Categorie: Notariaat

Het notariaat staat tegenwoordig bol van allerlei hippe termen zoals: workflow, procesmanagement, taakgericht werken, en ga zo maar door. Het is even iets anders dan toen ik zelf nog achter de computer kroop om mijn akte uit te tikken.

Tijdens je inwerkperiode was je verteld wat de taken waren die je moest uitvoeren, als je geluk had, was er ergens nog een lijstje waar je iets op kon aftekenen. Maar heel veel zaken “wist je uit het hoofd”.

En eigenlijk is dat raar, althans, dat vind ik. Waarom zou je vertrouwen op je geheugen, als je het door een computer kan laten doen? Het gevaar van je geheugen is namelijk dat je net even iets anders aan je hoofd hebt, waardoor je het vergeet. Of je bent te druk en schiet midden in de nacht wakker van iets wat je nog uit had moeten voeren. Voor alle duidelijkheid: dat laatste is mij echt noooooooit overkomen, en u vast ook niet.

Fysieke afvink lijst
De eerste oplossing die je daarvoor kan bedenken is het maken van een lijst in je dossier. Deze lijst kan alle taken bevatten die jij af moet ronden in dit specifieke dossier. Van het doen van recherches tot het deponeren van de fusiestukken. Het handige aan dit soort lijstjes is dat je zelf kan controleren of je niet iets vergeten bent. Nadeel is nog steeds wel dat je vrij veel moet vertrouwen op je geheugen om het uit te voeren. Dus het midden in de nacht wakker schieten kan nog steeds voorkomen.

Workflow
Hier komen al die mooie en hippe termen om de hoek kijken die ik hiervoor al noemde. In mijn wereld zijn dat namelijk hele mooie woorden om te omschrijven hoe je dossier door je organisatie loopt of zou moeten lopen. Je wilt eigenlijk op elk willekeurig moment weten waar het dossier zich in het proces bevindt en wat er nog gedaan moet worden.

NEXTflow
En laat het nou zo zijn dat NEXTassyst u daar prima mee kan helpen. NEXTassyst heeft de beschikking over het instellen van automatische taken met behulp van NEXTflow. Deze automatische taken worden, zoals het woord al zegt, automatisch gegenereerd op een dossier. Met behulp van deze taken kunt u uw eigen werkprocessen automatiseren. Hiermee kunt u de efficiency binnen uw kantoor enorm verbeteren. Er zijn standaard meegeleverde workflows maar u kunt ze ook zelf bouwen. Zo kunt u ze helemaal afstemmen op de behoeftes van uw organisatie.

Verantwoordelijke taak
Je kunt bijvoorbeeld een taak laten aanmaken voor een bepaald persoon op het moment dat het dossier wordt aangelegd. En niet alleen aan een bepaald persoon, maar ook aan een hoedanigheid (bijvoorbeeld de notarieel medewerker of de kandidaat-notaris), of zelfs aan een groep mensen. Hiermee is het mogelijk om alle stappen in een dossier van te voren te definiëren en deze bij de juiste persoon terecht te laten komen.

Condities gebruiken
Het is ook mogelijk om een taak afhankelijk te maken van een eerdere taak. Dus, als taak 1 is afgerond, komt automatisch taak 2 naar voren. Wil je dat niet? Dan kan je de tweede taak ook naar voren laten komen op het moment dat er X weken zijn verstreken na het starten van de eerste taak.

Een andere mogelijkheid die bestaat is dat je een taak kan koppelen aan een passeerdatum. Denk hierbij aan het voorbeeld dat je 5 dagen voor het passeren van de akte een controle op het dossier wil laten plaatsvinden door de behandelaar. Of dat je X-weken voor het passeren van de akte de gelden wil opvragen. De taak komt automatisch bij de juiste medewerker terecht en deze medewerker heeft ook direct in zijn of haar takenoverzicht inzichtelijk welke taken er wanneer uitgevoerd moeten worden.

Processen
Van belang bij het inrichten van NEXTflow is natuurlijk wel dat je heel goed inzichtelijk hebt welke processen er spelen op kantoor. Tevens is het van belang om goed aan te sluiten bij een eventueel kantoorhandboek. Daar staat vaak al in beschreven wat er in voorkomende situaties moet gebeuren.
Tot slot is het zinvol om goed om na te denken over wie welke taak uitvoert. Behandelt een medewerker het dossier van A tot Z? Of worden bepaalde taken bij bepaalde mensen neergelegd? En zo ja, wat is daarin het efficiëntst?

Op maat gemaakt
‘Zoveel mensen, zoveel wensen’. Dit spreekwoord is ook op de processen binnen notariskantoren van toepassing. Ieder notariskantoor werkt vaak net weer even op een andere manier. De volgorde van taken is bijvoorbeeld anders, of de verantwoordelijke voor een bepaalde taak verschilt per kantoor. Daarom kunnen de auto-taken in NEXTassyst helemaal op maat gemaakt worden voor uw kantoorprocessen, zodat u als kantoor het meest efficiënt kunt werken.

U kunt NEXTflow zelf inrichten, maar wij helpen u daar uiteraard graag bij. Hebben we daarbij alle antwoorden? Nee, dat niet, want we gaan u niet vertellen hoe u uw werk moet doen. Maar meedenken? Dat doen we graag! Bel ons op 088 20 34 320 of mail mij op tacovanbennekom@NEXTlegal.nl.

Taco van Bennekom

Uw financiële administratie wordt vaak onnodig belast doordat relaties te laat hun openstaande facturen betalen. Facturen die binnen de wettelijke termijn onbetaald blijven zorgen voor een krimp van uw liquiditeit en onnodige kosten in uw bedrijfsvoering, doordat werknemers extra handelingen moeten uitvoeren om de openstaande facturen betaald te krijgen.

Uit onderzoek, in opdracht van MKB Belangen, blijkt zelfs dat 20% van de ondernemers in financiële problemen komt door te laat betaalde facturen.

Sneller betalen met iDEAL
Uit ditzelfde onderzoek komt ook naar boven dat de inzet van iDEAL betaalmogelijkheden ervoor zorgt dat klanten veel eerder overgaan tot het voldoen van de facturen dan wanneer een factuur zonder iDEAL betaallink wordt verzonden.

Van particuliere klanten betaalt bijna 40% de factuur nog dezelfde dag en voor klanten uit het MKB segment betreft dit bijna 25%. Ter vergelijking: van facturen die geen iDEAL betaallink bevatten wordt nog geen 5% binnen één dag betaald.

Mogelijkheden NEXTassyst
Met NEXTassyst kunt u uw digitale facturen sturen inclusief iDEAL link en zo profiteren van snellere betaling. De link wordt toegevoegd aan de factuur en bevat direct het juiste bedrag en het debiteur- factuurnummer. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger niets handmatig in hoeft te voeren, wat fouten voorkomt, en de ontvangst altijd correct geboekt wordt.

De eerste kantoren werken al met het toevoegen van een iDEAL betaallink aan hun facturen en zijn enthousiast over de resultaten. Bijvoorbeeld Marit van Sauer & Oonk Adviseurs & Notarissen:

“Sinds we iDeal gebruiken in NEXTassyst is onze debiteurenpositie met 30% afgenomen, nota’s worden vaak binnen een half uur na verzenden betaald.”

Ook profiteren van deze functie?
Wilt u ook gebruiken maken van het versturen van digitale facturen inclusief iDEAL link? Wij helpen u graag om NEXTassyst hiervoor in te richten. Neem direct contact op met een van onze consultants en profiteer ook van deze iDEAL mogelijkheid.

Tijdens de laatste ledenraad is een besluit om ID scanners uit te delen aan notarissen en dat te financieren met een verhoging van de VIS en BRP tarieven erdoor gedrukt. In beginsel is de gedachte prima. Notarissen moeten zich er beter van vergewissen met wie ze zaken doen. Een ID scanner helpt daar zeker bij.

Om notarissen te forceren hiervan gebruik te maken is het toevoegen van een regeltje aan de Verordening beroeps- en gedragsregels voldoende. Maar in plaats van dit aan de markt over te laten heeft de KNB besloten dit verder zelf te regisseren. Daarmee gaat de KNB wederom de betutteling voorbij door de door hen gekozen oplossing op te dringen.

Het besluit is eenvoudig aangenomen. De grote massa van de notarissen heeft nog geen scanner, dus accepteert deze maatregel probleemloos. Notarissen zullen dit zelfs als cadeautje zien; ze hoeven er immers niets voor te betalen. Dat de kosten VIS en BRP omhoog gaan merken ze slechts als ze heel scherp op de cijfers zitten. Notarissen die zich welbewust zijn van hun poortwachtersfunctie en deze heel serieus nemen, hebben reeds maatregelen genomen en hebben ID scanners laten plaatsen.

Innovatie killer
In de meeste gevallen hebben de softwareleveranciers van notariële pakketten een koppeling gebouwd met de ID scanner. Er staan er inmiddels honderden gekoppelde ID scanners in het veld. Waarom is KNB dan weer een innovatie killer in dezen? Juist om voorgaande. De markt heeft reeds geconstateerd dat er een oplossing moet komen én dat een koppeling met de notariële software nuttig is.

Door de door de KNB doorgedrukte oplossing in de markt uit te delen staan de ondernemende, innovatieve notarissen voor aap. Ze hebben immer voor niets geïnvesteerd. Voor de softwareleveranciers geldt hetzelfde. Weer een ontwikkeling waar veel tijd en energie in is gaan zitten die zó over de balk kan. En zo wordt de innovatiekracht uit de markt geslagen.

Waarom zouden notarissen nog samen met hun softwareleveranciers aan nieuwe ontwikkelingen werken als de KNB als partij alles weer overhoop kan gooien? Positieve gedrag belonen is de sleutel. KNB heeft die sleutel kwijt gemaakt.

Geen enkel overleg
Dan nog: waarom is er geen enkel overleg over dergelijke maatregelen met betrokken partijen. Met enige regelmaat zitten KNB en softwareleveranciers bij elkaar in overleg voor afstemming van ontwikkelingen die de branche raken. Geen woord hierover. Heel verstandig vanuit het KNB oogpunt: de softwareleveranciers zouden hier stuk voor stuk bezwaar maken waarmee het plannetje van de KNB misschien sneuvelt voor het bij de leden door de strot wordt geduwd.

Niet de eerste keer
Hoezo slaat de innovatie killer KNB wéér toe? In 2017 heeft de KNB besloten dat het verstandig is om zelf software voor notariskantoren te -laten- ontwikkelen. Om innovatie te bevorderen. Uiteraard wordt dit omslachtig in allerlei stichtingen verstopt, maar het besluit en garantie voor financiering liggen er. De softwareleveranciers mogen wederom een nieuwe concurrent verwelkomen in een toch al kleine markt.

Innovatie wordt hiermee bij de bestaande leveranciers een slag toegebracht: het is niet zo lastig te bedenken -ondanks alle ontkenningen ten spijt- dat deze nieuwe partij op technologisch en commercieel vlak een voorsprong krijgt. Notarissen stoppen vervolgens met investeren en innoveren, wachtende op de ‘alles omvattende’ nieuwe software. Die maar niet komt. Intussen worden miljoenen euro’s verbrand die zo mooi in innovatieve oplossingen hadden kunnen worden gestoken. Als de KNB de samenwerking maar had gezocht, niet de confrontatie.

Tip van mij aan de KNB: ga de belangen van de beroepsgroep behartigen. Ga strijden voor de toekomst van het notariaat. Doe iets aan de publieke opinie. Zorg voor een helder kader van kwaliteit en zekerheid waaraan notarissen moeten voldoen. Doe waarvoor je bent opgericht.

Het kan wel wat worden. Met een beetje goede wil en effectieve samenwerking.

Ben van Hengstum

Er is inmiddels al onnoemelijk veel over geschreven: blockchain. Er zijn weinig technieken die zo gehypet zijn als blockchain. Zowel voor- als tegenstanders laten geen kans onbenut om hun mening te verkondigen. Maar in hoeverre zijn dit goed gefundeerde meningen? En wat houdt blockchain nu precies in?

Bij Devoon houden we de markt en (toekomstige) technologische ontwikkelingen goed in de gaten. Kunnen die ontwikkelingen een meerwaarde zijn voor het notariaat en kunnen wij NEXTassyst hiermee verrijken zodat u als notaris sneller en efficiënter kunt werken. Blockchain is een van die ontwikkelingen die mogelijk een rol gaan spelen.

Blockchain masterclass
Om hier zelf een goed gefundeerde mening over te kunnen vormen hebben wij Victor van der Hulst en Kim Schneider van Axveco gevraagd om ons alle ins en outs te vertellen over blockchain. Axveco is toonaangevend op het gebied van blockchain in Nederland. Zij helpen organisaties blockchain te begrijpen en te onderzoeken hoe blockchain hun bedrijf verder kan helpen.

In twee sessies hebben zij ons bij de hand genomen. Eerst hebben zij in een ochtend ons de basis en de principes van blockchain bijgebracht. Vervolgens hebben onze techneuten een sessie gevolgd waarbij dieper is ingegaan op de technische kant van blockchain en bijvoorbeeld het bouwen van een smart contract. De andere training ging dieper in op de commerciële kant van blockchain waarbij onder andere de (mogelijke) impact op business modellen en privacy uitdagingen ter sprake kwamen.

Praktijkvoorbeelden
De masterclass leverde ons een veel completer beeld op van hoe blockchaintechnologie nu precies werkt en wat de mogelijkheden zijn. Toch zijn er, op de Bitcoin na, tot nu toe nog weinig concrete toepassingen van blockchain bekend bij het grote publiek. En daarom blijft blockchain voor het grote publiek nog steeds ongrijpbaar en weinig concreet.

Een van de voorbeelden die in de masterclass werd genoemd is het initiatief van Albert Heijn om te laten zien waar de sinaasappelsap vandaan komt die in het flesje zit. Wie heeft die sinaasappels geplukt en hoe is het uiteindelijk in het flesje terechtgekomen? Met behulp van blockchain is deze keten inzichtelijk gemaakt. Zie ook deze video:

Een ander voorbeeld is Guts. Dit is een ticketsysteem wat gebruikmaakt van blockchaintechnologie. Met Guts proberen artiesten en evenementenorganisaties ervoor te zorgen dat er geen geld wordt verdiend door doorverkopers die woekerprijzen rekenen maar dat het geld ten goede komt aan de artiesten. Daarnaast willen zij eerlijke ticketprijzen voor alle fans. Video:

Uitdagingen
Het gebruik van blockchaintechnologie kent nog vele uitdagingen waarvan de vraag is of deze overwonnen kunnen worden. Zo staan sommige componenten van blockchaintechnologie op gespannen voet met privacywetgeving  (de AVG). Met name het recht om vergeten te worden is lastig in een blockchain.

Ook het stroomverbruik is op dit moment nog een issuepunt. Het valideren van transacties vergt op dit moment nog heel veel stroom. Daarnaast komt de snelheid van bijvoorbeeld het Bitcoin netwerk voor het verwerken van betalingen niet in de buurt van bijvoorbeeld de creditcard maatschappijen.

Oplossing voor een niet bestaand probleem?
Voor het inzichtelijk maken van productieketens e.d. kan blockchain wel een rol spelen. Ook Guts is een toepassing die baat heeft bij toepassing van blockchaintechnologie.

Op een paar voorbeelden na blijft het echter wat betreft succesvolle praktijkvoorbeelden angstvallig stil. Komt dit omdat blockchain nog in de kinderschoenen staat, vergelijkbaar met het internet halverwege de jaren 90? Of is blockchain daadwerkelijk niet de verlossende technologie zoals sommige mensen beweren?

Of blockchain een oplossing is zit hem vooral in de vraag of bestaande systemen goed functioneren. Bij de verkoop van tickets blijkt dat Guts daadwerkelijk een verbetering is, omdat het huidige/oude systeem niet goed werkt. Maar in andere branches zoals het notariaat werkt bijvoorbeeld het registreren van vastgoed bij het Kadaster prima. De vraag is dus of blockchain daarvoor een betere en/of goedkopere oplossing is.

De vraag die daarom regelmatig gesteld wordt is of blockchain wellicht de oplossing is voor een niet bestaand probleem?

Blockchain – hype of blijvertje?
Is blockchain een hype of zal het daadwerkelijk een blijvertje zijn? Voor sommige sectoren kan de toepassing van blockchaintechnologie daadwerkelijk toegevoegde waarde hebben. Met name daar waar bestaande systemen er niet zijn of niet voldoende functioneren.

Blockchain zal een blijvertje zijn maar wellicht niet op zo’n grote schaal vertegenwoordigd zijn zoals sommige blockchainbelievers ons willen doen geloven. De tijd zal ons leren hoe groot die invloed daadwerkelijk wordt.

Wij zullen de ontwikkelingen altijd in de gaten blijven houden en als het meerwaarde voor het notariaat biedt zeker actie ondernemen. Wilt u met ons hierover van gedachten wisselen? Dat kan altijd. Onze (virtuele) deur staat altijd open en ook de koffie staat klaar.

Gertjan de Gans

Als notaris heeft u de wettelijke plicht om uw cliënten correct te identificeren. Het wordt steeds belangrijker dat u zeker weet wie u voor u heeft: Know Your Cliënt. U kunt het legitimatiebewijs met het blote oog controleren maar dit is best lastig. Daarom kunt u gebruik maken van een zogenaamde ID-scanner/WID-scanner. Deze scanner verifieert of een legitimatiebewijs niet vervalst is.

De KNB wil via een verordening u verplichten om een dergelijke scanner te gaan gebruiken. Deze scanner wordt niet alleen verplicht maar ook geleverd via de KNB. Dit gaat u – zo geeft de KNB aan – betalen door een hogere bijdrage voor VIS- en BRP-inzage.

Naast dat het vreemd is dat u geen keuze heeft, biedt de KNB hiermee een oplossing voor een niet bestaand probleem. In de markt worden deze scanoplossingen namelijk al jaren door meerdere partijen aangeboden. Het zou logischer zijn als de KNB zich richt op bewustwording van nut en noodzaak van cliënten identificatie in het notariaat, in plaats van deze verplichting.

NEXTid
Samen met de firma RestPort Technologies bieden wij met NEXTid al een oplossing voor de kantoren die werken met NEXTassyst. Met NEXTid voldoen onze kantoren aan hun plicht om hun cliënten correct te identificeren. Daarnaast worden alle gegevens automatisch verwerkt in ons softwarepakket NEXTassyst en wordt er desgewenst een VIS en/of BRP-check gedaan.

Ook kunnen kantoren zelf bepalen welke gegevens zij wel en niet wensen op te slaan en kunnen zij – met behulp van een beveiligde smartphone applicatie – ook buiten kantoor de scanoplossing gebruiken. Een groot aantal van onze kantoren voldoet dus al aan deze ‘verplichting’ vanuit de KNB en werkt ook nog eens zeer efficiënt door de automatische gegevensverwerking in NEXTassyst.

Onze kantoren – en kantoren die een andere oplossing gebruiken – zijn straks dus de dupe terwijl ze nu al volledig voldoen aan hun identificatieverplichting. Zij hebben namelijk al een scanner aangeschaft en betalen straks – als het aan de KNB ligt – dubbel.

NotarisID
Een ID-scanner/WID-scanner kan – in de toekomst – ook gebruikt worden voor het uitgeven van een NotarisID. Het uitlezen en checken van het legitimatiebewijs voor het uitgegeven van een NotarisID kan echter prima gedaan worden met de ID-scanner die RestPort Technologies en andere aanbieders aanbieden. Dit is derhalve geen valide argument voor een nieuwe scanner via de KNB.

Innovatie beperkend
De KNB wil – zo las u vorig jaar – innovatie bij softwareleveranciers bevorderen. Het zelf in de hand nemen van zaken als een ID-scanner staat echter lijnrecht tegenover dit streven van de KNB. De notariële softwareleveranciers hebben dit in het verleden al ontwikkeld en notariskantoren maken hier al gebruik van. Reeds uitgevoerde ontwikkelingen zouden teniet worden gedaan, en dat zou natuurlijk zonde zijn. Er is dus geen enkele reden voor de KNB om dit in eigen hand te nemen en werkt juist innovatie beperkend in plaats van bevorderend.

Efficiënt werken
Wilt u ook zekerheid bij het identificeren van uw cliënten en dagelijks tijd en geld besparen door de automatische gegevensverwerking in NEXTassyst? Neem dan contact op met Martin (06 1472 6397 of martinduijs@NEXTlegal.nl) of Boi (06 1448 3039 of boithomasse@NEXTlegal.nl) en profiteer nu al van de mogelijkheden van NEXTid.

Elke dag werken we met een gezellig en gaaf team aan het verbeteren van ons softwarepakket NEXTassyst. Vanwege onze onstuimige groei zijn we altijd op zoek naar goede mensen. Zeker op financieel gebied hadden we dringend behoefte aan iemand die onze collega’s Jean-Paul en Ben kon komen versterken. En gelukkig was daar: André!

Financiële en notariële kennis
Iedereen die in het notariaat werkt – of heeft gewerkt – weet dat het notariaat veel dagelijkse processen kent die uniek zijn. Om onze kantoren zo goed mogelijk te kunnen helpen vinden wij het dan ook van groot belang dat onze mensen ervaring hebben in het notariaat. Zodat we weten wat er speelt, welke uitdagingen er zijn en wat bijvoorbeeld de urgentie is op het moment dat er een probleem is.

En dan moet je voor de functie van financieel consultant ook nog goede financieel onderlegd zijn. Best een unieke combinatie maar essentieel om onze kantoren zo goed mogelijk te kunnen helpen. Wij werden dan ook superblij toen André bij ons aan de deur klopte. Hij bezit namelijk beide competenties. Hoogste tijd dus voor een diepte-interview om hem beter te leren kennen.

We beginnen bij het begin: wie ben je? 
Ik ben André Meulenbroek, 48 jaar en kom uit Veenendaal. Ik ben getrouwd en vader van 3 kinderen. Sinds 1994 zit ik in het notariaat, eerst als administrateur en later als notarieel medewerker.

Wow, sinds 1994. Aan notariële kennis dus geen gebrek. Wat ga je bij Devoon precies doen?
Haha inmiddels ken ik het klappen van de zweep wel inderdaad. Ik ga mijn kennis van en ervaring met alle processen in het notariaat inzetten als financieel consultant zodat ik, samen met de andere consultants, de (financiële/administratieve) medewerkers kan ondersteunen. Mijn doel is om er voor zorgen dat zij zo probleemloos mogelijk kunnen werken met NEXTassyst en AFAS Profit.

Klinkt als een mooi doel André. Waarom heb je voor Devoon gekozen?
Bij mijn laatste werkgever, een backoffice voor het notariaat, ben ik voor het eerst in aanraking gekomen met NEXTassyst. Nu zit ik al enige tijd in het notariaat en ken inmiddels de nodige notariële software pakketten – en het zal vast afgezaagd klinken – maar ik kan oprecht zeggen dat ik in al die jaren nog nooit heb gewerkt met zo’n goed doordacht en compleet softwarepakket als NEXTassyst.

Toen ik de vacature voor financieel consultant zag heb ik daarom direct gesolliciteerd. Vanaf de eerste persoonlijke ontmoeting met de collega’s viel mij op dat Devoon een open en informele werksfeer heeft waar humor hoog in het vaandel staat. Dat vind ik heel prettig en maakt dat ik me direct welkom voelde.

Je werkt nu net iets meer dan een maand bij ons, hoe bevalt het je?
Heel goed. Het is lekker druk en je moet meteen aan de bak waardoor je er meteen goed in komt. Als ik vragen heb dan zijn de collega’s altijd bereid om mij verder te helpen.

Tot slot, wat doe je graag als je niet aan het werk bent? 
Met een echtgenote die ook bijna fulltime werkt en 3 kinderen (waaronder 2 pubers) hou je niet zo heel veel vrije tijd over, maar de tijd die ik overhoud besteden mijn vrouw en ik graag aan wandelen.

Dank je wel voor je tijd André! We – en Jean-Paul en Ben helemaal – zijn blij dat je ons bent komen versterken. Heeft u zelf nog een vraag aan André? Dan kunt u hem altijd bereiken op Andremeulenbroek@NEXTlegal.nl. Ook deel uitmaken van ons team en bouwen aan de notariële software van de toekomst? Mail en vertel ons waarom we bij elkaar passen.

Martin Duijs – Dagelijks voer ik gesprekken met kantoren. Met bestaande klanten over hoe het gaat en wat er beter kan, en met nieuwe klanten, die zich voorbereiden op de overgang naar NEXTassyst.

De belangrijkste algemene deler tijdens deze gesprekken is en blijft de uitdaging om te zorgen voor een correcte en complete dossiervorming. In deze tijd waarin je dagelijks een overload aan informatie/data krijgt voorgeschoteld, is dit een grote uitdaging.

Het dossier bewijst zichzelf
Bij Devoon hebben wij een credo dat heet: het dossier bewijst zichzelf. Om kantoren te helpen met hun dossiervorming zorgen we er stap voor stap voor dat onze klanten hun dossier met NEXTassyst vrijwel automatisch volledig op orde hebben. En we merken dat dit door (nieuwe) klanten zeer wordt gewaardeerd.

In een van de gesprekken met klanten werd een suggestie gedaan om het proces van dossiervorming nog verder te optimaliseren. Net als ondergetekende vinden de meeste juristen het nog steeds prettig en menselijker een pen ter hand te nemen tijdens een gesprek in plaats van een toetsenbord. Mede door haar suggestie zitten we nu in een testfase om geschreven notities als vanzelf op te laten nemen in het dossier. Scheelt weer veel gedoe met de beruchte ‘geeltjes’ en losse papiertjes.

Informatie overload
Een andere klant deelde een van zijn redenen om de stap te zetten naar NEXTassyst. Het kwam er in het kort op neer dat hij grote moeite had met de (te) grote hoeveelheid informatie die hij tegenwoordig te verwerken heeft. Hij zei dat hij daardoor soms vitale informatie over het hoofd zag of kwijtraakte. Naar zijn mening was dat grotendeels de schuld van ICT!

Als ICT-er trek ik me dat toch wel erg aan. Het doel van wat we bij Devoon met NEXTassyst doen, is juist het leven voor hem gemakkelijker en prettiger maken! De man heeft – los van mijn herinnering aan de gigantische papieren chaos en zoektochten van weleer – wel een punt.

Op basis van de hoeveelheid (non-)informatie die u en ik tegenwoordig ontvangen, kun je zonder de juiste hulpmiddelen bijna spreken van een dagtaak om alles tot je te nemen en op de juiste wijze af te handelen. Denk bijvoorbeeld aan e-mail, social media jurisprudentie, wetteksten, stukken van derden en – zelfs anno 2019 – faxberichten.

Toegankelijk en gestructureerd
Bij Devoon weten we dat snel toegang tot relevante informatie belangrijk is en we begrijpen dat dit voor een jurist van levensbelang is. Dat is ook de reden dat we met onze software er alles aan doen om ervoor te zorgen dat alle nuttige informatie bijna als vanzelf geplaatst wordt op de juiste (en logische) plaats. Dat zorgt ervoor dat alle informatie gerelateerd aan dossiers of relaties direct gevonden wordt en er adequaat gereageerd kan worden.

Jammer dat ik daar tijdens mijn notariële loopbaan niet over kon beschikken. Dat had me een hoop tijd en veel stress gescheeld. Gelukkig kan ik de man met wie ik het gesprek voerde wél helpen, zodat hij zijn handen vrij heeft om te doen waar hij goed in is en wat hij leuk vindt.

Neem contact op met mij of mijn collega’s. Waarschijnlijk kunnen we u ook met uw informatiestroom helpen om meer rust, gemak en tijd te hebben binnen de hectiek die het huidige notariaat kenmerkt.

Martin Duijs
06 14726397
martinduijs@NEXTlegal.nl