Tips en trucs deel 4 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

• Aantal aanmaningen uit AFAS;
• Oorsprong dossier vastleggen;
• Concept berichten;
• Rechtermuisklik in een notitieveld;
• Historie op het home-scherm.

Aantal aanmaningen uit AFAS
In een dossier onder het tabblad ‘Financieel’ vind u een overzicht van alle declaraties die betrekking hebben op dit dossier. Hier kunt u bijvoorbeeld per declaratie het openstaande saldo zien. Daarnaast wordt dit overzicht de kolom ‘#’ getoond. In deze kolom wordt per declaratie het aantal verstuurde aanmaningen uit AFAS getoond.

Oorsprong dossier vastleggen
U kunt heel gemakkelijk bij een dossier vastleggen hoe dit dossier is binnengekomen, bijvoorbeeld ‘Via internet’ of ‘Via andere cliënt’. In beheer kunt u de diverse verwijzers vastleggen. Vervolgens kunt u bij de aanmaak van een dossier aangeven via welke verwijzer deze is binnengekomen. Bij bestaande dossiers kunt u dit ook nog aangeven door te klikken op het dossiernummer rechtsboven in NEXTmatters.

Concept berichten
Vanuit het dossier in NEXTmatters kunt u e-mails versturen. Zodra u een e-mail begint, wordt deze in NEXTmatters bij de documenten opgeslagen onder het tabblad ‘Concept berichten’. Zodra de e-mail is verstuurd vindt u deze terug onder ‘Verzonden berichten’.

Het komt echter regelmatig voor dat er e-mails in NEXTmatters worden gemaakt die uiteindelijk niet worden verstuurd. Dit kan een bewuste keuze zijn, maar vaak blijkt dit onbewust te gebeuren. Daarom vindt u op het homescherm het tabblad ‘concept berichten’. Hier ziet u een overzicht van alle e-mailberichten (uit alle dossiers) die u bent begonnen, maar niet hebt verstuurd.

In dit overzicht kunt u direct checken of de e-mails alsnog verstuurd moeten worden of dat deze verwijderd kunnen worden. Deze acties kunt u gelijk vanuit dit overzicht uitvoeren. Daarnaast geeft NEXTmatters een waarschuwing dat er nog concept berichten klaar staan op het moment dat u NEXTmatters afsluit.

Rechtermuisklik in een notitieveld
In NEXTmatters vindt u op diverse plekken notitievelden waar u een extra toelichting kwijt kunt. Bijvoorbeeld een dossier gerelateerde toelichting of extra informatie bij de relatie. D.m.v. rechtermuisklik in een notitieveld kunt een tijdstempel (‘Timestamp’) invoegen. Naast de tijdsaanduiding worden ook uw initialen ingevoegd.

Daarnaast is het d.m.v. rechtermuisklik mogelijk om een eerder naar het klembord gekopieerde tekst te plakken in het notitieveld.

Historie op het home-scherm
Op het home-scherm vind u het tabblad ‘Historie’. In plaats van een zoekopdracht in te geven naar een ‘Dossier’, ‘Relatie’ of ‘Document’ kan het tabblad ‘Historie’ geopend worden en vervolgens geklikt worden op de hyperlink (=blauw onderstreepte gedeelte) om een ‘Dossier’, ‘Relatie’ of ‘Document’ te openen. De lijst toont de gegevens van de afgelopen dertig dagen. Onder het tabblad ‘Vandaag’ vind u deze zelfde lijst, maar dan voor vandaag.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.