Uit elkaar gaan. En nu?

“Artikel 1:151 BW: Echtscheiding wordt op verzoek van één der echtgenoten uitgesproken, indien het huwelijk duurzaam ontwricht is.”

Uit elkaar gaan is nooit leuk, maar soms wel noodzakelijk als het huwelijk duurzaam ontwricht is. Er is sprake van duurzame ontwrichting als de verhoudingen zo slecht zijn dat het niet langer mogelijk is nog bij elkaar te blijven.

Ook op zakelijk gebied kan hier sprake van zijn. Zo komt het regelmatig voor dat notaris-partners uit elkaar gaan. Net als bij een ‘echte’ scheiding zal het een en ander verdeeld moeten worden. Maar hoe zit het dan met de softwarematige inboedel?

Verdeling: wat gaat naar wie?
Krijgen beide partners een volledige kopie van de database en bijbehorende bestanden of volgt daadwerkelijk een verdeling van de (digitale) spullen en zal er dus gesplitst moeten worden?

Wanneer er door partners gekozen wordt voor splitsing is er veel waar men rekening mee moet houden. Er moet worden bepaald wie welk dossier met de bijbehorende gegevens en documenten meekrijgt.

Het meest zuivere uitgangspunt is het protocolnummer van de desbetreffende notaris. Alle akten gepasseerd in het protocol van één van de partners en zijn eventuele voorgangers moeten mee met die betreffende partner. De notaris is namelijk verantwoordelijk voor zijn protocol en de toegang daartoe. Vaak zal het betrokken dossier waar deze akte in is gemaakt dan ook behoren bij die betreffende partner.

Aandachtspunten
Het protocolnummer van de desbetreffende notaris is een goed uitgangspunt. Er zijn echter uitzonderingen denkbaar waar partners overeenstemming over moeten hebben. Bijvoorbeeld:

1. Dossiers waar de ene partner als notaris aan is gekoppeld (hierna: dossiernotaris) en het hele dossier heeft behandeld, maar waarin de akten zijn gepasseerd in het protocol van de andere partner;
2. Dossiers waarbij een van de partners boedelnotaris is, maar waarbij de andere partner tot executeur is benoemd;
3. Adviesdossiers waarbij geen akten zijn gepasseerd;
4. Hele oude dossiers waarbij er geen dossiernotaris bekend is, maar een van de notarissen als behandelaar is gekoppeld;
5. Dossiers waar geen dossiernotaris bekend is, maar slechts een behandelaar (niet zijnde een van de partners).

Praktische zaken
Naast de verdeling van de (digitale) spullen zijn er nog andere praktische zaken waar over nagedacht moet worden.

Zo moet er bijvoorbeeld iets gebeuren met lopende ECH zaken van afgesplitste dossiers. Deze lopen via een kantoorcertificaat. Deze zaken kunnen dus niet zomaar worden afgerond bij het nieuwe kantoor van de vertrokken partner.

De vertrekkende notaris die een eigen kantoor begint zal daarnaast voor diverse koppelingen nieuwe accounts moeten aanvragen. Deze koppelingen met derden zijn vaak kantoor afhankelijk.

Daarnaast is het verstandig de juiste instanties (denk aan Kadaster, KNB, Rechtspraak, KvK e.d.) op de hoogte te brengen van de nieuwe situatie.

Consensus
Het voorgaande is slechts het topje van de ijsberg waar u als notaris/partners rekening mee moet houden als u uit elkaar gaat.

Maar, het allerbelangrijkste is dat beide partijen schriftelijke overeenstemming hebben bereikt. Het komt voor dat dit al besloten is in een vaststellingsovereenkomst. Helaas zijn er ook genoeg voorbeelden van vage afspraken waarbij de partners er verschillende interpretaties op nahouden. Dit kost vaak extra tijd, geld, frustratie en energie. U wilt immers zo goed en snel mogelijk van elkaar af.

Onze ervaring is dat partijen beter (te) gedetailleerd over punten overeenstemming kunnen hebben dan slechts globale afspraken te hebben gemaakt. Er moet zo min mogelijk ruimte voor toekomstige discussie overblijven.  We merken dat de keuze om uit elkaar te gaan in eerste instantie aimabel gemaakt wordt, de verschillen van inzicht komen vaak pas later (en venijnig) naar boven.

Bij NEXTlegal vragen wij bij iedere vorm van onduidelijkheid om bevestiging of verduidelijking aan beide partijen. Pas nadat partijen het er over eens zijn en wij daar schriftelijk op de hoogte van zijn gesteld zullen wij verder gaan met ons gedeelte van de splitsing.

Ervaring
Net als bij scheidingen tussen echtelieden zien wij de afgelopen jaren een toename van scheidingen op zakelijk vlak (gelukkig hebben wij ook voorbeelden van het tegenovergestelde, samenvoegingen).

Gelukkig hebben wij iedere vorm van splitsing inmiddels al een keer uitgevoerd en tot een goede afronding gebracht. Daarbij weten we dat de onderlinge verhoudingen vaak gevoelig zijn zodat we daar rekening mee kunnen houden.

Wanneer wij worden benaderd om een splitsing te verzorgen zullen wij van te voren alles met de betreffende partijen correct afstemmen. Voordat de werkzaamheden beginnen moet men namelijk volledig op de hoogte zijn van de gevolgen van bepaalde afspraken.

Het gaat dan niet alleen om NEXTassyst. Wij zullen ook – waar nodig –  adviseren en begeleiden in andere zaken zoals afstemming met de systeembeheerder en hoe hiermee om te gaan in het boekhouding programma.

Er komt veel op u af tijdens zo’n scheiding. U gaat misschien uit elkaar, maar gelukkig staat u er niet alleen voor. Wij helpen u graag om op een nette manier uit elkaar te gaan.

Heeft u vragen of wilt u meer weten? Mail mij dan op jeroenlamberts@NEXTlegal.nl of bel naar 088 20 34 320.

Jeroen Lamberts
Consultant