2020 is alweer meer dan twee maanden onderweg. De hoogste tijd om u bij te praten over alle NEXTlegal ontwikkelingen. Naast interessante blogs, nieuwe tips&trucs artikelen en een heuse Zee-Bra willen we graag uw aandacht vragen voor een aantal grote ontwikkelingen waar wij op dit moment keihard aan werken. Veel leesplezier gewenst!
In 5 minuten bent u weer helemaal op de hoogte. Lees de nieuwsbrief hier!
Onderdeel van onze fusie was het bedenken en ontwerpen van een nieuwe huisstijl. Samen met de mannen en vrouwen van Link hebben we ingezoomd op onze organisaties en vanuit die visie is Link aan de slag gegaan met de huisstijl.
Identiteit
Het belangrijkste element van de huisstijl is het logo. Een logo representeert de identiteit van de organisatie en is het eerste wat (potentiële) klanten zien. In een advertentie komt het logo terug, op de website, social media en andere reclame-uitingen. Een goed logo zorgt voor herkenbaarheid en onderscheidt de organisatie van haar concurrenten
Het logo van NEXTlegal en onze softwareoplossingen NEXTmatters en NEXTassyst zijn opgebouwd uit een aantal elementen die zowel de kenmerken van onze software als van onze mensen weerspiegeld.
Flexibel, modulair en op maat te bouwen
Onze softwareoplossingen NEXTmatters en NEXTassyst zijn zeer uitgebreid. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kan de medewerker en/of het kantoor zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen hun praktijk en werkwijze.
Daarnaast kunnen kantoren NEXTmatters/NEXTassyst uitbreiden met verschillende extra modules. Met deze extra functionaliteiten kunnen kantoren het pakket precies op maat maken voor hun praktijk. Functionaliteiten zoals een telefoniekoppeling voor het automatische registreren van telefoontjes of het direct scannen naar het juiste dossier/relatie. Op die manier kunnen kantoren hun bedrijfsproces optimaliseren en aanpassen aan hun bedrijfsvoering.
Alle drie de logo’s (NEXTlegal, NEXTmatters en NEXTassyst) zijn op dezelfde flexibele en modulaire manier opgebouwd. De basis vormt een 9-blocks grid. Alle drie de logo’s zijn gebaseerd op drie basisvormen die op deze 9-blocks grid gecombineerd kunnen worden tot letters. Zo zijn onze logo’s een verbeelding van onze softwareoplossingen: flexibel, modulair en op maat te bouwen.
De mensen van NEXT: altijd anders met toch dezelfde identiteit
De logo’s van NEXTlegal, NEXTmatters en NEXTassyst zijn ook een symbolisering van onze mensen. Als u goed kijkt ziet u dat de drie logo’s allemaal van elkaar verschillen maar toch dezelfde identiteit hebben.
Zo zijn de inmiddels meer dan 30 mannen en vrouwen die bij NEXTlegal werken ook. Geen dertien in een dozijn mensen die op dezelfde manier zijn gemodelleerd maar stuk voor stuk unieke individuen. Bij NEXTlegal zijn we – gelukkig – allemaal anders maar hebben we wel allemaal dezelfde identiteit, namelijk de drive en de wil om pas te stoppen als het opgelost is.
Het digitale hart
Elke dag proberen wij het (werkende) leven van een advocaat, notaris of bedrijfsjurist aangenamer te maken en verder te bouwen aan het digitale hart van het kantoor. Dit doen wij al meer dan 20 jaar voor inmiddels bijna 500 advocaten-, notariskantoren en Corporate Legal afdelingen.
En dat digitale hart? Ook dat is natuurlijk op dezelfde manier opgebouwd: flexibel, modulair en op maat te bouwen. Wilt u ook werken met hét digitale hart van het advocaten- of notariskantoor? Neem dan gerust contact met mij op of met een van mijn collega’s via 088 20 34 320 of Gertjandegans@NEXTlegal.nl.
Lange contracten zijn niet meer van deze tijd
Maar passen langetermijncontracten nog in de wereld van nu? De wereld gaat sneller, de klant is mondiger geworden en het internet heeft transparantie gebracht in heel veel sectoren. De tijd van langetermijncontracten is naar onze mening dan ook voorgoed voorbij. Wij bij NEXTlegal zijn ervan overtuigd dat als je niet stopt als bedrijf met die langdurige contracten, dan stopt de klant uiteindelijk met jouw bedrijf.
Ook de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie is een groot tegenstander van langdurige contracten. Bernadette Verberne van de KNB gaf als advies: “stap af van langdurige contracten, houd minimaal eenmaal per jaar uw ICT kritisch tegen het licht en werk in de cloud.” Zij gaf dit advies aan notarissen maar dit advies geldt eigenlijk voor alle juridisch professionals. En daar zijn wij het roerend mee eens.
Welke waarde bied je?
‘Vroeger’ was het simpel. Je bood als ondernemer of de laagste prijs (operational excellence), of de beste service (customer intimacy) of het beste product (product leadership). 25 jaar geleden kon dit wellicht maar in de huidige tijd is onderscheidend zijn op één van deze drie proposities bij lange na niet meer genoeg. Succesvolle bedrijven van nu combineren twee van bovenstaande waarde proposities. Als je uitgaat van een evenredige verdeling dan heeft 2/3 van de succesvolle bedrijven een uitmuntende klantrelatie.
Gebrekkige of geweldige support
Als je als klant support nodig hebt dan wil je snel, vriendelijk en in één keer geholpen worden. Waarom is het dan toch bij veel bedrijven in Nederland droevig gesteld met de klantenservice? Een van de belangrijkste redenen: langdurige contracten. Doordat klanten toch voor een langere tijd ‘vastzitten’ is er (te) weinig prikkel om de klantenservice te verbeteren. De gevolgen van een slechte klantenservice worden dan pas voelbaar aan het einde van het contract.
Coolblue
Een voorbeeld van een bedrijf dat bij uitstek werkt zonder langdurige contracten is Coolblue. Ze verkopen immers producten. Coolblue combineert customer intimacy met product leadership. Hun slogan is niet voor niets ‘Alles voor een glimlach’. Ze doen er alles aan om ervoor te zorgen dat de klant gelukkig is en overgaat tot herhaalaankopen: customer intimacy. Daarnaast bieden ze heel veel productinformatie, uitlegvideo’s en geven ze aankoopadvies (zowel online als telefonisch): product leadership.
Opzeggen wanneer de klant dat wil
Bij NEXTlegal geloven we niet in langdurige contracten. Een klant dwingen om klant te blijven door middel van lange contracten is de doodsteek voor je relatie met die klant. Waarom zou je een ongelukkige klant überhaupt willen behouden? Daar wordt de klant niet gelukkiger van en jij daardoor ook niet. Forceer een klant om te blijven, dan verlies je de relatie.
Daarom zit je als kantoor bij ons niet vast aan langdurige contracten, maar kun je gewoon opzeggen wanneer je dat wilt. Helder en transparant, zoals elke organisatie in onze ogen zou moeten werken.
Gevolgen
Heeft het feit dat onze klanten elke dag kunnen opzeggen geleid tot een leegloop aan klanten? Integendeel. Het dwingt ons namelijk om vóór en met klanten te ontwikkelen. En het zorgt ervoor dat we altijd ons uiterste best doen om de klant gelukkig te maken.
En dat heeft effect. Namelijk geen leegloop maar een gelukkigere en loyalere klant. En het mooiste van het verhaal is dat steeds meer nieuwe klanten ons vinden via aanbevelingen van andere klanten. Het is veel leuker als klanten je op deze manier vinden, want het klantcontact is aangenamer.
Als ondernemer houd je er niet van om vast te zitten aan langdurige contracten. Indien een product of dienst tegenvalt, wil je de optie hebben om over te stappen naar een alternatief. Wij vinden dat heel normaal en logisch. Wij roepen andere leveranciers dan ook op om af te stappen van langdurige contracten en de klant te laten kiezen op basis van kwaliteit en service in plaats van een verplicht contract.
Wil je ook werken met een leverancier die niet werkt met langdurige contracten en waar je zelf de vrijheid hebt om te bepalen wat je wilt? Neem dan contact op met ondergetekende of met een van mijn collega’s.
Gertjan de Gans
Ze beschrijven allemaal trends die het komende jaar hot en happening gaan worden en waar je als ondernemer absoluut iets mee moet gaan doen, anders mis je de boot. De vraag is of je daadwerkelijk actief met dit soort trends aan de slag moet. Los van het feit dat deze ‘voorspellingen’ vaak niet uitkomen, zorgen ze er ook voor dat de focus snel komt te liggen op de korte termijn.
Ondernemen
Als advocaat of notaris ben je per definitie ook ondernemer. Daar heb je niet voor gestudeerd maar krijg je gratis in je schoot geworpen. En bedankt! Dat is voor veel juristen niet waarom ze rechten zijn gaan studeren. Je wilt je bezig houden met uitdagende juridische casussen, procederen en/of het optimaal adviseren van je cliënten. Niet met het besturen van een kantoor en/of het leiding geven aan medewerkers. Veel advocaten en notarissen zijn dan ook ondernemer tegen wil en dank.
De waan van alle dag regeert
De valkuil waar bijna alle ondernemers mee te maken hebben is ‘de waan van alle dag’. Er moet brood op de plank komen en dat lukt alleen maar als je op korte termijn zorgt dat er geld binnenkomt. Dus de korte termijn is van levensbelang, zeker in het begin.
Maar doordat je als ondernemer te veel wordt geleefd door de waan van de dag, verlies je snel focus op de lange termijn. Want wat als het najagen van snel resultaat afleidt van wat op lange termijn succes bepaalt?
Het bouwen van een merk
Als ondernemer moet je nadenken over hoe je ervoor zorgt dat klanten voor jou kiezen in plaats van voor je collega-advocaat of -notaris. Dit doe je door jezelf als merk neer te zetten. Door te laten zien wat jouw toegevoegde waarde is ten opzichte van je concurrent. Door aan jouw doelgroep te laten zien met welke kennis je hem of haar verder kunt helpen. Je bouwt aan je eigen persoonlijke merk.
Het bouwen van je eigen persoonlijke merk levert niet per definitie direct brood op de plank op. Het vergt een blijvende investering voor nu en de toekomst. Als ondernemer moet je zaaien om ook straks te kunnen oogsten. Een krachtig en waardevol merk bouw je door herhaling. Miljoenen mensen kijken ieder jaar weer uit naar de jaarlijkse kerstcommercial van John Lewis? Waarom? De kracht van consistentie.
In tijden van economische voorspoed is er minder urgentie om consistent te bouwen aan je merk omdat klanten ‘toch wel komen’. Dat is enerzijds heel fijn want het zorgt direct voor brood op de plank. Maar het zorgt anderzijds ook voor het risico van bijziendheid. Het zorgt ervoor dat je snel de lange termijn uit het oog verliest. En er komt onvermijdelijk een moment dat deze klanten niet meer gegarandeerd komen. En wat dan?
Van korte termijn naar strategie
Het succes op de lange termijn wordt bepaald door een gedegen strategie. Goed marktonderzoek. Hoe ziet de markt eruit, wat zijn de ontwikkelingen, wie is mijn doelgroep, hoe wil ik mij positioneren, wat is mijn toegevoegde waarde. Dus wie is nou daadwerkelijk mijn klant en hoe ga ik hem bereiken. Het klinkt niet modieus maar het is wel essentieel. Een noodzakelijke eerste stap voordat je gaat bouwen, zaaien en uiteindelijk oogsten. Strategie is ook het lef hebben om ‘nee’ te zeggen.
Uniek
Het is verleidelijk om je niet bezig te houden met strategie en de lange termijn, zeker als er werk in overvloed is. Maar om ook in de toekomst – bijvoorbeeld als het economisch minder gaat – te kunnen oogsten is het essentieel om succesvol je eigen merk te bouwen. Ga op zoek naar wat jou als advocaat of notaris uniek maakt en onderscheid je van de massa. Want zoals een wijs man ooit zei:
‘Wie de massa volgt, is niet van de massa te onderscheiden’.
Namens het hele team van NEXTlegal wens ik u alle goeds voor 2020. Wilt u verder praten over bovenstaande of kunnen wij u ergens anders mee helpen? Wij helpen u graag!
Gertjan de Gans
In de afgelopen jaren hebben Devoon en Trivium Software gewerkt aan een intensieve samenwerking. Met als hoogtepunt een fusie van beide bedrijven die op 7 november van dit jaar wereldkundig werd gemaakt. Is dat wel verstandig? Door verschillende specialismen samen te voegen verdwijnt in principe het specialisme. Even terug- en vooruitkijken.
Specialisten
Trivium Software heeft zich sinds de oprichting in 1997 uitsluitend en alleen gefocust op de advocatuur. En bedrijfsjuristen uiteraard. Een focus die niet te onderschatten valt. De eisen die worden gesteld aan geïntegreerde software voor de advocatuur is pittig te noemen. Wie de illusie heeft dat het niet meer kan zijn dan wat uren registreren, beetje declareren en het bijhouden van een dossier komt bedrogen uit. Advocaten en hun ondersteuners hebben veel meer dan dat nodig om de organisatie soepel te laten lopen. De details zal ik jullie hier besparen, maar neem aan dat het werk voor specialisten is.
Notariaat uitstekend geautomatiseerd
In het notariële domein is het niet anders. Devoon heeft zich sinds het jaar 2000 gespecialiseerd in het ondersteunen van notariskantoren in alles wat zij voor hun cliënten kunnen betekenen. Waar je destijds nog goed kon scoren met het slim genereren van akten, heeft de volledig geïntegreerde software zich enorm ontwikkeld. Met vele koppelingen met al dan niet openbare registers bijvoorbeeld. En het opbouwen van een volledig dossier dat zichzelf bewijst, inclusief alle registratie en inzagen van dien. Nog afgezien van de adequate registratie en declaratie van alle werkzaamheden die tot een transactie leiden. Specialistenwerk.
Verschillen
Tussen werkzaamheden van de beide beroepsgroepen en hun uitgangspunten zijn veel verschillen te vinden. De cliënt is meestal het uitgangspunt voor de advocaat. Daarmee bouwt hij een relatie op en als er advies nodig is, of de cliënt heeft zich al dan niet onhandig in de nesten gewerkt, springt hij in de bres.
De notaris biedt zijn cliënten de benodigde rechtszekerheid als een transactie tot stand moet worden gebracht en helpt bij het netjes regelen van familiaire zaken. In grote lijnen dan; mijn doel is niet om hier volledig te zijn, maar om aan te geven dat beide beroepsgroepen verschillende uitgangspunten hebben.
Overeenkomsten
Het aanwijzen van verschillen is vaak de kunst niet. Het zien van overeenkomsten daarentegen is nog wel eens een uitdaging. Als de werkzaamheden worden platgeslagen en geprojecteerd op (digitale) werkprocessen blijken de overeenkomsten groter dan je misschien zou vermoeden. In grote lijnen hebben we het dan over relatiebeheer, dossierbeheer, documentenregistratie en -productie, het registreren en declareren van uren. En financiële administratie uiteraard. Alles met een eigen twist, eigenaardigheden en beroepseisen.
Devoon en Trivium Software
De beide organisaties, elk gespecialiseerd in een specifieke doelgroep, vertoonden een gelijke structuur. Ontwikkeling van software, accountmanagement, consultancy voor scholing, instructie en inrichting, helpdesk en ondersteunende diensten. Daarbij werd ook nog eens gebruik gemaakt van hetzelfde ontwikkelplatform en backoffice. En gelijke waarden en normen; streven naar uitmuntende service en tevredenheid van klanten. Het was dan ook een buitengewoon logische stap om samen te werken en deze samenwerking te laten resulteren in een fusie.
Specialisten
Softwarespecialisten in de juridische sector versterken elkaar en dat uit zich in de software. Door de input van het notariaat kunnen advocaten en hun ondersteuners gebruik maken van slimme documentenproductie, huisstijlbewaking en koppelingen met registers als KvK, CCBR en Kadaster.
En gebruikelijke functionaliteiten uit de advocatuur, zoals een maandelijkse declaratierun om onderhanden werk uit te declareren, gedetailleerde medewerkers prestatierapportages, uitgebreide tariefstructuren en een iDeal koppeling blijken waardevolle toevoegingen voor het notariaat. Om maar wat voorbeelden te noemen. En dan heb ik de combinatie van advocatuur en notariaat in één kantoor nog niet eens genoemd.
Versterkt
De stelling dat door specialismen samen te voegen het specialisme verdwijnt, wordt door de samenvoeging van beide organisaties tot NEXTlegal beslist niet onderbouwd. Sterker nog, de specialisatie wordt versterkt, verbeterd en uitgebouwd. De specialisten van NEXTlegal zijn nog maar net uit de startblokken. De komende jaren zal de uitwisselingen van specialismen verder resulteren in complete oplossingen voor de juridische praktijk en zullen NEXTassyst en NEXTmatters het hart vormen van een groeiende community van kantoren. Het digitale hart, om precies te zijn.
Bent u benieuwd naar wat de specialisten van NEXTlegal voor u kunnen betekenen? Neem dan gerust eens contact met ons op. We luisteren graag naar uw wensen en zijn altijd bereid om uw kantoor een stap verder in de toekomst te helpen.
Een verse editie van het NEXTlegal nieuws met onder andere een handige ICT checklist voor uw notaris- of advocatenkantoor, een diepte interview met onze (nu nog) collega Ben van Hengstum en alle handleidingen voor de jaarovergang.
In 5 minuten bent u weer helemaal op de hoogte. Lees hem hier!
Dit wordt gewaardeerd. Elk jaar mogen we weer veel nieuwe klanten verwelkomen. Om u zo goed mogelijk te kunnen blijven helpen zijn we altijd op zoek naar nieuwe helden om ons team te versterken. We zijn heel blij dat we sinds oktober versterking hebben gekregen van Martijn. Hoogste tijd om verder met hem kennis te maken.
Nogmaals: welkom Martijn! Vertel, wie ben je?
“Ik ben Martijn, 27 jaar en kom oorspronkelijk uit Maastricht. Na mijn studie in Tilburg ben ik daar blijven plakken. Ik heb eigenlijk psychologie gestudeerd, maar vanwege de sterke statistiek component in die studie ben ik uiteindelijk het Business Intelligence (BI)-wereldje in gerold.”
Leuk! En wat ga je doen bij NEXTlegal?
“Bij NEXTlegal verdiep ik me in het maken van rapporten en dashboards voor klanten, zodat ze altijd over de juiste informatie beschikken en daarmee de juiste beslissingen kunnen maken. Met deze rapportages/dashboards heeft het kantoor inzicht in het financiële reilen en zeilen van het kantoor.”
Dat zijn belangrijke zaken. Waarom heb je voor NEXTlegal gekozen?
“Na een poosje Business Intelligence werkzaamheden te hebben gedaan op detacheringsbasis, besloot ik dat een vaste baan meer bij mij past. Toen ik werd benaderd om bij NEXTlegal te komen werken, heb ik die kans gegrepen!”
Inmiddels zijn we één maand verder, hoe bevalt het?
“Heel goed! De sfeer en de vrijheid die je hier krijgt sluiten perfect aan bij wat ik nodig heb in een werkgever. Inhoudelijk ben ik nog vooral bezig met losse projecten, maar ik begin de structuur steeds meer door te krijgen. Het duurt niet lang meer voordat ik volledig meedraai met de rest!”
Last but not least, wat doe je als niet bij NEXTlegal aan het werk bent?
“In mijn vrije tijd speel ik voornamelijk graag gitaar, of ben ik in de sportschool te vinden. Ik heb ook nog veel andere hobby’s: ik zoek graag mijn favoriete Lp’s in platenzaken, ik houd van films, ga wel eens snowboarden, ben amateurfotograaf en ben altijd wel te porren voor een spelletje op de Playstation!”
Zo te horen hoef je je in je vrije tijd niet te vervelen 😉 Bedankt voor dit leuke diepte-interview! Het is fijn om je bij de club te hebben. Heeft u zelf nog een vraag aan Martijn? Dan kunt u hem bereiken op martijnceha@NEXTlegal.nl.
De fusie is een logisch gevolg van de steeds nauwere samenwerking in de afgelopen jaren. Beide organisaties maken al jarenlang deel uit van de Lexxyn Groep en onderling werkten de medewerkers van Devoon en Trivium Software al veel samen. Door de fusie kan NEXTlegal beide beroepsgroepen laten profiteren van elkaars slimmigheden en expertise en verder bouwen aan de softwareoplossing van de toekomst.
Één softwareoplossing voor combikantoren
Daarnaast heeft Devoon met NEXTassyst voor het notariaat en Trivium Software met NEXTmatters voor de advocatuur twee softwareoplossingen die op dezelfde architectuur zijn gebouwd maar met elk hun specialisme. Door de krachten te bundelen biedt NEXTlegal een unieke alles-in-een oplossing voor combinatiekantoren. Uiteraard inclusief de verplichte ‘Chinese walls’.
Extreme focus op klanttevredenheid
“NEXTlegal is dé aanbieder van geïntegreerde software voor de advocaat, notaris en bedrijfsjurist. Dit combineren we met uitmuntende service waarbij de klant geholpen wordt door vakidioten die persoonlijk en specialistisch advies geven zonder keuzemenu’s en lange wachttijden.
Die extreme focus op klanttevredenheid zit in het DNA van Devoon en Trivium Software en wordt door de fusie krachtiger dan ooit. ”Onze mensen zijn oprecht verdrietig als een klant zijn werk niet kan doen. Dat uit zich in ongekende toewijding. We staan letterlijk dag en nacht voor de klanten klaar. En niet omdat we een formele 24/7 helpdesk met supportsysteem hebben. Onze mensen doen het uit zichzelf, puur omdat ze het vervelend voor de klant vinden als iets niet werkt” aldus Ben van Hengstum, directeur bij Devoon en Trivium Software.
Digitaal hart voor de juridisch professional
John Lugten, oprichter en technisch directeur bij NEXTlegal. “Samen zorgen we er voor dat al bijna 500 advocaten-, notariskantoren en corporate legal afdelingen optimaal en zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Waar we met NEXTassyst het notariaat bedienen, bieden we met NEXTmatters dé softwareoplossing voor de advocatuur en corporate legal afdelingen. Met de unieke combinatie van NEXTmatters en NEXTassyst bieden we ook combinatiekantoren de ideale alles-in-een oplossing.
Met NEXTlegal zorgen we er voor dat iedere juridische professional een vitaal kloppend digitaal hart heeft.”
De naamswijziging gaat in op 8 november 2019. Als onderdeel van de rebranding is een nieuwe huisstijl ontwikkeld, inclusief een nieuwe website www.NEXTlegal.nl. De infrastructuur, de locaties en de personele bezetting blijven ongewijzigd.
Hulp op afstand