Tips en trucs deel 12 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.  Betaaltermijn instellen per debiteur;
2.  Verschillende soorten urenspecificaties;
3.  Recente dossiers, relaties en documenten;
4.  Eenvoudig navigeren naar uw relatie via Google Maps integratie.

1.Betaaltermijn instellen per debiteur
Vanuit uw boekhouding hanteert u in de meeste gevallen één standaard betaaltermijn voor vrijwel al uw debiteuren. Het kan echter zo zijn dat er met sommige cliënten een alternatieve betaaltermijn wordt afgesproken. Deze alternatieve betaaltermijn kan tijdens het aanmaken van de declaratie worden aangepast. Echter is deze dan enkel op die declaratie van toepassing, wat inhoudt dat u in de toekomst bij een volgende declaratie, hier wederom aan moet denken.

Om dit te vereenvoudigen is sinds de laatste update van NEXTmatters een extra optie toegevoegd waarbij de betaaltermijn per relatie kan worden vastgelegd. Deze betaaltermijn legt u vast onder Relaties > Financieel. Hier kunt u, door middel van een keuzelijst, de gewenste betaaltermijn selecteren. Deze keuzelijst wordt gevuld met de binnen AFAS aanwezige termijnen.

De door u gekozen betaaltermijn wordt vervolgens direct naar de debiteur in AFAS verzonden, zodat de data in beide systemen met elkaar overeenkomen. Ook wordt de gekozen betaaltermijn afgedrukt op uw declaraties die naar de klant verzonden worden (indien u deze nu ook al hier afdrukt).

2. Verschillende soorten urenspecificaties
Binnen uw declaratiemodel is een standaard opmaak voor de urenspecificatie ingericht. Het kan echter zo zijn dat voor specifieke debiteuren er afgeweken dient te worden van de standaard opmaak van de urenspecificatie, daarom biedt NEXTmatters de mogelijkheid om tijdens het afdrukken van de declaratie een alternatieve specificatie te kiezen.

Naast de standaard specificatie bieden wij u de mogelijkheid om de gedeclareerde uren gegroepeerd per medewerker of gecomprimeerd per medewerker af te drukken.

Wilt u hier gebruik van maken? Dan kan het zijn dat hiervoor een noodzakelijke aanpassing in uw declaratiemodel doorgevoerd dient te worden. U kunt hierover contact met ons opnemen via servicedesk@nextlegal.nl.

3.Recente dossiers, relaties en documenten
Binnen NEXTmatters is aan de rechterkant van uw scherm een “blauwe verticale balk” gepositioneerd. Wanneer daar op het “Timer-knopje” geklikt wordt (zie rode pijl), dan zal de NEXTmatters side-bar worden geopend. In deze side-bar zijn mogelijkheden aanwezig voor het activeren van timers, maar ook voor het snel navigeren naar recente dossiers, relaties en documenten die u geopend heeft gehad.

4.Eenvoudig navigeren naar uw relatie via Google Maps integratie
Binnen NEXTmatters heeft u op uw relatiekaart vast en zeker het bezoekadres van uw relatie geregistreerd staan. Door onze standaard Google Maps integratie, kunt u eenvoudig het adres van uw relatie naar uw mobiele telefoon sturen, om zo direct de navigatie naar het gekozen adres te starten.

U doet dit door naast het adres van uw relatie op het “Maps-icoon” te klikken. In uw internetbrowser zal dit adres vervolgens gevisualiseerd worden via de Google Maps website. Vanuit hier kunt u vervolgens dit adres naar uw mobiele telefoon sturen om de navigatie naar dit adres te starten.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.