Geplaatst op

NEXTportal tips & trucs

NEXTportal tips&trucs deel 1 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over de NEXTportal

Met de NEXTportal heeft de cliënt 24/7 inzage in haar dossiers. Alle concepten, afschriften, correspondentie en afrekeningen zijn eenvoudig te raadplegen. Hiermee kunt u enerzijds voldoen aan de kritische verwachtingen van de hedendaagse cliënt en anderzijds op een AVG-proof wijze communiceren met uw cliënt: simpel, veilig en efficiënt.

De NEXTportal wordt continu doorontwikkeld. In deze NEXTportal tips&trucs special houden we u op de hoogte van nieuwe functionaliteiten en bestaande functionaliteiten die u wellicht nog niet kent. In dit eerste deel vindt u tips over:

1.    Home – dossier online uitgebreid
2.    Relatie gerelateerde documenten publiceren
3.    Gebruik aktegeneratorcodes in de NEXTportal
4.    Standaard tekstfragmenten bij verzoek om stukken
5.    Meer inzicht in gebruik NEXTportal door cliënt

1. Home – dossier online uitgebreid
De functionaliteiten op Home | dossier online zijn flink uitgebreid. Hier ziet u een overzicht van alle binnengekomen formulieren en andere geüploade stukken zoals legitimatiebewijzen en dergelijke. Deze kunt u met één druk op de knop opslaan in het desbetreffende dossier of bij de relatie.

Home | dossier online is daarnaast uitgebreid met de optie ‘ongelezen documenten’. Als u hier op klikt krijgt u een overzicht van alle documenten die zijn gepubliceerd op de NEXTportal maar die nog niet zijn geopend door de cliënt. U kunt zien om welk document het gaat en doorklikken naar het desbetreffende dossier maar u heeft hier ook de mogelijkheid om een herinnering naar de cliënt te sturen. De cliënt krijgt vervolgens een reminder dat er een document klaar staat in zijn of haar portal die nog niet gelezen is.

2. Relatie gerelateerde documenten publiceren
Naast het publiceren van documenten in de NEXTportal die afkomstig zijn uit een dossier is het ook mogelijk om relatie gerelateerde documenten te publiceren. Dit doet u door in het documenten overzicht van het dossier (Dossiers | documenten) te klikken op ‘relatie-cliënt’.

Hier ziet u het overzicht van alle documenten die zijn opgeslagen onder de cliëntkaart. U klikt op de rechtermuisknop en dan op publiceren. U kunt het document eventueel nog omzetten naar PDF met sjabloon en vervolgens wordt het document gepubliceerd in de NEXTportal omgeving van de cliënt.

3. Gebruik aktegeneratorcodes in de NEXTportal
De aktegeneratorcodes werken in hoofdlijnen hetzelfde als in de overige documenten.
Waar bijvoorbeeld bij een $DIALOOG er een maximum zit in het aantal veldinvoer vragen en Ja/Nee vragen, kan deze in de NEXTportal uitgebreider gebruikt worden.

Naast Veldinvoer en Ja/Nee vragen is het ook mogelijk tekstinvoer vragen te stellen (ofwel het antwoord kan uitgebreider zijn). Het invoerscherm van het antwoord kan vergroot worden.

Het aantal combinaties van het bovenstaande is onbeperkt. Hou er echter wel rekening mee dat het nog wel leesbaar moet zijn voor uw klant. Per vraagstelling kan ook een ‘info’ toegevoegd worden.
Zie voor nadere uitleg de documentatie in NEXTassyst (F1) onder het kopje ‘Volledige documentatie’ | NEXTportal.

4. Standaard tekstfragmenten bij verzoek om stukken 
U kunt de cliënt de mogelijkheid geven om zelf stukken te uploaden naar de NEXTportal. Zo kunnen cliënten bijvoorbeeld zelf een kopie legitimatiebewijs uploaden. Dit doet u door middel van een ‘verzoek om stukken’.

Bij een verzoek om een stukken wordt een begeleidende tekst meegestuurd. Dit wordt een ‘tekstfragment’ genoemd. Deze tekstfragmenten kunt u zelf maken en aanpassen. U kunt dus een lijst maken met verschillende standaard teksten om mee te sturen. Het standaard tekstfragment wat u kiest bij een verzoek om stukken kunt u altijd per keer ook nog handmatig aanpassen indien gewenst.

5. Meer inzicht in gebruik NEXTportal door cliënt
Als u een partij (cliënt) heeft geautoriseerd voor een dossier in de NEXTportal dan ziet u deze terug onder Dossier | Documenten | Dossier Online | optie Autoriseren | tabblad ‘Geautoriseerde partijen’. Als u vervolgens klikt op het bewerk icoon   dan krijgt u een overzicht met accountinformatie.

Hier kunt u bijvoorbeeld zien wanneer het account voor de NEXTportal is aangemaakt, wanneer er voor het laatst is ingelogd, of er al een wachtwoord is aangemaakt enzovoort. Hier kunt u eventueel ook zaken aanpassen zoals het veranderen van het emailadres. U kunt het account op inactief zetten en deblokkeren op het moment dat de cliënt te vaak met verkeerde inloggegevens heeft ingelogd.

Tot slot ziet u ook wat de laatste vijf notificaties zijn geweest. Met behulp van dit overzicht heeft u dus inzicht in hoe de cliënt de NEXTportal gebruikt.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze NEXTportal tips&trucs vragen of wilt u als kantoor gebruik gaan maken van de NEXTportal? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Geplaatst op

3 financiële tools die u tijd en geld besparen

Onze financieel consultants helpen graag als het even niet lukt om een nota van afrekening te krijgen zoals je ‘m hebben wilt, als je een verschil in het bankboek hebt of als een rapport niet loopt zoals het zou moeten. Gelukkig lopen de financiële processen op de meeste kantoren als een zonnetje. Tijd voor de volgende stap! De techniek snelt immers voort en eenieder kan gebruik maken van de slimme oplossingen die we kunnen bieden.

NEXTscan&herken
Het inboeken van inkoopfacturen is een saai werkje, maar het moet gedaan worden. Dat klusje kunnen we aanzienlijk vergemakkelijken door facturen met behulp van kunstmatige intelligentie automatisch te laten herkennen en boekingsvoorstellen aan te bieden. Het doorboeken naar de administratie is dan nog een kwestie van een spreekwoordelijke druk op de knop. Wil je eerst een autorisatie procedure doorlopen en dan pas boeken en betalen? Dat kan natuurlijk ook! Na boeken maakt u automatische betalingsvoorstellen die in de bank worden ingelezen. Veel eenvoudiger kan het niet. Neem gerust even contact met ons op om NEXTscan&herken te activeren!

Uitboekingen via SEPA
Het omzetten van een nota van afrekening naar uitboekingen van derdengelden is een secuur werkje, maar uiteindelijk is het niet meer dan het intoetsen van bedragen, omschrijvingen en rekeningnummers. Allemaal gegevens die u al in NEXTassyst heeft staan. Dan lijkt het uitboeken van gelden ineens dubbel werk. Daar hebben we wat op gevonden. Vanuit het dossier kunt u na controle vlot een SEPA bestand maken om de overboekingen in een keer in de bank in te lezen. Pure winst. Wilt u weten hoe het werkt? Kijk dan in de beschikbare documentatie, of neem contact met ons op voor een consult.

NEXTcontroller
Niemand zou Max Verstappen met een blinddoek voor het circuit op sturen. Een coureur moet zien waar hij mee bezig is! De NEXTcontroller biedt een groot aantal rapportages en analyses die kantoren een beter inzicht bieden in de stand van zaken van het kantoor. Wie draagt wat bij aan de omzet, welke partijen zijn voor mij belangrijk en hoeveel tijd besteed ik eigenlijk aan een akte? Waar laat ik omzet liggen en waar verdien ik juist meer dan verwacht?

De antwoorden op deze vragen en nog veel, veel meer wordt geboden door de slimme rapporten die de NEXTcontroller biedt. Wilt u sparren met een ondernemer/specialist, neem dan contact met ons op voor een consult dat blinddoeken als sneeuw voor de zon doet verdwijnen.