NEXTinterview – Johan

“Na al die jaren krijgen we nog steeds maatwerkopdrachten. Elk kantoor heeft zijn eigen dynamiek en daardoor ook eigen wensen”

Zoals veel medewerkers bij NEXTlegal is ook Johan Lijftogt van huis uit geen échte automatiseerder. Hij werkte als boekhouder en inkoopassistent bij een handelskantoor, hielp bij een mengvoederbedrijf vanuit de administratie als projectleider de automatisering moderniseren, studeerde HBO informatica in de avonduren en ontwikkelde zichzelf zo tot business intelligence consultant. Na vier jaar in deze laatste functie werd het tijd voor wat anders.

“Mijn oog viel op een advertentie van Trivium, nu NEXTlegal. In 2011 ben ik hier gestart. Indertijd hadden we alleen FORTUNA. Best een pittig pakket en inhoudelijk nog steeds een van de beste pakketten voor advocatenkantoren. Het kan ongelooflijk veel en het heeft body. Alleen qua gebruikersvriendelijkheid en uitstraling is het niet meer van deze tijd.

Het was daarom goed dat we doorgegaan zijn met de ontwikkeling van een opvolger van FORTUNA. Dat is NEXTmatters, gebouwd op de technische basis van NEXTassyst, software voor de notarissen. Ik heb dat proces meegemaakt en adviseer nu over beide zowel FORTUNA als NEXTmatters. Dat doe ik met heel veel plezier. Ik voel me als een vis in het water hier.”

Wat doe je precies?
“Ik geef basistrainingen FORTUNA en NEXTmatters aan de gebruikers en verzorg ook geregeld Tips & Tricks trainingen om de kennis van onze software up to date te houden. Daarnaast geef trainingen met een meer technische inslag, in het bouwen van modellen en sjablonen. Die ik op verzoek overigens ook zelf bouw, in overleg met de klant en helemaal naar hun wensen.

Daarnaast ondersteun ik de klanten met Business Intelligence: rapportages en analyses met NEXTcontroller en FORTUNAcontroller. Denk aan rapporten over wat medewerkers qua omzet doen, wat voor werk er nog ligt. Financiële kengetallen, balans, resultatenrekening, cashflow-berekening, en allerlei analyses van informatie uit de databases van FORTUNA en NEXTmatters.

Kijk, als de klant live gaat met NEXTmatters, krijgt hij NEXTcontroller er bij. Met name de boekhouders en het management van de maatschap gebruiken dat om analyses uit te voeren. Er zit een standaard set rapportages in. Na een korte instructie kan de klant daar zelfstandig rapporten mee maken. Hij kijkt dan: is dit toereikend voor mijn organisatie? Wil hij vervolgens andere dingen uit de database ophalen, dan kan ik maatwerkanalyses en -rapporten voor hem bouwen.”

 

  • NEXTtip
    Met onze intelligente NEXTmatters modellen kunt u veel tijdwinst boeken. Het document wordt vraaggestuurd opgebouwd en in WORD klaargezet voor afronding. Even tekenen en versturen maar.

 

Dat lijkt me tamelijk technisch
“Is het ook, maar persoonlijk vind ik dat erg leuk. En doordat ik precies weet wat er aan de achterkant in beide pakketten zit, hoe de databases zijn opgebouwd, weet ik ook wat ik er aan de voorkant uit kan halen. Door deze kennis kan ik snel verbanden leggen. Als je naar een vreemde database kijkt, is dat een stuk lastiger. Dan kan het óók wel, maar dan moet je langer puzzelen.”

Komen klanten nog wel eens met verrassende vragen?
“Inmiddels ken ik de meeste wensen wel, maar klanten kunnen toch blijven verrassen. Zo was er laatst een klant met FORTUNAcontroller, die wilde graag weten wat de omzet was per postcodegebied. Dat lijkt in eerste instantie makkelijk, maar bleek nog best lastig. Van sommige cliënten staan bijvoorbeeld meerdere adressen in het systeem. Welk adres pak je dan?

Uiteindelijk heb ik de export van de gegevens laten aanpassen door een collega programmeur. Die vroeg zich wel af wat je nu met omzet per postcode kunt doen. Toch is dat eigenlijk best wel slim, want je kunt er je reclame-inspanningen op aanpassen. Je concentreren op kansrijke postcodes en kijken of het rendabel is om de vestiging in dat postcodegebied open te houden.

Het blijft verrassen dat er na al die jaren toch nog maatwerk nodig is. Maar helemaal vreemd is dat ook weer niet. Ieder kantoor is anders en wat voor het ene kantoor heel belangrijk is qua stuurinformatie is voor het andere kantoor totaal niet of minder van belang. Daarnaast heeft ieder zo zijn eigen wensen als het gaat om de manier van presenteren van cijfers en grafieken.

En voeren jullie die nieuwe functies dan meteen systeembreed in?
“Niet in het geval van maatwerk . Ten eerste betaalt die ene klant voor het maatwerk. Dan zou het niet netjes zijn om het daarna gratis aan iedereen beschikbaar te stellen. Maatwerk is daar ook niet geschikt voor omdat het vaak gaat om klantspecifieke inrichting van de database.

Omgekeerd gebeurt wel. Onze ontwikkeling is sterk klantgestuurd. Als een advocaat met een verzoek komt dat ons nuttig lijkt voor álle klanten, dan ontwikkelen we dat als nieuwe functie voor iedereen. Vanzelfsprekend krijgt dan ook de klant die met de vraag kwam géén rekening. Alles gaat in redelijkheid en billijkheid.”

Maar soms moet je toch streng zijn en factureren
“Ha ha, ja, ik was daar niet zo goed in. Mijn instelling is sterk klantgericht en in een gesprek aangeven dat mijn expertise wel betaald moet worden, dat was voor mij best lastig. Maar een klant wil duidelijkheid en achteraf met een factuur zwaaien vinden ze niet fijn. Als een wens niet kan, dan moeten we ook Nee durven zeggen. En vooral nooit méér beloven dan je waar kunt maken.

Als ik ergens de uitdaging in zie, kan mezelf nog wel eens voorbij lopen. Daardoor kon ik soms mijn beloftes qua planning niet nakomen. Door een cursus time management gingen mijn ogen open. Nu plan ik klussen reëler in, waardoor ik geen valse verwachtingen schep bij de klant. Met als extra voordeel dat ik ook zelf meer rust in mijn hoofd heb.”

 

  • NEXTtip
    U kunt zowel via de documentenbrowser in FORTUNA als via Fulltext search in NEXTmatters álle documenten in het systeem doorzoeken op bepaalde trefwoorden. Dit creëert een digitale kennisbank voor het hele kantoor.

 

En je staat er niet alleen voor, neem ik aan?
“We hebben een fantastisch team. Fijne collega’s en een goede servicedesk waar ik altijd dingen kan neerleggen als ik zelf krap in de tijd zit. De mensen in ons team vullen elkaar perfect aan. Iedereen heeft zijn eigen expertise. Zo hebben wij dit jaar een nieuwe BI’er aangetrokken in de persoon van Martijn, aan wie ik graag de meer complexe matrix-rapportages over laat. Hij is technisch goed onderlegd, dus als ik druk ben – met een live-gang bijvoorbeeld – kan ik met gerust hart een opdracht aan hem overdragen.

En sinds Trivium NEXTlegal is geworden, samen met Devoon, hebben we natuurlijk ook de NEXTassyst specialisten er bij, die veel kennis hebben van complexe modellen uit het notariaat. Die twee bloedgroepen blijken prima te mengen. Iedereen staat voor elkaar klaar.”

Voorlopig heb je er nog zin in, zo te horen
“Natuurlijk, ik denk er wel eens over na wat ik in toekomst zou kunnen gaan doen. Ik zou bijvoorbeeld ook leraar kunnen zijn. Kennisoverdracht ligt me echt. En eerlijk gezegd krijg ik wel eens een aanbieding. Maar mijn collega’s zijn fantastisch, de sfeer is uitstekend. En ik vind het werk zelf nog steeds uitdagend.

Ik ga graag naar klanten toe, sparren over mogelijkheden. Vertellen hoe je je systeem kunt inrichten voor meer inzicht in je organisatie. NEXTmatters en FORTUNA helpt advocaten echt hun bedrijf beter te sturen. En ik kan ze daarbij helpen. Mooi toch? Nee, ik zie geen enkele reden om dit allemaal op te geven.”

Tijdschrijven en urenregistratie

Tijdschrijven en urenregistratie: vloek of zegen?

Voor sommigen een makkie en helemaal ingebakken in hun dagelijkse werkzaamheden, voor velen echter een blok aan hun been en een overduidelijk moetje. Ik heb het natuurlijk over tijdschrijven.

Bij het gros van de advocaten- en notariskantoren, hoort tijdschrijven erbij. In eenheden van één of zes minuten. En niet zelden komt het voor dat je aan het einde van de dag – net voordat je je laptop dichtklapt – al je uren van de dag nog moet schrijven. Of op vrijdagmiddag, vlak voor de vrijmibo, je urenregistratie van de hele week nog moet doen. Herkenbaar?

Voordelen van tijdschrijven
Tijdschrijven is ‘part of our working life’. Maar we doen het niet voor niets. Een goede urenregistratie levert namelijk veel voordelen op:

 

  • Waardevolle data over je kantoor
  • Inzicht in de budgettering
  • Eenvoudig tussentijds factureren
  • Transparantie naar de klant

 

1. Waardevolle data over je kantoor
Een goede urenregistratie levert zeer waardevolle data op over je kantoor. De basis is een goede urenregistratietool waarin je de data vastlegt. Data zoals de gewerkte tijd per klant, gebruiker, project, product, rechtsgebied enzovoort.

Deze data kunnen – bijvoorbeeld met een analysetool zoals onze NEXTcontroller – omgezet worden in hapklare statistieken. Met behulp van deze data kun je de kosten in kaart brengen, de processen binnen het kantoor verbeteren, en kan je de prestaties van je medewerkers meetbaar maken en daarop acteren.

2. Inzicht in de budgettering
Uit onderzoek blijkt dat in de advocatuur budgetten voornamelijk worden gebaseerd op basis van ervaring. Slechts 13% van de kantoren gebruikt historische data van vergelijkbare zaken om budgetten vast te stellen. Door goed tijd te schrijven, krijg je meer inzicht in het kostenplaatje van bepaalde zaken, en kun je veel beter en accurater toekomstige budgetten vaststellen.

3. Eenvoudig tussentijds factureren
Door accuraat en volledig tijd te schrijven, kun je in grote projecten gemakkelijker tussentijds factureren. Met behulp van een automatische facturatietool – zoals onze declaratierun – wordt tussentijds factureren zeer eenvoudig.

4.Transparantie naar de klant
Met behulp van een goed en compleet overzicht van de geschreven uren, kun je klanten meer transparantie bieden. In deze tijd waarin cliënten mondiger en kritischer zijn dan ooit, is transparantie een groot goed. Door deze transparantie te bieden, kun je aan de cliënt laten zien wat er gebeurd is en hoeveel uren van die tijd zijn gedeclareerd.

Tips urenregistratie
Volledig tijdschrijven en een goede urenregistratie levert dus een hoop voordelen op voor een kantoor. Toch blijft het in de praktijk best lastig om dit accuraat en direct te doen. De volgende tips helpen je daarbij:

 

  • Automatiseer je urenregistratie
  • Registreer ook klein werk
  • Uren en bewijs op één plaats

 

Automatiseer je urenregistratie
Veel urenregistratietools maken het moeilijk om gedurende de dag en onderweg tijd te schrijven, met als gevolg dat je aan het eind van de dag je werkdag moet reproduceren. Dat is vaak best wel lastig, met alle gevolgen van dien. Probeer daarom je urenregistratie zoveel mogelijk te automatiseren.

Iedereen is anders en werkt op zijn of haar manier. Daarom hebben wij er bijvoorbeeld voor gekozen om in NEXTmatters meerdere manieren van tijdschrijven mogelijk te maken. Je kunt in NEXTmattters uren schrijven vanuit een dossier, via een timer, vanuit de agenda, via NEXTtime of met onze NEXTapp.

Zo kun je ervoor kiezen om de tijd via een apart scherm te registreren of vanuit NEXTmatters zelf. Je kunt ervoor kiezen om het handmatig in te voeren, maar je kunt er ook voor kiezen om het automatisch te laten registreren. Net wat jij als gebruiker fijn vindt. Zorg er in ieder geval voor dat je met een tijdschrijftool kunt werken waarbij je zelf de regie hebt en zoveel mogelijk kunt automatiseren.

Registreer ook klein werk
Dit klinkt wellicht als een open deur maar het registreren van klein werk wat ‘even’ tussendoor komt levert veel op. Hoe vaak kun je acht uur achter elkaar schrijven op één dossier? In de praktijk word je regelmatig gestoord. Even een telefoontje met een cliënt of even inhoudelijk overleggen met een collega over een zaak. Korte momenten, maar heel nuttig om wel in kaart te brengen.

Voor telefoontjes kun je bijvoorbeeld kijken naar een tijdschrijftool die integreert met je telefooncentrale, zoals NEXTcall. Hierbij wordt NEXTmatters gekoppeld aan de telefooncentrale waardoor alle telefoontjes automatisch worden geregistreerd en met één druk op de knop, gekoppeld worden aan het betreffende dossier.

Zelfs voor gesprekken met cliënten die met onze smartphone onderweg worden gevoerd. Op die manier registreer je ook gemakkelijk de korte telefoongesprekken zonder dit allemaal handmatig te moeten invoeren.

Uren en bewijs op één plaats
Hoe vaak krijg je tijdens het werken aan een zaak aanvullende wensen of wijzigingen? Hoe krijg je die binnen? Meestal is dit via de e-mail. Dan is het belangrijk dat je voorkomt dat die e-mails verloren raken. Voor het overzicht is het essentieel dat je die e-mails er makkelijk bij kunt pakken.

Zorg er daarom voor dat je een softwarepakket hebt waar je je urenregistratie en bewijsmateriaal in één dossier kunt bewaren. De voordelen van zo’n opzet zijn groot. Je krijgt namelijk nog meer overzicht. Bij vragen vanuit de klant of het management kun je bovendien veel makkelijker en sneller aantonen waarom bepaalde beslissingen zijn genomen.

Tijdschrijven werkt!
Met de juiste urenregistratie heb je meer inzicht en kun je als kantoor meer omzet behalen. Goed tijdschrijven heeft dus echt zijn meerwaarde. Ondanks dat het helaas af en toe een ‘moetje’ is. Door te kiezen voor een tijdschrijftool die jou zoveel mogelijk helpt, wordt tijdschrijven een stuk gemakkelijker. Een tool waarbij je alles kunt integreren en zo veel mogelijk kunt automatiseren. Kunnen we hierbij helpen? Laat het ons gerust weten!

Verslag – Legal IT Talks – Dashboards & Business Intelligence

Tijdens de zesde editie van Legal IT Talks ging Tom Jansen (Marketing Manager van Lexxyn Groep) in gesprek met Eugène Haarmans (Commercieel Directeur van Clip Consultants) en Johan Lijftogt (Consultant bij NEXTlegal) over dashboards en Business Intelligence (BI) voor de juridische praktijk. Hoe kunnen advocaten en notariskantoren de gegevens in hun systemen omzetten in inzichten?

Kijk dit webinar terug

 

BI staat nog in de kinderschoenen
In de juridische praktijk wordt BI nog relatief weinig toegepast, hoewel de potentie enorm is. Eugène: “Toen wij 7 jaar geleden met onze eerste rapportage tools kwamen, dachten we het ei van Colombus te hebben gevonden. Maar de conclusie is dat kantoren toch nog niet zo bezig zijn met dit onderwerp als wij hadden verwacht, en dat is voor die kantoren een gemiste kans.”

Johan beaamt Eugène zijn beeld: “In onze ervaring zijn kantoren gewend om op een bepaalde manier te rapporteren. Als wij daar dan onze geavanceerdere oplossingen, met meer inzichten naast zetten, grijpen kantoren soms weer terug naar het oude vertrouwde. Ze blijven als organisatie reactief werken in plaats van dat ze de nieuwe inzichten gaan gebruiken om proactief te handelen. Ze sluiten dan bijvoorbeeld een maand af, kijken naar hoe het ging en trekken dan hun conclusies. Maar ze kijken niet naar projecties over hoe de toekomst er vervolgens uit gaat zien en passen daar hun plannen op aan.”

Eugène ervaart in de praktijk ook dat kantoren er onderling vaak hele andere manieren van rapporteren op na houden: “Toen wij onze eerste rapportages introduceerden, kwamen we met de eerste testkantoren al gelijk tot een ingewikkelde conclusie: niet ieder kantoor stuurt zijn organisatie op dezelfde manier aan. Zo hanteerden de kantoren die wij spraken allemaal een andere definitie van omzet.”

Appels met peren vergelijken
Er ligt een risico op de loer voor wie ongetraind met dashboards en BI aan de slag gaat. De hoeveelheid data waarop gerapporteerd kan worden, kan leiden tot verkeerde combinaties van gegevens en dus verkeerde interpretaties. Johan: “Wat nogal eens voorkomt, is dat kantoren verkeerde data met elkaar vergelijken als ze zelf met BI aan de slag gaan. Het is voor ons als softwarebouwers dan ook de truc om onze rapportages zo te bouwen dat de data niet multi-interpretabel is. Onze NEXTcontroller voor NEXTassyst en NEXTmatters helpt daarbij.”

Eugène geeft een aantal voorbeelden van de standaardrapportages die ze vanuit Clip Consultants al aanbieden: “Met onze Dynamic Law Manager kijken we naar onder andere het aantal nieuw binnengekomen dossiers, nieuwe relaties, de geschreven uren, de omzet, rechtsgebieden en zaaktypes. En in het financiële deel in het bijzonder, kijken we ook naar bijvoorbeeld ouderdomsanalyses van crediteuren en debiteuren. Die basisset is al heel uitgebreid en blijkt voor de meeste kantoren meer dan voldoende.

Heden, verleden, toekomst
Om ervoor te zorgen dat de data en inzichten uit de dashboards ook leiden tot nieuwe inzichten, moeten kantoren proactief gaan handelen naar deze data. Eugène: “Je kunt bijvoorbeeld automatische triggers aan doelstellingen hangen. De rapportages kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om een bepaalde ondergrens qua declarabele uren te bewaken. Als die ondergrens niet gehaald wordt, kan de BI-tool automatisch een signaal afgeven aan de betrokken medewerkers. En dat kun je bijvoorbeeld ook doen met liquiditeitsposities of andere data. Dat scheelt iedereen weer veel tijd en helpt de organisatie vooruit.”

Johan vult daarop aan: “Naast de standaardsets krijgen wij ook regelmatig vraag naar maatwerk rapportages van kantoren. We maken dan rapportages die exact passen bij hoe het kantoor zichzelf wil organiseren of wat men gewend is. Deze kunnen we dan ook weer automatisch produceren richting de medewerkers.”

Ook bij Clip Consultants is maatwerk geen uitzondering. Eugène: “Ik haalde al eerder aan dat niet alle kantoren dezelfde definitie voor bijvoorbeeld omzet hanteren. Dat betekent dat je in de basisset al die verschillende definities al moet afdekken. En nog steeds komen we verzoeken tegen waarbij aanvullingen op de basisset nodig zijn.”

BI projecten succesvol maken
Om BI projecten succesvol te maken, is het goed om met een sterke vertegenwoordiging van het kantoor in dat project te stappen. Johan: “Wij zoeken dan de mensen op die zowel de rapporten moeten maken, als die ze moeten kunnen lezen. Dus denk bijvoorbeeld aan een financieel verantwoordelijke, een boekhouder, een maatschapslid, maar ook aan de secretariële ondersteuning. Ze hebben ieder hun rol en betrokkenheid bij die data.”

Voor Eugène is het ook belangrijk dat er een concrete behoefte is om meer sturing of grip te krijgen op de organisatie. De data kan daar dan bij helpen: “We hebben het met BI over het plannen van de toekomst, dus daar moet behoefte aan zijn. Ik zou dan altijd met zoveel mogelijk verschillende rollen in het kantoor willen spreken over hun behoeften en hoe we de rapportages daarvoor kunnen inzetten. We moeten daarbij de verwachtingen van het kantoor goed afstemmen op wat de BI-tool kan leveren.”

De meeste kantoren die starten met BI-projecten zullen kritisch naar de eerste rapportages kijken. Eugène: “Wij krijgen dan nog wel eens de eerste rapporten terug met de opmerking, dit klopt niet. Maar kijken we dan weer naar de platte data in het systeem en leggen we uit hoe de rapportage geïnterpreteerd en gebruikt moet worden, dan verandert die kritiek in nieuwe inzichten. In dat opstarttraject begeleiden we het kantoor bij de ingebruikname van die rapporten en stemmen we de laatste puntjes af.

De toekomst plannen
In de historische data zitten een hoop potentiële lessen voor het kantoor om de toekomst mee te plannen. Johan: “We kunnen bijvoorbeeld inzichtelijk maken hoe sterk het kantoor is in bepaalde rechtsgebieden. Dan zie je snel op welke dossiers je je kantoor moet versterken en waar je je krachten nog verder moet benutten. We kunnen dan zelfs extrapoleren hoe dat succes zich gaat vertalen naar resultaten in de toekomst.”

Eugène ziet een aantal eenvoudige en snelle verbeterpunten voor kantoren door de inzet van BI: “Je kunt bijvoorbeeld kijken wat je gemiddelde omzet per dossier in een bepaald rechtsgebied was. En als je dan voor het komend jaar omzet- of groeidoelen – bepaald, kun je dus bepalen hoeveel dossiers je ongeveer moet gaan behandelen om dat te behalen. Op basis daarvan zou je weer kunnen bepalen of je huidige bezetting qua advocaten en ondersteuning dat wel aankan.”

Stuurmiddel
In het slot van het webinar gingen de heren nog in op hoe organisaties de rapportages als positief stuurmiddel kunnen gebruiken. Johan: “Die rapportages kunnen in het begin ook wel tot wat weerstand lijden, want de data maakt soms sluimerende problemen pijnlijk tastbaar. Maar de truc is dan voor het management, en de medewerker, om die data niet als stok om mee te slaan, maar als startpunt van de verbetering te gebruiken. Dan is het een win-win situatie voor iedereen.”

“De kiem tot de acceptatie van de data als stuurmiddel, ligt al bij de eerste werkgroep besprekingen. Daar bepalen we de doelen en spreek je als kantoor met elkaar af hoe je met de rapportages en de conclusies die daaruit voortkomen omgaat”, vult Eugène daarop aan.

Advocatuur versus notariaat
NEXTlegal bedient zowel de advocatuur als het notariaat, en kent daardoor ook de overeenkomsten en verschillen. Johan: “In het notariaat is het nog niet heel gebruikelijk om op poppetjes niveau te sturen, zij rapporteren meer op kantoorniveau. De advocatuur doet dat al wel meer, en het notariaat kan daar wellicht nog wat van leren om tot een efficiëntere bedrijfsvoering te komen. De advocatuur kan van het notariaat nog wel wat leren op het gebied van het rapporteren aan, indien van toepassing zijnde, derden partijen en hoe de dashboards daarbij kunnen helpen.”

Wilt u meer weten over dashboards en Business Intelligence voor de juridische praktijk? Neem dan contact op met Eugène Haarmans of Johan Lijftogt voor meer informatie.