NEXTlegal: partner in de reis van strafrechtadvocaat Alrik de Haas

Alrik de Haas, een gespecialiseerd strafrechtadvocaat van de moderne tijd, vliegt letterlijk boven de wolken tussen Singapore en Bali, terwijl hij dankzij NEXTmatters, de applicatie van NEXTlegal voor de advocatuur, toch volledig operationeel blijft. Voor Alrik betekent dit niet alleen dat zijn werk letterlijk met hem mee reist, maar ook dat hij de geruststelling heeft dat zijn digitale kantoor hem altijd en overal ondersteunt.

Meevliegen
“Ik zit nu in een KLM toestel boven de zee, tussen Singapore en Bali, en ik kan door NEXTmatters volop werken. Ik heb een nieuw dossier aangemaakt, net als een voorschotnota en alle acties uitgevoerd.” Als we deze mail onder ogen krijgen, nemen we met Alrik de Haas contact op. Hierdoor leren we dat NEXTmatters niet alleen letterlijk met hem mee vliegt, maar hem ook figuurlijk vleugels geeft.

De basis op orde
Naast zijn beroep als strafrechtadvocaat en raadsheer-plaatsvervanger bij Gerechtshof Den Haag én zijn rol als vader, staat Alrik regelmatig voor grote groepen, zoals tijdens zijn huidige verblijf op Bali voor de permanente educatie van strafrechtadvocaten. Voor Alrik is het van belang dat zijn verschillende rollen naadloos in elkaar overvloeien. De automatisering van zijn kantoor met NEXTmatters biedt hem de nodige stabiliteit om altijd toegang te hebben tot dossiers van zijn cliënten, waar hij zich ook bevindt. ‘Ik kan deze rollen prima met elkaar combineren doordat de basis op orde is. Daarbij speelt software een belangrijke rol. Door het digitale hart van mijn kantoor te automatiseren met NEXTmatters heb ik de rust altijd een dossier van een cliënt te kunnen raadplegen, waar ik me op dat moment ook bevind.’

Dat is belangrijk voor Alrik, gezien de urgentie van een deel van zijn werk. Zoals hij het zelf verwoordt: “Een cliënt weet nu eenmaal niet op voorhand wanneer hij wordt gearresteerd.” Ook is het fijn dat zijn waarnemer, als het nodig is, een dossier digitaal kan inzien. Zo hoeft een cliënt nooit te wachten op een antwoord. Met NEXTmatters lopen zijn zaken netjes door. “Ja, ook als ik net als nu op Bali zit en een cliënt of een zakenrelatie wil helpen. Ik maak direct een dossier aan, en kan aan het werk. In mijn vakgebied is het belangrijk dat je 24/7 bereikbaar bent en ja, daarvoor heb ik mijn werkomgeving altijd nodig.’

Afgeslankt pakket voor kleinere kantoren
Bij het overstappen naar zelfstandig ondernemerschap was Alrik aanvankelijk terughoudend om voor NEXTlegal te kiezen. Hij was bang dat de veelheid aan opties en functies van NEXTmatters, zoals hij deze bij zijn vorige kantoor gewend was, overweldigend zou zijn voor een klein kantoor zoals dat van hem. Echter, na zorgvuldig onderzoek en het raadplegen van collega’s en ICT-experts, bleek NEXTlegal de ideale partner te zijn. De combinatie van digitale dossiers, e-mailintegratie en administratieve functies, samen met de flexibiliteit en veiligheid van het platform, overtuigden Alrik dat hij de juiste keuze had gemaakt. “En uiteindelijk bleek er voor mij gewoon een afgeslankt pakket beschikbaar. Gelukkig dacht een kundige consultant van NEXT hierin enorm mee.”

Alrik aarzelde aanvankelijk vanwege de vereiste eigen server voor NEXTmatters. “Gelukkig bood ICT Concept uitkomst. Hierdoor kon NEXTmatters zonder problemen in de cloud draaien.” Dit gaf Alrik de flexibiliteit die hij nodig had voor zijn praktijk.

Alles zelf doen
Alrik doet nu eenvoudig alles zelf: het aanmaken van een dossier, het opstellen van voorschotnota’s en verschotten etc. “Daarbij maak ik op de 1e dag van de maand een batch aan van alle doorlopende betalende zaken. Deze kan ik met een druk op de knop uitfactureren. Gelukkig maar, want ik ben geen boekhoudkundig expert en heb totaal geen ambitie er een te worden.” Hoeft hij deze dan niet te controleren? “Nauwelijks, maar ik schrijf dan ook erg accuraat mijn tijd, uiteraard naar waarheid en met een kloppende omschrijving. Waarin ik overigens ook word gefaciliteerd door NEXTmatters. Ik kan direct bij iedere handeling mijn tijd schrijven, en met 300 tot 500 acties op een dag is dat echt een must.”

Vlees en bloed
Voor Alrik is het belangrijk om te weten dat hij bij problemen of vragen altijd kan rekenen op de persoonlijke ondersteuning van het team bij NEXTlegal. De menselijke benadering en bereikbaarheid van het team bieden hem de geruststelling dat hij nooit alleen staat in zijn reis als advocaat.

“Fijn dat er in deze tijd nog mensen van vlees en bloed zijn, waarmee je kunt sparren en die bij spoed ook mobiel bereikbaar zijn.”

Voor Alrik betekent werken met NEXTlegal niet alleen efficiëntie, maar ook gemoedsrust. Het platform helpt hem potentiële stress te verminderen en stelt hem in staat zijn praktijk verantwoord te runnen, of hij nu in een vliegtuig zit of op een parkeerplaats staat. Hierdoor kan hij met vertrouwen de balans vinden tussen werk en ontspanning, wetende dat zijn werk altijd onder controle is.

Eerst kwaliteit dan geld
Alrik wil benadrukken dat hoewel NEXTmatters mogelijk iets duurder is dan andere opties, de volledigheid van het platform en de onbetaalbare service het prijskaartje meer dan rechtvaardigen. Hij moedigt andere kantoren aan om eerst te kijken naar kwaliteit en service, en pas daarna naar de kosten. Voor Alrik heeft NEXTmatters zichzelf meer dan bewezen als een waardevolle investering in zijn praktijk en voor zijn werkzame leven waarin hij zaken en privéleven op een uitdagende wijze moet combineren.

Zonder issues voldoen aan de nieuwe Omgevingswet

Zonder issues voldoen aan de nieuwe Omgevingswet cover

De nieuwe Omgevingswet, die op 1 januari 2024 van kracht werd, vervangt onder andere de Wvg (Wet voorkeursrecht gemeenten). Dit betekent dat de basis van de notariële verklaringen, die momenteel gebaseerd zijn op de Wvg, verandert naar een basis in de Omgevingswet. In dit artikel vertelt Deniz hoe het gebruik van NEXTassyst je helpt om in de praktijk te voldoen aan de nieuwe richtlijnen. Hoewel de wet zelf niet bijzonder complex is, zijn er enkele zaken waar notarissen aan moeten voldoen om boetes te voorkomen.

Notariële verklaring (KIK)
Met de bekendmaking van de nieuwe wet heeft NEXTlegal zich direct verdiept in de materie. De teksten, zoals de voet- of slotverklaring, zijn ruimschoots vóór de introductie van de nieuwe wet op 29 december aangepast. Dankzij ons dagelijkse bijhouden van alle veranderingen, zijn we als team snel in staat geweest om de regelgeving te vertalen naar onze software. We hebben macro’s en modellen aangepast, zodat notarissen zonder problemen kunnen werken volgens de nieuwe richtlijnen. Hierdoor merken gebruikers weinig van de veranderingen. Toch is het belangrijk hier even bij stil te staan, omdat verkeerd gebruik kan leiden tot een VTV (verzoek tot verbetering).

Aangepaste teksten in een overzicht
Gebruikers van NEXTassyst vinden de notariële KIK-verklaring binnen de applicatie. In het vaste gedeelte van deze akte staat namelijk de WVG of Omgevingswet vermeld. Voor nieuwe notariële verklaringen gebruikt je de Omgevingswet, om te voorkomen dat de akte een WVG-tekst bevat en je een BVA ontvangt. Daarnaast zijn er aangepaste macro’s uitgeleverd voor het opstellen van andere akten voor SYVAS. De macro vervangt automatisch de onderstaande teksten door de teksten voor de Omgevingswet. Welke teksten dat zijn?

Het betreft de exacte teksten:

1. Huidige tekst:
de vervreemding in dit stuk niet in strijd is met de Wet voorkeursrecht gemeenten

wordt vervangen door:
de vervreemding niet in strijd is met Hoofdstuk 9 ('Voorkeursrecht') van de Omgevingswet en de daarop ruste

2. Huidige tekst:
dat op de betrokken onroerende zaak geen aanwijzing of voorlopige aanwijzing in de zin van de Wet voorkeur van toepassing is, hetzij dat de vervreemding niet in strijd is met deze wet

wordt vervangen door:
overeenkomstig artikel 9.21 Omgevingswet dat op de onroerende za(a)k(en) geen voorkeursrecht is gevestigd

3. Huidige tekst:
dat op de onroerende zaak waarop de vervreemding in dit stuk betrekking heeft, geen aanwijzing of voorlopig toepassing is in de zin van de Wet voorkeursrecht gemeenten

wordt vervangen door:
overeenkomstig artikel 9.21 Omgevingswet dat op de onroerende za(a)k(en) geen voorkeursrecht is
gevestigd

4. Huidige tekst:
verklaart dat het registergoed, bij vorenstaande akte vervreemd in de zin van de Wet voorkeursrecht gemeente opgenomen in een aanwijzing ex artikel 10-23 van die wet

wordt vervangen door:
overeenkomstig artikel 9.21 Omgevingswet dat op de onroerende za(a)k(en) geen voorkeursrecht is gevestigd

Afwijkende teksten zelf aanpassen

Mocht jouw kantoor afwijkende teksten hanteren, dan vervangt de macro deze niet door de tekst van de Omgevingswet. In dat geval dien je de teksten zelf aan te passen. Waar doe je dat? De verklaringen staan bij de meeste kantoren in de mappen 'Algemeennotaris' en 'AlgemeenWaarnemer'. De bestanden beginnend met de bestandsnaam 'Equivalent' zijn de bestanden die gebruikt worden voor de stukken voor SYVAS.

VTV Kadaster bij onjuiste Omgevingswetverklaring

Het Kadaster stuurt notarissen een VTV als er een onjuiste Omgevingswetverklaring onder de akte staat. Bij ontvangst van een VTV is het ingediende stuk wel ingeschreven in de openbare registers, maar wordt gevraagd om een aanvullende voetverklaring. Het Kadaster heeft geconstateerd dat er vanaf 29 december na 14.59 uur notarissen zijn die niet de juiste Omgevingswetverklaring onder de akte plaatsen, bijvoorbeeld omdat er een combinatie is gemaakt van de twee Omgevingswetverklaringen. Daarom ontvangen zij van het Kadaster een VTV. Door gebruik te maken van de mogelijkheden van NEXTassyst voorkomt je deze verzoeken.

omgevingswet

Sneller en efficiënter betalingen verwerken met NEXTlegal en Mollie

integratie

Bij NEXTlegal zijn wij altijd op zoek naar nieuwe integraties om het werk voor u als advocaat & of notaris efficiënter en gemakkelijker te maken. De integratie tussen NEXTassyst/matters en Mollie doet dat!

De naadloze integratie tussen NEXTassyst/matters en Mollie maakt het voor uw kantoor gemakkelijker om de boekhouding nog efficiënter bij te houden. Deze integratie zorgt er namelijk voor dat u niet langer handmatig hoeft in te loggen om wekelijks of maandelijks afschriften te downloaden. Dit bespaart u de nodige kostbare tijd.

Na de configuratie van AFAS en Mollie komt uw wekelijkse of maandelijkse specificatie van Mollie automatisch tussen uw bankafschriften te staan. Het ontvangen bedrag parkeert u eenvoudig op een kruisposten rekening, welke weer glad loopt na het verwerken van de specificatie. Doordat de specificatie automatisch wordt ingelezen hoeft u er niet meer aan te denken de afschriften te downloaden en importeren, over te typen of er naast te houden bij het specificeren van het bedrag. AFAS doet de matching voor u, op basis van omschrijving, naam, rekeningnummer en bedrag.

Uw aanmaningen upgraden?

Na de integratie met Mollie kunt u makkelijk een betaallink opnemen in de betalingsherinneringen per e-mail.

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw kantoor? Neem dan contact op met een van onze consultants en kom te weten welke mogelijkheden er zijn voor uw kantoor. Bent u daarnaast geïnteresseerd in welke handige features van NEXTassyst en NEXTmatters nog meer kunnen bieden? Naast onze integratie met Mollie hebben we namelijk nog meer handige, tijdbesparende integraties, zoals bijvoorbeeld onze integratie met AFAS Online. Lees hierover meer in onze blog: NEXTmatters en AFAS Online: een succesvol koppel.

integratie

Optimaliseer uw cashflow: een gesprek over time to cash met NEXTlegal

time to cash

Een interview over time to cash met Peter Westerbeek, Consultant bij NEXTlegal

In de juridische wereld is ’time to cash’ een belangrijke term, maar hoe beïnvloedt dit begrip daadwerkelijk de dagelijkse gang van zaken bij advocatenkantoren? We zitten samen met Peter Westerbeek, consultant bij NEXTlegal, om inzicht te krijgen in de aspecten van time to cash en hoe NEXTlegal advocatenkantoren ondersteunt om deze doorlooptijd te beheersen.

“Time to cash omvat de hele doorlooptijd van het vastleggen van het dossier tot en met het betaald krijgen van de geschreven tijd. Hoe korter deze periode, des te gezonder uw financiële huishouding.”

Wat is time to cash?
“Time to cash omvat het hele traject, vanaf het moment dat de cliënt binnenkomt tot aan het betaald krijgen van de geschreven tijd. In de Verenigde Staten is deze term gangbaar, maar in Nederland nog relatief onbekend. Juist bij advocatenkantoren is de time to cash vaak aanzienlijk lang in vergelijking met andere sectoren.”

Welke onderdelen vallen onder time to cash?
“Er zijn verschillende processen en activiteiten binnen dit principe die van invloed zijn op de time to cash. Hieronder bespreek ik deze in het kort. Een uitgebreide toelichting volgt de komende periode in vervolgblogs.

Dossierintake
Door de vastlegging van dossiers zo eenvoudig mogelijk te houden, beschikt de advocaat snel over het dossier om gewerkte tijd direct te registreren. Op het moment dat een dossier aangemaakt kan worden, ook wanneer de gegevens nog niet compleet zijn, kan de tijdschrijver direct aan de slag. Voordeel van NEXTmatters is daarbij dat er door de diverse koppelingen en checks, veel informatie al voor u wordt ingevuld.

Tijdschrijven
Tijdschrijven is allesbepalend voor het verdere verloop van het time to cash proces. Hoe sneller en foutlozer de tijd wordt geschreven, hoe sneller de factuur wordt verstuurd en betaald. Dit komt doordat er minder discussie rondom de verantwoording op de tijdregels nodig is. Immers, hoe sneller tijd wordt geregistreerd, des te accurater de tijdregel is vastgelegd.

Declaratie workflow
Het stroomlijnen van het declaratieproces zorgt ervoor dat het onderhandenwerk sneller wordt gefactureerd. In NEXTmatters betekent dit: geen onnodig gesjouw met papieren voorstellen, maar alles gedigitaliseerd (van creatie van de declaratierun tot het versturen van de facturen in bulk). Hierdoor wordt het doorvoeren van aanpassingen op de concept declaratie eenvoudiger wordt uitgevoerd. Alle correcties worden ook (inclusief de reden hiervoor) historisch vastgelegd.

Debiteurenbeheer
Goed debiteurenbeheer werkt altijd in het voordeel. Door de naadloze aansluiting tussen NEXTmatters en AFAS is het eenvoudig om debiteuren te helpen herinneren.

Betalingstermijn
Veel kantoren hanteren een betalingstermijn tussen de 14 en 30 dagen. Echter zien wij in de praktijk dat facturen pas veel later worden voldaan. Uit onze diverse diverse steekproeven, blijkt dat de gemiddelde factuur tussen de 60-70 dagen wordt betaald. Tools die kunnen helpen zijn onder andere UBL (zakelijk B2B). Deze facturen worden gemiddeld 16 dagen eerder betaald doordat de factuur direct en zonder (mogelijke) menselijke errors in de boekhouding terechtkomt voor verdere verwerking. Een andere mogelijkheid is gebruikmaken van iDeal (particulier B2C). Tot 40% van de ontvangers betaalt een factuur dezelfde dag bij ontvangst van een iDeal-betaallink.”

‘Uit diverse steekproeven die wij hebben gedaan, blijkt dat de gemiddelde factuur tussen de 60-70 dagen wordt betaald.’

Wat is het grootste struikelblok rondom time to cash bij advocatenkantoren?
“Voornamelijk ligt het struikelblok bij ondersteuners en de afhankelijkheid van advocaten. Wanneer advocaten niet toekomen aan het schrijven van tijd of het beoordelen van concept declaraties, stokt het proces. Bewustwording is cruciaal; workshops over het belang van tijdig tijdschrijven kunnen hierbij helpen.

Een voorbeeld: aan het einde van de maand wordt een run gedraaid. Er gaan op vijftig dossiers concept declaraties naar de tijdschrijvers. Vanwege uiteenlopende redenen zoals prijsafspraken, te veel geschreven tijd of een cliënt met betaalproblemen, wordt besloten om nu nog maar de helft van de declaraties te versturen. De overige helft blijft dan liggen. Dat is zonde.”

Terug naar het tijdschrijven: welke hulpmiddelen zijn hiervoor?
“Ik kijk nu even naar NEXTmatters. Deze oplossing biedt de gebruiker diverse methoden om de tijd zo efficiënt mogelijk te registreren. Hierdoor zijn ‘vergeten’ urenregels verleden tijd en hoeft men nadien niet meer na te denken over wat ze ook alweer gedaan hadden. NEXTmatters biedt diverse tools, waaronder mobiel tijdschrijven, automatische timers bij documentcreatie en een telefoonkoppeling, om het tijdschrijven efficiënter te maken. Al deze hulpmiddelen leg ik in vervolgblogs gedetailleerd uit.”

Hoe kun je het blijven liggen van declaraties voorkomen?
“Ik merk dat er veel uitstelgedrag is, terwijl de tijd wel degelijk is gemaakt en de hele bedrijfsvoering afhangt van inkomsten. En we weten allemaal, hoe langer een (hoge) factuur blijft liggen hoe kritischer de cliënt wordt aangezien niet al het werk meer op het netvlies staat, zeker niet meer dat ene telefoontje of mailtje op de declaratie. Vooral het zo accuraat en snel mogelijk schrijven van tijd is hier van belang.”

Hoe kunnen kantoren hun huidige situatie het beste onder de loep nemen?
“Kantoren maken de beste start door het huidige proces inzichtelijk te maken en de wensen voor een ideaal proces op te schrijven. Vervolgens betrek je een specialist zoals NEXTlegal erbij om te kijken naar de technologische mogelijkheden om dit proces te faciliteren. Een consultant kan, op basis van best practices uit de praktijk, ook helpen met het samen inzichtelijk maken van een ideaal proces. Een klein onderzoek kan al helpen om grotere stappen te maken.”

Wilt u uw time to cash optimaliseren?

Volg de tips van Peter: organiseer workshops, geef inzicht in tijdschrijven, en blijf onze vervolg blogs lezen voor meer diepgaande informatie. Nodig je praktijkmanagement applicatie leverancier uit om dit essentiële onderwerp te bespreken.


time to cash

tijd besparen? Denk eens aan slimme modellen

tijd besparen? Denk eens aan slimme modellen cover

‘Slimme modellen maken advocaten minder afhankelijk van ondersteunend personeel. Het is alsof je een virtuele assistent hebt die nooit fouten maakt.’

De meeste advocatenkantoren werken met Word sjablonen/modellen. Superhandig, aangezien deze sjablonen basistemplates vormen voor communicatiemiddelen zoals brieven, contracten en processtukken. Cliëntgegevens worden, mits een koppeling met praktijkmanagementsysteem, automatisch ingelezen en de lay-out is standaard bepaald. Toch kan het volgens Johan Lijftogt van NEXTlegal nog nét iets makkelijker, namelijk met behulp van slimme modellen.

‘Dagelijks ben ik bezig om een groot aantal Word-sjablonen/modellen om te bouwen naar slimme modellen. Dit is even wat werk, maar bespaart kantoren in de praktijk gigantisch veel tijd.’ Op het moment dat we Johan spreken is hij maar liefst 133 Word sjablonen aan het omzetten. Hij vertelt dat kantoren hiervoor geen externe applicatie hoeven aan te schaffen. Dit kan namelijk, geheel naar eigen wens, in NEXTmatters gecreëerd worden.

Van Word-sjabloon naar intelligent model

Maar hoe werkt het? Op basis van de bekende sjablonen van het kantoor maken Johan en zijn collega’s een workflow: een soort automatische vragenlijst die gebruikers geheel geautomatiseerd door processtukken navigeert. Johan: ‘Hierdoor wordt geen enkel detail vergeten. Dit leidt tot een foutloos document dat in de helft van de tijd geproduceerd kan worden. Dat komt doordat het vullen en het samenstellen wordt gestandaardiseerd en dus vereenvoudigd. Het Word-sjabloon wordt gebruikt als de basis en wij maken er een intelligent sjabloon van.’

De bekende data worden gevuld met informatie uit NEXTmatters en aangevuld met vooraf bepaalde bouwstenen. Deze bouwstenen, bijvoorbeeld de verschillende clausules, worden binnen NEXTmatters op één centrale plek bewaard. Een verandering betekent slechts één keer aanpassen.

Vraag-antwoordspel

Johan legt uit hoe hij een soort 'vraag-antwoordspel' integreert. Aan de hand van vragen en antwoorden wordt de gebruiker door het document geleid. Alle variabele tekstblokken, zoals clausules, worden gecodeerd en centraal opgeslagen voor hergebruik in andere modellen van het kantoor. ‘Door het slim inzetten van deze ‘intelligentie’ kunnen vier modellen naar één model worden teruggebracht. Dit betekent dat er ook maar één model onderhouden hoeft te worden.’

Johan schetst een voorbeeld: binnen NEXTmatters worden velden bepaald, zoals de aanwezigheid van een concurrentiebeding of ontslagvergoeding. Op basis hiervan wordt de vragenlijst samengesteld. Voor de antwoorden die mogelijk zijn worden tekstblokken gecreëerd, gebaseerd op de input van het kantoor. ‘Dit betekent dat geen enkele clausule wordt vergeten. Op basis van de antwoorden wordt een Word-document gegenereerd, inclusief data uit NEXTmatters. Dit bespaart enorm veel tijd en voorkomt menselijke fouten.’

Op basis van de vragen wordt een Word-document gemaakt, inclusief de beschikbare data uit NEXTmatters. ‘Dit betekent ook dat er berekeningen worden gedaan, bijvoorbeeld voor de ontslagvergoeding. Daarbij worden ook de vervoegingen goed doorgevoerd. Betreft het bijvoorbeeld een man, dan wordt overal ‘hij’ en ‘zijn’ geschreven. Dit geldt ook voor de gedaagde of eiser. Dit voorkomt menselijke fouten en bespaart veel tijd.’

Voordelen

Naast tijdsbesparing en foutpreventie, worden advocaat en secretaresse minder afhankelijk van elkaar. ‘Een advocaat die volledig in de zaak zit, kan nu zelf binnen een mum van tijd een overeenkomst maken’, zegt Johan. ‘Ook fijn voor het secretariaat dat vaak druk is, dit bespaart ook hen tijd.’ Wil een advocaat aan de ander kant een document toch uitbesteden dan kan hij aan de hand van een audit file zien wat er reeds is ingevuld door het ondersteunend personeel. Een simpele blik hierop en hij of zij kan met een gerust hart goedkeuring geven. De feedback van diverse kantoren is positief, met meldingen van een tijdsbesparing tot wel de helft van de tijd.

Een ander pluspunt is dat de data die worden ingevuld in het slimme model, in NEXTmatters worden opgeslagen. Deze antwoorden kunnen later weer worden gebruikt in een vervolgbrief of stuk, denk aan het bedrag van de ontslagvergoeding. ‘Onze codering maakt dit mogelijk.’

Work in progress

Johan deelt dat er verdere ontwikkelingen op de agenda staan. Het doel is om meer slimmigheden in te bouwen, zoals de mogelijkheid voor gebruikers om eenvoudig terug te gaan in het document om eerder ingevoerde antwoorden aan te vullen.

Het gebruik van slimme modellen is een van de minder bekende troeven van NEXTmatters. Naast dit innovatieve aspect kunnen advocaten meer ontdekken in het recente artikel over drie minder bekende troeven van NEXTmatters, waaronder de insolventiemodule en externe koppelingen. Het creëren van persoonlijke intelligente modellen is maatwerk.

Bent u geïnteresseerd? Neem contact op voor meer informatie en ontdek hoe slimme modellen de toekomst van juridische documentproductie vormgeven.

NEXTmatters en AFAS Online: een succesvol koppel

NEXTmatters en AFAS Online: een succesvol koppel cover

NEXTmatters koppelt voor de financiële administratie bewust met een extern pakket: AFAS Online. Immers, NEXTlegal is goed in het maken van software voor advocaten, waar AFAS Online een kei is in het ontwikkelen van software voor de financiële administratie. Met als pluspunt dat deze software ook nog eens uitstekende integratiemogelijkheden heeft. Wat is de meerwaarde van deze integratie voor NEXTmatters gebruikers?

Actuele financiële gegevens inzien

Met ruim 12.000 klanten is AFAS een stabiele partner met brede kennis van alle financiële processen. Dit uit zich in intuïtieve software. In combinatie met de data afkomstig uit NEXTmatters biedt deze koppeling diverse voordelen. Zo is het voor alle juridische gebruikers een pluspunt dat zij altijd de actuele financiële gegevens van de dossiers waaraan zij werken kunnen inzien. Voor boekhouders, andere financiële professionals en de directie is vooral het gebruiksgemak van AFAS Online een pré. Realtime rapportages zijn in een mum van tijd gemaakt.

Live koppeling AFAS Online en NEXTmatters

De integratie tussen AFAS Online en NEXTmatters is zeer uitgebreid: alle financiële bewegingen op het dossier die in AFAS Online worden vastgelegd zijn direct in NEXTmatters zichtbaar. NEXTmatters is de bron voor nota’s en declaraties. Deze worden via een live koppeling in de administratie geïmporteerd waarna de financiële afwikkeling verder in AFAS Online plaatsvindt. Denk hierbij aan het verwerken van betalingen en aanmaningen etc.

Indien een factuur wordt betaald is dit direct in NEXTmatters zichtbaar. Hetzelfde geldt voor ontvangen of uitbetaalde derdengelden. Onder het tabblad ‘Financieel|derdengelden’ kunnen gebruikers alle financiële mutaties in het dossier inzien. Op relatieniveau zijn de relevante financiële mutaties uiteraard ook inzichtelijk.

Tweerichtingsverkeer

De integratie werkt in beide richtingen: wanneer een verschot (bijvoorbeeld een nota van een tolk of griffierecht) in de financiële administratie wordt geboekt, dan is dit direct te zien in NEXTmatters. Dit verschot kan, indien gewenst, zelfs automatisch aan de nota worden toegevoegd.

Door slim gebruik te maken van de mogelijkheden die AFAS Online en NEXTmatters gezamenlijk bieden is het zelfs mogelijk dat AFAS Online bij het verwerken van het bankafschrift een dossiernummer herkent en direct het bedrag aan het juiste dossier koppelt. Handmatige invoer bij het verwerken van derdengelden wordt daarmee tot wel 80% verminderd.

Meerdere vestigingen? Geen probleem. Kantoren kunnen indien nodig voor elke vestiging een eigen administratie aanmaken. Deze verschillende administraties kunnen direct vanuit NEXTmatters gekoppeld worden. Meerdere vestigingen in een administratie? Ook dat is geen probleem.

In combinatie met Zenvoices voor het scannen en herkennen van inkoopfacturen wordt handmatige invoer in de financiële administratie steeds meer een beeld uit het verleden.

Drie superhandige ‘verborgen’ pareltjes van NEXTassyst voor notarissen

Drie superhandige ‘verborgen’ pareltjes van NEXTassyst voor notarissen cover

In de snel evoluerende wereld van het notariaat is het van cruciaal belang om altijd een stap voor te blijven op de concurrentie. NEXTassyst kent een aantal waardevolle, maar onbekende, functionaliteiten, die uw dagelijkse juridische praktijk gemak brengen. Onder het mom "Er kan meer dan je denkt" delen we enkele van deze handige functies die u misschien nog niet kende.

Kracht der (goede) herhaling)

‘Hoe deed je dat nou?’ Met enige regelmaat wordt ons deze vraag gesteld als we meekijken met een gebruiker om een probleem op te lossen. We gebruiken dan een sneltoets of een handige functie in NEXTassyst – of AFAS Profit – waarvan de gebruiker het bestaan niet kende, maar waarmee hij wel erg blij is. Het is natuurlijk zonde, dat diverse handige functionaliteiten niet of nauwelijks worden gebruikt.

Een tip van onze kant: investeer in regelmatige training en instructies van medewerkers. In veel gevallen wordt er na de basistraining bij implementatie van NEXTassyst – en een opvolgende training enkele weken later – niet veel tijd besteed aan instructie en training in het gebruik van het pakket. Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangenomen leert deze het gebruik van het pakket vaak van een collega die het soms ook weer van een collega heeft geleerd. Het risico dat op deze wijze niet het optimale uit het pakket wordt gehaald, is niet denkbeeldig.

Hidden features
Met deze blog maken we graag een start om de drie meest handige ‘hidden features’ onder de aandacht te brengen. Daarnaast nodigen wij u uit om op een regenachtige zondagmiddag de documentatie van NEXTassyst eens door te nemen. U vindt de documentatie onder het kleine vraagteken links onderin het scherm van NEXTassyst of door de knop ‘F1’ in te drukken.

Dan nu, de drie pareltjes die we u niet willen onthouden:

Parel 1: documenten van dossierpartijen inzien

U bent druk met een belangrijk dossier en plots moet u een document van één van de betrokken partijen raadplegen. Normaal gesproken navigeert u naar de sectie 'Relaties' en zoekt u de partij op. U krijgt pas toegang tot het benodigde document, zoals KvK-informatie, BRP-gegevens, of CCBR-documenten, als u al deze stappen hebt doorlopen. NEXTassyst heeft dit voor u vereenvoudigd.

Terwijl u in het dossier werkt, kunt u direct naar de sectie 'Documenten' gaan en 'Partijen' selecteren. Hier vindt u een overzicht van alle partijen die betrokken zijn bij het dossier, samen met de documenten uit het 'Digitaal' mapje op de relatiekaart. Nog een extra pluspunt? U kunt een voorbeeld van het document bekijken zonder het te openen. Dit bespaart kostbare tijd en moeite, waardoor u efficiënter kunt werken.

Parel 2: iDeal betalingen voor declaraties

Betalingsgemak is altijd een winnaar. NEXTassyst begrijpt dat als geen ander. Daarom hebben we een handige functie geïntegreerd, waarmee u direct een betaallink aan uw declaraties toevoegt. Hierdoor kan uw cliënt de declaratie snel en gemakkelijk betalen. Kantoren die deze functie gebruiken, zien vaak een aanzienlijke verbetering in hun debiteurenpositie, soms zelfs tot wel 30%.

Hoe werkt het? NEXTassyst maakt gebruik van de betaalfunctionaliteit van Mollie. Nadat u dit in NEXTassyst hebt ingesteld, kunt u eenvoudig een betaallink toevoegen aan de declaratie en/of de begeleidende e-mail. Voor uw cliënt ziet dit er eenvoudig en betrouwbaar uit.

Het aanmaken van een betaallink is kosteloos. U betaalt alleen een kleine vergoeding als uw cliënt daadwerkelijk voor de betaling gebruikmaakt van de betaallink. Om de administratieve lasten tot een minimum te beperken, biedt Mollie een elektronisch verwerkbaar bestand aan voor de verwerking van betalingen. Dit maakt het financiële beheer van uw kantoor veel eenvoudiger en efficiënter.

Parel 3: verwerken van kadasterfacturen

Voor veel notariskantoren is het Kadaster één van de grootste crediteuren. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de bedragen die aan uw cliënt in rekening zijn gebracht, overeenkomen met wat er op de kadasterfactuur staat. Dit is vooral belangrijk nu er een voorziening moet worden gemaakt voor het Kadaster in de bewaringspositie.

Normaal gesproken kan het controleren van een kadasterfactuur op dossierniveau een tijdrovende klus zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn dankzij NEXTassyst. In de e-mail met de factuur die u van het Kadaster ontvangt, vindt u naast de factuur in PDF-formaat ook een bestand met dezelfde naam maar met een .txt-extensie.

Dit .txt-bestand kan eenvoudig worden geïmporteerd in AFAS via NEXTassyst, waarbij de inschrijvingen direct op dossierniveau worden geboekt. Hierdoor wordt het controleren van de afloop een fluitje van een cent. U vindt deze handige functie onder 'Nota | Extra', met de naam 'Importeer Kadasterfactuur'.

Selecteer daarna het .txt-bestand en het volgende scherm verschijnt:

NEXTassyst herkent het dossiernummer automatisch vanuit de nota en vult dit in de eerste kolom in. Als u vervolgens kiest voor 'AFAS export', wordt de nota in de crediteurenadministratie ingeboekt. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten bij het verwerken van kadasterfacturen.

Dus, of u nu uw documenten efficiënter wilt beheren, sneller betaald wilt krijgen door cliënten, of de controle over kadasterfacturen wilt vereenvoudigen, NEXTassyst heeft u gedekt.

Ontdek meer verborgen pareltjes

Dit zijn slechts enkele van de mooie functies die NEXTassyst notarissen biedt. Er is nog veel meer te ontdekken en om van te profiteren. Wilt u meer te weten komen over wat NEXTassyst voor uw kantoor kan betekenen? Neem contact met ons op via telefoonnummer 088 20 34 320 of stuur een e-mail naar servicedesk@nextlegal.nl. We staan klaar om u te helpen om het maximale uit uw software te halen en uw notariskantoor naar een hoger niveau te tillen. Blijf ons volgen voor meer tips en trucs.

Prinsjesdag voor het notariaat: waar gaat u in investeren?

Prinsjesdag voor het notariaat: waar gaat u in investeren? cover

Traditiegetrouw maakt onze overheid op Prinsjesdag bekend waar ons belastinggeld het komende jaar in geïnvesteerd gaat worden. Een goed moment dus voor notarissen om zich af te vragen waar ze zelf eigenlijk in de toekomst in zouden willen investeren. Om die vraag te beantwoorden, onderzocht Lexxyn Groep de digitaliseringsplannen van het Nederlandse notariaat. Ruim 50 kantoren droegen bij aan deze benchmark, waarin zij antwoord gaven op hoe zij momenteel omgaan met digitalisering en waar ze de komende jaren in gaan investeren. Waardevolle inzichten dus voor elke notaris die bezig is met de toekomst van zijn/haar kantoor.

Prioriteiten: beveiliging en efficiëntie

Als we notarissen vragen naar hun investeringsprioriteiten voor de komende 3 jaar, steken een tweetal thema’s daar met kop en schouders bovenuit: beveiliging en oplossingen die de efficiëntie bevorderen.

Topprioriteit is beveiliging: 70% van de notarissen verwacht daar de komende jaren meer in te moeten investeren. Niet geheel onverwachts gezien de toenemende digitale bedreigingen, maar ook de nieuwe Gedragscode Informatiebeveiliging van de KNB dwingt notarissen ertoe hun IT-beveiliging naar een hoger niveau te tillen.

Naast security willen notarissen meer investeren in oplossingen die de efficiëntie van het kantoor kunnen verhogen of waarmee ze nieuwe diensten aan cliënten kunnen bieden. Daarbij wordt met veel aandacht gekeken naar het rechtsgeldig digitaal ondertekenen (60%), cliëntportalen (60%) en digitale cliënt identificatie (55%). Deze 3 oplossingen besparen zowel de notaris als de cliënt veel tijd, omdat ze een groot deel van de tijdrovende administratieve handelingen weg kunnen automatiseren.

Meer of minder geld in IT steken?

Op Prinsjesdag gaat het natuurlijk om de pegels, waar gaat meer geld en waar gaat minder geld naartoe? 35% van de notarissen verwacht de komende 3 jaar meer geld in IT te gaan steken. 60% verwacht af te kunnen met het huidige IT-budget. Kantoren waren de afgelopen jaren al noodgedwongen om meer te investeren in zaken als thuiswerken en de aanschaf van bijvoorbeeld ID-scanners. Dat maakt dat men onlangs al een aantal kapitaalintensieve vernieuwingen heeft doorgevoerd die toekomstige budget stijgingen nu kunnen afremmen.

Digitale koers bepalen

In het volledige benchmarkrapport vinden notarissen antwoorden op nog veel meer digitaliseringsvraagstukken in het notariaat. Een onmisbaar rapport dus om de digitale koers van uw notariskantoor te bepalen. De volledige benchmark is gratis te downloaden op https://lexxyn.nl/benchmark-digitalisering-van-het-notariaat

NEXTassyst maakt digitaal oprichten BV (DOBV) nóg makkelijker

NEXTassyst maakt digitaal oprichten BV (DOBV) nóg makkelijker cover

Volgens de EU-richtlijnen moet iedereen digitaal een BV op kunnen richten. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) faciliteert het digitale proces waarmee dit in 2024 voor alle notarissen mogelijk moet zijn. NEXTassyst maakt het notariële professionals en hun cliënten nog makkelijker om locatieonafhankelijk via het KNB-platform een BV op te richten. Hierover vertelt ontwikkelaar Jos Uitenbogaard (software programmeur) ons meer.

Digitale koppeling met het KNB-platform

De KNB heeft een platform ontwikkeld waarop een notaris veilig een online passeerafspraak kan organiseren. Op die manier hoeven mensen niet meer naar de notaris, maar kan het oprichten geheel digitaal – en dus locatie onafhankelijk – gebeuren. Dit betekent dat je niet langer fysiek aanwezig hoeft te zijn in het land waar je een BV wilt oprichten.

Om de digitale stappen, die nodig zijn om tot een akte en passeerafspraak te komen, verder te vereenvoudigen, heeft NEXTlegal voor haar pakket NEXTassyst een digitale koppeling met het KNB-platform ontwikkeld.

Jos: ‘Omdat we een door de KNB-gecertificeerde partner zijn, kregen we hiervoor alle medewerking. Het resultaat is een naadloze integratie, klaar voor toekomstig gebruik.’

Passeerdatum

Een notaris maakt binnen NEXTassyst vanuit het dossier een akte op, zoals hij of zij dat altijd doet. Velden die bekend zijn, worden automatisch vanuit het dossier in de akte gevuld. Dat geldt ook voor de recherche en het cliëntonderzoek. Vervolgens stuurt de notaris, via NEXTassyst, aan alle betrokken partijen een voorsteldatum voor het passeren. Dat gebeurt via e-mail met daarin een link.

De akte en bijbehorende stukken worden automatisch toegevoegd aan het passeerplatform en alle communicatie wordt vastgelegd in NEXTassyst.

Jos: ‘De aanwezigen loggen op de passeerdatum in via de link in de e-mail. Vanuit hier worden zij naar het beveiligde portal van de KNB gestuurd. Hier vindt het passeren, al dan niet via een videoverbinding, plaats.

Het identificeren van betrokken partijen en de passering zelf gebeuren op het DOBV- platform van de KNB.

Jos: ‘Naast de snelheid en het centrale overzicht in NEXTassyst, profiteren notariskantoren ook van het feit dat er, door deze digitalisering, nauwelijks fouten worden gemaakt. Alles wat niet kan is uitgesloten.

Centrale opslag

De workflow, binnen NEXTassyst, zorgt voor een slimme en intuïtieve werkwijze die notarissen door het proces leidt. Dat geldt ook voor een eventuele volmacht die via ditzelfde proces loopt.

Jos: ‘Alles wat er binnen het dossier van oprichting gebeurt, wordt in NEXTassyst opgeslagen. Geen enkele actie kan worden vergeten, ook niet na passering. De akte wordt veilig in de digitale kluis van de KNB bewaard, aangevuld met de benodigde gegevens en vervolgens in NEXTassyst opgeslagen.

De notaris zorgt op de gebruikelijke wijze met de kopie die aanwezig blijft in NEXTassyst dat de akte wordt ingeschreven in het CDR (Centraal Digitaal Repertorium). Vervolgens zorgt NEXTassyst ervoor dat de akte in de digitale kluis wordt gekoppeld aan de inschrijving bij het CDR.

Volgens Jos is de oprichting van een BV waarschijnlijk de eerste van vele aktes die in de toekomst online kunnen passeren. ‘Als het eenmaal succesvol werkt, kan ik me voorstellen dat bijvoorbeeld hypotheekaktes snel volgen.

Jos ziet nog wel een kleine hobbel: het digitaal identificeren. Hierover schreven we in een eerder artikel al eens meer. ‘Verder zijn wij er helemaal klaar voor,’ aldus Jos.

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 7, het volledige magazine kunt u binnenkort hier downloaden.

BV oprichten  met NEXTassyst in Legal&tech

NEXTlegal zomer update

NEXTlegal zomer update cover

De hoogste tijd om u bij te praten over alle NEXTlegal ontwikkelingen.

In deze nieuwsbrief komen o.a. de volgende zaken aan de orde:

  • Blog: Een storm in een glas water: keer de migratiewind;
  • Nieuwe versie AFAS: maak kennis met Profit 1;
  • Wisselingen van de wacht.

De gehele nieuwsbrief kunt u hier nalezen >>>

Veel leesplezier gewenst!