Geplaatst op

Tips & trucs 10

Tips en trucs deel 10 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.     Automatische taken – NEXTflow;
2.    Preview venster;
3.    Historie;
4.    Wijzigen e-mailadres bij gebruik NEXTportal;
5.    Afdrukken dossierlijst.

1. Automatische taken – NEXTflow
NEXTmatters heeft de beschikking over het instellen van automatische taken met behulp van NEXTflow. Met behulp van deze taken kunt u uw eigen werkprocessen automatiseren. Deze automatische taken worden, zoals het woord al zegt, automatisch gegenereerd in een dossier. De taak is zichtbaar in het dossier en komt tevens in de takenlijst van desbetreffende medewerker(s) te staan. B.v. de secretaresse krijgt automatisch een taak in haar lijst om de dossierstukken in het dossier toe te voegen of de advocaat-stagiair krijgt de taak om de WWFT check uit te voeren. Deze taken komen ook bij de medewerker op het ‘Home’-scherm in de takenlijst te staan.

De automatische taken kunnen ingericht worden door een beheerder in de module ‘Beheer’ / ‘Controleverslagen’.

2. Preview venster
In het DMS (scherm ‘Documenten’ in een dossier) is het mogelijk om een apart preview venster te openen. Van het geselecteerde document (Word, PDF, e-mail) wordt vervolgens een leesweergave getoond in dit venster. De preview wordt automatisch bijgewerkt zodra een ander document wordt aangeklikt in hetzelfde dossier.

Het is mogelijk om het preview venster open te laten staan en deze naar een tweede beeldscherm te slepen. Op deze manier kan er eenvoudig door de stukken van het dossier gebladerd worden om het juiste stuk te vinden of om kennis te nemen van de inhoud.

3. Historie
Onder ‘Home / Historie’ vindt u een overzicht van alle dossiers, documenten en relaties waar u recent in heeft gewerkt. Via de twee tabbladen is het mogelijk om te selecteren op recent en op vandaag. Het tabblad ‘Recent’ blijft 30 dagen beschikbaar. Het tabblad ‘Vandaag’ wordt elke dag ververst. Op deze wijze kunt u in één oogopslag zien waar u een bepaalde periode/dag mee bezig bent geweest. Dit kan handig zijn voor het invoeren van uw uren, b.v. aan het eind van de dag. Daarnaast kan er gemakkelijk worden gewisseld tussen de verschillende documenten, relatiekaarten en/of declaraties waar u in heeft gewerkt.

4. Wijzigen e-mailadres bij gebruik NEXTportal
Het komt regelmatig voor dat een relatie die de NEXTportal gebruikt een ander e-mailadres krijgt of dat het e-mailadres niet meer gebruikt moet worden. Om dit te wijzigen voor het gebruik van de NEXTportal dient u het nieuwe e-mailadres eerst vast te leggen in de relatiekaart. Hier staan nu dus twee e-mailadressen (zowel oud als nieuw).

Ga vervolgens naar een dossier van de relatie en ga naar ‘Documenten / Boomstructuur / Dossier online / Autoriseren’. Klik op de betreffende relatie op het bewerksymbool. Bij het veld ‘e-mailadres’ staat het e-mailadres geselecteerd welke geautoriseerd is voor de NEXTportal, hier kan middels het uitklapvenster het nieuwe e-mailadres worden geselecteerd. Klik vervolgens op ‘Wijzigen’. Er wordt een e-mail gestuurd naar zowel het oude als het nieuwe e-mailadres van de klant met de boodschap dat het e-mailadres is gewijzigd.

Het oude e-mailadres kan nu eventueel verwijderd worden uit de relatiekaart binnen NEXTmatters.

5. Afdrukken dossierlijst
In de dossierlijst (‘Dossiers / Lijst’) zijn onder de knop ‘Afdrukken’ verschillende rapporten beschikbaar. Een aantal van deze rapporten toont alleen de dossiers die in de dossierlijst staan. Deze rapporten heten ‘Overzicht dossier…’ en alleen de getoonde dossiers worden afgedrukt op het rapport. Van te voren is het mogelijk om in de dossierlijst te filteren b.v. op ‘Recent gewijzigde’ dossiers of te zoeken (F11) op de dossiers van een bepaalde verantwoordelijk advocaat.

Vervolgens is het mogelijk om op bovenstaande wijze deze dossierlijst af te drukken of op te slaan als PDF.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Devoon + Trivium Software = NEXTlegal

Reeuwijk/Oosterhout, 7 november 2019 – Twee gevestigde namen in de juridische sector bundelen hun krachten. Devoon en Trivium Software gaan samen verder als NEXTlegal en bieden daarmee het meest complete digitale hart voor de juridisch professional.

De fusie is een logisch gevolg van de steeds nauwere samenwerking in de afgelopen jaren. Beide organisaties maken al jarenlang deel uit van de Lexxyn Groep en onderling werkten de medewerkers van Devoon en Trivium Software al veel samen. Door de fusie kan NEXTlegal beide beroepsgroepen laten profiteren van elkaars slimmigheden en expertise en verder bouwen aan de softwareoplossing van de toekomst.

Één softwareoplossing voor combikantoren
Daarnaast heeft Devoon met NEXTassyst voor het notariaat en Trivium Software met NEXTmatters voor de advocatuur twee softwareoplossingen die op dezelfde architectuur zijn gebouwd maar met elk hun specialisme. Door de krachten te bundelen biedt NEXTlegal een unieke alles-in-een oplossing voor combinatiekantoren. Uiteraard inclusief de verplichte ‘Chinese walls’.

Extreme focus op klanttevredenheid
“NEXTlegal is dé aanbieder van geïntegreerde software voor de advocaat, notaris en bedrijfsjurist. Dit combineren we met uitmuntende service waarbij de klant geholpen wordt door vakidioten die persoonlijk en specialistisch advies geven zonder keuzemenu’s en lange wachttijden.

Die extreme focus op klanttevredenheid zit in het DNA van Devoon en Trivium Software en wordt door de fusie krachtiger dan ooit. ”Onze mensen zijn oprecht verdrietig als een klant zijn werk niet kan doen. Dat uit zich in ongekende toewijding. We staan letterlijk dag en nacht voor de klanten klaar. En niet omdat we een formele 24/7 helpdesk met supportsysteem hebben. Onze mensen doen het uit zichzelf, puur omdat ze het vervelend voor de klant vinden als iets niet werkt” aldus Ben van Hengstum, directeur bij Devoon en Trivium Software.

Digitaal hart voor de juridisch professional
John Lugten, oprichter en technisch directeur bij NEXTlegal. “Samen zorgen we er voor dat al bijna 500 advocaten-, notariskantoren en corporate legal afdelingen optimaal en zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Waar we met NEXTassyst het notariaat bedienen, bieden we met NEXTmatters dé softwareoplossing voor de advocatuur en corporate legal afdelingen. Met de unieke combinatie van NEXTmatters en NEXTassyst bieden we ook combinatiekantoren de ideale alles-in-een oplossing.

Met NEXTlegal zorgen we er voor dat iedere juridische professional een vitaal kloppend digitaal hart heeft.”

De naamswijziging gaat in op 8 november 2019. Als onderdeel van de rebranding is een nieuwe huisstijl ontwikkeld, inclusief een nieuwe website www.NEXTlegal.nl. De infrastructuur, de locaties en de personele bezetting blijven ongewijzigd.

Geplaatst op

Tips & trucs 09

Tips en trucs deel 9 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.    Uren info scherm;
2.    Kolommen in Verkenner;
3.    Invoer eenheden uren;
4.    Eenmalig aanmelden NEXTmatters;
5.    Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’.

1. Uren info scherm
In het menu ‘Urenregistratie’ is het submenu ‘Uren info’ beschikbaar. In dit scherm kunt u op basis van verschillende criteria overzichten maken van zowel uw eigen uren als uren van anderen. U kunt bijvoorbeeld kiezen om de urenregels te tonen van een bepaalde periode (deze week, vorige week, deze maand, periode van t/m). Daarnaast zijn er selecties mogelijk op basis van medewerker, urencode, groep of de status van de urenregel.

De gegevens op het scherm worden automatisch bijgewerkt afhankelijk van de gekozen selecties en filters. Op deze manier worden de gewenste gegevens snel inzichtelijk zonder hiervoor een apart rapport op te vragen.

2. Kolommen in Verkenner 
In het scherm ‘Documenten’ is een boomstructuur te vinden met hierin de Verkenner. Dit betreft het digitaal dossier. In de Verkenner is het mogelijk om een vink te zetten bij de optie ‘Details’. Door deze optie aan te zetten worden er meer kolommen getoond en dus detailinformatie getoond van documenten in de Verkenner. Zo worden er kolommen getoond met ‘Datum’ en ‘Nummer’ van het desbetreffende document. Verder kan er door op de kolomtitel te klikken, gesorteerd worden op een bepaalde kolom. Deze sortering wordt in elk dossier onthouden.

3. Invoer eenheden uren
Bij het invoeren van urenregels is het op meerdere manier mogelijk om de duur van de activiteit in te vullen. Bijvoorbeeld: u wilt een urenregel aanmaken voor een bespreking van anderhalf uur. Deze tijdseenheid kunt op meerdere manieren invoeren in de kolom ‘Duur’: 90, 1,5 of 1:30.

4. Eenmalig aanmelden NEXTmatters
Wij worden regelmatig gebeld door kantoren waarbij het maximum aantal licenties is overschreden. Dit wordt vaak veroorzaakt doordat medewerkers (per ongeluk) twee keer zijn ingelogd.

Dit kunt u voorkomen door het vinkje ‘Eenmalig aanmelden’ aan te zetten. Dit doet u door in de module ‘Beheer’ naar ‘Systeem’ te gaan. Daar ziet u het vinkje ‘Eenmalig aanmelden’ staan naast het blokje aanmelden. Indien deze aan staat kunnen medewerkers niet meer vaker inloggen en heeft u weinig tot geen last meer van het overschrijden van uw licenties.

5. Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’
In NEXTmatters kunt u uiteraard naar dossiers en relaties zoeken. Hierbij kunt u zoeken met zeer veel variabelen waardoor u de meeste dossiers en/of relaties heel gemakkelijk kunt vinden. Mocht u na het uitvoeren van een zoekactie toch niet het goede dossier of de goede relatie hebben gevonden dan kunt u de knop ‘herhaal’ gebruiken. Deze vindt u naast de knop ‘zoeken’.

Met de knop ‘herhaal’ opent NEXTmatters het zoekscherm, maar onthoudt NEXTmatters de laatst gedane zoekopdracht. Als u bijvoorbeeld zocht naar ‘Janssen’ en u wilt u zoekopdracht verfijnen dan onthoudt NEXTmatters met ‘herhaal’ de zoekopdracht. Het zoekscherm wordt geopend en ‘Janssen’ is dan al ingevuld. Dit kunt u vervolgens combineren met andere zoekvariabelen om wel het goede dossier te vinden.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 12

Tips en trucs deel 12 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen, handige tips & trucs. In deze twaalfde editie tips over:

1.    Afzonderlijke stukken;
2.    Historie;
3.    Vragen om bestandsnaam bij aanmaken brief;
4.    Wijzigen e-mailadres klant bij gebruik NEXTportal;
5.    Onderhanden werk.

1. Afzonderlijke stukken 
Binnen NEXTassyst bestaat de mogelijkheid om aan de hand van één document meerdere stukken voor meerdere partijen te genereren. Deze knop, ‘Afzonderlijke stukken’, is zichtbaar onder Dossiers | Documenten | Afzonderlijke stukken.

Voorbeelden van meerdere documenten die in één keer aangemaakt kunnen worden, zijn een datacard of een boedelvolmacht. U hoeft – indien het model de juiste codes bevat – enkel de partijen en het te maken stuk te kiezen. Word wordt gestart en – indien er vragen zijn opgenomen – worden deze één keer gesteld. Na het beantwoorden van deze vragen worden alle volmachten vervolgens voor alle partijen automatisch aangemaakt.

Los van volmachten en datacards zijn er nog meer mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan twee gelijkluidende testamenten met een uitlegbrief. Uw akte kan zo worden ingericht, dat de vragen voor deze drie documenten slechts éénmalig hoeven te worden beantwoord. Komt u er met de inrichting van de modellen niet zelf uit, dan helpen wij u uiteraard graag!

2. Historie 
Onder Home | Historie vindt u een overzicht van alle dossiers, documenten en relaties waar u recent in heeft gewerkt. Via de twee tabbladen is het ook nog mogelijk om te selecteren op recent en op vandaag. Het tabblad recent blijft 30 dagen beschikbaar. Het tabblad vandaag wordt elke dag ververst. Op deze wijze kunt u in één oogopslag zien waar u een bepaalde periode/dag mee bezig bent geweest. Daarnaast kan er gemakkelijk worden gewisseld tussen de verschillende documenten, relatiekaarten en/of nota’s waar u in heeft gewerkt.

3. Vragen om bestandsnaam bij aanmaken brief 
Binnen NEXTassyst kunnen (op dossierniveau) brieven worden aangemaakt, onder andere via Dossiers | Documenten | Correspondentie. Deze brieven zijn aangemaakt in Menu | Designer. Indien de brief in de designer een bepaalde naam heeft gekregen, bijvoorbeeld ‘bevestiging ontvangst koopovereenkomst’, zal deze brief in ieder dossier onder deze naam worden aangemaakt. In sommige gevallen kan het handig zijn om bij de aanmaak van een brief gelijk een andere bestandsnaam te geven, denk aan een toestemmingsbrief die naar meerdere partijen moet worden verzonden. Het vermelden van bijvoorbeeld de geadresseerde in de bestandsnaam is dan wenselijk.

Dit kan als volgt worden ingesteld:
Ga naar Menu | Designer | specifieke brief waar dit moet worden ingesteld en open dit model. Rechts onderin kan een vinkje worden gezet bij ‘Vragen om bestandsnaam’. Zodra dit vinkje actief is, wordt er vanuit NEXTassyst, elke keer dat dit model wordt aangemaakt, gevraagd om een bestandsnaam.

4. Wijzigen e-mailadres klant bij gebruik NEXTportal 
Het komt regelmatig voor dat een cliënt die de NEXTportal gebruikt een ander e-mailadres krijgt of dat het e-mailadres niet meer gebruikt dient te worden. Om dit te wijzigen voor het gebruik van de NEXTportal dient u het nieuwe e-mailadres eerst vast te leggen in de relatiekaart. Hier staan nu dus twee e-mailadressen (zowel oud als nieuw).

Ga vervolgens naar Dossiers | Documenten | Boomstructuur | Dossier online | Autoriseren. Klik op de betreffende relatie op het bewerksymbool. Bij het veld “e-mailadres” staat het e-mailadres geselecteerd welke geautoriseerd is voor de NEXTportal, hier kan middels het uitklapvenster het nieuwe e-mailadres worden geselecteerd. Klik vervolgens op ‘Wijzigen’. Er wordt een e-mail gestuurd naar zowel het oude als het nieuwe e-mailadres van de klant met de boodschap dat het e-mailadres is gewijzigd.

Het oude e-mailadres kan nu eventueel verwijderd worden uit de relatiekaart binnen NEXTassyst.

5. Onderhanden werk 
Binnen NEXTassyst kunt u een overzicht oproepen van alle dossiers die u of een collega in behandeling heeft. Dossiers die reeds zijn afgehandeld worden hier dus niet weergegeven. Binnen NEXTassyst wordt dit uw ‘onderhanden werk’ genoemd.

Dit overzicht kun u via Dossiers | Lijst, de knop ‘Onderhanden werk’ laten tonen. Onder de knop onderhanden werk zit ook nog een selectieveld. Hier kan eventueel een medewerker binnen uw kantoor worden geselecteerd. Nadat u deze selectie heeft gemaakt, worden in het scherm alle actieve dossiers van de persoon in kwestie weergegeven.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Geplaatst op

Doe jij dit even… efficiënter werken met behulp van NEXTflow

Het notariaat staat tegenwoordig bol van allerlei hippe termen zoals: workflow, procesmanagement, taakgericht werken, en ga zo maar door. Het is even iets anders dan toen ik zelf nog achter de computer kroop om mijn akte uit te tikken.

Tijdens je inwerkperiode was je verteld wat de taken waren die je moest uitvoeren, als je geluk had, was er ergens nog een lijstje waar je iets op kon aftekenen. Maar heel veel zaken “wist je uit het hoofd”.

En eigenlijk is dat raar, althans, dat vind ik. Waarom zou je vertrouwen op je geheugen, als je het door een computer kan laten doen? Het gevaar van je geheugen is namelijk dat je net even iets anders aan je hoofd hebt, waardoor je het vergeet. Of je bent te druk en schiet midden in de nacht wakker van iets wat je nog uit had moeten voeren. Voor alle duidelijkheid: dat laatste is mij echt noooooooit overkomen, en u vast ook niet.

Fysieke afvink lijst
De eerste oplossing die je daarvoor kan bedenken is het maken van een lijst in je dossier. Deze lijst kan alle taken bevatten die jij af moet ronden in dit specifieke dossier. Van het doen van recherches tot het deponeren van de fusiestukken. Het handige aan dit soort lijstjes is dat je zelf kan controleren of je niet iets vergeten bent. Nadeel is nog steeds wel dat je vrij veel moet vertrouwen op je geheugen om het uit te voeren. Dus het midden in de nacht wakker schieten kan nog steeds voorkomen.

Workflow
Hier komen al die mooie en hippe termen om de hoek kijken die ik hiervoor al noemde. In mijn wereld zijn dat namelijk hele mooie woorden om te omschrijven hoe je dossier door je organisatie loopt of zou moeten lopen. Je wilt eigenlijk op elk willekeurig moment weten waar het dossier zich in het proces bevindt en wat er nog gedaan moet worden.

NEXTflow
En laat het nou zo zijn dat NEXTassyst u daar prima mee kan helpen. NEXTassyst heeft de beschikking over het instellen van automatische taken met behulp van NEXTflow. Deze automatische taken worden, zoals het woord al zegt, automatisch gegenereerd op een dossier. Met behulp van deze taken kunt u uw eigen werkprocessen automatiseren. Hiermee kunt u de efficiency binnen uw kantoor enorm verbeteren. Er zijn standaard meegeleverde workflows maar u kunt ze ook zelf bouwen. Zo kunt u ze helemaal afstemmen op de behoeftes van uw organisatie.

Verantwoordelijke taak
Je kunt bijvoorbeeld een taak laten aanmaken voor een bepaald persoon op het moment dat het dossier wordt aangelegd. En niet alleen aan een bepaald persoon, maar ook aan een hoedanigheid (bijvoorbeeld de notarieel medewerker of de kandidaat-notaris), of zelfs aan een groep mensen. Hiermee is het mogelijk om alle stappen in een dossier van te voren te definiëren en deze bij de juiste persoon terecht te laten komen.

Condities gebruiken
Het is ook mogelijk om een taak afhankelijk te maken van een eerdere taak. Dus, als taak 1 is afgerond, komt automatisch taak 2 naar voren. Wil je dat niet? Dan kan je de tweede taak ook naar voren laten komen op het moment dat er X weken zijn verstreken na het starten van de eerste taak.

Een andere mogelijkheid die bestaat is dat je een taak kan koppelen aan een passeerdatum. Denk hierbij aan het voorbeeld dat je 5 dagen voor het passeren van de akte een controle op het dossier wil laten plaatsvinden door de behandelaar. Of dat je X-weken voor het passeren van de akte de gelden wil opvragen. De taak komt automatisch bij de juiste medewerker terecht en deze medewerker heeft ook direct in zijn of haar takenoverzicht inzichtelijk welke taken er wanneer uitgevoerd moeten worden.

Processen
Van belang bij het inrichten van NEXTflow is natuurlijk wel dat je heel goed inzichtelijk hebt welke processen er spelen op kantoor. Tevens is het van belang om goed aan te sluiten bij een eventueel kantoorhandboek. Daar staat vaak al in beschreven wat er in voorkomende situaties moet gebeuren.
Tot slot is het zinvol om goed om na te denken over wie welke taak uitvoert. Behandelt een medewerker het dossier van A tot Z? Of worden bepaalde taken bij bepaalde mensen neergelegd? En zo ja, wat is daarin het efficiëntst?

Op maat gemaakt
‘Zoveel mensen, zoveel wensen’. Dit spreekwoord is ook op de processen binnen notariskantoren van toepassing. Ieder notariskantoor werkt vaak net weer even op een andere manier. De volgorde van taken is bijvoorbeeld anders, of de verantwoordelijke voor een bepaalde taak verschilt per kantoor. Daarom kunnen de auto-taken in NEXTassyst helemaal op maat gemaakt worden voor uw kantoorprocessen, zodat u als kantoor het meest efficiënt kunt werken.

U kunt NEXTflow zelf inrichten, maar wij helpen u daar uiteraard graag bij. Hebben we daarbij alle antwoorden? Nee, dat niet, want we gaan u niet vertellen hoe u uw werk moet doen. Maar meedenken? Dat doen we graag! Bel ons op 088 20 34 320 of mail mij op tacovanbennekom@NEXTlegal.nl.

Taco van Bennekom