Geplaatst op

Tips & trucs 01

Tips en trucs deel 1 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht.

Directe link vanuit NEXTmatters naar Company Info
Company Info verzamelt zeer veel informatie over bedrijven zodat u direct een goed en diepgaand inzicht in elke organisatie kunt krijgen. Deze data komt onder andere uit het Handelsregister, Kadaster en het NBWO (Nederlands Bureau Waardebepaling Onroerende zaken). Via NEXTmatters kunt u via de relatiekaart direct doorlinken naar relevante informatie op de site van Company Info. Zo heeft u inzicht in al deze data.

Sluitteksten in andere talen
Steeds vaker krijgen advocatenkantoren te maken met buitenlandse cliënten die bijvoorbeeld Engels spreken. Deze cliënten willen natuurlijk ook graag hun declaratie in het Engels toegestuurd krijgen. De sluitteksten op de declaratie kunnen automatisch in het Engels worden geplaatst. In ‘Beheer’ kunt u de standaard Engelse sluitteksten plaatsen, zodat deze automatisch geplaatst worden als het om een Engelse declaratie gaat. Naast Engels ondersteunt NEXTmatters ook Duits, Frans en Spaans.

F11 en F12 sneltoetsen
Met behulp van F11 kunt u, waar u ook zit in NEXTmatters, snel zoeken naar een dossier. Hetzelfde geldt voor de F12 voor het zoeken naar een relatie.

Naast deze twee sneltoetsen kent NEXTmatters nog meer handige sneltoetsen. Als u op ‘Navigatie’ (button bovenaan in NEXTmatters) klikt, ziet u welke andere sneltoetsen u in NEXTmatters kunt gebruiken.

E-mail opslaan in NEXTmatters
Er zijn verschillende manieren om uw e-mails vanuit Microsoft Outlook op te slaan in een dossier in NEXTmatters. U kunt gebruik maken van de knop ‘Outlook opslaan’ onder dossiers of u kunt direct de e-mail en/of bijlage slepen vanuit Outlook naar het desbetreffende dossier. Daarnaast kennen we in NEXTmatters ook automatische e-mailherkenning.

Er is nog een vierde mogelijkheid om e-mails op te slaan vanuit Outlook in NEXTmatters. Als u een groot dossier hebt waarin veel wordt gemaild, kunt u vanuit NEXTmatters een Outlook mapje aanmaken in uw mailbox in Outlook. Door de e-mails in Outlook naar dit mapje te slepen worden deze automatisch opgeslagen in het betreffende dossier.

Het aanmaken van een dergelijk Outlook mapje doet u vanuit NEXTmatters. U gaat in een dossier naar documenten. Als u vervolgens onder correspondentie met de rechter muisknop klikt op ‘E-mail archief’ krijgt u een aantal opties waaronder de optie ‘Maak “NEXT DM” archieffolder’. Als u hierop klikt wordt automatisch in Outlook het mapje aangemaakt. U kunt dit mapje zelf hernoemen naar een door u gekozen omschrijving.

NEXTsearch
Met NEXTsearch kunt u in NEXTmatters niet alleen zoeken op gebruikelijke zoektermen zoals dossiernummer en documentnamen, maar kunt u ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. U kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken. Dit bespaart veel zoek- en studietijd die op elk kantoor veel beter besteed kan worden. Meer informatie? Neem dan contact met ons op.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 01

Tips&trucs deel 1 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent naast de grote integraties, zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica, ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Omdat nog niet alle medewerkers op de hoogte zijn van deze handigheidjes publiceren wij vanaf dit najaar elke twee maanden een artikel waarin een aantal van deze handigheidjes worden toegelicht.

Directe link vanuit NEXTassyst naar Company Info
Company Info verzamelt zeer veel informatie over bedrijven zodat u direct een goed en diepgaand inzicht in elke organisatie kunt krijgen. Deze data komt onder andere uit het Handelsregister, Kadaster en het NBWO (Nederlands Bureau Waardebepaling Onroerende zaken). Via NEXTassyst kunt u via de relatiekaart direct doorlinken naar relevante informatie op de site van Company Info. Zo heeft u direct inzicht in al deze data.

Metadata bij omzetten Word document naar PDF
Het versturen van bijvoorbeeld concepten naar cliënten gebeurt altijd in PDF formaat. Hiervoor wordt het Word document omgezet naar PDF. Standaard wordt hierbij ook de meta data van het Word document meegenomen. Dit is data zoals wie is de maker van het document, wanneer is deze gemaakt enz. Het is vaak niet wenselijk dat de cliënt dit kan zien. Bij het omzetten naar PDF wordt in NEXTassyst en via Word de metadata niet meer meegenomen zodat dit niet meer zichtbaar is voor de cliënt.

Sluitteksten in andere talen
Steeds vaker krijgen notariskantoren te maken met buitenlandse cliënten die bijvoorbeeld Engels spreken. Deze cliënten willen natuurlijk ook graag hun nota en/of declaratie in het Engels toegestuurd krijgen. Tot op heden was het in NEXTassyst al mogelijk om nota’s en declaratie in het Engels te maken. De sluitteksten konden echter nog niet automatisch in het Engels worden geplaatst. Dit is nu wel mogelijk. In beheer kunt u de standaard Engelse sluitteksten plaatsen zodat deze automatisch geplaatst worden als het om een Engelse nota of declaratie gaat. Naast Engels ondersteunt NEXTassyst ook voor 100% Duits, Frans en Spaans.

Familie rechercheren
In NEXTassyst bestaat de mogelijkheid om familierecherche te doen. Deze kunnen via het tabblad ‘familie’direct worden gekoppeld en gerechercheerd. De geselecteerde personen worden automatisch aangemaakt indien deze nog niet bestaan en worden direct in het BRP gerechercheerd. Dit zorgt voor een aanzienlijke tijdsbesparing.

Signalering kladrepertorium niet verstuurde CTR opgave
In NEXTassyst kan het CTR/CLTR geïntegreerd gebruikt worden. Het versturen van de opgave naar het CTR/CLTR is gekoppeld aan het versturen van de repertoriumregel naar het CDR. Sinds NEXTassyst 3.11 is een kolom toegevoegd aan het kladrepertorium. In deze kolom kunt u direct zien of er een CTR/CLTR opgave gemaakt is. Daarnaast wordt deze kolom rood indien de repertoriumregel verstuurd is maar de CTR/CLTR opgave nog niet. Vanuit uw kladrepertorium heeft u hiermee dus nu een volledig overzicht.

Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips&trucs training.