Categorie: Uncategorized

Een interview met Ellens & Lentze over de koppeling tussen XpertID en NEXTassyst

Restport, de leverancier van XpertID, en NEXTlegal bundelden hun krachten na een gouden tip van notaris Michaël Lentze van Ellens & Lentze. Het resultaat? In eerste instantie een naadloze koppeling tussen de WID-scanner en NEXTassyst en vervolgens als extra de XpertID app voor identificatie op locatie. Hiermee worden personen op locatie geïdentificeerd en de gegevens direct opgeslagen in het juiste cliëntdossier. We spreken met Michaël, de initiator achter deze koppeling, die inmiddels al bij diverse kantoren in gebruik is.

Efficiëntie in legalisaties, waar je ook bent
De WID-scanner op kantoor en de XpertID-app voor onderweg zijn ontworpen om legalisaties uit te voeren. Zoals Michaël uitlegt: “Het is om te controleren of Pietje wel is wie hij zegt dat hij is.” De app leest, net als de scanner op kantoor, de NFC-chip uit met bijna dezelfde techniek en nauwkeurigheid. “Het vult onze werkzaamheden op kantoor perfect aan, maar nu ook onderweg,” voegt Michaël toe.

Koppeling als essentiële eis om dubbel werk te voorkomen
Sinds 2008 maakt Ellens & Lentze gebruik van NEXTassyst. Toen dit kantoor voor het eerst de oplossing zag, sprak vooral de focus op ontwikkeling en veilig werken in de cloud hen aan. “We waren op zoek naar een partner die met ons meegroeide, en dat doen ze nog steeds,” legt Michaël uit. Toen hij later de leverancier Restport ontdekte, was hij direct gecharmeerd van de ID-controle-oplossing, maar stelde hij wel een eis: een naadloze koppeling met hun dossiers in NEXTassyst, zodat gegevens automatisch op de juiste klantkaart worden opgeslagen. “Alleen een controle is niet genoeg. Het handmatig overnemen van gegevens in het dossier kost tijd en leidt tot dubbel werk. Gelukkig stond Restport open voor onze suggestie,” merkt Michaël op.

Michaël vertelt dat de koppeling snel werd gerealiseerd. ‘Binnen een mum van tijd konden we een pilot draaien.” Inmiddels draait deze koppeling al lang niet meer bij alleen dit Haagse kantoor. Na een succesvolle oplevering bij Ellens & Lentze, volgden later meerdere kantoren. Inmiddels is deze gouden combinatie niet meer weg te denken in het notariaat.

Werking in de praktijk
Voorheen maakte het kantoor kopieën van ID’s, maar het beoordelen van de echtheid was een uitdaging. “We zien hier in Den Haag zoveel nationaliteiten; een Nederlandse ID beoordelen is één ding, maar andere identiteitsbewijzen kunnen lastiger zijn,” legt Michaël uit. Met de fysieke scanner, en nu dus ook met de app van Restport, worden de gegevens uitgelezen en vergeleken met het fysieke exemplaar, waarna ze automatisch worden opgeslagen in het juiste cliëntdossier in NEXT. “Dit bespaart tijd en verzekert ons van nauwkeurige en veilige archivering,” voegt hij toe. “Wat extra fijn is, is dat het systeem -bijvoorbeeld in het geval van een Poolse ID, afgegeven in 2019 – checkt of het overeenkomt met het format van Poolse ID-bewijzen uit 2019. Vervolgens checkt de VIS-koppeling in Assyst ook of deze niet als gestolen of vermist staat geregistreerd.”

Gemak onderweg, nauwkeurigheid op kantoor
De XpertID-app, die op zowel iOS als op Android telefoons werkt, biedt niet alleen gemak onderweg, maar zorgt ook voor een naadloze synchronisatie met NEXTassyst. Alle gescande gegevens blijven binnen het kantoor en worden niet gedeeld met derde partijen. “De app vervangt niet de WID-scanner op kantoor, maar vult deze aan,” benadrukt Michaël.

“Door de app op onze telefoon identificeren we cliënten ook als we hen thuis bezoeken. De gegevens staan vervolgens direct in het juiste dossier. Zodra wij onze telefoon er voor de app bij pakken, geeft dat ook direct mooie gespreksstof. Een mooie manier om te laten zien dat het notariaat verre van stoffig is, zoals helaas nog steeds wel eens wordt gedacht. We zijn een van de beroepsgroepen die het sterkst zijn gedigitaliseerd en deze handige koppeling is daarvan een mooi voorbeeld.”

Ook aan de slag met XpertID?

Heeft u vragen over de XpertID App of wilt u direct aan de slag? Neem dan contact op met onze servicedesk. Vul onderstaand contactformulier in of neem telefonisch contact met ons op via 088 20 34 320. Wij staan klaar om u op weg te helpen.

 

In een wereld waar tijd kostbaar is en veiligheid voorop staat, komt de XpertID App als geroepen voor notarissen, advocaten en hun cliënten. Deze app biedt een identificatieproces dat niet alleen snel en gemakkelijk is, maar ook de integriteit en nauwkeurigheid waarborgt die essentieel zijn voor de rol van notaris als poortwachter.

XpertID App: ontdek de voordelen

1. Gemak onderweg
Met de XpertID App, beschikbaar voor zowel Android als iOS, kunt u nu eenvoudig ID-documenten controleren, waar u ook bent. Dit betekent dat u niet langer gebonden bent aan uw kantoor om belangrijke identificatieprocessen uit te voeren.

2. Naadloze synchronisatie
De gescande gegevens worden automatisch verwerkt in NEXTassyst, net zoals u gewend bent op kantoor met de WID-scanner van Restport technologies. Dit zorgt voor een naadloze integratie van uw werkprocessen, zowel op kantoor als onderweg.

3. Privacy gegarandeerd
De XpertID App respecteert de privacy van uw kantoor en uw cliënten. Alle gescande gegevens blijven binnen uw kantoor en worden NIET gedeeld met derde partijen. U kunt er dus op vertrouwen dat de gegevens veilig en vertrouwelijk blijven.

4. Wereldwijde compatibiliteit
Met de XpertID App kunt u ID-documenten van over de hele wereld controleren. Dit maakt het een veelzijdige tool die geschikt is voor een internationaal klantenbestand.

5. Verifieer met vertrouwen
De geïntegreerde referentie documentendatabase in de app stelt u in staat om ID-documenten nauwkeurig te verifiëren op basis van hun echtheidskenmerken. Dit zorgt ervoor dat u met vertrouwen de echtheid van documenten kunt bevestigen.

Zien hoe het werkt?

Bekijk dan onderstaand filmpje:

Meer informatie?

Heeft u vragen over de XpertID App? Neem dan contact op met onze servicedesk. Vul onderstaand contactformulier in of neem telefonisch contact met ons op via 088 20 34 320. Wij staan klaar om u op weg te helpen.

De XpertID App is een samenwerking tussen NEXTlegal en Restport. Ontdek vandaag nog hoe deze innovatieve oplossing uw werk kan verbeteren en vereenvoudigen.

 

Wilt u uw financiële huishouding verbeteren? Dan is het verkorten van uw time to cash periode essentieel. Zoals Peter Westerbeek in een ander artikel al benadrukte, omvat time to cash de volledige doorlooptijd van dossierregistratie tot aan de daadwerkelijke betaling van de geschreven tijd. Hoe kunnen automatische timers hierbij helpen?

Efficiënt tijd registreren met automatische timers
Het is geen geheim dat sommige tijdschrijvers slechts sporadisch hun tijd schrijven. Als het meezit declareren tijdschrijvers eens per dag hun tijd, een groot deel doet dit slechts eens in de zoveel dagen of per week. Door gebruik te maken van automatische timers worden tijdschrijvers echter bewuster van hun tijd en kunnen ze gemakkelijker de juiste omschrijvingen toevoegen. Maar hoe werkt dit in de praktijk?

Hoe werken automatische timers?
Binnen NEXTmatters is het eenvoudig in te stellen of u automatische timers wilt gebruiken. Zodra dit is ingesteld, start er automatisch een timer bij elke handeling waarop mogelijk tijd kan worden geschreven, zoals het openen van een Word-document of een e-mailbericht. Deze timers vragen u vervolgens of u de tijd wilt registreren. Het kan namelijk zo zijn dat u niet voor ieder document dat u opent of creëert een timer wenst, bijvoorbeeld als u binnen een dossier tegelijk werkt aan meerdere documenten. Het systeem neemt zelfs de naam van het document over en stelt een uurcode voor, gebaseerd op uw instellingen. 

U kunt eenvoudig instellen dat bij het starten van de timer voor het openen van documenten automatisch uurcode <A> wordt gebruikt, en voor het schrijven van e-mails uurcode <B>. De meegeleverde omschrijving is nuttig voor de klant om de urenregel op de factuur beter te begrijpen.

Eenmalig instellen voor gemakkelijk gebruik
Het instellen van de automatische timer is een eenmalige actie. U kunt zelf kiezen welke uurcodes u wilt gebruiken voor verschillende handelingen, zoals het openen van documenten of het schrijven van e-mails. En als u klaar bent met uw werk, stopt u eenvoudig de timer en past u indien nodig de tijdomschrijving en uurcode aan. Vervolgens verschijnt deze tijdregistratie in uw uurstaat, waar u indien nodig deze ook nog kunt aanpassen. Als u dit niet doet, blijft de timer doorlopen, ook in de mobiele app.

Het voordeel voor time to cash
Automatische timers zorgen ervoor dat u tijd direct en correct wordt geregistreerd, wat resulteert in accuratere omschrijvingen en minder correcties. Dit leidt tot een efficiëntere facturatie en dus snellere betalingen. Bovendien werken deze timers ook voor telefoongesprekken, mits u gebruikmaakt van de Xelion koppeling (NEXTcall) van Helder Telecom & ICT.

Op weg naar meer omzet en minder gedoe
Het gebruik van automatische timers is dus een slimme zet om uw time to cash periode te verkorten. Het leidt tot meer nauwkeurige facturatie, minder tijdverlies en uiteindelijk tot een gezondere financiële situatie voor uw praktijk. Blijf op de hoogte voor meer tips en tricks in ons volgende blog over de mobiele tijdschrijfapplicatie van NEXTmatters.

Aan de slag met automatische timers?
Vraag dan hieronder geheel vrijblijvend een demo aan. We vertellen u er graag mee over.

 

 

 

Alrik de Haas, een gespecialiseerd strafrechtadvocaat van de moderne tijd, vliegt letterlijk boven de wolken tussen Singapore en Bali, terwijl hij dankzij NEXTmatters, de applicatie van NEXTlegal voor de advocatuur, toch volledig operationeel blijft. Voor Alrik betekent dit niet alleen dat zijn werk letterlijk met hem mee reist, maar ook dat hij de geruststelling heeft dat zijn digitale kantoor hem altijd en overal ondersteunt.

Meevliegen
“Ik zit nu in een KLM toestel boven de zee, tussen Singapore en Bali, en ik kan door NEXTmatters volop werken. Ik heb een nieuw dossier aangemaakt, net als een voorschotnota en alle acties uitgevoerd.” Als we deze mail onder ogen krijgen, nemen we met Alrik de Haas contact op. Hierdoor leren we dat NEXTmatters niet alleen letterlijk met hem mee vliegt, maar hem ook figuurlijk vleugels geeft.

De basis op orde
Naast zijn beroep als strafrechtadvocaat en raadsheer-plaatsvervanger bij Gerechtshof Den Haag én zijn rol als vader, staat Alrik regelmatig voor grote groepen, zoals tijdens zijn huidige verblijf op Bali voor de permanente educatie van strafrechtadvocaten. Voor Alrik is het van belang dat zijn verschillende rollen naadloos in elkaar overvloeien. De automatisering van zijn kantoor met NEXTmatters biedt hem de nodige stabiliteit om altijd toegang te hebben tot dossiers van zijn cliënten, waar hij zich ook bevindt. ‘Ik kan deze rollen prima met elkaar combineren doordat de basis op orde is. Daarbij speelt software een belangrijke rol. Door het digitale hart van mijn kantoor te automatiseren met NEXTmatters heb ik de rust altijd een dossier van een cliënt te kunnen raadplegen, waar ik me op dat moment ook bevind.’

Dat is belangrijk voor Alrik, gezien de urgentie van een deel van zijn werk. Zoals hij het zelf verwoordt: “Een cliënt weet nu eenmaal niet op voorhand wanneer hij wordt gearresteerd.” Ook is het fijn dat zijn waarnemer, als het nodig is, een dossier digitaal kan inzien. Zo hoeft een cliënt nooit te wachten op een antwoord. Met NEXTmatters lopen zijn zaken netjes door. “Ja, ook als ik net als nu op Bali zit en een cliënt of een zakenrelatie wil helpen. Ik maak direct een dossier aan, en kan aan het werk. In mijn vakgebied is het belangrijk dat je 24/7 bereikbaar bent en ja, daarvoor heb ik mijn werkomgeving altijd nodig.’

Afgeslankt pakket voor kleinere kantoren
Bij het overstappen naar zelfstandig ondernemerschap was Alrik aanvankelijk terughoudend om voor NEXTlegal te kiezen. Hij was bang dat de veelheid aan opties en functies van NEXTmatters, zoals hij deze bij zijn vorige kantoor gewend was, overweldigend zou zijn voor een klein kantoor zoals dat van hem. Echter, na zorgvuldig onderzoek en het raadplegen van collega’s en ICT-experts, bleek NEXTlegal de ideale partner te zijn. De combinatie van digitale dossiers, e-mailintegratie en administratieve functies, samen met de flexibiliteit en veiligheid van het platform, overtuigden Alrik dat hij de juiste keuze had gemaakt. “En uiteindelijk bleek er voor mij gewoon een afgeslankt pakket beschikbaar. Gelukkig dacht een kundige consultant van NEXT hierin enorm mee.”

Alrik aarzelde aanvankelijk vanwege de vereiste eigen server voor NEXTmatters. “Gelukkig bood ICT Concept uitkomst. Hierdoor kon NEXTmatters zonder problemen in de cloud draaien.” Dit gaf Alrik de flexibiliteit die hij nodig had voor zijn praktijk.

Alles zelf doen
Alrik doet nu eenvoudig alles zelf: het aanmaken van een dossier, het opstellen van voorschotnota’s en verschotten etc. “Daarbij maak ik op de 1^e dag van de maand een batch aan van alle doorlopende betalende zaken. Deze kan ik met een druk op de knop uitfactureren. Gelukkig maar, want ik ben geen boekhoudkundig expert en heb totaal geen ambitie er een te worden.” Hoeft hij deze dan niet te controleren? “Nauwelijks, maar ik schrijf dan ook erg accuraat mijn tijd, uiteraard naar waarheid en met een kloppende omschrijving. Waarin ik overigens ook word gefaciliteerd door NEXTmatters. Ik kan direct bij iedere handeling mijn tijd schrijven, en met 300 tot 500 acties op een dag is dat echt een must.”

Vlees en bloed
Voor Alrik is het belangrijk om te weten dat hij bij problemen of vragen altijd kan rekenen op de persoonlijke ondersteuning van het team bij NEXTlegal. De menselijke benadering en bereikbaarheid van het team bieden hem de geruststelling dat hij nooit alleen staat in zijn reis als advocaat.

“Fijn dat er in deze tijd nog mensen van vlees en bloed zijn, waarmee je kunt sparren en die bij spoed ook mobiel bereikbaar zijn.”

Voor Alrik betekent werken met NEXTlegal niet alleen efficiëntie, maar ook gemoedsrust. Het platform helpt hem potentiële stress te verminderen en stelt hem in staat zijn praktijk verantwoord te runnen, of hij nu in een vliegtuig zit of op een parkeerplaats staat. Hierdoor kan hij met vertrouwen de balans vinden tussen werk en ontspanning, wetende dat zijn werk altijd onder controle is.

Eerst kwaliteit dan geld
Alrik wil benadrukken dat hoewel NEXTmatters mogelijk iets duurder is dan andere opties, de volledigheid van het platform en de onbetaalbare service het prijskaartje meer dan rechtvaardigen. Hij moedigt andere kantoren aan om eerst te kijken naar kwaliteit en service, en pas daarna naar de kosten. Voor Alrik heeft NEXTmatters zichzelf meer dan bewezen als een waardevolle investering in zijn praktijk en voor zijn werkzame leven waarin hij zaken en privéleven op een uitdagende wijze moet combineren.

Bij NEXTlegal zijn wij altijd op zoek naar nieuwe integraties om het werk voor u als advocaat & of notaris efficiënter en gemakkelijker te maken. De integratie tussen NEXTassyst/matters en Mollie doet dat!

De naadloze integratie tussen NEXTassyst/matters en Mollie maakt het voor uw kantoor gemakkelijker om de boekhouding nog efficiënter bij te houden. Deze integratie zorgt er namelijk voor dat u niet langer handmatig hoeft in te loggen om wekelijks of maandelijks afschriften te downloaden. Dit bespaart u de nodige kostbare tijd.

Na de configuratie van AFAS en Mollie komt uw wekelijkse of maandelijkse specificatie van Mollie automatisch tussen uw bankafschriften te staan. Het ontvangen bedrag parkeert u eenvoudig op een kruisposten rekening, welke weer glad loopt na het verwerken van de specificatie. Doordat de specificatie automatisch wordt ingelezen hoeft u er niet meer aan te denken de afschriften te downloaden en importeren, over te typen of er naast te houden bij het specificeren van het bedrag. AFAS doet de matching voor u, op basis van omschrijving, naam, rekeningnummer en bedrag.

Uw aanmaningen upgraden?

Na de integratie met Mollie kunt u makkelijk een betaallink opnemen in de betalingsherinneringen per e-mail.

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw kantoor? Neem dan contact op met een van onze consultants en kom te weten welke mogelijkheden er zijn voor uw kantoor. Bent u daarnaast geïnteresseerd in welke handige features van NEXTassyst en NEXTmatters nog meer kunnen bieden? Naast onze integratie met Mollie hebben we namelijk nog meer handige, tijdbesparende integraties, zoals bijvoorbeeld onze integratie met AFAS Online. Lees hierover meer in onze blog: NEXTmatters en AFAS Online: een succesvol koppel.

Een interview over time to cash met Peter Westerbeek, Consultant bij NEXTlegal

In de juridische wereld is ’time to cash’ een belangrijke term, maar hoe beïnvloedt dit begrip daadwerkelijk de dagelijkse gang van zaken bij advocatenkantoren? We zitten samen met Peter Westerbeek, consultant bij NEXTlegal, om inzicht te krijgen in de aspecten van time to cash en hoe NEXTlegal advocatenkantoren ondersteunt om deze doorlooptijd te beheersen.

“Time to cash omvat de hele doorlooptijd van het vastleggen van het dossier tot en met het betaald krijgen van de geschreven tijd. Hoe korter deze periode, des te gezonder uw financiële huishouding.”

Wat is time to cash?
“Time to cash omvat het hele traject, vanaf het moment dat de cliënt binnenkomt tot aan het betaald krijgen van de geschreven tijd. In de Verenigde Staten is deze term gangbaar, maar in Nederland nog relatief onbekend. Juist bij advocatenkantoren is de time to cash vaak aanzienlijk lang in vergelijking met andere sectoren.”

Welke onderdelen vallen onder time to cash?
“Er zijn verschillende processen en activiteiten binnen dit principe die van invloed zijn op de time to cash. Hieronder bespreek ik deze in het kort. Een uitgebreide toelichting volgt de komende periode in vervolgblogs.

Dossierintake
Door de vastlegging van dossiers zo eenvoudig mogelijk te houden, beschikt de advocaat snel over het dossier om gewerkte tijd direct te registreren. Op het moment dat een dossier aangemaakt kan worden, ook wanneer de gegevens nog niet compleet zijn, kan de tijdschrijver direct aan de slag. Voordeel van NEXTmatters is daarbij dat er door de diverse koppelingen en checks, veel informatie al voor u wordt ingevuld.

Tijdschrijven
Tijdschrijven is allesbepalend voor het verdere verloop van het time to cash proces. Hoe sneller en foutlozer de tijd wordt geschreven, hoe sneller de factuur wordt verstuurd en betaald. Dit komt doordat er minder discussie rondom de verantwoording op de tijdregels nodig is. Immers, hoe sneller tijd wordt geregistreerd, des te accurater de tijdregel is vastgelegd.

Declaratie workflow
Het stroomlijnen van het declaratieproces zorgt ervoor dat het onderhandenwerk sneller wordt gefactureerd. In NEXTmatters betekent dit: geen onnodig gesjouw met papieren voorstellen, maar alles gedigitaliseerd (van creatie van de declaratierun tot het versturen van de facturen in bulk). Hierdoor wordt het doorvoeren van aanpassingen op de concept declaratie eenvoudiger wordt uitgevoerd. Alle correcties worden ook (inclusief de reden hiervoor) historisch vastgelegd.

Debiteurenbeheer
Goed debiteurenbeheer werkt altijd in het voordeel. Door de naadloze aansluiting tussen NEXTmatters en AFAS is het eenvoudig om debiteuren te helpen herinneren.

Betalingstermijn
Veel kantoren hanteren een betalingstermijn tussen de 14 en 30 dagen. Echter zien wij in de praktijk dat facturen pas veel later worden voldaan. Uit onze diverse diverse steekproeven, blijkt dat de gemiddelde factuur tussen de 60-70 dagen wordt betaald. Tools die kunnen helpen zijn onder andere UBL (zakelijk B2B). Deze facturen worden gemiddeld 16 dagen eerder betaald doordat de factuur direct en zonder (mogelijke) menselijke errors in de boekhouding terechtkomt voor verdere verwerking. Een andere mogelijkheid is gebruikmaken van iDeal (particulier B2C). Tot 40% van de ontvangers betaalt een factuur dezelfde dag bij ontvangst van een iDeal-betaallink.”

‘Uit diverse steekproeven die wij hebben gedaan, blijkt dat de gemiddelde factuur tussen de 60-70 dagen wordt betaald.’

Wat is het grootste struikelblok rondom time to cash bij advocatenkantoren?
“Voornamelijk ligt het struikelblok bij ondersteuners en de afhankelijkheid van advocaten. Wanneer advocaten niet toekomen aan het schrijven van tijd of het beoordelen van concept declaraties, stokt het proces. Bewustwording is cruciaal; workshops over het belang van tijdig tijdschrijven kunnen hierbij helpen.

Een voorbeeld: aan het einde van de maand wordt een run gedraaid. Er gaan op vijftig dossiers concept declaraties naar de tijdschrijvers. Vanwege uiteenlopende redenen zoals prijsafspraken, te veel geschreven tijd of een cliënt met betaalproblemen, wordt besloten om nu nog maar de helft van de declaraties te versturen. De overige helft blijft dan liggen. Dat is zonde.”

Terug naar het tijdschrijven: welke hulpmiddelen zijn hiervoor?
“Ik kijk nu even naar NEXTmatters. Deze oplossing biedt de gebruiker diverse methoden om de tijd zo efficiënt mogelijk te registreren. Hierdoor zijn ‘vergeten’ urenregels verleden tijd en hoeft men nadien niet meer na te denken over wat ze ook alweer gedaan hadden. NEXTmatters biedt diverse tools, waaronder mobiel tijdschrijven, automatische timers bij documentcreatie en een telefoonkoppeling, om het tijdschrijven efficiënter te maken. Al deze hulpmiddelen leg ik in vervolgblogs gedetailleerd uit.”

Hoe kun je het blijven liggen van declaraties voorkomen?
“Ik merk dat er veel uitstelgedrag is, terwijl de tijd wel degelijk is gemaakt en de hele bedrijfsvoering afhangt van inkomsten. En we weten allemaal, hoe langer een (hoge) factuur blijft liggen hoe kritischer de cliënt wordt aangezien niet al het werk meer op het netvlies staat, zeker niet meer dat ene telefoontje of mailtje op de declaratie. Vooral het zo accuraat en snel mogelijk schrijven van tijd is hier van belang.”

Hoe kunnen kantoren hun huidige situatie het beste onder de loep nemen?
“Kantoren maken de beste start door het huidige proces inzichtelijk te maken en de wensen voor een ideaal proces op te schrijven. Vervolgens betrek je een specialist zoals NEXTlegal erbij om te kijken naar de technologische mogelijkheden om dit proces te faciliteren. Een consultant kan, op basis van best practices uit de praktijk, ook helpen met het samen inzichtelijk maken van een ideaal proces. Een klein onderzoek kan al helpen om grotere stappen te maken.”

Wilt u uw time to cash optimaliseren?

Volg de tips van Peter: organiseer workshops, geef inzicht in tijdschrijven, en blijf onze vervolg blogs lezen voor meer diepgaande informatie. Nodig je praktijkmanagement applicatie leverancier uit om dit essentiële onderwerp te bespreken.

---

NEXTmatters koppelt voor de financiële administratie bewust met een extern pakket: AFAS Online. Immers, NEXTlegal is goed in het maken van software voor advocaten, waar AFAS Online een kei is in het ontwikkelen van software voor de financiële administratie. Met als pluspunt dat deze software ook nog eens uitstekende integratiemogelijkheden heeft. Wat is de meerwaarde van deze integratie voor NEXTmatters gebruikers?

Actuele financiële gegevens inzien

Met ruim 12.000 klanten is AFAS een stabiele partner met brede kennis van alle financiële processen. Dit uit zich in intuïtieve software. In combinatie met de data afkomstig uit NEXTmatters biedt deze koppeling diverse voordelen. Zo is het voor alle juridische gebruikers een pluspunt dat zij altijd de actuele financiële gegevens van de dossiers waaraan zij werken kunnen inzien. Voor boekhouders, andere financiële professionals en de directie is vooral het gebruiksgemak van AFAS Online een pré. Realtime rapportages zijn in een mum van tijd gemaakt.

Live koppeling AFAS Online en NEXTmatters

De integratie tussen AFAS Online en NEXTmatters is zeer uitgebreid: alle financiële bewegingen op het dossier die in AFAS Online worden vastgelegd zijn direct in NEXTmatters zichtbaar. NEXTmatters is de bron voor nota’s en declaraties. Deze worden via een live koppeling in de administratie geïmporteerd waarna de financiële afwikkeling verder in AFAS Online plaatsvindt. Denk hierbij aan het verwerken van betalingen en aanmaningen etc.

Indien een factuur wordt betaald is dit direct in NEXTmatters zichtbaar. Hetzelfde geldt voor ontvangen of uitbetaalde derdengelden. Onder het tabblad ‘Financieel|derdengelden’ kunnen gebruikers alle financiële mutaties in het dossier inzien. Op relatieniveau zijn de relevante financiële mutaties uiteraard ook inzichtelijk.

Tweerichtingsverkeer

De integratie werkt in beide richtingen: wanneer een verschot (bijvoorbeeld een nota van een tolk of griffierecht) in de financiële administratie wordt geboekt, dan is dit direct te zien in NEXTmatters. Dit verschot kan, indien gewenst, zelfs automatisch aan de nota worden toegevoegd.

Door slim gebruik te maken van de mogelijkheden die AFAS Online en NEXTmatters gezamenlijk bieden is het zelfs mogelijk dat AFAS Online bij het verwerken van het bankafschrift een dossiernummer herkent en direct het bedrag aan het juiste dossier koppelt. Handmatige invoer bij het verwerken van derdengelden wordt daarmee tot wel 80% verminderd.

Meerdere vestigingen? Geen probleem. Kantoren kunnen indien nodig voor elke vestiging een eigen administratie aanmaken. Deze verschillende administraties kunnen direct vanuit NEXTmatters gekoppeld worden. Meerdere vestigingen in een administratie? Ook dat is geen probleem.

In combinatie met Zenvoices voor het scannen en herkennen van inkoopfacturen wordt handmatige invoer in de financiële administratie steeds meer een beeld uit het verleden.

In de snel evoluerende wereld van het notariaat is het van cruciaal belang om altijd een stap voor te blijven op de concurrentie. NEXTassyst kent een aantal waardevolle, maar onbekende, functionaliteiten, die uw dagelijkse juridische praktijk gemak brengen. Onder het mom "Er kan meer dan je denkt" delen we enkele van deze handige functies die u misschien nog niet kende.

Kracht der (goede) herhaling)

‘Hoe deed je dat nou?’ Met enige regelmaat wordt ons deze vraag gesteld als we meekijken met een gebruiker om een probleem op te lossen. We gebruiken dan een sneltoets of een handige functie in NEXTassyst – of AFAS Profit – waarvan de gebruiker het bestaan niet kende, maar waarmee hij wel erg blij is. Het is natuurlijk zonde, dat diverse handige functionaliteiten niet of nauwelijks worden gebruikt.

Een tip van onze kant: investeer in regelmatige training en instructies van medewerkers. In veel gevallen wordt er na de basistraining bij implementatie van NEXTassyst – en een opvolgende training enkele weken later – niet veel tijd besteed aan instructie en training in het gebruik van het pakket. Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangenomen leert deze het gebruik van het pakket vaak van een collega die het soms ook weer van een collega heeft geleerd. Het risico dat op deze wijze niet het optimale uit het pakket wordt gehaald, is niet denkbeeldig.

Hidden features
Met deze blog maken we graag een start om de drie meest handige ‘hidden features’ onder de aandacht te brengen. Daarnaast nodigen wij u uit om op een regenachtige zondagmiddag de documentatie van NEXTassyst eens door te nemen. U vindt de documentatie onder het kleine vraagteken links onderin het scherm van NEXTassyst of door de knop ‘F1’ in te drukken.

Dan nu, de drie pareltjes die we u niet willen onthouden:

Parel 1: documenten van dossierpartijen inzien

U bent druk met een belangrijk dossier en plots moet u een document van één van de betrokken partijen raadplegen. Normaal gesproken navigeert u naar de sectie 'Relaties' en zoekt u de partij op. U krijgt pas toegang tot het benodigde document, zoals KvK-informatie, BRP-gegevens, of CCBR-documenten, als u al deze stappen hebt doorlopen. NEXTassyst heeft dit voor u vereenvoudigd.

Terwijl u in het dossier werkt, kunt u direct naar de sectie 'Documenten' gaan en 'Partijen' selecteren. Hier vindt u een overzicht van alle partijen die betrokken zijn bij het dossier, samen met de documenten uit het 'Digitaal' mapje op de relatiekaart. Nog een extra pluspunt? U kunt een voorbeeld van het document bekijken zonder het te openen. Dit bespaart kostbare tijd en moeite, waardoor u efficiënter kunt werken.

Parel 2: iDeal betalingen voor declaraties

Betalingsgemak is altijd een winnaar. NEXTassyst begrijpt dat als geen ander. Daarom hebben we een handige functie geïntegreerd, waarmee u direct een betaallink aan uw declaraties toevoegt. Hierdoor kan uw cliënt de declaratie snel en gemakkelijk betalen. Kantoren die deze functie gebruiken, zien vaak een aanzienlijke verbetering in hun debiteurenpositie, soms zelfs tot wel 30%.

Hoe werkt het? NEXTassyst maakt gebruik van de betaalfunctionaliteit van Mollie. Nadat u dit in NEXTassyst hebt ingesteld, kunt u eenvoudig een betaallink toevoegen aan de declaratie en/of de begeleidende e-mail. Voor uw cliënt ziet dit er eenvoudig en betrouwbaar uit.

Het aanmaken van een betaallink is kosteloos. U betaalt alleen een kleine vergoeding als uw cliënt daadwerkelijk voor de betaling gebruikmaakt van de betaallink. Om de administratieve lasten tot een minimum te beperken, biedt Mollie een elektronisch verwerkbaar bestand aan voor de verwerking van betalingen. Dit maakt het financiële beheer van uw kantoor veel eenvoudiger en efficiënter.

Parel 3: verwerken van kadasterfacturen

Voor veel notariskantoren is het Kadaster één van de grootste crediteuren. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de bedragen die aan uw cliënt in rekening zijn gebracht, overeenkomen met wat er op de kadasterfactuur staat. Dit is vooral belangrijk nu er een voorziening moet worden gemaakt voor het Kadaster in de bewaringspositie.

Normaal gesproken kan het controleren van een kadasterfactuur op dossierniveau een tijdrovende klus zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn dankzij NEXTassyst. In de e-mail met de factuur die u van het Kadaster ontvangt, vindt u naast de factuur in PDF-formaat ook een bestand met dezelfde naam maar met een .txt-extensie.

Dit .txt-bestand kan eenvoudig worden geïmporteerd in AFAS via NEXTassyst, waarbij de inschrijvingen direct op dossierniveau worden geboekt. Hierdoor wordt het controleren van de afloop een fluitje van een cent. U vindt deze handige functie onder 'Nota | Extra', met de naam 'Importeer Kadasterfactuur'.

Selecteer daarna het .txt-bestand en het volgende scherm verschijnt:

NEXTassyst herkent het dossiernummer automatisch vanuit de nota en vult dit in de eerste kolom in. Als u vervolgens kiest voor 'AFAS export', wordt de nota in de crediteurenadministratie ingeboekt. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten bij het verwerken van kadasterfacturen.

Dus, of u nu uw documenten efficiënter wilt beheren, sneller betaald wilt krijgen door cliënten, of de controle over kadasterfacturen wilt vereenvoudigen, NEXTassyst heeft u gedekt.

Ontdek meer verborgen pareltjes

Dit zijn slechts enkele van de mooie functies die NEXTassyst notarissen biedt. Er is nog veel meer te ontdekken en om van te profiteren. Wilt u meer te weten komen over wat NEXTassyst voor uw kantoor kan betekenen? Neem contact met ons op via telefoonnummer 088 20 34 320 of stuur een e-mail naar servicedesk@nextlegal.nl. We staan klaar om u te helpen om het maximale uit uw software te halen en uw notariskantoor naar een hoger niveau te tillen. Blijf ons volgen voor meer tips en trucs.