Geplaatst op

Tips & trucs deel 16

Tips en trucs deel 16 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen handige tips & trucs. In editie zestien tips over:

 

  • Zelf volgorde partijen instellen
  • F11 en F12
  • Home – CTR
  • Vertrouwelijk dossier
  • Partij – rechtermuisknop

 

Zelf volgorde partijen instellen
In NEXTassyst kunt u zelf de volgorde van partijen bepalen die aan een dossier zijn gekoppeld. Van de standaard volgorde kan afgeweken worden door in het dossier met de rechtermuisknop op de desbetreffende relatie te klikken. Er wordt een extra kolom getoond waar u vervolgens zelf de volgorde kunt bepalen.

De volgorde zoals vermeld in NEXTassyst, is de volgorde in de (KIK) akte zowel bij het automatisch plaatsen van de comparitie als door middel van een Selecteer-opdracht.

F11 en F12
Alhoewel de sneltoetsen F11 en F12 al heel lang in NEXTassyst zitten, worden ze nog lang niet door iedereen gebruikt. Hoogste tijd om daar verandering in te brengen. Met behulp van F11 kunt u in NEXTassyst, snel zoeken naar een dossier. Hetzelfde geldt voor F12 voor het zoeken naar een relatie.

Naast deze twee sneltoetsen kent NEXTassyst nog meer handige sneltoetsen. Als u op ‘navigatie’ (button bovenaan in NEXTassyst) klikt, ziet u welke andere sneltoetsen u in NEXTassyst kunt gebruiken.

Home – CTR
Op de homepagina van NEXTassyst vindt u het tabblad CTR. Dit tabblad biedt een overzicht van alle CTR en CLTR gerelateerde zaken die u binnen NEXTassyst heeft gedaan. U kunt de status zien van aangevraagde CTR inlichtingen verzoeken. Deze worden door NEXTassyst één keer per uur opgehaald en automatisch opgeslagen in de cliëntkaart onder digitaal.

Daarnaast ziet u hier ook een overzicht van de CTR/CLTR opgave die nog niet verstuurd zijn naar het CTR/CLTR. Normaliter wordt de opgave voor het CTR/CLTR automatisch verstuurd, tegelijk met het versturen van de repertoriumregel. Als dit niet is gebeurd, dan kunt u dit alsnog in één keer versturen via dit overzicht.

Indien er niet verstuurde opgaven zijn, dan zal bij het opstarten van NEXTassyst automatisch dit tabblad worden geactiveerd bij de personen met de privilege “notaris”, “waarnemer” en/of “repertorium”.

Vertrouwelijk dossier
Met behulp van de functie ‘vertrouwelijk dossier’ kunt u een dossier in NEXTassyst alleen toegankelijk maken voor een bepaalde groep mensen of medewerkers. Dit is met name bedoeld voor dossiers waarin vertrouwelijke informatie staat die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.

Het instellen van een dossier als vertrouwelijk dossier, doet u vanuit het desbetreffende dossier. U klikt op ‘extra’ en vervolgens op ‘instellen vertrouwelijk dossier’.

In het pop-up scherm kunt u dit dossier instellen als vertrouwelijk dossier en vervolgens aangeven welke medewerkers (of welke groep medewerkers) toegang moet krijgen tot dit dossier. Deze groep/medewerker wordt vervolgens geautoriseerd. Deze autorisatie kan op een later tijdstip altijd worden aangepast c.q. ingetrokken.

Medewerkers die geen toegang hebben tot dit vertrouwelijke dossier kunnen dit dossier niet vinden in NEXTassyst. De notaris heeft altijd toegang tot alle dossiers (dus ook de dossiers die zijn aangemerkt als vertrouwelijk).

Mocht u bovenstaande optie niet hebben, vraag dan aan degene met beheersrechten om de optie aan te zetten (Beheer | Systeem | tabblad Algemeen)

 

 

 

 

Partij – rechtermuisknop
Als u in het partij overzicht van een dossier met de rechtermuisknop klikt op de betreffende gekoppelde relatie, dan heeft u een aantal snel keuzes. U kunt de relatie dupliceren, ontkoppelen en direct een brief voor hem of haar aanmaken. Ook kunt u vanuit dit snel menu de comparitie invoegen in uw Word document. Tot slot ziet u hier ook de onder 1 beschreven mogelijkheid om zelf de volgorde van de partijen in te stellen.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Geplaatst op

Wat maakt een IT dienstverlener een goede partner?

Begin maart werd mij in meerdere gesprekken iets duidelijk. Of ik nu een notaris of een advocaat sprak, het vraagstuk kwam elke keer naar voren. Zij gaven in alle eerlijkheid aan dat hun kantoor flexibel genoeg was om te acteren op de huidige crisis, maar wisten niet zeker of hun aanpassing in manier van werken de meest efficiënte was. Het contact met andere kantoren was er wel, maar – en wellicht ook voor u herkenbaar – men hing de vuile was niet buiten.

Daarnaast ging het meestal meer over een juridische vraagstuk dan over hoe men het best de huidige automatisering kon inzetten. De focus ligt logischerwijs eerder op het eerste. Aan de andere kant, wat voor het ene kantoor werkt of als prettig ervaren wordt, kan voor het andere kantoor totaal irrelevant zijn. Misschien ook niet.

Stel dat we vanuit NEXTlegal kunnen faciliteren in het delen van succesvolle oplossingen of veranderingen in huidige werkwijzen van kantoren? Is dat niet een kans om te leren van elkaar in deze unieke periode?

De afgelopen twee maanden hebben ruim vijftig kantoren de volgende vraag beantwoord; ‘wat zou je verwachten van een partner, wil het in deze tijd van crisis echt een goede partner zijn?’.  We hebben de meest voorkomende onderwerpen voor u samengevat. Deze kunt u hier downloaden.

Wilt u naar aanleiding van de resultaten verder met mij sparren? Dat kan via: 088 20 34 320 of via boithomasse@nextlegal.nl.

Geplaatst op

Tekenen voor leken

Ondertekenen dan wel. Van akten en stukken. Voor een notaris, maar dan digitaal. Volgt u me nog? Grote kans van niet. Dan gaan we even een stapje terug.

Het zal u niet ontgaan zijn dat er de laatste tijd vrij veel te doen is over een legitimatiescanner (een WID-scanner). U heeft daarbij de keuze, of die van ons ofwel die van PWF Diensten. Meer informatie hierover vindt u in dit artikel. Maar waarom moeten we hier nou wat mee? Ik zal hieronder, zoveel mogelijk in leken-taal zoals u van me gewend bent, proberen uit te leggen waar het over gaat.

De digitale akte
De tijd staat niet stil en men wil steeds digitaler werken. Paperless office, alles inscannen, noem maar op. Het enige deel wat van oudsher niet digitaal is, dat is de akte zelf. Die wordt netjes geprint op vignetpapier en met de hand ondertekend. Toch is het slechts een kwestie van tijd voordat ook de notariële akte digitaal ondertekend kan worden. De wens bestaat vanuit de EU namelijk dat er digitaal een B.V. opgericht kan worden.

Het behoeft weinig uitleg dat dit niet zomaar van de ene op de andere dag gerealiseerd kan worden. Om dit te kunnen realiseren, is er een hele nieuwe infrastructuur nodig. Want hoewel de akte niet fysiek op kantoor getekend hoeft te worden, zal wel aan de eisen voor identificatie voldaan moeten worden. Er moet een soort van digitaal ID-bewijs gemaakt worden, wat tevens een mogelijkheid tot ondertekenen van stukken moet bevatten.

Hoe wordt een digitale akte straks ondertekend?
Hoe moet dat ondertekenen dan gaan? Eerlijkheidshalve is dat nog niet geheel duidelijk. Men is het namelijk nog aan het bouwen. Wellicht dat er aangesloten gaat worden op Idin, DigiD, of NotarisID. Dus wat hier volgt is een aanname mijnerzijds.

Een document ondertekenen hoeft niet zo heel moeilijk te zijn. Je zet het document ergens klaar (of stuurt het toe), de klant opent het document en drukt op een knopje “ondertekenen” om vervolgens met zijn of haar digitale ID het document te ondertekenen. Het document wordt vervolgens teruggestuurd en voila, een getekend stuk.

Voor een onderhands stuk is dit prima. Sterker nog, het wordt in de praktijk zelfs al door veel partijen gebruikt. Wereldwijd.

De kneep zit hem erin dat dit bij een notariële akte natuurlijk net even wat anders gaat. De wet zegt immers:

“De akte wordt door ieder der verschijnende personen onmiddellijk na voorlezing ondertekend. Onmiddellijk daarna ondertekent de notaris de akte.”

Kernwoord in deze zin is natuurlijk “onmiddellijk”. In mijn hiervoor geschetste voorbeeld is het toesturen of klaarzetten van het document geen garantie dat het op hetzelfde moment ondertekend wordt. En dan heb ik het nog niet eens gehad over de belehrung.

Toekomstige praktijk
Om voor ‘onmiddelijke ondertekening’ te zorgen, zou er óf een wetswijziging plaats moet vinden, óf een andere oplossing moeten komen.

Een voorbeeld van zo’n andere oplossing is dat er een soort virtuele notarisomgeving wordt neergezet. Alle bij de akte betrokken partijen loggen (met hun digitale ID-bewijs) in op de omgeving en ondertekenen de akte. Hiermee zou je overigens ook een deel van het probleem van de belehrung kunnen oplossen.

U zou als notaris, vanuit uw softwarepakket zelfs al direct het afschrift ook kunnen uploaden en tekenen. Op die manier kan de klant direct een afschrift downloaden, getekend en wel.

Is dit de enige oplossing? Nee, vast niet. Ik denk dat er legio mogelijkheden te verzinnen zij. Het zal alleen wel nog even gebouwd moeten worden. Maar dat is een kleinigheidje…

Taco van Bennekom

Geplaatst op

NEXTlegal nieuws juni

De zomer staat alweer bijna voor de deur. Tijd om u bij te praten over de nieuwste NEXTlegal ontwikkelingen. Deze keer onder andere aandacht voor negatieve rente die banken gaan rekenen, NEXTcall en – het kan u bijna niet ontgaan zijn – de introductie van NEXXIE. Veel leesplezier gewenst!

In 5 minuten bent u weer helemaal op de hoogte. Lees de nieuwsbrief hier!