Tips en trucs deel 12 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen, handige tips & trucs. In deze twaalfde editie tips over:

1.    Afzonderlijke stukken;
2.    Historie;
3.    Vragen om bestandsnaam bij aanmaken brief;
4.    Wijzigen e-mailadres klant bij gebruik NEXTportal;
5.    Onderhanden werk.

1. Afzonderlijke stukken 
Binnen NEXTassyst bestaat de mogelijkheid om aan de hand van één document meerdere stukken voor meerdere partijen te genereren. Deze knop, ‘Afzonderlijke stukken’, is zichtbaar onder Dossiers | Documenten | Afzonderlijke stukken.

Voorbeelden van meerdere documenten die in één keer aangemaakt kunnen worden, zijn een datacard of een boedelvolmacht. U hoeft – indien het model de juiste codes bevat – enkel de partijen en het te maken stuk te kiezen. Word wordt gestart en – indien er vragen zijn opgenomen – worden deze één keer gesteld. Na het beantwoorden van deze vragen worden alle volmachten vervolgens voor alle partijen automatisch aangemaakt.

Los van volmachten en datacards zijn er nog meer mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan twee gelijkluidende testamenten met een uitlegbrief. Uw akte kan zo worden ingericht, dat de vragen voor deze drie documenten slechts éénmalig hoeven te worden beantwoord. Komt u er met de inrichting van de modellen niet zelf uit, dan helpen wij u uiteraard graag!

2. Historie 
Onder Home | Historie vindt u een overzicht van alle dossiers, documenten en relaties waar u recent in heeft gewerkt. Via de twee tabbladen is het ook nog mogelijk om te selecteren op recent en op vandaag. Het tabblad recent blijft 30 dagen beschikbaar. Het tabblad vandaag wordt elke dag ververst. Op deze wijze kunt u in één oogopslag zien waar u een bepaalde periode/dag mee bezig bent geweest. Daarnaast kan er gemakkelijk worden gewisseld tussen de verschillende documenten, relatiekaarten en/of nota’s waar u in heeft gewerkt.

3. Vragen om bestandsnaam bij aanmaken brief 
Binnen NEXTassyst kunnen (op dossierniveau) brieven worden aangemaakt, onder andere via Dossiers | Documenten | Correspondentie. Deze brieven zijn aangemaakt in Menu | Designer. Indien de brief in de designer een bepaalde naam heeft gekregen, bijvoorbeeld ‘bevestiging ontvangst koopovereenkomst’, zal deze brief in ieder dossier onder deze naam worden aangemaakt. In sommige gevallen kan het handig zijn om bij de aanmaak van een brief gelijk een andere bestandsnaam te geven, denk aan een toestemmingsbrief die naar meerdere partijen moet worden verzonden. Het vermelden van bijvoorbeeld de geadresseerde in de bestandsnaam is dan wenselijk.

Dit kan als volgt worden ingesteld:
Ga naar Menu | Designer | specifieke brief waar dit moet worden ingesteld en open dit model. Rechts onderin kan een vinkje worden gezet bij ‘Vragen om bestandsnaam’. Zodra dit vinkje actief is, wordt er vanuit NEXTassyst, elke keer dat dit model wordt aangemaakt, gevraagd om een bestandsnaam.

4. Wijzigen e-mailadres klant bij gebruik NEXTportal 
Het komt regelmatig voor dat een cliënt die de NEXTportal gebruikt een ander e-mailadres krijgt of dat het e-mailadres niet meer gebruikt dient te worden. Om dit te wijzigen voor het gebruik van de NEXTportal dient u het nieuwe e-mailadres eerst vast te leggen in de relatiekaart. Hier staan nu dus twee e-mailadressen (zowel oud als nieuw).

Ga vervolgens naar Dossiers | Documenten | Boomstructuur | Dossier online | Autoriseren. Klik op de betreffende relatie op het bewerksymbool. Bij het veld “e-mailadres” staat het e-mailadres geselecteerd welke geautoriseerd is voor de NEXTportal, hier kan middels het uitklapvenster het nieuwe e-mailadres worden geselecteerd. Klik vervolgens op ‘Wijzigen’. Er wordt een e-mail gestuurd naar zowel het oude als het nieuwe e-mailadres van de klant met de boodschap dat het e-mailadres is gewijzigd.

Het oude e-mailadres kan nu eventueel verwijderd worden uit de relatiekaart binnen NEXTassyst.

5. Onderhanden werk 
Binnen NEXTassyst kunt u een overzicht oproepen van alle dossiers die u of een collega in behandeling heeft. Dossiers die reeds zijn afgehandeld worden hier dus niet weergegeven. Binnen NEXTassyst wordt dit uw ‘onderhanden werk’ genoemd.

Dit overzicht kun u via Dossiers | Lijst, de knop ‘Onderhanden werk’ laten tonen. Onder de knop onderhanden werk zit ook nog een selectieveld. Hier kan eventueel een medewerker binnen uw kantoor worden geselecteerd. Nadat u deze selectie heeft gemaakt, worden in het scherm alle actieve dossiers van de persoon in kwestie weergegeven.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.