden.

Het behoeft weinig uitleg dat dit niet zomaar van de ene op de andere dag gerealiseerd kan worden. Om dit te kunnen realiseren, is er een hele nieuwe infrastructuur nodig. Want hoewel de akte niet fysiek op kantoor getekend hoeft te worden, zal wel aan de eisen voor identificatie voldaan moeten worden. Er moet een soort van digitaal ID-bewijs gemaakt worden, wat tevens een mogelijkheid tot ondertekenen van stukken moet bevatten.

Hoe wordt een digitale akte straks ondertekend?
Hoe moet dat ondertekenen dan gaan? Eerlijkheidshalve is dat nog niet geheel duidelijk. Men is het namelijk nog aan het bouwen. Wellicht dat er aangesloten gaat worden op Idin, DigiD, of NotarisID. Dus wat hier volgt is een aanname mijnerzijds.

Een document ondertekenen hoeft niet zo heel moeilijk te zijn. Je zet het document ergens klaar (of stuurt het toe), de klant opent het document en drukt op een knopje “ondertekenen” om vervolgens met zijn of haar digitale ID het document te ondertekenen. Het document wordt vervolgens teruggestuurd en voila, een getekend stuk.

Voor een onderhands stuk is dit prima. Sterker nog, het wordt in de praktijk zelfs al door veel partijen gebruikt. Wereldwijd.

De kneep zit hem erin dat dit bij een notariële akte natuurlijk net even wat anders gaat. De wet zegt immers:

“De akte wordt door ieder der verschijnende personen onmiddellijk na voorlezing ondertekend. Onmiddellijk daarna ondertekent de notaris de akte.”

Kernwoord in deze zin is natuurlijk “onmiddellijk”. In mijn hiervoor geschetste voorbeeld is het toesturen of klaarzetten van het document geen garantie dat het op hetzelfde moment ondertekend wordt. En dan heb ik het nog niet eens gehad over de belehrung.

Toekomstige praktijk
Om voor ‘onmiddelijke ondertekening’ te zorgen, zou er óf een wetswijziging plaats moet vinden, óf een andere oplossing moeten komen.

Een voorbeeld van zo’n andere oplossing is dat er een soort virtuele notarisomgeving wordt neergezet. Alle bij de akte betrokken partijen loggen (met hun digitale ID-bewijs) in op de omgeving en ondertekenen de akte. Hiermee zou je overigens ook een deel van het probleem van de belehrung kunnen oplossen.

U zou als notaris, vanuit uw softwarepakket zelfs al direct het afschrift ook kunnen uploaden en tekenen. Op die manier kan de klant direct een afschrift downloaden, getekend en wel.

Is dit de enige oplossing? Nee, vast niet. Ik denk dat er legio mogelijkheden te verzinnen zij. Het zal alleen wel nog even gebouwd moeten worden. Maar dat is een kleinigheidje…

Taco van Bennekom

De (on)mogelijkheden van de (WID) legitimatiebewijs scanner

Een van de belangrijke en verplichte taken van de notaris is om de identiteit van de cliënt te verifiëren. Maar hoe weet u of een identiteitsbewijs echt is? Het vaststellen van de echtheid van een legitimatiebewijs is met het blote oog haast ondoenlijk.

Om u als notaris te helpen bij de uitvoering van deze taak, leveren diverse softwareleveranciers al jarenlang – in samenwerking met gespecialiseerde partijen – een scanoplossing die deze check uitvoert en de gegevens direct verwerkt in het notariële softwarepakket. Deze legitimatiebewijs scanners worden door kantoren met veel plezier gebruikt.

Verplicht
In 2019 is ook de KNB op dit vlak wakker geworden en heeft zij stappen ondernomen om het gebruik van deze scanners verplicht te stellen. De KNB heeft – ondanks het feit dat u (overigens bij alle softwareleveranciers) al lang kon voldoen aan dit onderdeel van de Poortwachters functie – aan PWF Diensten (PWFD) vervolgens de opdracht verstrekt voor de opzet, inrichting, beheer en onderhoud van een scannerinfrastructuur en het ter beschikking stellen van de scanners zelf. De kosten worden door uzelf gedragen middels een fikse verhoging op de BRP- en VIS-recherches per 1 augustus vorig jaar.

Sneller en efficiënter
Los van dat het gebruik van een legitimatiebewijs scanner verplicht wordt, levert het gebruik ervan ook nog eens veel tijds- en efficiëntiewinst op. Om een voorbeeld te geven ziet u hieronder het ‘oude’ proces zoals het zonder legitimatiebewijs scanner vaak gaat, en het nieuwe proces zoals het gaat met behulp van onze NEXTid oplossing in samenwerking met een legitimatiebewijs scanner.

 

Oude proces Nieuwe proces
1. Kopie maken van het legitimatiebewijs 1. Scannen identiteitsbewijs cliënt.
 

2. WWFT stempel op kopie met datum en handtekening van de notaris

 

2. Direct resultaat of het identiteitsbewijs echt is.

 

3. Kopie scannen naar computer 3. Met één druk op de knop worden de gegevens automatisch verwerkt in NEXTassyst en wordt VIS-check gedaan.
 

4. Opslaan scan bij de relatiekaart van de cliënt

 

5. Handmatig overnemen van de gegevens van het legitimatiebewijs op de cliëntkaart

 

6. Handmatig doen VIS-check

 

Wat zijn uw opties?
PWF Diensten heeft afgelopen april een brief aan u gestuurd waarin drie opties worden beschreven.

Bij optie één levert PWF Diensten de scanner en wordt de controle van de legitimatiebewijzen uitgevoerd bij PWF Diensten, buiten de infrastructuur van de notaris om. Deze optie biedt u op de lange termijn de mogelijkheid om een notarisID uit te geven.

Optie twee is voor u als modern geautomatiseerd kantoor niet van toepassing. U ‘krijgt’ van PWF Diensten wel een scanner en deze scanner werkt binnen uw eigen infrastructuur. De controle van de legitimatiebewijzen vindt in uw eigen omgeving plaats, maar deze kan niet gebruikt worden voor het uitgeven van een notarisID en is niet aangesloten op uw notariële software.

De oplossing die wij met NEXTid bieden kunt u scharen onder optie 3. U heeft dan de zekerheid dat u direct voldoet aan de verordening en legitimaties van de hele wereld kan controleren.

Als notaris heeft u eigenlijk twee opties. Optie één waarbij u van PWF Diensten een scanner ‘krijgt’ waar u straks ook een notarisID mee uit kunt geven en optie drie waarbij u via NEXTlegal – in samenwerking met RestPort Technologies – NEXTid aanschaft.

Voor- en nadelen
Wat zijn nu de voor- en nadelen van deze twee opties?

Automatische verwerking
Met NEXTid worden de legitimatiebewijs gegevens direct automatisch verwerkt in NEXTassyst. Deze koppeling bestaat al enkele jaren en werkt vlekkeloos. Dit bespaart u tijd en levert een aanzienlijke foutenreductie op. Overigens heeft u met NEXTid een WID-scanner op het niveau van de regelgeving voor de internationale luchtvaart die ook nog eens de legitimatiebewijzen van búiten Europa controleert.

Op dit moment is er nog geen koppeling met de oplossing die door PWF Diensten geleverd gaat worden. De gegevens worden derhalve nu nog niet automatisch verwerkt. De intentie is om dit wel mogelijk te gaan maken maar dit zal niet voor oktober 2020 zijn.

Data
De controle van de legitimatiebewijzen wordt uitgevoerd bij PWF Diensten, buiten de infrastructuur van de notaris om. Dit betekent dat deze persoonsdata wordt verstuurd buiten uw eigen invloedssfeer. Met NEXTid is dit uitdrukkelijk niet het geval. De controle wordt uitgevoerd binnen uw eigen infrastructuur. U bent dus zelf degene die de gegevens verwerkt en heeft bij NEXTid geen aparte verwerkersovereenkomst nodig.

NotarisID
Met de scanner die PWF Diensten levert, kan op termijn een notarisID worden uitgegeven. Dit kan met de NEXTid oplossing niet. De vraag is echter wanneer notarisID operationeel wordt en hoeveel vraag er zal zijn vanuit cliënten naar dit identificatiemiddel.

Kosten
De kosten voor beide oplossingen, zijn vrijwel gelijk. De scanner en scansoftware van PWF diensten is voor u ‘gratis’. De vergoeding die PWF Diensten vergoedt als u gebruik maakt van NEXTid, is nagenoeg gelijk aan de kosten die u kwijt bent voor deze oplossing.

Mobiele variant
Als u gebruikt maakt van NEXTid heeft u ook de mogelijkheid om NEXTid via uw smartphone te gebruiken. Middels een speciaal ontwikkelde app kunt u bijvoorbeeld bij een bezoek aan een cliënt in een verzorgingstehuis legitimatiebewijzen scannen, checken en naar NEXTassyst sturen. Deze mogelijkheid biedt de scanner van PWF Diensten niet.

Conclusie
In dit artikel heeft u kunnen lezen welke twee opties u als notaris heeft om gebruik te maken van een legitimatiebewijs scanner en wat de voor- en nadelen van deze twee verschillende opties zijn.

Voor welke optie u als notaris kiest, is geheel aan u. Indien u kiest voor het al bestaande NEXTid weet u in ieder geval zeker dat u kiest voor een bewezen scanoplossing en profiteert u direct van alle voordelen.

Indien u naar aanleiding van bovenstaande nog vragen heeft, schroom niet om mij te e-mailen of te bellen.

Martin Duijs

Tips & trucs 15

Tips en trucs deel 15 –NEXTassyst ECH editie!

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. In deze speciale editie van de tips&trucs serie aandacht voor ECH.

Hoe kunt u binnen NEXTassyst hier slimmer en sneller mee werken? Met deze zes tips werkt u voortaan gemakkelijk en efficiënter met ECH:

  • ECH overzicht
  • Regel met tandwieltje onder de notariele stukken
  • Aegon invulinstructie
  • ECH relatie
  • Gestopte afloszaak
  • Bedragen sluitnota

 

1. ECH overzicht
Wist u dat…de gegevens van een ECH zaak (opnieuw) geïmporteerd kunnen worden in het dossier?

Bijvoorbeeld als de gegevens gedurende het proces veranderen. Dit kan door te klikken op “ECH overzicht”. Het pop-up scherm bestaat uit divers tabbladen. Om de actuele gegevens over te nemen klikt u op “overnemen”. De gegevens in NEXTassyst worden bijgewerkt. Tevens kan dit gebruikt worden om bij de Rabobank ervoor te zorgen dat de definitieve passeeropdracht ingelezen wordt in NEXTassyst.

2.Regel met tandwieltje onder de notariele stukken
Wist u dat…bij het koppelen van een passeerzaak altijd een “akte” wordt klaargezet onder de notariële stukken?

Wanneer een passeerzaak gekoppeld wordt aan een dossier, wordt er ook een regel klaargezet onder de notariële stukken. Deze regel is gekoppeld aan de passeerzaak. Door te klikken op het tandwieltje aan het begin van de regel, wordt u geleid naar de gebruikelijke modellenmap van de hypotheken. U kunt u model selecteren, bestandsnaam en type invullen. U kunt nu de akte maken.

Als de akte gemaakt is, dan verandert het tandwiel in een Word icoon. Als de akte gepasseerd is, ingeschreven in het repertorium, BVI gegevens werkt en akte afschrift is verstuurd naar het CDR, dan is het een kwestie van de gegevens controleren en de bewaardersverklaring versturen. De zaak wordt dan gesloten.

En wist u ook dat wanneer u onverhoopt niet het tandwiel bestand heeft gebruikt, u dan toch de los gemaakte akte kan koppelen aan de ECH zaak? Ga hiervoor naar het dossier | algemeen | tabblad ECH | klik onder de opties op “Koppel akte”. Kies voor “Zoek”, klik de hypotheekakte aan | kies voor “Opslaan”. De akte is vervolgens gekoppeld aan de ECH zaak en vanaf dit punt gelden de stappen weer zoals hierboven beschreven voor het versturen van de bewaardersverklaring.

3.Aegon invulinstructie
Wist u dat…de meegezonden invulinstructie van Aegon afgestemd is op het hypotheekmodel van Aegon?

Indien het hiervoor vermelde tandwiel-bestand gebruikt wordt, worden vanuit NEXTassyst de rubrieken automatisch al ingevuld. Er worden dus veel minder vragen gesteld. Wat betekent dat de akte sneller klaar is.

4.ECH relatie
Wist u dat…een bank aangewezen kan worden als “ECH bank”?

Bij het koppelen van een nieuwe passeerzaak, krijgt u een overzicht van de hypotheeknemers en hypotheekgevers.

Bij banken met meerdere relatiekaarten (Nationale-Nederlanden, Rabobank enzovoorts) komt het vaak voor dat net de verkeerde kaart wordt gekoppeld en dient u deze weer te corrigeren. In de relatiekaart welke u wilt gebruiken voor passeerzaken kunt u in de kaart invullen in het veld “ECH relatie” de koppeling vastleggen. In het vervolg zal bij het koppelen deze kaart gebruikt worden.

5.Gestopte afloszaak
Wist u dat…een gestopte afloszaak niet gekoppeld kan worden aan een royementsakte?

Er is immers geen akkoord van de bank ontvangen. U kunt de zaak kopiëren om op papier verder te gaan door op het eind van de regel te klikken op de dubbele icoontje (waar normaal een kruis staat voor verwijderen). Er wordt gevraagd of u een kopie wilt maken van de volmacht. Indien ja geantwoord wordt, zal de volledige volmacht gekopieerd worden. Deze volmacht kan vervolgens (bij akkoord) gekoppeld worden aan de royementsakte.

6.Bedragen sluitnota
Wist u dat… u in de nota van afrekening de bedragen welke vermeld staan in de sluitnota kunt overnemen?

Klik in de desbetreffende set waar u de regel wilt toevoegen, op het groene plusje om een regel toe te voegen. Betreft het een dossier met een passeerzaak, dan kunt u ook kiezen voor “sluitnota” en de regel(s) aanvinken. De bedragen zullen altijd als negatieve bedragen worden ingevoegd. Eventueel kunt u het min teken bij een regel verwijderen indien het een positief bedrag betreft.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Passeren op afstand: wij helpen u!

De onlangs aangenomen spoedwet “Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid” maakt het voor u mogelijk om bij het passeren van akten in noodsituaties gebruik te maken van digitale middelen. Voor identificatie en belehrung kunt u nu audiovisuele middelen gebruiken en vervolgens de akte passeren. Dit kan uitsluitend in situaties waarbij geen andere mogelijkheden zijn om te komen tot een normale manier van passeren van de akte.

Een passend advies
Een veelgehoorde vraag die wij nu krijgen bij NEXTlegal: hoe moet ik dat dan doen?

Onze Lexxyn Groep Partners ICT Concept en Helder Telecom & ICT kunnen diverse oplossingen adviseren en combineren om passeren op afstand mogelijk te maken. Deze oplossingen bestaan uit slimme combinaties van hard- en software met gebruiksinstructies en zijn afgestemd op het gebruik in combinatie met NEXTassyst. Zo creëert u samen met onze partners een ‘virtuele passeerkamer’ op basis van een vaste of een mobiele werkplek, indien gewenst met mobiele data.

Onze praktijkervaring bij de eerste kantoren waar wij deze oplossingen hebben geadviseerd, leert ons dat per kantoor, per notaris, deze oplossing er anders uitziet en iedere virtuele passeerkamer maatwerk is. We kunnen diverse scenario’s voor u uitwerken, passend bij uw werkwijze. De praktische opzet is afhankelijk van uw eigen wensen, maar ook van die van uw cliënten. Niet iedere cliënt is immers even digitaal vaardig.

Meer weten?
Benieuwd hoe ook uw kantoor op afstand kan passeren? Neem via de mail contact met ons op of bel 088 20 34 320. Dan zorgen wij, samen met Lexxyn Groep Partners ICT Concept en Helder Telecom & ICT, dat u aan de slag kan met het passeren op afstand.

Tips & trucs 14

Tips&trucs deel 14 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst de Corona editie

Ook notariskantoren nemen maatregelen tegen de verdere verspreiding van het coronavirus. Eén van deze voorzorgsmaatregelen is het zorgen voor een kleinere bezetting op kantoor en dus werken de meeste medewerkers vanuit huis. Thuiswerken dwingt tot een andere aanpak van werkprocessen. NEXTassyst kan u hierbij goed assisteren. In deel veertien van onze tips&trucs serie vindt u tips die met name ook handig zijn voor de thuiswerkers onder ons:

1.    Link document kopiëren/verzenden;
2.   Vandaag / Recent ingezien;
3.   Recent documenten/e-mails;
4.   Rechtstreeks naar repertoriumregel;
5.   NEXTcall

1.  Link document kopiëren/verzenden
In het kader van het vier ogen principe laat de medewerker zijn opgestelde document nakijken door de notaris. Het document wordt uitgeprint op het bureau van de notaris gelegd en die geeft met pen zijn opmerkingen aan. Vanuit NEXTassyst kunt u rechtstreeks een link naar uw gemaakte document versturen naar de notaris. Dit doet u door het document te selecteren en te klikken op Meer opties of u gebruikt de rechtermuisknop en klikt op het document. Kies vervolgens voor Link Kopiëren of Link Verzenden.

Het verschil is dat bij Link Verzenden meteen Outlook wordt geopend met de betreffende link naar dat document. Daarnaast wordt het onderwerp van de e-mail gevuld met de dossieromschrijving. Met Link Kopiëren kunt u op een andere manier de locatie van het document delen. Bijvoorbeeld via Teams. De ontvanger van de link hoeft alleen maar daarop te klikken en het specifieke document in dat dossier wordt geopend.

Deze acties zijn ook met behulp van sneltoetsen te realiseren. U kunt de sneltoetsen herkennen aan de onderstreping van de letters.

2. Recent / Vandaag
U heeft wellicht niet de meest ideale thuiswerkplek, maar uw dossiers lopen gewoon door. Hoe voorkomt u dat u het overzicht verliest?

In Tips en trucs deel 12 heeft u al gelezen over het bestaan van Home | Historie. In het verlengde daarvan is deze functie waarmee u uw recent bezochte dossiers eenvoudig terug kunt vinden.

U zoekt een dossier via de werkbalk zoek of sneltoets F11. In dat zoekscherm kunt u met één druk op de knop kiezen voor Recent of Vandaag. Bij Recent genereert u een lijst met de door u gewijzigde dossiers in de afgelopen 30 dagen. Bij Vandaag vindt u de dossiers die vandaag geraadpleegd zijn.

3. Recent documenten/e-mails
De door u recent geopende documenten kunt u eveneens gemakkelijk terugvinden. Rechts bovenin NEXTassyst, naast de bladerfunctie, treft u de knop Zoeken documenten. U kunt nu gemakkelijk via de knop Recent in de werkbalk een lijst genereren met de door u recent geopende documenten. Uiteraard kunt u deze documenten meteen openen of een preview daarvan inzien. Daarnaast kunt u ook uw recent opgeslagen e-mails terugvinden.

4. Rechtstreeks naar repertoriumregel
NEXTassyst zit vol (ver)korte routes om uw doel te bereiken. Wanneer in een dossier een akte is ingeschreven in het repertorium dan is dat repertoriumnummer zichtbaar in het veld Rep. nr. bij dat document.

Wist u dat u vanuit dat document rechtstreeks naar de betreffende repertoriumregel kunt gaan? Klik maar eens op het nummer. Handig voor als u bijvoorbeeld nog een ‘BVI’ bij die repertoriumregel wilt toevoegen!

5. NEXTcall
Het administreren van telefoongesprekken kan een tijdrovende klus zijn. Een relatie of cliënt opzoeken en de tijd bijhouden, is niet iets waar u graag mee bezig bent gedurende de dag. De NEXTcall module kan u hierbij assisteren. Al uw inkomende en uitgaande gesprekken zijn zichtbaar inclusief met welke relatie u heeft gesproken. Daarnaast wordt ook het telefoonnummer (intern en extern) en de tijdsduur van het gesprek getoond.

Vanuit Uren | Communicatie kunt u eenvoudig deze telefoongesprekken verwerken in het tijdschrijven. De telefoniekoppeling correspondeert dan ook met de relatiekaarten van NEXTassyst. Wanneer een relatie inclusief telefoonnummer bekend is dan wordt diegene zichtbaar wanneer hij telefonisch contact opneemt.

Deze optie zit niet standaard in NEXTassyst, maar hier kunt u als kantoor voor kiezen. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met onze collega Boi (06-4483039 | boithomasse@NEXTlegal.nl).

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training. Deze kan ook prima online via Zoom of Teams gegeven worden en biedt een ideale mogelijkheid om in deze tijd de werkprocessen verder te optimaliseren!

Negatieve rente: Bent u er klaar voor?

Het zal u niet zijn ontgaan dat de banken negatieve rente gaan heffen over de derdengelden. In beginsel alleen over de bedragen boven een bepaalde grens maar de verwachting is dat deze grens in de toekomst zal verdwijnen. De banken zullen deze beslissing niet lichtvaardig genomen hebben en de kans dat slechts voor een korte periode negatieve rente zal worden gerekend acht ik zeer klein.

Hoe kunt u de geheven rente doorbelasten aan uw cliënt? In dit artikel zet ik een drietal mogelijkheden voor u op een rij. Welke optie u kiest is aan u. Ongeacht welke optie u kiest is het verstandig om dit vooraf met uw accountant te bespreken voordat u deze implementeert.

De opties
Om de negatieve rente door te belasten aan uw cliënt zijn er drie opties:

1.Niets doen;
2.Rente precies berekenen in de notamodellen;
3.Forfaitair doorbelasten.

1. Niets doen
Deze optie is de eenvoudigste. U berekent de rente niet door aan uw cliënt en beschouwt deze als kosten. U zult de kosten wel vergoed willen zien, hiervoor kunt u het honorarium of een (belast) verschot verhogen.

2. Rente precies berekenen in de notamodellen
Wij hebben notasets ontwikkeld waarmee u de rente heel precies kunt berekenen en doorbelasten in de nota’s van afrekening:
U vult het betreffende bedrag in, het rentepercentage en de begin- en einddatum en het notamodel rekent het verschuldigde bedrag voor u uit.

Let erop dat u de rente aan de juiste partij doorbelast, voor passeren zal dat de koper zijn, na passeren – in de meeste gevallen – de verkoper.

Als alternatief kan de volgende berekening worden gebruikt (uitgaande van een rentepercentage van 0,5%):
(0,5%/365)*100.000=1,37.

Het resultaat van deze berekening geeft een door te berekenen rentebedrag van 1,37 per €100.000 per dag (excl. BTW).

Indien gewenst kunnen we de notasets bij u plaatsen en toevoegen aan de modellen. Neemt u daarvoor graag even contact op met mijzelf via jeanpaulrijnsburger@nextlegal.nl of met mijn collega André Meulenbroek via  andremeulenbroek@nextlegal.nl.

3. Forfaitair doorbelasten
We hebben een rekenmodel gemaakt waarmee u kunt bepalen hoeveel rente u verschuldigd zou zijn geweest in voorgaande jaren indien de rente tegen de huidige condities toen al zou zijn berekend. Het resultaat van die berekening kunt u delen door het aantal zaken waarbij derdengelden zijn verrekend. Hierdoor ontstaat een bedrag per dossier dat u als belast verschot opneemt op de nota.

Let er ook hierbij op dat het verschot in de juiste verhoudingen aan de juiste partijen wordt gefactureerd. Let erop dat u in de omschrijving van dit verschot niet het woord ‘Rente’ gebruikt. Het verschot zou bijvoorbeeld ‘Kosten geldverkeer’ genoemd kunnen worden. Met uw accountant kunt u dit definitief kortsluiten.

Belangrijke aandachtspunten
Spreek met de bank af dat de verschuldigde rente niet van uw derdengeldenrekeningen zal worden afgeschreven, maar van uw kantoorrekening. Naar alle waarschijnlijkheid zal de rente per kwartaal worden geïncasseerd en dit kan vervelende verrassingen opleveren. Deze verrassing is veel minder vervelend in uw liquiditeit dan in uw bewaring.

Houdt daarnaast in de gaten of u met de doorberekening van de rente (los van de gekozen methode) niet teveel uit de pas gaat lopen met de werkelijk berekende rente.

Voordat u een keuze maakt is het goed om met uw accountant te bespreken wat voor u de beste optie is.

Mocht u naar aanleiding van het bovenstaande vragen of opmerkingen hebben neemt u dan contact op met mijzelf of met mijn collega André Meulenbroek. Dit kan telefonisch: +31 88 20 34 320 of per e-mail: jeanpaulrijnsburger@nextlegal.nl of andremeulenbroek@nextlegal.nl.

Wij zijn er klaar voor!

Jean-Paul Rijnsburger

Tips & trucs 13

Tips en trucs deel 13 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen, handige tips & trucs. In editie dertien tips over:

1.    Instellingen agenda aanpassen;
2.   NEXTsearch;
3.   BTW verlegd op de nota opnemen;
4.   Volmacht kopiëren voor handmatige afhandeling ECH afloszaak;
5.   Uren rood als u te weinig uren hebt geschreven.

1.  Instellingen agenda aanpassen
De NEXTassyst agenda kunt u gedeeltelijk aanpassen aan uw eigen wensen. Naast dat u natuurlijk kunt kiezen welke agenda’s u wilt zien, kunt ook lettergrootte en kleuren e.d. aanpassen aan uw eigen voorkeuren. Dit doet u door in het menu aan de bovenkant te klikken op het icoontje met het tandwieltje.

In het pop-up scherm wat vervolgens verschijnt, kunt u de kleuren van de agenda aanpassen. Deze staat standaard op wit. Daarnaast kunt u de lettergrootte van de tekst, de voorkeurs agenda groep (als daarmee wordt gewerkt op uw kantoor) en hoe vaak de agenda moet worden ververst, aanpassen. Tenslotte kunt u er hier ook voor kiezen of de agendanaam voluit moet worden geschreven of alleen de initialen van de agendahouder bevat.

2. NEXTsearch
In elk notarieel softwarepakket zit een mogelijkheid om te zoeken in dossiers. U kunt zoeken op naam van partijen, naam van het dossier, rechtsgebied, passeerdatum e.d. Er is echter geen notarieel softwarepakket waar u ook rechtstreeks kunt zoeken in documenten zoals notariële en onderhandse stukken.

Met NEXTsearch kunt u in NEXTassyst niet alleen zoeken op deze gebruikelijke zoektermen, maar kunt u ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. U kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken. Deze optie zit niet standaard in NEXTassyst maar hier kunt u als kantoor voor kiezen. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met Boi (06-4483039 | boithomasse@NEXTlegal.nl).

3. BTW verlegd op de nota opnemen
Er zijn situaties waarin de BTW verlegd moet worden. Als hiervan sprake is, dan kunt u dit via een bladwijzer in Word aangeven op de nota van afrekening of declaratie.

In beide sjablonen (nota van afrekening en declaratie) moet de bladwijzer “btwverlegdtekst” toegevoegd worden. In Word kunt u via Bestand | Info | Eigenschappen | Geavanceerde eigenschappen – tabblad ‘Aangepast’ de tekst bepalen die op de nota/declaratie moet worden vermeld.

Bij “Naam:” moet staan: btwverlegdtekst en bij “Waarde:” de tekst die u vermeldt wilt hebben op de nota/declaratie. Wanneer u klikt op toevoegen en u slaat het sjabloon op, dan is het sjabloon klaar voor gebruik.

Op het moment dat in NEXTassyst bij het maken van een nota van afrekening of een declaratie gekozen wordt voor “Verlegd” in plaats van het desbetreffende percentage, zal er op de nota/declaratie de door u ingegeven waarde geplaatst worden.

Wilt u deze optie toevoegen maar komt u er zelf niet aan uit? Dan helpen wij u uiteraard graag!

4. Volmacht kopiëren voor handmatige afhandeling ECH afloszaak
Bij ECH afloszaken gebeurt het regelmatig dat deze zaak wordt gestopt. De gemaakte royementsvolmacht kan in dit geval niet worden gebruikt voor het verwerken in een royementsakte omdat deze aan een gestopte ECH afloszaak is gekoppeld. Om deze volmacht toch te kunnen gebruiken en niet handmatig een nieuwe aan te hoeven maken, kunt u deze volmacht kopiëren.

U doet dit door in het betreffende dossier naar ‘royementen’ te gaan. Hier ziet u onder het kopje ‘royementen’ de volmacht staan. In de laatste kolom aan de rechterkant ziet u het icoontje om de volmacht te kopiëren. De volmacht wordt vervolgens gekopieerd en is bruikbaar om te verwerken in een royementsakte.

5. Uren rood als u te weinig uren hebt geschreven
Om een volledig overzicht te hebben van hoe goed uw kantoor functioneert, is het schrijven van tijd essentieel. U krijgt hierdoor bijvoorbeeld inzicht in de status, voortgang en rendement van dossiers, maar ook in hoe efficiënt medewerkers werken.

NEXTassyst kent een uitgebreide urenschrijf module waarin medewerkers op veel manieren tijd kunnen schrijven. Eén van de handigheden is dat per medewerker in P&O ingesteld kan worden hoeveel uren hij of zij moet schrijven. Als deze uren nog niet zijn geschreven, dan ziet u dit in het urenoverzicht omdat deze uren rood zijn gemarkeerd. Als er wel voldoende uren zijn geschreven, worden deze groen weergegeven. Zo ziet u in het overzicht direct of aan het urenschrijf criterium is voldaan.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Samen verder. Punt.

In de afgelopen jaren hebben Devoon en Trivium Software gewerkt aan een intensieve samenwerking. Met als hoogtepunt een fusie van beide bedrijven die op 7 november van dit jaar wereldkundig werd gemaakt. Is dat wel verstandig? Door verschillende specialismen samen te voegen verdwijnt in principe het specialisme. Even terug- en vooruitkijken.

Specialisten
Trivium Software heeft zich sinds de oprichting in 1997 uitsluitend en alleen gefocust op de advocatuur. En bedrijfsjuristen uiteraard. Een focus die niet te onderschatten valt. De eisen die worden gesteld aan geïntegreerde software voor de advocatuur is pittig te noemen. Wie de illusie heeft dat het niet meer kan zijn dan wat uren registreren, beetje declareren en het bijhouden van een dossier komt bedrogen uit. Advocaten en hun ondersteuners hebben veel meer dan dat nodig om de organisatie soepel te laten lopen. De details zal ik jullie hier besparen, maar neem aan dat het werk voor specialisten is.

Notariaat uitstekend geautomatiseerd
In het notariële domein is het niet anders. Devoon heeft zich sinds het jaar 2000 gespecialiseerd in het ondersteunen van notariskantoren in alles wat zij voor hun cliënten kunnen betekenen. Waar je destijds nog goed kon scoren met het slim genereren van akten, heeft de volledig geïntegreerde software zich enorm ontwikkeld. Met vele koppelingen met al dan niet openbare registers bijvoorbeeld. En het opbouwen van een volledig dossier dat zichzelf bewijst, inclusief alle registratie en inzagen van dien. Nog afgezien van de adequate registratie en declaratie van alle werkzaamheden die tot een transactie leiden. Specialistenwerk.

Verschillen
Tussen werkzaamheden van de beide beroepsgroepen en hun uitgangspunten zijn veel verschillen te vinden. De cliënt is meestal het uitgangspunt voor de advocaat. Daarmee bouwt hij een relatie op en als er advies nodig is, of de cliënt heeft zich al dan niet onhandig in de nesten gewerkt, springt hij in de bres.
De notaris biedt zijn cliënten de benodigde rechtszekerheid als een transactie tot stand moet worden gebracht en helpt bij het netjes regelen van familiaire zaken. In grote lijnen dan; mijn doel is niet om hier volledig te zijn, maar om aan te geven dat beide beroepsgroepen verschillende uitgangspunten hebben.

Overeenkomsten
Het aanwijzen van verschillen is vaak de kunst niet. Het zien van overeenkomsten daarentegen is nog wel eens een uitdaging. Als de werkzaamheden worden platgeslagen en geprojecteerd op (digitale) werkprocessen blijken de overeenkomsten groter dan je misschien zou vermoeden. In grote lijnen hebben we het dan over relatiebeheer, dossierbeheer, documentenregistratie en -productie, het registreren en declareren van uren. En financiële administratie uiteraard. Alles met een eigen twist, eigenaardigheden en beroepseisen.

Devoon en Trivium Software
De beide organisaties, elk gespecialiseerd in een specifieke doelgroep, vertoonden een gelijke structuur. Ontwikkeling van software, accountmanagement, consultancy voor scholing, instructie en inrichting, helpdesk en ondersteunende diensten. Daarbij werd ook nog eens gebruik gemaakt van hetzelfde ontwikkelplatform en backoffice. En gelijke waarden en normen; streven naar uitmuntende service en tevredenheid van klanten. Het was dan ook een buitengewoon logische stap om samen te werken en deze samenwerking te laten resulteren in een fusie.

Specialisten
Softwarespecialisten in de juridische sector versterken elkaar en dat uit zich in de software. Door de input van het notariaat kunnen advocaten en hun ondersteuners gebruik maken van slimme documentenproductie, huisstijlbewaking en koppelingen met registers als KvK, CCBR en Kadaster.

En gebruikelijke functionaliteiten uit de advocatuur, zoals een maandelijkse declaratierun om onderhanden werk uit te declareren, gedetailleerde medewerkers prestatierapportages, uitgebreide tariefstructuren en een iDeal koppeling blijken waardevolle toevoegingen voor het notariaat. Om maar wat voorbeelden te noemen. En dan heb ik de combinatie van advocatuur en notariaat in één kantoor nog niet eens genoemd.

Versterkt
De stelling dat door specialismen samen te voegen het specialisme verdwijnt, wordt door de samenvoeging van beide organisaties tot NEXTlegal beslist niet onderbouwd. Sterker nog, de specialisatie wordt versterkt, verbeterd en uitgebouwd. De specialisten van NEXTlegal zijn nog maar net uit de startblokken. De komende jaren zal de uitwisselingen van specialismen verder resulteren in complete oplossingen voor de juridische praktijk en zullen NEXTassyst en NEXTmatters het hart vormen van een groeiende community van kantoren. Het digitale hart, om precies te zijn.

Bent u benieuwd naar wat de specialisten van NEXTlegal voor u kunnen betekenen? Neem dan gerust eens contact met ons op. We luisteren graag naar uw wensen en zijn altijd bereid om uw kantoor een stap verder in de toekomst te helpen.