Tips & trucs 03

Tips en trucs deel 3 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht.

Koppeling met het Kadaster
Dankzij de geïntegreerde koppeling met het Kadaster kunt u kadastrale recherches volledig geïntegreerd uitvoeren in NEXTmatters.

Met één druk op de knop kunnen de volgende berichten worden opgehaald in een dossier van NEXTmatters:

  • Kadastraal bericht;
  • Hypothecair bericht;
  • Kadastrale kaart;
  • Koopsommen overzicht;
  • Alle brondocumenten HYP3 en HYP4.

Deze berichten worden automatisch opgeslagen in uw dossier en registergoed administratie. Neem contact met ons op indien u van deze koppeling in NEXTmatters gebruik wilt gaan maken.

Meerdere documenten selecteren met behulp van CTRL of SHIFT toets
In de ‘Document Manager’ van een dossier is het mogelijk om meerdere documenten tegelijk te openen en/of verwijderen. Het selecteren van meerdere documenten doet u gemakkelijk door gebruik te maken van de CTRL of SHIFT toets en vervolgens de desbetreffende documenten aan te klikken. Dit is een vergelijkbare werkwijze als in Windows. Daarnaast is het mogelijk om van meerdere documenten een interne link te versturen of te kopiëren. Klik hiervoor bovenin de balk op de optieknop.

Vertrouwelijke dossiers
Met behulp van de functie ‘Vertrouwelijk dossier’ kunt een dossier in NEXTmatters alleen toegankelijk maken voor een bepaalde groep medewerkers. Dit is met name bedoeld voor dossiers waar vertrouwelijke informatie in staat die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.

Een dossier als vertrouwelijk aanmerken, doet u vanuit het desbetreffende dossier. Kies hier voor de menuoptie ‘Extra’ en vervolgens op ‘Instellen vertrouwelijk dossier’. In het pop-up scherm kunt u dit dossier instellen als vertrouwelijk en aangeven welke medewerkers of welke groep medewerkers toegang moet krijgen tot dit dossier. Deze groep/medewerker wordt vervolgens geautoriseerd. Deze autorisatie kan achteraf altijd worden aangepast of worden ingetrokken. De VFE van een dossier heeft altijd toegang tot het dossier.

Medewerkers die geen toegang hebben tot dit vertrouwelijke dossier kunnen dit dossier niet vinden in NEXTmatters.

Engelse versie van NEXTmatters
NEXTmatters is naast Nederlandstalig ook in het Engels te gebruiken. Alle Nederlandse teksten in NEXTmatters zijn vertaald naar het Engels. Dit kan per medewerker ingesteld worden in de module ‘P&O’ onder ‘Privileges’ / ‘Taal’. Na het wijzigen van deze instelling moet NEXTmatters opnieuw opgestart worden om desbetreffende taal te activeren.

Naam e-mail wijzigen in NEXTmatters
Bij het opslaan van e-mail d.m.v. slepen naar NEXTmatters is het mogelijk om de naam van de e-mail aan te passen (veld ‘Opslaan als’). Het is ook achteraf mogelijk om de naam van een opgeslagen e-mail aan te passen in NEXTmatters. Selecteer de desbetreffende e-mail in de ‘Document Manager’ van het dossier. Onder in het scherm wordt een preview getoond van de e-mail en hier staat ook de naam van de e-mail in de balk. Klik op de naam van de e-mail in de balk en pas deze aan naar de gewenste naam Zo kan de e-mail later eenvoudig teruggevonden worden.

Alternatief is om via rechtermuisklik / ‘Eigenschappen’ de naam van de e-mail aan te passen.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips & trucs 02

Tips en trucs deel 2 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht.

Snel uren invoeren met NEXTtime
Met behulp van NEXTtime kunt u snel uren invoeren in NEXTmatters zonder iedere keer het desbetreffende dossier te openen of de module ‘Urenregistratie’ te openen. Het icoon van NEXTtime vind u rechts boven in ieder scherm (klok pictogram).

In het scherm van NEXTtime kunnen er handmatig (tabblad ‘Hand’) of via een timer (tabblad ‘Timer’) uren geschreven worden in een dossier.

Het scherm van NEXTtime kan open blijven staan bij het uitvoeren van de werkzaamheden en kan verplaatst worden naar iedere willekeurige positie op het scherm. U kunt het scherm van NEXTtime minimaliseren, zodat deze onderin de balk komt te staan en zo kunt benaderen wanneer u in een ander programma aan het werk bent b.v. in Word of in Outlook.

Zoeken naar documenten in een dossier
In de ‘Document Manager’ van een dossier is een menuoptie om te zoeken naar documenten of e-mails in het dossier. D.m.v. rechtermuisklik op ‘Dossier’ in de boomstructuur is het mogelijk om te kiezen voor ‘Zoeken naar documenten’ of ‘Zoeken naar berichten’.

Vervolgens wordt er een zoekscherm geopend, waarbij het dossiernummer al is ingevuld. Door een vinkje te zetten ‘Preview venster’ wordt in een apart scherm een voorbeeld van het geselecteerde document of e-mailbericht getoond. Met de pijltjestoetsen (up en down) kunnen de zoekresultaten doorlopen worden. Het preview scherm wordt vervolgens bijgewerkt.

Daarnaast is het ook vanuit andere schermen mogelijk een zoekopdracht te starten. Klik hiervoor rechtsboven in de balk op de ‘Zoek’-knop (verrekijker pictogram).

Sneltoets ‘CTRL+ENTER’ bij urenregistratie
In de module ‘Urenregistratie’ kunt u met de toetsencombinatie ‘CTRL+ENTER’ een nieuwe regel aanmaken voor hetzelfde dossier.

Wanneer u de gegevens van de urenregel hebt ingevuld en in de kolom ‘Duur’ de toetsencombinatie ‘CTRL+ENTER’ gebruikt, wordt er een nieuwe urenregel aangemaakt met de gegevens van het huidige dossier. Het dossiernummer en de dossiernaam worden automatisch ingevuld.

Documenten kopiëren naar ander dossier 
Het kan voorkomen dat documenten of brieven vanuit het ene dossier in NEXTmatters naar een ander dossier gekopieerd moeten worden.

Ga in het brondossier naar de ‘Document Manager’ en zoek het desbetreffende document op in de Verkenner. Kies voor rechtermuisklik / ‘Kopiëren’ om het document te kopiëren.

Ga vervolgens in het doeldossier naar de ‘Document Manager’ en ga in de Verkenner in de map staan waar het document moet komen te staan. Kies hier in het rechter scherm voor rechtermuisklik / ‘Plakken’. Het gekopieerde document wordt nu toegevoegd aan dit dossier.

Naam e-mail wijzigen bij slepen
Er zijn verschillende manieren om uw e-mails vanuit Microsoft Outlook op te slaan in een dossier in NEXTmatters. Eén van deze mogelijkheden is het slepen van een e-mail vanuit Outlook naar NEXTmatters.

Bij het slepen van een e-mail naar NEXTmatters is het mogelijk om direct de naam van de e-mail aan te passen. Wanneer u een e-mail sleept naar NEXTmatters verschijnt het  tussenscherm ‘Opslaan in dossier’. Vervolgens kan hier een afwijkende bestandsnaam ingevoerd worden. Dit kan onder in het scherm in het veld ‘Opslaan als’.

Het oorspronkelijke onderwerp van de e-mail blijft ongewijzigd en de ingevoerde bestandsnaam wordt weergegeven in het dossier.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips & trucs 01

Tips en trucs deel 1 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht.

Directe link vanuit NEXTmatters naar Company Info
Company Info verzamelt zeer veel informatie over bedrijven zodat u direct een goed en diepgaand inzicht in elke organisatie kunt krijgen. Deze data komt onder andere uit het Handelsregister, Kadaster en het NBWO (Nederlands Bureau Waardebepaling Onroerende zaken). Via NEXTmatters kunt u via de relatiekaart direct doorlinken naar relevante informatie op de site van Company Info. Zo heeft u inzicht in al deze data.

Sluitteksten in andere talen
Steeds vaker krijgen advocatenkantoren te maken met buitenlandse cliënten die bijvoorbeeld Engels spreken. Deze cliënten willen natuurlijk ook graag hun declaratie in het Engels toegestuurd krijgen. De sluitteksten op de declaratie kunnen automatisch in het Engels worden geplaatst. In ‘Beheer’ kunt u de standaard Engelse sluitteksten plaatsen, zodat deze automatisch geplaatst worden als het om een Engelse declaratie gaat. Naast Engels ondersteunt NEXTmatters ook Duits, Frans en Spaans.

F11 en F12 sneltoetsen
Met behulp van F11 kunt u, waar u ook zit in NEXTmatters, snel zoeken naar een dossier. Hetzelfde geldt voor de F12 voor het zoeken naar een relatie.

Naast deze twee sneltoetsen kent NEXTmatters nog meer handige sneltoetsen. Als u op ‘Navigatie’ (button bovenaan in NEXTmatters) klikt, ziet u welke andere sneltoetsen u in NEXTmatters kunt gebruiken.

E-mail opslaan in NEXTmatters
Er zijn verschillende manieren om uw e-mails vanuit Microsoft Outlook op te slaan in een dossier in NEXTmatters. U kunt gebruik maken van de knop ‘Outlook opslaan’ onder dossiers of u kunt direct de e-mail en/of bijlage slepen vanuit Outlook naar het desbetreffende dossier. Daarnaast kennen we in NEXTmatters ook automatische e-mailherkenning.

Er is nog een vierde mogelijkheid om e-mails op te slaan vanuit Outlook in NEXTmatters. Als u een groot dossier hebt waarin veel wordt gemaild, kunt u vanuit NEXTmatters een Outlook mapje aanmaken in uw mailbox in Outlook. Door de e-mails in Outlook naar dit mapje te slepen worden deze automatisch opgeslagen in het betreffende dossier.

Het aanmaken van een dergelijk Outlook mapje doet u vanuit NEXTmatters. U gaat in een dossier naar documenten. Als u vervolgens onder correspondentie met de rechter muisknop klikt op ‘E-mail archief’ krijgt u een aantal opties waaronder de optie ‘Maak “NEXT DM” archieffolder’. Als u hierop klikt wordt automatisch in Outlook het mapje aangemaakt. U kunt dit mapje zelf hernoemen naar een door u gekozen omschrijving.

NEXTsearch
Met NEXTsearch kunt u in NEXTmatters niet alleen zoeken op gebruikelijke zoektermen zoals dossiernummer en documentnamen, maar kunt u ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. U kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken. Dit bespaart veel zoek- en studietijd die op elk kantoor veel beter besteed kan worden. Meer informatie? Neem dan contact met ons op.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.