Geplaatst op

Uit elkaar gaan. En nu?

“Artikel 1:151 BW: Echtscheiding wordt op verzoek van één der echtgenoten uitgesproken, indien het huwelijk duurzaam ontwricht is.”

Uit elkaar gaan is nooit leuk, maar soms wel noodzakelijk als het huwelijk duurzaam ontwricht is. Er is sprake van duurzame ontwrichting als de verhoudingen zo slecht zijn dat het niet langer mogelijk is nog bij elkaar te blijven.

Ook op zakelijk gebied kan hier sprake van zijn. Zo komt het regelmatig voor dat notaris-partners uit elkaar gaan. Net als bij een ‘echte’ scheiding zal het een en ander verdeeld moeten worden. Maar hoe zit het dan met de softwarematige inboedel?

Verdeling: wat gaat naar wie?
Krijgen beide partners een volledige kopie van de database en bijbehorende bestanden of volgt daadwerkelijk een verdeling van de (digitale) spullen en zal er dus gesplitst moeten worden?

Wanneer er door partners gekozen wordt voor splitsing is er veel waar men rekening mee moet houden. Er moet worden bepaald wie welk dossier met de bijbehorende gegevens en documenten meekrijgt.

Het meest zuivere uitgangspunt is het protocolnummer van de desbetreffende notaris. Alle akten gepasseerd in het protocol van één van de partners en zijn eventuele voorgangers moeten mee met die betreffende partner. De notaris is namelijk verantwoordelijk voor zijn protocol en de toegang daartoe. Vaak zal het betrokken dossier waar deze akte in is gemaakt dan ook behoren bij die betreffende partner.

Aandachtspunten
Het protocolnummer van de desbetreffende notaris is een goed uitgangspunt. Er zijn echter uitzonderingen denkbaar waar partners overeenstemming over moeten hebben. Bijvoorbeeld:

  1. Dossiers waar de ene partner als notaris aan is gekoppeld (hierna: dossiernotaris) en het hele dossier heeft behandeld, maar waarin de akten zijn gepasseerd in het protocol van de andere partner;
  2. Dossiers waarbij een van de partners boedelnotaris is, maar waarbij de andere partner tot executeur is benoemd;
  3. Adviesdossiers waarbij geen akten zijn gepasseerd;
  4. Hele oude dossiers waarbij er geen dossiernotaris bekend is, maar een van de notarissen als behandelaar is gekoppeld;
  5. Dossiers waar geen dossiernotaris bekend is, maar slechts een behandelaar (niet zijnde een van de partners).

 

Praktische zaken
Naast de verdeling van de (digitale) spullen zijn er nog andere praktische zaken waar over nagedacht moet worden.

Zo moet er bijvoorbeeld iets gebeuren met lopende ECH zaken van afgesplitste dossiers. Deze lopen via een kantoorcertificaat. Deze zaken kunnen dus niet zomaar worden afgerond bij het nieuwe kantoor van de vertrokken partner.

De vertrekkende notaris die een eigen kantoor begint zal daarnaast voor diverse koppelingen nieuwe accounts moeten aanvragen. Deze koppelingen met derden zijn vaak kantoor afhankelijk.

Daarnaast is het verstandig de juiste instanties (denk aan Kadaster, KNB, Rechtspraak, KvK e.d.) op de hoogte te brengen van de nieuwe situatie.

Consensus
Het voorgaande is slechts het topje van de ijsberg waar u als notaris/partners rekening mee moet houden als u uit elkaar gaat.

Maar, het allerbelangrijkste is dat beide partijen schriftelijke overeenstemming hebben bereikt. Het komt voor dat dit al besloten is in een vaststellingsovereenkomst. Helaas zijn er ook genoeg voorbeelden van vage afspraken waarbij de partners er verschillende interpretaties op nahouden. Dit kost vaak extra tijd, geld, frustratie en energie. U wilt immers zo goed en snel mogelijk van elkaar af.

Onze ervaring is dat partijen beter (te) gedetailleerd over punten overeenstemming kunnen hebben dan slechts globale afspraken te hebben gemaakt. Er moet zo min mogelijk ruimte voor toekomstige discussie overblijven.  We merken dat de keuze om uit elkaar te gaan in eerste instantie aimabel gemaakt wordt, de verschillen van inzicht komen vaak pas later (en venijnig) naar boven.

Bij NEXTlegal vragen wij bij iedere vorm van onduidelijkheid om bevestiging of verduidelijking aan beide partijen. Pas nadat partijen het er over eens zijn en wij daar schriftelijk op de hoogte van zijn gesteld zullen wij verder gaan met ons gedeelte van de splitsing.

Ervaring
Net als bij scheidingen tussen echtelieden zien wij de afgelopen jaren een toename van scheidingen op zakelijk vlak (gelukkig hebben wij ook voorbeelden van het tegenovergestelde, samenvoegingen).

Gelukkig hebben wij iedere vorm van splitsing inmiddels al een keer uitgevoerd en tot een goede afronding gebracht. Daarbij weten we dat de onderlinge verhoudingen vaak gevoelig zijn zodat we daar rekening mee kunnen houden.

Wanneer wij worden benaderd om een splitsing te verzorgen zullen wij van te voren alles met de betreffende partijen correct afstemmen. Voordat de werkzaamheden beginnen moet men namelijk volledig op de hoogte zijn van de gevolgen van bepaalde afspraken.

Het gaat dan niet alleen om NEXTassyst. Wij zullen ook – waar nodig –  adviseren en begeleiden in andere zaken zoals afstemming met de systeembeheerder en hoe hiermee om te gaan in het boekhouding programma.

Er komt veel op u af tijdens zo’n scheiding. U gaat misschien uit elkaar, maar gelukkig staat u er niet alleen voor. Wij helpen u graag om op een nette manier uit elkaar te gaan.

Heeft u vragen of wilt u meer weten? Mail mij dan op jeroenlamberts@NEXTlegal.nl of bel naar 088 20 34 320.

Jeroen Lamberts
Consultant

Geplaatst op

Tips & trucs deel 13

Tips en trucs deel 13 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs. In deze editie tips over:

  • Aanmaken rechtspersonen via de Kamer van Koophandel koppeling
  • Zoeknaam opgeslagen e-mails
  • Zoeksleutels opslaan bij documenten
  • Controlerapporten t.b.v. facturatie in NEXTmatters
  • Zoeken naar recente dossiers


1. Aanmaken rechtspersonen via de KvK koppeling
Bij het invoeren van data binnen een applicatie kan het altijd gebeuren dat er typefouten gemaakt worden of bepaalde informatie wordt vergeten om in te voeren. Dit kunnen eenvoudige zaken zijn als een typefout in de naam of btw nummer maar ook fouten die een grotere impact kunnen hebben zoals in de adressen van een relatie.

Zo kan het gebeuren dat correspondentie niet juist aankomt of op een later moment dan wenselijk was. Ook kan het hierdoor gebeuren dat facturen langer onbetaald blijven dan noodzakelijk was. Om menselijke fouten te minimaliseren koppelt NEXTmatters met de Kamer van Koophandel. Door middel van deze koppeling kunnen rechtspersonen via hun inschrijving bij de KvK gevonden worden en vanuit de gevonden informatie direct worden aangemaakt in NEXTmatters. De informatie die vastgelegd is bij de KvK is gecontroleerd en dus correct. Fouten in het aanmaken van relaties wordt hiermee dus geminimaliseerd.

Naast het voordeel van het eenvoudig aanmaken van relaties heeft dit ook als voordeel dat het uittreksel van de KvK direct wordt opgeslagen bij de relatie en tevens het insolventieregister gecontroleerd wordt. Het aanmaken van een relatie via de KvK koppeling doet u via de knop ‘Diensten’ die zich rechtsboven in het scherm bevindt (zie schermafbeelding).

 

 

 

 

2. Zoeknaam opgeslagen e-mails
Iedereen heeft wel eens van die e-mailconversaties waarbij u op een dag meerdere e-mailberichten met een cliënt uitwisselt. Deze e-mailberichten worden in NEXTmatters chronologisch opgeslagen zodat uw digitale dossier altijd volledig op orde is.

Maar hoe meer e-mails er in het dossier worden opgeslagen, hoe lastiger het kan zijn om juist die ene belangrijke email terug te vinden. Alle e-mailberichten worden immers met hetzelfde onderwerp opgeslagen, maar in één van die e-mails zit net die belangrijke afspraak, toezegging of financiële afhandeling.

In NEXTmatters is het mogelijk om het onderwerp van een e-mail aan te passen zodat u deze eenvoudig terug kunt vinden. Wanneer u binnen het DMS bij de correspondentie een e-mailbericht geselecteerd hebt, kunt u onderin het scherm bij de preview van het e-mailbericht het onderwerp selecteren met de muis en aanpassen. Dit zorgt ervoor dat deze aangepaste omschrijving wordt opgeslagen in de NEXTmatters database en deze e-mail terug te vinden is via de originele naam van het onderwerp maar ook via het door u aangepaste onderwerp.

 

 

 

 

3. Zoeksleutels opslaan bij documenten
Na ellenlang zoeken eindelijk die ene jurisprudentie uit het verleden gevonden in een oud dossier? Met NEXTmatters kunt u dit eenvoudig voorkomen. Aan ieder gemaakt document binnen NEXTmatters is het mogelijk om sleutelwoorden te koppelen. Door middel van deze sleutelwoorden – ook wel tags genoemd – kunt u eenvoudig relevante documenten terugvinden door het koppelen van zoeksleutels.

Wanneer u een document selecteert in het DMS kunt u onderin het scherm in het veld ‘Zoeksleutels’ termen opgeven. Als u vervolgens gebruik maakt van de NEXTsearch functionaliteit, kunt u door het gebruiken van deze zoektermen de gewenste documenten terugvinden.

 

 

 


4. Controlerapporten t.b.v. facturatie in NEXTmatters
Binnen NEXTmatters zijn er rapporten beschikbaar die nuttig zijn om te controleren alvorens u gaat beginnen met de (maandelijkse) facturatie. Deze rapporten kunnen u helpen om efficiënter uw OHW (onderhanden werk) te factureren.

U kunt onder andere gebruik maken van de volgende rapporten:

  1. Dossiers zonder debiteur (Dossiers > Lijst > Afdrukken)
  2. Verschotten inkoop per dossier, niet in declaratie opgenomen (Declareren > Afdrukken)

Binnen de NEXTcontroller zijn er nog andere rapporten die nuttig kunnen zijn ten behoeve van de facturatie. Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op met onze specialisten.

5. Zoeken naar recente dossiers
Bent u op zoek naar een dossier waarin u eerder vandaag of enkele dagen terug gewerkt heeft? U kunt dat natuurlijk doen door gebruik te maken van de zoekfunctie in NEXTmatters (F11) en de naam van het dossier in te voeren.

Naast F11 kunt u dossiers waarin u recent heeft gewerkt ook snel terugvinden van de knoppen ‘Recent’ of ‘Vandaag’. De kans is groot dat het dossier wat u zoek daar tussenstaat. Deze methodiek van zoeken werkt overal waarbij u een dossier zoekt, zoals bijvoorbeeld bij het factureren, het aanmaken van taken enzovoort.

 

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Is de Kruidvat notarisservice de doodsteek voor het imago van de notaris?

Niemand die in het notariaat werkt zal dit gemist hebben: afgelopen week startte het Kruidvat – in samenwerking met online platform Ligo – met een eigen notarisservice. Na de HEMA is het Kruidvat nu de tweede grote retailer die zich mengt tussen de aanbieders van (online) notarisdiensten.

Veel notarissen hebben publiekelijk hun mening geuit over de Kruidvat notarisservice. Veelal was deze negatief. Een begrijpelijke en logische reactie, maar het versterkt alleen maar het negatieve imago bij de consument dat de notaris een graaier is die zich afzet tegen prijsaanbieders. Maar hoe moet je dan reageren?

Wat is imago en hoe wordt deze bepaald?
Het imago van een product, persoon of organisatie is de beeldvorming die het bij de consument oproept. Hoe wordt een positief/negatief imago bepaald? Door 5 ingrediënten:

 

  • Zichtbaarheid
  • Authenticiteit
  • Onderscheidenheid
  • Transparantie
  • Consistentie


Imago is King
Van oudsher had de notaris een uitstekend imago. Hij was (veelal) iemand naar wie je opkeek. Als de notaris zei dat het A was, dan was het ook A. De tarieven lagen vast en hadden daarom weinig invloed op het imago.

Met het vrijgeven van de tarieven/de markt en de komst van het internet veranderde het imago van de notaris. Waar je vroeger als consument een encyclopedie moest raadplegen als je iets wilde weten, check je nu bijvoorbeeld Wikipedia of Youtube. Vroeger ging je direct naar de huisarts als je ergens last van had en vertelde hij of zij wat eraan mankeerde. Het eerste wat je nu doet als je ergens last van hebt is Googelen. Consumenten beschikken over veel meer informatie dan vroeger en zijn mede hierdoor een stuk mondiger en wijzer geworden.

Door het vrijgeven van de prijzen en de markt veranderde het speelveld. Dit begon met de intrede van De Goedkoopste Notaris. Al in 2007 (ver voor de HEMA notarisservice) begon Doe Het zelf Notaris al met een online notarisservice en vanaf 2013 durfde ook de grote retailers het aan om zich met notarisdiensten te gaan bemoeien.

Mede door deze veranderingen is het van oudsher sterke imago van de notaris afgebrokkeld. Consumenten geloven niet zomaar meer wat de notaris zegt. Daarnaast zijn veel consumenten ervan overtuigd dat de notaris niets anders doet dan standaardaktes verkopen voor heel veel geld. En voor een deel zijn het natuurlijk ook standaardaktes. Maar voor een groot deel ook niet, zeker niet op het gebied van familierecht. Maar dat imago heeft de notaris inmiddels wel.

Uitdaging
De notaris heeft als beroepsgroep een uitdaging op dit vlak. Zeker als het gaat om zichtbaarheid, onderscheidenheid en transparantie. Dit is nu al van belang, maar is essentieel als er een moment komt dat consumenten voor notarisdiensten niet meer per se naar de notaris hoeven, maar ook voor een andere aanbieder kunnen kiezen. Als je wacht tot het moment dat de consument niet meer verplicht naar de notaris hoeft, dan is het te laat.

Waardecreatie bij life events
De uitdaging is om als beroepsgroep te zorgen voor een betere zichtbaarheid, onderscheidenheid en transparantie. Om ervoor te zorgen dat het imago van notaris weer positief wordt. Dit zit in veel facetten, maar het afgeven op initiatieven zoals de Kruidvat notarisservice draagt niet bij aan een positieve beeldvorming bij consumenten. Natuurlijk is de Kruidvat notarisservice niet de doodsteek voor het imago van de notaris. Maar de beeldvorming – en de versterking daarvan door de negatieve reacties – draagt zeker niet bij aan het imago.

Het zou goed zijn om externen van buiten de beroepsgroep te laten vertellen wat het belang is van maatwerk. Zelf ben je niet geloofwaardig, zeker niet na het verliezen van een rechtszaak. De beroepsgroep moet werken aan de zichtbaarheid van hun maatschappelijke relevantie. Laat consumenten aan het woord die het effect van maatwerk hebben ondervonden.

De notaris heeft een prachtberoep en een grote toegevoegde waarde voor consumenten bij belangrijke momenten (life events) in hun leven. Deze toegevoegde waarde kunnen we alleen met elkaar zichtbaar maken. Van ‘documentopstellers’ naar waardecreatie bij life events.

Gertjan de Gans