Categorie: Tips notariaat

Tips en trucs deel 16 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen handige tips & trucs. In editie zestien tips over:

 

• Zelf volgorde partijen instellen
• F11 en F12
• Home – CTR
• Vertrouwelijk dossier
• Partij – rechtermuisknop

 

Zelf volgorde partijen instellen
In NEXTassyst kunt u zelf de volgorde van partijen bepalen die aan een dossier zijn gekoppeld. Van de standaard volgorde kan afgeweken worden door in het dossier met de rechtermuisknop op de desbetreffende relatie te klikken. Er wordt een extra kolom getoond waar u vervolgens zelf de volgorde kunt bepalen.

De volgorde zoals vermeld in NEXTassyst, is de volgorde in de (KIK) akte zowel bij het automatisch plaatsen van de comparitie als door middel van een Selecteer-opdracht.

F11 en F12
Alhoewel de sneltoetsen F11 en F12 al heel lang in NEXTassyst zitten, worden ze nog lang niet door iedereen gebruikt. Hoogste tijd om daar verandering in te brengen. Met behulp van F11 kunt u in NEXTassyst, snel zoeken naar een dossier. Hetzelfde geldt voor F12 voor het zoeken naar een relatie.

Naast deze twee sneltoetsen kent NEXTassyst nog meer handige sneltoetsen. Als u op ‘navigatie’ (button bovenaan in NEXTassyst) klikt, ziet u welke andere sneltoetsen u in NEXTassyst kunt gebruiken.

Home – CTR
Op de homepagina van NEXTassyst vindt u het tabblad CTR. Dit tabblad biedt een overzicht van alle CTR en CLTR gerelateerde zaken die u binnen NEXTassyst heeft gedaan. U kunt de status zien van aangevraagde CTR inlichtingen verzoeken. Deze worden door NEXTassyst één keer per uur opgehaald en automatisch opgeslagen in de cliëntkaart onder digitaal.

Daarnaast ziet u hier ook een overzicht van de CTR/CLTR opgave die nog niet verstuurd zijn naar het CTR/CLTR. Normaliter wordt de opgave voor het CTR/CLTR automatisch verstuurd, tegelijk met het versturen van de repertoriumregel. Als dit niet is gebeurd, dan kunt u dit alsnog in één keer versturen via dit overzicht.

Indien er niet verstuurde opgaven zijn, dan zal bij het opstarten van NEXTassyst automatisch dit tabblad worden geactiveerd bij de personen met de privilege “notaris”, “waarnemer” en/of “repertorium”.

Vertrouwelijk dossier
Met behulp van de functie ‘vertrouwelijk dossier’ kunt u een dossier in NEXTassyst alleen toegankelijk maken voor een bepaalde groep mensen of medewerkers. Dit is met name bedoeld voor dossiers waarin vertrouwelijke informatie staat die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.

Het instellen van een dossier als vertrouwelijk dossier, doet u vanuit het desbetreffende dossier. U klikt op ‘extra’ en vervolgens op ‘instellen vertrouwelijk dossier’.

In het pop-up scherm kunt u dit dossier instellen als vertrouwelijk dossier en vervolgens aangeven welke medewerkers (of welke groep medewerkers) toegang moet krijgen tot dit dossier. Deze groep/medewerker wordt vervolgens geautoriseerd. Deze autorisatie kan op een later tijdstip altijd worden aangepast c.q. ingetrokken.

Medewerkers die geen toegang hebben tot dit vertrouwelijke dossier kunnen dit dossier niet vinden in NEXTassyst. De notaris heeft altijd toegang tot alle dossiers (dus ook de dossiers die zijn aangemerkt als vertrouwelijk).

Mocht u bovenstaande optie niet hebben, vraag dan aan degene met beheersrechten om de optie aan te zetten (Beheer | Systeem | tabblad Algemeen)

 

 

 

 

Partij – rechtermuisknop
Als u in het partij overzicht van een dossier met de rechtermuisknop klikt op de betreffende gekoppelde relatie, dan heeft u een aantal snel keuzes. U kunt de relatie dupliceren, ontkoppelen en direct een brief voor hem of haar aanmaken. Ook kunt u vanuit dit snel menu de comparitie invoegen in uw Word document. Tot slot ziet u hier ook de onder 1 beschreven mogelijkheid om zelf de volgorde van de partijen in te stellen.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Tips en trucs deel 15 –NEXTassyst ECH editie!

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. In deze speciale editie van de tips&trucs serie aandacht voor ECH.

Hoe kunt u binnen NEXTassyst hier slimmer en sneller mee werken? Met deze zes tips werkt u voortaan gemakkelijk en efficiënter met ECH:

• ECH overzicht
• Regel met tandwieltje onder de notariele stukken
• Aegon invulinstructie
• ECH relatie
• Gestopte afloszaak
• Bedragen sluitnota

 

1. ECH overzicht
Wist u dat…de gegevens van een ECH zaak (opnieuw) geïmporteerd kunnen worden in het dossier?

Bijvoorbeeld als de gegevens gedurende het proces veranderen. Dit kan door te klikken op “ECH overzicht”. Het pop-up scherm bestaat uit divers tabbladen. Om de actuele gegevens over te nemen klikt u op “overnemen”. De gegevens in NEXTassyst worden bijgewerkt. Tevens kan dit gebruikt worden om bij de Rabobank ervoor te zorgen dat de definitieve passeeropdracht ingelezen wordt in NEXTassyst.

2.Regel met tandwieltje onder de notariele stukken
Wist u dat…bij het koppelen van een passeerzaak altijd een “akte” wordt klaargezet onder de notariële stukken?

Wanneer een passeerzaak gekoppeld wordt aan een dossier, wordt er ook een regel klaargezet onder de notariële stukken. Deze regel is gekoppeld aan de passeerzaak. Door te klikken op het tandwieltje aan het begin van de regel, wordt u geleid naar de gebruikelijke modellenmap van de hypotheken. U kunt u model selecteren, bestandsnaam en type invullen. U kunt nu de akte maken.

Als de akte gemaakt is, dan verandert het tandwiel in een Word icoon. Als de akte gepasseerd is, ingeschreven in het repertorium, BVI gegevens werkt en akte afschrift is verstuurd naar het CDR, dan is het een kwestie van de gegevens controleren en de bewaardersverklaring versturen. De zaak wordt dan gesloten.

En wist u ook dat wanneer u onverhoopt niet het tandwiel bestand heeft gebruikt, u dan toch de los gemaakte akte kan koppelen aan de ECH zaak? Ga hiervoor naar het dossier | algemeen | tabblad ECH | klik onder de opties op “Koppel akte”. Kies voor “Zoek”, klik de hypotheekakte aan | kies voor “Opslaan”. De akte is vervolgens gekoppeld aan de ECH zaak en vanaf dit punt gelden de stappen weer zoals hierboven beschreven voor het versturen van de bewaardersverklaring.

3.Aegon invulinstructie
Wist u dat…de meegezonden invulinstructie van Aegon afgestemd is op het hypotheekmodel van Aegon?

Indien het hiervoor vermelde tandwiel-bestand gebruikt wordt, worden vanuit NEXTassyst de rubrieken automatisch al ingevuld. Er worden dus veel minder vragen gesteld. Wat betekent dat de akte sneller klaar is.

4.ECH relatie
Wist u dat…een bank aangewezen kan worden als “ECH bank”?

Bij het koppelen van een nieuwe passeerzaak, krijgt u een overzicht van de hypotheeknemers en hypotheekgevers.

Bij banken met meerdere relatiekaarten (Nationale-Nederlanden, Rabobank enzovoorts) komt het vaak voor dat net de verkeerde kaart wordt gekoppeld en dient u deze weer te corrigeren. In de relatiekaart welke u wilt gebruiken voor passeerzaken kunt u in de kaart invullen in het veld “ECH relatie” de koppeling vastleggen. In het vervolg zal bij het koppelen deze kaart gebruikt worden.

5.Gestopte afloszaak
Wist u dat…een gestopte afloszaak niet gekoppeld kan worden aan een royementsakte?

Er is immers geen akkoord van de bank ontvangen. U kunt de zaak kopiëren om op papier verder te gaan door op het eind van de regel te klikken op de dubbele icoontje (waar normaal een kruis staat voor verwijderen). Er wordt gevraagd of u een kopie wilt maken van de volmacht. Indien ja geantwoord wordt, zal de volledige volmacht gekopieerd worden. Deze volmacht kan vervolgens (bij akkoord) gekoppeld worden aan de royementsakte.

6.Bedragen sluitnota
Wist u dat… u in de nota van afrekening de bedragen welke vermeld staan in de sluitnota kunt overnemen?

Klik in de desbetreffende set waar u de regel wilt toevoegen, op het groene plusje om een regel toe te voegen. Betreft het een dossier met een passeerzaak, dan kunt u ook kiezen voor “sluitnota” en de regel(s) aanvinken. De bedragen zullen altijd als negatieve bedragen worden ingevoegd. Eventueel kunt u het min teken bij een regel verwijderen indien het een positief bedrag betreft.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Tips&trucs deel 14 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst de Corona editie

Ook notariskantoren nemen maatregelen tegen de verdere verspreiding van het coronavirus. Eén van deze voorzorgsmaatregelen is het zorgen voor een kleinere bezetting op kantoor en dus werken de meeste medewerkers vanuit huis. Thuiswerken dwingt tot een andere aanpak van werkprocessen. NEXTassyst kan u hierbij goed assisteren. In deel veertien van onze tips&trucs serie vindt u tips die met name ook handig zijn voor de thuiswerkers onder ons:

1.    Link document kopiëren/verzenden;
2.   Vandaag / Recent ingezien;
3.   Recent documenten/e-mails;
4.   Rechtstreeks naar repertoriumregel;
5.   NEXTcall

1.  Link document kopiëren/verzenden
In het kader van het vier ogen principe laat de medewerker zijn opgestelde document nakijken door de notaris. Het document wordt uitgeprint op het bureau van de notaris gelegd en die geeft met pen zijn opmerkingen aan. Vanuit NEXTassyst kunt u rechtstreeks een link naar uw gemaakte document versturen naar de notaris. Dit doet u door het document te selecteren en te klikken op Meer opties of u gebruikt de rechtermuisknop en klikt op het document. Kies vervolgens voor Link Kopiëren of Link Verzenden.

Het verschil is dat bij Link Verzenden meteen Outlook wordt geopend met de betreffende link naar dat document. Daarnaast wordt het onderwerp van de e-mail gevuld met de dossieromschrijving. Met Link Kopiëren kunt u op een andere manier de locatie van het document delen. Bijvoorbeeld via Teams. De ontvanger van de link hoeft alleen maar daarop te klikken en het specifieke document in dat dossier wordt geopend.

Deze acties zijn ook met behulp van sneltoetsen te realiseren. U kunt de sneltoetsen herkennen aan de onderstreping van de letters.

2. Recent / Vandaag
U heeft wellicht niet de meest ideale thuiswerkplek, maar uw dossiers lopen gewoon door. Hoe voorkomt u dat u het overzicht verliest?

In Tips en trucs deel 12 heeft u al gelezen over het bestaan van Home | Historie. In het verlengde daarvan is deze functie waarmee u uw recent bezochte dossiers eenvoudig terug kunt vinden.

U zoekt een dossier via de werkbalk zoek of sneltoets F11. In dat zoekscherm kunt u met één druk op de knop kiezen voor Recent of Vandaag. Bij Recent genereert u een lijst met de door u gewijzigde dossiers in de afgelopen 30 dagen. Bij Vandaag vindt u de dossiers die vandaag geraadpleegd zijn.

3. Recent documenten/e-mails
De door u recent geopende documenten kunt u eveneens gemakkelijk terugvinden. Rechts bovenin NEXTassyst, naast de bladerfunctie, treft u de knop Zoeken documenten. U kunt nu gemakkelijk via de knop Recent in de werkbalk een lijst genereren met de door u recent geopende documenten. Uiteraard kunt u deze documenten meteen openen of een preview daarvan inzien. Daarnaast kunt u ook uw recent opgeslagen e-mails terugvinden.

4. Rechtstreeks naar repertoriumregel
NEXTassyst zit vol (ver)korte routes om uw doel te bereiken. Wanneer in een dossier een akte is ingeschreven in het repertorium dan is dat repertoriumnummer zichtbaar in het veld Rep. nr. bij dat document.

Wist u dat u vanuit dat document rechtstreeks naar de betreffende repertoriumregel kunt gaan? Klik maar eens op het nummer. Handig voor als u bijvoorbeeld nog een ‘BVI’ bij die repertoriumregel wilt toevoegen!

5. NEXTcall
Het administreren van telefoongesprekken kan een tijdrovende klus zijn. Een relatie of cliënt opzoeken en de tijd bijhouden, is niet iets waar u graag mee bezig bent gedurende de dag. De NEXTcall module kan u hierbij assisteren. Al uw inkomende en uitgaande gesprekken zijn zichtbaar inclusief met welke relatie u heeft gesproken. Daarnaast wordt ook het telefoonnummer (intern en extern) en de tijdsduur van het gesprek getoond.

Vanuit Uren | Communicatie kunt u eenvoudig deze telefoongesprekken verwerken in het tijdschrijven. De telefoniekoppeling correspondeert dan ook met de relatiekaarten van NEXTassyst. Wanneer een relatie inclusief telefoonnummer bekend is dan wordt diegene zichtbaar wanneer hij telefonisch contact opneemt.

Deze optie zit niet standaard in NEXTassyst, maar hier kunt u als kantoor voor kiezen. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met onze collega Boi (06-4483039 | boithomasse@NEXTlegal.nl).

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training. Deze kan ook prima online via Zoom of Teams gegeven worden en biedt een ideale mogelijkheid om in deze tijd de werkprocessen verder te optimaliseren!

Tips en trucs deel 13 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen, handige tips & trucs. In editie dertien tips over:

1.    Instellingen agenda aanpassen;
2.   NEXTsearch;
3.   BTW verlegd op de nota opnemen;
4.   Volmacht kopiëren voor handmatige afhandeling ECH afloszaak;
5.   Uren rood als u te weinig uren hebt geschreven.

1.  Instellingen agenda aanpassen
De NEXTassyst agenda kunt u gedeeltelijk aanpassen aan uw eigen wensen. Naast dat u natuurlijk kunt kiezen welke agenda’s u wilt zien, kunt ook lettergrootte en kleuren e.d. aanpassen aan uw eigen voorkeuren. Dit doet u door in het menu aan de bovenkant te klikken op het icoontje met het tandwieltje.

In het pop-up scherm wat vervolgens verschijnt, kunt u de kleuren van de agenda aanpassen. Deze staat standaard op wit. Daarnaast kunt u de lettergrootte van de tekst, de voorkeurs agenda groep (als daarmee wordt gewerkt op uw kantoor) en hoe vaak de agenda moet worden ververst, aanpassen. Tenslotte kunt u er hier ook voor kiezen of de agendanaam voluit moet worden geschreven of alleen de initialen van de agendahouder bevat.

2. NEXTsearch
In elk notarieel softwarepakket zit een mogelijkheid om te zoeken in dossiers. U kunt zoeken op naam van partijen, naam van het dossier, rechtsgebied, passeerdatum e.d. Er is echter geen notarieel softwarepakket waar u ook rechtstreeks kunt zoeken in documenten zoals notariële en onderhandse stukken.

Met NEXTsearch kunt u in NEXTassyst niet alleen zoeken op deze gebruikelijke zoektermen, maar kunt u ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. U kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken. Deze optie zit niet standaard in NEXTassyst maar hier kunt u als kantoor voor kiezen. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met Boi (06-4483039 | boithomasse@NEXTlegal.nl).

3. BTW verlegd op de nota opnemen
Er zijn situaties waarin de BTW verlegd moet worden. Als hiervan sprake is, dan kunt u dit via een bladwijzer in Word aangeven op de nota van afrekening of declaratie.

In beide sjablonen (nota van afrekening en declaratie) moet de bladwijzer “btwverlegdtekst” toegevoegd worden. In Word kunt u via Bestand | Info | Eigenschappen | Geavanceerde eigenschappen – tabblad ‘Aangepast’ de tekst bepalen die op de nota/declaratie moet worden vermeld.

Bij “Naam:” moet staan: btwverlegdtekst en bij “Waarde:” de tekst die u vermeldt wilt hebben op de nota/declaratie. Wanneer u klikt op toevoegen en u slaat het sjabloon op, dan is het sjabloon klaar voor gebruik.

Op het moment dat in NEXTassyst bij het maken van een nota van afrekening of een declaratie gekozen wordt voor “Verlegd” in plaats van het desbetreffende percentage, zal er op de nota/declaratie de door u ingegeven waarde geplaatst worden.

Wilt u deze optie toevoegen maar komt u er zelf niet aan uit? Dan helpen wij u uiteraard graag!

4. Volmacht kopiëren voor handmatige afhandeling ECH afloszaak
Bij ECH afloszaken gebeurt het regelmatig dat deze zaak wordt gestopt. De gemaakte royementsvolmacht kan in dit geval niet worden gebruikt voor het verwerken in een royementsakte omdat deze aan een gestopte ECH afloszaak is gekoppeld. Om deze volmacht toch te kunnen gebruiken en niet handmatig een nieuwe aan te hoeven maken, kunt u deze volmacht kopiëren.

U doet dit door in het betreffende dossier naar ‘royementen’ te gaan. Hier ziet u onder het kopje ‘royementen’ de volmacht staan. In de laatste kolom aan de rechterkant ziet u het icoontje om de volmacht te kopiëren. De volmacht wordt vervolgens gekopieerd en is bruikbaar om te verwerken in een royementsakte.

5. Uren rood als u te weinig uren hebt geschreven
Om een volledig overzicht te hebben van hoe goed uw kantoor functioneert, is het schrijven van tijd essentieel. U krijgt hierdoor bijvoorbeeld inzicht in de status, voortgang en rendement van dossiers, maar ook in hoe efficiënt medewerkers werken.

NEXTassyst kent een uitgebreide urenschrijf module waarin medewerkers op veel manieren tijd kunnen schrijven. Eén van de handigheden is dat per medewerker in P&O ingesteld kan worden hoeveel uren hij of zij moet schrijven. Als deze uren nog niet zijn geschreven, dan ziet u dit in het urenoverzicht omdat deze uren rood zijn gemarkeerd. Als er wel voldoende uren zijn geschreven, worden deze groen weergegeven. Zo ziet u in het overzicht direct of aan het urenschrijf criterium is voldaan.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Tips en trucs deel 12 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen, handige tips & trucs. In deze twaalfde editie tips over:

1.    Afzonderlijke stukken;
2.    Historie;
3.    Vragen om bestandsnaam bij aanmaken brief;
4.    Wijzigen e-mailadres klant bij gebruik NEXTportal;
5.    Onderhanden werk.

1. Afzonderlijke stukken 
Binnen NEXTassyst bestaat de mogelijkheid om aan de hand van één document meerdere stukken voor meerdere partijen te genereren. Deze knop, ‘Afzonderlijke stukken’, is zichtbaar onder Dossiers | Documenten | Afzonderlijke stukken.

Voorbeelden van meerdere documenten die in één keer aangemaakt kunnen worden, zijn een datacard of een boedelvolmacht. U hoeft – indien het model de juiste codes bevat – enkel de partijen en het te maken stuk te kiezen. Word wordt gestart en – indien er vragen zijn opgenomen – worden deze één keer gesteld. Na het beantwoorden van deze vragen worden alle volmachten vervolgens voor alle partijen automatisch aangemaakt.

Los van volmachten en datacards zijn er nog meer mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan twee gelijkluidende testamenten met een uitlegbrief. Uw akte kan zo worden ingericht, dat de vragen voor deze drie documenten slechts éénmalig hoeven te worden beantwoord. Komt u er met de inrichting van de modellen niet zelf uit, dan helpen wij u uiteraard graag!

2. Historie 
Onder Home | Historie vindt u een overzicht van alle dossiers, documenten en relaties waar u recent in heeft gewerkt. Via de twee tabbladen is het ook nog mogelijk om te selecteren op recent en op vandaag. Het tabblad recent blijft 30 dagen beschikbaar. Het tabblad vandaag wordt elke dag ververst. Op deze wijze kunt u in één oogopslag zien waar u een bepaalde periode/dag mee bezig bent geweest. Daarnaast kan er gemakkelijk worden gewisseld tussen de verschillende documenten, relatiekaarten en/of nota’s waar u in heeft gewerkt.

3. Vragen om bestandsnaam bij aanmaken brief 
Binnen NEXTassyst kunnen (op dossierniveau) brieven worden aangemaakt, onder andere via Dossiers | Documenten | Correspondentie. Deze brieven zijn aangemaakt in Menu | Designer. Indien de brief in de designer een bepaalde naam heeft gekregen, bijvoorbeeld ‘bevestiging ontvangst koopovereenkomst’, zal deze brief in ieder dossier onder deze naam worden aangemaakt. In sommige gevallen kan het handig zijn om bij de aanmaak van een brief gelijk een andere bestandsnaam te geven, denk aan een toestemmingsbrief die naar meerdere partijen moet worden verzonden. Het vermelden van bijvoorbeeld de geadresseerde in de bestandsnaam is dan wenselijk.

Dit kan als volgt worden ingesteld:
Ga naar Menu | Designer | specifieke brief waar dit moet worden ingesteld en open dit model. Rechts onderin kan een vinkje worden gezet bij ‘Vragen om bestandsnaam’. Zodra dit vinkje actief is, wordt er vanuit NEXTassyst, elke keer dat dit model wordt aangemaakt, gevraagd om een bestandsnaam.

4. Wijzigen e-mailadres klant bij gebruik NEXTportal 
Het komt regelmatig voor dat een cliënt die de NEXTportal gebruikt een ander e-mailadres krijgt of dat het e-mailadres niet meer gebruikt dient te worden. Om dit te wijzigen voor het gebruik van de NEXTportal dient u het nieuwe e-mailadres eerst vast te leggen in de relatiekaart. Hier staan nu dus twee e-mailadressen (zowel oud als nieuw).

Ga vervolgens naar Dossiers | Documenten | Boomstructuur | Dossier online | Autoriseren. Klik op de betreffende relatie op het bewerksymbool. Bij het veld “e-mailadres” staat het e-mailadres geselecteerd welke geautoriseerd is voor de NEXTportal, hier kan middels het uitklapvenster het nieuwe e-mailadres worden geselecteerd. Klik vervolgens op ‘Wijzigen’. Er wordt een e-mail gestuurd naar zowel het oude als het nieuwe e-mailadres van de klant met de boodschap dat het e-mailadres is gewijzigd.

Het oude e-mailadres kan nu eventueel verwijderd worden uit de relatiekaart binnen NEXTassyst.

5. Onderhanden werk 
Binnen NEXTassyst kunt u een overzicht oproepen van alle dossiers die u of een collega in behandeling heeft. Dossiers die reeds zijn afgehandeld worden hier dus niet weergegeven. Binnen NEXTassyst wordt dit uw ‘onderhanden werk’ genoemd.

Dit overzicht kun u via Dossiers | Lijst, de knop ‘Onderhanden werk’ laten tonen. Onder de knop onderhanden werk zit ook nog een selectieveld. Hier kan eventueel een medewerker binnen uw kantoor worden geselecteerd. Nadat u deze selectie heeft gemaakt, worden in het scherm alle actieve dossiers van de persoon in kwestie weergegeven.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

“Tips&trucs deel 11 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen maandelijks een aantal handige tips & trucs. In editie elf tips over:

1.    Eenmalig aanmelden NEXTassyst;
2.    Start aflijnen in afwerkmenu;
3.    Gegenereerde WordElan bestanden openen;
4.    Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’;
5.    Rechtermuisknop ‘ga naar dossier’ vanuit de agenda.

1. Eenmalig aanmelden NEXTassyst
Wij worden regelmatig gebeld door kantoren waarbij het maximum aantal licenties is overschreden. Dit wordt vaak veroorzaakt doordat medewerkers (per ongeluk) twee keer zijn ingelogd.

Dit kunt u voorkomen door het vinkje ‘eenmalig aanmelden’ aan te zetten. Dit doet u door in Beheer naar ‘Systeem’ te gaan. Daar ziet u het vinkje ‘eenmalig aanmelden’ staan naast het blokje aanmelden. Indien deze aan staat kunnen medewerkers niet meer vaker inloggen en heeft u weinig tot geen last meer van het overschrijden van uw licenties.

2. Start aflijnen in afwerkmenu
In het afwerkmenu vindt u onder andere de optie ‘Aflijn’ (zie ook schermafbeelding). Deze staat standaard ingesteld, meestal op ‘versche’. Dit betekent dat de akte wordt afgelijnd vanaf het woord ‘versche’.

Het kan echter voorkomen dat u een akte wilt aflijnen waar het woord ‘versche’ niet in voorkomt. De akte wordt dan niet goed afgelijnd omdat ‘versche’ niet kan worden gevonden. In het afwerkmenu kunt u het woord ‘versche’ handmatig vervangen voor een ander woord die in de regel staat vanaf welk punt de akte moet worden afgelijnd. Zo zorgt u er snel voor dat de akte goed wordt afgelijnd.

Indien dit vaker voorkomt, dan kunt u dit woord ook standaard opnemen. Dit kan via de kantoor.ini ingesteld worden. Onder het kopje “afwerkmenu” bij “aflijnstart” kan het woord toegevoegd worden. Deze kunt u dan selecteren als u gebruik wilt maken van deze optie. Komt u hier niet zelf uit, dan helpen wij u uiteraard graag!

3. Gegenereerde WordElan bestanden openen
Indien u een akte gaat klaarzetten voor het Kadaster gebruikt u de knop ‘WordElan’. U kunt in dit menu aanvinken dat u de documenten die worden klaargezet direct wilt openen zodat u ze kunt controleren.

Indien u dit echter niet heeft gedaan kunt u altijd via de knop ‘WordElan’ de map openen waar de documenten klaarstaan. Dit doet u door op het pijltje op het ‘WordElan’ icoon te klikken en te kiezen voor ‘Open WordElan documenten’. Zie ook de schermafbeelding.
4. Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’ 
In NEXTassyst kunt u uiteraard naar dossiers en relaties zoeken. Hierbij kunt u zoeken met zeer veel variabelen waardoor u de meeste dossiers en/of relaties heel gemakkelijk kunt vinden. Mocht u na het uitvoeren van een zoekactie toch niet het goede dossier of de goede relatie hebben gevonden dan kunt u de knop ‘herhaal’ gebruiken. Deze vindt u naast de knop ‘zoeken’.

Met de knop ‘herhaal’ opent NEXTassyst het zoekscherm maar onthoudt NEXTassyst de laatst gedane zoekopdracht. Als u bijvoorbeeld zocht naar ‘Janssen’ en u wilt u zoekopdracht verfijnen dan onthoudt NEXTassyst met ‘herhaal’ de zoekopdracht. Het zoekscherm wordt geopend en ‘Janssen’ is dan al ingevuld. Dit kunt u vervolgens combineren met andere zoekvariabelen om wel het goede dossier te vinden.

5. Rechtermuisknop ga naar dossier vanuit de agenda 
In NEXTassyst heeft u de mogelijkheid om de agenda los te gebruiken van uw ‘normale’ NEXTassyst scherm. Zo kunt u de hele dag de agenda open laten staan terwijl u in NEXTassyst werkt. De agenda wordt om de paar minuten ververst zodat u hier geen omkijken naar heeft. Zo kunt u een afspraak maken zonder uit een dossier te hoeven gaan.

Vanuit de agenda kunt u bij een gemaakte afspraak gemakkelijk naar het desbetreffende dossier gaan. U klikt met uw rechtermuisknop op de agenda afspraak en kiest voor ‘dossier openen’. Deze optie werkt ook indien u de agenda heeft losgekoppeld van uw normale NEXTassyst scherm. De agenda blijft dan hetzelfde en het normale scherm gaat direct naar dossier.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

“Tips&trucs deel 10 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen maandelijks een aantal handige tips & trucs. In editie 10 tips over:

1. Sneller Word opstarten
2. iDEAL betalen
3. Agenda instellingen
4. Aanmaken mailing bestand
5. CTR inlichtingen opvragen

1. Sneller Word opstarten
De eerste slimmigheid is eigenlijk geen NEXTassyst tip maar een Word tip. In Word maakt u gebruik van de ‘NEXTassyst knoppen’ in het Word menu. Deze knoppen worden geladen op het moment dat u voor de eerste keer Word start. Daarom duurt het altijd enkele seconden voordat u aan de slag kunt met Word.

Als u klaar bent met het bewerken van een Word document dan kunt u natuurlijk door middel van het kruisje Word afsluiten. Het nadeel is echter dat dan heel de applicatie Word wordt afgesloten. Als u een volgend document gaat openen dan moet Word weer opnieuw opgestart worden en moeten de ‘NEXTassyst knoppen’ en eventuele andere knoppen (=macro’s) ook weer opnieuw geladen worden. In plaats daarvan kunt u de sneltoets Control W (Ctrl + W toets) gebruiken. Met deze sneltoets wordt alleen het Word document afgesloten maar niet de hele Word applicatie.

2. iDEAL betalen
Vanuit NEXTassyst heeft u de mogelijkheid om uw cliënten een declaratie te laten voldoen met behulp van iDEAL. U kunt een declaratie per e-mail aan de cliënt versturen inclusief (iDEAL) betaallink. Daarnaast kunt u de betaallink uiteraard ook publiceren in de NEXTportal. Deze functie werkt in samenwerking met Mollie Payments.

U hoeft niet te betalen voor de betaallink die u meestuurt. Wel betaalt u aan Mollie een ‘fee’ per betaaltransactie en deze wordt pas in rekening gebracht op het moment dat de cliënt betaalt. Het versturen van de declaratie per e-mail inclusief iDEAL link doet u door in Dossier / Financieel / Declaratie te kiezen voor ‘extra’ en dan ‘versturen als bijlage’. In de “Designer” kan een model aangemaakt worden, welke gebruikt kan worden bij het versturen van de declaratie. De volledige iDEAL documentatie leest u via deze link of via F1 in NEXTassyst | Volledige documentatie.

3. Agenda instellingen
In de NEXTassyst agenda kunt u zelf instellingen wijzigen. De werktijden “van” – “tot en met” kunnen ingesteld worden zodat de kleurstelling in de agenda weergeeft wat de werkdag is (licht geel ten opzichte van grijs/geel). Ook kan de standaard duur van een afspraak vastgelegd worden.

Bij het opstarten van de agenda kan eveneens ingesteld worden dat “vandaag” altijd getoond wordt. Er kan ingesteld worden dat “Outlook” standaard een herinnering stuurt. Dit is alleen mogelijk indien er een synchronisatie is met de Outlook agenda. De opties zijn: geen of 15 minuten voor begintijdstip in NEXTassyst.

4. Aanmaken mailing bestand
Als u een mailing wilt versturen kunt u vanuit NEXTassyst heel gemakkelijk een mailingbestand aanmaken. Dit doet u vanuit Relatie | Extra | Aanmaken mailing bestand. U kunt een zoekopdracht uitvoeren met verschillende soorten variabelen. Op grond van de criteria die ingegeven worden, zal er in eerste instantie aangegeven worden hoeveel relaties er verwerkt gaan worden.Na het klikken op “OK” wordt er een “csv” bestand van gemaakt. Dit bestand kunt u vervolgens verwerken in Excel, kladblok, Outlook, Word of anderszins.

5. CTR inlichtingen opvragen
Wij streven er naar om het u als gebruiker zo makkelijk mogelijk te maken door er voor te zorgen dat u (bijna) alle registers direct vanuit NEXTassyst kunt benaderen cq gegevens kunt opvragen. Daarom kunt u ook een CTR inlichting gewoon via NEXTassyst opvragen. Dit doet u door vanuit de relatiekaart naar de sub functie ‘Registers’ te gaan en vervolgens op ‘CTR inlichtingen’ te klikken.

Alle velden worden voor zover mogelijk automatisch vanuit de relatiekaart ingevuld. Met één druk op de knop vraagt u een CTR inlichting op. Negen van de tien keer krijgt u direct resultaat en wordt het PDF document automatisch geopend en opgeslagen in de relatiekaart.

Tips en trucs jubileumeditie
Omdat dit tips en trucs artikel alweer de tiende editie betreft willen we dit heugelijke feit natuurlijk niet ongemerkt voorbij laten gaan. Daarom verloten wij een gratis tips en trucs training van een van onze consultants bij u op locatie. Wilt u hier ook voor in aanmerking komen? Stuur ons voor 22 juni een e-mail en wie weet komen wij binnenkort bij u langs.

Heeft u naar aanleiding van deze slimmigheden vragen of kunt u als kantoor niet wachten op de loting en wilt u direct een consultant inschakelen voor een uitgebreide tips en trucs training? Neem dan direct contact met ons op.

“Tips&trucs deel 9 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel negen van deze reeks vindt u tips over:

1.    Alle regels selecteren bij versturen akteafschrift naar CDR
2.    Tabblad KvK.nl gebruiken als alternatief voor tabblad online uittreksel
3.    Hypotheekmodellen
4.    .Gear bestand gebruiken bij maken ECH hypotheekakte
5.    F1 – documentatie

1. Alle regels selecteren bij versturen akteafschrift naar CDR
Na het passeren van een notariële akte heeft u als notaris 10 dagen de tijd om het akteafschrift te registreren bij het CDR (en sinds versie ECH 4.0 binnen 3 dagen). Dit doet u in het repertorium in NEXTassyst onder centrale registratie | aanbieden registratie. Op deze pagina worden de regels getoond waarvan het akteafschrift nog naar het CDR gestuurd moeten worden. Deze kunt u, na controle, aanvinken en vervolgens versturen.

Het kan zijn, zeker rond de eerste van de maand, dat er veel repertoriumregels staan die verstuurd moeten worden. Als u deze allemaal per regel aan moet vinken is dat omslachtig. Daarom kunt u ook in één keer alle regels selecteren of deselecteren. Dit doet u door te klikken op de drie liggende streepjes naast ‘versturen naar CDR’. Zie ook de afbeelding hiernaast. Door deze functie te gebruiken, hoeft u minder handwerk te doen en kunt u efficiënter werken.

2. Tabblad KvK.nl gebruiken als alternatief voor tabblad online uittreksel
Vanuit de relatiekaart in NEXTassyst kunt u rechtspersonen direct rechercheren bij de KvK. Indien u dit gaat doen heeft u twee tabbladen, namelijk ‘online recherche’ en ‘www.kvk.nl’. Met allebei deze tabbladen kunt u de rechtspersonen rechercheren alleen beide vragen deze op een andere manier op. Het tabblad ‘online uittreksel’ werkt via een webservice en het tabblad ‘www.kvk.nl’ werkt via de website van de KvK zelf.

Mocht er een storing zijn bij het tabblad ‘online uittreksel’, bijvoorbeeld zoals vorige maand toen de KvK een aanpassing had gemaakt in haar systemen, dan kunt u altijd gebruik maken van het tweede tabblad. Bij beide manieren worden de gegevens automatisch overgenomen in NEXTassyst en wordt de recherche automatisch opgeslagen in de relatiekaart.

3. Hypothekenmodellen
Indien u het hypothekenabonnement afneemt dan beschikt u altijd over alle intelligent gemaakte hypotheekmodellen. Deze worden iedere dag geüpdatet zodat u altijd over de laatste versie kunt beschikken (mits deze bij de KNB bekend is). Op donderdag krijgt u een email met wat er die week gewijzigd is of als een nieuw model beschikbaar is. Via de nieuwsitems in NEXTassyst kunt u iedere week de bank- en weeklijst inzien zodat u direct weet wat er die week is gewijzigd. Indien u de rechten heeft kunt u deze ook inzien in de map “modellen\notariele stukken\registergoed\Hyptheken\_bank- en weeklijst”

Indien u een hypotheekmodel zoekt en deze betreffende map opent dan ziet u in sommige gevallen staan: “Zie onder ….”. Dit is vooral het geval als het om Stater modellen gaat maar ook bij andere maatschappijen kan dit het geval zijn. U hoeft niet handmatig deze map te zoeken maar u kunt in dit geval direct dubbelklikken op dit bestand. U wordt dan direct geleid naar de map waar het model wél staat.

4. .Gear bestand gebruiken bij maken ECH hypotheekakte
Bij het koppelen van een ECH passeerzaak aan een dossier wordt automatisch het te gebruiken hypotheekmodel gekoppeld. Dit te gebruiken model is terug te vinden in het dossier onder de notariële stukken.   

In plaats van het gebruikelijke Word icoon aan het begin van de regel wordt thans een tandrad icoon weergegeven (zie de afbeelding hiernaast).

In plaats van de extensie “.docx” zal dit bestand weergegeven worden als “.gear” bestand. Door te klikken op dit icoon wordt de hypotheekmap van de desbetreffende bank geopend, waarna het aan de maker van het document is om het juiste model (versie) te selecteren.

5. F1 – documentatie
NEXTassyst wordt continu doorontwikkeld. Dit betekent dat er continu op basis van uw feedback bestaande functionaliteiten worden verbeterd en nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Het kan daarom handig zijn om, indien u ergens niet uitkomt, onze vernieuwde documentatie te raadplegen. Deze vindt u door in NEXTassyst op F1 te drukken of op het vraagteken linksonder in uw NEXTassyst scherm te klikken.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

“Tips&trucs deel 8 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel acht van deze reeks vindt u tips over:

1. Overlijdensmeldingen – testamenten registeren vanuit NEXTassyst
2. Oorsprong: aangeven hoe het dossier binnen is gekomen
3. Bevragen registers vanuit documentoverzicht
4. Aanmaken folders binnen documentoverzicht
5. #a kolom in dossierlijst

1. Overlijdensmeldingen – testamenten registeren vanuit NEXTassyst
De KNB is druk bezig om de processen rond het Centraal Digitaal Repertorium (CDR) en het Centraal Testamentenregister (CTR) te verbeteren. Sinds april 2018 is de manier waarop oude testamenten geregistreerd moeten worden veranderd. Alle communicatie tussen de Belastingdienst, KNB, notariskantoren en Doc-Direct verloopt nu digitaal.

Op het moment dat iemand overlijdt wordt er – op basis van de gegevens uit het CTR – een overlijdensmelding gestuurd naar het notariskantoor waar de laatste uiterste wilsbeschikking is gemaakt. NEXTassyst haalt deze overlijdensmeldingen automatisch op en deze vindt u in het repertorium onder het kopje ‘overlijdensmeldingen’.

Om te bepalen welke handelingen u moet verrichten om de overlijdensmelding te registreren hebben wij een stap voor stap handleiding geschreven. Deze kunt u via deze link inzien en eventueel printen. Komt u er niet uit, dan staan wij voor u klaar om u hierbij te helpen.

2. Oorsprong: aangeven hoe het dossier binnen is gekomen
Bij het aanmaken van een dossier heeft u de mogelijkheid om de oorsprong van het dossier aan te geven. Met andere woorden, hoe dit dossier bij u is aangebracht. Dit kan bijvoorbeeld zijn via een (bepaalde) makelaar, via de website, via een telefonisch contact etc. Deze ‘aanbrengers’ kunt u zelf bepalen en aanpassen in beheer.

3. Bevragen registers vanuit documentoverzicht
Vanuit het overzicht van de gekoppelde partijen in een dossier kunt u kiezen voor ‘bevragen registers’ en direct alle recherches doen, zowel van de partijen als de gekoppelde registergoederen.

Deze bulkrecherche kan echter ook worden opgeroepen als u in het documentenoverzicht van een dossier zit. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op de ‘relatie – cliënt’. De optie ‘bevragen registers’ verschijnt en u kunt direct doorklikken naar het pop-up scherm om alle recherches uit te voeren.

4. Aanmaken folders binnen documentoverzicht
Het komt regelmatig voor, bijvoorbeeld in een boedeldossier, dat u heel veel onderhandse stukken in één dossier heeft. Dit kan op den duur onoverzichtelijk worden. Daarom biedt NEXTassyst de mogelijkheid om binnen (in dit voorbeeld) onderhandse stukken eigen folders aan te maken. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op onderhandse stukken. U kunt zoveel folders aanmaken als u zelf wilt. Dit geldt ook voor de andere documenttypen als notariële en diverse stukken.

5. #a kolom in dossierlijst
Via de sneltoets F11 of de knop ‘zoek’ binnen dossiers kunt u snel zoeken naar een dossier. NEXTassyst toont het resultaat hiervan onder het kopje ‘lijst’. Deze lijst toont per dossier de meest belangrijke informatie, waaronder de kolom ‘#a’. Deze kolom toont het aantal notariële stukken die in het betreffende dossier opgeslagen zijn. Er kan vervolgens op dat getal (aantal notariële stukken) worden geklikt om rechtstreeks naar het betreffende dossier te gaan naar het submenu Documenten

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.