Geplaatst op

Tips & trucs deel 17

Tips en trucs deel 17 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen handige tips & trucs. In editie zeventien tips over:

  • Factureren met iDeal betaallink
  • Agenda loskoppelen
  • NEXTportal: meerdere bijlage tegelijk opslaan door middel van rechtermuisknop
  • Controlerapporten
  • Backoffice medewerker/vestiging


Factureren met iDeal betaallink
Uit onderzoek, in opdracht van MKB Belangen, blijkt dat de inzet van iDEAL betaalmogelijkheden ervoor zorgt dat klanten veel eerder overgaan tot het voldoen van de facturen dan wanneer een factuur zonder iDEAL betaallink wordt verzonden.

Van particuliere klanten betaalt bijna 40% de factuur nog dezelfde dag en voor klanten uit het MKB segment betreft dit bijna 25%. Ter vergelijking: van facturen die geen iDEAL betaallink bevatten, wordt nog geen 5% binnen één dag betaald.

Mogelijkheden NEXTassyst
Met NEXTassyst kunt u uw digitale facturen sturen inclusief iDEAL link en zo profiteren van snellere betaling. De link wordt toegevoegd aan de factuur en bevat direct het juiste bedrag en het debiteur- factuurnummer. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger niets handmatig in hoeft te voeren, wat fouten voorkomt, en de ontvangst altijd correct geboekt wordt.

Ook profiteren van deze functie?
Wilt u ook gebruiken maken van het versturen van digitale facturen inclusief iDEAL link? Wij helpen u graag om NEXTassyst hiervoor in te richten. Neem direct contact op met een van onze consultants en profiteer ook van deze iDEAL mogelijkheid.

Agenda loskoppelen
In principe is alles in NEXTassyst te bedienen vanuit één scherm. U kunt dus niet meerdere schermen van NEXTassyst naast elkaar openen. Er zijn echter een paar uitzonderingen waaronder de agenda. Als u in de agenda onder de opties klikt op het meest rechter icoontje (met het plusje), dan kunt u de agenda loskoppelen van uw NEXTassyst scherm (in een apart venster).

 

Met deze functie kunt u de agenda op hetzelfde scherm als waar NEXTassyst geactiveerd is, minimaliseren of bij gebruik van meerdere beeldschermen de agenda op een ander beeldscherm plaatsen. De agenda wordt om de paar minuten ververst (wat u zelf instelt) dus u kunt de agenda de hele dag open laten staan.

NEXTportal: meerdere bijlage tegelijk opslaan door middel van rechtermuisknop
Op uw homescherm vindt u onder ‘Dossier online’ alle berichtenverkeer van dossiers die zijn gepubliceerd in de NEXTportal. Onder het kopje ‘inkomende berichten’ worden alle berichten getoond die een cliënt verstuurd heeft vanuit de NEXTportal. De inhoud van een bericht wordt onderin het scherm weergegeven.

Indien een bericht bijlage(n) bevat dan zal aan de begin van de regel een paperclip zichtbaar zijn. Door te klikken op de paperclip, rechtermuis op het bericht of rechts onderin bij “bijlagen opslaan”, kunt u direct één of meerdere documenten tegelijk opslaan en eventueel ook direct de bestandsnaam wijzigen. De keuze wordt eerst getoond of de documenten op dossier- of relatieniveau opgeslagen moet worden.

Controlerapporten
Binnen NEXTassyst zijn er rapporten beschikbaar die nuttig zijn om te controleren alvorens u gaat beginnen met de facturatie. Deze rapporten kunnen u helpen om efficiënter uw OHW (onderhanden werk) te factureren.

U kunt onder andere gebruik maken van de volgende rapporten:

  1. Dossiers zonder debiteur (Dossiers > Lijst > Afdrukken)
  2. Verschotten inkoop per dossier, niet in declaratie opgenomen (Nota’s > Afdrukken)

 

Binnen de NEXTcontroller zijn er nog andere rapporten die nuttig kunnen zijn ten behoeve van de facturatie. Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op met onze specialisten.

Backoffice medewerker/vestiging
NEXTassyst biedt u als kantoor de mogelijkheid om personen of een vestiging aan te merken als backoffice.

Personen als ‘backoffice’ aanmerken
U kunt onder privileges in P&O een medewerker aanmerken als ‘backoffice’. Deze functie kan worden gebruikt als u samenwerkt met backoffice organisaties zoals de Nationale Notaris. Als de medewerker is aangemerkt als ‘backoffice’, dan wordt ervoor gezorgd dat die medewerker alleen die dossiers kan zien waar hij/zij als behandelaar aan is gekoppeld. De overige dossiers en gerelateerde zaken (repertorium enzovoorts) worden dan niet getoond.

Vestiging aanmerken als ‘backoffice vestiging’.
In NEXTassyst kunt u werken met meerdere vestigingen. NEXTassyst biedt de mogelijkheid om een hele vestiging aan te merken als ‘backoffice’. Het principe is hetzelfde als bij het aanmerken van een medewerker als backoffice.

Alle medewerkers die gekoppeld zijn aan deze ‘backoffice vestiging’ kunnen alleen de dossiers zien die horen bij deze vestiging. Alle zaken die aan de andere vestiging(en) is/zijn gekoppeld zijn voor deze medewerkers niet zichtbaar.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training

Geplaatst op

De toekomst van de digitale (notariële) akte

Het zal u ongetwijfeld niet zijn ontgaan. De Europese Unie heeft bepaald dat vanaf volgend jaar (1 augustus 2021) een BV volledig digitaal moet kunnen worden opgericht. Het proces van het oprichten van een BV kan volgens de Europese Unie – door toepassing van digitale hulpmiddelen – namelijk eenvoudiger, sneller en goedkoper.

Update: omdat de Nederlandse wetgever nog niet klaar is wordt de mogelijkheid tot het online oprichten van een BV uitgesteld met een aantal maanden, maximaal een jaar.

Vanaf 1 augustus volgend jaar hoef je voor de oprichting van een BV dus niet meer fysiek langs te komen. Dit betekent dat je niet langer fysiek aanwezig hoeft te zijn in het land waar je een BV wilt oprichten.

Alhoewel we in Nederland al veel gedigitaliseerd hebben, waren we nog niet toe aan het digitaal oprichten van BV’s e.d. Dit terwijl in Estland inwoners al ruim tien jaar digitaal een onderneming kunnen oprichten. Er is derhalve werk aan de winkel! Maar hoe zit het nu precies met dat hele digitaal ondertekenen van documenten en – straks – notariële akten?

Europees gebruik digitale handtekening (e-IDAS verordening)
Sinds 23 juli 2014 bestaat de Europese verordening (EU) nr. 910/2014 – beter bekend als de e-IDAS-verordening – die betrekking heeft op het gebruik van de digitale handtekening. Deze verordening borgt dat in alle landen van de Europese Unie dezelfde wetgeving ten aanzien van elektronische handtekeningen geldt en dat alle EU landen elkaars elektronische handtekeningen erkennen.

Het is ieder EU land wel toegestaan om hierop eigen aanvullende wetgeving toe te passen. In Nederland is dat de wet elektronische handtekening. De Europese eIDAS-verordening is op 29 september 2018 ingegaan.

Wat is eIDAS?
eIDAS staat voor ‘Electronic Identities And Trust Services’. Met eIDAS hebben de Europese lidstaten afspraken gemaakt om dezelfde begrippen, betrouwbaarheidsniveaus en onderlinge digitale infrastructuur te gebruiken. Een onderdeel van de verordening is het grensoverschrijdend gebruik van Europees erkende inlogmiddelen. Dit kan alleen met een betrouwbare online identiteitscheck aan de voordeur.

Betrouwbaarheidsniveaus: het STORK-raamwerk
Voortvloeiend uit de eIDAS-verordening is het STORK-raamwerk. Dit is een raamwerk wat is ontwikkeld om op Europees niveau identificatie- en authenticatiemiddelen te kunnen vergelijken en zo vast te kunnen stellen met welk middel uit het ene land een dienst in een ander land afgenomen kan worden.

In dit raamwerk variëren de betrouwbaarheidsniveaus van Level 1 tot en met level 4, waarbij level 4 het hoogste betrouwbaarheidsniveau is.

Niveau                                                 Voorbeelden van inlogmethodes

Level 1                                                  Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord

Level 2: laag                                      DigiD

Level 3: substantieel                    iDIN

Level 4: hoog                                    Persoons- en Organisatie gebonden PKI-                                                                                   certificaten

Het was mooi geweest als er een level in het leven was geroepen speciaal voor het ondertekenen van notariële akten. Helaas is dat niet het geval. Level 4 is het hoogste level voor het ondertekenen van documenten en dus ook (straks) voor het ondertekenen van notariële akten.

Soorten digitale handtekeningen
De Nederlandse wet volgt dus de Europese wet (eIDAS) en kent drie soorten digitale handtekeningen:

  • De gewone digitale handtekening
  • De geavanceerde digitale handtekening
  • De gekwalificeerde digitale handtekening

 

1. De gewone digitale handtekening
Een gewone (niet-gekwalificeerde) elektronische handtekening is een handtekening die gekoppeld is aan andere digitale gegevens, bijvoorbeeld een document of een e-mail. Deze gewone digitale handtekening wordt gebruikt om de identiteit van de ondertekenaar aan te geven. Echter heeft deze vorm van digitale handtekening weinig tot geen juridische waarde, omdat de werkelijke identiteit van de ondertekenaar niet is vast te stellen.

Bovendien is deze vorm van digitale handtekening makkelijk te vervalsen en is het mogelijk om achteraf wijzigingen aan te brengen aan de inhoud van het bijbehorende document. Een gewone digitale handtekening is bijvoorbeeld een gescande handgeschreven handtekening of een handtekening die met de muis wordt gemaakt (een zogenoemde muishandtekening).

2. De geavanceerde digitale handtekening
De geavanceerde digitale handtekening biedt, onder bepaalde voorwaarden, volledige rechtsgeldigheid voor te ondertekenen documenten. Een groot voordeel van de geavanceerde digitale handtekening ten opzichte van de gekwalificeerde digitale handtekening is, dat deze op een laagdrempelige wijze kan worden toegepast op de meeste te ondertekenen documenten, zonder hierbij afbreuk te doen aan de rechtsgeldigheid.

De geavanceerde digitale handtekening kan onder andere worden gebruikt voor het ondertekenen van koopovereenkomsten.

3. De gekwalificeerde digitale handtekening
De gekwalificeerde digitale of elektronische handtekening is gelijkgesteld aan de handgeschreven of natte handtekening. Deze heeft dan ook dezelfde juridische waarde. De gekwalificeerde elektronische handtekening wordt gezet met een gekwalificeerd persoonsgebonden PKI certificaat.

Deze digitale handtekening is vereist voor documenten met grote rechtsgevolgen, zoals bijvoorbeeld notariële akten en verzekeringspolissen.

PKI-certificaten
Als notaris of kandidaat notaris bent u ongetwijfeld bekend met fenomeen PKI-certificaten. Deze techniek wordt immers gebruikt bij het versturen van de akten naar het CDR en naar het Kadaster (de welbekende USB stick of smartcard).

PKI staat voor ‘public key infrastructure’. De overheid heeft deze infrastructuur laten opzetten volgens Nederlandse en Europese wetgeving. Burgers en bedrijven kunnen er gebruik van maken voor elektronische handtekeningen, elektronische authenticatie en betrouwbare, vertrouwelijke elektronische gegevensuitwisseling. Zowel onderling als met de overheid.

Met een PKI-certificaat beschik je dus over een gekwalificeerde digitale handtekening die voldoet aan het hoogste betrouwbaarheidsniveau.

Online oprichten BV
Terug naar het online oprichten van een BV. Nog minder dan een jaar tot het zover is. Het ministerie van Justitie en Veiligheid werkt samen met het ministerie van Economische Zaken en Klimaat aan een conceptwetsvoorstel ter implementatie.

Duidelijk is wel dat voor de identificatie van de oprichters van de BV wordt aangesloten bij de eIDAS-verordening. Dit betekent dat iedereen binnen de Europese Unie straks met een gekwalificeerde digitale handtekening (niveau hoog) straks digitaal een BV oprichten.

De grote vraag is: zijn we er klaar voor?

Bij NEXTlegal in ieder geval wel. Wij zullen er namelijk altijd voor zorgen dat wij onze software blijven innoveren en werken aan de softwareoplossing van de toekomst.