Geplaatst op

Webinars voor de advocatuur!

Deze nieuwe Corona tijd brengt een nieuwe manier van werken met zich mee. Veelal werken we nu digitaal of op ‘social distance afstand’ van elkaar. Een nieuwe realiteit waarin advocaten- en notariskantoren er alles aan doen om hun cliënten zo goed mogelijk te bedienen.

Zo ook bij NEXTlegal. Onze mensen hebben dagelijks contact met onze kantoren. Waar kunnen wij kantoren in deze tijd in faciliteren. Uit veel van deze gesprekken blijkt dat er vanuit de advocatuur veel vraag is naar webinars. Korte onderwerpen waar u als medewerker/advocaat direct uw voordeel uit kunt halen. Tips&trucs in een verkorte vorm van maximaal een half uur. Daarin faciliteren wij natuurlijk graag!

Praktisch en direct toepasbaar
De komende weken zullen onze collega’s diverse onderwerpen gaan behandelen in de webinars, zowel voor gebruikers van FORTUNA als NEXTmatters. De webinars over FORTUNA zullen gegeven worden door onze collega Johan en Jolande zal de webinars over NEXTmatters voor haar rekening nemen.

Kosteloos
De webinars worden kosteloos aan u aangeboden.

Overzicht geplande webinars
Hieronder ziet u een overzicht van de webinars die op dit moment gepland staan. Heeft u een idee voor een onderwerp om tijdens een volgende webinar te bespreken? Laat het ons weten!

Handleiding Zoom
De Webinars worden gegeven met Zoom. Van diverse kanten kregen wij de vraag of we uit konden leggen hoe Zoom precies werkt. Daarom hebben we hiervoor een handleiding geschreven. Deze kunt u hier downloaden.

FORTUNA

Tijdstip: Dinsdag 12 mei om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Aanmaken nieuwe medewerkers in FORTUNA en de handelingen bij uitdiensttreding.
Inschrijven: Hier kunt u zich inschrijven

Tijdstip: Dinsdag 26 mei om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Zoeken via de FORTUNA- documentenbrowser en zoeken binnen verrichtingen.
Inschrijven: Hier kunt u zich inschrijven

Tijdstip: Dinsdag 16 juni om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Inboeken en verrekenen van voorschotten in FORTUNA.
Inschrijven: Hier kunt u zich inschrijven

NEXTmatters

Tijdstip: Dinsdag 19 mei om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Aanmaken nieuwe medewerkers in NEXTmatters en handelingen bij uitdiensttreding.
Inschrijven: Hier kunt u zich aanmelden

Tijdstip: Donderdag 11 juni om 14:30 uur
Duur: 30 minuten
Onderwerp: Hoe werkt de digitale declaratierun?
Inschrijven: Hier kunt u zich aanmelden

Geplaatst op

Passeren op afstand: wij helpen u!

De onlangs aangenomen spoedwet “Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid” maakt het voor u mogelijk om bij het passeren van akten in noodsituaties gebruik te maken van digitale middelen. Voor identificatie en belehrung kunt u nu audiovisuele middelen gebruiken en vervolgens de akte passeren. Dit kan uitsluitend in situaties waarbij geen andere mogelijkheden zijn om te komen tot een normale manier van passeren van de akte.

Een passend advies
Een veelgehoorde vraag die wij nu krijgen bij NEXTlegal: hoe moet ik dat dan doen?

Onze Lexxyn Groep Partners ICT Concept en Helder Telecom & ICT kunnen diverse oplossingen adviseren en combineren om passeren op afstand mogelijk te maken. Deze oplossingen bestaan uit slimme combinaties van hard- en software met gebruiksinstructies en zijn afgestemd op het gebruik in combinatie met NEXTassyst. Zo creëert u samen met onze partners een ‘virtuele passeerkamer’ op basis van een vaste of een mobiele werkplek, indien gewenst met mobiele data.

Onze praktijkervaring bij de eerste kantoren waar wij deze oplossingen hebben geadviseerd, leert ons dat per kantoor, per notaris, deze oplossing er anders uitziet en iedere virtuele passeerkamer maatwerk is. We kunnen diverse scenario’s voor u uitwerken, passend bij uw werkwijze. De praktische opzet is afhankelijk van uw eigen wensen, maar ook van die van uw cliënten. Niet iedere cliënt is immers even digitaal vaardig.

Meer weten?
Benieuwd hoe ook uw kantoor op afstand kan passeren? Neem via de mail contact met ons op of bel 088 20 34 320. Dan zorgen wij, samen met Lexxyn Groep Partners ICT Concept en Helder Telecom & ICT, dat u aan de slag kan met het passeren op afstand.

Geplaatst op

Nieuwe release – FORTUNA 10.08

FORTUNA 10.08 is voor u beschikbaar. Deze versie betreft een update van versie 10.07. In deze versie zijn verbeteringen doorgevoerd voor de performance en stabiliteit van FORTUNA en zijn diverse (fout)meldingen opgelost.

Nieuwe functionaliteiten
Daarnaast vindt u in deze nieuwe versie ook een aantal nieuwe functionaliteiten. Zo is het nu mogelijk om – wanneer u een betaling voor meerdere facturen heeft ontvangen – deze voortaan over de gewenste facturen te verdelen. Ook kunt u nu de declaratie voorstellen vanuit een dossier of een run op een door u vooraf vaste ingestelde locatie opslaan en is er aan de eerder verstrekte hotfix een verbetering doorgevoerd aan de bestandsnaam van de Excel bestanden.

Releasenotes
Bijgaand ontvangt u de releasenotes waarin de systeemeisen en aanpassingen na installatie verder worden toegelicht evenals een beschrijving van nieuwe functionaliteiten.

De releasenotes kunt u hier downloaden.

Installatie
U kunt de update downloaden op www.trims.nl. Hierbij staat tevens de installatie instructie.
Maakt u gebruik van onze Update Service dan zullen wij contact met u opnemen om de update in te plannen.

Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met onze helpdesk op telefoonnummer: 088 2034310 van 08.30 – 17.00 of per e-mail via servicedesk@nextlegal.nl.

Geplaatst op

Inzicht in uw omzet, juist nu!

Inmiddels werken we alweer een aantal weken massaal vanuit huis. Ook advocaten en notarissen werken sinds de coronacrisis meer en meer vanuit huis. Zoomen is inmiddels een werkwoord geworden.

Zo ook bij NEXTlegal. We overleggen digitaal met collega’s, geven online trainingen aan nieuwe kantoren die gaan werken met onze software en zorgen op afstand ervoor dat al onze kantoren kunnen blijven doen waar ze goed in zijn; het helpen van hun klanten. Samen met onze systeembeheer partners zorgen we ervoor dat iedereen gemakkelijk en snel – overal waar zij willen -kunnen werken met NEXTmatters, NEXTassyst of FORTUNA. En dit alles tijd- en plaats onafhankelijk.

Inzicht in de bedrijfsvoering
Het nieuwe werken zoals dat realiteit is sinds de coronacrisis, brengt met zich mee dat het nog belangrijker is geworden om inzicht te hebben in het financiële reilen en zeilen van uw kantoor. Voor een gezonde bedrijfsvoering was dit inzicht al essentieel, maar door het nieuwe werken en door de mogelijk verminderde omzet is dit inzicht nog belangrijker geworden.

Wat is de financiële stand van zaken van uw kantoor? Wie draagt wat bij aan de omzet, welke partijen zijn voor u belangrijk en hoeveel tijd besteedt u eigenlijk aan een akte of een pleitnota? Waar laat u omzet liggen en waar verdient u juist meer dan verwacht?

Kortom, hoe staat u er nu echt voor en hoe zorgt u ervoor dat u ook in dit coronatijdperk zwarte cijfers blijft schrijven.

Business Intelligence
Om u hierbij te helpen en een compleet inzicht te krijgen in de financiële stand van zaken van uw kantoor om zo beter te kunnen sturen, biedt NEXTlegal een uitgebreide Business Intelligence tool. Met de NEXTcontroller voor NEXTmatters en NEXTassyst, en de FORTUNA Controller voor FORTUNA, beschikt u over uitgebreide en interactieve rapportages over bijvoorbeeld uren, omzet, tarieven, prestaties en andere cijfers waarop u wilt sturen.

Deze tools bieden u analyses van – en inzicht in – de belangrijkste gegevens. Op basis van deze analyses geeft u richting aan uw organisatie en medewerkers. Niet langer op basis van onderbuikgevoelens en geknutselde formules, maar met in de praktijk geteste analyses speciaal ontwikkelt voor advocaten- en notariskantoren.

Hulp
Mocht u naast de uitgebreide standaard analyses nog behoefte hebben aan extra analyses, of wilt u sparren met één van onze financieel specialisten? Dat kan! Onze collega’s staan altijd voor u klaar om op afstand met u mee te denken om zo meer inzicht te krijgen in het functioneren van uw kantoor. En omdat wij onze kantoren graag willen steunen, betaalt u tijdens deze coronatijd voor deze uren maar 50% van de tijd.

Mogen wij u helpen? Laat het ons dan direct weten! 

Geplaatst op

Tips & trucs 14

Tips&trucs deel 14 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst de Corona editie

Ook notariskantoren nemen maatregelen tegen de verdere verspreiding van het coronavirus. Eén van deze voorzorgsmaatregelen is het zorgen voor een kleinere bezetting op kantoor en dus werken de meeste medewerkers vanuit huis. Thuiswerken dwingt tot een andere aanpak van werkprocessen. NEXTassyst kan u hierbij goed assisteren. In deel veertien van onze tips&trucs serie vindt u tips die met name ook handig zijn voor de thuiswerkers onder ons:

1.    Link document kopiëren/verzenden;
2.   Vandaag / Recent ingezien;
3.   Recent documenten/e-mails;
4.   Rechtstreeks naar repertoriumregel;
5.   NEXTcall

1.  Link document kopiëren/verzenden
In het kader van het vier ogen principe laat de medewerker zijn opgestelde document nakijken door de notaris. Het document wordt uitgeprint op het bureau van de notaris gelegd en die geeft met pen zijn opmerkingen aan. Vanuit NEXTassyst kunt u rechtstreeks een link naar uw gemaakte document versturen naar de notaris. Dit doet u door het document te selecteren en te klikken op Meer opties of u gebruikt de rechtermuisknop en klikt op het document. Kies vervolgens voor Link Kopiëren of Link Verzenden.

Het verschil is dat bij Link Verzenden meteen Outlook wordt geopend met de betreffende link naar dat document. Daarnaast wordt het onderwerp van de e-mail gevuld met de dossieromschrijving. Met Link Kopiëren kunt u op een andere manier de locatie van het document delen. Bijvoorbeeld via Teams. De ontvanger van de link hoeft alleen maar daarop te klikken en het specifieke document in dat dossier wordt geopend.

Deze acties zijn ook met behulp van sneltoetsen te realiseren. U kunt de sneltoetsen herkennen aan de onderstreping van de letters.

2. Recent / Vandaag
U heeft wellicht niet de meest ideale thuiswerkplek, maar uw dossiers lopen gewoon door. Hoe voorkomt u dat u het overzicht verliest?

In Tips en trucs deel 12 heeft u al gelezen over het bestaan van Home | Historie. In het verlengde daarvan is deze functie waarmee u uw recent bezochte dossiers eenvoudig terug kunt vinden.

U zoekt een dossier via de werkbalk zoek of sneltoets F11. In dat zoekscherm kunt u met één druk op de knop kiezen voor Recent of Vandaag. Bij Recent genereert u een lijst met de door u gewijzigde dossiers in de afgelopen 30 dagen. Bij Vandaag vindt u de dossiers die vandaag geraadpleegd zijn.

3. Recent documenten/e-mails
De door u recent geopende documenten kunt u eveneens gemakkelijk terugvinden. Rechts bovenin NEXTassyst, naast de bladerfunctie, treft u de knop Zoeken documenten. U kunt nu gemakkelijk via de knop Recent in de werkbalk een lijst genereren met de door u recent geopende documenten. Uiteraard kunt u deze documenten meteen openen of een preview daarvan inzien. Daarnaast kunt u ook uw recent opgeslagen e-mails terugvinden.

4. Rechtstreeks naar repertoriumregel
NEXTassyst zit vol (ver)korte routes om uw doel te bereiken. Wanneer in een dossier een akte is ingeschreven in het repertorium dan is dat repertoriumnummer zichtbaar in het veld Rep. nr. bij dat document.

Wist u dat u vanuit dat document rechtstreeks naar de betreffende repertoriumregel kunt gaan? Klik maar eens op het nummer. Handig voor als u bijvoorbeeld nog een ‘BVI’ bij die repertoriumregel wilt toevoegen!

5. NEXTcall
Het administreren van telefoongesprekken kan een tijdrovende klus zijn. Een relatie of cliënt opzoeken en de tijd bijhouden, is niet iets waar u graag mee bezig bent gedurende de dag. De NEXTcall module kan u hierbij assisteren. Al uw inkomende en uitgaande gesprekken zijn zichtbaar inclusief met welke relatie u heeft gesproken. Daarnaast wordt ook het telefoonnummer (intern en extern) en de tijdsduur van het gesprek getoond.

Vanuit Uren | Communicatie kunt u eenvoudig deze telefoongesprekken verwerken in het tijdschrijven. De telefoniekoppeling correspondeert dan ook met de relatiekaarten van NEXTassyst. Wanneer een relatie inclusief telefoonnummer bekend is dan wordt diegene zichtbaar wanneer hij telefonisch contact opneemt.

Deze optie zit niet standaard in NEXTassyst, maar hier kunt u als kantoor voor kiezen. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met onze collega Boi (06-4483039 | boithomasse@NEXTlegal.nl).

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training. Deze kan ook prima online via Zoom of Teams gegeven worden en biedt een ideale mogelijkheid om in deze tijd de werkprocessen verder te optimaliseren!

Geplaatst op

NEXTlegal nieuws maart

2020 is alweer meer dan twee maanden onderweg. De hoogste tijd om u bij te praten over alle NEXTlegal ontwikkelingen. Naast interessante blogs, nieuwe tips&trucs artikelen en een heuse Zee-Bra willen we graag uw aandacht vragen voor een aantal grote ontwikkelingen waar wij op dit moment keihard aan werken. Veel leesplezier gewenst!

In 5 minuten bent u weer helemaal op de hoogte. Lees de nieuwsbrief hier!

Geplaatst op

Negatieve rente: Bent u er klaar voor?

Het zal u niet zijn ontgaan dat de banken negatieve rente gaan heffen over de derdengelden. In beginsel alleen over de bedragen boven een bepaalde grens maar de verwachting is dat deze grens in de toekomst zal verdwijnen. De banken zullen deze beslissing niet lichtvaardig genomen hebben en de kans dat slechts voor een korte periode negatieve rente zal worden gerekend acht ik zeer klein.

Hoe kunt u de geheven rente doorbelasten aan uw cliënt? In dit artikel zet ik een drietal mogelijkheden voor u op een rij. Welke optie u kiest is aan u. Ongeacht welke optie u kiest is het verstandig om dit vooraf met uw accountant te bespreken voordat u deze implementeert.

De opties
Om de negatieve rente door te belasten aan uw cliënt zijn er drie opties:

1.Niets doen;
2.Rente precies berekenen in de notamodellen;
3.Forfaitair doorbelasten.

1. Niets doen
Deze optie is de eenvoudigste. U berekent de rente niet door aan uw cliënt en beschouwt deze als kosten. U zult de kosten wel vergoed willen zien, hiervoor kunt u het honorarium of een (belast) verschot verhogen.

2. Rente precies berekenen in de notamodellen
Wij hebben notasets ontwikkeld waarmee u de rente heel precies kunt berekenen en doorbelasten in de nota’s van afrekening:
U vult het betreffende bedrag in, het rentepercentage en de begin- en einddatum en het notamodel rekent het verschuldigde bedrag voor u uit.

Let erop dat u de rente aan de juiste partij doorbelast, voor passeren zal dat de koper zijn, na passeren – in de meeste gevallen – de verkoper.

Als alternatief kan de volgende berekening worden gebruikt (uitgaande van een rentepercentage van 0,5%):
(0,5%/365)*100.000=1,37.

Het resultaat van deze berekening geeft een door te berekenen rentebedrag van 1,37 per €100.000 per dag (excl. BTW).

Indien gewenst kunnen we de notasets bij u plaatsen en toevoegen aan de modellen. Neemt u daarvoor graag even contact op met mijzelf via jeanpaulrijnsburger@nextlegal.nl of met mijn collega André Meulenbroek via  andremeulenbroek@nextlegal.nl.

3. Forfaitair doorbelasten
We hebben een rekenmodel gemaakt waarmee u kunt bepalen hoeveel rente u verschuldigd zou zijn geweest in voorgaande jaren indien de rente tegen de huidige condities toen al zou zijn berekend. Het resultaat van die berekening kunt u delen door het aantal zaken waarbij derdengelden zijn verrekend. Hierdoor ontstaat een bedrag per dossier dat u als belast verschot opneemt op de nota.

Let er ook hierbij op dat het verschot in de juiste verhoudingen aan de juiste partijen wordt gefactureerd. Let erop dat u in de omschrijving van dit verschot niet het woord ‘Rente’ gebruikt. Het verschot zou bijvoorbeeld ‘Kosten geldverkeer’ genoemd kunnen worden. Met uw accountant kunt u dit definitief kortsluiten.

Belangrijke aandachtspunten
Spreek met de bank af dat de verschuldigde rente niet van uw derdengeldenrekeningen zal worden afgeschreven, maar van uw kantoorrekening. Naar alle waarschijnlijkheid zal de rente per kwartaal worden geïncasseerd en dit kan vervelende verrassingen opleveren. Deze verrassing is veel minder vervelend in uw liquiditeit dan in uw bewaring.

Houdt daarnaast in de gaten of u met de doorberekening van de rente (los van de gekozen methode) niet teveel uit de pas gaat lopen met de werkelijk berekende rente.

Voordat u een keuze maakt is het goed om met uw accountant te bespreken wat voor u de beste optie is.

Mocht u naar aanleiding van het bovenstaande vragen of opmerkingen hebben neemt u dan contact op met mijzelf of met mijn collega André Meulenbroek. Dit kan telefonisch: +31 88 20 34 320 of per e-mail: jeanpaulrijnsburger@nextlegal.nl of andremeulenbroek@nextlegal.nl.

Wij zijn er klaar voor!

Jean-Paul Rijnsburger

Geplaatst op

NEXTlegal – flexibel, modulair en op maat

Sinds afgelopen november zijn wij (Trivium Software en Devoon) samen verder gegaan als NEXTlegal. Door de krachtenbundeling helpen we nu zowel advocaten, notarissen als bedrijfsjuristen. Onze softwareoplossingen vormen het digitale hart van heel veel kantoren en daar zijn wij trots op.

Onderdeel van onze fusie was het bedenken en ontwerpen van een nieuwe huisstijl. Samen met de mannen en vrouwen van Link hebben we ingezoomd op onze organisaties en vanuit die visie is Link aan de slag gegaan met de huisstijl.

Identiteit
Het belangrijkste element van de huisstijl is het logo. Een logo representeert de identiteit van de organisatie en is het eerste wat (potentiële) klanten zien. In een advertentie komt het logo terug, op de website, social media en andere reclame-uitingen. Een goed logo zorgt voor herkenbaarheid en onderscheidt de organisatie van haar concurrenten

Het logo van NEXTlegal en onze softwareoplossingen NEXTmatters en NEXTassyst zijn opgebouwd uit een aantal elementen die zowel de kenmerken van onze software als van onze mensen weerspiegeld.

Flexibel, modulair en op maat te bouwen
Onze softwareoplossingen NEXTmatters en NEXTassyst zijn zeer uitgebreid. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kan de medewerker en/of het kantoor zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen hun praktijk en werkwijze.

Daarnaast kunnen kantoren NEXTmatters/NEXTassyst uitbreiden met verschillende extra modules. Met deze extra functionaliteiten kunnen kantoren het pakket precies op maat maken voor hun praktijk. Functionaliteiten zoals een telefoniekoppeling voor het automatische registreren van telefoontjes of het direct scannen naar het juiste dossier/relatie. Op die manier kunnen kantoren hun bedrijfsproces optimaliseren en aanpassen aan hun bedrijfsvoering.

Alle drie de logo’s (NEXTlegal, NEXTmatters en NEXTassyst) zijn op dezelfde flexibele en modulaire manier opgebouwd. De basis vormt een 9-blocks grid. Alle drie de logo’s zijn gebaseerd op drie basisvormen die op deze 9-blocks grid gecombineerd kunnen worden tot letters. Zo zijn onze logo’s een verbeelding van onze softwareoplossingen: flexibel, modulair en op maat te bouwen.

De mensen van NEXT: altijd anders met toch dezelfde identiteit
De logo’s van NEXTlegal, NEXTmatters en NEXTassyst zijn ook een symbolisering van onze mensen. Als u goed kijkt ziet u dat de drie logo’s allemaal van elkaar verschillen maar toch dezelfde identiteit hebben.

Zo zijn de inmiddels meer dan 30 mannen en vrouwen die bij NEXTlegal werken ook. Geen dertien in een dozijn mensen die op dezelfde manier zijn gemodelleerd maar stuk voor stuk unieke individuen. Bij NEXTlegal zijn we – gelukkig – allemaal anders maar hebben we wel allemaal dezelfde identiteit, namelijk de drive en de wil om pas te stoppen als het opgelost is.

Het digitale hart
Elke dag proberen wij het (werkende) leven van een advocaat, notaris of bedrijfsjurist aangenamer te maken en verder te bouwen aan het digitale hart van het kantoor. Dit doen wij al meer dan 20 jaar voor inmiddels bijna 500 advocaten-, notariskantoren en Corporate Legal afdelingen.

 

En dat digitale hart? Ook dat is natuurlijk op dezelfde manier opgebouwd: flexibel, modulair en op maat te bouwen. Wilt u ook werken met hét digitale hart van het advocaten- of notariskantoor? Neem dan gerust contact met mij op of met een van mijn collega’s via 088 20 34 320 of Gertjandegans@NEXTlegal.nl.

Geplaatst op

Tips & trucs 11

Tips en trucs deel 11 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.    Sorteren partijen;
2.    Openen declaratie vanuit urenregel;
3.    Kopiëren en verplaatsen van meerdere documenten;
4.    Aanmaken nieuwe medewerker;
5.    Vernieuwde helppagina en documentatie.

1. Sorteren partijen
In het scherm ‘Partijen’ van een dossier worden alle aan het dossier gekoppelde relaties getoond. B.v. de client en wederpartij. In sommige dossiers kan de lijst met partijen erg lang zijn, b.v. in faillissementsdossiers. Daarom kan het handig zijn om een bepaalde sortering toe te passen om de juiste partij snel te vinden. Dit kan via de knop die rechtsboven in het scherm te vinden. Onder deze knop zijn diverse sorteringen te selecteren, b.v. op client naam of clientnummer.

2. Openen declaratie vanuit urenregel
In het scherm ‘Urenregistratie’ van een dossier worden alle uren getoond die voor dit dossier geschreven zijn. Iedere urenregel bevat ook een informatieknop: ‘I’. Door op deze knop met de linker muistoets klikken, wordt de tariefopbouw van de urenregel getoond. Het is echter ook mogelijk om met de rechter muistoets op de ‘I’ knop te klikken van een gedeclareerde urenregel (groene kleur). Vervolgens wordt zichtbaar op welke declaratie de urenregel is meegenomen en is het mogelijk om deze declaratie direct te openen.

3. Kopiëren of verplaatsen meerdere documenten
Soms kan het nodig zijn om documenten te kopiëren of te verplaatsen van het ene dossier naar een ander dossier.

In het scherm ‘Documenten’ van een dossier is er de mogelijkheid om meerdere documenten te kopiëren/knippen/plakken. Met de CTRL- of SHIFT-toets ingedrukt, kunt u meerdere documenten in de desbetreffende map selecteren in Verkenner (deze worden blauw van kleur).

Klik boven in de balk op de ‘Meer opties’ knop. Er wordt een menu geopend met o.a. de keuzes om de documenten te ‘Knippen’ of te ‘Kopiëren’. Kies de gewenste optie en ga vervolgens naar het dossier of de map waar de documenten naar toe moeten. Ga in de gewenste map staan in Verkenner en kies voor rechtermuisklik / ‘Plakken’ om de documenten definitief te verplaatsen.

4. Aanmaken nieuwe medewerker
Zodra een nieuwe medewerker in dienst komt, moet deze ook aangemaakt worden door een beheerder in de module ‘P&O’. In de module ‘P&O’ is een optie aanwezig die het eenvoudig maakt om een nieuwe medewerker aan te maken. Door met de SHIFT-toets ingedrukt op de knop ‘Nieuw’ te klikken, kan een bestaande medewerker worden gedupliceerd. Gegevens als privileges, functie, ‘Mogen mijn uren zien’ worden overgenomen op de kaart van de nieuwe medewerker en hoeven niet volledig opnieuw ingevoerd te worden. Dit scheelt veel tijd.

5. Vernieuwde helppagina en documentatie
De helppagina van NEXTmatters bevat alle relevante documenten en naslagwerk die u kunnen helpen bij het gebruik van NEXTmatters. De documenten zijn recentelijk allemaal bijgewerkt n.a.v. de nieuwste versie van NEXTmatters. De helppagina is vanuit NEXTmatters op te roepen met de F1-toets en kies vervolgens voor ‘NEXTmatters documentatie’. Daarnaast is de helppagina te vinden via de volgende link: https://help.portal.nextlegal.nl/

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 13

Tips en trucs deel 13 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen, handige tips & trucs. In editie dertien tips over:

1.    Instellingen agenda aanpassen;
2.   NEXTsearch;
3.   BTW verlegd op de nota opnemen;
4.   Volmacht kopiëren voor handmatige afhandeling ECH afloszaak;
5.   Uren rood als u te weinig uren hebt geschreven.

1.  Instellingen agenda aanpassen
De NEXTassyst agenda kunt u gedeeltelijk aanpassen aan uw eigen wensen. Naast dat u natuurlijk kunt kiezen welke agenda’s u wilt zien, kunt ook lettergrootte en kleuren e.d. aanpassen aan uw eigen voorkeuren. Dit doet u door in het menu aan de bovenkant te klikken op het icoontje met het tandwieltje.

In het pop-up scherm wat vervolgens verschijnt, kunt u de kleuren van de agenda aanpassen. Deze staat standaard op wit. Daarnaast kunt u de lettergrootte van de tekst, de voorkeurs agenda groep (als daarmee wordt gewerkt op uw kantoor) en hoe vaak de agenda moet worden ververst, aanpassen. Tenslotte kunt u er hier ook voor kiezen of de agendanaam voluit moet worden geschreven of alleen de initialen van de agendahouder bevat.

2. NEXTsearch
In elk notarieel softwarepakket zit een mogelijkheid om te zoeken in dossiers. U kunt zoeken op naam van partijen, naam van het dossier, rechtsgebied, passeerdatum e.d. Er is echter geen notarieel softwarepakket waar u ook rechtstreeks kunt zoeken in documenten zoals notariële en onderhandse stukken.

Met NEXTsearch kunt u in NEXTassyst niet alleen zoeken op deze gebruikelijke zoektermen, maar kunt u ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. U kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken. Deze optie zit niet standaard in NEXTassyst maar hier kunt u als kantoor voor kiezen. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met Boi (06-4483039 | boithomasse@NEXTlegal.nl).

3. BTW verlegd op de nota opnemen
Er zijn situaties waarin de BTW verlegd moet worden. Als hiervan sprake is, dan kunt u dit via een bladwijzer in Word aangeven op de nota van afrekening of declaratie.

In beide sjablonen (nota van afrekening en declaratie) moet de bladwijzer “btwverlegdtekst” toegevoegd worden. In Word kunt u via Bestand | Info | Eigenschappen | Geavanceerde eigenschappen – tabblad ‘Aangepast’ de tekst bepalen die op de nota/declaratie moet worden vermeld.

Bij “Naam:” moet staan: btwverlegdtekst en bij “Waarde:” de tekst die u vermeldt wilt hebben op de nota/declaratie. Wanneer u klikt op toevoegen en u slaat het sjabloon op, dan is het sjabloon klaar voor gebruik.

Op het moment dat in NEXTassyst bij het maken van een nota van afrekening of een declaratie gekozen wordt voor “Verlegd” in plaats van het desbetreffende percentage, zal er op de nota/declaratie de door u ingegeven waarde geplaatst worden.

Wilt u deze optie toevoegen maar komt u er zelf niet aan uit? Dan helpen wij u uiteraard graag!

4. Volmacht kopiëren voor handmatige afhandeling ECH afloszaak
Bij ECH afloszaken gebeurt het regelmatig dat deze zaak wordt gestopt. De gemaakte royementsvolmacht kan in dit geval niet worden gebruikt voor het verwerken in een royementsakte omdat deze aan een gestopte ECH afloszaak is gekoppeld. Om deze volmacht toch te kunnen gebruiken en niet handmatig een nieuwe aan te hoeven maken, kunt u deze volmacht kopiëren.

U doet dit door in het betreffende dossier naar ‘royementen’ te gaan. Hier ziet u onder het kopje ‘royementen’ de volmacht staan. In de laatste kolom aan de rechterkant ziet u het icoontje om de volmacht te kopiëren. De volmacht wordt vervolgens gekopieerd en is bruikbaar om te verwerken in een royementsakte.

5. Uren rood als u te weinig uren hebt geschreven
Om een volledig overzicht te hebben van hoe goed uw kantoor functioneert, is het schrijven van tijd essentieel. U krijgt hierdoor bijvoorbeeld inzicht in de status, voortgang en rendement van dossiers, maar ook in hoe efficiënt medewerkers werken.

NEXTassyst kent een uitgebreide urenschrijf module waarin medewerkers op veel manieren tijd kunnen schrijven. Eén van de handigheden is dat per medewerker in P&O ingesteld kan worden hoeveel uren hij of zij moet schrijven. Als deze uren nog niet zijn geschreven, dan ziet u dit in het urenoverzicht omdat deze uren rood zijn gemarkeerd. Als er wel voldoende uren zijn geschreven, worden deze groen weergegeven. Zo ziet u in het overzicht direct of aan het urenschrijf criterium is voldaan.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.