Geplaatst op

Tips & trucs 03

Tips en trucs deel 3 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht.

Koppeling met het Kadaster
Dankzij de geïntegreerde koppeling met het Kadaster kunt u kadastrale recherches volledig geïntegreerd uitvoeren in NEXTmatters.

Met één druk op de knop kunnen de volgende berichten worden opgehaald in een dossier van NEXTmatters:

  • Kadastraal bericht;
  • Hypothecair bericht;
  • Kadastrale kaart;
  • Koopsommen overzicht;
  • Alle brondocumenten HYP3 en HYP4.

Deze berichten worden automatisch opgeslagen in uw dossier en registergoed administratie. Neem contact met ons op indien u van deze koppeling in NEXTmatters gebruik wilt gaan maken.

Meerdere documenten selecteren met behulp van CTRL of SHIFT toets
In de ‘Document Manager’ van een dossier is het mogelijk om meerdere documenten tegelijk te openen en/of verwijderen. Het selecteren van meerdere documenten doet u gemakkelijk door gebruik te maken van de CTRL of SHIFT toets en vervolgens de desbetreffende documenten aan te klikken. Dit is een vergelijkbare werkwijze als in Windows. Daarnaast is het mogelijk om van meerdere documenten een interne link te versturen of te kopiëren. Klik hiervoor bovenin de balk op de optieknop.

Vertrouwelijke dossiers
Met behulp van de functie ‘Vertrouwelijk dossier’ kunt een dossier in NEXTmatters alleen toegankelijk maken voor een bepaalde groep medewerkers. Dit is met name bedoeld voor dossiers waar vertrouwelijke informatie in staat die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.

Een dossier als vertrouwelijk aanmerken, doet u vanuit het desbetreffende dossier. Kies hier voor de menuoptie ‘Extra’ en vervolgens op ‘Instellen vertrouwelijk dossier’. In het pop-up scherm kunt u dit dossier instellen als vertrouwelijk en aangeven welke medewerkers of welke groep medewerkers toegang moet krijgen tot dit dossier. Deze groep/medewerker wordt vervolgens geautoriseerd. Deze autorisatie kan achteraf altijd worden aangepast of worden ingetrokken. De VFE van een dossier heeft altijd toegang tot het dossier.

Medewerkers die geen toegang hebben tot dit vertrouwelijke dossier kunnen dit dossier niet vinden in NEXTmatters.

Engelse versie van NEXTmatters
NEXTmatters is naast Nederlandstalig ook in het Engels te gebruiken. Alle Nederlandse teksten in NEXTmatters zijn vertaald naar het Engels. Dit kan per medewerker ingesteld worden in de module ‘P&O’ onder ‘Privileges’ / ‘Taal’. Na het wijzigen van deze instelling moet NEXTmatters opnieuw opgestart worden om desbetreffende taal te activeren.

Naam e-mail wijzigen in NEXTmatters
Bij het opslaan van e-mail d.m.v. slepen naar NEXTmatters is het mogelijk om de naam van de e-mail aan te passen (veld ‘Opslaan als’). Het is ook achteraf mogelijk om de naam van een opgeslagen e-mail aan te passen in NEXTmatters. Selecteer de desbetreffende e-mail in de ‘Document Manager’ van het dossier. Onder in het scherm wordt een preview getoond van de e-mail en hier staat ook de naam van de e-mail in de balk. Klik op de naam van de e-mail in de balk en pas deze aan naar de gewenste naam Zo kan de e-mail later eenvoudig teruggevonden worden.

Alternatief is om via rechtermuisklik / ‘Eigenschappen’ de naam van de e-mail aan te passen.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 03

Tips&trucs deel 3 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel drie van deze reeks vindt u tips over:

1. Objectlijst rechthebbende
2. Bijlage slepen naar bijlageveld bij het sturen van een email uit NEXTassyst
3. Backoffice medewerker/vestiging
4. Engelse versie van NEXTassyst
5. Privilege ‘Repertorium’ uitgebreid met de optie ‘Geen beheer’

1. Objectlijst rechthebbende
Voor het aanmaken van een registergoed in NEXTassyst kunt u onder andere kiezen om deze aan te maken via de objectlijst rechthebbende van het Kadaster. Dit is een lijst van alle objecten die van één bepaald persoon bij het Kadaster geregistreerd staan.

Deze objectlijst rechthebbende kan zowel op dossierniveau (bij het aanmaken van een registergoed in een dossier) of op relatieniveau worden opgevraagd (relatie|registers|kadaster|objectlijst rechthebbende). Op grond van de bekende gegevens welke zijn ingevoerd in de relatiekaart zal het zoekscherm gevuld worden. De objectlijst wordt vervolgens automatisch opgeslagen bij de desbetreffende relatie onder ‘Digitaal’.

Een eerder opgevraagde objectlijst rechthebbende van een relatie wordt getoond op het moment dat in een dossier een objectlijst rechthebbende wordt opgevraagd waar de betreffende relatie als partij aan is gekoppeld. Deze hoeft dus niet tweemaal te worden opgevraagd.

2. Bijlage slepen naar bijlageveld in email sturen NEXTassyst
Indien u vanuit NEXTassyst een email gaat sturen naar een cliënt kunt u een bijlage toevoegen. Het kan voorkomen dat u een andere bijlage wil toevoegen dan dat er in het betreffende dossier staat. Deze hoeft u niet helemaal via de knoppen op te zoeken maar kunt u gemakkelijk toevoegen door het bestand naar het bijlageveld te slepen.

3. Backoffice medewerker/vestiging
NEXTassyst biedt u als kantoor de mogelijkheid om personen of een vestiging aan te merken als backoffice.

Personen als ‘backoffice’ aanmerken
U kunt onder privileges in P&O een medewerker aanmerken als ‘backoffice’. Deze functie kan worden gebruikt als u samenwerkt met backoffice organisaties zoals de Nationale Notaris. Als de medewerker is aangemerkt als ‘backoffice’, dan wordt er voor gezorgd dat die medewerker alleen die dossiers kan zien waar hij/zij als behandelaar aan is gekoppeld. De overige dossiers en gerelateerde zaken (repertorium enzovoorts) worden dan niet getoond.

Vestiging aanmerken als ‘backoffice vestiging’.
In NEXTassyst kunt u werken met meerdere vestigingen. NEXTassyst biedt de mogelijkheid om een hele vestiging aan te merken als ‘backoffice’. Het principe is hetzelfde als bij het aanmerken van een medewerker als backoffice. Alle medewerkers die gekoppeld zijn aan deze ‘backoffice vestiging’ kunnen alleen de dossiers zien die horen bij deze vestiging. Alle zaken die aan de andere vestiging(en) is/zijn gekoppeld zijn voor deze medewerkers niet zichtbaar.

4. Engelse versie van NEXTassyst
NEXTassyst is naast Nederlandstalig ook in het Engels te gebruiken. Alle Nederlandse teksten in NEXTassyst zijn vertaald naar het Engels. Dit kan per medewerker ingesteld worden in P&O onder privileges – taal. Na het wijzigen van de taalcode moet NEXTassyst opnieuw opgestart worden om de wijziging te activeren.

5. Privilege ‘Repertorium’ uitgebreid met de optie ‘Geen beheer’
In P&O kan onder privileges gekozen worden of een medewerker bevoegd is om repertoriumgegevens in te voeren en te wijzigen. Dit wordt geactiveerd door het vinkje ‘repertorium’ aan te zetten. Deze functie is nu uitgebreid met de mogelijkheid om ‘geen beheer’ in te stellen.

Indien deze is geactiveerd in P&O dan kan de medewerker niet via “Beheer” in het desbetreffende repertorium (zoals het niet mogen wijzigen van een repertoriumnummer of het aanpassen van een teller) zaken aanpassen.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.