Superhandig: de notariële ID-check onderweg uitvoeren

Een interview met Ellens & Lentze over de koppeling tussen XpertID en NEXTassyst


Restport, de leverancier van XpertID, en NEXTlegal bundelden hun krachten na een gouden tip van notaris Michaël Lentze van Ellens & Lentze. Het resultaat? In eerste instantie een naadloze koppeling tussen de WID-scanner en NEXTassyst en vervolgens als extra de XpertID app voor identificatie op locatie. Hiermee worden personen op locatie geïdentificeerd en de gegevens direct opgeslagen in het juiste cliëntdossier. We spreken met Michaël, de initiator achter deze koppeling, die inmiddels al bij diverse kantoren in gebruik is.


Efficiëntie in legalisaties, waar je ook bent
De WID-scanner op kantoor en de XpertID-app voor onderweg zijn ontworpen om legalisaties uit te voeren. Zoals Michaël uitlegt: “Het is om te controleren of Pietje wel is wie hij zegt dat hij is.” De app leest, net als de scanner op kantoor, de NFC-chip uit met bijna dezelfde techniek en nauwkeurigheid. “Het vult onze werkzaamheden op kantoor perfect aan, maar nu ook onderweg,” voegt Michaël toe.

Koppeling als essentiële eis om dubbel werk te voorkomen
Sinds 2008 maakt Ellens & Lentze gebruik van NEXTassyst. Toen dit kantoor voor het eerst de oplossing zag, sprak vooral de focus op ontwikkeling en veilig werken in de cloud hen aan. “We waren op zoek naar een partner die met ons meegroeide, en dat doen ze nog steeds,” legt Michaël uit. Toen hij later de leverancier Restport ontdekte, was hij direct gecharmeerd van de ID-controle-oplossing, maar stelde hij wel een eis: een naadloze koppeling met hun dossiers in NEXTassyst, zodat gegevens automatisch op de juiste klantkaart worden opgeslagen. “Alleen een controle is niet genoeg. Het handmatig overnemen van gegevens in het dossier kost tijd en leidt tot dubbel werk. Gelukkig stond Restport open voor onze suggestie,” merkt Michaël op.

Michaël vertelt dat de koppeling snel werd gerealiseerd. ‘Binnen een mum van tijd konden we een pilot draaien.” Inmiddels draait deze koppeling al lang niet meer bij alleen dit Haagse kantoor. Na een succesvolle oplevering bij Ellens & Lentze, volgden later meerdere kantoren. Inmiddels is deze gouden combinatie niet meer weg te denken in het notariaat.

Werking in de praktijk
Voorheen maakte het kantoor kopieën van ID’s, maar het beoordelen van de echtheid was een uitdaging. “We zien hier in Den Haag zoveel nationaliteiten; een Nederlandse ID beoordelen is één ding, maar andere identiteitsbewijzen kunnen lastiger zijn,” legt Michaël uit. Met de fysieke scanner, en nu dus ook met de app van Restport, worden de gegevens uitgelezen en vergeleken met het fysieke exemplaar, waarna ze automatisch worden opgeslagen in het juiste cliëntdossier in NEXT. “Dit bespaart tijd en verzekert ons van nauwkeurige en veilige archivering,” voegt hij toe. “Wat extra fijn is, is dat het systeem -bijvoorbeeld in het geval van een Poolse ID, afgegeven in 2019 – checkt of het overeenkomt met het format van Poolse ID-bewijzen uit 2019. Vervolgens checkt de VIS-koppeling in Assyst ook of deze niet als gestolen of vermist staat geregistreerd.”

Gemak onderweg, nauwkeurigheid op kantoor
De XpertID-app, die op zowel iOS als op Android telefoons werkt, biedt niet alleen gemak onderweg, maar zorgt ook voor een naadloze synchronisatie met NEXTassyst. Alle gescande gegevens blijven binnen het kantoor en worden niet gedeeld met derde partijen. “De app vervangt niet de WID-scanner op kantoor, maar vult deze aan,” benadrukt Michaël.

“Door de app op onze telefoon identificeren we cliënten ook als we hen thuis bezoeken. De gegevens staan vervolgens direct in het juiste dossier. Zodra wij onze telefoon er voor de app bij pakken, geeft dat ook direct mooie gespreksstof. Een mooie manier om te laten zien dat het notariaat verre van stoffig is, zoals helaas nog steeds wel eens wordt gedacht. We zijn een van de beroepsgroepen die het sterkst zijn gedigitaliseerd en deze handige koppeling is daarvan een mooi voorbeeld.”

Ook aan de slag met XpertID?

Heeft u vragen over de XpertID App of wilt u direct aan de slag? Neem dan contact op met onze servicedesk. Vul onderstaand contactformulier in of neem telefonisch contact met ons op via 088 20 34 320. Wij staan klaar om u op weg te helpen.