Geplaatst op

Tips & trucs 06

Tips en trucs deel 6 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

  • Helpfunctie – F1;
  • Timer starten zonder dossier;
  • Uitgebreid zoeken naar documenten;
  • Tijd schrijven met maken afspraken in Agenda.

Helpfunctie – F1
Met de sneltoets F1 komt u terecht op de ‘Help’ website van NEXTmatters. Op deze pagina vindt u de meest recente handleidingen van NEXTmatters. In de handleidingen vindt u een gedetailleerde uitleg van een bepaalde module of tips en trucs bij het gebruik van deze functionaliteit.

Naast de sneltoets F1 kunt u ook via het vraagteken linksonder in het hoofdmenu de ‘Helpfunctie’ benaderen.

Timer starten zonder dossier
In NEXTmatters kunt u gebruik maken van timers om de tijdsbesteding van een activiteit te registeren. De timer werkt in feite als een stopwatch.
Bij het aanmaken van een timer is het niet perse verplicht om hier een dossier aan te koppelen. Dit kan ook achteraf alsnog gebeuren, zodat de tijdsbesteding aan het desbetreffende dossier gekoppeld wordt.
Maak met de sneltoets F8 een nieuwe, indirecte timer aan. Stop de timer zodra de activiteit is afgerond (b.v. de meeting of het schrijven van het processtuk). Vervolgens verschijnt onderstaand scherm om de tijdsbesteding op te slaan.

Kies hier voor het groene plusje om de timer alsnog aan een dossier te koppelen.

Kies vervolgens de juiste urencode en vul eventueel een aanvullende omschrijving van de tijdsbesteding in. De bestede tijd komt vervolgens als urenregel in het desbetreffende dossier te staan.
Uitgebreid zoeken naar documenten

NEXTmatters beschikt over een uitgebreide zoekfunctie om te zoeken naar bepaalde documenten. Vaak wilt u ook de mogelijkheid hebben om binnen één dossier te kunnen zoeken naar documenten. Zeker als het een omvangrijk dossier betreft. Dit kunt u gemakkelijk doen met de uitgebreide zoekfunctie. Deze vindt u door – als u in het dossier in het documentenoverzicht staat – rechtsboven te klikken op icoontje met het verrekijkertje (zie afbeelding).

NEXTmatters opent een pop up scherm waar u uitgebreid kunt zoeken naar bijvoorbeeld documenten, notities, maar ook emailberichten. U ziet direct een preview van het document of het emailbericht zodat u direct kunt checken of dit het goede document/bericht is. Indien u beschikt over NEXTsearch kunt hier ook direct in de inhoud van alle documenten zelf zoeken.

Tijd schrijven met maken afspraken in Agenda
De NEXTmatters agenda biedt samen met de urenschrijfmodule de mogelijkheid om op basis van de gemaakte agenda afspraken automatisch tijd te schrijven. Hiervoor moeten de urencodes gekoppeld worden in ‘Beheer’ en moet er in ‘P&O’ het vinkje worden uitgezet. Deze automatisch weggescheven urenregels zijn te herkennen in de urenregistratie aan de letters “AG” die aan het begin van de omschrijving zijn toegevoegd. Indien u dit wilt instellen, kunt u het beste even contact met ons opnemen.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 06

“Tips&trucs deel 6 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel zes van deze reeks vindt u tips over:

1. Repertoriumregels aanmaken met één druk op de knop
2. Urenregel wijzigen rechtermuisknop – verplaatsen naar andere dag
3. Agenda loskoppelen
4. Betalingsbestand overdrachtsbelasting genereren

1. Repertoriumregels aanmaken met één druk op de knop
Een van de belangrijke en steeds terugkomende handelingen is het aanmaken en versturen van de repertoriumregels. Dit is secuur werk waarbij u goed op moet letten dat de juiste gegevens worden ingevuld in de repertoriumregel en de goede akte is gekoppeld. Deze gegevens worden overgenomen uit het dossier.

Om het u als medewerker makkelijker te maken heeft NEXTassyst een koppeling met de NEXTassyst agenda. In de NEXTassyst agenda worden alle (passeer) afspraken gezet. Op basis van deze passeerafspraak zet NEXTassyst alvast een repertoriumregel klaar. Het enige wat u nog hoeft te doen is te controleren of de gegevens kloppen. U hoeft dus niet meer zelf alle gegevens in te voeren.

Als u in het repertorium naar ‘inschrijven’ gaat ziet u een lijst met regels die klaargezet zijn. Dit zijn alle akten die voldoen aan twee criteria:
1. Er moet een passeerafspraak gemaakt zijn in de agenda.
2. Aan deze afspraak is de desbetreffende akte gekoppeld.

Indien aan deze twee voorwaarden is voldaan, dan hoeft u alleen nog maar de gegevens te controleren en enkele velden aan te vullen. Let op dat het tijdstip altijd het begin tijdstip van de agenda afspraak is. Deze zal gewijzigd moeten worden naar het werkelijke tijdstip van ondertekenen Vervolgens kunnen de gegevens opgeslagen worden. Dit maakt het proces van het inschrijven van repertoriumregels efficiënter en vermindert de kans op fouten.

2. Urenregel wijzigen rechtermuisknop
Hoe vaak komt het niet voor dat u een urenregel geschreven hebt en u er daarna achter komt dat deze niet op het goede dossier of niet op de goede dag is geschreven. Als u op de urenregel klikt met uw rechtermuisknop, dan kunt u de urenregel wijzigen. U kunt echter ook de urenregel gemakkelijk verplaatsen naar een andere dag. Tot slot kunt ook kiezen voor tariefinformatie waar u meer informatie krijgt over deze betreffende urenregel.

3. Agenda loskoppelen
In principe is alles in NEXTassyst te bedienen vanuit één scherm. U kunt dus niet meerdere schermen van NEXTassyst naast elkaar openen. Er zijn echter een paar uitzonderingen waaronder de agenda. Als u in de agenda onder de opties klikt op onderstaand icoontje kunt u de agenda loskoppelen van uw NEXTassyst scherm (in een apart venster).

Met deze functie kunt u de agenda op hetzelfde scherm als waar NEXTassyst geactiveerd is minimaliseren of bij gebruik van meerdere beeldschermen de agenda op een ander beeldscherm plaatsen. De agenda wordt om de paar minuten ververst (wat u zelf instelt) dus u kunt de agenda de hele dag open laten staan.

4. Betalingsbestand overdrachtsbelasting genereren
Na het inschrijven van de leveringsakte in het CDR moet door u natuurlijk nog de overdrachtsbelasting betaald worden. Om dit zo efficiënt mogelijk te maken kunt u vanuit het repertorium direct een SEPA bestand maken voor het betalen van de overdrachtsbelasting in de verschillende dossiers.
Als u naar het repertorium gaat heeft u (als u dit privilege heeft in P&O) de optie ‘betaling OVB’. Onder deze functie wordt weergegeven wat de betalingstermijn voor de overdrachtsbelasting is. Tevens wordt hier het betalingskenmerk weergegeven. Vanuit deze functie kan een SEPA bestand gemaakt worden voor de betalingsopdrachten overdrachtsbelasting.

Dit SEPA bestand kan vervolgens worden ingelezen in uw bankenpakket. U hoeft dus niets over te typen maar alleen nog te controleren. Dit maakt het proces efficiënter en minder foutgevoelig. De regels worden in NEXTassyst gemarkeerd als ‘voldaan’, tenzij u aangeeft dat u dit niet wilt.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.