Categorie: Uncategorized

In een bijzonder goed gevulde Legal IT Talk sprak Tom Jansen (Marketing Manager Lexxyn Groep) met zijn gasten over wat er allemaal komt kijken bij het digitaliseren van de financiële administratie. Te gast waren Rosemarie Wielinga (ETL BNA Accountants en Adviseurs), Dirk Verheul (Visser & Visser), Eugène Haarmans (Clip Consultants) en JP Rijnsburger (NEXTlegal).

U kunt het webinar nu terugkijken:

 

 

 

Tijdens het webinar is een breed scala aan onderwerpen de revue gepasseerd. Als we de gasten vragen om een kleine vlootschouw van de advocatuur en het notariaat op het gebied van digitalisering van de financiën, zijn de gasten over het algemeen positief gestemd.

Er wordt veel digitaal gewerkt als het gaat om de administratie, maar er blijven nog veel verbeterpunten over als het gaat om het automatiseren of vereenvoudigen van werkzaamheden.

Zo kan er in het notariaat nog een grote slag geslagen worden door bijvoorbeeld scan & herken op inkomende facturen toe te passen, en de advocatuur kan met uitbesteding en digitalisering van het debiteurenbeheer de kasposities aanmerkelijk verbeteren.

Concrete voorbeelden waar digitalisering de bedrijfsvoering optimaliseert en zelfs kan bijdragen aan de financiële bottom-line van het kantoor.

Obstakels
Een obstakel waar de gasten in de diverse trajecten tegen aanlopen als het gaat om het digitaliseren van werkzaamheden, is de gezonde argwaan die sommige boekhouders en administrateurs hebben tegen verandering. Want als het al jaren zo werd gedaan, waarom dan nu opeens anders?

Het is aan de gasten, zowel de accountants als de softwareleveranciers, om dan de handen ineen te slaan en het kantoor op verschillende niveaus te overtuigen dat digitalisering bijdraagt aan de inzichten die het kantoor krijgt in hun financiële status, en dat er niemand weg geautomatiseerd wordt.

Het werk zal inhoudelijk veranderen, maar er zal (zoals gebruikelijk in advocatuur en notariaat) altijd teveel werk zijn om in een normale werkweek op te pakken.

Nieuwe inzichten
De nieuwe inzichten die het kantoor krijgt door het digitaliseren van de administratie, biedt ook de kans om vooruit te denken. De data van activiteiten uit het verleden kan helpen om werkwijzen of keuzes voor de toekomst te verbeteren.

Zo is het in het notariaat bijvoorbeeld niet heel gebruikelijk om gedetailleerd tijd te schrijven, omdat dit voor de facturatie niet perse nodig is. Hierdoor gaat echter veel waardevolle data over hoe er gewerkt wordt, en wat er efficiënter kan, verloren.

Rosemarie, van ETL BNA Accountants en Adviseurs, adviseert dus ook notarissen om tijd te gaan schrijven, niet om de te factureren kosten te berekenen, maar om meer stuurinformatie voor de efficiëntie van het kantoor te genereren.

Meer van dit soort praktische tips op het gebied van het digitaliseren van de financiële administratie kunt u terugzien en horen in de opname van het webinar, wat nu gratis terug te kijken is op ons YouTube kanaal.

Geen Legal IT Talk missen?
Abonneer u nu op onze nieuwsbrief, en ontvang de uitnodigingen voor de volgende Legal IT Talks direct in uw e-mail.

Het notariaat en de advocatuur zijn van huis uit professies waarbij veel analoog en met papier werd – en wordt – gewerkt. Toch digitaliseren ook deze branches meer en meer. Als gevolg van corona vonden zaken zoals cliëntgesprekken en het tekenen van stukken noodgedwongen digitaal plaats, in plaats van fysiek. Corona zorgt daarmee voor een stroomversnelling richting een digitale werkwijze in het notariaat en de advocatuur.

De hoogste tijd om te kijken wat de nabije toekomst biedt aan ontwikkelingen waar je als notaris of advocaat gebruik van kunt maken.

Technologische ontwikkelingen
We leven in een tijd van grote veranderingen. Sommigen noemen het de vierde industriële revolutie. Anderen noemen het hypes die weer overgaan. Toch krijgen technologieën zoals Artificial Intelligence, robotica, VR of blockchain steeds meer een eigen plek in onze samenleving.

Wat je als juridisch professional ook vindt van deze technologieën, je krijgt er vandaag of morgen mee te maken. Cliënten worden steeds veeleisender als het gaat om (digitaal) gebruiksgemak. Dit betekent dat gewoon goed, niet goed genoeg meer is.

Digitaal eigendom overdragen met NFT’s
Het overdragen van eigendom in de fysieke wereld is relatief eenvoudig. Als je een theepot koopt bij de Blokker dan ben jij na de transactie eigenaar geworden van de theepot. Ditzelfde geldt voor het kopen van een woning. Zodra de transactie bij de notaris is afgerond is de woning van eigenaar gewisseld. Maar hoe werkt dat in de digitale wereld?

In de digitale wereld is dit niet eenvoudig. Als je een afbeelding online koopt dan kun je niet zomaar de eigendom ervan overdragen. De afbeelding kan namelijk meerdere keren bestaan. Ook al geeft de verkoper de afbeelding aan jou als koper. Om dit op te lossen bestaan er tegenwoordig NFT’s.

Non-Fungible Token (NFT)
Een Non-Fungible Token is een niet inwisselbaar, onvervangbaar eigendomscertificaat dat gekoppeld wordt aan een digitaal object, zoals een afbeelding. Dit certificaat staat geregistreerd in een blockchain. Met dit eigendomscertificaat kun je bewijzen dat het digitale object jouw eigendom is.

Inmiddels heeft het gebruik van NFT’s een grote vlucht genomen. De kunstenaar Beeple verkocht bijvoorbeeld als eerste, bij het bekende veilinghuis voor kunst Christie’s, een digitale verzameling plaatjes als NFT voor maar liefst 69 miljoen dollar. De allereerste Tweet van Twitter-oprichter Jack Dorsey werd als NFT verkocht voor ruim 2,9 miljoen dollar.

Met NFT’s is er dus een manier gevonden om digitale objecten te verhandelen en eigendom online over te dragen. Voor de ondernemende jurist een mooie kans om hun expertise te laten zien.

Digitale ondertekening
In de inleiding werd al gerefereerd aan het digitaal ondertekenen van documenten. Corona heeft ook op dit vlak ervoor gezorgd dat digitaal ondertekenen meer en meer gemeengoed is geworden. En volkomen logisch. Met digitaal ondertekenen zoals onze eigen NEXTsign oplossing kun je snel, gemakkelijk en veilig alle soorten documenten door cliënten laten ondertekenen. Eén van de technologische ontwikkelingen die direct praktisch toepasbaar zijn.

Digitale notariële akte
Er is al veel over gezegd: de komst van de digitale notariële akte. Te beginnen met de online oprichting van een BV binnenkort. Dat dit slechts de opmaat is naar een volledige online notariële dienstverlening, zal weinig mensen verbazen. Dit zal nog wel een aantal jaren duren, maar binnen nu en vijf jaar zal dit hoogstwaarschijnlijk de realiteit zijn.

Dit heeft verstrekkende gevolgen voor het notariaat. Een cliënt uit Oost-Groningen kan dan namelijk voor een digitale notaris uit Zeeland kiezen. Of een bewoner van Ameland kan dan voor een notaris uit Limburg kiezen. Dat betekent veel meer concurrentie. Of als je het omdenkt, veel meer potentiële cliënten. Voor de ondernemende notaris biedt dit veel kansen.

Niet zoeken maar vinden
Eén van de werkzaamheden van een advocaat is het zoeken naar jurisprudentie. Dit is lang niet altijd een gemakkelijke zoektocht en vergt vaak veel tijd. Dat moet slimmer kunnen. Dat dachten ze bij Bluetick ook.

Daarom bouwden ze bij Bluetick een zoekmachine waarmee advocaten verbanden kunnen leggen tussen rechterlijke uitspraken zonder zelf actief te hoeven zoeken. Hiermee kun je als advocaat of fiscalist sneller en intuïtiever jurisprudentie vinden. Niet zoeken, maar vinden. Een mooi voorbeeld van een nieuwe technologie (AI) die goed en direct praktisch toepasbaar is.

Compos mentis Assyst
Eén van de uitdagingen waar notarissen tegenaan lopen bij digitale notariële dienstverlening, is het beoordelen of de cliënt Compos Mentis is. Oftewel, of de cliënt die de notariële akte gaat ondertekenen, kan overzien wat er staat. Eén van de belangrijke taken van de notaris.

Als een cliënt fysiek aan tafel zit, is het voor de notaris gemakkelijker te bepalen of de cliënt zich bewust is van wat hij/zij gaat tekenen en of hij/zij dat uit vrije wil doet. Digitaal is die beoordeling veel lastiger.

Hoe fijn zou het zijn als je als notaris een digitale assistent hebt die gespecialiseerd is in het herkennen en analyseren van zowel de verbale als non-verbale communicatie van een cliënt? Een systeem dat je waarschuwt als deze het niet vertrouwt? Zodat je als notaris weet dat je extra alert moet zijn bij deze cliënt en extra onderzoek kunt doen om dit te beoordelen? Een Compos Mentis assistent.

Ik ben hem nog niet tegengekomen maar het zou veel notarissen helpen om digitale notariële dienstverlening te omarmen en om misbruik tegen te gaan. Wie pakt de handschoen op?

Andere technologische ontwikkelingen?
Heb je andere technologische ontwikkelingen gezien die interessant zijn om te delen? Laat het mij weten, dan neem ik hem mee in de volgende blog.

Gertjan de Gans

“Programmeren is heel uitdagend werk. Net of je de hele dag een gigantische puzzel aan het oplossen bent.”

NEXTlegal maakt software om taken in de juridische praktijk uit te voeren. Daarbij ontwikkelen we niet per se zelf nieuwe functies. Het zou een beetje onzin zijn een eigen systeem te bouwen voor bijvoorbeeld e-mailen of de financiële administratie voeren. Wat we wél doen, is onze software koppelen aan externe systemen die dat prima kunnen. Denk aan Outlook en AFAS. Dat inbouwen gebeurt door onze eigen ontwikkelaars. Zoals het jonge talent Mike De Bolster (23):

“Samen met mijn collega’s werk ik nu sinds twee jaar vooral aan ‘back end programmeren’. Tot nu toe heb ik vooral externe programma’s verwerkt binnen assyst. Zoals de integratie met online bank Mollie, en Zynyo voor de aktenondertekening. Wij werken aan de communicatie tussen die programma’s en assyst, zodat de notaris bijvoorbeeld overzichten krijgt van wat er nog betaald of ondertekend moet worden.”

Hoe kwam je bij NEXTlegal terecht?
“Na mijn MBO 4 applicatieontwikkeling wilde ik zo snel mogelijk een baan, niet thuis blijven zitten sudderen, maar meteen ervaring op doen. Ik had al een aantal sollicitaties lopen toen een vriend met de vacature Servicemedewerker bij NEXTlegal kwam aanzetten.

Het sollicitatiegesprek was heel ontspannen en open. Op een gegeven moment vroegen ze: “We zien aan je achtergrond dat je eigenlijk programmeerkennis hebt. Waar gaat je voorkeur naar uit?” Aan de ene kant leek klantenservice me aardig omdat ik tijdens mijn studie steeds een bijbaantje heb gehad bij de slager in de Jumbo, dus ik was gewend met klanten om te gaan. Maar programmeren vond ik eigenlijk veel leuker. En daar had ik voor gestudeerd. Het zou zonde zijn daar niks mee te doen. Zo werd ik dus programmeur.”

En? Valt het mee of tegen?
“Eerlijk gezegd heb ik in de praktijk niet zo heel veel aan mijn studie. Behalve dan het logisch denken, in stappen. Wij werken nu met Servoy. De plug-in doet het werk voor je, maar daar moet je wel eerst je weg in vinden. In plaats van een heel script schrijven kun je er met Servoy een paar regels code van maken. Programmeren is heel uitdagend werk. Net of je de hele dag een gigantische puzzel aan het oplossen bent. Als het niet werkt, moet je een stap verplaatsen, stukje doorschuiven, opnieuw proberen.”

Boeiend?
“Nogal ja. ‘s Avonds moet ik echt iets anders gaan doen, anders blijven de puzzels door je hoofd malen. Zo van: “Wat nou als ik dit zus of zo doe?” Met die ideeën kun je dan de volgende dag meteen weer verder. Mijn ontspanning? Vroeger ging ik stappen met vrienden, maar nu met Corona is het vooral thuis blijven en gamen. Counterstrike, een oud spel maar dat blijven we toch iedere keer spelen. En Call of Duty. Dat is best sociaal, want we spelen samen online. Je praat continu met elkaar, en niet alleen over wat er op het scherm gebeurt. Je zit dan wel thuis, maar hebt toch het gevoel dat je mensen tegen komt.

Daarnaast ben ik blijven plakken bij de Jumbo. Daar werk ik nog steeds op zaterdag. Gewoon voor de afwisseling. Vakken vullen, mensen helpen, beetje op de automatische piloot werken is op zijn tijd best lekker.”

Hoe ziet je toekomst er uit?
“Ik weet het niet precies. Ik zou heel graag een eigen bedrijf starten dat iets maakt, maar ik ben niet echt een ondernemend persoon. Ik zie mezelf over een jaar of twintig wel nog steeds werken in de IT. Wat ik nu aan het doen ben, vind ik in ieder geval heel erg leuk. Dat komt ook doordat het NEXTlegal is, want het bedrijf is net een soort huiskamer. Het is hier één grote familie en het is makkelijk om met iedereen een praatje te maken. Zelfs als het heel druk is, is het nóg gezellig.”

De vakantieperiode is aangebroken. Voor veel mensen tijd om de batterij op te laden voor de tweede helft van het jaar. De hoogste tijd dus om u bij te praten over alle NEXTlegal ontwikkelingen.

Ditmaal gaat het over NEXTsign en NEXTid. Een diepte-interview met Wilma en het belang van digitale fitheid. Veel leesplezier gewenst!

Het nieuws voor de advocatuur leest u hier.
Het nieuws voor het notariaat leest u hier.

Met NEXTsign – een samenwerking tussen Zynyo en NEXTlegal – kunt u rechtstreeks vanuit NEXTmatters en NEXTassyst snel, gemakkelijk en veilig alle soorten documenten digitaal door cliënten laten ondertekenen.

Bij digitaal ondertekenen ziet u de cliënt niet fysiek. Wilt u er zeker van zijn dat alleen de juiste persoon het (vertrouwelijke) document leest voorafgaand aan ondertekening? Ook dat kan met NEXTsign met behulp van de previewfunctie! 

Paraferen
Soms is het prettig als een ondertekenaar voorafgaand aan daadwerkelijke ondertekening een document bekijkt. En dat ook de wederpartij daarvan op de hoogte is. Waarom? Door de inzage vooraf vast te leggen, weet je zeker dat het document is geopend en daadwerkelijk gelezen is door de ondertekenaar. Dit neemt in die zin de functie van het paraferen over.

Wettelijke vereiste
In andere gevallen kan het ook een wettelijk vereiste dienen, bijvoorbeeld in geval van de terhandstelling van de koopovereenkomst zodat de bedenktermijn aanvangt (artikel 7:3 lid 2 BW). Het is goed dat deze functionaliteit standaard in NEXTsign zit.

Hoe werkt het?
Voor verzending van een ondertekenverzoek stelt de verzender de ‘preview’-functie in. Daardoor zal een ondertekenaar om het document te kunnen bekijken zich eerst dienen te identificeren. Dat kan via SMS-TAN, iDIN of IRMA.

Nadat de ondertekenaar het document heeft doorlopen en akkoord is met de inhoud, kan de daadwerkelijke ondertekening plaatsvinden. Ook dit gebeurt weer door middel van  een(zelfde) identificatie. Belangrijk is dat deze extra identificatie met preview ook wordt weergegeven in de Akte van Ondertekening:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mocht u vragen of verdere toelichting wensen over de ondertekenservice van Zynyo of over NEXTsign? Dit kan via het Hulpcentrum van Zynyo.

In het magazine Legal&Tech staan we, samen met de Lexxyn Groep Partners en interessante gasten uit de juridische wereld, stil bij de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering voor de juridische praktijk. Een niet te missen blad dus voor de jurist met een zwak voor technologie.

Editie 2 van Legal&Tech is nu uit, en is als gratis e-zine (geen registratie noodzakelijk) en fysiek magazine voor u beschikbaar. Ontvangt u Mr. Magazine? Dan treft u bij de uitgave van juni een exemplaar aan. Geen ontvanger van Mr. Magazine of zat er geen Legal&Tech bij? Ga dan naar onze website en vraag uw gratis exemplaar aan.

Legal&Tech – Editie 2
In editie 2 van Legal & Tech vindt u onder andere:

 

• Koffie met: Jeroen Zweers – Waarom Legal Counsels sneller innoveren dan advocaten
• Teams is het nieuwe Windows
• NEXTid – Sneller, veiliger en efficiënter werken
• De geboorte van de digitale notaris
• 3 jaar vooruitkijken: van servers naar services

 

Via deze link kunt u het Legal&Tech magazine gratis en zonder registratie online te lezen, of u kunt gratis een fysiek exemplaar aanvragen.

Donderdag 3 juni sprak Tom Jansen (Lexxyn Groep) met Dimmen Wesdijk (Helder Telecom & ICT) en Micha Cohen (Xelion) tijdens de negende editie van Legal IT Talks over de voordelen van het integreren van (juridische) software met een telefooncentrale zoals die van Xelion.

Een van de belangrijke en verplichte taken van u als advocaat of notaris is om – onder andere in het kader van de WWFT – de identiteit van de cliënt te verifiëren. Maar hoe weet u of een identiteitsbewijs echt is? Dit is met het blote oog moeilijk vast te stellen.

Om u hierbij te helpen hebben NEXTlegal en RestPort Technologies de krachten gebundeld. Met NEXTid en de ID-scanner van Restport Technologies kunt u alle wereldwijd in omloop zijnde ID-documenten scannen, inspecteren, verifiëren en direct automatisch opslaan bij de juiste relatie in NEXTmatters/NEXTassyst. Met behulp van NEXTid kunt u dus sneller, veiliger en efficiënter werken.

Mobiele oplossing
Naast de fysieke scanner kunt u ook gebruik maken van de mobiele ID-scan oplossing voor uw smartphone. Met de app kunt u de ID-verificatie doen en met één druk op de knop stuurt u de gegevens – versleuteld – naar NEXTmatters of NEXTassyst en worden deze automatisch verwerkt. Zo kunt u ook buiten kantoor – waar u ook bent in de wereld – de identiteit van uw cliënt gemakkelijk en snel verifiëren.

Voordelen NEXTid

• ID-bewijzen uit de hele wereld controleren
• ALLE data blijft binnen uw eigen kantooromgeving
• Gegevens worden automatisch verwerkt in NEXTmatters/NEXTassyst
• U bepaalt zelf welke data u wel of niet wilt opslaan
• Met de smartphone app kunt u ook op locatie gemakkelijk ID-bewijzen controleren

 

NEXTid demonstratie
Op dinsdag 6 juli om 16.00 uur geven wij een Webinar waarin we u laten zien hoe NEXTid werkt en hoe u gemakkelijk sneller, veiliger en efficiënter kunt werken. Daarnaast krijgt u als deelnemer als eerste de kans om gebruik te maken van deze mobiele oplossing! Schrijf u snel in voor dit Webinar via deze link. 

In 2012 organiseerde de KNB het congres ‘De notaris in het digitale tijdperk’ en was ik als kandidaat notaris één van de deelnemers aan een discussie over het gebruik van Social Media. Eén van de andere sprekers tijdens dat congres, was Martijn Aslander: zelfbenoemd stand-up filosoof. Hij vertelde over de ongekende mogelijkheden van technologie en hoe we als mens beter, efficiënter, maar vooral slimmer kunnen werken.

Schermstress
Het is een aanrader om Martijn te volgen. Hij heeft zoals hij zelf zegt “zelden gelijk, maar meestal wel een punt”. Hij zet je aan het denken en stimuleert je om buiten de gebaande paden te gaan. Een paar weken geleden publiceerde Martijn een nieuwe blog waar ik door getriggerd werd. Een artikel over schermstress.

Iets waar wij als kenniswerkers allemaal regelmatig last van hebben. Zeker als u op een kantoor werkt waar men gebruik maakt van een best of breed oplossing, dan is de hoeveelheid aan applicaties eindeloos. Een applicatie voor DMS, voor urenschrijven, voor declareren, voor jurisprudentie etc. en daarnaast nog de Office applicaties, zoals Outlook en Word. Een woud aan toepassingen die u allemaal op dat ene beeldscherm moet gebruiken: schermstress!

Alles-in-een oplossing
Eén van de oplossingen hiervoor is het werken met een alles-in-een oplossing, zoals NEXTmatters. Een totaaloplossing waarin alle kernfunctionaliteiten zijn gebundeld.

Daardoor hoeft u niet te werken met tig schermen, maar kunt u de belangrijkste functionaliteiten zoals documentproductie, declareren en urenschrijven vanuit één helder overzicht gebruiken. Weg met de spreekwoordelijke bomen en minder schermstress.

Een ander groot voordeel van het gebruikmaken van een alles-in-een oplossing, is dat je data niet hoeft te copy-pasten van de ene naar de andere applicatie. Dit zorgt voor minder frustraties bij medewerkers, vermindert de kans op fouten en verhoogt de productiviteit.

Digitale fitheid
Een tweede manier om schermstress terug te dringen, is het werken aan digitale fitheid. Als het gaat om werken op een computer, dan verliezen we veel meer tijd dan we denken aan de interactie met de user-interface van de computer; het switchen tussen verschillende applicaties en overzichten.

Uit het onderzoek wat Martijn in zijn blog aanhaalt, blijkt dat hoe meer informatie we tegelijkertijd kunnen overzien, des te minder ons brein heen-en weer hoeft te schakelen en onze handen moet aansturen op muis- en toetsenbord bewegingen te maken. Voor professionals die vaak meer dan vier uur per dag achter een beeldscherm zitten, scheelt dit aanzienlijk.

Eén van de redenen dat wij bij NEXTlegal vaak met twee of zelfs drie schermen werken. Het zorgt ervoor dat we meer overzicht hebben en daardoor minder tijd en energie kwijt zijn aan het schakelen tussen verschillende schermen en applicatie.

Investeren
De tip van Martijn is dan ook: “Het belangrijkste dat werkgevers zich moeten realiseren is dat hun medewerkers kennis- en informatiewerkers zijn. En dat hun gereedschap bepalend is voor de kwaliteit en de kwantiteit van hun output. En dat een investering van een paar honderd euro per werknemer zich heel snel terugbetaald.”

Uit ervaringen kunnen wij ons alleen maar aansluiten bij deze tip van Martijn: zorg dat medewerkers met een groot scherm, of met twee schermen kunnen werken, zodat ze meer overzicht en dus minder schermstress hebben.

Kunnen we u helpen?
Kunnen we u helpen bij het verbeteren van de digitale fitheid van uw kantoor? Bijvoorbeeld met onze alles-in-een-oplossingen NEXTmatters (advocatuur) en NEXTassyst (notariaat) of met het verbeteren van digitale vaardigheden? Laat het ons weten. Wij helpen graag!

Gertjan de Gans