Nog minder dan twee maanden en dan zit het veelbewogen jaar 2020 er alweer op. Hoogste tijd om u bij te praten over de nieuwste NEXTlegal ontwikkelingen. Veel leesplezier gewenst!
Nieuws voor het advocatuur leest u hier.
Nieuws voor het notariaat leest u hier.
Sdu Notaflow en NEXTlegal hebben de handen ineengeslagen om samen notarissen verder te ontzorgen in hun bedrijfsvoering op administratief, digitaal en automatiseringsvlak. De softwareaanbieders willen notarissen repeterend werk uit handen nemen, zodat zij meer tijd over houden voor bijvoorbeeld de advisering van cliënten. “De digitalisering neemt een vlucht dankzij het thuiswerken in coronatijd. De markt vraagt steeds meer om slimme oplossingen.”
De samenwerking tussen Sdu Notaflow en NEXTlegal komt voort uit een gedeelde visie om het notariaat en de advocatuur praktische oplossingen te bieden. “Bij NEXTlegal zijn we hier dagelijks mee bezig. We bieden alles-in-één oplossingen voor notarissen, advocaten en bedrijfsjuristen”, vertelt directeur Martin Duijs. Zijn bedrijf is voortgekomen vanuit de wens van gebruikers om betere ondersteuning te krijgen van softwarepakketten. “Gebruikers werden gillend gek, omdat hun software met een veel te administratieve of juist technische bril was ontworpen en nergens rekening hield met de dagelijkse praktijk van de eindgebruiker.
Precies dat doen wij anders. Onze producten zijn ontworpen vanuit de gebruiker. Met NEXXIE, onze digitale butler, als het ultieme product. Een slimme, digitale assistent die met je meedenkt over taken die bij je dagplanning komen kijken. NEXXIE is de stip op de horizon qua softwareontwikkeling en is nog in ontwikkeling. Met de introductie van NEXTassyst NG komend jaar leggen wij de basis voor de verdere ontwikkeling hiervan.”
Notaflow
Ook Notaflow van Sdu is gericht op slimme bedrijfsvoering en praktische oplossingen. Het product is sinds 2019 op de markt en kende een vliegende start. De Sdu-workflow oplossing biedt notarissen intelligente modellen voor het personen- en familierecht, ondernemingsrecht en vastgoedrecht. “Het gaat om alle actuele, meest gebruikte modellen voor in het eigen notarieel softwaresysteem. De tool is gekoppeld aan het automatiseringssysteem van een notaris. Hierdoor heb je geen geswitcht tussen schermen meer en kan je direct je data uit je dossier in de modellen (her)gebruiken”, zegt Ebbo Haantjes, director Legal Services van Sdu.
“Dat switchen tussen schermen is een grote ergernis binnen notariskantoren”, weet Martin Duijs. “Groot voordeel is dat Notaflow geïntegreerd wordt in onze nieuwste software die we vanaf januari 2021 op de markt brengen. Vanuit hun vertrouwde werkomgeving kunnen ze ook met Notaflow werken. Een groot voordeel van deze software.”
Noodzakelijke aanvulling
NEXTlegal-directeur Duijs ziet Notaflow als een noodzakelijke aanvulling op de eigen softwarepakketten. “Onze software biedt notarissen in principe alles wat zij nodig hebben om hun bedrijf goed te kunnen runnen. Alleen op het vlak van juridische kennis en inhoud hebben we Sdu Notaflow nodig. Daar zitten immers de experts met up-to-date kennis. Ik zeg altijd tegen mijn consultants: ook al ben je een ex-notaris; Je kunt over de inhoud met onze klanten meepraten, maar inhoudelijk advies geven, mag je van mij niet.
De inhoud en software schuren steeds meer tegen elkaar aan. Je wilt slimme software leveren, maar kan niet zonder experts die alles up-to-date houden. Daarom vind ik die inhoudelijke kennis en kunde vanuit Sdu Legal zo fijn.”
Volgens Ebbo Haantjes profiteert vooral de notaris zelf van de integratie van Notaflow met NEXTlegal: “Nederland telt circa 770 notariskantoren, waaronder 550 eenpitters. Voor hen is Notaflow echt een oplossing om juridische kennis in huis te halen. Wij bieden alle denkbare modellen compleet aan, dus naast de akte ook de onderhandse stukken, vertalingen en toelichtingen voor de cliënt. Precies waar de beroepsgroep behoefte aan heeft.” Martin Duijs bevestigt dit “Op dit vlak is Notaflow zeer sterk. Het biedt een basis waarop ik als gebruiker nagenoeg blind kan vertrouwen”.
Samenwerking
De samenwerking tussen Sdu Legal en NEXTlegal vormt volgens de heren ‘een opstap naar hopelijk meer mooie diensten’. “We kunnen de beroepsgroep optimaal ontzorgen als we elkaar versterken. We onderzoeken dan ook hoe we de Sdu- content, zoals OpMaat Notariaat en Notamail, en de software van NEXTlegal optimaal kunnen integreren en welke behoeften notarissen nog meer hebben. Dan hoeven ze niet meer fysiek naar de bieb voor alle laatste jurisprudentie, maar zit het op een plaats direct in hun notariële softwaresysteem. Dat zijn enorme ontwikkelingen voor het notariaat.”
De markt beweegt
De ontwikkelingen op softwaregebied gaan hard. Beide ondernemers zien notarissen steeds meer meebewegen met de markt. Martin Duijs: “Notarissen zijn van oudsher behoudend. Ik kom zelf uit de notariaat en herinner me nog hoe mijn eigen notaris zwoer bij teksten op papier. Hij wilde niets weten van online teksten. Dat ging zover dat zelfs elke mail uitgeprint moest worden.
Hoe anders is dat nu. De jonge generatie omarmt de digitale werkwijze en denkt veel meer als ondernemer en in termen van efficiency en slimmer werken. Hij zegt tegen zijn cliënten: Waar wil je dat ik je akte onderteken? Bij je thuis of op Texel? Zo flexibel is het voortaan. Wat efficiënter kan, wil hij efficiënter. Dit willen we verder doorvoeren naar eindgebruiker: ons cliëntenportaal is in dat opzicht ook bijzonder handig. Je kunt precies zien wie wat gelezen heeft. En je zaken regel je eenvoudig online. Digitale dienstverlening wordt steeds makkelijker geaccepteerd. De notaris ontdekt dat zeker ook.”
Digitale dienstverlening
De heren hopen dat het notariaat nog innovatiever wordt, waarbij notarissen meer de ruimte nemen om echt ondernemer te zijn in plaats van ‘akte-machine’. “Automatisering helpt notarissen enorm in hun bedrijfsvoering. Zij kunnen hierdoor veel meer focussen op advisering en alle andere leuke zaken van hun vak. De moderne notaris moet een ondernemer zijn en uniek zijn in zijn of haar dienstverlening, zo wordt hij of zij dan echt gezien als een meerwaarde door de cliënt in plaats van een verplichting die door de wet wordt voorgeschreven.”
Ebbo vult aan: “Samen met NEXTlegal willen we kijken wat notarissen nodig hebben om als juridisch poortwachter en ondernemer optimaal te kunnen werken. Innoveren is daar hoe dan ook voor nodig. Onze samenwerking biedt hiervoor vele mogelijkheden.”
Binnenkort legt NEXTlegal met NEXTmatters NG hét fundament voor de verdere ontwikkeling van NEXXIE: de digitale butler van de advocaat.
Toekomst
Web- en Cloud-gebaseerde applicaties hebben de toekomst. De huidige applicaties van NEXTlegal (NEXTmatters en NEXTassyst) zijn state-of-the-art en voldoen aan alle technische eisen. Het hard- en softwarelandschap verandert echter in een rap tempo. De huidige softwareoplossingen zullen dan ook in de toekomst niet meer breed ondersteund worden.
NEXTmatters NG
Dit realiseren we ons bij NEXTlegal maar al te goed en daarom hebben wij met NEXTmatters NG de eerste stap gezet richting de ontwikkeling van NEXXIE: de zelfdenkende digitale butler van de advocaat.
NEXTmatters NG bevat onder andere substantiële verbeteringen op het vlak van digitaal samenwerken, Microsoft Office integraties en het digitaal ondertekenen van documenten. Wij lichten graag een tipje van de sluier op:
Al jaren is er de mogelijkheid om de gegevens tussen Outlook en NEXTmatters uit te wisselen. NEXTlegal zet nu de volgende grote stap. Hoe fijn zou het zijn als Outlook “weet” wat u in NEXTmatters aan het doen bent en daarop anticipeert?
Denk bijvoorbeeld aan het direct vanuit Outlook uren schrijven, geautomatiseerd opstellen van berichten, automatische en correcte archivering of het vanuit Outlook direct toevoegen van bijlagen uit een dossier? Met NEXTmatters NG wordt dit realiteit.
In NEXTmatters NG zijn de vele overzichten zelf aanpasbaar. Zo kunt u als gebruiker zelf bepalen welke kolommen u wél en niet wilt zien en in welke volgorde. Daarnaast kunt u op veel meer plaatsen eenvoudig zoeken zodat u gemakkelijk dat ene bericht, dat ene document of die ene persoon kunt terugvinden.
Naast nieuwe en verbeterde functionaliteiten heeft NEXTmatters NG ook qua look and feel een update gekregen. NEXTmatters NG oogt modern en sluit goed aan op hetgeen u ziet in MS Office. Dat geeft rust en overzichtelijkheid.
Bovenstaande zijn slechts een paar vernieuwingen waar u straks in NEXTmatters NG gebruik van kunt maken. Wij kunnen niet wachten om u kennis te laten maken met deze krachtige opvolger van NEXTmatters.
Op de hoogte houden
Uiteraard houden we u op de hoogte van ontwikkelingen de komende tijd. Wilt u daar niet op wachten en bent u benieuwd hoe u zelf met NEXTmatters NG de volgende stap kunt maken? Bel (088 20 34 310) of mail dan mijn collega Wilma.
Martin Duijs
Veel kantoren sturen hun facturen tegenwoordig niet meer op papier maar digitaal, bijvoorbeeld via de e-billing module vanuit FORTUNA. Uw klant ontvangt een pdf met daarin een digitale versie van de nota. Geen rocket science maar wel veel sneller en goedkoper. U hoeft immers geen postzegel te plakken en de factuur is dezelfde dag nog bij de klant.
Vanaf FORTUNA 10.09 gaan we met behulp van het toevoegen van een UBL bestand een stap verder in het digitaliseren en automatiseren van facturering. Met een UBL bestand kan uw klant de factuur in zijn geheel inlezen in zijn boekhoudpakket. Dit bespaart u en uw klant tijd en geld.
Wat is UBL en wat kan ik er mee?
UBL staat voor Universal Business Language en is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het is een XML bestand die speciaal is uitgedacht voor facturen. In het XML-bestand staan de regels van de factuur gecodeerd. U kunt hierbij denken aan honorariumregels, verschotten, kantoorkosten en de btw.
Deze UBL bestanden zijn bij uitstek geschikt voor zakelijke klanten. De klant leest eenmalig uw factuur in zijn boekhoudsoftware in en stelt per factuurregel in op welke grootboekrekening dit geboekt moet worden. De volgende factuur die de klant van u ontvangt wordt dan automatisch verwerkt in de boekhouding.
UBL activeren
Het meesturen van een UBL bestand is mogelijk vanaf FORTUNA versie 10.09. Deze versie is op korte termijn voor u beschikbaar. Deze nieuwe feature moet nog wel worden ingericht. Daarnaast kunt u per klant kiezen of u de UBL mogelijkheid activeert. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het administratieprogramma van uw klant nog geen UBL bestanden kan lezen.
Wilt u gebruik maken van deze nieuwe feature, dan kan onze supportafdeling u hierbij helpen. Via deze link stuurt u hen direct een email. U kunt natuurlijk ook bellen naar 088 20 34 310.
Naast het meesturen van UBL bestanden bij uw facturatie bevat FORTUNA 10.09 nog veel meer nieuwe en verbeterde functionaliteiten. Houd u mailbox in de gaten voor de praktische informatie en de releasenotes!
iDEAL
Voor particuliere klanten is onze iDEAL oplossing een welkome aanvulling op uw facturatieproces. Uit onderzoek komt naar boven dat de inzet van iDEAL betaalmogelijkheden ervoor zorgt dat klanten vele malen eerder overgaan tot het voldoen van de facturen dan wanneer een factuur zonder iDEAL betaallink wordt verzonden.
Van particuliere klanten betaalt bijna 40% de factuur nog dezelfde dag en voor klanten uit het MKB segment betreft dit bijna 25%. Ter vergelijking: van facturen die geen iDEAL betaallink bevatten wordt nog geen 5% binnen één dag betaald.
Mogelijkheden FORTUNA
Met FORTUNA kunt u uw digitale facturen sturen inclusief iDEAL link en zo profiteren van snellere betaling. De link wordt toegevoegd aan de factuur en bevat direct het juiste bedrag en het debiteur- en factuurnummer. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger niets handmatig in hoeft te voeren, wat fouten voorkomt, en de ontvangst altijd correct geboekt wordt.
Wilt u ook gebruiken maken van het versturen van digitale facturen inclusief iDEAL link? Wij helpen u graag om FORTUNA hiervoor in te richten. Neem direct contact op met een van onze supportafdeling en profiteer ook van deze iDEAL mogelijkheid.
Mark van de Donk
Taco van Bennekom is consultant bij NEXTlegal, waar hij notariskantoren ondersteunt. Niet vreemd, want ooit was Taco zelf op weg naar de functie van notaris. Hij werkte lang als kandidaat-notaris voordat hij zich realiseerde dat dit niet de juiste weg was. Zijn hart lag elders. Maar waar? We spraken met hem.“Na mijn rechtenstudie was ik zes jaar kandidaat-notaris toen ik me realiseerde dat dit niet mijn tak van sport was. Het ging te veel over de regels, gepruts met punten en komma’s. Ik had er het geduld niet voor. De notaris waar ik toen werkte was degene die zei: “Taco, dit is niks voor jou. Ga maar wat anders zoeken.” Tja, wat moest ik toen? Ik heb bij een bank gesolliciteerd, en bij een accountantskantoor. Op een gegeven moment had ik gesprekken met een recruitmentbureau. Twee uur zitten praten en daar kwam naar boven dat bij al die werkgevers, telkens als er iets met de computer stuk ging, iedereen riep: “Taco, help!”
Een van die adviseurs heeft me toen in contact gebracht met Ben van Hengstum van NEXTlegal, wat toen nog Devoon was. Die zei na ons gesprek meteen: “Ik heb op het moment eigenlijk niemand nodig, maar ik laat je toch niet meer gaan.” Zo kwam ik in 2013 hier in dienst.
Wat is er leuk aan het werk?
Oh, verschrikkelijk veel. Ten eerste het contact met de mensen. Dat is veel persoonlijker dan dat ze me alleen zien als een IT’ertje. Vanmorgen belt nog een klant die zegt: “Die televisieserie die je me hebt aangeraden is echt fantastisch!” Die klant is net als ik een Science Fiction-fan, dus hebben we het niet alleen over NEXTassyst, maar ook over Star Trek.
Wat ook tof is: als iemand een issue heeft. Bijvoorbeeld een bepaalde handeling die je continu moet herhalen. Dat lijkt op werk en zoals iedereen weet die mij spreekt: Ik hou niet van werken. Dus gaan we kijken of we dat kunnen automatiseren. Daarmee kun je het leven van de notaris en de andere medewerkers een stuk aangenamer maken. En ten derde is er de uitdaging van het zoeken van een oplossing voor complexe problemen. Dat is soms echt puzzelen.
Dus je hebt verstand van automatisering?
Nee, dat zou ik niet zo zeggen. Het is niet mijn streven om alles te snappen. In tegendeel, ik doe mijn best om géén IT’er te worden. Juist doordat ik een veredelde gebruiker ben, blijf ik waardevol voor de klanten. Ik begrijp waar zij mee zitten. Mede daarom probeer ik ook bij te blijven in de ontwikkelingen op de werkvloer. Ik hou een vinger aan de pols zodat ik weet wat er gebeurt.
Neem bijvoorbeeld het tijdstip van 15.00 uur. Als een notaris om kwart voor drie belt met een probleem rond Web-Elan, kun je niet zeggen: “Ik bel straks wel even terug.” Drie uur is een heilige deadline. De getekende akte moet uiterlijk dan zijn ingediend bij het Kadaster. Dus moet het probleem vóór die tijd zijn opgelost. Mijn grote schrikbeeld is dat ik niet meer snap wat er op de werkvloer gebeurt.
OK, je wilt geen IT’er worden. Hoe zie je dan je carrière?
Ik hou niet van het woord carrière. Dat heeft met werken te maken en wat ik doe is geen werk. Zo voelt het niet. Als ik het fysiek volhou, wil ik dit blijven doen tot mij dood.
Fysiek?
Ja, het voelt niet als werk, maar het kan wel zwaar zijn. Bijvoorbeeld training en begeleiding geven is intensief, dat kost veel energie. Daar moet je ‘s-avonds echt wel even van afschakelen. Even rustig op de bank hangen (met een serie of iets dergelijks). Ik zou dan ook niet alleen dat kunnen doen. Maar er is afwisseling genoeg.
Één dag in de week heb ik telefoondienst. Vragen beantwoorden, support verlenen. Een deel van de tijd besteed ik ook aan het intelligent maken van modellen. En dan is er nog het overleg met externe partners, zoals met de KNB en het kadaster. Bijvoorbeeld sparren over een mogelijke slimme koppeling. Mijn rol is dan die van kenner van de praktijk.
Zijn er ook minder leuke kanten?
Soms is er de frustratie dat iets niet lukt. Bijvoorbeeld een melding die je niet 1,2,3 kunt oplossen. Dan moet je verder zoeken, kijken wat je moet doen om iets stuk te maken, om het probleem te reproduceren. Oh, en ook minder leuk is als ik een probleem van de klant bij de ontwikkelaars neerleg en dat het probleem op dat moment niet de hoogste prioriteit heeft. Ik snap het wel, maar de pijn van de klant is mijn pijn, en ik wil dan dat iedereen dat zo voelt. Ach, misschien ben ik daarin ook wel te klantvriendelijk.
Misschien het probleem van de persoonlijke relatie?
Zou kunnen. Weet je, als een nieuwe klant binnen komt, zit die in een proces van verandering. Hij stapt over op een nieuw systeem. Een fantastisch systeem, maar het is toch een kwetsbaar moment, met veel onzekerheid voor alle betrokkenen. Ik probeer ze dan mee te nemen en ze te laten zien hoe tof het is.
Wij verkopen geen software, wij verkondigen het evangelie. We geloven daadwerkelijk in wat we doen. Wij gaan je helpen, we laten je niet in de steek. Het pakket is het pakket, maar de mensen maken het verschil. Als je die drive niet hebt, dan red je het niet bij NEXTlegal.
‘Evangelie’ klinkt wel erg zwaar
Nou ja, ik overdrijf misschien een beetje. Waar het op neer komt, is dat het allertofste van werken bij NEXTlegal is dat je een relatie opbouwt met de klant. Je bent echt een partner die het leven van de notaris prettiger maakt. Ik weet ook van heel veel klanten wat ze leuk vinden, zodat we ook over iets anders kunnen praten dan het vak. Ik ben daarom ook heel open, deel graag wie ik ben en wat mij boeit, zoals films en Sci-Fi. Die band, dat is het tofste.
Nou ben ik toch nieuwsgierig naar die televisieserie
The Boys op Amazon Prime. Echt top!
Hulp op afstand