Geplaatst op

Tips & trucs 11

Tips en trucs deel 11 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.    Sorteren partijen;
2.    Openen declaratie vanuit urenregel;
3.    Kopiëren en verplaatsen van meerdere documenten;
4.    Aanmaken nieuwe medewerker;
5.    Vernieuwde helppagina en documentatie.

1. Sorteren partijen
In het scherm ‘Partijen’ van een dossier worden alle aan het dossier gekoppelde relaties getoond. B.v. de client en wederpartij. In sommige dossiers kan de lijst met partijen erg lang zijn, b.v. in faillissementsdossiers. Daarom kan het handig zijn om een bepaalde sortering toe te passen om de juiste partij snel te vinden. Dit kan via de knop die rechtsboven in het scherm te vinden. Onder deze knop zijn diverse sorteringen te selecteren, b.v. op client naam of clientnummer.

2. Openen declaratie vanuit urenregel
In het scherm ‘Urenregistratie’ van een dossier worden alle uren getoond die voor dit dossier geschreven zijn. Iedere urenregel bevat ook een informatieknop: ‘I’. Door op deze knop met de linker muistoets klikken, wordt de tariefopbouw van de urenregel getoond. Het is echter ook mogelijk om met de rechter muistoets op de ‘I’ knop te klikken van een gedeclareerde urenregel (groene kleur). Vervolgens wordt zichtbaar op welke declaratie de urenregel is meegenomen en is het mogelijk om deze declaratie direct te openen.

3. Kopiëren of verplaatsen meerdere documenten
Soms kan het nodig zijn om documenten te kopiëren of te verplaatsen van het ene dossier naar een ander dossier.

In het scherm ‘Documenten’ van een dossier is er de mogelijkheid om meerdere documenten te kopiëren/knippen/plakken. Met de CTRL- of SHIFT-toets ingedrukt, kunt u meerdere documenten in de desbetreffende map selecteren in Verkenner (deze worden blauw van kleur).

Klik boven in de balk op de ‘Meer opties’ knop. Er wordt een menu geopend met o.a. de keuzes om de documenten te ‘Knippen’ of te ‘Kopiëren’. Kies de gewenste optie en ga vervolgens naar het dossier of de map waar de documenten naar toe moeten. Ga in de gewenste map staan in Verkenner en kies voor rechtermuisklik / ‘Plakken’ om de documenten definitief te verplaatsen.

4. Aanmaken nieuwe medewerker
Zodra een nieuwe medewerker in dienst komt, moet deze ook aangemaakt worden door een beheerder in de module ‘P&O’. In de module ‘P&O’ is een optie aanwezig die het eenvoudig maakt om een nieuwe medewerker aan te maken. Door met de SHIFT-toets ingedrukt op de knop ‘Nieuw’ te klikken, kan een bestaande medewerker worden gedupliceerd. Gegevens als privileges, functie, ‘Mogen mijn uren zien’ worden overgenomen op de kaart van de nieuwe medewerker en hoeven niet volledig opnieuw ingevoerd te worden. Dit scheelt veel tijd.

5. Vernieuwde helppagina en documentatie
De helppagina van NEXTmatters bevat alle relevante documenten en naslagwerk die u kunnen helpen bij het gebruik van NEXTmatters. De documenten zijn recentelijk allemaal bijgewerkt n.a.v. de nieuwste versie van NEXTmatters. De helppagina is vanuit NEXTmatters op te roepen met de F1-toets en kies vervolgens voor ‘NEXTmatters documentatie’. Daarnaast is de helppagina te vinden via de volgende link: https://help.portal.nextlegal.nl/

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 13

Tips en trucs deel 13 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen, handige tips & trucs. In editie dertien tips over:

1.    Instellingen agenda aanpassen;
2.   NEXTsearch;
3.   BTW verlegd op de nota opnemen;
4.   Volmacht kopiëren voor handmatige afhandeling ECH afloszaak;
5.   Uren rood als u te weinig uren hebt geschreven.

1.  Instellingen agenda aanpassen
De NEXTassyst agenda kunt u gedeeltelijk aanpassen aan uw eigen wensen. Naast dat u natuurlijk kunt kiezen welke agenda’s u wilt zien, kunt ook lettergrootte en kleuren e.d. aanpassen aan uw eigen voorkeuren. Dit doet u door in het menu aan de bovenkant te klikken op het icoontje met het tandwieltje.

In het pop-up scherm wat vervolgens verschijnt, kunt u de kleuren van de agenda aanpassen. Deze staat standaard op wit. Daarnaast kunt u de lettergrootte van de tekst, de voorkeurs agenda groep (als daarmee wordt gewerkt op uw kantoor) en hoe vaak de agenda moet worden ververst, aanpassen. Tenslotte kunt u er hier ook voor kiezen of de agendanaam voluit moet worden geschreven of alleen de initialen van de agendahouder bevat.

2. NEXTsearch
In elk notarieel softwarepakket zit een mogelijkheid om te zoeken in dossiers. U kunt zoeken op naam van partijen, naam van het dossier, rechtsgebied, passeerdatum e.d. Er is echter geen notarieel softwarepakket waar u ook rechtstreeks kunt zoeken in documenten zoals notariële en onderhandse stukken.

Met NEXTsearch kunt u in NEXTassyst niet alleen zoeken op deze gebruikelijke zoektermen, maar kunt u ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. U kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken. Deze optie zit niet standaard in NEXTassyst maar hier kunt u als kantoor voor kiezen. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met Boi (06-4483039 | boithomasse@NEXTlegal.nl).

3. BTW verlegd op de nota opnemen
Er zijn situaties waarin de BTW verlegd moet worden. Als hiervan sprake is, dan kunt u dit via een bladwijzer in Word aangeven op de nota van afrekening of declaratie.

In beide sjablonen (nota van afrekening en declaratie) moet de bladwijzer “btwverlegdtekst” toegevoegd worden. In Word kunt u via Bestand | Info | Eigenschappen | Geavanceerde eigenschappen – tabblad ‘Aangepast’ de tekst bepalen die op de nota/declaratie moet worden vermeld.

Bij “Naam:” moet staan: btwverlegdtekst en bij “Waarde:” de tekst die u vermeldt wilt hebben op de nota/declaratie. Wanneer u klikt op toevoegen en u slaat het sjabloon op, dan is het sjabloon klaar voor gebruik.

Op het moment dat in NEXTassyst bij het maken van een nota van afrekening of een declaratie gekozen wordt voor “Verlegd” in plaats van het desbetreffende percentage, zal er op de nota/declaratie de door u ingegeven waarde geplaatst worden.

Wilt u deze optie toevoegen maar komt u er zelf niet aan uit? Dan helpen wij u uiteraard graag!

4. Volmacht kopiëren voor handmatige afhandeling ECH afloszaak
Bij ECH afloszaken gebeurt het regelmatig dat deze zaak wordt gestopt. De gemaakte royementsvolmacht kan in dit geval niet worden gebruikt voor het verwerken in een royementsakte omdat deze aan een gestopte ECH afloszaak is gekoppeld. Om deze volmacht toch te kunnen gebruiken en niet handmatig een nieuwe aan te hoeven maken, kunt u deze volmacht kopiëren.

U doet dit door in het betreffende dossier naar ‘royementen’ te gaan. Hier ziet u onder het kopje ‘royementen’ de volmacht staan. In de laatste kolom aan de rechterkant ziet u het icoontje om de volmacht te kopiëren. De volmacht wordt vervolgens gekopieerd en is bruikbaar om te verwerken in een royementsakte.

5. Uren rood als u te weinig uren hebt geschreven
Om een volledig overzicht te hebben van hoe goed uw kantoor functioneert, is het schrijven van tijd essentieel. U krijgt hierdoor bijvoorbeeld inzicht in de status, voortgang en rendement van dossiers, maar ook in hoe efficiënt medewerkers werken.

NEXTassyst kent een uitgebreide urenschrijf module waarin medewerkers op veel manieren tijd kunnen schrijven. Eén van de handigheden is dat per medewerker in P&O ingesteld kan worden hoeveel uren hij of zij moet schrijven. Als deze uren nog niet zijn geschreven, dan ziet u dit in het urenoverzicht omdat deze uren rood zijn gemarkeerd. Als er wel voldoende uren zijn geschreven, worden deze groen weergegeven. Zo ziet u in het overzicht direct of aan het urenschrijf criterium is voldaan.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Geplaatst op

De schijnzekerheid van langdurige contracten

Gertjan de Gans – Iedere ondernemer die weleens een zakelijk huurcontract heeft doorgelezen of getekend zal dit herkennen: de termijn waarvoor je tekent is vaak minimaal vijf jaar en in sommige gevallen zelfs tien jaar. En niet alleen verhuurders van kantoorruimte werken met langdurige contracten. Ook bij bijvoorbeeld veel ICT- en telecomleveranciers kom je langdurige contracten tegen.

Lange contracten zijn niet meer van deze tijd
Maar passen langetermijncontracten nog in de wereld van nu? De wereld gaat sneller, de klant is mondiger geworden en het internet heeft transparantie gebracht in heel veel sectoren. De tijd van langetermijncontracten is naar onze mening dan ook voorgoed voorbij. Wij bij NEXTlegal zijn ervan overtuigd dat als je niet stopt als bedrijf met die langdurige contracten, dan stopt de klant uiteindelijk met jouw bedrijf.

Ook de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie is een groot tegenstander van langdurige contracten. Bernadette Verberne van de KNB gaf als advies: “stap af van langdurige contracten, houd minimaal eenmaal per jaar uw ICT kritisch tegen het licht en werk in de cloud.” Zij gaf dit advies aan notarissen maar dit advies geldt eigenlijk voor alle juridisch professionals. En daar zijn wij het roerend mee eens.

Welke waarde bied je?
‘Vroeger’ was het simpel. Je bood als ondernemer of de laagste prijs (operational excellence), of de beste service (customer intimacy) of het beste product (product leadership). 25 jaar geleden kon dit wellicht maar in de huidige tijd is onderscheidend zijn op één van deze drie proposities bij lange na niet meer genoeg. Succesvolle bedrijven van nu combineren twee van bovenstaande waarde proposities. Als je uitgaat van een evenredige verdeling dan heeft 2/3 van de succesvolle bedrijven een uitmuntende klantrelatie.

Gebrekkige of geweldige support
Als je als klant support nodig hebt dan wil je snel, vriendelijk en in één keer geholpen worden. Waarom is het dan toch bij veel bedrijven in Nederland droevig gesteld met de klantenservice? Een van de belangrijkste redenen: langdurige contracten. Doordat klanten toch voor een langere tijd ‘vastzitten’ is er (te) weinig prikkel om de klantenservice te verbeteren. De gevolgen van een slechte klantenservice worden dan pas voelbaar aan het einde van het contract.

Coolblue
Een voorbeeld van een bedrijf dat bij uitstek werkt zonder langdurige contracten is Coolblue. Ze verkopen immers producten. Coolblue combineert customer intimacy met product leadership. Hun slogan is niet voor niets ‘Alles voor een glimlach’. Ze doen er alles aan om ervoor te zorgen dat de klant gelukkig is en overgaat tot herhaalaankopen: customer intimacy. Daarnaast bieden ze heel veel productinformatie, uitlegvideo’s en geven ze aankoopadvies (zowel online als telefonisch): product leadership.

Opzeggen wanneer de klant dat wil
Bij NEXTlegal geloven we niet in langdurige contracten. Een klant dwingen om klant te blijven door middel van lange contracten is de doodsteek voor je relatie met die klant. Waarom zou je een ongelukkige klant überhaupt willen behouden? Daar wordt de klant niet gelukkiger van en jij daardoor ook niet. Forceer een klant om te blijven, dan verlies je de relatie.

Daarom zit je als kantoor bij ons niet vast aan langdurige contracten, maar kun je gewoon opzeggen wanneer je dat wilt. Helder en transparant, zoals elke organisatie in onze ogen zou moeten werken.

Gevolgen
Heeft het feit dat onze klanten elke dag kunnen opzeggen geleid tot een leegloop aan klanten? Integendeel. Het dwingt ons namelijk om vóór en met klanten te ontwikkelen. En het zorgt ervoor dat we altijd ons uiterste best doen om de klant gelukkig te maken.

En dat heeft effect. Namelijk geen leegloop maar een gelukkigere en loyalere klant. En het mooiste van het verhaal is dat steeds meer nieuwe klanten ons vinden via aanbevelingen van andere klanten. Het is veel leuker als klanten je op deze manier vinden, want het klantcontact is aangenamer.

Als ondernemer houd je er niet van om vast te zitten aan langdurige contracten. Indien een product of dienst tegenvalt, wil je de optie hebben om over te stappen naar een alternatief. Wij vinden dat heel normaal en logisch. Wij roepen andere leveranciers dan ook op om af te stappen van langdurige contracten en de klant te laten kiezen op basis van kwaliteit en service in plaats van een verplicht contract.

Wil je ook werken met een leverancier die niet werkt met langdurige contracten en waar je zelf de vrijheid hebt om te bepalen wat je wilt? Neem dan contact op met ondergetekende of met een van mijn collega’s.

Gertjan de Gans