Tips en trucs deel 9 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.    Uren info scherm;
2.    Kolommen in Verkenner;
3.    Invoer eenheden uren;
4.    Eenmalig aanmelden NEXTmatters;
5.    Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’.

1. Uren info scherm
In het menu ‘Urenregistratie’ is het submenu ‘Uren info’ beschikbaar. In dit scherm kunt u op basis van verschillende criteria overzichten maken van zowel uw eigen uren als uren van anderen. U kunt bijvoorbeeld kiezen om de urenregels te tonen van een bepaalde periode (deze week, vorige week, deze maand, periode van t/m). Daarnaast zijn er selecties mogelijk op basis van medewerker, urencode, groep of de status van de urenregel.

De gegevens op het scherm worden automatisch bijgewerkt afhankelijk van de gekozen selecties en filters. Op deze manier worden de gewenste gegevens snel inzichtelijk zonder hiervoor een apart rapport op te vragen.

2. Kolommen in Verkenner 
In het scherm ‘Documenten’ is een boomstructuur te vinden met hierin de Verkenner. Dit betreft het digitaal dossier. In de Verkenner is het mogelijk om een vink te zetten bij de optie ‘Details’. Door deze optie aan te zetten worden er meer kolommen getoond en dus detailinformatie getoond van documenten in de Verkenner. Zo worden er kolommen getoond met ‘Datum’ en ‘Nummer’ van het desbetreffende document. Verder kan er door op de kolomtitel te klikken, gesorteerd worden op een bepaalde kolom. Deze sortering wordt in elk dossier onthouden.

3. Invoer eenheden uren
Bij het invoeren van urenregels is het op meerdere manier mogelijk om de duur van de activiteit in te vullen. Bijvoorbeeld: u wilt een urenregel aanmaken voor een bespreking van anderhalf uur. Deze tijdseenheid kunt op meerdere manieren invoeren in de kolom ‘Duur’: 90, 1,5 of 1:30.

4. Eenmalig aanmelden NEXTmatters
Wij worden regelmatig gebeld door kantoren waarbij het maximum aantal licenties is overschreden. Dit wordt vaak veroorzaakt doordat medewerkers (per ongeluk) twee keer zijn ingelogd.

Dit kunt u voorkomen door het vinkje ‘Eenmalig aanmelden’ aan te zetten. Dit doet u door in de module ‘Beheer’ naar ‘Systeem’ te gaan. Daar ziet u het vinkje ‘Eenmalig aanmelden’ staan naast het blokje aanmelden. Indien deze aan staat kunnen medewerkers niet meer vaker inloggen en heeft u weinig tot geen last meer van het overschrijden van uw licenties.

5. Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’
In NEXTmatters kunt u uiteraard naar dossiers en relaties zoeken. Hierbij kunt u zoeken met zeer veel variabelen waardoor u de meeste dossiers en/of relaties heel gemakkelijk kunt vinden. Mocht u na het uitvoeren van een zoekactie toch niet het goede dossier of de goede relatie hebben gevonden dan kunt u de knop ‘herhaal’ gebruiken. Deze vindt u naast de knop ‘zoeken’.

Met de knop ‘herhaal’ opent NEXTmatters het zoekscherm, maar onthoudt NEXTmatters de laatst gedane zoekopdracht. Als u bijvoorbeeld zocht naar ‘Janssen’ en u wilt u zoekopdracht verfijnen dan onthoudt NEXTmatters met ‘herhaal’ de zoekopdracht. Het zoekscherm wordt geopend en ‘Janssen’ is dan al ingevuld. Dit kunt u vervolgens combineren met andere zoekvariabelen om wel het goede dossier te vinden.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.