Categorie: Uncategorized

Technologische ontwikkelingen volgen elkaar exponentieel op en alleen door te innoveren kunnen organisaties in de toekomst relevant blijven. Ook de juridische branche ontkomt niet aan deze ontwikkelingen. Op dit moment is investeren in innovatie bij advocaten en notariskantoren nog niet altijd vanzelfsprekend. Dat is gevaarlijk, want de kans dat je als traditioneel kantoor links en rechts wordt ingehaald wordt daardoor steeds groter.

Maar hoe stimuleer je innovatie als het mijden van risico’s onderdeel uitmaakt van je DNA? In dit artikel vind je een aantal ideeën die je als advocaat of notaris kunnen inzetten bij het zetten van de volgende stappen richting die noodzakelijke vernieuwing.

Organisatiemodel
Het organisatiemodel van de meeste advocaten- en notariskantoren is minder geschikt voor het laten ontkiemen van innovatie. Anders dan bij veel corporate bedrijven heeft een advocaten/notariskantoor geen aparte directie en is er vaak geen strategisch meerjarenplan.

Hierdoor zijn de notarissen/advocaten zelf verantwoordelijk voor het besturen van de organisatie. En daar wringt vaak de schoen. De waan van de dag zorgt er niet zelden voor dat het leiden en besturen van het kantoor erbij inschiet. Innovatie is daarbij in deze situatie logischerwijs het eerste wat van het bordje valt aangezien het niet direct effect heeft op de bedrijfsvoering. Maar dat kan – zeker op de lange termijn – een bedreiging zijn voor het voortbestaan van het kantoor.

Door een advocaten/notariskantoor meer te organiseren als bedrijf geef je – onder andere – innovatie een eigen plek binnen de organisatie. Met een directie, duidelijke innovatiedoelen en een bijbehorend budget. Bijkomend voordeel is dat je je als notaris/advocaat kunt richten op wat echt leuk is, het juridisch inhoudelijk adviseren van cliënten.

De beste ideeën komen van buiten
De geschiedenis laat zien dat veel succesvolle innovaties in branches komen van branchevreemde partijen. En dat is niet gek. Innoveren puur van binnenuit is heel lastig. Organisaties streven vaak naar voorspelbaarheid en overzichtelijkheid. Het ter discussie stellen van bestaande patronen en werkwijze wordt daardoor heel lastig.

Als je als organisatie innovatief wil zijn, dan moet je je openstellen voor de buitenwereld. Dan zul je de buitenwereld naar binnen moeten halen. Omarm de inbreng van branchevreemde partijen, leer van ze en gebruik hun input om kritisch te kijken naar bestaande werkwijzen en processen. Probeer niet opnieuw het wiel uit te vinden maar innoveer door goed af te kijken.

TIP: Ga inspiratie opdoen in andere branches, bijvoorbeeld door een keer naar een evenement in een andere branche te gaan.

Zonder wrijving geen glans
De Griekse filosoof Heraclitus zei het 2500 jaar geleden al: “verandering is de enige constante”. Verandering hoort bij het leven net als ademen en eten. Maar verandering is voor veel mensen ook moeilijk en stuit vaak op weerstand.

Daardoor stuiten nieuwe innovaties vaak op wrijving. Een mooi voorbeeld is de consternatie die ontstond toen de Hema in 2013 een eigen notarisservice begon. Er waren zelfs notarissen die uit protest rookworst ging verkopen. Het werd uiteindelijk geen succes (de HEMA notarisservice stopte eind 2021) maar het zorgde er wel voor dat notarissen gingen nadenken over hun eigen (online) dienstverlening.

Nieuwe ontwikkelingen zorgen vaak voor wrijving, maar zonder wrijving geen glans. Ze zorgen namelijk uiteindelijk ook voor vernieuwing en voor innovatie. En je bereikt meer door dat te omarmen dan door ertegenin te gaan.

Krachten bundelen
Om meer innovatie te realiseren zouden alle stakeholders in de advocatuur en het notariaat hun krachten moeten bundelen. Nu wordt innovatie vaak nog niet genoeg ondersteund door bijvoorbeeld De Orde van Advocaten en de KNB.

Door samen de krachten te bundelen kunnen alle partijen profiteren van de innovatie die daardoor ontstaat. Ga experimenteren met nieuwe technologieën. Maak een gezamenlijke proeftuin waarin gewerkt kan worden aan het notariskantoor/advocatenkantoor van de toekomst. Werk ideeën uit en toets ze bij klanten, leveranciers en bij overige stakeholders.

Praat met je klant
Ken je klant. Een dooddoener wellicht, maar uiteindelijk doe je het voor die klant. Als je in de toekomst relevant wilt blijven dan moet jouw dienstverlening daadwerkelijk het probleem van je klant (blijven) oplossen.

Waar ligt hij of zij wakker van? Wat zijn de pijnpunten en hoe kunnen wij die oplossen? Je klanten zijn degenen die hier dagelijks mee te maken hebben. Als zij ergens tegenaan lopen, dan biedt dat een kans voor jou om te innoveren. Om jouw dienstverlening te verbeteren en beter te kunnen voldoen aan de behoefte van je (potentiële) klant.

Kansen
Door niet te innoveren zul je als advocaten- of notariskantoor niet direct de deuren hoeven te sluiten. Maar om op de lange termijn te overleven is innovatie wel degelijk van belang. Kantoren die afwachten en reactief reageren, zullen uiteindelijk het onderspit delven.

Gelukkig zijn er genoeg kansen om te innoveren en om innovatie te stimuleren. In dit artikel vond je hiervoor een aantal ideeën met als doel je aan het denken te zetten. Heb je andere ideeën die je wilt delen of mooie praktijkvoorbeelden? Deel ze met ons!

De grote vraag blijft nu: hoe ga jij innoveren als jurist?

Gertjan de Gans
Gertjandegans@nextlegal.nl

2022 is inmiddels alweer bijna in de maand maart aanbeland. De hoogste tijd om u bij te praten over alle NEXTlegal ontwikkelingen.

U leest alles over het nieuwe aangifteproces voor de ovb, over ons CLASSworks project, over het belang van blije werknemers en over het gebruik van cliëntportalen. Veel leesplezier gewenst!

Het nieuws voor de advocatuur leest u hier.

Het nieuws voor het notariaat leest u hier.

Het nieuws over FORTUNA leest u hier. 

Een bekend credo luidt: buiten winnen is binnen beginnen. Iedereen kan zich er wel wat bij voorstellen. Als je als organisatie het binnen niet op orde hebt, dan zul je buiten nooit het verschil (kunnen) maken. Maar hoe simpel het ook klinkt, toch gaat het vaak mis.

Het belang van een sterk merk
De meest succesvolle bedrijven zijn de bedrijven die gebouwd zijn op een sterk merk. Bedrijven die we allemaal kennen. Of het nu webwinkels (Bol.com/Coolblue), technologiebedrijven (Philips, Samsung, Apple) of auto’s (Tesla, Volvo) zijn.

Allemaal gestoeld op een sterk merk dat niet alleen het hoofd maar ook het hart raakt. Of zoals Maya Angelou zei:

“I’ve learned that people will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel.”

Internal branding
Maar een sterk merk neerzetten bereik je niet alleen door het extern communiceren van je identiteit en je positionering. Minstens zo belangrijk is dat iedereen in de organisatie weet waar het merk voor staat. Dit wordt ook wel internal branding genoemd.

Met behulp van internal branding wordt het gedrag van medewerkers verbonden met de extern gecommuniceerde merkbelofte. Je zorgt ervoor dat het merk onder medewerkers gaat leven en dat zij dit naar buiten toe uitdragen. De medewerkers maken in hun gedrag waar wat je als merk belooft.

Medewerkers zijn essentieel
Medewerkers spelen een cruciale rol bij het bouwen van een sterk merk. Zij hebben contact met klanten en prospects. Met al hun acties en communicatie vormen zij daarbij een essentieel onderdeel van je merkidentiteit.

Hoe beter zij dit doen, hoe meer het beeld dat externen van jouw merk hebben klopt met de werkelijkheid. Dit geldt nog meer in sectoren die werken met complexe producten zoals ook notariële software. Dat betekent automatisch dat medewerkers veel contact hebben met klanten.

Creëren van ambassadeurs
Een sterk merk heeft een scherpe merkbelofte en maakt deze in alles waar. Consistentie is hierbij koning. Veel wantrouwen richting merken wordt veroorzaakt doordat merken niet waarmaken wat ze beloven. Als je wel levert wat je belooft dan win je het vertrouwen van de klant/prospect.  Werknemers spelen hierin een cruciale rol.

Door die merkbelofte consistent waar te maken maak je uiteindelijk van je klanten je ambassadeurs en dat levert op de lange termijn betere en duurzamere (financiële) resultaten op. Daarnaast zorg je hiermee niet alleen voor ambassadeurs extern, maar ook voor fans intern: medewerkers die het naar hun zin hebben.

Voorbeeld: alles voor een glimlach😊
Zonder de bedrijfsnaam te noemen weet tegenwoordig bijna iedereen over welk bedrijf we het hebben als je ‘alles voor een glimlach’ zegt. Inderdaad, Coolblue.

Coolblue is een meester op het gebied van internal branding. Wat zij zo goed doen? Consistentie. Of je nu de klantenservice belt, contact met hen hebt op Social Media, in een fysieke winkel van hen staat of persoonlijk een bezorger over de vloer hebt. Via alle kanalen wordt dezelfde consistente boodschap uitgedragen: wij doen alles voor jou als klant, met een glimlach en met humor.

Het perfecte voorbeeld van een consistente merkbelofte. En dat is knap, zeker gezien het feit dat Coolblue inmiddels ruim 7.000 (!) medewerkers heeft. Het geheim? Een positieve en duidelijke merkidentiteit enerzijds en een strakke interne bewaking daarvan anderzijds.

Buiten winnen = binnen beginnen
Om succesvol te worden en te blijven is het extern uitdragen van je merkidentiteit niet voldoende. Je medewerkers zijn een cruciale factor voor succes en voor het neerzetten van een sterk merk.

Door te investeren in internal branding maak je van je medewerkers je ambassadeurs. Blije werknemers zorgen voor blije (potentiële) klanten. Of zoals het credo zegt: buiten winnen is binnen beginnen.

Gertjan de Gans

 

“Education is the key to unlocking the world, a passport to freedom.”
Oprah Winfrey

Tot vorig jaar stuurden wij ieder jaar rond de feestdagen een boekje naar relaties. Boeken die inspirerend en leerzaam zijn en je aanzetten tot nadenken over een bepaald onderwerp. Vorig jaar hebben we bij NEXTlegal voor het eerst voor iets anders gekozen.

ElimuCode: codeerbootcamps
In plaats van de boekjes hebben we vorig jaar gekozen om de organisatie Digital Education Africa Network (DEAN) financieel te helpen. Zij zijn een sociale onderneming die door middel van ICT-totaaloplossingen duurzame ontwikkeling in Afrika stimuleert.

Met onze hulp hebben ze afgelopen jaar een aantal codeerbootcamps georganiseerd. Dit zijn trainingen voor jongeren om hun computervaardigheden en -kennis te ontwikkelen en waar ze worden getraind in 21e-eeuwse vaardigheden zoals probleemoplossend vermogen, kritisch denken en samenwerken.

Een van de deelnemers zei na afloop van de training: ‘’The beauty of coding is we can use the same line of thinking to solve day to day life problems. One code at a time’’. Het hele verslag hiervan leest u hier.

CLASSworks
Omdat de samenwerking met DEAN zo goed is bevallen hebben wij dit jaar wederom gekozen om DEAN te helpen bij hun missie. Een van de andere projecten die DEAN organiseert heet CLASSworks. Met dit programma helpt DEAN lokale scholen, docenten en leerlingen met onderwijs en ICT.

Doel van het programma is om de kinderen te helpen bij het toepassen van kennis, het ontwikkelen van belangrijke 21e-eeuwse vaardigheden zoals communicatie, samenwerken, probleemoplossend vermogen, creativiteit en digitale geletterdheid.

ELIMUPi
Een van de onderdelen van het programma is dat alle scholen een digitale leeromgeving ontvangen bestaande uit een draagbare server (de ElimuPi) en tablets. De server bevat een enorme hoeveelheid lesmateriaal die via de browser van de tablets bereikbaar is. Op de tablets zijn educatieve apps geïnstalleerd.

Praktisch en nodig
Het goede van de projecten die DEAN uitvoert is dat het heel praktisch is en je direct weet waar het geld naartoe gaat en wie je daarmee helpt. Dat persoonlijke aspect vinden we bij NEXTlegal heel belangrijk.

Maar het is ook hard nodig om deze projecten uit te voeren; om deze mensen te helpen bij het ontwikkelen van kennis en vaardigheden. Met onze hulp kan DEAN scholen de komende twee jaar ondersteunen met alles wat zij nodig hebben.

Mocht u hen ook willen helpen of heeft u bijvoorbeeld nog oude hardware staan die afgeschreven is. DEAN.org kan hulp goed gebruiken. Alle informatie vindt u op: https://www.dean.ngo/

Martin Duijs

Donderdag 9 december ging het in Legal IT Talks over het automatiseren van taken en processen op juridische kantoren. Welke werkzaamheden lenen zich uitermate goed om door een computer te laten ondersteunen, of zelfs uit te laten voeren? Taco van Bennekom (NEXTlegal) en Bart van Wanroij (Epona Legal) waren te gast.

Bekijk het volledige webinar terug

We beginnen het gesprek met een korte definitie: het verschil tussen digitaliseren en automatiseren. Om iets te kunnen automatiseren, moet het eerst gedigitaliseerd zijn. Dus processen die voorheen op papier gedaan werden, nu op de computer doen is digitaliseren. Als deze processen vervolgens ook door de computer zelf (deels) uitgevoerd worden, dan ben je aan het automatiseren.

Taco en Bart hebben ieder hun eigen expertisegebied in dit gesprek. Bart spreekt met name advocaten en bedrijfsjuristen, Taco houdt zich meer bezig met het notariaat. Beide gasten stellen vast dat het met het digitaal werken wel goed zit, en dat er ook mondjesmaat geautomatiseerd wordt. Maar de echte slimmigheden blijven soms nog liggen, waardoor deze beroepsgroepen soms onnodig tijd en overzicht verliezen.

Taken, deadlines en termijnen
Volgens Bart zit een belangrijk voordeel van de automatisering van taken in het bewaren van overzicht en werkzaamheden beter kunnen distribueren over de juiste (groepen van) mensen. Taken hebben deadlines of zijn gekoppeld aan termijnen van externe organisaties zoals de Rechtspraak, en dan wil je zeker weten dat deze data altijd kloppen en dat het systeem ervoor zorgt dat iedereen zijn of haar taken tijdig uitvoert. En dat als iemand dat niet kan doen, iemand anders dat kan overnemen.

Quick wins voor het notariaat
Als we Taco vragen naar quick wins op het gebied van automatisering in het notariaat, dan hoeft hij niet lang na te denken. Hij komt in de praktijk nog veel geprinte dossiers tegen met daarop geeltjes of afvinklijstjes met wat wanneer gedaan is, of moet worden.

Daar kan men nog een grote slag slaan op het gebied van digitalisering. Door het te digitaliseren, kan het systeem je helpen met het bewaken van taken en het organiseren van werkstromen, zodat iedereen op het juiste moment zijn of haar taak kan doen. Dit brengt als extra voordeel dat de status van het dossier veel duidelijker is voor iedereen, en omdat alle taken digitaal worden toegewezen, hoeven er ook geen dossiers meer geprint te worden om er bijvoorbeeld thuis aan verder te werken.

Beide sprekers geven in het webinar praktische voorbeelden met schermdemo’s, hoe bijvoorbeeld NEXTassyst (Taco) en Microsoft Teams (Bart) het werk eenvoudiger en overzichtelijker kunnen maken.

Koppelingen met externe systemen
Bart vult hierop aan dat er ook externe koppelingen mogelijk zijn om de toewijzing van taken en deadlines op basis van bijvoorbeeld de rolbewaking (Armarium) te realiseren. Hierdoor blijft alle informatie in één omgeving zichtbaar, en hoeft er niet in verschillende systemen naar informatie gezocht te worden. Een aanvullend voordeel van het automatiseren, is dat door de taken in het systeem van zoveel mogelijk informatie te voorzien, deze taken ook weer gebruikt kunnen worden om de efficiëntie van het kantoor op te meten, aldus Bart. Met hoeveel taken is iemand bezig, wat voor taken zijn dat, hoe lang is de doorlooptijd van de dossiers, et cetera.

In het webinar geven de heren nog veel meer praktische tips over hoe u taken, processen en werkstromen op uw kantoor kunt automatiseren. Kijk daarom het hele webinar terug op YouTube, of neem contact op met Taco van Bennekom (NEXTlegal) of Bart van Wanroij (Epona Legal) voor meer informatie.

 

In het magazine Legal&Tech staan we samen met de Lexxyn Groep Partners en interessante gasten uit de juridische wereld, stil bij de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering voor de juridische praktijk. Een niet te missen blad dus voor de jurist met een zwak voor technologie.

Editie 3 van Legal&Tech is nu uit, en is zowel als gratis e-zine (geen registratie noodzakelijk) en fysiek magazine voor u beschikbaar. Ontvangt u Mr. Magazine? Dan treft u bij de uitgave van december een exemplaar aan. Heeft u geen abonnement op Mr. Magazine, of is het Legal&Tech magazine niet meegeleverd? Vraag via dit formulier uw gratis exemplaar aan.

In editie 3 lees u onder andere:

• Koffie met: Ilona van Opdorp – De toekomst van HBO-rechten studenten in de juridische praktijk.
• Het ontwerpen van de juridische werkplek van de toekomst.
• Samenwerken in een dossier is teamwork.
• Totaaloplossingen zijn hot, zet deze trend zich door in 2022?
• Een nieuwe zakelijke internetverbinding: glasvezel, kabel of DSL?
• De digitale juridische wereld van vandaag en morgen.
• Onderzoek: Advocatuur heeft nog grote winst te behalen in automatisering.
• Wwft en MOT check uitvoeren: kan dat makkelijker?
• Business Intelligence voor de advocatuur.
• Microsoft Teams: van lockdown redmiddel tot cultuurveranderaar.
• 9 tips om perfect bereikbaar te zijn.
• Cloud 365: werken in de cloud opnieuw uitgevonden.

Nog minder dan één maand en dan zit een wederom veelbewogen jaar er alweer op. Hoogste tijd om u bij te praten over de nieuwste NEXTlegal ontwikkelingen. Veel leesplezier gewenst!

Het nieuws voor de advocatuur leest u hier.

Het nieuws voor het notariaat leest u hier.

“Een langdurige relatie baseer je niet op gladde praatjes, maar op wederzijds vertrouwen en gefundeerde analyses.”

 

Net als alle andere professionele ondernemingen heeft ook NEXTlegal een sales-afdeling. Maar het verkopen van automatiseringsoplossingen aan juridische professionals is niet te vergelijken met de gewone commerciële praktijk. Hoe overtuig je een notaris of een advocaat om ondanks de hoge drempel met zijn of haar praktijk over te stappen op onze ICT-oplossingen? We vroegen het adviseur Boi Thomasse, één van de verantwoordelijken voor de marktbenadering bij NEXTlegal.

 

“Mijn werk heeft niks te maken met overtuigen. Ik geloof er heilig in dat onze potentiële klanten al te vaak geconfronteerd worden met leveranciers die ze proberen te overtuigen. Mijn doel is oprecht om ze de beste beslissing te laten nemen voor hun kantoor en ze daarbij te helpen. En als tijdens dit proces één van de partijen het gevoel krijgt van ‘Dit klikt niet lekker’ – op persoonlijk vlak of over de toegevoegde waarde van onze software – dan ben ik ook bereid om het kennismakingstraject af te breken.”

Wacht even… jij stapt zélf voortijdig terug?
“Natuurlijk, als ons product geen impact kan bieden, dan heb ik niks te zoeken bij die klant. Ik begin ook nooit met een demo. Ik ga éérst in gesprek. Op welke punten is je huidige oplossing goed en wat is er niet goed aan? Als een advocaat of notaris dan aangeeft: “Ons systeem is best goed maar wij gebruiken maar 20% van de functionaliteiten” dan gaat bij mij een alarmbel rinkelen. Dan is mijn advies: ga liever eerst praten met je huidige leverancier. Het kan best zijn dat als je je mensen behoorlijk traint in je huidige tool, dat dan 80% van je issues opgelost zijn. Ik wil ook niet een product installeren bij een organisatie waar onvoldoende motivatie is om ermee om te leren gaan. Daar wordt uiteindelijk niemand beter van.

 

• NEXTtip
  Andere software? Bezint eer ge begint. Ga eerst met je huidige leverancier praten. Misschien is de oplossing al aanwezig in je huidige pakket.

 

Dus die potentiële klant ben je kwijt?
“Nou, dat hoeft niet per se. Het gebeurt wel dat die klant opnieuw gaat overleggen over wat de medewerkers precies verwachten van de software en dat ze andere issues vinden die wij toch beter op kunnen lossen. Of er zijn allerlei functionaliteiten beloofd waarvan de ontwikkeling telkens weer uitgesteld wordt. Als deze mogelijke klant écht vooruit wil met het kantoor en hij of zij wil er zelf tijd en energie in stoppen, dan komen ze een paar maanden later vanzelf weer bij ons uit.

Hoe pak jij de werving van nieuwe klanten precies aan?
“Ja, ik ga hier natuurlijk niet al mijn methoden verklappen. De concurrent leest dit ook. Waar het op neer komt is dat ik bedrijven zoek die met vergelijkbare issues kampen als kantoren die al klant zijn geworden. Bijvoorbeeld advocaten die zich realiseren dat ze veel meer uit intelligente modellen kunnen halen.

Waar veel tijd verloren gaat met het schrijven van relatief gestandaardiseerde brieven, akten, algemene voorwaarden of andere stukken. Als je dat werk kunt automatiseren scheelt het enorm veel tijd. Tijd die je overhoudt voor inhoud, voorbereiding, denkwerk en aandacht voor je cliënten. Ik toets eerst aan de telefoon hoe de urgentie is.

 

• NEXTtip
  Bedenk goed wat je wél wilt. Wat willen we graag anders en waarom? Wat verwacht je precies van de software. Ga vervolgens in zee met een leverancier die dat nú kan bieden.

 

En dan dus níét overtuigen.
“Haha, nou ja, overtuigen op de inhoud. Ik ben geen gladde verkoper die zegt: “Wij hebben sowieso een beter product dan wat je nu gebruikt”. Het gaat er om wat wij daadwerkelijk kunnen betekenen voor die notaris of advocaat. Er zijn kantoren die al langer nadenken over het moderniseren van de ICT. Maar zelfs als die inzien dat NEXTlegal een positieve impact kan hebben, hoeft dat nog niet te betekenen dat ze bereid zijn te veranderen.

Wat ze nu hebben is misschien shit, maar het is wél bekende shit. Al kan onze oplossing het tienvoudige opleveren, veranderen kost tijd, denkkracht en geld. Mijn doel is het verschil zo simpel en concreet mogelijk te maken, maar de initiële beslissing moeten zij toch echt zelf maken. Ik ben geen kampioen touwtrekken en dat zal ik ook nooit worden. Hoe dan ook, een langdurige relatie baseer je niet op gladde praatjes, maar op wederzijds vertrouwen en gefundeerde analyses.”

 

• NEXTtip
  Software die simpel oogt of er gelikt uitziet, hoeft niet direct een hoger rendement te hebben. Breng de verschillen tussen de huidige en potentiële software zo concreet mogelijk in kaart. Hoe werkt dossiervorming, urenschrijven of een relatiekaart aanmaken. Is het verschil voor jouw kantoor relevant?

 

Blijf jij ook na die beslissing betrokken?
“Als de nodige stukken getekend zijn en de datum van livegang is afgesproken, draag ik het project over aan onze consultants. Zij plannen dan een intake met het kantoor. Daarbij blijkt steeds dat naast de kwaliteit van de software vooral ook mijn collega’s het verschil maken. Zij zorgen ervoor dat kantoren hun pakket optimaal kunnen gebruiken. Bij de livegang en tijdens de jaren daarna.”

Hoe zie jij de toekomst van notariaat en advocatuur?
“De juridische markt is over het algemeen geen koploper als het gaat om ICT, maar dat vind ik vrij logisch. Elk kantoor wil vertrouwen uitstralen, dus dan wil je alleen systemen gebruiken die zich echt bewezen hebben. Al was het maar om te voorkomen dat je later een stap terug moet doen. Een kantoor wil immers uitstralen dat alles wat zij doen goed is overdacht.

De juridische praktijk in Nederland heeft een leuk soort haat/liefdeverhouding met software. Als het makkelijk te gebruiken is en direct waarde toevoegt, maakt dit ze nieuwsgierig. We zien bijvoorbeeld dat ons klantenportaal steeds meer wordt gebruikt. En natuurlijk de intelligente modellen. Het is boeiend om te zien hoe kantoren zich opeens realiseren dat ze écht een efficiencyslag hebben gemaakt. Daar worden ze blij van, en hun cliënten ook!”

Wanneer komt dat moment?
“Ik zie dat echt gebeuren bij klanten: ineens worden ze getriggerd: “Hé, wacht, die gasten kunnen het ons wel érg makkelijk maken. Misschien toch interessant om me te verdiepen in intelligente modellen!” Vanaf dat moment gaan ze actief meedenken over de eigen werkprocessen. Dan komen ze met ideeën en willen ze sparren over andere stappen voor blijere medewerkers en cliënten.

Het is een leuke dialectiek: enerzijds vinden ze ICT niet echt super interessant. Maar als ze eenmaal aanhaken, gaat het snel. “Wat? Ik kan alle opdrachten in bulk declareren? Dus niet meer per stuk?” “Nee, je hoeft alleen maar aan te vinken wat dóór kan.” Dit soort simpele dingen kan medewerkers uren werk schelen. Echt, wij kunnen het leven van juridisch Nederland een stuk makkelijker maken.”

De wereld digitaliseert en de adaptatie daarvan is – mede door corona – inmiddels wijdverspreid. Ook het notariaat en de advocatuur ontkomen niet aan deze digitalisering. De jongere generaties zijn de klanten van morgen. En die generaties zijn vergroeid met hun smartphone, maar bellen er niet meer mee.

De hoogste tijd om te kijken wat de nabije toekomst biedt aan ontwikkelingen waar je als notaris of advocaat gebruik van kunt maken. In de eerste editie van deze serie ging het over het digitaal overdragen van eigendom met behulp van NFT’s , over het digitaal ondertekenen van (notariële) documenten en over tools om snel te vinden wat je zoekt.

Managementinformatie
Op het gebied van managementinformatie is voor notaris- en advocatenkantoren nog een wereld te winnen. Cliënten eisen steeds vaker transparantie en eerlijke communicatie voor wat betreft tarieven en prijzen. Het oude ‘uurtje factuurtje model’ staat zwaar onder druk, maar waar begin je als kantoor om daar iets aan te doen?

Startpunt is inzicht krijgen in wie wat, waar, wanneer en tegen welke kosten doet binnen je kantoor. Dit levert belangrijke informatie op voor het management en voor het bepalen van tarieven e.d. Bij NEXTlegal bieden we dit inzicht met behulp van onze NEXTcontroller, die financiële data combineert met alle overige data zoals tijdschrijven e.d.

Clocktimizer
Een ander alternatief is Clocktimizer. Geen onbekende voor velen. In 2015 wonnen zij de Legal Tech Startup Awards. Clocktimizer levert big data business intelligence software voor advocaten.

Daarmee kan een advocaat bijvoorbeeld: op eenvoudige wijze projecten met elkaar vergelijken ten behoeve van fee quotes; projecten monitoren en tijdig bijsturen om budgetoverschrijdingen te voorkomen; en zien waar efficiëntieverbeteringen de winstgevendheid van het kantoor kunnen vergroten.

Centraal digitaal aandeelhoudersregister
Elke Besloten Vennootschap (BV) heeft er één: het aandeelhoudersregister. Hierin staat wie de aandeelhouders zijn, hoeveel en welk soort aandelen zij houden en wanneer ze de aandelen hebben verkregen. Dit register moet worden bijgehouden door het bestuur. Dit gebeurt op dit moment nog gewoon fysiek (op papier). Niet zelden raakt dit register kwijt, met alle gevolgen van dien.

De hoogste tijd dus dat ook dit ‘stukje’ wordt gedigitaliseerd. Al geruime tijd heeft het Ministerie van Veiligheid en Justitie plannen om een centraal aandeelhoudersregister te creëren (het “CAHR”). Deze ontwikkeling zal het werk van notarissen een stuk gemakkelijker maken.

Dit centraal aandeelhoudersregister zal worden neergelegd bij de Kamer van Koophandel. De vraag is echter wanneer dit in gebruik genomen zal worden. Tot op heden is daar namelijk nog niets over bekend. Maar wat zijn nu dan de opties om dit wel ‘digitaal’ te regelen?

Evidend
Een van de partijen die een digitaal aandeelhoudersregister wil gaan aanbieden is SDU. Zij hebben begin dit jaar Evidend overgenomen. Evidend is een online register wat onder meer een real time overzicht aanbiedt van het sinds september 2020 voor alle rechtspersonen verplichte UBO-register. Naar eigen zeggen komt Evidend in november van dit jaar echt op de markt.

Aandelenkadaster
Naast Evidend is er nog een andere partij die een digitaal aandeelhoudersregister aanbiedt: het Aandelenkadaster. Dit digitale aandeelhoudersregister is al wel beschikbaar maar uit de website wordt niet geheel duidelijk hoe dit precies in zijn werk gaat. Het lijkt een soort digitale kluis waarin het aandeelhoudersregister wordt opgeslagen.

De notaris/advocaat in de Metaverse
Wie herinnert zich nog de populaire game The Sims? Of het platform Second Life? Beiden boden de mogelijkheid om deel te nemen aan nieuwe digitale werelden. Het razendpopulaire spel Fortnite is daarvan één van de meest aansprekende recente voorbeelden. Virtuele 3D werelden waarin je iemand anders kan zijn, of juist jezelf.

Een van de grootste ontwikkelingen op het moment is de ontwikkeling van de Metaverse. De Metaverse is één grote virtuele 3D wereld waarbij je van de ene virtuele ruimte naar de andere kunt. De Metaverse wordt gezien als de volgende versie van het internet. Een versie waarbij je geen browser meer gebruikt om naar verschillende websites te gaan maar coördinaten om naar een bepaalde plek in die virtuele wereld te gaan.

Klinkt als sciencefiction? Dat is logisch. De Metaverse bestaat ook nog niet. Maar de verwachting is dat dit wel de toekomst wordt. Een toekomst waarbij de echte en virtuele wereld door elkaar heen lopen. Het gebruik van NFT’s (zie vorige artikel) past bijvoorbeeld ook naadloos in deze Metaverse.

De kans is groot dat cliënten tegen die tijd ook graag naar het virtuele notaris- of advocatenkantoor gaan. Je kunt immers tegen die tijd ook werken, vrienden ontmoeten, naar concerten gaan en winkelen in de Metaverse. Misschien helpt de notaris in de Metaverse je straks bij het kopen van je NFT.

Andere technologische ontwikkelingen?
Heb je andere technologische ontwikkelingen gezien die interessant zijn om te delen? Laat het mij weten, dan neem ik die mee in de volgende blog.

Gertjan de Gans

 

“Ik werk bij NEXTlegal, maar eigenlijk bén ik van de klant.”

Onze klanten stellen het op prijs dat de NEXTlegal consultants zo goed thuis zijn in hun vakgebied. Het is waar dat de meeste van onze adviseurs afkomstig zijn uit de praktijk van de advocatuur of het notariaat. Wat dat betreft is Heleen Bernsen geen uitzondering. Zij was van 1984 tot 1997 notarieel medewerker en applicatiebeheerder bij een notariskantoor, tot de toenmalige softwareleverancier haar vroeg consultant te worden.

Na wat omzwervingen kwam ze uiteindelijk in 2004 bij Devoon terecht, als allereerste consultant naast de twee toenmalige directeuren. Heleen is dus al 17 jaar bij ons. Wij spraken met haar.

“Als je 37 jaar in het notariaat rondloopt zou je denken dat je alles wel gezien hebt, want inhoudelijk is in de notarispraktijk niet bijzonder veel veranderd sinds 1984. Toch krijg ik nog steeds nieuwe, unieke vragen. Het overkwam me toevallig gisteren nog met een klant… een vraag waarvan je denkt: “Ja, ok, en nu?” Dus dan is het toch weer een uitdaging om met een oplossing te komen.

We proberen altijd vanuit de klant advies te geven en problemen op te lossen. Dat persoonlijke contact is heel leuk. En niet alleen als het over software gaat. Ook als het organisatorisch niet lekker loopt kan ik vanuit mijn praktijkervaring adviseren: “Als je het nou eens op deze manier probeert, of op die manier?” Zo komen we tot een oplossing om efficiënt te werken, waarbij het werkplezier voor de medewerkers natuurlijk ook sterk meetelt.

 

• NEXTtip
  Met de sneltoets F1 kun je vanuit NEXTassyst een browser starten met documentatie.

 

Consultant in Corona-tijd
Het laatste jaar was moeilijk, omdat ik bijna alleen vanuit huis gewerkt heb. Je mist gewoon het persoonlijk contact. Hopelijk kunnen we volgend jaar weer gewoon bij de klanten op bezoek. Kijk, ik werk bij NEXTlegal, maar eigenlijk bén ik van de klant. Wij willen altijd zorgen dat klanten blij zijn dat ze voor ons gekozen hebben. Dat betekent dat je niet van 9 tot 5 werkt maar dat je pas de deur achter je dicht doet als de laatste vraag beantwoord is.

We horen ook regelmatig dat de klant blij is dat we altijd bereikbaar zijn. Dat we er zijn als ze ons nodig hebben. Natuurlijk zullen wij ook wel eens een steekje laten vallen, maar klanten weten dat hun belang voorop staat.

Van training tot helpdesk
Het leuke van automatisering en het notariaat is dat geen enkele dag hetzelfde is. De ene dag ben je aan het programmeren met IT-coderingen voor een efficiënte documentproductie, het volgende moment geef je trainingen. Of je bent druk met het voorbereiden van een project, zoals het opleveren van NEXT voor een nieuwe klant.

Daarnaast vervullen wij als consultants ook de helpdesk-rol. Dat is één à twee keer per week telefonisch advies. Niet het leukste werk, maar wel belangrijk en het hoort erbij. Iedere dag is een uitdaging. Ik heb er lol in. Op zich best bijzonder dat je dat na 17 jaar nog kunt zeggen.

 

• NEXTtip
  Onder Home | Nieuws | vind je wekelijks een overzicht van alle uitgeleverde hypotheekmodellen.

 

Actief ontspannen in de vrije tijd
Ik heb altijd ontzettend veel energie. Als het heel rustig is ben ik niet op mijn best. Liefst werk ik lekker door, onder druk, met een volle agenda. Op stille momenten ben ik het na een halve dag al zat. Er moet gewoon steeds iets gebeuren. Ook privé, als we ontspannen, zijn we actief. Naast het werk doen mijn man en ik veel aan zeilen, op de Zeeuwse wateren en langs de Belgische kust. En sinds een jaar hebben we twee kleinkinderen, dus als we vrij zijn doen we gym op de vloer.

De toekomst van het notariaat
De automatisering in het notariaat blijft zich ontwikkelen. We werken aan digitaal ondertekenen en straks kun je ook digitaal een BV oprichten. Alles wat nu nog papier is, wordt gedigitaliseerd. Daar zitten nog wel wat haken en ogen aan, maar dat zijn veranderingen die zeker gaan komen. Verder zullen we waarschijnlijk toch steeds meer op afstand werken. Bij de uitbraak van COVID kwamen de eerste meetings met Teams langzaam op gang, maar inmiddels is iedereen gewend en gaat het vergaderen steeds vaker digitaal. Hoe dan ook, voor de nabije toekomst zie ik er vooral naar uit mijn klanten wél weer in het echt te kunnen ontmoeten.

 

• NEXTtip
  Er zijn handige sneltoetsen voor het zoeken van dossiers (F11), relaties (F12) en repertorium (F9).