Geplaatst op

Van lappendeken naar 4-seizoenen dekbed

Het principe van een lappendeken is simpel. U pakt verschillende stukken stof die allemaal een andere functie hadden, naait ze aan elkaar en u heeft een deken. Al die stukken stof waren op zichzelf prima, maar nu moeten ze opeens gaan samenwerken met andere stukken stof. Het irritante is dan ook dat als je er onder gaat liggen dat al die stoffen net even anders aanvoelen, een andere dikte hebben, niet even groot zijn en de naden op den duur toch zwakke plekken worden. Nee, dan liever een 4-seizoenen dekbed, een alles-in-een oplossing.

U zult wel denken, is dit nou een stuk voor beddenwinkels in plaats van voor advocaten? Toch durf ik te stellen dat deze analogie voor u relevant is. Want als het gaat om kantoorsoftware zie ik veel advocatenkantoren kiezen voor lappendekens in plaats van 4-seizoenen dekbedden.

Gescheurde naden en rafelrandjes
Bij Trivium Software geloven wij dat een geïntegreerde oplossing het beste werkt voor advocatenkantoren. In NEXTmatters bundelen we alle kernfunctionaliteiten die een advocaat en het ondersteunend personeel nodig hebben (tijdschrijven, dossiers, DMS, administratie etc.) in één applicatie. Daardoor sluit alles naadloos op elkaar aan, en reduceren we bovendien het aantal muisklikken en schermwissels drastisch.

In de praktijk kost al dat rondklikken door de lappendeken stiekem een hoop tijd. Want ook al koppelt bijvoorbeeld die urenschrijftool alles onderwater aan de administratie, het is vervelend als het dossier waar het over gaat weer in een ander scherm draait. En ook koppelen niet zomaar alle applicaties met elkaar, waardoor u gescheurde naden en rafelrandjes in uw lappendeken van applicaties krijgt.

Vingerwijzen
Het gebruik van meer dan één applicatie is overigens geen ramp. Wij zien ook dat er soms specifieke functionaliteiten zijn waar één applicatie zó goed in is dat het de moeite waard is deze los te gebruiken. Maar op het moment dat de lappendeken te groot wordt loopt u het risico dat applicaties soms even niet zo lekker willen samenwerken. Wie dan de veroorzaker, maar nog belangrijker de oplosser van het probleem moet zijn, eindigt dan vaak in vingerwijzen. Met u als klant in het midden.

Mijn advies: kies voor een compleet en geïntegreerd pakket voor maximale efficiëntie op uw kantoor en in de samenwerking met uw softwareleverancier. En als u dan toch koude voeten krijgt zijn wij echt de kwaadste niet om te helpen een extra functioneel plaidje te helpen neerleggen over uw 4-seizoenen dekbed.

Ben van Hengstum

Geplaatst op

Het dossier compleet

Martin Duijs – Dagelijks voer ik gesprekken met kantoren. Met bestaande klanten over hoe het gaat en wat er beter kan, en met nieuwe klanten, die zich voorbereiden op de overgang naar NEXTassyst.

De belangrijkste algemene deler tijdens deze gesprekken is en blijft de uitdaging om te zorgen voor een correcte en complete dossiervorming. In deze tijd waarin je dagelijks een overload aan informatie/data krijgt voorgeschoteld, is dit een grote uitdaging.

Het dossier bewijst zichzelf
Bij Devoon hebben wij een credo dat heet: het dossier bewijst zichzelf. Om kantoren te helpen met hun dossiervorming zorgen we er stap voor stap voor dat onze klanten hun dossier met NEXTassyst vrijwel automatisch volledig op orde hebben. En we merken dat dit door (nieuwe) klanten zeer wordt gewaardeerd.

In een van de gesprekken met klanten werd een suggestie gedaan om het proces van dossiervorming nog verder te optimaliseren. Net als ondergetekende vinden de meeste juristen het nog steeds prettig en menselijker een pen ter hand te nemen tijdens een gesprek in plaats van een toetsenbord. Mede door haar suggestie zitten we nu in een testfase om geschreven notities als vanzelf op te laten nemen in het dossier. Scheelt weer veel gedoe met de beruchte ‘geeltjes’ en losse papiertjes.

Informatie overload
Een andere klant deelde een van zijn redenen om de stap te zetten naar NEXTassyst. Het kwam er in het kort op neer dat hij grote moeite had met de (te) grote hoeveelheid informatie die hij tegenwoordig te verwerken heeft. Hij zei dat hij daardoor soms vitale informatie over het hoofd zag of kwijtraakte. Naar zijn mening was dat grotendeels de schuld van ICT!

Als ICT-er trek ik me dat toch wel erg aan. Het doel van wat we bij Devoon met NEXTassyst doen, is juist het leven voor hem gemakkelijker en prettiger maken! De man heeft – los van mijn herinnering aan de gigantische papieren chaos en zoektochten van weleer – wel een punt.

Op basis van de hoeveelheid (non-)informatie die u en ik tegenwoordig ontvangen, kun je zonder de juiste hulpmiddelen bijna spreken van een dagtaak om alles tot je te nemen en op de juiste wijze af te handelen. Denk bijvoorbeeld aan e-mail, social media jurisprudentie, wetteksten, stukken van derden en – zelfs anno 2019 – faxberichten.

Toegankelijk en gestructureerd
Bij Devoon weten we dat snel toegang tot relevante informatie belangrijk is en we begrijpen dat dit voor een jurist van levensbelang is. Dat is ook de reden dat we met onze software er alles aan doen om ervoor te zorgen dat alle nuttige informatie bijna als vanzelf geplaatst wordt op de juiste (en logische) plaats. Dat zorgt ervoor dat alle informatie gerelateerd aan dossiers of relaties direct gevonden wordt en er adequaat gereageerd kan worden.

Jammer dat ik daar tijdens mijn notariële loopbaan niet over kon beschikken. Dat had me een hoop tijd en veel stress gescheeld. Gelukkig kan ik de man met wie ik het gesprek voerde wél helpen, zodat hij zijn handen vrij heeft om te doen waar hij goed in is en wat hij leuk vindt.

Neem contact op met mij of mijn collega’s. Waarschijnlijk kunnen we u ook met uw informatiestroom helpen om meer rust, gemak en tijd te hebben binnen de hectiek die het huidige notariaat kenmerkt.

Martin Duijs
06 14726397
martinduijs@NEXTlegal.nl