Geplaatst op

01001000 01100101 01101100 01110000

Taco van Bennekom: Bovenstaande tekst hoor ik wel eens als ik op onze helpdesk zit. En hoewel een computer de bovenstaande tekst direct zou snappen heb ik, simpele ziel die ik ben, wat meer hulp nodig. Wat er feitelijk staat is: “help, mijn computer doet raar”. Als ik dan doorvraag aan de gebruiker wat er aan de hand is, dan blijkt de computer iets gedaan te hebben wat niet de bedoeling was van de gebruiker.

De computer kan daar niets aan doen, die weet niet beter. Daarom heb ik het vandaag op me genomen om de eer van deze arme computer te verdedigen.

Domme apparaten
In de basis zijn computers heel erg domme apparaten (sorry computer). Een computer snapt in feite alleen binaire taal: 0 of 1. Het lampje is aan, of het lampje is uit. Elke handeling die wij op een computer verrichten moet voor de machine vertaald worden naar een van die twee statussen.

Bij de eerste computers gebeurde dat ook op die manier: mensen voerden met de hand de nullen en enen in, bijvoorbeeld met ponskaarten. Nu ettelijke jaren later zijn de computers veel complexer geworden, maar toch moeten nog steeds die nullen en enen worden ingevoerd.

Software
Echter, omdat we inmiddels niet meer van gebruikers vragen dat ze zelf de juiste combinatie van nullen en enen invoeren, is er ooit iemand zo slim geweest om een stukje software te schrijven wat die vertaling voor je doet. Maar het is al lang niet meer één stukje software. Het zijn er inmiddels tientallen, zo niet honderden.

Al deze stukjes software (soms wel 100.000 regels code of meer) doen allerlei dingen in die computer. Soms doorlopend, soms alleen maar als de gebruiker wat invoert en soms zelfs tegelijkertijd. Dit houdt in dat er soms ook een conflict kan ontstaan. Het automatische proces en de gebruiker geven beiden opdrachten, maar wat als deze tegenstrijdig zijn. Wie krijgt er dan gelijk? Nu weet die arme machine niet meer wat hij moet doen en blijft besluiteloos staan wachten. Hem is namelijk nooit verteld wat hij moest doen in geval van tegenstrijdige opdrachten. Vrij vertaald: de mens die het stuk software heeft geschreven, heeft verzuimd hier rekening mee te houden.

(continue) Verbetering 
Terug naar mijn voorbeeld, op het moment dat ik op de helpdesk heb achterhaald wat het probleem is, ga ik naar een programmeur toe en vraag hem een stukje aanpassing in zijn code te doen waardoor het probleem zich niet meer kan voordoen. We installeren een update van de software en voila, de computer weet nu wat hij moet doen. Zo wordt de samenwerking tussen computer, software en gebruiker steeds verder geoptimaliseerd.

Dus, de volgende keer dat een computer raar doet, of niet doet wat je verwacht. Heb medelij met het arme beestje. Hij weet niet beter. Bel je helpdesk en zorg dat we je computer beter maken.

Geplaatst op

Tips & trucs 08

“Tips&trucs deel 8 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel acht van deze reeks vindt u tips over:

1. Overlijdensmeldingen – testamenten registeren vanuit NEXTassyst
2. Oorsprong: aangeven hoe het dossier binnen is gekomen
3. Bevragen registers vanuit documentoverzicht
4. Aanmaken folders binnen documentoverzicht
5. #a kolom in dossierlijst

1. Overlijdensmeldingen – testamenten registeren vanuit NEXTassyst
De KNB is druk bezig om de processen rond het Centraal Digitaal Repertorium (CDR) en het Centraal Testamentenregister (CTR) te verbeteren. Sinds april 2018 is de manier waarop oude testamenten geregistreerd moeten worden veranderd. Alle communicatie tussen de Belastingdienst, KNB, notariskantoren en Doc-Direct verloopt nu digitaal.

Op het moment dat iemand overlijdt wordt er – op basis van de gegevens uit het CTR – een overlijdensmelding gestuurd naar het notariskantoor waar de laatste uiterste wilsbeschikking is gemaakt. NEXTassyst haalt deze overlijdensmeldingen automatisch op en deze vindt u in het repertorium onder het kopje ‘overlijdensmeldingen’.

Om te bepalen welke handelingen u moet verrichten om de overlijdensmelding te registreren hebben wij een stap voor stap handleiding geschreven. Deze kunt u via deze link inzien en eventueel printen. Komt u er niet uit, dan staan wij voor u klaar om u hierbij te helpen.

2. Oorsprong: aangeven hoe het dossier binnen is gekomen
Bij het aanmaken van een dossier heeft u de mogelijkheid om de oorsprong van het dossier aan te geven. Met andere woorden, hoe dit dossier bij u is aangebracht. Dit kan bijvoorbeeld zijn via een (bepaalde) makelaar, via de website, via een telefonisch contact etc. Deze ‘aanbrengers’ kunt u zelf bepalen en aanpassen in beheer.

3. Bevragen registers vanuit documentoverzicht
Vanuit het overzicht van de gekoppelde partijen in een dossier kunt u kiezen voor ‘bevragen registers’ en direct alle recherches doen, zowel van de partijen als de gekoppelde registergoederen.

Deze bulkrecherche kan echter ook worden opgeroepen als u in het documentenoverzicht van een dossier zit. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op de ‘relatie – cliënt’. De optie ‘bevragen registers’ verschijnt en u kunt direct doorklikken naar het pop-up scherm om alle recherches uit te voeren.

4. Aanmaken folders binnen documentoverzicht
Het komt regelmatig voor, bijvoorbeeld in een boedeldossier, dat u heel veel onderhandse stukken in één dossier heeft. Dit kan op den duur onoverzichtelijk worden. Daarom biedt NEXTassyst de mogelijkheid om binnen (in dit voorbeeld) onderhandse stukken eigen folders aan te maken. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op onderhandse stukken. U kunt zoveel folders aanmaken als u zelf wilt. Dit geldt ook voor de andere documenttypen als notariële en diverse stukken.

5. #a kolom in dossierlijst
Via de sneltoets F11 of de knop ‘zoek’ binnen dossiers kunt u snel zoeken naar een dossier. NEXTassyst toont het resultaat hiervan onder het kopje ‘lijst’. Deze lijst toont per dossier de meest belangrijke informatie, waaronder de kolom ‘#a’. Deze kolom toont het aantal notariële stukken die in het betreffende dossier opgeslagen zijn. Er kan vervolgens op dat getal (aantal notariële stukken) worden geklikt om rechtstreeks naar het betreffende dossier te gaan naar het submenu Documenten

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.