NEXTmatters NG – Explore the future!

Met NEXTmatters NG leggen we bij NEXTlegal hét fundament voor de verdere ontwikkeling van NEXXIE: de digitale butler van de advocaat.

Toekomst
Web- en Cloud-gebaseerde applicaties hebben de toekomst. De huidige applicaties van NEXTlegal (NEXTmatters en NEXTassyst) zijn state-of-the-art en voldoen aan alle technische eisen. Het hard- en softwarelandschap verandert echter in een rap tempo. De huidige softwareoplossingen zullen dan ook in de toekomst niet meer breed ondersteund worden.

NEXTmatters NG
Dit realiseren we ons bij NEXTlegal maar al te goed en daarom hebben wij met NEXTmatters NG de eerste stap gezet richting de ontwikkeling van NEXXIE: de zelfdenkende digitale butler van de advocaat.

NEXTmatters NG bevat onder andere substantiële verbeteringen op het vlak van digitaal samenwerken, Microsoft Office integraties en het digitaal ondertekenen van documenten. Wij lichten graag een tipje van de sluier op:

Samenwerking NEXTmatters en Outlook
Al jaren is er de mogelijkheid om de gegevens tussen Outlook en NEXTmatters uit te wisselen. NEXTlegal zet nu de volgende grote stap. Hoe fijn zou het zijn als Outlook “weet” wat u in NEXTmatters aan het doen bent en daarop anticipeert?

Denk bijvoorbeeld aan het direct vanuit Outlook uren schrijven, geautomatiseerd opstellen van berichten, automatische en correcte archivering of het vanuit Outlook direct toevoegen van bijlagen uit een dossier? Met NEXTmatters NG wordt dit realiteit.

Zelf aanpassen
In NEXTmatters NG zijn de vele overzichten zelf aanpasbaar. Zo kunt u als gebruiker zelf bepalen welke kolommen u wél en niet wilt zien en in welke volgorde. Daarnaast kunt u op veel meer plaatsen eenvoudig zoeken zodat u gemakkelijk dat ene bericht, dat ene document of die ene persoon kunt terugvinden.

Look and feel
Naast nieuwe en verbeterde functionaliteiten heeft NEXTmatters NG ook qua look and feel een update gekregen. NEXTmatters NG oogt modern en sluit goed aan op hetgeen u ziet in MS Office. Dat geeft rust en overzichtelijkheid.

Bovenstaande zijn slechts een paar vernieuwingen waar u in NEXTmatters NG gebruik van kunt maken. Wij kunnen niet wachten om u kennis te laten maken met deze krachtige opvolger van NEXTmatters.

Kennismaken?
Wilt u ervaren hoe u zelf met NEXTmatters NG de volgende stap kunt maken? Of wilt u verder kennismaken? Bel (088 20 34 310) of mail dan mijn collega Wilma. De koffie staat klaar!

Martin Duijs

 

NEXTsign: De volgende stap in het stroomlijnen van uw bedrijfsprocessen

Het laten tekenen van documenten door uw cliënten is vaak een tijdrovende klus. Met NEXTsign kunt u in één keer veel tijd en geld besparen door alle documenten vanuit NEXTmatters digitaal te laten ondertekenen: simpel, snel en efficiënt.

Natte handtekening
Documenten zoals contracten, overeenkomsten en voorwaarden wilt u als kantoor natuurlijk zo snel mogelijk ondertekend hebben. Doordat uw cliënt niet altijd naast de deur woont is het vaak lastig om dit snel voor elkaar te krijgen.

U kunt deze documenten per post naar uw relaties sturen, maar dan duurt het al snel een week voordat u het getekende exemplaar weer getekend heeft ontvangen.

Het ophalen van de juiste natte handtekeningen is foutgevoelig en tijdrovend. Kortom, niet meer van deze tijd. Om u hierbij te helpen bieden wij in samenwerking met onze partner Zynyo: NEXTsign aan. Met behulp van NEXTsign kunt u ieder document online laten tekenen, waarbij de juridische geldigheid gewaarborgd blijft.

Wat is NEXTsign precies?
Met NEXTsign kunt u rechtstreeks vanuit NEXTmatters documenten ter ondertekening aanbieden aan uw relaties. Op het moment dat u een document ter ondertekening gaat versturen kunt u zelf bepalen welke mate van authenticatie benodigd is voor ondertekening.

Zo heeft de acceptatie van uw algemene voorwaarden mogelijk een andere mate van authenticatie nodig dan wanneer u een contract wilt laten ondertekenen. Daarom bieden wij standaard de volgende authenticatiestandaarden:

 

  • Muisklik
  • iDIN (identificatie via de bank)
  • SMS-tan (identificatie via SMS)
  • Persoons- of organisatiegebonden PKI-certificaten (overheidscertificaat voor bedrijf of consument)


Besparing van tijd en geld
Naast het juridische belang dat u kunt garanderen dat de juiste partij het document heeft ondertekend zorgt NEXTsign er ook voor dat de doorlooptijd voor het ondertekenen van documenten sterk wordt verminderd. Hierdoor bespaart u tijd en geld.

Ter vergelijk een mogelijk voorbeeld van het “papieren” proces afgezet tegen het digitale proces.

Papieren verzoek tot ondertekening per e-mail:

  1. E-mail het document naar de juiste partij;
  2. Uw relatie print het document;
  3. Uw relatie ondertekent het document;
  4. Uw relatie scant het getekende document;
  5. Uw relatie stuurt het getekende document terug per e-mail;
  6. U stuurt het getekende document vervolgens door naar de (advocaat) wederpartij per e-mail;
  7. De (advocaat van de) wederpartij print het document;
  8. De wederpartij ondertekent het document;
  9. De wederpartij scant het getekende document;
  10. De (advocaat van de) wederpartij stuurt het getekende document terug per e-mail;
  11. U print het ontvangen document;
  12. U tekent voor “gezien”;
  13. U scant het afgeronde document;
  14. U plaatst het document in het dossier;
  15. U verstuurt de volledig getekende document naar alle betrokken partijen.

 

Digitaal verzoek tot ondertekening via NEXTsign:

  1. U koppelt in NEXTmatters de gewenste partijen aan het document ter ondertekening;
  2. U selecteert de gewenste wijze van authenticatie;
  3. U verzendt het document ter ondertekening;
  4. Alle partijen kunnen simultaan het document ondertekenen en na ondertekening direct automatisch terugsturen;
  5. U ontvangt het getekende document en tekent voor “gezien”.

 

De doorlooptijd van het papieren proces kan gerust dagen tot weken in beslag nemen voordat alle nodige stappen doorlopen zijn. Hetzelfde proces, maar dan via NEXTsign, zal beduidend minder tijd in beslag nemen wat ten goede komt aan de afhandeling van uw dossier.

Digitaal werken
Wilt u als advocaat ook de volgende stap zetten in het digitaliseren en automatiseren van uw werkprocessen? Start met NEXTsign en merk dat u tijd en geld overhoudt! Op deze pagina vindt u meer informatie over NEXTsign, inclusief een demonstratie van hoe NEXTsign in de praktijk werkt.

NEXTinterview – Roel en Jolande

“Je moet niet alleen weten hoe de software werkt, maar ook hoe het toegaat op een advocatenkantoor. De klant snappen, daar gaat het om.”

NEXTlegal bedient twee doelgroepen, notarissen en advocaten. De notarissen gebruiken NEXTassyst, terwijl advocaten werken met FORTUNA en NEXTmatters. De core business van NEXTlegal is natuurlijk het bouwen van software, maar het ondersteunen van gebruikers staat stijf op nummer twee. Wat dat betreft mag je onze helpdesk dus rustig het hart van de organisatie noemen.

Voor de advocatenkantoren is de user support al geruime tijd in handen van Jolande Kraak en Roel de Lepper, een team dat intern ook wel ‘Roelande’ wordt genoemd. Wij spraken met ze over hun werk.

Roel: “Ons takenpakket is best breed. We doen de support van zowel FORTUNA als NEXTmatters, waarbij ik met name de FORTUNA-gebruikers ondersteun, terwijl Jolande meer de specialist is voor NEXTmatters. Wij krijgen heel uiteenlopende vragen. Dat kan inhoudelijk zijn, bijvoorbeeld over het maken van een correctieboeking, iets met de factuur, of aanpassing van het tarief. Maar ook technisch. Een pakket dat op de server geïnstalleerd moet worden, of een migratie naar de Cloud. Met de huidige techniek kan dat allemaal op afstand overigens, wat zeker in deze rare Coronatijd best ideaal is.”

“Het belangrijkste blijft toch het direct helpen van de klant.”
Jolande: “Ja, sinds maart werken we vanuit huis, maar het werk blijft hetzelfde. Ik doe inderdaad vooral NEXTmatters, dus die klanten komen bij mij terecht. Vaak gaat het om technische zaken. Als iets niet goed gaat, kijken wij op afstand mee in het netwerk van de klant en proberen we de melding te reproduceren in onze testomgeving. Kunnen we het niet zelf oplossen, dan dragen we het over aan de programmeurs. Verder schrijven we release notes, informatie over nieuwe versies, updates. Maar het belangrijkste blijft toch het direct helpen van de klant.”

 

  • NEXTtip
    In de nieuwste FORTUNA-versie kunt u digitale facturen maken in het door de Nederlandse overheid gewenste UBL-formaat, maar ook in het LEDES formaat, gangbaar in het Verenigd Koninkrijk en in de Verenigde Staten.

 

Roel: “Het hoeft niet per se om een technisch probleem te gaan, we krijgen ook inhoudelijke vragen. Iemand wil een specifiek overzicht maken, slaagt er niet in bepaalde uren weg te schrijven, of wil weten hoe je iets moet boeken. FORTUNA heeft een geïntegreerde boekhouding, maar bij NEXTmatters is gekozen voor een koppeling met een extern boekhoudpakket, AFAS. Maar omdat wij AFAS én de integratie met NEXTmatters door en door kennen, kunnen de klanten met vragen hierover ook gewoon bij ons terecht.”

“Weten wat de klant beweegt is de helft van goed support.”
Jolande: “Nee, we zijn geen boekhouders. Ik heb hotelmanagement gedaan en ben daarna gewoon gaan werken. Eerst deed ik support van software voor de reiswereld. Bij dat bedrijf werkte ik al samen met Roel. Die stapte op een gegeven moment over naar Trivium, een voorloper van NEXTlegal. Toen daar een jaar later een vacature was, gaf hij mij de tip ook te solliciteren. Werden we opnieuw collega’s. Al met al werk ik al 23 jaar in customer support, en Roel 13 jaar, en we zijn – met een jaar pauze – al 13 jaar collega’s. Roel heeft mij hier ingewerkt. Je moet niet alleen weten hoe de software werkt, maar ook hoe het toegaat op een advocatenkantoor. Je moet de klant snappen.”

 

  • NEXTtip
    Documenten of mappen kunt u in NEXTmatters simpel comprimeren tot ZIP-bestand en later weer ‘uitpakken’. Zo neemt u documenten veilig en compact mee voor werken zonder netwerkverbinding.

 

Roel: “Dat is de kracht van NEXTlegal. Wij weten wat er speelt bij de klant. De verschillende rollen en taken van de secretaresses, de stagiairs, de advocaten. Wat ze nodig hebben. Weten wat de klant beweegt is de helft van goed support. Wat overigens per kantoor kan verschillen. Sommige advocaten doen zelf veel met de software, anderen laten dat allemaal aan de secretaresses over. Hoe dan ook, wij hebben inmiddels wel door hoe het draait bij elke klant. En hoe intensief ze met onze software werken.”

“Het grootste deel van ons werk is duidelijk krijgen wat nu eigenlijk het probleem is.”
Jolande: “De een werkt met een uitgebreide boekhouding, de ander doet het extern. Sommigen doen alles in FORTUNA, anderen besteden het uit. Het pakket heeft ook enorm veel functies. Door die gelaagdheid ontstaan verschillen in het gebruik. NEXTmatters is meer straightforward. Al is in beide pakketten het dossier de basis. Daaraan koppel je de uren en de declaraties. Al kunnen in de praktijk per kantoor toch wel flinke verschillen ontstaan, inderdaad.”

Roel: “Het grootste deel van ons werk is duidelijk krijgen wat nu eigenlijk de vraag is van de klant. Aandachtig luisteren, doorvragen tot wij precies snappen wat er aan de hand is.”

Jolande: “Of we daar wel eens moe van worden? Absoluut niet! Als je moe wordt van de klant, dan hoor je niet op een supportafdeling thuis. Ik haal juist mijn voldoening uit het helpen van mensen. Als dat lukt, krijg ik ook een goed gevoel.”

“Als je moe wordt van de klant, dan hoor je niet op een supportafdeling thuis.”
Roel: “Precies, wij zitten hier om mensen te helpen. Bovendien, je blijft ook persoonlijk groeien. Geen dag is hetzelfde. Natuurlijk krijg je soms veel vragen van één klant over één onderwerp. In dat geval geven we dat door aan een consultant. Die kan de gebruiker dan wellicht een training aanbieden. Maar het gebeurt niet vaak dat we dezelfde vragen krijgen. De klanten bedenken steeds nieuwe vragen. Al jarenlang. Best knap, eigenlijk.

 

  • NEXTtip
    Hebt u een vertrouwelijk dossier? U kunt de toegang in FORTUNA of NEXTmatters per gebruiker of gebruikersgroep toekennen.

 

De branche blijft ook in ontwikkeling. Er komen technische innovaties, de wet verandert. Zo moesten we ons aanpassen aan de nieuwe privacyregels, de persoonlijke gegevens van de cliënten waarborgen. Hoe los je dat op? Een ander voorbeeld: het Rijk wil facturen voortaan digitaal ontvangen. Wij moeten dat mogelijk maken.”

Jolande en ik maken de software niet, maar de vragen komen wel bij ons binnen. Wij bedenken dan intern: “Moeten we hier iets mee?”. Dat kan dan leiden tot nieuwe functies in FORTUNA en NEXTmatters. Zo blijft het boeiend en uitdagend.”

“Wat ons werk ook leuk maakt is dat we het al heel lang samen doen.”
Roelande: “Tja, Corona. Zoals gezegd kunnen we prima thuis werken. Voor de klanten verandert er weinig, maar voor onszelf is het wel minder leuk. We missen gewoon het onderling contact. Met elkaar en de andere collega’s. Voorheen liep je even bij de programmeur of de consultant binnen met een vraag, nu moet dat allemaal per mail en telefoon.

Wat ons werk ook leuk maakt is dat we het al heel lang samen doen. De collega’s zeggen wel eens: “Jullie lijken wel een getrouwd stel!” We zijn ook vrienden, kennen elkaars gezinssituatie. En op het werk weten we precies van elkaar waar we mee bezig zijn en wat we aan elkaar hebben. Dat contact mis je nu. Hopelijk kunnen we snel weer naar kantoor.”

Heb je nog een vraag voor Roel of Jolande? Stel hem via de mail en je krijgt vast antwoord 😉

NEXTmatters NG – Explore the future!

Binnenkort legt NEXTlegal met NEXTmatters NG hét fundament voor de verdere ontwikkeling van NEXXIE: de digitale butler van de advocaat.

Toekomst
Web- en Cloud-gebaseerde applicaties hebben de toekomst. De huidige applicaties van NEXTlegal (NEXTmatters en NEXTassyst) zijn state-of-the-art en voldoen aan alle technische eisen. Het hard- en softwarelandschap verandert echter in een rap tempo. De huidige softwareoplossingen zullen dan ook in de toekomst niet meer breed ondersteund worden.

NEXTmatters NG
Dit realiseren we ons bij NEXTlegal maar al te goed en daarom hebben wij met NEXTmatters NG de eerste stap gezet richting de ontwikkeling van NEXXIE: de zelfdenkende digitale butler van de advocaat.

NEXTmatters NG bevat onder andere substantiële verbeteringen op het vlak van digitaal samenwerken, Microsoft Office integraties en het digitaal ondertekenen van documenten. Wij lichten graag een tipje van de sluier op:

Al jaren is er de mogelijkheid om de gegevens tussen Outlook en NEXTmatters uit te wisselen. NEXTlegal zet nu de volgende grote stap. Hoe fijn zou het zijn als Outlook “weet” wat u in NEXTmatters aan het doen bent en daarop anticipeert?

Denk bijvoorbeeld aan het direct vanuit Outlook uren schrijven, geautomatiseerd opstellen van berichten, automatische en correcte archivering of het vanuit Outlook direct toevoegen van bijlagen uit een dossier? Met NEXTmatters NG wordt dit realiteit.

In NEXTmatters NG zijn de vele overzichten zelf aanpasbaar. Zo kunt u als gebruiker zelf bepalen welke kolommen u wél en niet wilt zien en in welke volgorde. Daarnaast kunt u op veel meer plaatsen eenvoudig zoeken zodat u gemakkelijk dat ene bericht, dat ene document of die ene persoon kunt terugvinden.

Naast nieuwe en verbeterde functionaliteiten heeft NEXTmatters NG ook qua look and feel een update gekregen. NEXTmatters NG oogt modern en sluit goed aan op hetgeen u ziet in MS Office. Dat geeft rust en overzichtelijkheid.

Bovenstaande zijn slechts een paar vernieuwingen waar u straks in NEXTmatters NG gebruik van kunt maken. Wij kunnen niet wachten om u kennis te laten maken met deze krachtige opvolger van NEXTmatters.

Op de hoogte houden
Uiteraard houden we u op de hoogte van ontwikkelingen de komende tijd. Wilt u daar niet op wachten en bent u benieuwd hoe u zelf met NEXTmatters NG de volgende stap kunt maken? Bel (088 20 34 310) of mail dan mijn collega Wilma.

Martin Duijs

Tips & trucs deel 13

Tips en trucs deel 13 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs. In deze editie tips over:

  • Aanmaken rechtspersonen via de Kamer van Koophandel koppeling
  • Zoeknaam opgeslagen e-mails
  • Zoeksleutels opslaan bij documenten
  • Controlerapporten t.b.v. facturatie in NEXTmatters
  • Zoeken naar recente dossiers


1. Aanmaken rechtspersonen via de KvK koppeling
Bij het invoeren van data binnen een applicatie kan het altijd gebeuren dat er typefouten gemaakt worden of bepaalde informatie wordt vergeten om in te voeren. Dit kunnen eenvoudige zaken zijn als een typefout in de naam of btw nummer maar ook fouten die een grotere impact kunnen hebben zoals in de adressen van een relatie.

Zo kan het gebeuren dat correspondentie niet juist aankomt of op een later moment dan wenselijk was. Ook kan het hierdoor gebeuren dat facturen langer onbetaald blijven dan noodzakelijk was. Om menselijke fouten te minimaliseren koppelt NEXTmatters met de Kamer van Koophandel. Door middel van deze koppeling kunnen rechtspersonen via hun inschrijving bij de KvK gevonden worden en vanuit de gevonden informatie direct worden aangemaakt in NEXTmatters. De informatie die vastgelegd is bij de KvK is gecontroleerd en dus correct. Fouten in het aanmaken van relaties wordt hiermee dus geminimaliseerd.

Naast het voordeel van het eenvoudig aanmaken van relaties heeft dit ook als voordeel dat het uittreksel van de KvK direct wordt opgeslagen bij de relatie en tevens het insolventieregister gecontroleerd wordt. Het aanmaken van een relatie via de KvK koppeling doet u via de knop ‘Diensten’ die zich rechtsboven in het scherm bevindt (zie schermafbeelding).

 

 

 

 

2. Zoeknaam opgeslagen e-mails
Iedereen heeft wel eens van die e-mailconversaties waarbij u op een dag meerdere e-mailberichten met een cliënt uitwisselt. Deze e-mailberichten worden in NEXTmatters chronologisch opgeslagen zodat uw digitale dossier altijd volledig op orde is.

Maar hoe meer e-mails er in het dossier worden opgeslagen, hoe lastiger het kan zijn om juist die ene belangrijke email terug te vinden. Alle e-mailberichten worden immers met hetzelfde onderwerp opgeslagen, maar in één van die e-mails zit net die belangrijke afspraak, toezegging of financiële afhandeling.

In NEXTmatters is het mogelijk om het onderwerp van een e-mail aan te passen zodat u deze eenvoudig terug kunt vinden. Wanneer u binnen het DMS bij de correspondentie een e-mailbericht geselecteerd hebt, kunt u onderin het scherm bij de preview van het e-mailbericht het onderwerp selecteren met de muis en aanpassen. Dit zorgt ervoor dat deze aangepaste omschrijving wordt opgeslagen in de NEXTmatters database en deze e-mail terug te vinden is via de originele naam van het onderwerp maar ook via het door u aangepaste onderwerp.

 

 

 

 

3. Zoeksleutels opslaan bij documenten
Na ellenlang zoeken eindelijk die ene jurisprudentie uit het verleden gevonden in een oud dossier? Met NEXTmatters kunt u dit eenvoudig voorkomen. Aan ieder gemaakt document binnen NEXTmatters is het mogelijk om sleutelwoorden te koppelen. Door middel van deze sleutelwoorden – ook wel tags genoemd – kunt u eenvoudig relevante documenten terugvinden door het koppelen van zoeksleutels.

Wanneer u een document selecteert in het DMS kunt u onderin het scherm in het veld ‘Zoeksleutels’ termen opgeven. Als u vervolgens gebruik maakt van de NEXTsearch functionaliteit, kunt u door het gebruiken van deze zoektermen de gewenste documenten terugvinden.

 

 

 


4. Controlerapporten t.b.v. facturatie in NEXTmatters
Binnen NEXTmatters zijn er rapporten beschikbaar die nuttig zijn om te controleren alvorens u gaat beginnen met de (maandelijkse) facturatie. Deze rapporten kunnen u helpen om efficiënter uw OHW (onderhanden werk) te factureren.

U kunt onder andere gebruik maken van de volgende rapporten:

  1. Dossiers zonder debiteur (Dossiers > Lijst > Afdrukken)
  2. Verschotten inkoop per dossier, niet in declaratie opgenomen (Declareren > Afdrukken)

Binnen de NEXTcontroller zijn er nog andere rapporten die nuttig kunnen zijn ten behoeve van de facturatie. Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op met onze specialisten.

5. Zoeken naar recente dossiers
Bent u op zoek naar een dossier waarin u eerder vandaag of enkele dagen terug gewerkt heeft? U kunt dat natuurlijk doen door gebruik te maken van de zoekfunctie in NEXTmatters (F11) en de naam van het dossier in te voeren.

Naast F11 kunt u dossiers waarin u recent heeft gewerkt ook snel terugvinden van de knoppen ‘Recent’ of ‘Vandaag’. De kans is groot dat het dossier wat u zoek daar tussenstaat. Deze methodiek van zoeken werkt overal waarbij u een dossier zoekt, zoals bijvoorbeeld bij het factureren, het aanmaken van taken enzovoort.

 

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Vakantie in eigen land

Nu zult u wel denken waar gaat dit nu over……? Ik leg het u uit 😉

 

De afgelopen periode heb niet alleen ik op een andere plek – vanuit huis – mijn werkzaamheden verricht, maar heb ik ook een aantal logees mogen verwelkomen: de planten van kantoor. Een groot avontuur voor de planten en niet in de laatste plaats voor mijzelf, aangezien ik al jaren leef met het besef geen groene vingers te hebben.

Wat schetst mijn verbazing …. die heb ik wel en in plaats van vier droogboeketten heb ik zelfs groene blaadjes te voorschijn weten te toveren. Zie hier het bewijs:

Verandering
Andere omstandigheden maken dat werkwijzen moeten – en kunnen – worden aangepast. In het geval van de kantoorplanten, voelde ik een groot verantwoordelijkheidsgevoel om de planten in leven te houden. Om daarvoor te zorgen heb ik mijn waterbeleid aangepast en ze niet ‘verzopen’. Dat leverde verrassend positieve resultaten op.

In mijn contacten met advocaten en werknemers zijn bestaande – soms haast vastgeroeste – werkwijzen vaak onderwerp van gesprek. Vaak is er wel een wens maar geen directe behoefte om die bestaande werkwijzen te veranderen, omdat de pijn niet voldoende groot is.

Maar die benadering is in veel gevallen de afgelopen maanden veranderd, en juist diegene die altijd hebben vastgehouden aan een bepaald ‘geloof’, zoals “ik heb geen groene vingers”, of in het geval van advocaten: “ik kan niet zonder mijn papieren dossier”, zijn tot geheel nieuwe inzichten gekomen.

Reflecteren
De zomer is bij uitstek een goed moment om heel bewust ‘stil’ te staan bij de dagelijkse realiteit, en een kans om tot nieuwe inzichten te komen. Even een stapje terugzetten en reflecteren op welke lessen geleerd kunnen worden uit het eerste bewogen half jaar van 2020. Wat kan ik met deze lessen doen om zaken te verbeteren?

Ik ben heel benieuwd hoe u dit ervaart. Is uw conclusie dat u het al tot in de puntjes heeft georganiseerd of komt u – net als ik – tot de conclusie dat er zaken nog verbeterd kunnen worden? Ik nodig u graag uit voor een (virtueel) kopje koffie om hierover verder te praten 😊

Fijne zomer en groetjes uit Buren,

Wilma van de Bildt
06-57562386
wilmavandebildt@NEXTlegal.nl

Tips & trucs 12

Tips en trucs deel 12 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.  Betaaltermijn instellen per debiteur;
2.  Verschillende soorten urenspecificaties;
3.  Recente dossiers, relaties en documenten;
4.  Eenvoudig navigeren naar uw relatie via Google Maps integratie.

1.Betaaltermijn instellen per debiteur
Vanuit uw boekhouding hanteert u in de meeste gevallen één standaard betaaltermijn voor vrijwel al uw debiteuren. Het kan echter zo zijn dat er met sommige cliënten een alternatieve betaaltermijn wordt afgesproken. Deze alternatieve betaaltermijn kan tijdens het aanmaken van de declaratie worden aangepast. Echter is deze dan enkel op die declaratie van toepassing, wat inhoudt dat u in de toekomst bij een volgende declaratie, hier wederom aan moet denken.

Om dit te vereenvoudigen is sinds de laatste update van NEXTmatters een extra optie toegevoegd waarbij de betaaltermijn per relatie kan worden vastgelegd. Deze betaaltermijn legt u vast onder Relaties > Financieel. Hier kunt u, door middel van een keuzelijst, de gewenste betaaltermijn selecteren. Deze keuzelijst wordt gevuld met de binnen AFAS aanwezige termijnen.

De door u gekozen betaaltermijn wordt vervolgens direct naar de debiteur in AFAS verzonden, zodat de data in beide systemen met elkaar overeenkomen. Ook wordt de gekozen betaaltermijn afgedrukt op uw declaraties die naar de klant verzonden worden (indien u deze nu ook al hier afdrukt).

2. Verschillende soorten urenspecificaties
Binnen uw declaratiemodel is een standaard opmaak voor de urenspecificatie ingericht. Het kan echter zo zijn dat voor specifieke debiteuren er afgeweken dient te worden van de standaard opmaak van de urenspecificatie, daarom biedt NEXTmatters de mogelijkheid om tijdens het afdrukken van de declaratie een alternatieve specificatie te kiezen.

Naast de standaard specificatie bieden wij u de mogelijkheid om de gedeclareerde uren gegroepeerd per medewerker of gecomprimeerd per medewerker af te drukken.

Wilt u hier gebruik van maken? Dan kan het zijn dat hiervoor een noodzakelijke aanpassing in uw declaratiemodel doorgevoerd dient te worden. U kunt hierover contact met ons opnemen via servicedesk@nextlegal.nl.

3.Recente dossiers, relaties en documenten
Binnen NEXTmatters is aan de rechterkant van uw scherm een “blauwe verticale balk” gepositioneerd. Wanneer daar op het “Timer-knopje” geklikt wordt (zie rode pijl), dan zal de NEXTmatters side-bar worden geopend. In deze side-bar zijn mogelijkheden aanwezig voor het activeren van timers, maar ook voor het snel navigeren naar recente dossiers, relaties en documenten die u geopend heeft gehad.

4.Eenvoudig navigeren naar uw relatie via Google Maps integratie
Binnen NEXTmatters heeft u op uw relatiekaart vast en zeker het bezoekadres van uw relatie geregistreerd staan. Door onze standaard Google Maps integratie, kunt u eenvoudig het adres van uw relatie naar uw mobiele telefoon sturen, om zo direct de navigatie naar het gekozen adres te starten.

U doet dit door naast het adres van uw relatie op het “Maps-icoon” te klikken. In uw internetbrowser zal dit adres vervolgens gevisualiseerd worden via de Google Maps website. Vanuit hier kunt u vervolgens dit adres naar uw mobiele telefoon sturen om de navigatie naar dit adres te starten.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Webinars voor de advocatuur!

Deze nieuwe Corona tijd brengt een nieuwe manier van werken met zich mee. Veelal werken we nu digitaal of op ‘social distance afstand’ van elkaar. Een nieuwe realiteit waarin advocaten- en notariskantoren er alles aan doen om hun cliënten zo goed mogelijk te bedienen.

Zo ook bij NEXTlegal. Onze mensen hebben dagelijks contact met onze kantoren. Waar kunnen wij kantoren in deze tijd in faciliteren. Uit veel van deze gesprekken blijkt dat er vanuit de advocatuur veel vraag is naar webinars. Korte onderwerpen waar u als medewerker/advocaat direct uw voordeel uit kunt halen. Tips&trucs in een verkorte vorm van maximaal een half uur. Daarin faciliteren wij natuurlijk graag!

Praktisch en direct toepasbaar
De komende weken zullen onze collega’s diverse onderwerpen gaan behandelen in de webinars, zowel voor gebruikers van FORTUNA als NEXTmatters. De webinars over FORTUNA zullen gegeven worden door onze collega Johan en Jolande zal de webinars over NEXTmatters voor haar rekening nemen.

Kosteloos
De webinars worden kosteloos aan u aangeboden.

Overzicht geplande webinars
Hieronder ziet u een overzicht van de webinars die op dit moment gepland staan. Heeft u een idee voor een onderwerp om tijdens een volgende webinar te bespreken? Laat het ons weten!

Handleiding Zoom
De Webinars worden gegeven met Zoom. Van diverse kanten kregen wij de vraag of we uit konden leggen hoe Zoom precies werkt. Daarom hebben we hiervoor een handleiding geschreven. Deze kunt u hier downloaden.

FORTUNA

Tijdstip: Dinsdag 12 mei om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Aanmaken nieuwe medewerkers in FORTUNA en de handelingen bij uitdiensttreding.
Inschrijven: Hier kunt u zich inschrijven

Tijdstip: Dinsdag 26 mei om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Zoeken via de FORTUNA- documentenbrowser en zoeken binnen verrichtingen.
Inschrijven: Hier kunt u zich inschrijven

Tijdstip: Dinsdag 16 juni om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Inboeken en verrekenen van voorschotten in FORTUNA.
Inschrijven: Hier kunt u zich inschrijven

NEXTmatters

Tijdstip: Dinsdag 19 mei om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Aanmaken nieuwe medewerkers in NEXTmatters en handelingen bij uitdiensttreding.
Inschrijven: Hier kunt u zich aanmelden

Tijdstip: Donderdag 11 juni om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Hoe werkt de digitale declaratierun?
Inschrijven: Hier kunt u zich aanmelden

Tips & trucs 11

Tips en trucs deel 11 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.    Sorteren partijen;
2.    Openen declaratie vanuit urenregel;
3.    Kopiëren en verplaatsen van meerdere documenten;
4.    Aanmaken nieuwe medewerker;
5.    Vernieuwde helppagina en documentatie.

1. Sorteren partijen
In het scherm ‘Partijen’ van een dossier worden alle aan het dossier gekoppelde relaties getoond. B.v. de client en wederpartij. In sommige dossiers kan de lijst met partijen erg lang zijn, b.v. in faillissementsdossiers. Daarom kan het handig zijn om een bepaalde sortering toe te passen om de juiste partij snel te vinden. Dit kan via de knop die rechtsboven in het scherm te vinden. Onder deze knop zijn diverse sorteringen te selecteren, b.v. op client naam of clientnummer.

2. Openen declaratie vanuit urenregel
In het scherm ‘Urenregistratie’ van een dossier worden alle uren getoond die voor dit dossier geschreven zijn. Iedere urenregel bevat ook een informatieknop: ‘I’. Door op deze knop met de linker muistoets klikken, wordt de tariefopbouw van de urenregel getoond. Het is echter ook mogelijk om met de rechter muistoets op de ‘I’ knop te klikken van een gedeclareerde urenregel (groene kleur). Vervolgens wordt zichtbaar op welke declaratie de urenregel is meegenomen en is het mogelijk om deze declaratie direct te openen.

3. Kopiëren of verplaatsen meerdere documenten
Soms kan het nodig zijn om documenten te kopiëren of te verplaatsen van het ene dossier naar een ander dossier.

In het scherm ‘Documenten’ van een dossier is er de mogelijkheid om meerdere documenten te kopiëren/knippen/plakken. Met de CTRL- of SHIFT-toets ingedrukt, kunt u meerdere documenten in de desbetreffende map selecteren in Verkenner (deze worden blauw van kleur).

Klik boven in de balk op de ‘Meer opties’ knop. Er wordt een menu geopend met o.a. de keuzes om de documenten te ‘Knippen’ of te ‘Kopiëren’. Kies de gewenste optie en ga vervolgens naar het dossier of de map waar de documenten naar toe moeten. Ga in de gewenste map staan in Verkenner en kies voor rechtermuisklik / ‘Plakken’ om de documenten definitief te verplaatsen.

4. Aanmaken nieuwe medewerker
Zodra een nieuwe medewerker in dienst komt, moet deze ook aangemaakt worden door een beheerder in de module ‘P&O’. In de module ‘P&O’ is een optie aanwezig die het eenvoudig maakt om een nieuwe medewerker aan te maken. Door met de SHIFT-toets ingedrukt op de knop ‘Nieuw’ te klikken, kan een bestaande medewerker worden gedupliceerd. Gegevens als privileges, functie, ‘Mogen mijn uren zien’ worden overgenomen op de kaart van de nieuwe medewerker en hoeven niet volledig opnieuw ingevoerd te worden. Dit scheelt veel tijd.

5. Vernieuwde helppagina en documentatie
De helppagina van NEXTmatters bevat alle relevante documenten en naslagwerk die u kunnen helpen bij het gebruik van NEXTmatters. De documenten zijn recentelijk allemaal bijgewerkt n.a.v. de nieuwste versie van NEXTmatters. De helppagina is vanuit NEXTmatters op te roepen met de F1-toets en kies vervolgens voor ‘NEXTmatters documentatie’. Daarnaast is de helppagina te vinden via de volgende link: https://help.portal.nextlegal.nl/

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Samen verder. Punt.

In de afgelopen jaren hebben Devoon en Trivium Software gewerkt aan een intensieve samenwerking. Met als hoogtepunt een fusie van beide bedrijven die op 7 november van dit jaar wereldkundig werd gemaakt. Is dat wel verstandig? Door verschillende specialismen samen te voegen verdwijnt in principe het specialisme. Even terug- en vooruitkijken.

Specialisten
Trivium Software heeft zich sinds de oprichting in 1997 uitsluitend en alleen gefocust op de advocatuur. En bedrijfsjuristen uiteraard. Een focus die niet te onderschatten valt. De eisen die worden gesteld aan geïntegreerde software voor de advocatuur is pittig te noemen. Wie de illusie heeft dat het niet meer kan zijn dan wat uren registreren, beetje declareren en het bijhouden van een dossier komt bedrogen uit. Advocaten en hun ondersteuners hebben veel meer dan dat nodig om de organisatie soepel te laten lopen. De details zal ik jullie hier besparen, maar neem aan dat het werk voor specialisten is.

Notariaat uitstekend geautomatiseerd
In het notariële domein is het niet anders. Devoon heeft zich sinds het jaar 2000 gespecialiseerd in het ondersteunen van notariskantoren in alles wat zij voor hun cliënten kunnen betekenen. Waar je destijds nog goed kon scoren met het slim genereren van akten, heeft de volledig geïntegreerde software zich enorm ontwikkeld. Met vele koppelingen met al dan niet openbare registers bijvoorbeeld. En het opbouwen van een volledig dossier dat zichzelf bewijst, inclusief alle registratie en inzagen van dien. Nog afgezien van de adequate registratie en declaratie van alle werkzaamheden die tot een transactie leiden. Specialistenwerk.

Verschillen
Tussen werkzaamheden van de beide beroepsgroepen en hun uitgangspunten zijn veel verschillen te vinden. De cliënt is meestal het uitgangspunt voor de advocaat. Daarmee bouwt hij een relatie op en als er advies nodig is, of de cliënt heeft zich al dan niet onhandig in de nesten gewerkt, springt hij in de bres.
De notaris biedt zijn cliënten de benodigde rechtszekerheid als een transactie tot stand moet worden gebracht en helpt bij het netjes regelen van familiaire zaken. In grote lijnen dan; mijn doel is niet om hier volledig te zijn, maar om aan te geven dat beide beroepsgroepen verschillende uitgangspunten hebben.

Overeenkomsten
Het aanwijzen van verschillen is vaak de kunst niet. Het zien van overeenkomsten daarentegen is nog wel eens een uitdaging. Als de werkzaamheden worden platgeslagen en geprojecteerd op (digitale) werkprocessen blijken de overeenkomsten groter dan je misschien zou vermoeden. In grote lijnen hebben we het dan over relatiebeheer, dossierbeheer, documentenregistratie en -productie, het registreren en declareren van uren. En financiële administratie uiteraard. Alles met een eigen twist, eigenaardigheden en beroepseisen.

Devoon en Trivium Software
De beide organisaties, elk gespecialiseerd in een specifieke doelgroep, vertoonden een gelijke structuur. Ontwikkeling van software, accountmanagement, consultancy voor scholing, instructie en inrichting, helpdesk en ondersteunende diensten. Daarbij werd ook nog eens gebruik gemaakt van hetzelfde ontwikkelplatform en backoffice. En gelijke waarden en normen; streven naar uitmuntende service en tevredenheid van klanten. Het was dan ook een buitengewoon logische stap om samen te werken en deze samenwerking te laten resulteren in een fusie.

Specialisten
Softwarespecialisten in de juridische sector versterken elkaar en dat uit zich in de software. Door de input van het notariaat kunnen advocaten en hun ondersteuners gebruik maken van slimme documentenproductie, huisstijlbewaking en koppelingen met registers als KvK, CCBR en Kadaster.

En gebruikelijke functionaliteiten uit de advocatuur, zoals een maandelijkse declaratierun om onderhanden werk uit te declareren, gedetailleerde medewerkers prestatierapportages, uitgebreide tariefstructuren en een iDeal koppeling blijken waardevolle toevoegingen voor het notariaat. Om maar wat voorbeelden te noemen. En dan heb ik de combinatie van advocatuur en notariaat in één kantoor nog niet eens genoemd.

Versterkt
De stelling dat door specialismen samen te voegen het specialisme verdwijnt, wordt door de samenvoeging van beide organisaties tot NEXTlegal beslist niet onderbouwd. Sterker nog, de specialisatie wordt versterkt, verbeterd en uitgebouwd. De specialisten van NEXTlegal zijn nog maar net uit de startblokken. De komende jaren zal de uitwisselingen van specialismen verder resulteren in complete oplossingen voor de juridische praktijk en zullen NEXTassyst en NEXTmatters het hart vormen van een groeiende community van kantoren. Het digitale hart, om precies te zijn.

Bent u benieuwd naar wat de specialisten van NEXTlegal voor u kunnen betekenen? Neem dan gerust eens contact met ons op. We luisteren graag naar uw wensen en zijn altijd bereid om uw kantoor een stap verder in de toekomst te helpen.