Geplaatst op

Tips & trucs 04

Tips en trucs deel 4 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

  • Aantal aanmaningen uit AFAS;
  • Oorsprong dossier vastleggen;
  • Concept berichten;
  • Rechtermuisklik in een notitieveld;
  • Historie op het home-scherm.

Aantal aanmaningen uit AFAS
In een dossier onder het tabblad ‘Financieel’ vind u een overzicht van alle declaraties die betrekking hebben op dit dossier. Hier kunt u bijvoorbeeld per declaratie het openstaande saldo zien. Daarnaast wordt dit overzicht de kolom ‘#’ getoond. In deze kolom wordt per declaratie het aantal verstuurde aanmaningen uit AFAS getoond.

Oorsprong dossier vastleggen
U kunt heel gemakkelijk bij een dossier vastleggen hoe dit dossier is binnengekomen, bijvoorbeeld ‘Via internet’ of ‘Via andere cliënt’. In beheer kunt u de diverse verwijzers vastleggen. Vervolgens kunt u bij de aanmaak van een dossier aangeven via welke verwijzer deze is binnengekomen. Bij bestaande dossiers kunt u dit ook nog aangeven door te klikken op het dossiernummer rechtsboven in NEXTmatters.

Concept berichten
Vanuit het dossier in NEXTmatters kunt u e-mails versturen. Zodra u een e-mail begint, wordt deze in NEXTmatters bij de documenten opgeslagen onder het tabblad ‘Concept berichten’. Zodra de e-mail is verstuurd vindt u deze terug onder ‘Verzonden berichten’.

Het komt echter regelmatig voor dat er e-mails in NEXTmatters worden gemaakt die uiteindelijk niet worden verstuurd. Dit kan een bewuste keuze zijn, maar vaak blijkt dit onbewust te gebeuren. Daarom vindt u op het homescherm het tabblad ‘concept berichten’. Hier ziet u een overzicht van alle e-mailberichten (uit alle dossiers) die u bent begonnen, maar niet hebt verstuurd.

In dit overzicht kunt u direct checken of de e-mails alsnog verstuurd moeten worden of dat deze verwijderd kunnen worden. Deze acties kunt u gelijk vanuit dit overzicht uitvoeren. Daarnaast geeft NEXTmatters een waarschuwing dat er nog concept berichten klaar staan op het moment dat u NEXTmatters afsluit.

Rechtermuisklik in een notitieveld
In NEXTmatters vindt u op diverse plekken notitievelden waar u een extra toelichting kwijt kunt. Bijvoorbeeld een dossier gerelateerde toelichting of extra informatie bij de relatie. D.m.v. rechtermuisklik in een notitieveld kunt een tijdstempel (‘Timestamp’) invoegen. Naast de tijdsaanduiding worden ook uw initialen ingevoegd.

Daarnaast is het d.m.v. rechtermuisklik mogelijk om een eerder naar het klembord gekopieerde tekst te plakken in het notitieveld.

Historie op het home-scherm
Op het home-scherm vind u het tabblad ‘Historie’. In plaats van een zoekopdracht in te geven naar een ‘Dossier’, ‘Relatie’ of ‘Document’ kan het tabblad ‘Historie’ geopend worden en vervolgens geklikt worden op de hyperlink (=blauw onderstreepte gedeelte) om een ‘Dossier’, ‘Relatie’ of ‘Document’ te openen. De lijst toont de gegevens van de afgelopen dertig dagen. Onder het tabblad ‘Vandaag’ vind u deze zelfde lijst, maar dan voor vandaag.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 04

Tips&trucs deel 4 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel vier van deze reeks vindt u tips over:

1. Mogelijkheid tot selecteren meerdere documenten met behulp van Ctrl of Shift toets
2. Bouwplan
3. Vertrouwelijk dossier
4. Loskoppelen gestopte ECH passeerzaak
5. Bestuursverboden check

1. Mogelijkheid tot selecteren meerdere documenten met behulp van Ctrl of Shift toets
Vanuit de manager in het dossier in NEXTassyst (overzicht met documenten) is het mogelijk om meerdere documenten tegelijk te openen en/of te verwijderen. Het selecteren van meerdere documenten doet u gemakkelijk door de Ctrl of Shift toets ingedrukt te houden wanneer u de juiste documenten aanklikt. Dit is vergelijkbaar met hoe dit in Windows werkt. Als u nogmaals op het document klikt dan wordt deze weer gedeselecteerd.

2. Bouwplan
In NEXTassyst heeft u de mogelijkheid om, indien u een nieuwbouwproject gaat doen, een bouwplan aan te maken. Deze mogelijkheid moet wel geactiveerd zijn in beheer (Beheer” | “Systeem” | tabblad “Algemeen” | label “Dossiers” | vinkje “Bouwplan).

U kunt vervolgens een moederdossier aanmaken (bouwnummer 0) en daaronder kunt u alle bouwnummers aanmaken. Afhankelijk van hoe dit is ingesteld in beheer worden dit subdossiers (.01, .02, .03 enz.) of hoofddossiers (met opvolgende nummering).

In het moederdossier kunnen ‘honorarium levering’ en ‘courtage makelaar’ worden ingevuld. Deze bedragen worden automatisch gekopieerd naar de afzonderlijke bouwnummers. Dit geldt ook voor de partijen ‘bank’, ‘verkoper’ en ‘makelaar verkoper’. De kopers moeten uiteraard wel per bouwnummer (dossier) gekoppeld worden. Ook kunnen deze bedragen automatisch worden doorgesluisd naar de nota van afrekening mits deze daarvoor is ingericht.
Na het aanmaken van een bouwplan heeft u altijd de mogelijkheid om de gegevens, zoals de verschillende bouwnummers, te wijzigen. Dit kunt u op twee manieren wijzigen, namelijk via de werkbalk “Extra” | “Bouwplan wijzigen of via “Dossiers” | “Algemeen” | hyperlink bij “Bouwnummer”.

3. Vertrouwelijk dossier
Met behulp van de functie ‘vertrouwelijk dossier’ kunt u een dossier in NEXTassyst alleen toegankelijk maken voor een bepaalde groep mensen of medewerkers. Dit is met name bedoeld voor dossiers waarin vertrouwelijke informatie staat die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.
Het instellen van een dossier als vertrouwelijk dossier doet u vanuit het desbetreffende dossier. U klikt op ‘extra’ en vervolgens op ‘instellen vertrouwelijk dossier’. In het pop-up scherm kunt u dit dossier instellen als vertrouwelijk dossier en vervolgens aangeven welke medewerkers of welke groep medewerkers toegang moet krijgen tot dit dossier. Deze groep/medewerker wordt vervolgens geautoriseerd. Deze autorisatie kan op een later tijdstip altijd worden aangepast cq ingetrokken.
Medewerkers die geen toegang hebben tot dit vertrouwelijke dossier kunnen dit dossier niet vinden in NEXTassyst. De notaris heeft altijd toegang tot alle dossiers (dus ook de dossiers die zijn aangemerkt als vertrouwelijk).

4. Loskoppelen gestopte ECH passeerzaak
Het gebeurt regelmatig dat een ECH passeerzaak om wat voor reden dan ook gestopt wordt. In NEXTassyst kunt u maar één ECH passeerzaak koppelen aan een dossier. Als deze ECH passeerzaak vervolgens wordt gestopt is het niet meer mogelijk om een nieuwe andere passeerzaak te koppelen.

Dit is niet wenselijk en daarom kunt u nu de gestopte ECH zaak zelf ontkoppelen. Als u op het tabblad ECH passeerzaak in het desbetreffende dossier staat ziet u helemaal links onderin ‘ontkoppelen ECH zaak’ staan. Als u hierop klikt wordt u nogmaals om een bevestiging gevraagd. Hier ziet u ook de gevolgen die dit heeft in NEXTassyst. Als u vervolgens op ‘ja’ klikt wordt de ECH zaak ontkoppeld en kunt u een nieuwe passeerzaak koppelen.

5. Bestuursverboden check
Vanuit de relatiekaart kunt u direct checken of er voor deze relatie een bestuursverbod van kracht is. U gaat vanuit de relatie naar ‘registers’. Onder het kopje ‘handelsregister’ vindt u de optie ‘bestuursverbod’. Als u hierop klikt wordt de website van de Kamer van Koophandel geopend. Hier kunt u zien of er een bestuursverbod van kracht is. Deze pagina kunt direct onder de relatiekaart opslaan inclusief datum en tijdstip dat u deze heeft opgevraagd.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 03

Tips en trucs deel 3 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht.

Koppeling met het Kadaster
Dankzij de geïntegreerde koppeling met het Kadaster kunt u kadastrale recherches volledig geïntegreerd uitvoeren in NEXTmatters.

Met één druk op de knop kunnen de volgende berichten worden opgehaald in een dossier van NEXTmatters:

  • Kadastraal bericht;
  • Hypothecair bericht;
  • Kadastrale kaart;
  • Koopsommen overzicht;
  • Alle brondocumenten HYP3 en HYP4.

Deze berichten worden automatisch opgeslagen in uw dossier en registergoed administratie. Neem contact met ons op indien u van deze koppeling in NEXTmatters gebruik wilt gaan maken.

Meerdere documenten selecteren met behulp van CTRL of SHIFT toets
In de ‘Document Manager’ van een dossier is het mogelijk om meerdere documenten tegelijk te openen en/of verwijderen. Het selecteren van meerdere documenten doet u gemakkelijk door gebruik te maken van de CTRL of SHIFT toets en vervolgens de desbetreffende documenten aan te klikken. Dit is een vergelijkbare werkwijze als in Windows. Daarnaast is het mogelijk om van meerdere documenten een interne link te versturen of te kopiëren. Klik hiervoor bovenin de balk op de optieknop.

Vertrouwelijke dossiers
Met behulp van de functie ‘Vertrouwelijk dossier’ kunt een dossier in NEXTmatters alleen toegankelijk maken voor een bepaalde groep medewerkers. Dit is met name bedoeld voor dossiers waar vertrouwelijke informatie in staat die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.

Een dossier als vertrouwelijk aanmerken, doet u vanuit het desbetreffende dossier. Kies hier voor de menuoptie ‘Extra’ en vervolgens op ‘Instellen vertrouwelijk dossier’. In het pop-up scherm kunt u dit dossier instellen als vertrouwelijk en aangeven welke medewerkers of welke groep medewerkers toegang moet krijgen tot dit dossier. Deze groep/medewerker wordt vervolgens geautoriseerd. Deze autorisatie kan achteraf altijd worden aangepast of worden ingetrokken. De VFE van een dossier heeft altijd toegang tot het dossier.

Medewerkers die geen toegang hebben tot dit vertrouwelijke dossier kunnen dit dossier niet vinden in NEXTmatters.

Engelse versie van NEXTmatters
NEXTmatters is naast Nederlandstalig ook in het Engels te gebruiken. Alle Nederlandse teksten in NEXTmatters zijn vertaald naar het Engels. Dit kan per medewerker ingesteld worden in de module ‘P&O’ onder ‘Privileges’ / ‘Taal’. Na het wijzigen van deze instelling moet NEXTmatters opnieuw opgestart worden om desbetreffende taal te activeren.

Naam e-mail wijzigen in NEXTmatters
Bij het opslaan van e-mail d.m.v. slepen naar NEXTmatters is het mogelijk om de naam van de e-mail aan te passen (veld ‘Opslaan als’). Het is ook achteraf mogelijk om de naam van een opgeslagen e-mail aan te passen in NEXTmatters. Selecteer de desbetreffende e-mail in de ‘Document Manager’ van het dossier. Onder in het scherm wordt een preview getoond van de e-mail en hier staat ook de naam van de e-mail in de balk. Klik op de naam van de e-mail in de balk en pas deze aan naar de gewenste naam Zo kan de e-mail later eenvoudig teruggevonden worden.

Alternatief is om via rechtermuisklik / ‘Eigenschappen’ de naam van de e-mail aan te passen.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 03

Tips&trucs deel 3 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel drie van deze reeks vindt u tips over:

1. Objectlijst rechthebbende
2. Bijlage slepen naar bijlageveld bij het sturen van een email uit NEXTassyst
3. Backoffice medewerker/vestiging
4. Engelse versie van NEXTassyst
5. Privilege ‘Repertorium’ uitgebreid met de optie ‘Geen beheer’

1. Objectlijst rechthebbende
Voor het aanmaken van een registergoed in NEXTassyst kunt u onder andere kiezen om deze aan te maken via de objectlijst rechthebbende van het Kadaster. Dit is een lijst van alle objecten die van één bepaald persoon bij het Kadaster geregistreerd staan.

Deze objectlijst rechthebbende kan zowel op dossierniveau (bij het aanmaken van een registergoed in een dossier) of op relatieniveau worden opgevraagd (relatie|registers|kadaster|objectlijst rechthebbende). Op grond van de bekende gegevens welke zijn ingevoerd in de relatiekaart zal het zoekscherm gevuld worden. De objectlijst wordt vervolgens automatisch opgeslagen bij de desbetreffende relatie onder ‘Digitaal’.

Een eerder opgevraagde objectlijst rechthebbende van een relatie wordt getoond op het moment dat in een dossier een objectlijst rechthebbende wordt opgevraagd waar de betreffende relatie als partij aan is gekoppeld. Deze hoeft dus niet tweemaal te worden opgevraagd.

2. Bijlage slepen naar bijlageveld in email sturen NEXTassyst
Indien u vanuit NEXTassyst een email gaat sturen naar een cliënt kunt u een bijlage toevoegen. Het kan voorkomen dat u een andere bijlage wil toevoegen dan dat er in het betreffende dossier staat. Deze hoeft u niet helemaal via de knoppen op te zoeken maar kunt u gemakkelijk toevoegen door het bestand naar het bijlageveld te slepen.

3. Backoffice medewerker/vestiging
NEXTassyst biedt u als kantoor de mogelijkheid om personen of een vestiging aan te merken als backoffice.

Personen als ‘backoffice’ aanmerken
U kunt onder privileges in P&O een medewerker aanmerken als ‘backoffice’. Deze functie kan worden gebruikt als u samenwerkt met backoffice organisaties zoals de Nationale Notaris. Als de medewerker is aangemerkt als ‘backoffice’, dan wordt er voor gezorgd dat die medewerker alleen die dossiers kan zien waar hij/zij als behandelaar aan is gekoppeld. De overige dossiers en gerelateerde zaken (repertorium enzovoorts) worden dan niet getoond.

Vestiging aanmerken als ‘backoffice vestiging’.
In NEXTassyst kunt u werken met meerdere vestigingen. NEXTassyst biedt de mogelijkheid om een hele vestiging aan te merken als ‘backoffice’. Het principe is hetzelfde als bij het aanmerken van een medewerker als backoffice. Alle medewerkers die gekoppeld zijn aan deze ‘backoffice vestiging’ kunnen alleen de dossiers zien die horen bij deze vestiging. Alle zaken die aan de andere vestiging(en) is/zijn gekoppeld zijn voor deze medewerkers niet zichtbaar.

4. Engelse versie van NEXTassyst
NEXTassyst is naast Nederlandstalig ook in het Engels te gebruiken. Alle Nederlandse teksten in NEXTassyst zijn vertaald naar het Engels. Dit kan per medewerker ingesteld worden in P&O onder privileges – taal. Na het wijzigen van de taalcode moet NEXTassyst opnieuw opgestart worden om de wijziging te activeren.

5. Privilege ‘Repertorium’ uitgebreid met de optie ‘Geen beheer’
In P&O kan onder privileges gekozen worden of een medewerker bevoegd is om repertoriumgegevens in te voeren en te wijzigen. Dit wordt geactiveerd door het vinkje ‘repertorium’ aan te zetten. Deze functie is nu uitgebreid met de mogelijkheid om ‘geen beheer’ in te stellen.

Indien deze is geactiveerd in P&O dan kan de medewerker niet via “Beheer” in het desbetreffende repertorium (zoals het niet mogen wijzigen van een repertoriumnummer of het aanpassen van een teller) zaken aanpassen.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 02

Tips en trucs deel 2 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht.

Snel uren invoeren met NEXTtime
Met behulp van NEXTtime kunt u snel uren invoeren in NEXTmatters zonder iedere keer het desbetreffende dossier te openen of de module ‘Urenregistratie’ te openen. Het icoon van NEXTtime vind u rechts boven in ieder scherm (klok pictogram).

In het scherm van NEXTtime kunnen er handmatig (tabblad ‘Hand’) of via een timer (tabblad ‘Timer’) uren geschreven worden in een dossier.

Het scherm van NEXTtime kan open blijven staan bij het uitvoeren van de werkzaamheden en kan verplaatst worden naar iedere willekeurige positie op het scherm. U kunt het scherm van NEXTtime minimaliseren, zodat deze onderin de balk komt te staan en zo kunt benaderen wanneer u in een ander programma aan het werk bent b.v. in Word of in Outlook.

Zoeken naar documenten in een dossier
In de ‘Document Manager’ van een dossier is een menuoptie om te zoeken naar documenten of e-mails in het dossier. D.m.v. rechtermuisklik op ‘Dossier’ in de boomstructuur is het mogelijk om te kiezen voor ‘Zoeken naar documenten’ of ‘Zoeken naar berichten’.

Vervolgens wordt er een zoekscherm geopend, waarbij het dossiernummer al is ingevuld. Door een vinkje te zetten ‘Preview venster’ wordt in een apart scherm een voorbeeld van het geselecteerde document of e-mailbericht getoond. Met de pijltjestoetsen (up en down) kunnen de zoekresultaten doorlopen worden. Het preview scherm wordt vervolgens bijgewerkt.

Daarnaast is het ook vanuit andere schermen mogelijk een zoekopdracht te starten. Klik hiervoor rechtsboven in de balk op de ‘Zoek’-knop (verrekijker pictogram).

Sneltoets ‘CTRL+ENTER’ bij urenregistratie
In de module ‘Urenregistratie’ kunt u met de toetsencombinatie ‘CTRL+ENTER’ een nieuwe regel aanmaken voor hetzelfde dossier.

Wanneer u de gegevens van de urenregel hebt ingevuld en in de kolom ‘Duur’ de toetsencombinatie ‘CTRL+ENTER’ gebruikt, wordt er een nieuwe urenregel aangemaakt met de gegevens van het huidige dossier. Het dossiernummer en de dossiernaam worden automatisch ingevuld.

Documenten kopiëren naar ander dossier 
Het kan voorkomen dat documenten of brieven vanuit het ene dossier in NEXTmatters naar een ander dossier gekopieerd moeten worden.

Ga in het brondossier naar de ‘Document Manager’ en zoek het desbetreffende document op in de Verkenner. Kies voor rechtermuisklik / ‘Kopiëren’ om het document te kopiëren.

Ga vervolgens in het doeldossier naar de ‘Document Manager’ en ga in de Verkenner in de map staan waar het document moet komen te staan. Kies hier in het rechter scherm voor rechtermuisklik / ‘Plakken’. Het gekopieerde document wordt nu toegevoegd aan dit dossier.

Naam e-mail wijzigen bij slepen
Er zijn verschillende manieren om uw e-mails vanuit Microsoft Outlook op te slaan in een dossier in NEXTmatters. Eén van deze mogelijkheden is het slepen van een e-mail vanuit Outlook naar NEXTmatters.

Bij het slepen van een e-mail naar NEXTmatters is het mogelijk om direct de naam van de e-mail aan te passen. Wanneer u een e-mail sleept naar NEXTmatters verschijnt het  tussenscherm ‘Opslaan in dossier’. Vervolgens kan hier een afwijkende bestandsnaam ingevoerd worden. Dit kan onder in het scherm in het veld ‘Opslaan als’.

Het oorspronkelijke onderwerp van de e-mail blijft ongewijzigd en de ingevoerde bestandsnaam wordt weergegeven in het dossier.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 02

Tips&trucs deel 2 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica vanuit NEXTassyst, ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel twee van deze reeks vindt u onder andere tips over het snel zoeken naar dossiers en relaties, het opslaan van e-mail in NEXTassyst en diverse ECH handigheidjes.

F11 en F12
Alhoewel de sneltoetsen F11 en F12 al heel lang in (NEXT)Assyst zitten, zijn ze nog steeds redelijk onbekend. Met behulp van F11 kunt u, waar u ook zit in NEXTassyst, snel zoeken naar een dossier. Hetzelfde geldt voor F12 voor het zoeken naar een relatie.

Naast deze twee sneltoetsen kent NEXTassyst nog meer handige sneltoetsen. Als u op ‘navigatie’ (button bovenaan in NEXTassyst) klikt, ziet u welke andere sneltoetsen u in NEXTassyst kunt gebruiken.

E-mail opslaan in NEXTassyst
Er zijn verschillende manieren om uw e-mails vanuit Microsoft Outlook op te slaan in een dossier in NEXTassyst. U kunt gebruik maken van de knop ‘Outlook opslaan’ onder dossiers of u kunt direct de e-mail en/of bijlage slepen vanuit Outlook naar het desbetreffende dossier.

Er is nog een derde mogelijkheid om e-mails op te slaan vanuit Outlook in NEXTassyst. Als u een groot dossier hebt waarin veel wordt gemaild kunt u vanuit NEXTassyst een Outlook mapje aanmaken in uw mailbox in Outlook. Door de e-mails in Outlook naar dit mapje te slepen worden deze automatisch opgeslagen in het betreffende dossier.

Het aanmaken van een dergelijk Outlook mapje doet u vanuit NEXTassyst. U gaat in een dossier naar documenten. Als u vervolgens onder correspondentie met de rechter muisknop klikt op ‘e-mail archief’ krijgt u een aantal opties waaronder de optie ‘Maak “NEXT DM” archieffolder’. Als u hierop klikt wordt automatisch in Outlook het mapje aangemaakt. U kunt dit mapje zelf hernoemen naar een door u gekozen omschrijving.

Loskoppelen gestopte ECH passeerzaak
ECH kunt u volledig geïntegreerd vanuit NEXTassyst gebruiken. Dit geldt zowel voor passeerzaken als voor afloszaken. Niet zelden wordt, om wat voor reden dan ook, een ECH passeerzaak gestopt. In NEXTassyst blijft deze ECH passeerzaak op zo’n moment gekoppeld aan het desbetreffende dossier.

Het gebeurt echter regelmatig dat u alsnog een andere ECH passeerzaak aan dit dossier in NEXTassyst wilt koppelen. In dat geval heeft u de mogelijkheid om de gestopte ECH passeerzaak los te koppelen van het dossier in NEXTassyst. Als u naar de desbetreffende ECH zaak in het dossier in NEXTassyst gaat ziet u aan de linkerkant de optie ‘loskoppelen ECH zaak’. Als u dit gedaan heeft kunt u de nieuwe ECH passeerzaak weer koppelen aan het dossier.

Volmacht kopiëren voor handmatige afhandeling ECH afloszaak
Ook bij ECH afloszaken gebeurt het regelmatig dat deze zaak wordt gestopt. De gemaakte royementsvolmacht kan in dit geval niet worden gebruikt voor het verwerken in een royementsakte omdat deze aan een gestopte ECH afloszaak is gekoppeld. Om deze volmacht toch te gebruiken en niet handmatig een nieuwe te hoeven aanmaken kunt u deze volmacht kopiëren.

U doet dit door in het betreffende dossier naar ‘Royementen’ te gaan. Hier ziet u onder het kopje ‘royementen’ de volmacht staan. In de laatste kolom aan de rechterkant ziet u het icoontje om de volmacht te kopiëren. De volmacht wordt vervolgens gekopieerd en is bruikbaar om te verwerken in een royementsakte.

NEXTsearch
In elk notarieel softwarepakket zit een mogelijkheid om te zoeken in dossiers. Je kunt zoeken op naam van partijen, naam van het dossier, rechtsgebied, passeerdatum e.d. Er is echter geen notarieel softwarepakket waar je ook rechtstreeks kunt zoeken in documenten zoals notariële en onderhandse stukken.

Met NEXTsearch kunt u in NEXTassyst niet alleen zoeken op deze gebruikelijke zoektermen maar kunt u ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. U kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken. Deze optie zit niet standaard in NEXTassyst maar hier kunt u als kantoor voor kiezen. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met Martin (06-14726397 | martin@devoon.nl) of met Boi (06-4483039 | boi@devoon.nl).

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips&trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 01

Tips en trucs deel 1 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht.

Directe link vanuit NEXTmatters naar Company Info
Company Info verzamelt zeer veel informatie over bedrijven zodat u direct een goed en diepgaand inzicht in elke organisatie kunt krijgen. Deze data komt onder andere uit het Handelsregister, Kadaster en het NBWO (Nederlands Bureau Waardebepaling Onroerende zaken). Via NEXTmatters kunt u via de relatiekaart direct doorlinken naar relevante informatie op de site van Company Info. Zo heeft u inzicht in al deze data.

Sluitteksten in andere talen
Steeds vaker krijgen advocatenkantoren te maken met buitenlandse cliënten die bijvoorbeeld Engels spreken. Deze cliënten willen natuurlijk ook graag hun declaratie in het Engels toegestuurd krijgen. De sluitteksten op de declaratie kunnen automatisch in het Engels worden geplaatst. In ‘Beheer’ kunt u de standaard Engelse sluitteksten plaatsen, zodat deze automatisch geplaatst worden als het om een Engelse declaratie gaat. Naast Engels ondersteunt NEXTmatters ook Duits, Frans en Spaans.

F11 en F12 sneltoetsen
Met behulp van F11 kunt u, waar u ook zit in NEXTmatters, snel zoeken naar een dossier. Hetzelfde geldt voor de F12 voor het zoeken naar een relatie.

Naast deze twee sneltoetsen kent NEXTmatters nog meer handige sneltoetsen. Als u op ‘Navigatie’ (button bovenaan in NEXTmatters) klikt, ziet u welke andere sneltoetsen u in NEXTmatters kunt gebruiken.

E-mail opslaan in NEXTmatters
Er zijn verschillende manieren om uw e-mails vanuit Microsoft Outlook op te slaan in een dossier in NEXTmatters. U kunt gebruik maken van de knop ‘Outlook opslaan’ onder dossiers of u kunt direct de e-mail en/of bijlage slepen vanuit Outlook naar het desbetreffende dossier. Daarnaast kennen we in NEXTmatters ook automatische e-mailherkenning.

Er is nog een vierde mogelijkheid om e-mails op te slaan vanuit Outlook in NEXTmatters. Als u een groot dossier hebt waarin veel wordt gemaild, kunt u vanuit NEXTmatters een Outlook mapje aanmaken in uw mailbox in Outlook. Door de e-mails in Outlook naar dit mapje te slepen worden deze automatisch opgeslagen in het betreffende dossier.

Het aanmaken van een dergelijk Outlook mapje doet u vanuit NEXTmatters. U gaat in een dossier naar documenten. Als u vervolgens onder correspondentie met de rechter muisknop klikt op ‘E-mail archief’ krijgt u een aantal opties waaronder de optie ‘Maak “NEXT DM” archieffolder’. Als u hierop klikt wordt automatisch in Outlook het mapje aangemaakt. U kunt dit mapje zelf hernoemen naar een door u gekozen omschrijving.

NEXTsearch
Met NEXTsearch kunt u in NEXTmatters niet alleen zoeken op gebruikelijke zoektermen zoals dossiernummer en documentnamen, maar kunt u ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. U kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken. Dit bespaart veel zoek- en studietijd die op elk kantoor veel beter besteed kan worden. Meer informatie? Neem dan contact met ons op.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 01

Tips&trucs deel 1 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent naast de grote integraties, zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica, ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Omdat nog niet alle medewerkers op de hoogte zijn van deze handigheidjes publiceren wij vanaf dit najaar elke twee maanden een artikel waarin een aantal van deze handigheidjes worden toegelicht.

Directe link vanuit NEXTassyst naar Company Info
Company Info verzamelt zeer veel informatie over bedrijven zodat u direct een goed en diepgaand inzicht in elke organisatie kunt krijgen. Deze data komt onder andere uit het Handelsregister, Kadaster en het NBWO (Nederlands Bureau Waardebepaling Onroerende zaken). Via NEXTassyst kunt u via de relatiekaart direct doorlinken naar relevante informatie op de site van Company Info. Zo heeft u direct inzicht in al deze data.

Metadata bij omzetten Word document naar PDF
Het versturen van bijvoorbeeld concepten naar cliënten gebeurt altijd in PDF formaat. Hiervoor wordt het Word document omgezet naar PDF. Standaard wordt hierbij ook de meta data van het Word document meegenomen. Dit is data zoals wie is de maker van het document, wanneer is deze gemaakt enz. Het is vaak niet wenselijk dat de cliënt dit kan zien. Bij het omzetten naar PDF wordt in NEXTassyst en via Word de metadata niet meer meegenomen zodat dit niet meer zichtbaar is voor de cliënt.

Sluitteksten in andere talen
Steeds vaker krijgen notariskantoren te maken met buitenlandse cliënten die bijvoorbeeld Engels spreken. Deze cliënten willen natuurlijk ook graag hun nota en/of declaratie in het Engels toegestuurd krijgen. Tot op heden was het in NEXTassyst al mogelijk om nota’s en declaratie in het Engels te maken. De sluitteksten konden echter nog niet automatisch in het Engels worden geplaatst. Dit is nu wel mogelijk. In beheer kunt u de standaard Engelse sluitteksten plaatsen zodat deze automatisch geplaatst worden als het om een Engelse nota of declaratie gaat. Naast Engels ondersteunt NEXTassyst ook voor 100% Duits, Frans en Spaans.

Familie rechercheren
In NEXTassyst bestaat de mogelijkheid om familierecherche te doen. Deze kunnen via het tabblad ‘familie’direct worden gekoppeld en gerechercheerd. De geselecteerde personen worden automatisch aangemaakt indien deze nog niet bestaan en worden direct in het BRP gerechercheerd. Dit zorgt voor een aanzienlijke tijdsbesparing.

Signalering kladrepertorium niet verstuurde CTR opgave
In NEXTassyst kan het CTR/CLTR geïntegreerd gebruikt worden. Het versturen van de opgave naar het CTR/CLTR is gekoppeld aan het versturen van de repertoriumregel naar het CDR. Sinds NEXTassyst 3.11 is een kolom toegevoegd aan het kladrepertorium. In deze kolom kunt u direct zien of er een CTR/CLTR opgave gemaakt is. Daarnaast wordt deze kolom rood indien de repertoriumregel verstuurd is maar de CTR/CLTR opgave nog niet. Vanuit uw kladrepertorium heeft u hiermee dus nu een volledig overzicht.

Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips&trucs training.

Geplaatst op

Weg met langdurige contracten – kwaliteit als basis

Eind juni 2017 verscheen op notarisnet het artikel van Bernadette Verberne van de KNB over de rol van ICT in de notariële praktijk. Zij constateert dat ICT steeds belangrijker wordt in de notariële praktijk en adviseert notariskantoren: “stap af van langdurige contracten, houd minimaal eenmaal per jaar uw ICT kritisch tegen het licht en werk in de cloud.”

Bij Devoon streven we naar een langdurige samenwerking met onze klanten. In onze visie dwing je dat echter niet af door langdurige contracten te sluiten maar door kwaliteit te leveren. Daarom zit je als kantoor bij ons niet vast aan langdurige contracten, maar kun je gewoon per twee maanden opzeggen. Helder en transparant, zoals elke organisatie in onze ogen zou moeten werken.

Focus op kwaliteit en service 
Als ondernemer houd je er waarschijnlijk niet van om vast te zitten aan langdurige contracten. Indien een product of dienst tegenvalt, wil je de optie hebben om over te stappen naar een alternatief. Wij vinden dat heel normaal. Bij Devoon geloven wij in onze kwaliteit en dienstverlening en daarom werken wij niet met langdurige contracten.

Klagende klanten zijn goed!
Gaat bij Devoon dan alles goed? Nee, zeker niet. Bij ons werken mensen, dus worden er fouten gemaakt. En ja, daar hebben klanten ook weleens last van. En die klagen daarover. Dat is logisch, als een product of dienst niet naar behoren werkt, dan geef je dit aan bij de desbetreffende dienstverlener.

Is dat erg? Nee juist niet! Klagende klanten willen namelijk klant blijven, anders hadden ze hun contract wel direct opgezegd. Als Devoon hebben wij de taak om samen met de klant het probleem op te lossen. En er is een noodzaak om dat goed te doen. Onze klant kan immers gemakkelijk overstappen naar een andere aanbieder.

Loyaliteit
Goede service aan klanten levert naast waardevolle feedback ook een loyale klant op. Een klant die niet snel zal overstappen. In de 17 jaar dat wij onze software leveren aan notariskantoren zijn de kantoren die overstapten naar een andere leverancier gelukkig op de vingers van een hand te tellen. Daar zijn wij heel trots op en het zegt iets over de manier waarop Devoon inzet op kwaliteit en service.

Dit wordt gelukkig ook onderschreven door onze klanten. Jacqueline van der Krans van Notarispraktijk Interwaert omschrijft Devoon als volgt: “Wij ervaren jullie als een prettige en toegankelijke partij, waar wij onze problemen (lees: dingen waar wij tegenaan lopen) neer kunnen leggen en waar ook – indien mogelijk – zo spoedig mogelijk een terugkoppeling op volgt.”

Anton van Jole van Axent notarissen vindt dat Devoon “de laatste twee jaar een enorme sprong heeft gemaakt in de verbetering van een efficiënte wijze van serviceverlening.” Positieve punten vindt hij dat elk kantoor een vast aanspreekpunt heeft. “Iemand die een luisterend oor heeft en de situatie van het kantoor kent.” Over de serviceverlening van Devoon zegt hij: “Het persoonlijk contact met Devoon ervaar ik altijd als informeel en altijd met het doel een goed resultaat te behalen.”

Samenwerken
En juist deze samenwerking met kantoren is voor ons van groot belang. Voor hen proberen wij iedere dag ervoor te zorgen dat zij efficiënter en gemakkelijker kunnen werken. Met wie kunnen we dat beter ontwikkelen dan met de mensen die elke dag met onze software werken. Juist deze insteek zorgt ervoor dat ons softwarepakket toekomstbestendig is en blijft.

Wij geloven in Devoon
Bij Devoon durven wij het anders te doen. Dat is waar wij in geloven en steeds meer klanten zijn dit gelukkig met ons eens. Bij die andere werkwijze passen geen langdurige contracten, maar de vrijheid voor onze klanten om zelf te beslissen of ze wel of niet willen blijven werken met onze software.

Benieuwd wat wij voor jouw kantoor kunnen betekenen? Neem dan contact op met mij of met een van mijn collega’s.

Martin Duijs
+31 614 72 63 97

Geplaatst op

Blockchain – hoe is het nu met?

Je kunt geen medium raadplegen zonder dat je ergens wel het woord blockchain tegenkomt. De techniek die het volgens kenners helemaal gaat maken. Maar, zoals met alle nieuwe technologieën is de techniek voor velen nog weinig concreet. Inmiddels zijn er echter diverse concrete voorbeelden van toepassingen bekend.

Als softwareleverancier zijn wij gek op nieuwe ontwikkelingen en kijken we voortdurend hoe we onze software voor kantoren beter en efficiënter kunnen maken. De blockchain is een softwaretoepassing die in theorie ook veel invloed kan gaan hebben op het werk van notariskantoren. Daarom in dit artikel aandacht voor de blockchain technologie en de praktische toepassingen hiervan.

De blockchain – wat is het ook alweer precies?
Wat is de blockchain ook alweer precies? De bekendste toepassing van de blockchain technologie is de Bitcoin. Het virtuele betaalmiddel waar iedereen wel eens van gehoord heeft. En die berichtgeving over de Bitcoin is lang niet altijd positief geweest. Maar los van de Bitcoin is de techniek die er achter zit, de blockchain, veel interessanter.

Wereldwijd grootboek
De blockchain technologie is het beste te vergelijken met een groot wereldwijd grootboek. Dit grootboek staat geregistreerd op duizenden computers over de hele wereld. Iedere computer heeft een eigen kopie van dit grootboek. De blockchaintechniek zorgt ervoor dat alles wat je registreert met behulp van blockchain, ondubbelzinnig vastgesteld is. En wat met behulp van de blockchain wordt geregistreerd kan niet meer worden gewijzigd.

Met de toepassing van deze techniek kunnen we dus onderling (decentraal, dus zonder centrale instanties als banken, overheden etc.) alles wat digitaal is snel, veilig en waterdicht van eigendom laten wisselen. We hebben dus geen partijen meer nodig die ons het vertrouwen van de transactie garanderen (geen ‘trusted third party’). Dit biedt enorme mogelijkheden. Daarom wordt de blockchain technologie door velen al gezien als ‘the next big thing’ na de opkomst van het internet.

Kijk ook eens naar deze Ted Talk over de blockchain. Geeft een goede uitleg over de implicaties zonder echt te technisch te worden:

Ongekende mogelijkheden
Door deze technologie kunnen we dus van alles registreren wat nu nog op veel verschillende plekken gedaan wordt. Van de registratie van rijbewijzen, trouwaktes, eigendomsbewijzen, vastgoed tot aan intellectueel eigendom en aandelen overdrachten.

Geen concrete toepassingen
Een van de commentaren tot nu toe was het feit dat de toepassing van blockchain technologie nog heel ongrijpbaar is. Begrijpelijk commentaar, want er waren toen nog weinig voorbeelden van echt concrete toepassingen. Toch heeft de blockchain technologie volgens experts ongekende mogelijkheden. Je kunt de fase waarin de blockchain zich nu bevindt vergelijken met het beginstadium van de opkomst van het internet. Ook toen duurde het een tijd voordat internet massaal bruikbaar werd voor consumenten.

Toepassingen 
Inmiddels komen er steeds meer concrete voorbeelden van blockchain toepassingen:

Muziekrechten DJ Hardwell
DJ Hardwell heeft bijvoorbeeld de rechtenverdeling van zijn nieuwe single geregeld met blockchain technologie. Op die manier is hij niet afhankelijk van Buma Stemra. Hiervoor werkt DJ Hardwell samen met het bedrijf Rightsshare. Chris van Houten van Rightsshare: “Hardwell treedt in dit geval op als digitale serviceprovider (DSP) die een vergoeding uitkeert aan de rechthebbenden. De DSP heeft een betalingsverplichting aan de muzikant. Dat is er in dit geval één, maar met blockchain kun je simpel alle rechthebbenden aan de keten toevoegen. Bijvoorbeeld als er meerdere componisten aan een stuk hebben gewerkt.”.

Huurcontracten
Maar ook op juridisch gebied zie je steeds meer blockchain toepassingen. De gemeente Rotterdam bijvoorbeeld legt, in samenwerking met Cambridge Innovation Center (CIC) Rotterdam en Deloitte, huurcontracten vast in een blockchain. De kern van deze toepassing is het digitaal vastleggen van de huurcontracten in een blockchain zodat startups die in het CIC-netwerk zitten snelle een eenvoudiger huurcontracten kunnen afsluiten. Het uiteindelijk doel is het efficiënter en transparanter beheren van vastgoed.

Oprichtingen flash-stichting
Zelfs op het werkterrein van de notaris zijn inmiddels al de eerste pilots van blockchaintoepassingen. Zo loopt er een pilot van de Kamer van Koophandel waarbij je een tijdelijke stichting kunt oprichten. Veel stichtingen hebben tegenwoordig een tijdelijk karakter. Opgericht voor bijvoorbeeld een jaarlijks goed doel als de Roparun. Het zou veel makkelijker zijn als je een stichting tijdelijk kunt oprichten. In de pilot van de Kamer van Koophandel wordt de stichting dus niet zoals nu (nog) het geval is bij de notaris opgericht maar gewoon online via de KvK met behulp van blockchain technologie. Je krijgt een webpagina waar je het doel, middelen en functionarissen moet vermelden. Je kunt dan ook direct een bankrekening openen en de stichting direct inschrijven in het handelsregister. Simpel, gemakkelijk en snel met een paar drukken op de knop.

Vastgoedtransacties
Ook op het gebied van onroerend goed wordt geëxperimenteerd met blockchain technologie, en niet door de minste. De ABN AMRO heeft namelijk bekendgemaakt dat ze, in samenwerking met IBM, een pilot gaan draaien voor het gebruik van blockchain bij vastgoedtransacties. Transacties waar de notaris in Nederland van oudsher een belangrijke rol bij speelt.

Digitaal ondertekenen van documenten
Bovenstaande voorbeelden zijn voorbeelden van pilots die op dit moment plaatsvinden maar worden nog niet in de praktijk op grote schaal gebruikt. Het bedrijf Firm24 heeft nu als een van de eerste bedrijven daadwerkelijk blockchain technologie geïntegreerd in haar dienstverlening. Firm24 gebruikt blockchain technologie om een extra laag van zekerheid te creëren bij het ondertekenen van een document. De ondertekening wordt vastgelegd in de blockchain zodat 100% zekerheid bestaat over de ondertekening van het document. Dit initiatief ziet specifiek op de ondertekening en niet op de inhoud van de overeenkomst. Daarmee worden de mogelijkheden van de blockchain technologie zeker niet volledig benut, maar het is wel de eerste, echte concrete toepassing van blockchain technologie in juridisch Nederland.

Voetnoot
De toepassingen van de blockchain technologie zijn bij lange na nog niet uitgekristalliseerd. In geen enkele branche wordt op dit moment al op grote schaal gebruik gemaakt van een op blockchain gebaseerde toepassing.  Maar langzaamaan worden de mogelijkheden zichtbaarder. Dit geldt zeker voor de gebieden waarop de notaris werkzaam is. Op ondernemingsrecht- (de flash stichting) en vastgoedgebied (ABN AMRO) wordt al geëxperimenteerd met toepassingen waarbij lang niet altijd de notaris nog betrokken wordt.

Blockchaintoepassingen zijn nog zeker geen gemeengoed en dit zal ook vast nog langer op zich laten wachten. Maar het is fijner om nu al na te denken over hoe je dit kunt toepassen op je eigen vakgebied, dan uiteindelijk de boot te missen omdat je te laat bent met het aanpassen van je organisatie aan de veranderende (markt)omstandigheden. Ook bij Devoon denken we na over of en zo ja hoe we blockchain technologie kunnen gebruiken om notariskantoren te helpen hun werk gemakkelijker en efficiënter te doen. Heeft u daar goede ideeën over en wilt u met ons verder van gedachten over wisselen? Aarzel dan niet om contact op te nemen.

Gertjan de Gans