Categorie: Uncategorized

‘Het de gebruiker zo gemakkelijk mogelijk maken, dat is een belangrijk doel van onze software. En de samenwerking met ECH? Die sluit daar naadloos op aan. ‘We werken niet voor niets al jaren met ze samen.’ Aan het woord is Taco van Bennekom, consultant binnen NEXTlegal, een bedrijf dat zich richt op software voor de advocaat, notaris en bedrijfsjurist. En dat al meer dan 20 jaar.

Taco van Bennekom, Consultant bij NEXTlegal

Automatische koppeling
‘In de praktijk betekent de integratie met ECH in onze software dat, wanneer er een nieuwe ECH-zaak binnen komt, deze direct gekoppeld kan worden aan een bestaande zaak. Of er wordt een nieuwe geopend. Vervolgens worden de juiste partijen, die herleid worden vanuit ECH, alvast aan het dossier gekoppeld. Datzelfde doen we bijvoorbeeld met het onderpand en met de overige bank- en klantgegevens’, vervolgt Taco.

‘Door de verschillende taken met elkaar te integreren voorkom je een enorme papierwinkel: alles wordt zoveel mogelijk ineens, op digitale wijze, verstuurd naar de juiste partij.’, zegt Taco van Bennekom, Consultant bij NEXTlegal

Soepele communicatie
‘Door deze werkwijze verloopt de communicatie tussen de verschillende partijen heel soepel. Wanneer de notaris bijvoorbeeld vanuit ECH een bericht krijgt dat er een bepaald dossier binnen is, dan start er voor alle betrokken partijen een reeks van werkzaamheden op. Denk onder meer aan het doorgeven wanneer de akte daadwerkelijk passeert (notaris), het verzorgen van de definitieve passeeropdracht (de bank), het opvragen van gelden (notaris), maar ook het oppakken van alle verplichte communicatie die met de bank moet plaatsvinden. Eigenlijk kun je ECH als de verbindende factor tussen de client, de banken en het notariskantoor zien. Uiteindelijk wordt de notariële akte getekend en worden er, wederom via dat slimme, geautomatiseerde berichtenverkeer, de bijbehorende processen bij de bank in gang gezet. Door de verschillende taken met elkaar te integreren voorkom je een enorme papierwinkel: alles wordt zoveel mogelijk ineens, op digitale wijze, verstuurd naar de juiste partij.’

Iedereen in de keten heeft iets nodig
‘Binnen de keten komt heel duidelijk het mooie van de samenwerking naar voren die ECH met ons, maar ook met andere leveranciers heeft. Iedereen in de keten heeft iets nodig, de bank, de notaris, de consument. En juist omdat zowel ECH als spreekwoordelijke digitale snelweg en wij vanuit onze rol als softwareleverancier tussen de verschillende partijen zitten, en goed met elkaar afgestemd hebben over hoe we zaken slimmer aan kunnen pakken, hebben we gezamenlijk minder werk met het voldoen aan alle verzoeken. Terwijl de klant tegelijkertijd wél optimaal geholpen wordt.’

Professioneel team
‘Verder is de samenwerking met de mensen van ECH gewoon heel fijn. Ze zijn professioneel, weten precies waar ze mee bezig zijn en ze staan náást ons vanuit een gelijkwaardige rol’, aldus Taco. ‘Daarnaast is het gros van de ECH-collega’s afkomstig uit het notariaat. En dat merk je aan alles. Het zijn niet per se allemaal IT’ers, maar ze hebben, vanuit hun achtergrond als kennisspecialist, een enorme passie voor hun vak, precies zoals dat binnen onze organisatie ook zo is.’

De notaris als vertaler
‘Uitdagingen zijn er natuurlijk ook. Zo hebben banken nog allemaal hun eigen hypotheekaktemodel. Daar zit een enorme kans om te uniformeren, waardoor de verwerking gemakkelijker wordt. Daardoor krijgt de notaris op zijn beurt dan weer meer tijd om het gesprek met de klant aan te gaan en nóg diepgaander advies te geven. En om vroegtijdig in een proces in te grijpen als het nodig is. Uiteindelijk kun je zeggen dat één van de belangrijkste taken van het notariaat is om te vertalen. De notaris vertaalt feitelijk de oplossing voor iemands menselijk probleem in een juridisch goed geformuleerde akte. Vervolgens wordt deze weer terugvertaald, zodat de klant begrijpt wat er staat én met een gerust hart weer het pand verlaat.’

Ontwikkelingen op de agenda
‘Uiteraard staan er volop ontwikkelingen op de agenda. Zo heeft ECH met de digitalisering en automatisering van de bankgarantie een nieuw proces opgeleverd. Het spreekt voor zich dat we daar graag op aansluiten. Samenvattend kan ik zeggen dat we blijven doorontwikkelen en continu onderzoeken naar hoe we de notaris en de consument nóg beter kunnen bedienen. En in dat onderzoek, daar spelen we samen met ECH graag een impactvolle rol in’, besluit Taco.

Meer informatie
Wil je meer weten over de de visie van Taco van Bennekom of over Stichting ECH? Neem dan contact met ons.

Bron: ECH.nl

Een boekhouder van een notariskantoor besteedt vaak veel tijd aan het verwerken van derdengeldstromen in de boekhouding. Bankafschriften moeten voor een groot deel handmatig worden verwerkt, en op het juiste dossier en grootboek worden geboekt. Met NEXTprofit+ gaat dit stukken sneller. Hoe dit werkt, leg ik u in dit artikel uit.

Voorbeeld: koopoverdracht woonhuis

Bij een huizentransactie maakt de hypotheekbank het gehele bedrag aan de notaris over. Vervolgens verdeelt de notaris dit bedrag over, gemiddeld genomen, vijf partijen. Denk onder andere aan de verkoper, de makelaar en de notaris. Het is vervolgens de taak van de boekhouder om in iedere regel het grootboeknummer en het dossiernummer in te voeren.

Heeft u als notariskantoor tien overdrachten te verwerken, dan dient de boekhouder zo vijftig regels met de hand te boeken. Dat is naast saai, ook tijdrovend werk. Werk dat, heel eerlijk, kinderlijk eenvoudig geautomatiseerd kan worden. En wel met NEXTprofit+: een functionaliteit van NEXTassyst in samenwerking met AFAS Profit. Door het inzetten van NEXTprofit+ kunt u de handmatige invoer voor het verwerken van de betalingen met maar liefst 80% verminderen.

Hoe werkt het?

AFAS Profit herkent het dossiernummer in de omschrijving van de betaling c.q. van het bankafschrift. Na deze herkenning worden de betalingen automatisch op het juiste dossier geboekt: foutloos en snel. Het dossiernummer en grootboeknummer worden vervolgens bij het aanmaken van een betaalbestand (SEPA) in NEXTassyst automatisch aan de omschrijving toegevoegd.

Voorheen gebeurde dit handmatig per regel, nu wordt dit geheel geautomatiseerd geregeld. Ook handig dat wanneer u via NEXTassyst betalingen uitvoert, het dossiernummer op alle regels wordt toegevoegd. Kortom, tijdens het verwerken van betalingen kan de boekhouder nu letterlijk achterover leunen.

Inmiddels is NEXTprofit+ al bij zo’n vijftig notariskantoren in gebruik. Wat blijkt? Deze manier van werken gaat 15 x zo snel. Niet alleen voor notariskantoren overigens. Ook advocatenkantoren, met een letselschadepraktijk bijvoorbeeld, hebben baat bij deze handige functie.

In werking zien

Bekijk hieronder de video waarin de handmatige verwerking van bankafschriften tegen de automatisch verwerking wordt weggezet. In 80 seconden heeft NEXTprofit+ hetzelfde werk verricht als de handmatige verwerker in 19 minuten. Wilt u het zelf zien? Bekijk dan hier de video.

Abonnement op de 3e van de maand terugverdiend

NEXTprofit+ is een module binnen NEXTassyst. Deze neemt u tegen een maandelijkse betaling van 31,72 euro af. Hiervoor wordt niet alleen de module voor u onderhouden, maar ook direct voor u ingericht. Op die manier worden lopende dossiers direct herkend. Van gebruikers horen wij dat zij dit bedrag er op de 3e van de maand al makkelijk uithalen. Namelijk, heel veel overdrachten worden op de 1e of 2e van de maand uitbetaald. De 3e worden dan de bankafschriften verwerkt, wat met deze functie dus direct tijd en geld bespaart.

Kent u alle nieuwe features van NEXTassyst?

NEXTprofit+ is slechts één van de handige functies van NEXTassyst. In de praktijk zie ik dat kantoren, zeker die al even met NEXTassyst werken, niet alle nieuwe features inzetten. Gewoon uit onwetendheid. Dus wilt u op de hoogte zijn – en blijven – van alle actuele mogelijkheden van NEXTassyst voor uw kantoor, vraag dan gerust om een bezoek, inclusief demo, van één van onze consultants via onderstaand formulier.

Insolventiedossiers wilt u met veel zorg op de correcte manier behandelen. Dit kan simpel met behulp van de nieuwe insolventiemodule binnen NEXTmatters.

Relevante stukken, zoals stuurinfo en salarisverzoeken, worden door deze slimme functionaliteit in een handomdraai gegenereerd en historisch en efficiënt bewaard in NEXTmatters. Zo heeft uw insolventieafdeling de volledige controle over alle insolventiezaken! 

De insolventiemodule is conform de Recofa-richtlijnen ingericht, waardoor uw stukken altijd voldoen aan alle voorwaarden met de juiste calculaties erin verwerkt. Hierbij wordt er rekening gehouden met geldende tarieven en ervaringsjaren. Excelsheets zijn hierdoor verleden tijd.

Ook tijdwinst behalen?
Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van onze insolventiemodule of een aanbieding op maat ontvangen? Laat dan uw gegevens hieronder achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.

 

Met de komst van het elektronische bankafschrift is al een groot deel van de handmatige invoer bij het verwerken van de betalingen in de administratie verdwenen. Wij vonden het tijd voor een volgende stap!

Maak kennis met onze nieuwe module NEXTprofit+. Door slim gebruik te maken van NEXTprofit+ (een functionaliteit van NEXTassyst in samenwerking met AFAS Profit) kunnen we de handmatige invoer voor het verwerken van de betalingen met maar liefst 80% verminderen.

Dat doen we door AFAS het dossiernummer in de omschrijving van het bankafschrift te laten herkennen. Hierna worden de betalingen automatisch op het juiste dossier geboekt. Dit gaat 100% foutloos en razendsnel. Het dossiernummer wordt vervolgens bij het aanmaken van een betaalbestand (SEPA) in NEXTassyst automatisch aan de omschrijving toegevoegd.

Dat kunnen we natuurlijk wel zeggen maar overtuig vooral uzelf:

De ontvangsten zullen in principe niet automatisch geboekt worden, die verdienen nadere aandacht en zijn vaak van meerdere bronnen afkomstig waardoor herkenning lastiger wordt.

Meer informatie?

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van NEXTprofit+ of een aanbieding op maat ontvangen? Laat dan uw gegevens hieronder achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.

De meeste kantoren hebben weleens moeite met het nemen van een beslissing, zeker als het gaat om ICT-projecten. Vaak wordt een beslissing uitgesteld, onder andere door te blijven zoeken naar informatie en bevestiging, bijvoorbeeld door het spreken van referentiekantoren. Ik ben van mening dat als de echte behoefte, die aan de zoektocht ten grondslag ligt, bekend is, selectieprocessen makkelijker worden ingegaan en knopen eenvoudiger worden doorgehakt. Geen munten gooien, maar de koppen breken.

Kritische noot
Kijken we naar praktijk management software dan zien we dat kantoren, gemiddeld genomen, na 12 tot 14 jaar een overstap overwegen. Die migratie moet een flinke stap voorwaarts worden. Om een verbetering na te streven, is een kritische noot cruciaal. En die kritische kijk is precies waar de advocaat om bekend staat. Toch merk ik dat bij ICT projecten een advocaat wat onzeker lijkt te worden. De emotie, intuïtie en ratio worden naar de achtergrond verschoven. Soms is het niet de verbeterslag an sich die overheerst, maar de ‘tick in the box’ drang (check, dat hebben we gedaan).

Gaf ik in het verleden eens een demo of training, dan werd ik tijdens mijn gesprek onderbroken met vragen zoals: ‘Vindt u ook niet dat de menuoptie links zou moeten staan?’ Toen irriteerde ik me daar weleens aan. Nu mis ik die advocaat die me aan tafel fileert. Ik wil daarom de advocaat weer uitdagen om zichzelf te blijven en kritisch te zijn. Koop niet iets, omdat u hebt gehoord dat u het moet kopen. Maar koop iets omdat u zeker weet dat het u een stap verder brengt.

Als een cliënt vraagt: ik wil een arbeidsovereenkomst, vraagt u waarschijnlijk ook door. Een schilder die iemand tijdens de zomermaanden in dienst neemt, heeft geen contract van 200 pagina’s nodig. U stelt dan ook de vragen om de basale behoefte bloot te leggen. Waarom dat niet voor uzelf doen?

In een eerder artikel schreef ik over het belang van teruggaan naar de intrinsieke behoefte. Ik adviseerde om alle woorden die bij u opkomen als u denkt aan een ideale werkomgeving op te schrijven. Wat aan deze steekwoorden in een later stadium: het selectieproces, ook handig is? Doordat u hebt bepaald waar de behoefte in het werkproces zit, kunt u online beter voorwerk doen.

Heeft u van iemand gehoord dat u via een app tijd moet schrijven, dan zoekt u uiteraard op ‘app voor tijdschrijven’: een vrij beperkte zoekopdracht die u al in een trechter duwt. Immers, de leverancier die op deze zoektermen het hoogste biedt, staat met een Google advertentie bovenaan. Bovendien, misschien zit u de hele dag achter uw pc en werkt zo’n app voor u helemaal niet handig. Maakt u uw zoekvraag iets specifieker, en gericht op de echte vraag, bijvoorbeeld ‘makkelijk tijd schrijven advocaat’, dan vindt u wellicht andere raakvlakken op Google die u kunnen inspireren.

Heeft u het nodige voorwerk gedaan, nodig dan pas enkele leveranciers uit. Ben kritisch. Ga geen kop of munt gooien om een keuze te maken. Zorg voor een ideale mix tussen ratio, gut feeling en ja, kijk vooral dan ook even naar referentiekantoren. Voor de bewijslast, niet als voorbeeld.

Blogserie over besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling

Dit artikel is deel 3 van 3 uit de rubriek: Besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling. Een drietal blogs waarin Wilma van de Bildt (NEXTlegal), aan de hand van drie shortreads, ingaat op haar zienswijze in beslissingstrajecten.

“Ratio: vaak niet de basis waarop advocatenkantoren hun ICT-oplossingen aanschaffen. Gut feeling, oftewel de intuïtie, wordt ook nog weleens overgeslagen. Waarop wordt een keuze voor een nieuwe ICT-applicatie dan wel gemaakt? Steeds vaker is dat op basis van hetgeen een ander kantoor gebruikt. Referenties zijn een uitstekende bewijslast, begrijp me niet verkeerd, maar waarom maken we intuïtie (en nog belangrijker: het waarom we iets willen) niet belangrijker? Ik zeg: terug naar onderbuikgevoel en een kritische advocatennoot. In deze reeks neem ik u mee op mijn missie.”

Blogs uit deze reeks:

1. Beste advocaat, wat wilt u nou echt?
2. Prik ’s een gaatje in die wolk.
3. Geen munten gooien, maar even de koppen breken.

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 5, download nu het volledige magazine.

In een vorig kort artikel uit deze reeks gaf ik aan hoe belangrijk het is om van ‘iets moeten’ naar ‘iets willen’ te gaan. Ik beloofde hierop in een volgend stuk verder te borduren. Voilà. Ik wil het kort met jullie hebben over het prikken van gaatjes in de woordwolk aan termen op het gebied van ICT en innovatie. Hoe stapt u daarvan weg?

Intrinsieke motivatie of hype

Tijdschrijven via een app, document management software, Document Assembly, Azure, sjablonen, Business Intelligence, Artificial Intelligence; prikkelende termen die ons brein doen aanzetten tot rondkijken. Begrijp me niet verkeerd, ik vind het mooi dat steeds meer kantoren een innovatieslag (willen) maken. Alleen, is dat op basis van een intrinsieke overtuiging of op basis van een hype? En in geval van het laatste, hoe stapt u als kantoor weg van die grote wolk aan terminologie?

Ik vind het belangrijk dat kantoren de tijd nemen om na te denken over wat ze echt willen wijzigen en waarom. Ik ben van mening dat je alleen maar echt blij kunt worden van nieuwe software, als het een voelbare pijn wegneemt of een aantoonbare verbetering brengt.

Jaren terug verscheen er een artikel van één van de Lexxyn Groep Partners in het Advocatenblad, met als insteek: werken in de cloud. Kantoren klopten destijds bij ons aan, alleen maar vanwege die nieuwe trend: cloud. ‘Ik wil ook in de cloud en hoe ziet de cloud er in jullie applicatie uit?,’ de vraag die ons bijna dagelijks werd gesteld (waarbij men vaak letterlijk naar het plafond, naar ‘de cloud’ keek). Het ging die kantoren niet om het oplossen van een probleem, of het verbeteren van een proces, maar om het meedoen met een trend. In dat geval: de cloud.

Prima, trendsetters hebben we nodig, alleen hoop ik mijn punt te hebben gemaakt: zorg dat de intrinsieke behoefte duidelijk is. Ga terug naar uw intuïtie en voel ook wat die, naast ratio, voor wijsheid te geven heeft. Schrijf alle woorden die bij u opkomen als u denkt aan een ideale werkomgeving op. Probeer de trendwoorden te vermijden. Dus niet: Ik wil een Artificial Intelligence (AI) toepassing, maar bedenk u waarom zou ik AI willen? Welk probleem lost het op? Wie weet is uiteindelijk de oplossing geen AI, maar bijvoorbeeld een Document Management Systeem.

Sta stil

Stop even met rennen. Bedenk uzelf dat voor nagenoeg iedere juridische professional automatisering ongrijpbaar is geworden. Het kan rust geven om u bewust te worden dat u ook geen ICT oplossing hoeft te verzinnen. Het enige dat u moet doen, is uw behoefte duidelijk hebben en uzelf daar hard voor maken. De juiste oplossing volgt dan vanzelf. Daarover in een volgende shortread meer, want: waar is die kritische advocaat die een leverancier fileert tijdens een presentatie?

Blogserie over besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling

Dit artikel is deel 2 van 3 uit de rubriek: Besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling. Een drietal blogs waarin Wilma van de Bildt (NEXTlegal), aan de hand van drie shortreads, ingaat op haar zienswijze in beslissingstrajecten.

“Ratio: vaak niet de basis waarop advocatenkantoren hun ICT-oplossingen aanschaffen. Gut feeling, oftewel de intuïtie, wordt ook nog weleens overgeslagen. Waarop wordt een keuze voor een nieuwe ICT-applicatie dan wel gemaakt? Steeds vaker is dat op basis van hetgeen een ander kantoor gebruikt. Referenties zijn een uitstekende bewijslast, begrijp me niet verkeerd, maar waarom maken we intuïtie (en nog belangrijker: het waarom we iets willen) niet belangrijker? Ik zeg: terug naar onderbuikgevoel en een kritische advocatennoot. In deze reeks neem ik u mee op mijn missie.”

Blogs uit deze reeks:

1. Beste advocaat, wat wilt u nou echt?
2. Prik ’s een gaatje in die wolk.
3. Geen munten gooien, maar even de koppen breken. (Verschijnt binnenkort)

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 5, download nu het volledige magazine.

‘Ik wil graag dat jullie langskomen voor een demo, want ik zoek een applicatie waarmee ik via een app mijn tijd kan schrijven.’ Een prima reden om ons, en vast ook een paar andere leveranciers van kantoorsoftware, uit te nodigen. Toch werp ik hier graag eens een ander licht op, namelijk de behoefte achter de vraag. Want, wat wil het advocatenkantoor in kwestie nu echt?

Ik stel tijdens een gesprek meestal de tegenvraag: ‘Wat doet u nu achter uw pc en wat vindt u daarbij belangrijk?’ Vaak krijg ik dan als antwoord dat een goed beeldscherm belangrijk is, evenals (inderdaad!) die app om snel tijd te schrijven. Voor mij aanleiding om wat dieper te graven, want ik geloof dat de echte behoefte vaak net iets anders is dan de ‘app-wens’.

SaaS: een verpakking van functionaliteiten

Een voorbeeld. Een kantoor klopt bij me aan en zegt: ‘Ik wil een SaaS applicatie.’ SaaS is een verpakkingsvorm van functionaliteiten. Daarbij weet inmiddels iedereen dat werken in een SaaS omgeving ertoe leidt dat de werkomgeving via iedere browser en type device benaderbaar is. Dit is een groot voordeel en terecht dat de vraag wordt gesteld. Maar, doordat SaaS een breed begrip is, is het belangrijk om te achterhalen wat het kantoor, binnen de mogelijkheden van SaaS, precies aanspreekt. Waar wil het kantoor rendement behalen met de inzet van SaaS? Belangrijk is de wens achter die behoefte. Die krijg je helder door vragen te stellen zoals:

• Waar denkt u aan bij SaaS?
• Wat denk u dat SaaS voor u oplost of verbetert of;
• Hoe ziet uw bureau eruit als u een SaaS oplossing hebt?

Tekenen

Ik daag advocatenkantoren graag uit om eens te gaan tekenen. Kop koffie in de ene hand, potlood in de andere. ’s Avonds op de bank bijvoorbeeld. Bedenk bij uzelf: ‘Wat heb ik vandaag gedaan en wat denk ik dat er anders kan en waarom?’ Probeer daarbij weg te blijven van alle buzzwords en hippe applicaties. We skippen ‘hip’ en gaan terug naar onszelf. Ga na wat u belangrijk vindt;

• Voor uzelf;
• Uw personeel;
• Uw kantoor en;
• Uw cliënt.

Probeer uw initiële gevoel van ‘Ik moet iets’ naar ‘Ik wil iets’ om te buigen en ga na wat dat echte willen nu is. Dit kunt u alleen doen, of met collega’s. Kiest u voor een brainstorm in teamverband, schrijf dan groot de vraag op een whiteboard of flipover: ‘Wat willen we nu eigenlijk écht veranderen?’ Geef iedereen Post-its en een stift en ga schrijven, tekenen en plakken.

Wat ik zie is dat kantoren, alvorens deze ‘Wat wil ik nu echt vraag’ duidelijk te hebben, al leveranciers gaan uitnodigen. Een presentatie voelt daarbij als een logische vervolgstap, waar aandachtig naar wordt gekeken. Voldoet die aan de verwachtingen en gebruiken collega-kantoren deze software ook, dan kan vaak zonder pardon een ‘go’ worden gegeven.

Van het bordje af

Ik hoor van kantoren terug dat ze in veel gevallen tegen ICT projecten opzien. Het is dan zaak het zo snel mogelijk van het bordje af te hebben. Werken in een SaaS omgeving? Check. Tijd schrijven op een app? Check. Maar waarom, lieve mensen, zouden we snelheid verkiezen boven doordachtheid? In een volgend artikel ga ik hier iets verder op in en bespreek ik de impact van de ICT & innovatie woordenbrij die boven ons hoofd hangt. En dat u daarin best eens een gaatje mag prikken.

Blogserie over besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling

Dit artikel is deel 1 van 3 uit de rubriek: Besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling. Een drietal blogs waarin Wilma van de Bildt (NEXTlegal), aan de hand van drie shortreads, ingaat op haar zienswijze in beslissingstrajecten.

“Ratio: vaak niet de basis waarop advocatenkantoren hun ICT-oplossingen aanschaffen. Gut feeling, oftewel de intuïtie, wordt ook nog weleens overgeslagen. Waarop wordt een keuze voor een nieuwe ICT-applicatie dan wel gemaakt? Steeds vaker is dat op basis van hetgeen een ander kantoor gebruikt. Referenties zijn een uitstekende bewijslast, begrijp me niet verkeerd, maar waarom maken we intuïtie (en nog belangrijker: het waarom we iets willen) niet belangrijker? Ik zeg: terug naar onderbuikgevoel en een kritische advocatennoot. In deze reeks neem ik u mee op mijn missie.”

Blogs uit deze reeks:

1. Beste advocaat, wat wilt u nou echt?
2. Prik ’s een gaatje in die wolk. (Verschijnt binnenkort)
3. Geen munten gooien, maar even de koppen breken. (Verschijnt binnenkort)

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 5, download nu het volledige magazine.

Jaren geleden konden we al thuiswerken. De ICT oplossingen waren beschikbaar, maar weinig mensen deden het. Het was geen gemeengoed en werd door werkgevers niet gestimuleerd. Corona verplichtte ons vanuit huis te werken. Toen moesten we. Nu mogen we. Hoe zorgen wij ervoor dat de technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren niet verzanden als “alternatieve werkwijzen”, maar dat deze echt het nieuwe normaal worden? Aan de hand van een casus schets ik een ideaal landschap van hybride werken voor u.

Game changer van formaat

Het afgelopen jaar is er een mix tussen het werken thuis, onderweg en op kantoor ontstaan. Daar is een mooi woord voor: hybride werken. Deze manier van werken is een game change van formaat. Waarom? Omdat hybride werken ervoor zorgt dat iedereen zijn of haar eigen ideale werkomgeving kan creëren. De technologische mogelijkheden hiervoor zijn inmiddels ruimschoots beschikbaar. Alleen, hoe zorgen wij er als branche voor, dat de ontwikkelingen van de afgelopen jaren op het gebied van digitaal samenwerken en communiceren niet verzanden als “alternatieve werkwijzen”? Hoe wordt deze manier van werken (op zijn minst voor een deel) het nieuwe normaal?

Op basis van de “Benchmark: Digitalisering van de advocatuur”, uitgevoerd door de Lexxyn Groep, blijkt immers dat ruim 80% van de kantoren de intentie heeft het thuiswerken te blijven faciliteren en ook hierin wil investeren. Met als doel om het hybride werken zo efficiënt mogelijk te laten plaatsvinden.

Hoe ziet zo’n hybride werklandschap er dan vervolgens uit? En is het nodig om in een dergelijk plaatje tal van verschillende software oplossingen aan elkaar vast te knopen – zodat een spreekwoordelijke “lappendeken” ontstaat – of kan dit ook gerealiseerd worden vanuit één totaaloplossing? Laten we zo’n landschap eens virtueel uittekenen, waarbij we niet per se gebonden zijn aan de vandaag de dag beschikbare technieken en functionaliteiten bij kantoren. Ik schets hiermee dus meer het plaatje hoe hybride werken in de toekomst voor een gemiddeld kantoor kan werken.

Het hybride landschap uitgetekend

Arbeidscontract opstellen
Als casus neem ik een volstrekt willekeurig bedrijf dat een arbeidsovereenkomst wil aangaan met een nieuwe medewerker. De HR medewerker dient online, bij een voor haar nog onbekend advocatenkantoor, een aanvraag in voor het opstellen van de overeenkomst. Bij deze aanvraag heeft zij, aan de hand van een slim formulier, zoveel mogelijk informatie ingevuld en de bijzondere bepalingen kenbaar gemaakt.

Geautomatiseerde checks en dossier- en offerteaanmaak
Het advocatenkantoor in kwestie controleert bij deze nieuwe cliënt standaard een aantal zaken zoals de KvK inschrijving. Vervolgens voert het kantoor een insolventie- en compliance check uit. Dit hele proces is geautomatiseerd, zodat een cliënt snel een cliëntdossier én Wwft dossier voor deze aanvraag (gescheiden) kan openen. Dit alles op basis van de ontvangen – en de door het kantoor gecontroleerde – gegevens.

De eerste actie van de arbeidsrechtadvocaat is het uitsturen van een offerte (aan de hand van een standaard model) via het cliëntportaal, met hierbij een persoonlijke uitnodiging aan de cliënt om deze voor akkoord digitaal te ondertekenen. De cliënt ontvangt op de dag van de aanvraag nog een offerte en ondertekent deze direct.

Arbeidsovereenkomstmodel slim opstellen
De advocaat ontvangt een melding van de getekende offerte. Met enkele klikken maakt hij, op basis van een slim model, een arbeidsovereenkomst op maat. Hij stelt deze, via hetzelfde portaal, beschikbaar aan de cliënt. Zowel de overeenkomst als de communicatie worden centraal in het portaal verzameld en opgeslagen; veilig en volgens AVG richtlijnen. Om de laatste puntjes op de i te zetten nodigt de advocaat de cliënt uit om gezamenlijk aan het document te werken. Dit gebeurt aan de hand van de Office365 integratie. De definitieve versie wordt via het portaal beschikbaar gesteld. Dus niet via de mail, maar via deze uiterst veilige ‘digitale kluis’.

Administratie afvinken
Aan het einde van de werkdag werkt de advocaat de administratie bij. Via zijn mobiele app heeft hij inzicht in de documenten waaraan hij heeft gewerkt, welke e-mails vanuit zijn account zijn verzonden en welke telefoontjes hij heeft gepleegd. Hij begint te ‘tinderen’: hij swipet naar links en naar rechts om deze regels eenvoudig om te zetten naar factureerbare tijdregels of om de voorstellen weg te gooien. Daarna is het tijd voor een avondje ontspanning.

En de declaratie? Die accordeert hij aan het begin van de maand geheel automatisch in zijn dashboard. Bij cliënt komt de factuur vervolgens digitaal, inclusief een betaallink, binnen voor een snelle betaling en verwerking.

Open deur naar het nieuwe werken

In dit geschetste voorbeeld wordt gebruik gemaakt van verschillende communicatie methodieken. Het online aanvragen van offertes, het digitaal ondertekenen van documenten, een tweeweg communicatie via een cliëntportaal (vaak ook wel een digitale kluis genoemd) en natuurlijk ook nog steeds het oude vertrouwde Microsoft Outlook. Alle werkwijzen werken als één samen met hetzelfde resultaat. U kunt werken, daar waar u wenst en wanneer u dat wenst, waarbij alles samenkomt in de binnen uw kantoor beschikbare systemen. Dit nieuwe, ‘moderne’ kantoor zie ik op steeds meer plekken terug. Bij de een gaat dit sneller dan bij de ander, maar het werk is in uitvoering.

Lexpo

Tijdens Lexpo deel ik mijn visie op hybride werken. Dat doe ik tijdens de kennissessie: Werk in uitvoering sinds corona. Bent u op Lexpo aanwezig? Schrijf u dan in voor deze sessie.

Johan Lijftogt
johanlijftogt@NEXTlegal.nl

In het magazine Legal&Tech staan we samen met de Lexxyn Groep Partners en interessante gasten uit de juridische wereld, stil bij de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering voor de juridische praktijk. Een niet te missen blad dus voor de jurist met een zwak voor technologie.

Editie 4 van Legal&Tech is nu uit, en is zowel als gratis e-zine (geen registratie noodzakelijk) en fysiek magazine voor u beschikbaar. Ontvangt u Mr. Magazine? Dan treft u bij de uitgave van juni een exemplaar aan. Heeft u geen abonnement op Mr. Magazine, of is het Legal&Tech magazine niet meegeleverd? Ga dan naar onze website en vraag uw gratis exemplaar aan.

In editie 4 lees u onder andere:

• Koffie met: Lisa Huisman van ECH – De digitale groeispurt van het notariaat
• Endpoint Management: grip op alles wat los en vast zit
• Verhalen uit de praktijk van BMO Advocaten en Koch en Compaijen Notarissen
• Teams Connect: heeft u rechten om te delen?
• Bellen met Microsoft Teams
• Column: Hoe innoveer ik als jurist?
• Artificial Intelligence als uitdager van de jurist
• Interview met Microsoft: over balanceren tussen beveiliging en productiviteit
• Afspraak is afspraak: over compliance en de waarde van certificeringen
• Veilig Mailen met de Rechtspraak: net zo makkelijk als het versturen van een e-mail
• En meer…

Verbeteringen gaan vaak hand in hand met digitalisering. Ook binnen de juridische sector kijken steeds meer kantoren naar de voordelen van Document Assembly software. Met behulp van Document Assembly software kunt u het maken van complexe documenten zoals akten, contracten en facturen automatiseren. De documenten worden met een paar klikken digitaal gestroomlijnd. In de Legal IT Talk van 10 mei deelden Helmer van Maarschalkerweerd (Epona Legal), Johan Lijftogt (NEXTlegal) en Hendri van Norden (ICT Concept) ieder hun kijk op de mogelijkheden van document automatisering.

 

 

 

 

Wat is Document Assembly & Automatisering
Helmer licht het gespreksonderwerp van vandaag toe. Helmer: “In goed overleg met haar klant genereert Epona met behulp van LegalWord een standaard sjabloon waarin gegevens via een paar aanpassingen in de instellingen eenvoudig automatisch toegevoegd kunnen worden. De opmaak en huisstijlrichtlijnen blijven intact ondanks deze aanpassingen.”

NEXTlegal hanteert diezelfde aanpak. Johan legt uit: “Een klant kan eventueel een setje modellen aanleveren en wij bouwen dit model in ons DMS systeem. Hierdoor kan gemakkelijk een document gegenereerd worden. ”

Met behulp van de Modellengenerator biedt ICT Concept haar klanten de mogelijkheid om documenten te automatiseren. Hendri legt uit dat de focus wordt gelegd op het algoritme waarop de applicatie werkt. De software registreert de unieke variabelen die door de gebruiker in de lege velden gezet wordt, en past de complete inhoud van de tekst daarop aan. “Wij leggen de focus op: welke handelingen doe je vaak en kunnen wij deze wellicht automatiseren, zodat iedereen binnen een kantoor hier profijt van heeft. De kwaliteit moet daarbij altijd kloppen”, aldus Hendri.

Tijdbesparend en efficiënt
Er is een palet aan verschillende Document Assembly & Automatisering software mogelijk waaruit de jurist kan kiezen. Maar wanneer breekt het moment aan dat een kantoor werken met een document automatiseringssysteem in serieuze overweging moet gaan nemen?

Helmer is van mening dat ieder kantoor veel profijt kan hebben van een dergelijk automatiseringssysteem en het met name veel tijdwinst kan opleveren. De huisstijlrichtlijnen en opmaak van ieder document wordt door deze automatisering gewaarborgd. “Grote delen van stukken zijn vaak hetzelfde. Als je die heel eenvoudig zou kunnen inrichten, zodat je vervolgens nog maar 10 a 20% zelf handmatig hoeft in te vullen, bespaar je enorm veel tijd.”, aldus Helmer. Johan bevestigt dit voordeel en voegt eraan toe dat automatisering minder denkwerk en uitzoekwerk vraagt van de gebruiker. “Die snelheid en kwaliteit heeft ook een echte meerwaarde voor kantoren van grote omvang, maar ook zeker voor de kantoren van kleinere omvang. Door die tijdwinst kun je als klein kantoor bijvoorbeeld meer werk aannemen”, aldus Johan.

ICT Concept heeft samen met Berkely Bridge en een advocatenkantoor het document automatiseringssysteem ‘De Modellengenerator’ ontwikkeld. De Modellengenerator onderscheidt zich van andere automatiseringssystemen vanwege haar vraag / antwoordsysteem dat toegespitst is op de wensen uit de juristensector. Hendri licht deze toegevoegde waarde verder toe: “Wij hebben ons er vooral op gefocust dat de in- en output altijd consistent en kloppend is.” De basisset aan sjablonen met de intelligente technieken waarop deze software draait, zorgt voor een totaaloplossing. Modules in een dergelijk standaard sjabloon zijn nog gemakkelijk aan te passen.

Document Assembly in de praktijk
De drie sprekers tonen de kijker aan de hand van een demo de mogelijkheden van hun document automatiseringssysteem.

Helmer toont als eerste hoe een dagvaarding bodemprocedure tot stand gebracht kan worden middels het systeem DMSforLegal.

 

 

Johan geeft de kijker inzicht in het opstellen van een vaststellingsovereenkomst met de LegalWord van NEXTlegal.

 

 

Hendri laat zien hoe het samenstellen van een bestuurdersuitvraag ook kan zonder Word, maar met behulp van het portaal van de Modellengenerator.

 

 

Document Assembly als hulpmiddel voor het opstellen van documenten, kan leiden tot tijdwinst en mogelijkerwijs maar voor kantoren ook betekenen dat ze het verdienmodel van het kantoor voor sommige werkzaamheden anders moeten gaan opzetten. Helmer is van mening dat juist door deze tijdwinst meer tijd overblijft voor het oppakken van nieuwe zaken, toevoegen van nieuwe cliënten aan het clientèle of leadgeneratie. Helmer: “Ik denk dat dit alleen maar voordelen met zich meebrengt”.

Johan vult Helmer aan: “Ja, ik denk dat de tijd die nu vrijkomt op meerdere vlakken kan worden ingezet. Net als Helmer al aangaf; leadgeneratie, maar misschien ook op de kwaliteitsborging van je stukken, omdat je daar dus veel meer tijd voor hebt. Het is gewoon een andere manier van benaderen. Dus als jij een stuk hebt waar je normaal 2 uur over doet en nu maar 2 minuten, dan kun je inderdaad ook een veel grotere klantenkring bedienen. En dat is alleen maar winst denk ik.”

Hendri neemt de kijker mee aan de hand van een praktijksituatie, waarbij een vaste vergoeding staat voor de dienstverlening. “Stel je eens voor dat het maken van een overeenkomst je nu geen twee uur, maar nog maar 15 minuten kost. Wat doe je dan? Stuur je de cliënt een hogere factuur, neem je dat verlies of ga je misschien gewoon een vast basisbedrag per overeenkomst vragen? Stel dat tooling jou nu kan helpen om de basis al goed te hebben, waardoor je dus meer tijd overhoudt om dat gesprek te voeren met die cliënt. Dat zou dat nog weleens een toegevoegde waarde kunnen zijn.” Aansluitend daagt Hendri de kijker uit na te denken over het aanpassen van de marge. “Hoeveel marge houd ik over op het moment dat ik met een vaste prijs een overeenkomst maak voor mijn cliënt? De vraag is uiteindelijk: wat wil je liever, inleveren of meer overhouden?”

Adviezen aan kantoren
elmer sluit het gesprek af door aan te geven dat het aanschaffen van nieuw software moet bijdragen aan het verbeteren van de efficiëntie en productiviteit van de dagelijkse werkzaamheden. Hendri wil de kijker graag inspireren om als kantoor in de rol van voorloper op het gebied van document automatisering te treden. Hendri: “Stel dat jij het niet doet en de concurrent doet het wel. Welke gevolgen en impact zou dit dan hebben op jouw kantoor?” Johan geeft als tip mee dat Document Assembly enorm veel mogelijkheden biedt voor kantoren. Johan: “Het is echt nog een onderbelicht thema binnen veel kantoren. Ga daar echt naar kijken, want er valt veel te halen.”

Meer weten over Document Assembly & Automatisering?
Wilt u meer te weten komen over hoe u uw documentenstroom kunt digitaliseren door middel van Document Assembly? Neemt u dan contact op met Helmer, Hendri of Johan om te kijken welk systeem het beste aansluit op de behoeften van uw kantoor.