Maand: oktober 2021

“Ik werk bij NEXTlegal, maar eigenlijk bén ik van de klant.”

Onze klanten stellen het op prijs dat de NEXTlegal consultants zo goed thuis zijn in hun vakgebied. Het is waar dat de meeste van onze adviseurs afkomstig zijn uit de praktijk van de advocatuur of het notariaat. Wat dat betreft is Heleen Bernsen geen uitzondering. Zij was van 1984 tot 1997 notarieel medewerker en applicatiebeheerder bij een notariskantoor, tot de toenmalige softwareleverancier haar vroeg consultant te worden.

Na wat omzwervingen kwam ze uiteindelijk in 2004 bij Devoon terecht, als allereerste consultant naast de twee toenmalige directeuren. Heleen is dus al 17 jaar bij ons. Wij spraken met haar.

“Als je 37 jaar in het notariaat rondloopt zou je denken dat je alles wel gezien hebt, want inhoudelijk is in de notarispraktijk niet bijzonder veel veranderd sinds 1984. Toch krijg ik nog steeds nieuwe, unieke vragen. Het overkwam me toevallig gisteren nog met een klant… een vraag waarvan je denkt: “Ja, ok, en nu?” Dus dan is het toch weer een uitdaging om met een oplossing te komen.

We proberen altijd vanuit de klant advies te geven en problemen op te lossen. Dat persoonlijke contact is heel leuk. En niet alleen als het over software gaat. Ook als het organisatorisch niet lekker loopt kan ik vanuit mijn praktijkervaring adviseren: “Als je het nou eens op deze manier probeert, of op die manier?” Zo komen we tot een oplossing om efficiënt te werken, waarbij het werkplezier voor de medewerkers natuurlijk ook sterk meetelt.

 

• NEXTtip
  Met de sneltoets F1 kun je vanuit NEXTassyst een browser starten met documentatie.

 

Consultant in Corona-tijd
Het laatste jaar was moeilijk, omdat ik bijna alleen vanuit huis gewerkt heb. Je mist gewoon het persoonlijk contact. Hopelijk kunnen we volgend jaar weer gewoon bij de klanten op bezoek. Kijk, ik werk bij NEXTlegal, maar eigenlijk bén ik van de klant. Wij willen altijd zorgen dat klanten blij zijn dat ze voor ons gekozen hebben. Dat betekent dat je niet van 9 tot 5 werkt maar dat je pas de deur achter je dicht doet als de laatste vraag beantwoord is.

We horen ook regelmatig dat de klant blij is dat we altijd bereikbaar zijn. Dat we er zijn als ze ons nodig hebben. Natuurlijk zullen wij ook wel eens een steekje laten vallen, maar klanten weten dat hun belang voorop staat.

Van training tot helpdesk
Het leuke van automatisering en het notariaat is dat geen enkele dag hetzelfde is. De ene dag ben je aan het programmeren met IT-coderingen voor een efficiënte documentproductie, het volgende moment geef je trainingen. Of je bent druk met het voorbereiden van een project, zoals het opleveren van NEXT voor een nieuwe klant.

Daarnaast vervullen wij als consultants ook de helpdesk-rol. Dat is één à twee keer per week telefonisch advies. Niet het leukste werk, maar wel belangrijk en het hoort erbij. Iedere dag is een uitdaging. Ik heb er lol in. Op zich best bijzonder dat je dat na 17 jaar nog kunt zeggen.

 

• NEXTtip
  Onder Home | Nieuws | vind je wekelijks een overzicht van alle uitgeleverde hypotheekmodellen.

 

Actief ontspannen in de vrije tijd
Ik heb altijd ontzettend veel energie. Als het heel rustig is ben ik niet op mijn best. Liefst werk ik lekker door, onder druk, met een volle agenda. Op stille momenten ben ik het na een halve dag al zat. Er moet gewoon steeds iets gebeuren. Ook privé, als we ontspannen, zijn we actief. Naast het werk doen mijn man en ik veel aan zeilen, op de Zeeuwse wateren en langs de Belgische kust. En sinds een jaar hebben we twee kleinkinderen, dus als we vrij zijn doen we gym op de vloer.

De toekomst van het notariaat
De automatisering in het notariaat blijft zich ontwikkelen. We werken aan digitaal ondertekenen en straks kun je ook digitaal een BV oprichten. Alles wat nu nog papier is, wordt gedigitaliseerd. Daar zitten nog wel wat haken en ogen aan, maar dat zijn veranderingen die zeker gaan komen. Verder zullen we waarschijnlijk toch steeds meer op afstand werken. Bij de uitbraak van COVID kwamen de eerste meetings met Teams langzaam op gang, maar inmiddels is iedereen gewend en gaat het vergaderen steeds vaker digitaal. Hoe dan ook, voor de nabije toekomst zie ik er vooral naar uit mijn klanten wél weer in het echt te kunnen ontmoeten.

 

• NEXTtip
  Er zijn handige sneltoetsen voor het zoeken van dossiers (F11), relaties (F12) en repertorium (F9).

 

 

In een bijzonder goed gevulde Legal IT Talk sprak Tom Jansen (Marketing Manager Lexxyn Groep) met zijn gasten over wat er allemaal komt kijken bij het digitaliseren van de financiële administratie. Te gast waren Rosemarie Wielinga (ETL BNA Accountants en Adviseurs), Dirk Verheul (Visser & Visser), Eugène Haarmans (Clip Consultants) en JP Rijnsburger (NEXTlegal).

U kunt het webinar nu terugkijken:

 

 

 

Tijdens het webinar is een breed scala aan onderwerpen de revue gepasseerd. Als we de gasten vragen om een kleine vlootschouw van de advocatuur en het notariaat op het gebied van digitalisering van de financiën, zijn de gasten over het algemeen positief gestemd.

Er wordt veel digitaal gewerkt als het gaat om de administratie, maar er blijven nog veel verbeterpunten over als het gaat om het automatiseren of vereenvoudigen van werkzaamheden.

Zo kan er in het notariaat nog een grote slag geslagen worden door bijvoorbeeld scan & herken op inkomende facturen toe te passen, en de advocatuur kan met uitbesteding en digitalisering van het debiteurenbeheer de kasposities aanmerkelijk verbeteren.

Concrete voorbeelden waar digitalisering de bedrijfsvoering optimaliseert en zelfs kan bijdragen aan de financiële bottom-line van het kantoor.

Obstakels
Een obstakel waar de gasten in de diverse trajecten tegen aanlopen als het gaat om het digitaliseren van werkzaamheden, is de gezonde argwaan die sommige boekhouders en administrateurs hebben tegen verandering. Want als het al jaren zo werd gedaan, waarom dan nu opeens anders?

Het is aan de gasten, zowel de accountants als de softwareleveranciers, om dan de handen ineen te slaan en het kantoor op verschillende niveaus te overtuigen dat digitalisering bijdraagt aan de inzichten die het kantoor krijgt in hun financiële status, en dat er niemand weg geautomatiseerd wordt.

Het werk zal inhoudelijk veranderen, maar er zal (zoals gebruikelijk in advocatuur en notariaat) altijd teveel werk zijn om in een normale werkweek op te pakken.

Nieuwe inzichten
De nieuwe inzichten die het kantoor krijgt door het digitaliseren van de administratie, biedt ook de kans om vooruit te denken. De data van activiteiten uit het verleden kan helpen om werkwijzen of keuzes voor de toekomst te verbeteren.

Zo is het in het notariaat bijvoorbeeld niet heel gebruikelijk om gedetailleerd tijd te schrijven, omdat dit voor de facturatie niet perse nodig is. Hierdoor gaat echter veel waardevolle data over hoe er gewerkt wordt, en wat er efficiënter kan, verloren.

Rosemarie, van ETL BNA Accountants en Adviseurs, adviseert dus ook notarissen om tijd te gaan schrijven, niet om de te factureren kosten te berekenen, maar om meer stuurinformatie voor de efficiëntie van het kantoor te genereren.

Meer van dit soort praktische tips op het gebied van het digitaliseren van de financiële administratie kunt u terugzien en horen in de opname van het webinar, wat nu gratis terug te kijken is op ons YouTube kanaal.

Geen Legal IT Talk missen?
Abonneer u nu op onze nieuwsbrief, en ontvang de uitnodigingen voor de volgende Legal IT Talks direct in uw e-mail.

Het notariaat en de advocatuur zijn van huis uit professies waarbij veel analoog en met papier werd – en wordt – gewerkt. Toch digitaliseren ook deze branches meer en meer. Als gevolg van corona vonden zaken zoals cliëntgesprekken en het tekenen van stukken noodgedwongen digitaal plaats, in plaats van fysiek. Corona zorgt daarmee voor een stroomversnelling richting een digitale werkwijze in het notariaat en de advocatuur.

De hoogste tijd om te kijken wat de nabije toekomst biedt aan ontwikkelingen waar je als notaris of advocaat gebruik van kunt maken.

Technologische ontwikkelingen
We leven in een tijd van grote veranderingen. Sommigen noemen het de vierde industriële revolutie. Anderen noemen het hypes die weer overgaan. Toch krijgen technologieën zoals Artificial Intelligence, robotica, VR of blockchain steeds meer een eigen plek in onze samenleving.

Wat je als juridisch professional ook vindt van deze technologieën, je krijgt er vandaag of morgen mee te maken. Cliënten worden steeds veeleisender als het gaat om (digitaal) gebruiksgemak. Dit betekent dat gewoon goed, niet goed genoeg meer is.

Digitaal eigendom overdragen met NFT’s
Het overdragen van eigendom in de fysieke wereld is relatief eenvoudig. Als je een theepot koopt bij de Blokker dan ben jij na de transactie eigenaar geworden van de theepot. Ditzelfde geldt voor het kopen van een woning. Zodra de transactie bij de notaris is afgerond is de woning van eigenaar gewisseld. Maar hoe werkt dat in de digitale wereld?

In de digitale wereld is dit niet eenvoudig. Als je een afbeelding online koopt dan kun je niet zomaar de eigendom ervan overdragen. De afbeelding kan namelijk meerdere keren bestaan. Ook al geeft de verkoper de afbeelding aan jou als koper. Om dit op te lossen bestaan er tegenwoordig NFT’s.

Non-Fungible Token (NFT)
Een Non-Fungible Token is een niet inwisselbaar, onvervangbaar eigendomscertificaat dat gekoppeld wordt aan een digitaal object, zoals een afbeelding. Dit certificaat staat geregistreerd in een blockchain. Met dit eigendomscertificaat kun je bewijzen dat het digitale object jouw eigendom is.

Inmiddels heeft het gebruik van NFT’s een grote vlucht genomen. De kunstenaar Beeple verkocht bijvoorbeeld als eerste, bij het bekende veilinghuis voor kunst Christie’s, een digitale verzameling plaatjes als NFT voor maar liefst 69 miljoen dollar. De allereerste Tweet van Twitter-oprichter Jack Dorsey werd als NFT verkocht voor ruim 2,9 miljoen dollar.

Met NFT’s is er dus een manier gevonden om digitale objecten te verhandelen en eigendom online over te dragen. Voor de ondernemende jurist een mooie kans om hun expertise te laten zien.

Digitale ondertekening
In de inleiding werd al gerefereerd aan het digitaal ondertekenen van documenten. Corona heeft ook op dit vlak ervoor gezorgd dat digitaal ondertekenen meer en meer gemeengoed is geworden. En volkomen logisch. Met digitaal ondertekenen zoals onze eigen NEXTsign oplossing kun je snel, gemakkelijk en veilig alle soorten documenten door cliënten laten ondertekenen. Eén van de technologische ontwikkelingen die direct praktisch toepasbaar zijn.

Digitale notariële akte
Er is al veel over gezegd: de komst van de digitale notariële akte. Te beginnen met de online oprichting van een BV binnenkort. Dat dit slechts de opmaat is naar een volledige online notariële dienstverlening, zal weinig mensen verbazen. Dit zal nog wel een aantal jaren duren, maar binnen nu en vijf jaar zal dit hoogstwaarschijnlijk de realiteit zijn.

Dit heeft verstrekkende gevolgen voor het notariaat. Een cliënt uit Oost-Groningen kan dan namelijk voor een digitale notaris uit Zeeland kiezen. Of een bewoner van Ameland kan dan voor een notaris uit Limburg kiezen. Dat betekent veel meer concurrentie. Of als je het omdenkt, veel meer potentiële cliënten. Voor de ondernemende notaris biedt dit veel kansen.

Niet zoeken maar vinden
Eén van de werkzaamheden van een advocaat is het zoeken naar jurisprudentie. Dit is lang niet altijd een gemakkelijke zoektocht en vergt vaak veel tijd. Dat moet slimmer kunnen. Dat dachten ze bij Bluetick ook.

Daarom bouwden ze bij Bluetick een zoekmachine waarmee advocaten verbanden kunnen leggen tussen rechterlijke uitspraken zonder zelf actief te hoeven zoeken. Hiermee kun je als advocaat of fiscalist sneller en intuïtiever jurisprudentie vinden. Niet zoeken, maar vinden. Een mooi voorbeeld van een nieuwe technologie (AI) die goed en direct praktisch toepasbaar is.

Compos mentis Assyst
Eén van de uitdagingen waar notarissen tegenaan lopen bij digitale notariële dienstverlening, is het beoordelen of de cliënt Compos Mentis is. Oftewel, of de cliënt die de notariële akte gaat ondertekenen, kan overzien wat er staat. Eén van de belangrijke taken van de notaris.

Als een cliënt fysiek aan tafel zit, is het voor de notaris gemakkelijker te bepalen of de cliënt zich bewust is van wat hij/zij gaat tekenen en of hij/zij dat uit vrije wil doet. Digitaal is die beoordeling veel lastiger.

Hoe fijn zou het zijn als je als notaris een digitale assistent hebt die gespecialiseerd is in het herkennen en analyseren van zowel de verbale als non-verbale communicatie van een cliënt? Een systeem dat je waarschuwt als deze het niet vertrouwt? Zodat je als notaris weet dat je extra alert moet zijn bij deze cliënt en extra onderzoek kunt doen om dit te beoordelen? Een Compos Mentis assistent.

Ik ben hem nog niet tegengekomen maar het zou veel notarissen helpen om digitale notariële dienstverlening te omarmen en om misbruik tegen te gaan. Wie pakt de handschoen op?

Andere technologische ontwikkelingen?
Heb je andere technologische ontwikkelingen gezien die interessant zijn om te delen? Laat het mij weten, dan neem ik hem mee in de volgende blog.

Gertjan de Gans