“Een langdurige relatie baseer je niet op gladde praatjes, maar op wederzijds vertrouwen en gefundeerde analyses.”

Net als alle andere professionele ondernemingen heeft ook NEXTlegal een sales-afdeling. Maar het verkopen van automatiseringsoplossingen aan juridische professionals is niet te vergelijken met de gewone commerciële praktijk. Hoe overtuig je een notaris of een advocaat om ondanks de hoge drempel met zijn of haar praktijk over te stappen op onze ICT-oplossingen? We vroegen het adviseur Boi Thomasse, één van de verantwoordelijken voor de marktbenadering bij NEXTlegal.

“Mijn werk heeft niks te maken met overtuigen. Ik geloof er heilig in dat onze potentiële klanten al te vaak geconfronteerd worden met leveranciers die ze proberen te overtuigen. Mijn doel is oprecht om ze de beste beslissing te laten nemen voor hun kantoor en ze daarbij te helpen. En als tijdens dit proces één van de partijen het gevoel krijgt van ‘Dit klikt niet lekker’ – op persoonlijk vlak of over de toegevoegde waarde van onze software – dan ben ik ook bereid om het kennismakingstraject af te breken.”

Wacht even… jij stapt zélf voortijdig terug?
“Natuurlijk, als ons product geen impact kan bieden, dan heb ik niks te zoeken bij die klant. Ik begin ook nooit met een demo. Ik ga éérst in gesprek. Op welke punten is je huidige oplossing goed en wat is er niet goed aan? Als een advocaat of notaris dan aangeeft: “Ons systeem is best goed maar wij gebruiken maar 20% van de functionaliteiten” dan gaat bij mij een alarmbel rinkelen. Dan is mijn advies: ga liever eerst praten met je huidige leverancier. Het kan best zijn dat als je je mensen behoorlijk traint in je huidige tool, dat dan 80% van je issues opgelost zijn. Ik wil ook niet een product installeren bij een organisatie waar onvoldoende motivatie is om ermee om te leren gaan. Daar wordt uiteindelijk niemand beter van.

• NEXTtip
  Andere software? Bezint eer ge begint. Ga eerst met je huidige leverancier praten. Misschien is de oplossing al aanwezig in je huidige pakket.

Dus die potentiële klant ben je kwijt?
“Nou, dat hoeft niet per se. Het gebeurt wel dat die klant opnieuw gaat overleggen over wat de medewerkers precies verwachten van de software en dat ze andere issues vinden die wij toch beter op kunnen lossen. Of er zijn allerlei functionaliteiten beloofd waarvan de ontwikkeling telkens weer uitgesteld wordt. Als deze mogelijke klant écht vooruit wil met het kantoor en hij of zij wil er zelf tijd en energie in stoppen, dan komen ze een paar maanden later vanzelf weer bij ons uit.

Hoe pak jij de werving van nieuwe klanten precies aan?
“Ja, ik ga hier natuurlijk niet al mijn methoden verklappen. De concurrent leest dit ook. Waar het op neer komt is dat ik bedrijven zoek die met vergelijkbare issues kampen als kantoren die al klant zijn geworden. Bijvoorbeeld advocaten die zich realiseren dat ze veel meer uit intelligente modellen kunnen halen.

Waar veel tijd verloren gaat met het schrijven van relatief gestandaardiseerde brieven, akten, algemene voorwaarden of andere stukken. Als je dat werk kunt automatiseren scheelt het enorm veel tijd. Tijd die je overhoudt voor inhoud, voorbereiding, denkwerk en aandacht voor je cliënten. Ik toets eerst aan de telefoon hoe de urgentie is.

• NEXTtip
  Bedenk goed wat je wél wilt. Wat willen we graag anders en waarom? Wat verwacht je precies van de software. Ga vervolgens in zee met een leverancier die dat nú kan bieden.

En dan dus níét overtuigen.
“Haha, nou ja, overtuigen op de inhoud. Ik ben geen gladde verkoper die zegt: “Wij hebben sowieso een beter product dan wat je nu gebruikt”. Het gaat er om wat wij daadwerkelijk kunnen betekenen voor die notaris of advocaat. Er zijn kantoren die al langer nadenken over het moderniseren van de ICT. Maar zelfs als die inzien dat NEXTlegal een positieve impact kan hebben, hoeft dat nog niet te betekenen dat ze bereid zijn te veranderen.

Wat ze nu hebben is misschien shit, maar het is wél bekende shit. Al kan onze oplossing het tienvoudige opleveren, veranderen kost tijd, denkkracht en geld. Mijn doel is het verschil zo simpel en concreet mogelijk te maken, maar de initiële beslissing moeten zij toch echt zelf maken. Ik ben geen kampioen touwtrekken en dat zal ik ook nooit worden. Hoe dan ook, een langdurige relatie baseer je niet op gladde praatjes, maar op wederzijds vertrouwen en gefundeerde analyses.”

• NEXTtip
  Software die simpel oogt of er gelikt uitziet, hoeft niet direct een hoger rendement te hebben. Breng de verschillen tussen de huidige en potentiële software zo concreet mogelijk in kaart. Hoe werkt dossiervorming, urenschrijven of een relatiekaart aanmaken. Is het verschil voor jouw kantoor relevant?

Blijf jij ook na die beslissing betrokken?
“Als de nodige stukken getekend zijn en de datum van livegang is afgesproken, draag ik het project over aan onze consultants. Zij plannen dan een intake met het kantoor. Daarbij blijkt steeds dat naast de kwaliteit van de software vooral ook mijn collega’s het verschil maken. Zij zorgen ervoor dat kantoren hun pakket optimaal kunnen gebruiken. Bij de livegang en tijdens de jaren daarna.”

Hoe zie jij de toekomst van notariaat en advocatuur?
“De juridische markt is over het algemeen geen koploper als het gaat om ICT, maar dat vind ik vrij logisch. Elk kantoor wil vertrouwen uitstralen, dus dan wil je alleen systemen gebruiken die zich echt bewezen hebben. Al was het maar om te voorkomen dat je later een stap terug moet doen. Een kantoor wil immers uitstralen dat alles wat zij doen goed is overdacht.

De juridische praktijk in Nederland heeft een leuk soort haat/liefdeverhouding met software. Als het makkelijk te gebruiken is en direct waarde toevoegt, maakt dit ze nieuwsgierig. We zien bijvoorbeeld dat ons klantenportaal steeds meer wordt gebruikt. En natuurlijk de intelligente modellen. Het is boeiend om te zien hoe kantoren zich opeens realiseren dat ze écht een efficiencyslag hebben gemaakt. Daar worden ze blij van, en hun cliënten ook!”

Wanneer komt dat moment?
“Ik zie dat echt gebeuren bij klanten: ineens worden ze getriggerd: “Hé, wacht, die gasten kunnen het ons wel érg makkelijk maken. Misschien toch interessant om me te verdiepen in intelligente modellen!” Vanaf dat moment gaan ze actief meedenken over de eigen werkprocessen. Dan komen ze met ideeën en willen ze sparren over andere stappen voor blijere medewerkers en cliënten.

Het is een leuke dialectiek: enerzijds vinden ze ICT niet echt super interessant. Maar als ze eenmaal aanhaken, gaat het snel. “Wat? Ik kan alle opdrachten in bulk declareren? Dus niet meer per stuk?” “Nee, je hoeft alleen maar aan te vinken wat dóór kan.” Dit soort simpele dingen kan medewerkers uren werk schelen. Echt, wij kunnen het leven van juridisch Nederland een stuk makkelijker maken.”