In 2024 tijd besparen? Denk eens aan slimme modellen

In 2024 tijd besparen? Denk eens aan slimme modellen cover

‘Slimme modellen maken advocaten minder afhankelijk van ondersteunend personeel. Het is alsof je een virtuele assistent hebt die nooit fouten maakt.’

De meeste advocatenkantoren werken met Word sjablonen/modellen. Superhandig, aangezien deze sjablonen basistemplates vormen voor communicatiemiddelen zoals brieven, contracten en processtukken. Cliëntgegevens worden, mits een koppeling met praktijkmanagementsysteem, automatisch ingelezen en de lay-out is standaard bepaald. Toch kan het volgens Johan Lijftogt van NEXTlegal nog nét iets makkelijker, namelijk met behulp van slimme modellen.

‘Dagelijks ben ik bezig om een groot aantal Word-sjablonen/modellen om te bouwen naar slimme modellen. Dit is even wat werk, maar bespaart kantoren in de praktijk gigantisch veel tijd.’ Op het moment dat we Johan spreken is hij maar liefst 133 Word sjablonen aan het omzetten. Hij vertelt dat kantoren hiervoor geen externe applicatie hoeven aan te schaffen. Dit kan namelijk, geheel naar eigen wens, in NEXTmatters gecreëerd worden.

Van Word-sjabloon naar intelligent model

Maar hoe werkt het? Op basis van de bekende sjablonen van het kantoor maken Johan en zijn collega’s een workflow: een soort automatische vragenlijst die gebruikers geheel geautomatiseerd door processtukken navigeert. Johan: ‘Hierdoor wordt geen enkel detail vergeten. Dit leidt tot een foutloos document dat in de helft van de tijd geproduceerd kan worden. Dat komt doordat het vullen en het samenstellen wordt gestandaardiseerd en dus vereenvoudigd. Het Word-sjabloon wordt gebruikt als de basis en wij maken er een intelligent sjabloon van.’

De bekende data worden gevuld met informatie uit NEXTmatters en aangevuld met vooraf bepaalde bouwstenen. Deze bouwstenen, bijvoorbeeld de verschillende clausules, worden binnen NEXTmatters op één centrale plek bewaard. Een verandering betekent slechts één keer aanpassen.

Vraag-antwoordspel

Johan legt uit hoe hij een soort ‘vraag-antwoordspel’ integreert. Aan de hand van vragen en antwoorden wordt de gebruiker door het document geleid. Alle variabele tekstblokken, zoals clausules, worden gecodeerd en centraal opgeslagen voor hergebruik in andere modellen van het kantoor. ‘Door het slim inzetten van deze ‘intelligentie’ kunnen vier modellen naar één model worden teruggebracht. Dit betekent dat er ook maar één model onderhouden hoeft te worden.’

Johan schetst een voorbeeld: binnen NEXTmatters worden velden bepaald, zoals de aanwezigheid van een concurrentiebeding of ontslagvergoeding. Op basis hiervan wordt de vragenlijst samengesteld. Voor de antwoorden die mogelijk zijn worden tekstblokken gecreëerd, gebaseerd op de input van het kantoor. ‘Dit betekent dat geen enkele clausule wordt vergeten. Op basis van de antwoorden wordt een Word-document gegenereerd, inclusief data uit NEXTmatters. Dit bespaart enorm veel tijd en voorkomt menselijke fouten.’

Op basis van de vragen wordt een Word-document gemaakt, inclusief de beschikbare data uit NEXTmatters. ‘Dit betekent ook dat er berekeningen worden gedaan, bijvoorbeeld voor de ontslagvergoeding. Daarbij worden ook de vervoegingen goed doorgevoerd. Betreft het bijvoorbeeld een man, dan wordt overal ‘hij’ en ‘zijn’ geschreven. Dit geldt ook voor de gedaagde of eiser. Dit voorkomt menselijke fouten en bespaart veel tijd.’

Voordelen

Naast tijdsbesparing en foutpreventie, worden advocaat en secretaresse minder afhankelijk van elkaar. ‘Een advocaat die volledig in de zaak zit, kan nu zelf binnen een mum van tijd een overeenkomst maken’, zegt Johan. ‘Ook fijn voor het secretariaat dat vaak druk is, dit bespaart ook hen tijd.’ Wil een advocaat aan de ander kant een document toch uitbesteden dan kan hij aan de hand van een audit file zien wat er reeds is ingevuld door het ondersteunend personeel. Een simpele blik hierop en hij of zij kan met een gerust hart goedkeuring geven. De feedback van diverse kantoren is positief, met meldingen van een tijdsbesparing tot wel de helft van de tijd.

Een ander pluspunt is dat de data die worden ingevuld in het slimme model, in NEXTmatters worden opgeslagen. Deze antwoorden kunnen later weer worden gebruikt in een vervolgbrief of stuk, denk aan het bedrag van de ontslagvergoeding. ‘Onze codering maakt dit mogelijk.’

Work in progress

Johan deelt dat er verdere ontwikkelingen op de agenda staan. Het doel is om meer slimmigheden in te bouwen, zoals de mogelijkheid voor gebruikers om eenvoudig terug te gaan in het document om eerder ingevoerde antwoorden aan te vullen.

Het gebruik van slimme modellen is een van de minder bekende troeven van NEXTmatters. Naast dit innovatieve aspect kunnen advocaten meer ontdekken in het recente artikel over drie minder bekende troeven van NEXTmatters, waaronder de insolventiemodule en externe koppelingen. Het creëren van persoonlijke intelligente modellen is maatwerk.

Bent u geïnteresseerd? Neem contact op voor meer informatie en ontdek hoe slimme modellen de toekomst van juridische documentproductie vormgeven.

NEXTmatters en AFAS Online: een succesvol koppel

NEXTmatters en AFAS Online: een succesvol koppel cover

NEXTmatters koppelt voor de financiële administratie bewust met een extern pakket: AFAS Online. Immers, NEXTlegal is goed in het maken van software voor advocaten, waar AFAS Online een kei is in het ontwikkelen van software voor de financiële administratie. Met als pluspunt dat deze software ook nog eens uitstekende integratiemogelijkheden heeft. Wat is de meerwaarde van deze integratie voor NEXTmatters gebruikers?

Actuele financiële gegevens inzien

Met ruim 12.000 klanten is AFAS een stabiele partner met brede kennis van alle financiële processen. Dit uit zich in intuïtieve software. In combinatie met de data afkomstig uit NEXTmatters biedt deze koppeling diverse voordelen. Zo is het voor alle juridische gebruikers een pluspunt dat zij altijd de actuele financiële gegevens van de dossiers waaraan zij werken kunnen inzien. Voor boekhouders, andere financiële professionals en de directie is vooral het gebruiksgemak van AFAS Online een pré. Realtime rapportages zijn in een mum van tijd gemaakt.

Live koppeling AFAS Online en NEXTmatters

De integratie tussen AFAS Online en NEXTmatters is zeer uitgebreid: alle financiële bewegingen op het dossier die in AFAS Online worden vastgelegd zijn direct in NEXTmatters zichtbaar. NEXTmatters is de bron voor nota’s en declaraties. Deze worden via een live koppeling in de administratie geïmporteerd waarna de financiële afwikkeling verder in AFAS Online plaatsvindt. Denk hierbij aan het verwerken van betalingen en aanmaningen etc.

Indien een factuur wordt betaald is dit direct in NEXTmatters zichtbaar. Hetzelfde geldt voor ontvangen of uitbetaalde derdengelden. Onder het tabblad ‘Financieel|derdengelden’ kunnen gebruikers alle financiële mutaties in het dossier inzien. Op relatieniveau zijn de relevante financiële mutaties uiteraard ook inzichtelijk.

Tweerichtingsverkeer

De integratie werkt in beide richtingen: wanneer een verschot (bijvoorbeeld een nota van een tolk of griffierecht) in de financiële administratie wordt geboekt, dan is dit direct te zien in NEXTmatters. Dit verschot kan, indien gewenst, zelfs automatisch aan de nota worden toegevoegd.

Door slim gebruik te maken van de mogelijkheden die AFAS Online en NEXTmatters gezamenlijk bieden is het zelfs mogelijk dat AFAS Online bij het verwerken van het bankafschrift een dossiernummer herkent en direct het bedrag aan het juiste dossier koppelt. Handmatige invoer bij het verwerken van derdengelden wordt daarmee tot wel 80% verminderd.

Meerdere vestigingen? Geen probleem. Kantoren kunnen indien nodig voor elke vestiging een eigen administratie aanmaken. Deze verschillende administraties kunnen direct vanuit NEXTmatters gekoppeld worden. Meerdere vestigingen in een administratie? Ook dat is geen probleem.

In combinatie met Zenvoices voor het scannen en herkennen van inkoopfacturen wordt handmatige invoer in de financiële administratie steeds meer een beeld uit het verleden.

Drie superhandige ‘verborgen’ pareltjes van NEXTassyst voor notarissen

Drie superhandige ‘verborgen’ pareltjes van NEXTassyst voor notarissen cover

In de snel evoluerende wereld van het notariaat is het van cruciaal belang om altijd een stap voor te blijven op de concurrentie. NEXTassyst kent een aantal waardevolle, maar onbekende, functionaliteiten, die uw dagelijkse juridische praktijk gemak brengen. Onder het mom "Er kan meer dan je denkt" delen we enkele van deze handige functies die u misschien nog niet kende.

Kracht der (goede) herhaling)

‘Hoe deed je dat nou?’ Met enige regelmaat wordt ons deze vraag gesteld als we meekijken met een gebruiker om een probleem op te lossen. We gebruiken dan een sneltoets of een handige functie in NEXTassyst – of AFAS Profit – waarvan de gebruiker het bestaan niet kende, maar waarmee hij wel erg blij is. Het is natuurlijk zonde, dat diverse handige functionaliteiten niet of nauwelijks worden gebruikt.

Een tip van onze kant: investeer in regelmatige training en instructies van medewerkers. In veel gevallen wordt er na de basistraining bij implementatie van NEXTassyst – en een opvolgende training enkele weken later – niet veel tijd besteed aan instructie en training in het gebruik van het pakket. Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangenomen leert deze het gebruik van het pakket vaak van een collega die het soms ook weer van een collega heeft geleerd. Het risico dat op deze wijze niet het optimale uit het pakket wordt gehaald, is niet denkbeeldig.

Hidden features
Met deze blog maken we graag een start om de drie meest handige ‘hidden features’ onder de aandacht te brengen. Daarnaast nodigen wij u uit om op een regenachtige zondagmiddag de documentatie van NEXTassyst eens door te nemen. U vindt de documentatie onder het kleine vraagteken links onderin het scherm van NEXTassyst of door de knop ‘F1’ in te drukken.

Dan nu, de drie pareltjes die we u niet willen onthouden:

Parel 1: documenten van dossierpartijen inzien

U bent druk met een belangrijk dossier en plots moet u een document van één van de betrokken partijen raadplegen. Normaal gesproken navigeert u naar de sectie 'Relaties' en zoekt u de partij op. U krijgt pas toegang tot het benodigde document, zoals KvK-informatie, BRP-gegevens, of CCBR-documenten, als u al deze stappen hebt doorlopen. NEXTassyst heeft dit voor u vereenvoudigd.

Terwijl u in het dossier werkt, kunt u direct naar de sectie 'Documenten' gaan en 'Partijen' selecteren. Hier vindt u een overzicht van alle partijen die betrokken zijn bij het dossier, samen met de documenten uit het 'Digitaal' mapje op de relatiekaart. Nog een extra pluspunt? U kunt een voorbeeld van het document bekijken zonder het te openen. Dit bespaart kostbare tijd en moeite, waardoor u efficiënter kunt werken.

Parel 2: iDeal betalingen voor declaraties

Betalingsgemak is altijd een winnaar. NEXTassyst begrijpt dat als geen ander. Daarom hebben we een handige functie geïntegreerd, waarmee u direct een betaallink aan uw declaraties toevoegt. Hierdoor kan uw cliënt de declaratie snel en gemakkelijk betalen. Kantoren die deze functie gebruiken, zien vaak een aanzienlijke verbetering in hun debiteurenpositie, soms zelfs tot wel 30%.

Hoe werkt het? NEXTassyst maakt gebruik van de betaalfunctionaliteit van Mollie. Nadat u dit in NEXTassyst hebt ingesteld, kunt u eenvoudig een betaallink toevoegen aan de declaratie en/of de begeleidende e-mail. Voor uw cliënt ziet dit er eenvoudig en betrouwbaar uit.

Het aanmaken van een betaallink is kosteloos. U betaalt alleen een kleine vergoeding als uw cliënt daadwerkelijk voor de betaling gebruikmaakt van de betaallink. Om de administratieve lasten tot een minimum te beperken, biedt Mollie een elektronisch verwerkbaar bestand aan voor de verwerking van betalingen. Dit maakt het financiële beheer van uw kantoor veel eenvoudiger en efficiënter.

Parel 3: verwerken van kadasterfacturen

Voor veel notariskantoren is het Kadaster één van de grootste crediteuren. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de bedragen die aan uw cliënt in rekening zijn gebracht, overeenkomen met wat er op de kadasterfactuur staat. Dit is vooral belangrijk nu er een voorziening moet worden gemaakt voor het Kadaster in de bewaringspositie.

Normaal gesproken kan het controleren van een kadasterfactuur op dossierniveau een tijdrovende klus zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn dankzij NEXTassyst. In de e-mail met de factuur die u van het Kadaster ontvangt, vindt u naast de factuur in PDF-formaat ook een bestand met dezelfde naam maar met een .txt-extensie.

Dit .txt-bestand kan eenvoudig worden geïmporteerd in AFAS via NEXTassyst, waarbij de inschrijvingen direct op dossierniveau worden geboekt. Hierdoor wordt het controleren van de afloop een fluitje van een cent. U vindt deze handige functie onder 'Nota | Extra', met de naam 'Importeer Kadasterfactuur'.

Selecteer daarna het .txt-bestand en het volgende scherm verschijnt:

NEXTassyst herkent het dossiernummer automatisch vanuit de nota en vult dit in de eerste kolom in. Als u vervolgens kiest voor 'AFAS export', wordt de nota in de crediteurenadministratie ingeboekt. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten bij het verwerken van kadasterfacturen.

Dus, of u nu uw documenten efficiënter wilt beheren, sneller betaald wilt krijgen door cliënten, of de controle over kadasterfacturen wilt vereenvoudigen, NEXTassyst heeft u gedekt.

Ontdek meer verborgen pareltjes

Dit zijn slechts enkele van de mooie functies die NEXTassyst notarissen biedt. Er is nog veel meer te ontdekken en om van te profiteren. Wilt u meer te weten komen over wat NEXTassyst voor uw kantoor kan betekenen? Neem contact met ons op via telefoonnummer 088 20 34 320 of stuur een e-mail naar servicedesk@nextlegal.nl. We staan klaar om u te helpen om het maximale uit uw software te halen en uw notariskantoor naar een hoger niveau te tillen. Blijf ons volgen voor meer tips en trucs.

Prinsjesdag voor het notariaat: waar gaat u in investeren?

Prinsjesdag voor het notariaat: waar gaat u in investeren? cover

Traditiegetrouw maakt onze overheid op Prinsjesdag bekend waar ons belastinggeld het komende jaar in geïnvesteerd gaat worden. Een goed moment dus voor notarissen om zich af te vragen waar ze zelf eigenlijk in de toekomst in zouden willen investeren. Om die vraag te beantwoorden, onderzocht Lexxyn Groep de digitaliseringsplannen van het Nederlandse notariaat. Ruim 50 kantoren droegen bij aan deze benchmark, waarin zij antwoord gaven op hoe zij momenteel omgaan met digitalisering en waar ze de komende jaren in gaan investeren. Waardevolle inzichten dus voor elke notaris die bezig is met de toekomst van zijn/haar kantoor.

Prioriteiten: beveiliging en efficiëntie

Als we notarissen vragen naar hun investeringsprioriteiten voor de komende 3 jaar, steken een tweetal thema’s daar met kop en schouders bovenuit: beveiliging en oplossingen die de efficiëntie bevorderen.

Topprioriteit is beveiliging: 70% van de notarissen verwacht daar de komende jaren meer in te moeten investeren. Niet geheel onverwachts gezien de toenemende digitale bedreigingen, maar ook de nieuwe Gedragscode Informatiebeveiliging van de KNB dwingt notarissen ertoe hun IT-beveiliging naar een hoger niveau te tillen.

Naast security willen notarissen meer investeren in oplossingen die de efficiëntie van het kantoor kunnen verhogen of waarmee ze nieuwe diensten aan cliënten kunnen bieden. Daarbij wordt met veel aandacht gekeken naar het rechtsgeldig digitaal ondertekenen (60%), cliëntportalen (60%) en digitale cliënt identificatie (55%). Deze 3 oplossingen besparen zowel de notaris als de cliënt veel tijd, omdat ze een groot deel van de tijdrovende administratieve handelingen weg kunnen automatiseren.

Meer of minder geld in IT steken?

Op Prinsjesdag gaat het natuurlijk om de pegels, waar gaat meer geld en waar gaat minder geld naartoe? 35% van de notarissen verwacht de komende 3 jaar meer geld in IT te gaan steken. 60% verwacht af te kunnen met het huidige IT-budget. Kantoren waren de afgelopen jaren al noodgedwongen om meer te investeren in zaken als thuiswerken en de aanschaf van bijvoorbeeld ID-scanners. Dat maakt dat men onlangs al een aantal kapitaalintensieve vernieuwingen heeft doorgevoerd die toekomstige budget stijgingen nu kunnen afremmen.

Digitale koers bepalen

In het volledige benchmarkrapport vinden notarissen antwoorden op nog veel meer digitaliseringsvraagstukken in het notariaat. Een onmisbaar rapport dus om de digitale koers van uw notariskantoor te bepalen. De volledige benchmark is gratis te downloaden op https://lexxyn.nl/benchmark-digitalisering-van-het-notariaat

NEXTassyst maakt digitaal oprichten BV (DOBV) nóg makkelijker

NEXTassyst maakt digitaal oprichten BV (DOBV) nóg makkelijker cover

Volgens de EU-richtlijnen moet iedereen digitaal een BV op kunnen richten. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) faciliteert het digitale proces waarmee dit in 2024 voor alle notarissen mogelijk moet zijn. NEXTassyst maakt het notariële professionals en hun cliënten nog makkelijker om locatieonafhankelijk via het KNB-platform een BV op te richten. Hierover vertelt ontwikkelaar Jos Uitenbogaard (software programmeur) ons meer.

Digitale koppeling met het KNB-platform

De KNB heeft een platform ontwikkeld waarop een notaris veilig een online passeerafspraak kan organiseren. Op die manier hoeven mensen niet meer naar de notaris, maar kan het oprichten geheel digitaal – en dus locatie onafhankelijk – gebeuren. Dit betekent dat je niet langer fysiek aanwezig hoeft te zijn in het land waar je een BV wilt oprichten.

Om de digitale stappen, die nodig zijn om tot een akte en passeerafspraak te komen, verder te vereenvoudigen, heeft NEXTlegal voor haar pakket NEXTassyst een digitale koppeling met het KNB-platform ontwikkeld.

Jos: ‘Omdat we een door de KNB-gecertificeerde partner zijn, kregen we hiervoor alle medewerking. Het resultaat is een naadloze integratie, klaar voor toekomstig gebruik.’

Passeerdatum

Een notaris maakt binnen NEXTassyst vanuit het dossier een akte op, zoals hij of zij dat altijd doet. Velden die bekend zijn, worden automatisch vanuit het dossier in de akte gevuld. Dat geldt ook voor de recherche en het cliëntonderzoek. Vervolgens stuurt de notaris, via NEXTassyst, aan alle betrokken partijen een voorsteldatum voor het passeren. Dat gebeurt via e-mail met daarin een link.

De akte en bijbehorende stukken worden automatisch toegevoegd aan het passeerplatform en alle communicatie wordt vastgelegd in NEXTassyst.

Jos: ‘De aanwezigen loggen op de passeerdatum in via de link in de e-mail. Vanuit hier worden zij naar het beveiligde portal van de KNB gestuurd. Hier vindt het passeren, al dan niet via een videoverbinding, plaats.

Het identificeren van betrokken partijen en de passering zelf gebeuren op het DOBV- platform van de KNB.

Jos: ‘Naast de snelheid en het centrale overzicht in NEXTassyst, profiteren notariskantoren ook van het feit dat er, door deze digitalisering, nauwelijks fouten worden gemaakt. Alles wat niet kan is uitgesloten.

Centrale opslag

De workflow, binnen NEXTassyst, zorgt voor een slimme en intuïtieve werkwijze die notarissen door het proces leidt. Dat geldt ook voor een eventuele volmacht die via ditzelfde proces loopt.

Jos: ‘Alles wat er binnen het dossier van oprichting gebeurt, wordt in NEXTassyst opgeslagen. Geen enkele actie kan worden vergeten, ook niet na passering. De akte wordt veilig in de digitale kluis van de KNB bewaard, aangevuld met de benodigde gegevens en vervolgens in NEXTassyst opgeslagen.

De notaris zorgt op de gebruikelijke wijze met de kopie die aanwezig blijft in NEXTassyst dat de akte wordt ingeschreven in het CDR (Centraal Digitaal Repertorium). Vervolgens zorgt NEXTassyst ervoor dat de akte in de digitale kluis wordt gekoppeld aan de inschrijving bij het CDR.

Volgens Jos is de oprichting van een BV waarschijnlijk de eerste van vele aktes die in de toekomst online kunnen passeren. ‘Als het eenmaal succesvol werkt, kan ik me voorstellen dat bijvoorbeeld hypotheekaktes snel volgen.

Jos ziet nog wel een kleine hobbel: het digitaal identificeren. Hierover schreven we in een eerder artikel al eens meer. ‘Verder zijn wij er helemaal klaar voor,’ aldus Jos.

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 7, het volledige magazine kunt u binnenkort hier downloaden.

NEXTlegal zomer update

NEXTlegal zomer update cover

De hoogste tijd om u bij te praten over alle NEXTlegal ontwikkelingen.

In deze nieuwsbrief komen o.a. de volgende zaken aan de orde:

  • Blog: Een storm in een glas water: keer de migratiewind;
  • Nieuwe versie AFAS: maak kennis met Profit 1;
  • Wisselingen van de wacht.

De gehele nieuwsbrief kunt u hier nalezen >>>

Veel leesplezier gewenst!

NEXTinterview – Marie-Louise en Deniz

NEXTinterview - Marie-Louise en Deniz cover

We spreken met twee aanwinsten voor NEXTlegal: Marie-Louise en Deniz: twee vakidioten met een voorliefde voor ICT én de juridische sector.

Hun overeenkomsten? Beide praktijkervaren specialisten met een voorliefde voor ICT en de juridische sector én net gestart bij NEXTlegal als consultant. We praten met hen over de werkvloer van de notaris en advocaat vandaag de dag. Al pratende komen we over deze twee toppers veel te weten, zoals dat Deniz graag printplaten soldeert en Marie-Louise een gedreven amazone is.

Jullie hebben beiden in de praktijk gewerkt. Deniz, jij als notarieel medewerker en als jurist. Marie-Louise, jij als professional op een notariskantoor. Ik ben benieuwd; hoe zijn jullie hier terechtgekomen?

Deniz: ‘Ik werkte als jurist, dat waren hectische en lange dagen. Ik zocht naar iets meer kaders en rust en vond dat in het notariaat. Toch bleef mijn interesse in ICT knagen, ik wilde daar iets mee. Je moet je voorstellen: ik bouw in mijn privétijd zelf computers, soldeer printplaten en draagt bij aan de ontwikkeling van Linux-omgevingen. Toen ik deze functie zag dacht ik: ‘Hier komt echt alles voor mij samen. De dagelijkse juridische praktijk én technologie.’

Marie-Louise: ‘Ik werkte in het notariaat en was bezig met de opleiding tot register notarisklerk. Ik kwam niet helemaal lekker door deze opleiding heen, terwijl mijn functie me wel boeide. Dit kwam mede ook door mijn nevenfunctie op kantoor als key user; een soort superspecialist op diverse software tools. Toen ik twijfelde hoe mijn toekomst eruit zou moeten zien, sprak ik onder andere met diverse ICT-ers. Een collega van me op de ICT-afdeling wees mij vervolgens op de vacature van NEXTlegal. De combinatie van ICT en notariaat; het leek me echt iets voor mij. Drie weken later was mijn contract getekend. Ik heb nog geen dag spijt gehad.’

Is de functie zo leuk als jullie hadden verwacht?

Deniz: ‘Een blik in mijn mailbox zegt genoeg. Dat is een mix aan juridische inhoudelijke mails, bijvoorbeeld: ‘Een kopie ID versturen via mail, mag dat juridisch wel?’ En technische en functionele vraagstukken van klanten over het gebruik van onze software. Omdat ik de inhoud begrijp, kan ik problemen oplossen en dat wat ik voorstel ook goed presenteren aan de eindgebruiker. Ik vind het geweldig om de doelgroep verder te helpen.’

Marie-Louise: ‘Zoals Deniz al aangeeft, ons werk is heel divers met alle vragen en/of opdrachten die wij van klanten krijgen. Onze ervaring vanuit de praktijk is daarbij van enorme meerwaarde. Mijn functie bevalt nog beter dan hoe ik het vooraf had kunnen bedenken. Ik pak alle werkzaamheden met veel plezier op en vind het belangrijk om klanten tevreden te houden.’

Welk probleem in de praktijk, waar jij in het verleden tegenaan liep, neemt NEXT weg?

Deniz: ‘De koppelingen met externe bronnen en partijen zijn echt van meerwaarde. Open je in NEXTmatters een nieuw dossier dan kun je, als het een rechtspersoon betreft, direct informatie uit de KvK ophalen. Zo werk je volledig en foutloos omdat alle data worden overgenomen. NEXTassyst koppelt weer met andere handige bronnen, zoals CTR en het insolventieregister. De informatie importeer je snel en is binnen NEXT ook geheel inzichtelijk. Dat je data automatisch overneemt en kunt opslaan, scheelt echt tijd. En die is – zoals we allemaal weten – kostbaar in de juridische sector.’

Marie-Louise vertelt dat het passeerklaar maken veel tijd kost. ‘Er komen steeds meer controles bij. Denk aan de Wwft. Natuurlijk proberen kantoren dit te automatiseren. Mijn vorige werkgever had voor veel controles weer een ander stuk software. Wat ik mooi vind aan NEXTassyst is dat alles zoveel mogelijk in één applicatie verwerkt is. Dit maakt het maken van stukken, denk aan notariële akten en brieven, een stuk makkelijker. Ook de portalfunctie is erg handig. Hiermee kunnen onze klanten via een veilige omgeving hun documenten versturen aan hun cliënten en daarmee ook stukken terug ontvangen. Daarnaast vind ik het mooi om te zien met welke ontwikkelingen we allemaal bezig zijn voor de verdere automatisering van werkprocessen.’

En na een lange dag zweten bij NEXTlegal, wat doen jullie dan om te ontspannen zodat je er de volgende dag weer fris tegenaan kunt?

Deniz: ‘Naast mijn ICT-activiteiten thuis, boks ik ook graag. Minimaal twee keer per week sla ik letterlijk en figuurlijk alles van me af. Heerlijk!’

Marie-Louise vertelt: ‘Na een lange werkdag ga ik graag naar mijn twee paarden toe; daar vind ik echt mijn rust en ontspanning. Daarnaast ben ik nu bezig met het behalen van mijn motorrijbewijs, zodat ik straks heerlijk rond kan gaan toeren.

Wat zouden jullie in de toekomst nog willen toevoegen aan NEXT?

Deniz: ‘De ICT-wereld staat op zijn kop met de komst van Artificial Intelligence en haar oneindig veel mogelijkheden. Ik denk dat het toevoegen van AI een meerwaarde voor onze software zou kunnen zijn. Hierdoor kunnen onze klanten sneller en efficiënter werken.’

Marie-Louise: ‘Ik werk graag vanuit de behoefte die ik zie in de praktijk. Ik vind het dan ook belangrijk om goed contact te behouden met de klanten en één à tweemaal per jaar bij hen op bezoek te gaan om eventuele wensen, maar ook klachten, met elkaar te kunnen bespreken.

Mijn eigen ambitie is de komende tijd vooral te gaan genieten van (het ontdekken van) de software en alle mensen waarmee ik mag werken.’

NEXTlegal is gecertificeerd om digitaal een BV op te richten vanaf 2024

NEXTlegal is gecertificeerd om digitaal een BV op te richten vanaf 2024 cover

Na de Tweede Kamer heeft op 27 juni ook de Eerste Kamer het wetsvoorstel digitaal oprichten bv (DOBV) aangenomen. Nu kan DOBV naar verwachting op 1 januari 2024 worden ingevoerd. De voorgestelde wet is bedoeld om de oprichting van een BV (Besloten Vennootschap) in digitale vorm mogelijk te maken, met behulp van geavanceerde digitale technologieën voor identificatie en ondertekening.

NEXTlegal voldoet aan de hoogste normen van betrouwbaarheid, beveiliging en juridische conformiteit bij het digitaliseren van het oprichtingsproces van BV's. Met de nieuwe certificering spelen wij in op de groeiende vraag naar efficiënte en moderne oplossingen in de juridische praktijk. Door het digitaliseren van de oprichting van BV's kunnen ondernemers en startende bedrijven snel en gemakkelijk hun juridische entiteit opzetten, zonder de complexiteit en tijdsinvestering die vaak gepaard gaat met traditionele papieren procedures.

Een storm in een glas water: keer de migratiewind

Een storm in een glas water: keer de migratiewind cover

Af en toe waait er ineens een wind door kantoren, waarbij één of meerdere personen denken: ‘Hebben we wel de juiste software om toekomstgericht mee te werken?’ Vaak is de vakantieperiode een reflectiemoment hiervoor. Wat soms volgt is een code rood; alle alarmbellen slaan aan en er wordt naarstig gezocht naar noodoplossingen. Maar is deze hoge mate van aanslaan wel juist en kunt u het tij niet anders keren?

Het gaat stormen

Ik leg graag een linkje naar deze vakantieperiode, het kamperen en vervolgens naar software. Hoe vaak krijgen we niet een alarmering van aankomende noodweer? Wat doen we dan als we op de camping staan of net willen afreizen, en hoe vertaal ik dat naar de consequenties van een ‘weeralarm’ op de software?

Code geel

  • Camping
    Bij code geel blijft u waar u bent. U regelt stormbanden, extra haringen en mankracht (om mee aan de tentstokken te hangen).
  • Software
    U neemt contact op met uw leverancier en checkt de toekomstige mogelijkheden om niet door concurrenten omver te worden geblazen.

Code oranje

  • Camping
    U gaat zich oriënteren op een andere vakantie, maar boekt deze nog niet. U aarzelt namelijk, maar kijkt wel rond naar andere alternatieven.
  • Software
    U twijfelt of uw applicatie nog voldoet. U neemt contact op met uw leverancier en kijkt tegelijkertijd rond naar mogelijke andere opties als alternatief.

Code rood

  • Camping
    U besluit dat het veiliger is om een andere vakantie te boeken en brengt uw tent naar de milieustraat.
  • Software
    U neemt, uit onzekerheid voor het ‘weeralarm’, afscheid van uw huidige applicatie/leverancier en kiest een nieuwe applicatie.

In de praktijk komt het zelden voor dat kantoren in een code rood fase daadwerkelijk tot een overstap overgaan. Er komt namelijk veel kijken bij een migratie. Toch komen de meeste kantoren wel eens in deze fase: het heroverwegen of het ergens anders niet ‘veiliger’ en meer comfortabel is. Meestal op basis van een functie die niet lekker werkt of een foutmelding. Bijvoorbeeld als het even niet lukt om een urenregel te schrijven. Dan kan er of een code geel volgen: ‘Ik neem contact op met de supportdesk.’ Of in het geval van een code rood: ‘De hele applicatie werkt niet, we moeten iets anders.’

Wat doet u in zo’n geval? Reageert u met het vakantiegevoel in het achterhoofd en koopt u extra tentharingen (code geel)? Of komt u in actie en pakt u een reisgids om u nogmaals te oriënteren op een andere vakantie (code oranje)? Of besluit u de camping te annuleren en vlucht u naar een veilig hotelletje op het platteland (code rood)? Ik ben erg benieuwd tot welke groep u/uw kantoor behoort.

Vakantie: periode van reflectie

Ook in deze vakantietijd denken beslissers na over de codes rondom de in gebruik zijnde software. ‘Hoe staan we ervoor en moeten we iets doen?’ Dit zijn hele normale vragen in een periode van reflectie.

Hoe dan ook, ik adviseer u altijd om de ogen en oren open te houden. Vergeet daarbij ook niet om bij alle codes het gesprek met de huidige leverancier aan te gaan. In het geval van code geel kunnen frustraties vaak, zonder bijkomende kosten, worden weggenomen.

Kortom, het maakt niet uit hoe hard het gaat waaien: raak niet direct in paniek en neem contact op met de ontwikkelaar alvorens direct naar code rood te schieten en plannen te maken voor een overstap. Vaak valt het na een kritische blik wel mee. Zit u toch in fase rood en overweegt u een andere applicatie, denk dan gerust ook aan ons.

NEXTlegal nieuws juli 2023

NEXTlegal nieuws juli 2023 cover

De hoogste tijd om u bij te praten over alle NEXTlegal ontwikkelingen. In deze nieuwsbrief komen o.a. de volgende zaken aan de orde:

  • NEXTlegal is gecertificeerd om digitaal een BV op te richten vanaf 2024
  • Nieuwe Legal&Tech Magazine van de Lexxyn Groep
  • Wij stellen u graag voor aan Marie-Louise van Kuilenburg en Deniz Bayindir

De gehele nieuwsbrief kunt u hier nalezen >>> Veel leesplezier gewenst!