Geplaatst op

Verslag Legal IT Talks – Telefonie integreren met juridische software

Donderdag 3 juni sprak Tom Jansen (Lexxyn Groep) met Dimmen Wesdijk (Helder Telecom & ICT) en Micha Cohen (Xelion) tijdens de negende editie van Legal IT Talks over de voordelen van het integreren van (juridische) software met een telefooncentrale zoals die van Xelion.

 

 

 

Harde en zachte voordelen
Het integreren van software en telefonie levert op meerdere vlakken voordelen op. Er zijn een aantal harde voordelen die zich laten vertalen tot een business case. Maar er zijn ook zachte voordelen die vooral op service gericht zijn. Dimmen: “Als je de telefonie- en softwaresystemen aan elkaar gaat koppelen, kun je als kantoor een stuk efficiënter werken. Omdat door de koppeling inkomende gesprekken herkend kunnen worden, laat het praktijkmanagementsysteem (PMS) bijvoorbeeld direct de juiste cliënt en lopende dossiers zien.

Je kunt daardoor ook de gespreksnotities direct op het juiste dossier invoeren. Daardoor kun je als kantoor enorm servicegericht en efficiënt werken omdat de cliënt veel sneller en persoonlijker te woord kan worden gestaan, ongeacht wie hij/zij spreekt. Maar ook uitgaande gesprekken zijn makkelijker op te starten, omdat als het nummer in het PMS staat, er direct vanuit de applicatie uitgebeld kan worden.”

De integratie is makkelijk terug te verdienen door de automatische tijdsregistratie en declaratie. Dimmen vervolgt: “De tijd die aan in- en uitgaande gesprekken wordt besteed wordt ook automatisch geregistreerd en kan direct op het juiste dossier gedeclareerd worden. Daardoor lekt er geen tijd meer weg aan de telefoon, op zowel vast als mobiel, omdat iedere minuut geregistreerd wordt door het systeem. Daar zit ook gelijk de business case. Als je hierdoor maar 5 minuten per maand extra declareert die anders weglekt, heb je de benodigde investering al terugverdiend.”

Bijna alles is te koppelen
Xelion onderscheid zich van andere systemen door haar open karakter op het gebied van koppelingen. Micha: “Toen wij Xelion begonnen zijn we uitgegaan van het feit dat telefonie maar een klein onderdeel van de hele keten van systemen is. Daarom is het belangrijk dat die systemen optimaal met elkaar samenwerken. Wij hebben een open API ontwikkeld waarmee eigenlijk iedere softwareleverancier integraties met ons platform kan maken. Dat maakt dat er voor nagenoeg ieder pakket wel een koppeling is, en is die er niet dan is die vaak wel gewoon te maken.”

Dimmen: “De integraties gaan trouwens verder dan alleen spraak. Omdat het platform van Xelion zo open is, kunnen we ook applicaties zoals WhatsApp, Teams of chat systemen op websites integreren. Gebruikers kunnen dan al die communicatie via het centrale Xelion systeem benaderen. Eén omgeving, voor alle kanalen dus.

Gespreksopnamen
Een belangrijke functionaliteit van de Xelion omgeving is de gespreksopname, die dankzij de integratie ook direct aan een dossier gekoppeld kan worden. Micha: “Naar wens kunnen gesprekken veilig en conform de AVG worden opgenomen en opgeslagen. Je kunt zelf bepalen welke gesprekken wel en niet worden opgenomen en hoe lang opnames bewaard moeten worden. Door de integratie met het praktijkmanagementsysteem is de tekst van de opname vervolgens ook weer makkelijk te transcriberen.”

Voorbeelden van integraties
Door het open karakter van het Xelion platform zijn er dus legio koppelingen te maken. Dimmen: “We hebben al vele koppelingen op de plank liggen, met softwarepakketten zowel binnen als buiten de Lexxyn Groep. Zo hebben we koppelingen met bijvoorbeeld NEXTmatters en NEXTassyst van NEXTlegal en CClaw van Clip Consultants. ”

In een korte videodemonstratie wordt getoond hoe zo’n integratie in de praktijk werkt, op basis van NEXTcall van NEXTlegal.

Andere communicatiekanalen integreren
Er is een hele marktplaats aan integraties beschikbaar bij Xelion. Micha: “We hebben natuurlijk veel meer integraties beschikbaar dan enkel die voor de juridische software. We hebben bijvoorbeeld ook een WhatsApp integratie. Daarmee kun je een WhatsApp button op je website toevoegen, gekoppeld aan een eigen telefoonnummer, en daarmee kan een klant WhatsAppen met het bedrijf. Die chats komen binnen op het Xelion platform, en een medewerker kan daar gelijk mee aan de slag.

Ook kunnen we een terugbelsysteem bieden waarbij iemand een terugbelverzoek op de site kan indienen, en de Xelion centrale zorgt dat intern weer wordt opgepakt. Hetzelfde geldt voor voor een chatfunctionaliteit die op een website kan worden geplaatst, en ook weer centraal via de Xelion omgeving intern kan worden opgepakt.

Ook hebben we een hele mooie integratie met Microsoft Teams. Daarbij wordt de Xelion omgeving gesynchroniseerd met het Microsoft 365 account en wordt informatie zoals adresboek en agenda gesynchroniseerd. Daardoor is in de Xelion omgeving gelijk te zien of een collega beschikbaar is, of dat hij/zij in een afspraak zit.

Ook kan men dus bellen of gebeld worden op het Xelion telefoonnummer, via de Teams applicatie. Dan hoeft men dus niet meer te switchen tussen allerlei verschillende programma’s of apparaten, maar is alles gestroomlijnd in Teams. Heel handig ook als mensen thuiswerken die bijvoorbeeld geen mobiel van de zaak hebben, of om naar deze collega’s door te verbinden.”

Vast en mobiel gebruik
Het Xelion platform laat gebruikers zelf kiezen hoe en waar ze werken. Dimmen: “De gebruiker krijgt door de Xelion heel vrijheid om zijn manier van communiceren te kiezen. Het maakt niet meer uit of je nou een bureautoestel, een mobiel of een laptop met softphone pakt, alle kanalen werken hetzelfde. De app van Xelion wil ik daarbij even uitlichten. Het mooie van die app is namelijk dat om te bellen, in tegenstelling tot bij veel andere telefonie apps, er gebruik wordt gemaakt van de zogenaamde native dialer. Gesprekken lopen dan niet via WiFi of data, maar via de normale telefoniefuncties. Dat geeft betere geluidskwaliteit en een stabielere verbinding.

En wat extra mooi is, de belkosten worden berekend op centraleniveau. Dus als iemand de Xelion app installeert op een privé toestel, dan nog worden de belkosten via de Xelion app aan het bedrijf toegerekend. Geen gedoe meer met declaraties van belkosten dus!”

In het slot van het webinar werden nog een aantal individuele koppelingen toegelicht en gaf Micha nog een demonstratie van de belangrijkste functionaliteiten van het Xelion platform.

Meer weten?
Wilt u meer weten over de Xelion telefonie oplossingen en over de integratiemogelijkheden? Neem dan contact op met Dimmen Wesdijk van Helder Telecom & ICT.

Geplaatst op

NEXTid – Sneller, veiliger en efficiënter werken!

Een van de belangrijke en verplichte taken van u als advocaat of notaris is om – onder andere in het kader van de WWFT – de identiteit van de cliënt te verifiëren. Maar hoe weet u of een identiteitsbewijs echt is? Dit is met het blote oog moeilijk vast te stellen.

Om u hierbij te helpen hebben NEXTlegal en RestPort Technologies de krachten gebundeld. Met NEXTid en de ID-scanner van Restport Technologies kunt u alle wereldwijd in omloop zijnde ID-documenten scannen, inspecteren, verifiëren en direct automatisch opslaan bij de juiste relatie in NEXTmatters/NEXTassyst. Met behulp van NEXTid kunt u dus sneller, veiliger en efficiënter werken.

Mobiele oplossing
Naast de fysieke scanner kunt u ook gebruik maken van de mobiele ID-scan oplossing voor uw smartphone. Met de app kunt u de ID-verificatie doen en met één druk op de knop stuurt u de gegevens – versleuteld – naar NEXTmatters of NEXTassyst en worden deze automatisch verwerkt. Zo kunt u ook buiten kantoor – waar u ook bent in de wereld – de identiteit van uw cliënt gemakkelijk en snel verifiëren.

Voordelen NEXTid

  • ID-bewijzen uit de hele wereld controleren
  • ALLE data blijft binnen uw eigen kantooromgeving
  • Gegevens worden automatisch verwerkt in NEXTmatters/NEXTassyst
  • U bepaalt zelf welke data u wel of niet wilt opslaan
  • Met de smartphone app kunt u ook op locatie gemakkelijk ID-bewijzen controleren

 

NEXTid demonstratie
Op dinsdag 6 juli om 16.00 uur geven wij een Webinar waarin we u laten zien hoe NEXTid werkt en hoe u gemakkelijk sneller, veiliger en efficiënter kunt werken. Daarnaast krijgt u als deelnemer als eerste de kans om gebruik te maken van deze mobiele oplossing! Schrijf u snel in voor dit Webinar via deze link. 

Geplaatst op

Het belang van digitale fitheid

In 2012 organiseerde de KNB het congres ‘De notaris in het digitale tijdperk’ en was ik als kandidaat notaris één van de deelnemers aan een discussie over het gebruik van Social Media. Eén van de andere sprekers tijdens dat congres, was Martijn Aslander: zelfbenoemd stand-up filosoof. Hij vertelde over de ongekende mogelijkheden van technologie en hoe we als mens beter, efficiënter, maar vooral slimmer kunnen werken.

Schermstress
Het is een aanrader om Martijn te volgen. Hij heeft zoals hij zelf zegt “zelden gelijk, maar meestal wel een punt”. Hij zet je aan het denken en stimuleert je om buiten de gebaande paden te gaan. Een paar weken geleden publiceerde Martijn een nieuwe blog waar ik door getriggerd werd. Een artikel over schermstress.

Iets waar wij als kenniswerkers allemaal regelmatig last van hebben. Zeker als u op een kantoor werkt waar men gebruik maakt van een best of breed oplossing, dan is de hoeveelheid aan applicaties eindeloos. Een applicatie voor DMS, voor urenschrijven, voor declareren, voor jurisprudentie etc. en daarnaast nog de Office applicaties, zoals Outlook en Word. Een woud aan toepassingen die u allemaal op dat ene beeldscherm moet gebruiken: schermstress!

Alles-in-een oplossing
Eén van de oplossingen hiervoor is het werken met een alles-in-een oplossing, zoals NEXTmatters. Een totaaloplossing waarin alle kernfunctionaliteiten zijn gebundeld.

Daardoor hoeft u niet te werken met tig schermen, maar kunt u de belangrijkste functionaliteiten zoals documentproductie, declareren en urenschrijven vanuit één helder overzicht gebruiken. Weg met de spreekwoordelijke bomen en minder schermstress.

Een ander groot voordeel van het gebruikmaken van een alles-in-een oplossing, is dat je data niet hoeft te copy-pasten van de ene naar de andere applicatie. Dit zorgt voor minder frustraties bij medewerkers, vermindert de kans op fouten en verhoogt de productiviteit.

Digitale fitheid
Een tweede manier om schermstress terug te dringen, is het werken aan digitale fitheid. Als het gaat om werken op een computer, dan verliezen we veel meer tijd dan we denken aan de interactie met de user-interface van de computer; het switchen tussen verschillende applicaties en overzichten.

Uit het onderzoek wat Martijn in zijn blog aanhaalt, blijkt dat hoe meer informatie we tegelijkertijd kunnen overzien, des te minder ons brein heen-en weer hoeft te schakelen en onze handen moet aansturen op muis- en toetsenbord bewegingen te maken. Voor professionals die vaak meer dan vier uur per dag achter een beeldscherm zitten, scheelt dit aanzienlijk.

Eén van de redenen dat wij bij NEXTlegal vaak met twee of zelfs drie schermen werken. Het zorgt ervoor dat we meer overzicht hebben en daardoor minder tijd en energie kwijt zijn aan het schakelen tussen verschillende schermen en applicatie.

Investeren
De tip van Martijn is dan ook: “Het belangrijkste dat werkgevers zich moeten realiseren is dat hun medewerkers kennis- en informatiewerkers zijn. En dat hun gereedschap bepalend is voor de kwaliteit en de kwantiteit van hun output. En dat een investering van een paar honderd euro per werknemer zich heel snel terugbetaald.”

Uit ervaringen kunnen wij ons alleen maar aansluiten bij deze tip van Martijn: zorg dat medewerkers met een groot scherm, of met twee schermen kunnen werken, zodat ze meer overzicht en dus minder schermstress hebben.

Kunnen we u helpen?
Kunnen we u helpen bij het verbeteren van de digitale fitheid van uw kantoor? Bijvoorbeeld met onze alles-in-een-oplossingen NEXTmatters (advocatuur) en NEXTassyst (notariaat) of met het verbeteren van digitale vaardigheden? Laat het ons weten. Wij helpen graag!

Gertjan de Gans