Geplaatst op

Nieuwe release – FORTUNA 10.08

FORTUNA 10.08 is voor u beschikbaar. Deze versie betreft een update van versie 10.07. In deze versie zijn verbeteringen doorgevoerd voor de performance en stabiliteit van FORTUNA en zijn diverse (fout)meldingen opgelost.

Nieuwe functionaliteiten
Daarnaast vindt u in deze nieuwe versie ook een aantal nieuwe functionaliteiten. Zo is het nu mogelijk om – wanneer u een betaling voor meerdere facturen heeft ontvangen – deze voortaan over de gewenste facturen te verdelen. Ook kunt u nu de declaratie voorstellen vanuit een dossier of een run op een door u vooraf vaste ingestelde locatie opslaan en is er aan de eerder verstrekte hotfix een verbetering doorgevoerd aan de bestandsnaam van de Excel bestanden.

Releasenotes
Bijgaand ontvangt u de releasenotes waarin de systeemeisen en aanpassingen na installatie verder worden toegelicht evenals een beschrijving van nieuwe functionaliteiten.

De releasenotes kunt u hier downloaden.

Installatie
U kunt de update downloaden op www.trims.nl. Hierbij staat tevens de installatie instructie.
Maakt u gebruik van onze Update Service dan zullen wij contact met u opnemen om de update in te plannen.

Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met onze helpdesk op telefoonnummer: 088 2034310 van 08.30 – 17.00 of per e-mail via servicedesk@nextlegal.nl.

Geplaatst op

Inzicht in uw omzet, juist nu!

Inmiddels werken we alweer een aantal weken massaal vanuit huis. Ook advocaten en notarissen werken sinds de coronacrisis meer en meer vanuit huis. Zoomen is inmiddels een werkwoord geworden.

Zo ook bij NEXTlegal. We overleggen digitaal met collega’s, geven online trainingen aan nieuwe kantoren die gaan werken met onze software en zorgen op afstand ervoor dat al onze kantoren kunnen blijven doen waar ze goed in zijn; het helpen van hun klanten. Samen met onze systeembeheer partners zorgen we ervoor dat iedereen gemakkelijk en snel – overal waar zij willen -kunnen werken met NEXTmatters, NEXTassyst of FORTUNA. En dit alles tijd- en plaats onafhankelijk.

Inzicht in de bedrijfsvoering
Het nieuwe werken zoals dat realiteit is sinds de coronacrisis, brengt met zich mee dat het nog belangrijker is geworden om inzicht te hebben in het financiële reilen en zeilen van uw kantoor. Voor een gezonde bedrijfsvoering was dit inzicht al essentieel, maar door het nieuwe werken en door de mogelijk verminderde omzet is dit inzicht nog belangrijker geworden.

Wat is de financiële stand van zaken van uw kantoor? Wie draagt wat bij aan de omzet, welke partijen zijn voor u belangrijk en hoeveel tijd besteedt u eigenlijk aan een akte of een pleitnota? Waar laat u omzet liggen en waar verdient u juist meer dan verwacht?

Kortom, hoe staat u er nu echt voor en hoe zorgt u ervoor dat u ook in dit coronatijdperk zwarte cijfers blijft schrijven.

Business Intelligence
Om u hierbij te helpen en een compleet inzicht te krijgen in de financiële stand van zaken van uw kantoor om zo beter te kunnen sturen, biedt NEXTlegal een uitgebreide Business Intelligence tool. Met de NEXTcontroller voor NEXTmatters en NEXTassyst, en de FORTUNA Controller voor FORTUNA, beschikt u over uitgebreide en interactieve rapportages over bijvoorbeeld uren, omzet, tarieven, prestaties en andere cijfers waarop u wilt sturen.

Deze tools bieden u analyses van – en inzicht in – de belangrijkste gegevens. Op basis van deze analyses geeft u richting aan uw organisatie en medewerkers. Niet langer op basis van onderbuikgevoelens en geknutselde formules, maar met in de praktijk geteste analyses speciaal ontwikkelt voor advocaten- en notariskantoren.

Hulp
Mocht u naast de uitgebreide standaard analyses nog behoefte hebben aan extra analyses, of wilt u sparren met één van onze financieel specialisten? Dat kan! Onze collega’s staan altijd voor u klaar om op afstand met u mee te denken om zo meer inzicht te krijgen in het functioneren van uw kantoor. En omdat wij onze kantoren graag willen steunen, betaalt u tijdens deze coronatijd voor deze uren maar 50% van de tijd.

Mogen wij u helpen? Laat het ons dan direct weten! 

Geplaatst op

Tips & trucs 14

Tips&trucs deel 14 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst de Corona editie

Ook notariskantoren nemen maatregelen tegen de verdere verspreiding van het coronavirus. Eén van deze voorzorgsmaatregelen is het zorgen voor een kleinere bezetting op kantoor en dus werken de meeste medewerkers vanuit huis. Thuiswerken dwingt tot een andere aanpak van werkprocessen. NEXTassyst kan u hierbij goed assisteren. In deel veertien van onze tips&trucs serie vindt u tips die met name ook handig zijn voor de thuiswerkers onder ons:

1.    Link document kopiëren/verzenden;
2.   Vandaag / Recent ingezien;
3.   Recent documenten/e-mails;
4.   Rechtstreeks naar repertoriumregel;
5.   NEXTcall

1.  Link document kopiëren/verzenden
In het kader van het vier ogen principe laat de medewerker zijn opgestelde document nakijken door de notaris. Het document wordt uitgeprint op het bureau van de notaris gelegd en die geeft met pen zijn opmerkingen aan. Vanuit NEXTassyst kunt u rechtstreeks een link naar uw gemaakte document versturen naar de notaris. Dit doet u door het document te selecteren en te klikken op Meer opties of u gebruikt de rechtermuisknop en klikt op het document. Kies vervolgens voor Link Kopiëren of Link Verzenden.

Het verschil is dat bij Link Verzenden meteen Outlook wordt geopend met de betreffende link naar dat document. Daarnaast wordt het onderwerp van de e-mail gevuld met de dossieromschrijving. Met Link Kopiëren kunt u op een andere manier de locatie van het document delen. Bijvoorbeeld via Teams. De ontvanger van de link hoeft alleen maar daarop te klikken en het specifieke document in dat dossier wordt geopend.

Deze acties zijn ook met behulp van sneltoetsen te realiseren. U kunt de sneltoetsen herkennen aan de onderstreping van de letters.

2. Recent / Vandaag
U heeft wellicht niet de meest ideale thuiswerkplek, maar uw dossiers lopen gewoon door. Hoe voorkomt u dat u het overzicht verliest?

In Tips en trucs deel 12 heeft u al gelezen over het bestaan van Home | Historie. In het verlengde daarvan is deze functie waarmee u uw recent bezochte dossiers eenvoudig terug kunt vinden.

U zoekt een dossier via de werkbalk zoek of sneltoets F11. In dat zoekscherm kunt u met één druk op de knop kiezen voor Recent of Vandaag. Bij Recent genereert u een lijst met de door u gewijzigde dossiers in de afgelopen 30 dagen. Bij Vandaag vindt u de dossiers die vandaag geraadpleegd zijn.

3. Recent documenten/e-mails
De door u recent geopende documenten kunt u eveneens gemakkelijk terugvinden. Rechts bovenin NEXTassyst, naast de bladerfunctie, treft u de knop Zoeken documenten. U kunt nu gemakkelijk via de knop Recent in de werkbalk een lijst genereren met de door u recent geopende documenten. Uiteraard kunt u deze documenten meteen openen of een preview daarvan inzien. Daarnaast kunt u ook uw recent opgeslagen e-mails terugvinden.

4. Rechtstreeks naar repertoriumregel
NEXTassyst zit vol (ver)korte routes om uw doel te bereiken. Wanneer in een dossier een akte is ingeschreven in het repertorium dan is dat repertoriumnummer zichtbaar in het veld Rep. nr. bij dat document.

Wist u dat u vanuit dat document rechtstreeks naar de betreffende repertoriumregel kunt gaan? Klik maar eens op het nummer. Handig voor als u bijvoorbeeld nog een ‘BVI’ bij die repertoriumregel wilt toevoegen!

5. NEXTcall
Het administreren van telefoongesprekken kan een tijdrovende klus zijn. Een relatie of cliënt opzoeken en de tijd bijhouden, is niet iets waar u graag mee bezig bent gedurende de dag. De NEXTcall module kan u hierbij assisteren. Al uw inkomende en uitgaande gesprekken zijn zichtbaar inclusief met welke relatie u heeft gesproken. Daarnaast wordt ook het telefoonnummer (intern en extern) en de tijdsduur van het gesprek getoond.

Vanuit Uren | Communicatie kunt u eenvoudig deze telefoongesprekken verwerken in het tijdschrijven. De telefoniekoppeling correspondeert dan ook met de relatiekaarten van NEXTassyst. Wanneer een relatie inclusief telefoonnummer bekend is dan wordt diegene zichtbaar wanneer hij telefonisch contact opneemt.

Deze optie zit niet standaard in NEXTassyst, maar hier kunt u als kantoor voor kiezen. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met onze collega Boi (06-4483039 | boithomasse@NEXTlegal.nl).

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training. Deze kan ook prima online via Zoom of Teams gegeven worden en biedt een ideale mogelijkheid om in deze tijd de werkprocessen verder te optimaliseren!