Categorie: Notariaat

“Tips&trucs deel 11 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen maandelijks een aantal handige tips & trucs. In editie elf tips over:

1.    Eenmalig aanmelden NEXTassyst;
2.    Start aflijnen in afwerkmenu;
3.    Gegenereerde WordElan bestanden openen;
4.    Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’;
5.    Rechtermuisknop ‘ga naar dossier’ vanuit de agenda.

1. Eenmalig aanmelden NEXTassyst
Wij worden regelmatig gebeld door kantoren waarbij het maximum aantal licenties is overschreden. Dit wordt vaak veroorzaakt doordat medewerkers (per ongeluk) twee keer zijn ingelogd.

Dit kunt u voorkomen door het vinkje ‘eenmalig aanmelden’ aan te zetten. Dit doet u door in Beheer naar ‘Systeem’ te gaan. Daar ziet u het vinkje ‘eenmalig aanmelden’ staan naast het blokje aanmelden. Indien deze aan staat kunnen medewerkers niet meer vaker inloggen en heeft u weinig tot geen last meer van het overschrijden van uw licenties.

2. Start aflijnen in afwerkmenu
In het afwerkmenu vindt u onder andere de optie ‘Aflijn’ (zie ook schermafbeelding). Deze staat standaard ingesteld, meestal op ‘versche’. Dit betekent dat de akte wordt afgelijnd vanaf het woord ‘versche’.

Het kan echter voorkomen dat u een akte wilt aflijnen waar het woord ‘versche’ niet in voorkomt. De akte wordt dan niet goed afgelijnd omdat ‘versche’ niet kan worden gevonden. In het afwerkmenu kunt u het woord ‘versche’ handmatig vervangen voor een ander woord die in de regel staat vanaf welk punt de akte moet worden afgelijnd. Zo zorgt u er snel voor dat de akte goed wordt afgelijnd.

Indien dit vaker voorkomt, dan kunt u dit woord ook standaard opnemen. Dit kan via de kantoor.ini ingesteld worden. Onder het kopje “afwerkmenu” bij “aflijnstart” kan het woord toegevoegd worden. Deze kunt u dan selecteren als u gebruik wilt maken van deze optie. Komt u hier niet zelf uit, dan helpen wij u uiteraard graag!

3. Gegenereerde WordElan bestanden openen
Indien u een akte gaat klaarzetten voor het Kadaster gebruikt u de knop ‘WordElan’. U kunt in dit menu aanvinken dat u de documenten die worden klaargezet direct wilt openen zodat u ze kunt controleren.

Indien u dit echter niet heeft gedaan kunt u altijd via de knop ‘WordElan’ de map openen waar de documenten klaarstaan. Dit doet u door op het pijltje op het ‘WordElan’ icoon te klikken en te kiezen voor ‘Open WordElan documenten’. Zie ook de schermafbeelding.
4. Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’ 
In NEXTassyst kunt u uiteraard naar dossiers en relaties zoeken. Hierbij kunt u zoeken met zeer veel variabelen waardoor u de meeste dossiers en/of relaties heel gemakkelijk kunt vinden. Mocht u na het uitvoeren van een zoekactie toch niet het goede dossier of de goede relatie hebben gevonden dan kunt u de knop ‘herhaal’ gebruiken. Deze vindt u naast de knop ‘zoeken’.

Met de knop ‘herhaal’ opent NEXTassyst het zoekscherm maar onthoudt NEXTassyst de laatst gedane zoekopdracht. Als u bijvoorbeeld zocht naar ‘Janssen’ en u wilt u zoekopdracht verfijnen dan onthoudt NEXTassyst met ‘herhaal’ de zoekopdracht. Het zoekscherm wordt geopend en ‘Janssen’ is dan al ingevuld. Dit kunt u vervolgens combineren met andere zoekvariabelen om wel het goede dossier te vinden.

5. Rechtermuisknop ga naar dossier vanuit de agenda 
In NEXTassyst heeft u de mogelijkheid om de agenda los te gebruiken van uw ‘normale’ NEXTassyst scherm. Zo kunt u de hele dag de agenda open laten staan terwijl u in NEXTassyst werkt. De agenda wordt om de paar minuten ververst zodat u hier geen omkijken naar heeft. Zo kunt u een afspraak maken zonder uit een dossier te hoeven gaan.

Vanuit de agenda kunt u bij een gemaakte afspraak gemakkelijk naar het desbetreffende dossier gaan. U klikt met uw rechtermuisknop op de agenda afspraak en kiest voor ‘dossier openen’. Deze optie werkt ook indien u de agenda heeft losgekoppeld van uw normale NEXTassyst scherm. De agenda blijft dan hetzelfde en het normale scherm gaat direct naar dossier.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

“Tips&trucs deel 10 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen maandelijks een aantal handige tips & trucs. In editie 10 tips over:

1. Sneller Word opstarten
2. iDEAL betalen
3. Agenda instellingen
4. Aanmaken mailing bestand
5. CTR inlichtingen opvragen

1. Sneller Word opstarten
De eerste slimmigheid is eigenlijk geen NEXTassyst tip maar een Word tip. In Word maakt u gebruik van de ‘NEXTassyst knoppen’ in het Word menu. Deze knoppen worden geladen op het moment dat u voor de eerste keer Word start. Daarom duurt het altijd enkele seconden voordat u aan de slag kunt met Word.

Als u klaar bent met het bewerken van een Word document dan kunt u natuurlijk door middel van het kruisje Word afsluiten. Het nadeel is echter dat dan heel de applicatie Word wordt afgesloten. Als u een volgend document gaat openen dan moet Word weer opnieuw opgestart worden en moeten de ‘NEXTassyst knoppen’ en eventuele andere knoppen (=macro’s) ook weer opnieuw geladen worden. In plaats daarvan kunt u de sneltoets Control W (Ctrl + W toets) gebruiken. Met deze sneltoets wordt alleen het Word document afgesloten maar niet de hele Word applicatie.

2. iDEAL betalen
Vanuit NEXTassyst heeft u de mogelijkheid om uw cliënten een declaratie te laten voldoen met behulp van iDEAL. U kunt een declaratie per e-mail aan de cliënt versturen inclusief (iDEAL) betaallink. Daarnaast kunt u de betaallink uiteraard ook publiceren in de NEXTportal. Deze functie werkt in samenwerking met Mollie Payments.

U hoeft niet te betalen voor de betaallink die u meestuurt. Wel betaalt u aan Mollie een ‘fee’ per betaaltransactie en deze wordt pas in rekening gebracht op het moment dat de cliënt betaalt. Het versturen van de declaratie per e-mail inclusief iDEAL link doet u door in Dossier / Financieel / Declaratie te kiezen voor ‘extra’ en dan ‘versturen als bijlage’. In de “Designer” kan een model aangemaakt worden, welke gebruikt kan worden bij het versturen van de declaratie. De volledige iDEAL documentatie leest u via deze link of via F1 in NEXTassyst | Volledige documentatie.

3. Agenda instellingen
In de NEXTassyst agenda kunt u zelf instellingen wijzigen. De werktijden “van” – “tot en met” kunnen ingesteld worden zodat de kleurstelling in de agenda weergeeft wat de werkdag is (licht geel ten opzichte van grijs/geel). Ook kan de standaard duur van een afspraak vastgelegd worden.

Bij het opstarten van de agenda kan eveneens ingesteld worden dat “vandaag” altijd getoond wordt. Er kan ingesteld worden dat “Outlook” standaard een herinnering stuurt. Dit is alleen mogelijk indien er een synchronisatie is met de Outlook agenda. De opties zijn: geen of 15 minuten voor begintijdstip in NEXTassyst.

4. Aanmaken mailing bestand
Als u een mailing wilt versturen kunt u vanuit NEXTassyst heel gemakkelijk een mailingbestand aanmaken. Dit doet u vanuit Relatie | Extra | Aanmaken mailing bestand. U kunt een zoekopdracht uitvoeren met verschillende soorten variabelen. Op grond van de criteria die ingegeven worden, zal er in eerste instantie aangegeven worden hoeveel relaties er verwerkt gaan worden.Na het klikken op “OK” wordt er een “csv” bestand van gemaakt. Dit bestand kunt u vervolgens verwerken in Excel, kladblok, Outlook, Word of anderszins.

5. CTR inlichtingen opvragen
Wij streven er naar om het u als gebruiker zo makkelijk mogelijk te maken door er voor te zorgen dat u (bijna) alle registers direct vanuit NEXTassyst kunt benaderen cq gegevens kunt opvragen. Daarom kunt u ook een CTR inlichting gewoon via NEXTassyst opvragen. Dit doet u door vanuit de relatiekaart naar de sub functie ‘Registers’ te gaan en vervolgens op ‘CTR inlichtingen’ te klikken.

Alle velden worden voor zover mogelijk automatisch vanuit de relatiekaart ingevuld. Met één druk op de knop vraagt u een CTR inlichting op. Negen van de tien keer krijgt u direct resultaat en wordt het PDF document automatisch geopend en opgeslagen in de relatiekaart.

Tips en trucs jubileumeditie
Omdat dit tips en trucs artikel alweer de tiende editie betreft willen we dit heugelijke feit natuurlijk niet ongemerkt voorbij laten gaan. Daarom verloten wij een gratis tips en trucs training van een van onze consultants bij u op locatie. Wilt u hier ook voor in aanmerking komen? Stuur ons voor 22 juni een e-mail en wie weet komen wij binnenkort bij u langs.

Heeft u naar aanleiding van deze slimmigheden vragen of kunt u als kantoor niet wachten op de loting en wilt u direct een consultant inschakelen voor een uitgebreide tips en trucs training? Neem dan direct contact met ons op.

“Tips&trucs deel 9 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel negen van deze reeks vindt u tips over:

1.    Alle regels selecteren bij versturen akteafschrift naar CDR
2.    Tabblad KvK.nl gebruiken als alternatief voor tabblad online uittreksel
3.    Hypotheekmodellen
4.    .Gear bestand gebruiken bij maken ECH hypotheekakte
5.    F1 – documentatie

1. Alle regels selecteren bij versturen akteafschrift naar CDR
Na het passeren van een notariële akte heeft u als notaris 10 dagen de tijd om het akteafschrift te registreren bij het CDR (en sinds versie ECH 4.0 binnen 3 dagen). Dit doet u in het repertorium in NEXTassyst onder centrale registratie | aanbieden registratie. Op deze pagina worden de regels getoond waarvan het akteafschrift nog naar het CDR gestuurd moeten worden. Deze kunt u, na controle, aanvinken en vervolgens versturen.

Het kan zijn, zeker rond de eerste van de maand, dat er veel repertoriumregels staan die verstuurd moeten worden. Als u deze allemaal per regel aan moet vinken is dat omslachtig. Daarom kunt u ook in één keer alle regels selecteren of deselecteren. Dit doet u door te klikken op de drie liggende streepjes naast ‘versturen naar CDR’. Zie ook de afbeelding hiernaast. Door deze functie te gebruiken, hoeft u minder handwerk te doen en kunt u efficiënter werken.

2. Tabblad KvK.nl gebruiken als alternatief voor tabblad online uittreksel
Vanuit de relatiekaart in NEXTassyst kunt u rechtspersonen direct rechercheren bij de KvK. Indien u dit gaat doen heeft u twee tabbladen, namelijk ‘online recherche’ en ‘www.kvk.nl’. Met allebei deze tabbladen kunt u de rechtspersonen rechercheren alleen beide vragen deze op een andere manier op. Het tabblad ‘online uittreksel’ werkt via een webservice en het tabblad ‘www.kvk.nl’ werkt via de website van de KvK zelf.

Mocht er een storing zijn bij het tabblad ‘online uittreksel’, bijvoorbeeld zoals vorige maand toen de KvK een aanpassing had gemaakt in haar systemen, dan kunt u altijd gebruik maken van het tweede tabblad. Bij beide manieren worden de gegevens automatisch overgenomen in NEXTassyst en wordt de recherche automatisch opgeslagen in de relatiekaart.

3. Hypothekenmodellen
Indien u het hypothekenabonnement afneemt dan beschikt u altijd over alle intelligent gemaakte hypotheekmodellen. Deze worden iedere dag geüpdatet zodat u altijd over de laatste versie kunt beschikken (mits deze bij de KNB bekend is). Op donderdag krijgt u een email met wat er die week gewijzigd is of als een nieuw model beschikbaar is. Via de nieuwsitems in NEXTassyst kunt u iedere week de bank- en weeklijst inzien zodat u direct weet wat er die week is gewijzigd. Indien u de rechten heeft kunt u deze ook inzien in de map “modellen\notariele stukken\registergoed\Hyptheken\_bank- en weeklijst”

Indien u een hypotheekmodel zoekt en deze betreffende map opent dan ziet u in sommige gevallen staan: “Zie onder ….”. Dit is vooral het geval als het om Stater modellen gaat maar ook bij andere maatschappijen kan dit het geval zijn. U hoeft niet handmatig deze map te zoeken maar u kunt in dit geval direct dubbelklikken op dit bestand. U wordt dan direct geleid naar de map waar het model wél staat.

4. .Gear bestand gebruiken bij maken ECH hypotheekakte
Bij het koppelen van een ECH passeerzaak aan een dossier wordt automatisch het te gebruiken hypotheekmodel gekoppeld. Dit te gebruiken model is terug te vinden in het dossier onder de notariële stukken.   

In plaats van het gebruikelijke Word icoon aan het begin van de regel wordt thans een tandrad icoon weergegeven (zie de afbeelding hiernaast).

In plaats van de extensie “.docx” zal dit bestand weergegeven worden als “.gear” bestand. Door te klikken op dit icoon wordt de hypotheekmap van de desbetreffende bank geopend, waarna het aan de maker van het document is om het juiste model (versie) te selecteren.

5. F1 – documentatie
NEXTassyst wordt continu doorontwikkeld. Dit betekent dat er continu op basis van uw feedback bestaande functionaliteiten worden verbeterd en nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Het kan daarom handig zijn om, indien u ergens niet uitkomt, onze vernieuwde documentatie te raadplegen. Deze vindt u door in NEXTassyst op F1 te drukken of op het vraagteken linksonder in uw NEXTassyst scherm te klikken.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

“Tips&trucs deel 8 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel acht van deze reeks vindt u tips over:

1. Overlijdensmeldingen – testamenten registeren vanuit NEXTassyst
2. Oorsprong: aangeven hoe het dossier binnen is gekomen
3. Bevragen registers vanuit documentoverzicht
4. Aanmaken folders binnen documentoverzicht
5. #a kolom in dossierlijst

1. Overlijdensmeldingen – testamenten registeren vanuit NEXTassyst
De KNB is druk bezig om de processen rond het Centraal Digitaal Repertorium (CDR) en het Centraal Testamentenregister (CTR) te verbeteren. Sinds april 2018 is de manier waarop oude testamenten geregistreerd moeten worden veranderd. Alle communicatie tussen de Belastingdienst, KNB, notariskantoren en Doc-Direct verloopt nu digitaal.

Op het moment dat iemand overlijdt wordt er – op basis van de gegevens uit het CTR – een overlijdensmelding gestuurd naar het notariskantoor waar de laatste uiterste wilsbeschikking is gemaakt. NEXTassyst haalt deze overlijdensmeldingen automatisch op en deze vindt u in het repertorium onder het kopje ‘overlijdensmeldingen’.

Om te bepalen welke handelingen u moet verrichten om de overlijdensmelding te registreren hebben wij een stap voor stap handleiding geschreven. Deze kunt u via deze link inzien en eventueel printen. Komt u er niet uit, dan staan wij voor u klaar om u hierbij te helpen.

2. Oorsprong: aangeven hoe het dossier binnen is gekomen
Bij het aanmaken van een dossier heeft u de mogelijkheid om de oorsprong van het dossier aan te geven. Met andere woorden, hoe dit dossier bij u is aangebracht. Dit kan bijvoorbeeld zijn via een (bepaalde) makelaar, via de website, via een telefonisch contact etc. Deze ‘aanbrengers’ kunt u zelf bepalen en aanpassen in beheer.

3. Bevragen registers vanuit documentoverzicht
Vanuit het overzicht van de gekoppelde partijen in een dossier kunt u kiezen voor ‘bevragen registers’ en direct alle recherches doen, zowel van de partijen als de gekoppelde registergoederen.

Deze bulkrecherche kan echter ook worden opgeroepen als u in het documentenoverzicht van een dossier zit. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op de ‘relatie – cliënt’. De optie ‘bevragen registers’ verschijnt en u kunt direct doorklikken naar het pop-up scherm om alle recherches uit te voeren.

4. Aanmaken folders binnen documentoverzicht
Het komt regelmatig voor, bijvoorbeeld in een boedeldossier, dat u heel veel onderhandse stukken in één dossier heeft. Dit kan op den duur onoverzichtelijk worden. Daarom biedt NEXTassyst de mogelijkheid om binnen (in dit voorbeeld) onderhandse stukken eigen folders aan te maken. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op onderhandse stukken. U kunt zoveel folders aanmaken als u zelf wilt. Dit geldt ook voor de andere documenttypen als notariële en diverse stukken.

5. #a kolom in dossierlijst
Via de sneltoets F11 of de knop ‘zoek’ binnen dossiers kunt u snel zoeken naar een dossier. NEXTassyst toont het resultaat hiervan onder het kopje ‘lijst’. Deze lijst toont per dossier de meest belangrijke informatie, waaronder de kolom ‘#a’. Deze kolom toont het aantal notariële stukken die in het betreffende dossier opgeslagen zijn. Er kan vervolgens op dat getal (aantal notariële stukken) worden geklikt om rechtstreeks naar het betreffende dossier te gaan naar het submenu Documenten

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

“Tips&trucs deel 7 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel zeven van deze reeks vindt u tips over:

1.    Omzetten naar PDF/A
2.    Instellingen veranderen in NEXTassyst agenda
3.    Automatisch tijdschrijven op basis van agenda afspraak
4.    Zoeken naar documenten uitgebreid (email etc.)

1. Omzetten naar PDF/A
Bij elk kantoor komt het voor: het moeten registeren van een testament van iemand die overleden is. Sinds april van dit jaar gaat dit geheel digitaal door middel van overlijdensmeldingen vanuit NEXTassyst.

Indien het testament lang geleden gepasseerd is dan is de kans groot dat u van dit testament geen Word document meer hebt. In dat geval eist de Belastingdienst dat u het oude testament in scant en deze digitaal bij de Belastingdienst aanlevert in PDF/A formaat.

Met uw scanner/multifunctional kunt u scannen naar PDF/A formaat. Het kan echter voor komen dat u het testament al als PDF document hebt maar dit geen PDF/A kwaliteit is. In dat geval wilt u deze niet nog een keer scannen. Met behulp van de Bullzip PDF printer kunt u de PDF alsnog opslaan als PDF/A formaat. Dit doet u door het PDF document te openen. Vervolgens te kiezen voor bestand – afdrukken. U kiest hier de Bullzip Printer en vervolgens ok “ok”.

Er verschijnt een pop-up scherm met een aantal tabbladen. Onder het tabblad “Document” vindt u de optie PDF/A-1b. Als u deze aan vinkt en vervolgens opslaat dan voldoet het document aan PDF/A formaat. Dit kunt u controleren. Als u het PDF document vervolgens opent ziet u aan de bovenkant een blauwe balk waarin staat:

2. Instellingen veranderen in NEXTassyst agenda
In P&O kunt u instellen welke agendagroep u standaard wilt zien op het moment dat u de NEXTassyst agenda opent. Dit – en andere instellingen – kunt u zelf wijzigen als u in de NEXTassyst agenda staat. Dit doet u door op het icoontje met tandwiel te klikken (zie afbeelding)

U kunt zelf instellen om de hoeveel seconden de agenda ververst moet worden. Daarnaast kunt u bepalen of de volledige namen wilt laten tonen of alleen de initialen. U kunt zoals aangegeven hier ook de agendagroep wijzigen die u wilt zien in de agenda. Tot slot kunt u als u op “audit” klikt zien of de afspraak is gewijzigd en zo ja, door wie en op welk tijdstip.

3. Tijd schrijven met maken (passeer)afspraken in Agenda
De NEXTassyst agenda biedt samen met de urenschrijfmodule de mogelijkheid om op basis van de gemaakte agenda afspraken automatisch tijd te schrijven. Hiervoor moeten de uurcodes gekoppeld worden in beheer en moet in P&O het vinkje worden uitgezet. Deze automatisch weggescheven uurregels zijn te herkennen in de urenregistratie aan de letters “AG” die aan het begin van de omschrijving zijn toegevoegd. Indien u dit wilt instellen kunt u het beste even met ons bellen.

4. Zoeken naar documenten uitgebreid
NEXTassyst beschikt over een uitgebreide zoekfunctie om te zoeken naar bepaalde dossiers. Echter wilt u ook de mogelijkheid hebben om binnen één dossier te kunnen zoeken. Zeker als het een omvangrijk dossier betreft. Dit kunt u gemakkelijk doen met de uitgebreide zoekfunctie. Deze vindt u door – als u in het dossier in het documentenoverzicht staat – rechtsboven te klikken op icoontje met het verrekijkertje (zie afbeelding).

NEXTassyst opent een pop up scherm waar u uitgebreid kunt zoeken naar bijvoorbeeld documenten, notities maar ook emailberichten. U ziet direct een preview van het document of het emailbericht zodat u direct kunt checken of dit het goede document/bericht is. Indien u beschikt over de NEXTsearch kunt hier ook  direct in de inhoud van alle documenten zelf zoeken.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.