Maand: februari 2024

Bij NEXTlegal zijn wij altijd op zoek naar nieuwe integraties om het werk voor u als advocaat & of notaris efficiënter en gemakkelijker te maken. De integratie tussen NEXTassyst/matters en Mollie doet dat!

De naadloze integratie tussen NEXTassyst/matters en Mollie maakt het voor uw kantoor gemakkelijker om de boekhouding nog efficiënter bij te houden. Deze integratie zorgt er namelijk voor dat u niet langer handmatig hoeft in te loggen om wekelijks of maandelijks afschriften te downloaden. Dit bespaart u de nodige kostbare tijd.

Na de configuratie van AFAS en Mollie komt uw wekelijkse of maandelijkse specificatie van Mollie automatisch tussen uw bankafschriften te staan. Het ontvangen bedrag parkeert u eenvoudig op een kruisposten rekening, welke weer glad loopt na het verwerken van de specificatie. Doordat de specificatie automatisch wordt ingelezen hoeft u er niet meer aan te denken de afschriften te downloaden en importeren, over te typen of er naast te houden bij het specificeren van het bedrag. AFAS doet de matching voor u, op basis van omschrijving, naam, rekeningnummer en bedrag.

Uw aanmaningen upgraden?

Na de integratie met Mollie kunt u makkelijk een betaallink opnemen in de betalingsherinneringen per e-mail.

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw kantoor? Neem dan contact op met een van onze consultants en kom te weten welke mogelijkheden er zijn voor uw kantoor. Bent u daarnaast geïnteresseerd in welke handige features van NEXTassyst en NEXTmatters nog meer kunnen bieden? Naast onze integratie met Mollie hebben we namelijk nog meer handige, tijdbesparende integraties, zoals bijvoorbeeld onze integratie met AFAS Online. Lees hierover meer in onze blog: NEXTmatters en AFAS Online: een succesvol koppel.

Een interview over time to cash met Peter Westerbeek, Consultant bij NEXTlegal

In de juridische wereld is ‘time to cash’ een belangrijke term, maar hoe beïnvloedt dit begrip daadwerkelijk de dagelijkse gang van zaken bij advocatenkantoren? We zitten samen met Peter Westerbeek, consultant bij NEXTlegal, om inzicht te krijgen in de aspecten van time to cash en hoe NEXTlegal advocatenkantoren ondersteunt om deze doorlooptijd te beheersen.

“Time to cash omvat de hele doorlooptijd van het vastleggen van het dossier tot en met het betaald krijgen van de geschreven tijd. Hoe korter deze periode, des te gezonder uw financiële huishouding.”

Wat is time to cash?
“Time to cash omvat het hele traject, vanaf het moment dat de cliënt binnenkomt tot aan het betaald krijgen van de geschreven tijd. In de Verenigde Staten is deze term gangbaar, maar in Nederland nog relatief onbekend. Juist bij advocatenkantoren is de time to cash vaak aanzienlijk lang in vergelijking met andere sectoren.”

Welke onderdelen vallen onder time to cash?
“Er zijn verschillende processen en activiteiten binnen dit principe die van invloed zijn op de time to cash. Hieronder bespreek ik deze in het kort. Een uitgebreide toelichting volgt de komende periode in vervolgblogs.

Dossierintake
Door de vastlegging van dossiers zo eenvoudig mogelijk te houden, beschikt de advocaat snel over het dossier om gewerkte tijd direct te registreren. Op het moment dat een dossier aangemaakt kan worden, ook wanneer de gegevens nog niet compleet zijn, kan de tijdschrijver direct aan de slag. Voordeel van NEXTmatters is daarbij dat er door de diverse koppelingen en checks, veel informatie al voor u wordt ingevuld.

Tijdschrijven
Tijdschrijven is allesbepalend voor het verdere verloop van het time to cash proces. Hoe sneller en foutlozer de tijd wordt geschreven, hoe sneller de factuur wordt verstuurd en betaald. Dit komt doordat er minder discussie rondom de verantwoording op de tijdregels nodig is. Immers, hoe sneller tijd wordt geregistreerd, des te accurater de tijdregel is vastgelegd.

Declaratie workflow
Het stroomlijnen van het declaratieproces zorgt ervoor dat het onderhandenwerk sneller wordt gefactureerd. In NEXTmatters betekent dit: geen onnodig gesjouw met papieren voorstellen, maar alles gedigitaliseerd (van creatie van de declaratierun tot het versturen van de facturen in bulk). Hierdoor wordt het doorvoeren van aanpassingen op de concept declaratie eenvoudiger wordt uitgevoerd. Alle correcties worden ook (inclusief de reden hiervoor) historisch vastgelegd.

Debiteurenbeheer
Goed debiteurenbeheer werkt altijd in het voordeel. Door de naadloze aansluiting tussen NEXTmatters en AFAS is het eenvoudig om debiteuren te helpen herinneren.

Betalingstermijn
Veel kantoren hanteren een betalingstermijn tussen de 14 en 30 dagen. Echter zien wij in de praktijk dat facturen pas veel later worden voldaan. Uit onze diverse diverse steekproeven, blijkt dat de gemiddelde factuur tussen de 60-70 dagen wordt betaald. Tools die kunnen helpen zijn onder andere UBL (zakelijk B2B). Deze facturen worden gemiddeld 16 dagen eerder betaald doordat de factuur direct en zonder (mogelijke) menselijke errors in de boekhouding terechtkomt voor verdere verwerking. Een andere mogelijkheid is gebruikmaken van iDeal (particulier B2C). Tot 40% van de ontvangers betaalt een factuur dezelfde dag bij ontvangst van een iDeal-betaallink.”

‘Uit diverse steekproeven die wij hebben gedaan, blijkt dat de gemiddelde factuur tussen de 60-70 dagen wordt betaald.’

Wat is het grootste struikelblok rondom time to cash bij advocatenkantoren?
“Voornamelijk ligt het struikelblok bij ondersteuners en de afhankelijkheid van advocaten. Wanneer advocaten niet toekomen aan het schrijven van tijd of het beoordelen van concept declaraties, stokt het proces. Bewustwording is cruciaal; workshops over het belang van tijdig tijdschrijven kunnen hierbij helpen.

Een voorbeeld: aan het einde van de maand wordt een run gedraaid. Er gaan op vijftig dossiers concept declaraties naar de tijdschrijvers. Vanwege uiteenlopende redenen zoals prijsafspraken, te veel geschreven tijd of een cliënt met betaalproblemen, wordt besloten om nu nog maar de helft van de declaraties te versturen. De overige helft blijft dan liggen. Dat is zonde.”

Terug naar het tijdschrijven: welke hulpmiddelen zijn hiervoor?
“Ik kijk nu even naar NEXTmatters. Deze oplossing biedt de gebruiker diverse methoden om de tijd zo efficiënt mogelijk te registreren. Hierdoor zijn ‘vergeten’ urenregels verleden tijd en hoeft men nadien niet meer na te denken over wat ze ook alweer gedaan hadden. NEXTmatters biedt diverse tools, waaronder mobiel tijdschrijven, automatische timers bij documentcreatie en een telefoonkoppeling, om het tijdschrijven efficiënter te maken. Al deze hulpmiddelen leg ik in vervolgblogs gedetailleerd uit.”

Hoe kun je het blijven liggen van declaraties voorkomen?
“Ik merk dat er veel uitstelgedrag is, terwijl de tijd wel degelijk is gemaakt en de hele bedrijfsvoering afhangt van inkomsten. En we weten allemaal, hoe langer een (hoge) factuur blijft liggen hoe kritischer de cliënt wordt aangezien niet al het werk meer op het netvlies staat, zeker niet meer dat ene telefoontje of mailtje op de declaratie. Vooral het zo accuraat en snel mogelijk schrijven van tijd is hier van belang.”

Hoe kunnen kantoren hun huidige situatie het beste onder de loep nemen?
“Kantoren maken de beste start door het huidige proces inzichtelijk te maken en de wensen voor een ideaal proces op te schrijven. Vervolgens betrek je een specialist zoals NEXTlegal erbij om te kijken naar de technologische mogelijkheden om dit proces te faciliteren. Een consultant kan, op basis van best practices uit de praktijk, ook helpen met het samen inzichtelijk maken van een ideaal proces. Een klein onderzoek kan al helpen om grotere stappen te maken.”

Wilt u uw time to cash optimaliseren?

Volg de tips van Peter: organiseer workshops, geef inzicht in tijdschrijven, en blijf onze vervolg blogs lezen voor meer diepgaande informatie. Nodig je praktijkmanagement applicatie leverancier uit om dit essentiële onderwerp te bespreken.

---