Categorie: Tips advocatuur

Tips en trucs deel 12 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.  Betaaltermijn instellen per debiteur;
2.  Verschillende soorten urenspecificaties;
3.  Recente dossiers, relaties en documenten;
4.  Eenvoudig navigeren naar uw relatie via Google Maps integratie.

1.Betaaltermijn instellen per debiteur
Vanuit uw boekhouding hanteert u in de meeste gevallen één standaard betaaltermijn voor vrijwel al uw debiteuren. Het kan echter zo zijn dat er met sommige cliënten een alternatieve betaaltermijn wordt afgesproken. Deze alternatieve betaaltermijn kan tijdens het aanmaken van de declaratie worden aangepast. Echter is deze dan enkel op die declaratie van toepassing, wat inhoudt dat u in de toekomst bij een volgende declaratie, hier wederom aan moet denken.

Om dit te vereenvoudigen is sinds de laatste update van NEXTmatters een extra optie toegevoegd waarbij de betaaltermijn per relatie kan worden vastgelegd. Deze betaaltermijn legt u vast onder Relaties > Financieel. Hier kunt u, door middel van een keuzelijst, de gewenste betaaltermijn selecteren. Deze keuzelijst wordt gevuld met de binnen AFAS aanwezige termijnen.

De door u gekozen betaaltermijn wordt vervolgens direct naar de debiteur in AFAS verzonden, zodat de data in beide systemen met elkaar overeenkomen. Ook wordt de gekozen betaaltermijn afgedrukt op uw declaraties die naar de klant verzonden worden (indien u deze nu ook al hier afdrukt).

2. Verschillende soorten urenspecificaties
Binnen uw declaratiemodel is een standaard opmaak voor de urenspecificatie ingericht. Het kan echter zo zijn dat voor specifieke debiteuren er afgeweken dient te worden van de standaard opmaak van de urenspecificatie, daarom biedt NEXTmatters de mogelijkheid om tijdens het afdrukken van de declaratie een alternatieve specificatie te kiezen.

Naast de standaard specificatie bieden wij u de mogelijkheid om de gedeclareerde uren gegroepeerd per medewerker of gecomprimeerd per medewerker af te drukken.

Wilt u hier gebruik van maken? Dan kan het zijn dat hiervoor een noodzakelijke aanpassing in uw declaratiemodel doorgevoerd dient te worden. U kunt hierover contact met ons opnemen via servicedesk@nextlegal.nl.

3.Recente dossiers, relaties en documenten
Binnen NEXTmatters is aan de rechterkant van uw scherm een “blauwe verticale balk” gepositioneerd. Wanneer daar op het “Timer-knopje” geklikt wordt (zie rode pijl), dan zal de NEXTmatters side-bar worden geopend. In deze side-bar zijn mogelijkheden aanwezig voor het activeren van timers, maar ook voor het snel navigeren naar recente dossiers, relaties en documenten die u geopend heeft gehad.

4.Eenvoudig navigeren naar uw relatie via Google Maps integratie
Binnen NEXTmatters heeft u op uw relatiekaart vast en zeker het bezoekadres van uw relatie geregistreerd staan. Door onze standaard Google Maps integratie, kunt u eenvoudig het adres van uw relatie naar uw mobiele telefoon sturen, om zo direct de navigatie naar het gekozen adres te starten.

U doet dit door naast het adres van uw relatie op het “Maps-icoon” te klikken. In uw internetbrowser zal dit adres vervolgens gevisualiseerd worden via de Google Maps website. Vanuit hier kunt u vervolgens dit adres naar uw mobiele telefoon sturen om de navigatie naar dit adres te starten.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 11 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.    Sorteren partijen;
2.    Openen declaratie vanuit urenregel;
3.    Kopiëren en verplaatsen van meerdere documenten;
4.    Aanmaken nieuwe medewerker;
5.    Vernieuwde helppagina en documentatie.

1. Sorteren partijen
In het scherm ‘Partijen’ van een dossier worden alle aan het dossier gekoppelde relaties getoond. B.v. de client en wederpartij. In sommige dossiers kan de lijst met partijen erg lang zijn, b.v. in faillissementsdossiers. Daarom kan het handig zijn om een bepaalde sortering toe te passen om de juiste partij snel te vinden. Dit kan via de knop die rechtsboven in het scherm te vinden. Onder deze knop zijn diverse sorteringen te selecteren, b.v. op client naam of clientnummer.

2. Openen declaratie vanuit urenregel
In het scherm ‘Urenregistratie’ van een dossier worden alle uren getoond die voor dit dossier geschreven zijn. Iedere urenregel bevat ook een informatieknop: ‘I’. Door op deze knop met de linker muistoets klikken, wordt de tariefopbouw van de urenregel getoond. Het is echter ook mogelijk om met de rechter muistoets op de ‘I’ knop te klikken van een gedeclareerde urenregel (groene kleur). Vervolgens wordt zichtbaar op welke declaratie de urenregel is meegenomen en is het mogelijk om deze declaratie direct te openen.

3. Kopiëren of verplaatsen meerdere documenten
Soms kan het nodig zijn om documenten te kopiëren of te verplaatsen van het ene dossier naar een ander dossier.

In het scherm ‘Documenten’ van een dossier is er de mogelijkheid om meerdere documenten te kopiëren/knippen/plakken. Met de CTRL- of SHIFT-toets ingedrukt, kunt u meerdere documenten in de desbetreffende map selecteren in Verkenner (deze worden blauw van kleur).

Klik boven in de balk op de ‘Meer opties’ knop. Er wordt een menu geopend met o.a. de keuzes om de documenten te ‘Knippen’ of te ‘Kopiëren’. Kies de gewenste optie en ga vervolgens naar het dossier of de map waar de documenten naar toe moeten. Ga in de gewenste map staan in Verkenner en kies voor rechtermuisklik / ‘Plakken’ om de documenten definitief te verplaatsen.

4. Aanmaken nieuwe medewerker
Zodra een nieuwe medewerker in dienst komt, moet deze ook aangemaakt worden door een beheerder in de module ‘P&O’. In de module ‘P&O’ is een optie aanwezig die het eenvoudig maakt om een nieuwe medewerker aan te maken. Door met de SHIFT-toets ingedrukt op de knop ‘Nieuw’ te klikken, kan een bestaande medewerker worden gedupliceerd. Gegevens als privileges, functie, ‘Mogen mijn uren zien’ worden overgenomen op de kaart van de nieuwe medewerker en hoeven niet volledig opnieuw ingevoerd te worden. Dit scheelt veel tijd.

5. Vernieuwde helppagina en documentatie
De helppagina van NEXTmatters bevat alle relevante documenten en naslagwerk die u kunnen helpen bij het gebruik van NEXTmatters. De documenten zijn recentelijk allemaal bijgewerkt n.a.v. de nieuwste versie van NEXTmatters. De helppagina is vanuit NEXTmatters op te roepen met de F1-toets en kies vervolgens voor ‘NEXTmatters documentatie’. Daarnaast is de helppagina te vinden via de volgende link: https://help.portal.nextlegal.nl/

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 10 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.     Automatische taken – NEXTflow;
2.    Preview venster;
3.    Historie;
4.    Wijzigen e-mailadres bij gebruik NEXTportal;
5.    Afdrukken dossierlijst.

1. Automatische taken – NEXTflow
NEXTmatters heeft de beschikking over het instellen van automatische taken met behulp van NEXTflow. Met behulp van deze taken kunt u uw eigen werkprocessen automatiseren. Deze automatische taken worden, zoals het woord al zegt, automatisch gegenereerd in een dossier. De taak is zichtbaar in het dossier en komt tevens in de takenlijst van desbetreffende medewerker(s) te staan. B.v. de secretaresse krijgt automatisch een taak in haar lijst om de dossierstukken in het dossier toe te voegen of de advocaat-stagiair krijgt de taak om de WWFT check uit te voeren. Deze taken komen ook bij de medewerker op het ‘Home’-scherm in de takenlijst te staan.

De automatische taken kunnen ingericht worden door een beheerder in de module ‘Beheer’ / ‘Controleverslagen’.

2. Preview venster
In het DMS (scherm ‘Documenten’ in een dossier) is het mogelijk om een apart preview venster te openen. Van het geselecteerde document (Word, PDF, e-mail) wordt vervolgens een leesweergave getoond in dit venster. De preview wordt automatisch bijgewerkt zodra een ander document wordt aangeklikt in hetzelfde dossier.

Het is mogelijk om het preview venster open te laten staan en deze naar een tweede beeldscherm te slepen. Op deze manier kan er eenvoudig door de stukken van het dossier gebladerd worden om het juiste stuk te vinden of om kennis te nemen van de inhoud.

3. Historie
Onder ‘Home / Historie’ vindt u een overzicht van alle dossiers, documenten en relaties waar u recent in heeft gewerkt. Via de twee tabbladen is het mogelijk om te selecteren op recent en op vandaag. Het tabblad ‘Recent’ blijft 30 dagen beschikbaar. Het tabblad ‘Vandaag’ wordt elke dag ververst. Op deze wijze kunt u in één oogopslag zien waar u een bepaalde periode/dag mee bezig bent geweest. Dit kan handig zijn voor het invoeren van uw uren, b.v. aan het eind van de dag. Daarnaast kan er gemakkelijk worden gewisseld tussen de verschillende documenten, relatiekaarten en/of declaraties waar u in heeft gewerkt.

4. Wijzigen e-mailadres bij gebruik NEXTportal
Het komt regelmatig voor dat een relatie die de NEXTportal gebruikt een ander e-mailadres krijgt of dat het e-mailadres niet meer gebruikt moet worden. Om dit te wijzigen voor het gebruik van de NEXTportal dient u het nieuwe e-mailadres eerst vast te leggen in de relatiekaart. Hier staan nu dus twee e-mailadressen (zowel oud als nieuw).

Ga vervolgens naar een dossier van de relatie en ga naar ‘Documenten / Boomstructuur / Dossier online / Autoriseren’. Klik op de betreffende relatie op het bewerksymbool. Bij het veld ‘e-mailadres’ staat het e-mailadres geselecteerd welke geautoriseerd is voor de NEXTportal, hier kan middels het uitklapvenster het nieuwe e-mailadres worden geselecteerd. Klik vervolgens op ‘Wijzigen’. Er wordt een e-mail gestuurd naar zowel het oude als het nieuwe e-mailadres van de klant met de boodschap dat het e-mailadres is gewijzigd.

Het oude e-mailadres kan nu eventueel verwijderd worden uit de relatiekaart binnen NEXTmatters.

5. Afdrukken dossierlijst
In de dossierlijst (‘Dossiers / Lijst’) zijn onder de knop ‘Afdrukken’ verschillende rapporten beschikbaar. Een aantal van deze rapporten toont alleen de dossiers die in de dossierlijst staan. Deze rapporten heten ‘Overzicht dossier…’ en alleen de getoonde dossiers worden afgedrukt op het rapport. Van te voren is het mogelijk om in de dossierlijst te filteren b.v. op ‘Recent gewijzigde’ dossiers of te zoeken (F11) op de dossiers van een bepaalde verantwoordelijk advocaat.

Vervolgens is het mogelijk om op bovenstaande wijze deze dossierlijst af te drukken of op te slaan als PDF.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 9 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.    Uren info scherm;
2.    Kolommen in Verkenner;
3.    Invoer eenheden uren;
4.    Eenmalig aanmelden NEXTmatters;
5.    Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’.

1. Uren info scherm
In het menu ‘Urenregistratie’ is het submenu ‘Uren info’ beschikbaar. In dit scherm kunt u op basis van verschillende criteria overzichten maken van zowel uw eigen uren als uren van anderen. U kunt bijvoorbeeld kiezen om de urenregels te tonen van een bepaalde periode (deze week, vorige week, deze maand, periode van t/m). Daarnaast zijn er selecties mogelijk op basis van medewerker, urencode, groep of de status van de urenregel.

De gegevens op het scherm worden automatisch bijgewerkt afhankelijk van de gekozen selecties en filters. Op deze manier worden de gewenste gegevens snel inzichtelijk zonder hiervoor een apart rapport op te vragen.

2. Kolommen in Verkenner 
In het scherm ‘Documenten’ is een boomstructuur te vinden met hierin de Verkenner. Dit betreft het digitaal dossier. In de Verkenner is het mogelijk om een vink te zetten bij de optie ‘Details’. Door deze optie aan te zetten worden er meer kolommen getoond en dus detailinformatie getoond van documenten in de Verkenner. Zo worden er kolommen getoond met ‘Datum’ en ‘Nummer’ van het desbetreffende document. Verder kan er door op de kolomtitel te klikken, gesorteerd worden op een bepaalde kolom. Deze sortering wordt in elk dossier onthouden.

3. Invoer eenheden uren
Bij het invoeren van urenregels is het op meerdere manier mogelijk om de duur van de activiteit in te vullen. Bijvoorbeeld: u wilt een urenregel aanmaken voor een bespreking van anderhalf uur. Deze tijdseenheid kunt op meerdere manieren invoeren in de kolom ‘Duur’: 90, 1,5 of 1:30.

4. Eenmalig aanmelden NEXTmatters
Wij worden regelmatig gebeld door kantoren waarbij het maximum aantal licenties is overschreden. Dit wordt vaak veroorzaakt doordat medewerkers (per ongeluk) twee keer zijn ingelogd.

Dit kunt u voorkomen door het vinkje ‘Eenmalig aanmelden’ aan te zetten. Dit doet u door in de module ‘Beheer’ naar ‘Systeem’ te gaan. Daar ziet u het vinkje ‘Eenmalig aanmelden’ staan naast het blokje aanmelden. Indien deze aan staat kunnen medewerkers niet meer vaker inloggen en heeft u weinig tot geen last meer van het overschrijden van uw licenties.

5. Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’
In NEXTmatters kunt u uiteraard naar dossiers en relaties zoeken. Hierbij kunt u zoeken met zeer veel variabelen waardoor u de meeste dossiers en/of relaties heel gemakkelijk kunt vinden. Mocht u na het uitvoeren van een zoekactie toch niet het goede dossier of de goede relatie hebben gevonden dan kunt u de knop ‘herhaal’ gebruiken. Deze vindt u naast de knop ‘zoeken’.

Met de knop ‘herhaal’ opent NEXTmatters het zoekscherm, maar onthoudt NEXTmatters de laatst gedane zoekopdracht. Als u bijvoorbeeld zocht naar ‘Janssen’ en u wilt u zoekopdracht verfijnen dan onthoudt NEXTmatters met ‘herhaal’ de zoekopdracht. Het zoekscherm wordt geopend en ‘Janssen’ is dan al ingevuld. Dit kunt u vervolgens combineren met andere zoekvariabelen om wel het goede dossier te vinden.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 8
Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

– Kopiëren communicatiegegevens relatie;
– Compliance check;
– Dossiernummer kopiëren;
– Relatiekaart – dossiers als contactpersoon;
– F1 – documentatie.

Kopiëren communicatiegegevens relatie
Op het algemene scherm van een relatie worden de communicatiegegevens van de desbetreffende relatie getoond. Bijvoorbeeld het telefoonnummer en het e-mailadres van de relatie. Met de rechter muistoets is het mogelijk om deze communicatiegegevens te kopiëren en vervolgens op een andere plek te plakken. Bijvoorbeeld het e-mailadres kopiëren en vervolgens in een e-mail in Outlook plakken (toetsencombinatie ‘CTRL+V’).

Dit kopiëren van communicatiegegevens werkt ook in een dossier vanuit het scherm ‘Partijen’. Selecteer desbetreffende partij en rechtsonder in het scherm worden de communicatiegegevens getoond.

Compliance check 
In een relatie is in het scherm ‘Diensten’ mogelijk om een ‘Compliance check’ uit te voeren. Hiermee is het mogelijk om een betaalde zoekactie uit te voeren in PEP- en sanctielijsten voor deze relatie. Meer informatie over deze mogelijkheid is te vinden in dit document.

Kopiëren dossiernummer
Het is op eenvoudige wijze mogelijk om het dossiernummer van een dossier te kopiëren in NEXTmatters. Klik met de SHIFT-toets ingedrukt op het dossiernummer in de rechter bovenhoek van het geopende dossier.

Het dossiernummer is vervolgens te plakken bijvoorbeeld in een Word document of in een e-mail in Outlook (toetsencombinatie ‘CTRL+V’).

Relatiekaart – dossiers als contactpersoon
In een relatie is het mogelijk om het rapport ‘Relatiekaart’ op te vragen. Op dit rapport worden ook de dossiers weergegeven waar deze persoon als contactpersoon is aangemerkt.

Kies in de relatie boven in de balk voor de knop ‘Afdrukken’ en vervolgens voor ‘Relatiekaart’.

F1 – documentatie
NEXTmatters wordt continu doorontwikkeld. Dit betekent dat er continu op basis van uw feedback bestaande functionaliteiten worden verbeterd en nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Het kan daarom handig zijn om, indien u ergens niet uitkomt, onze vernieuwde documentatie of releasenotes te raadplegen. Deze vind u door in NEXTmatters op F1 te drukken of op het vraagteken linksonder in het hoofdmenu van NEXTmatters te klikken.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 7 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

–    NEXTportal;
–    Tekens bij uren schrijven;
–    Oorsprong;
–    iDEAL koppeling.NEXTportal

NEXTmatters biedt de mogelijkheid om de cliënt inzage te geven in haar dossiers. Dit kan door middel van de NEXTportal. Alle concepten, afschriften, correspondentie en stukken zijn hiermee eenvoudig 24/7 te raadplegen voor de cliënt. Ook partijen zoals verzekeraars, adviseurs en andere bij het dossier betrokken partijen kunt u toegang geven tot documenten via de NEXTportal.Als advocaat behoudt u uiteraard altijd de controle over wie toegang krijgt tot welke documenten. Alleen de documenten die worden geüpload, worden gedeeld met de partijen die u zelf autoriseert.

De cliënt (of een andere partij) heeft, als u dat aangeeft, ook de mogelijkheid om een document te delen met u als advocaat. Een cliënt kan bijvoorbeeld heel gemakkelijk zijn of haar identiteitsbewijs toevoegen aan het dossier in de NEXTportal. Het delen van documenten werkt dus twee kanten op. Dit alles voert u uit in de ‘Document Manager’ vanuit het desbetreffende dossier.

Tekens bij uren schrijven
Bij het schrijven van uren kunt u gebruik maken van een aantal tekens die het opzoeken van een dossier vereenvoudigen. U hoeft dan niet elke keer het dossier op te zoeken a.h.v. het dossiernummer of de dossiernaam.

Vul in de kolom ‘Dossier’ een van de volgende tekens in:
– ‘@’, er wordt een lijst getoond met recente dossiers;
– ‘=’, het dossiernummer en dossiernaam van het actieve (geopende) dossier worden ingevuld.

Oorsprong
Bij het aanmaken van een dossier heeft u de mogelijkheid om de oorsprong van het dossier aan te geven. Met andere woorden, hoe dit dossier bij u is aangebracht. Dit kan bijvoorbeeld zijn via een bestaande cliënt, via de website, via een telefonisch contact etc. Deze ‘aanbrengers’ kunt u zelf bepalen en aanpassen in ‘Beheer’. Daarnaast is het mogelijk om achteraf de oorsprong van het dossier in te vullen bij de dossiereigenschappen.

iDEAL koppeling
Een terugkerend vraagstuk binnen financiële administraties is de vraag hoe voorkomen kan worden dat de debiteurenstand oploopt en cliënten sneller overgaan tot het betalen van hun openstaande declaraties. Om het betaalproces van declaraties te versnellen biedt NEXTmatters de mogelijkheid om te koppelen met iDEAL.

Aan een declaratie die digitaal vanuit NEXTmatters verzonden wordt, kan een iDEAL betaallink worden toegevoegd. De cliënt ontvangt de e-mail met daarin de declaratie en heeft direct de mogelijkheid om de betaling voor deze declaratie te voldoen via iDEAL-koppeling. De cliënt kan door de iDEAL-koppeling sneller overgaan tot betaling van de declaratie.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 6 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

• Helpfunctie – F1;
• Timer starten zonder dossier;
• Uitgebreid zoeken naar documenten;
• Tijd schrijven met maken afspraken in Agenda.

Helpfunctie – F1
Met de sneltoets F1 komt u terecht op de ‘Help’ website van NEXTmatters. Op deze pagina vindt u de meest recente handleidingen van NEXTmatters. In de handleidingen vindt u een gedetailleerde uitleg van een bepaalde module of tips en trucs bij het gebruik van deze functionaliteit.

Naast de sneltoets F1 kunt u ook via het vraagteken linksonder in het hoofdmenu de ‘Helpfunctie’ benaderen.

Timer starten zonder dossier
In NEXTmatters kunt u gebruik maken van timers om de tijdsbesteding van een activiteit te registeren. De timer werkt in feite als een stopwatch.
Bij het aanmaken van een timer is het niet perse verplicht om hier een dossier aan te koppelen. Dit kan ook achteraf alsnog gebeuren, zodat de tijdsbesteding aan het desbetreffende dossier gekoppeld wordt.
Maak met de sneltoets F8 een nieuwe, indirecte timer aan. Stop de timer zodra de activiteit is afgerond (b.v. de meeting of het schrijven van het processtuk). Vervolgens verschijnt onderstaand scherm om de tijdsbesteding op te slaan.

Kies hier voor het groene plusje om de timer alsnog aan een dossier te koppelen.

Kies vervolgens de juiste urencode en vul eventueel een aanvullende omschrijving van de tijdsbesteding in. De bestede tijd komt vervolgens als urenregel in het desbetreffende dossier te staan.
Uitgebreid zoeken naar documenten

NEXTmatters beschikt over een uitgebreide zoekfunctie om te zoeken naar bepaalde documenten. Vaak wilt u ook de mogelijkheid hebben om binnen één dossier te kunnen zoeken naar documenten. Zeker als het een omvangrijk dossier betreft. Dit kunt u gemakkelijk doen met de uitgebreide zoekfunctie. Deze vindt u door – als u in het dossier in het documentenoverzicht staat – rechtsboven te klikken op icoontje met het verrekijkertje (zie afbeelding).

NEXTmatters opent een pop up scherm waar u uitgebreid kunt zoeken naar bijvoorbeeld documenten, notities, maar ook emailberichten. U ziet direct een preview van het document of het emailbericht zodat u direct kunt checken of dit het goede document/bericht is. Indien u beschikt over NEXTsearch kunt hier ook direct in de inhoud van alle documenten zelf zoeken.

Tijd schrijven met maken afspraken in Agenda
De NEXTmatters agenda biedt samen met de urenschrijfmodule de mogelijkheid om op basis van de gemaakte agenda afspraken automatisch tijd te schrijven. Hiervoor moeten de urencodes gekoppeld worden in ‘Beheer’ en moet er in ‘P&O’ het vinkje worden uitgezet. Deze automatisch weggescheven urenregels zijn te herkennen in de urenregistratie aan de letters “AG” die aan het begin van de omschrijving zijn toegevoegd. Indien u dit wilt instellen, kunt u het beste even contact met ons opnemen.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 5 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

• Urenregel wijzigen met rechtermuisknop;
• Agenda loskoppelen;
• Sneltoets F4 – scherm ‘Documenten’;
• Taak aanmaken.

Urenregel wijzigen met rechtermuisknop
Hoe vaak komt het niet voor dat u een urenregel geschreven hebt en u er daarna achter komt dat deze niet op het goede dossier of niet op de goede dag is geschreven. Als u op de urenregel klikt met uw rechtermuisknop, dan kunt u de urenregel wijzigen. U kunt echter ook de urenregel gemakkelijk verplaatsen naar een andere dag. Tot slot kunt ook kiezen voor tariefinformatie waar u meer informatie krijgt over deze betreffende urenregel.

Agenda loskoppelen
In principe is alles in NEXTmatters te bedienen vanuit één scherm. U kunt dus niet meerdere schermen van NEXTmatters naast elkaar openen. Er zijn echter een paar uitzonderingen waaronder de agenda. Als u in de agenda onder de opties klikt op onderstaand icoontje kunt u de agenda loskoppelen van uw NEXTmatters scherm (in een apart venster).

Met deze functie kunt u de agenda op hetzelfde scherm als waar NEXTmatters geactiveerd is minimaliseren of bij gebruik van meerdere beeldschermen de agenda op een ander beeldscherm plaatsen. De agenda wordt om de paar minuten ververst (wat u zelf instelt) dus u kunt de agenda de hele dag open laten staan.

Sneltoets F4 – scherm ‘Documenten’
Met de sneltoets F11 kun je snel een dossier opzoeken in NEXTmatters. In de meeste gevallen wordt het dossier geopend in het scherm ‘Algemeen’ en moet u vervolgens het juiste scherm in het submenu aanklikken. Er is ook een sneltoets beschikbaar om direct naar het scherm ‘Documenten’ toe te gaan: F4.

Gebruik de sneltoets F4 dus om direct het scherm ‘Documenten’ te openen van het dossier waarin u aan het werk bent. U kunt de sneltoets in ieder scherm gebruiken.

Taak aanmaken
Op diverse plaatsten in NEXTmatters kunt u een taak aanmaken. Dit kan uiteraard in een relatie en een dossier. De taak is vervolgens aan de desbetreffende relatie of dossier gekoppeld. Daarnaast vind u overal in NEXTmatters rechtsboven in het scherm een taak icoon:

Ook met deze knop is het mogelijk om een nieuwe taak aan te maken en deze taak vervolgens aan een relatie of een dossier te koppelen.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 4 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

• Aantal aanmaningen uit AFAS;
• Oorsprong dossier vastleggen;
• Concept berichten;
• Rechtermuisklik in een notitieveld;
• Historie op het home-scherm.

Aantal aanmaningen uit AFAS
In een dossier onder het tabblad ‘Financieel’ vind u een overzicht van alle declaraties die betrekking hebben op dit dossier. Hier kunt u bijvoorbeeld per declaratie het openstaande saldo zien. Daarnaast wordt dit overzicht de kolom ‘#’ getoond. In deze kolom wordt per declaratie het aantal verstuurde aanmaningen uit AFAS getoond.

Oorsprong dossier vastleggen
U kunt heel gemakkelijk bij een dossier vastleggen hoe dit dossier is binnengekomen, bijvoorbeeld ‘Via internet’ of ‘Via andere cliënt’. In beheer kunt u de diverse verwijzers vastleggen. Vervolgens kunt u bij de aanmaak van een dossier aangeven via welke verwijzer deze is binnengekomen. Bij bestaande dossiers kunt u dit ook nog aangeven door te klikken op het dossiernummer rechtsboven in NEXTmatters.

Concept berichten
Vanuit het dossier in NEXTmatters kunt u e-mails versturen. Zodra u een e-mail begint, wordt deze in NEXTmatters bij de documenten opgeslagen onder het tabblad ‘Concept berichten’. Zodra de e-mail is verstuurd vindt u deze terug onder ‘Verzonden berichten’.

Het komt echter regelmatig voor dat er e-mails in NEXTmatters worden gemaakt die uiteindelijk niet worden verstuurd. Dit kan een bewuste keuze zijn, maar vaak blijkt dit onbewust te gebeuren. Daarom vindt u op het homescherm het tabblad ‘concept berichten’. Hier ziet u een overzicht van alle e-mailberichten (uit alle dossiers) die u bent begonnen, maar niet hebt verstuurd.

In dit overzicht kunt u direct checken of de e-mails alsnog verstuurd moeten worden of dat deze verwijderd kunnen worden. Deze acties kunt u gelijk vanuit dit overzicht uitvoeren. Daarnaast geeft NEXTmatters een waarschuwing dat er nog concept berichten klaar staan op het moment dat u NEXTmatters afsluit.

Rechtermuisklik in een notitieveld
In NEXTmatters vindt u op diverse plekken notitievelden waar u een extra toelichting kwijt kunt. Bijvoorbeeld een dossier gerelateerde toelichting of extra informatie bij de relatie. D.m.v. rechtermuisklik in een notitieveld kunt een tijdstempel (‘Timestamp’) invoegen. Naast de tijdsaanduiding worden ook uw initialen ingevoegd.

Daarnaast is het d.m.v. rechtermuisklik mogelijk om een eerder naar het klembord gekopieerde tekst te plakken in het notitieveld.

Historie op het home-scherm
Op het home-scherm vind u het tabblad ‘Historie’. In plaats van een zoekopdracht in te geven naar een ‘Dossier’, ‘Relatie’ of ‘Document’ kan het tabblad ‘Historie’ geopend worden en vervolgens geklikt worden op de hyperlink (=blauw onderstreepte gedeelte) om een ‘Dossier’, ‘Relatie’ of ‘Document’ te openen. De lijst toont de gegevens van de afgelopen dertig dagen. Onder het tabblad ‘Vandaag’ vind u deze zelfde lijst, maar dan voor vandaag.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.