Martin Duijs – Dagelijks voer ik gesprekken met kantoren. Met bestaande klanten over hoe het gaat en wat er beter kan, en met nieuwe klanten, die zich voorbereiden op de overgang naar NEXTassyst.

De belangrijkste algemene deler tijdens deze gesprekken is en blijft de uitdaging om te zorgen voor een correcte en complete dossiervorming. In deze tijd waarin je dagelijks een overload aan informatie/data krijgt voorgeschoteld, is dit een grote uitdaging.

Het dossier bewijst zichzelf
Bij Devoon hebben wij een credo dat heet: het dossier bewijst zichzelf. Om kantoren te helpen met hun dossiervorming zorgen we er stap voor stap voor dat onze klanten hun dossier met NEXTassyst vrijwel automatisch volledig op orde hebben. En we merken dat dit door (nieuwe) klanten zeer wordt gewaardeerd.

In een van de gesprekken met klanten werd een suggestie gedaan om het proces van dossiervorming nog verder te optimaliseren. Net als ondergetekende vinden de meeste juristen het nog steeds prettig en menselijker een pen ter hand te nemen tijdens een gesprek in plaats van een toetsenbord. Mede door haar suggestie zitten we nu in een testfase om geschreven notities als vanzelf op te laten nemen in het dossier. Scheelt weer veel gedoe met de beruchte ‘geeltjes’ en losse papiertjes.

Informatie overload
Een andere klant deelde een van zijn redenen om de stap te zetten naar NEXTassyst. Het kwam er in het kort op neer dat hij grote moeite had met de (te) grote hoeveelheid informatie die hij tegenwoordig te verwerken heeft. Hij zei dat hij daardoor soms vitale informatie over het hoofd zag of kwijtraakte. Naar zijn mening was dat grotendeels de schuld van ICT!

Als ICT-er trek ik me dat toch wel erg aan. Het doel van wat we bij Devoon met NEXTassyst doen, is juist het leven voor hem gemakkelijker en prettiger maken! De man heeft – los van mijn herinnering aan de gigantische papieren chaos en zoektochten van weleer – wel een punt.

Op basis van de hoeveelheid (non-)informatie die u en ik tegenwoordig ontvangen, kun je zonder de juiste hulpmiddelen bijna spreken van een dagtaak om alles tot je te nemen en op de juiste wijze af te handelen. Denk bijvoorbeeld aan e-mail, social media jurisprudentie, wetteksten, stukken van derden en – zelfs anno 2019 – faxberichten.

Toegankelijk en gestructureerd
Bij Devoon weten we dat snel toegang tot relevante informatie belangrijk is en we begrijpen dat dit voor een jurist van levensbelang is. Dat is ook de reden dat we met onze software er alles aan doen om ervoor te zorgen dat alle nuttige informatie bijna als vanzelf geplaatst wordt op de juiste (en logische) plaats. Dat zorgt ervoor dat alle informatie gerelateerd aan dossiers of relaties direct gevonden wordt en er adequaat gereageerd kan worden.

Jammer dat ik daar tijdens mijn notariële loopbaan niet over kon beschikken. Dat had me een hoop tijd en veel stress gescheeld. Gelukkig kan ik de man met wie ik het gesprek voerde wél helpen, zodat hij zijn handen vrij heeft om te doen waar hij goed in is en wat hij leuk vindt.

Neem contact op met mij of mijn collega’s. Waarschijnlijk kunnen we u ook met uw informatiestroom helpen om meer rust, gemak en tijd te hebben binnen de hectiek die het huidige notariaat kenmerkt.

Martin Duijs
06 14726397
martinduijs@NEXTlegal.nl

Onze financieel consultants helpen graag als het even niet lukt om een nota van afrekening te krijgen zoals je ‘m hebben wilt, als je een verschil in het bankboek hebt of als een rapport niet loopt zoals het zou moeten. Gelukkig lopen de financiële processen op de meeste kantoren als een zonnetje. Tijd voor de volgende stap! De techniek snelt immers voort en eenieder kan gebruik maken van de slimme oplossingen die we kunnen bieden.

NEXTscan&herken
Het inboeken van inkoopfacturen is een saai werkje, maar het moet gedaan worden. Dat klusje kunnen we aanzienlijk vergemakkelijken door facturen met behulp van kunstmatige intelligentie automatisch te laten herkennen en boekingsvoorstellen aan te bieden. Het doorboeken naar de administratie is dan nog een kwestie van een spreekwoordelijke druk op de knop. Wil je eerst een autorisatie procedure doorlopen en dan pas boeken en betalen? Dat kan natuurlijk ook! Na boeken maakt u automatische betalingsvoorstellen die in de bank worden ingelezen. Veel eenvoudiger kan het niet. Neem gerust even contact met ons op om NEXTscan&herken te activeren!

Uitboekingen via SEPA
Het omzetten van een nota van afrekening naar uitboekingen van derdengelden is een secuur werkje, maar uiteindelijk is het niet meer dan het intoetsen van bedragen, omschrijvingen en rekeningnummers. Allemaal gegevens die u al in NEXTassyst heeft staan. Dan lijkt het uitboeken van gelden ineens dubbel werk. Daar hebben we wat op gevonden. Vanuit het dossier kunt u na controle vlot een SEPA bestand maken om de overboekingen in een keer in de bank in te lezen. Pure winst. Wilt u weten hoe het werkt? Kijk dan in de beschikbare documentatie, of neem contact met ons op voor een consult.

NEXTcontroller
Niemand zou Max Verstappen met een blinddoek voor het circuit op sturen. Een coureur moet zien waar hij mee bezig is! De NEXTcontroller biedt een groot aantal rapportages en analyses die kantoren een beter inzicht bieden in de stand van zaken van het kantoor. Wie draagt wat bij aan de omzet, welke partijen zijn voor mij belangrijk en hoeveel tijd besteed ik eigenlijk aan een akte? Waar laat ik omzet liggen en waar verdien ik juist meer dan verwacht?

De antwoorden op deze vragen en nog veel, veel meer wordt geboden door de slimme rapporten die de NEXTcontroller biedt. Wilt u sparren met een ondernemer/specialist, neem dan contact met ons op voor een consult dat blinddoeken als sneeuw voor de zon doet verdwijnen.

Wie de krant leest, het journaal kijkt of Nu.nl checkt ziet het vaak voorbijkomen. Door de (steeds groter wordende groep) mensen die op aarde leven komt de natuur en het milieu in de knel. Opwarming van de aarde, stijging van de zeespiegel, het platbranden van regenwouden enzovoort. De natuur heeft het zwaar en daar zijn wij als mensen debet aan. Kunnen we daar niet iets aan doen?

Weg met de plastic soep – iedereen aan het KRNWTR
Per jaar komt meer dan 5 miljoen ton plastic afval in zee terecht. Dit kost elk jaar miljoenen dieren het leven: vissen, vogels, schildpadden, zeehonden, walvissen en dolfijnen. Dagelijks gooien we in Nederland meer dan 2 miljoen plastic flesjes weg. Een groot gedeelte hiervan bestaat uit plastic bronwaterflesjes. Deze cijfers waren voor de mannen van KRNWTR aanleiding om hier iets aan te gaan doen:

‘Want waarom water drinken dat verpakt en vervoerd moet worden en daardoor vervuilend is, terwijl we in Nederland heerlijk kraanwater hebben wat van uitmuntende kwaliteit is? Koop een hervulbare fles van duurzaam plastic of van glas en spaar het milieu. En met een mooie waterfles ga je ook meer water drinken. Ook nog een voordeel voor je eigen gezondheid.’

NEXTassyst KRNWTR
Bij Devoon onderschrijven we de visie van KRNWTR. Met zijn allen kunnen we er voor zorgen dat we minder plastic afval produceren en daar willen we graag ons steentje aan bijdragen. Daarom hebben wij samen met KRNWTR prachtige NEXTassyst KRNWTR waterflessen ontworpen. Omdat water drinken uit een mooie waterfles toch net wat lekkerder drinkt. Wie wil dat nou niet?

Vanaf nu zult u onze consultants – als ze bij u op bezoek zijn – dan ook niet meer met waterflesjes rond zien lopen maar met deze mooie en duurzame NEXTassyst waterfles. Ook interesse in deze mooie waterfles? Laat ons voor 15 februari weten met hoeveel medewerkers jullie zijn en maak kans op zo’n mooie waterfles voor het hele kantoor. Uit de reacties trekken wij na 15 februari de gelukkige winnaar.

Gertjan de Gans – De drukke decembermaand is inmiddels achter de rug. Hopelijk heeft u alle werkzaamheden succesvol af kunnen ronden en alle cliënten blij kunnen maken. Hoogste tijd om even rustig te kijken naar wat 2019 u (wellicht) gaat brengen.

Technologische ontwikkelingen
We leven in een tijd van grote veranderingen. Het is daarom ook verleidelijk om het direct over de hypes van de huidige tijd te praten: data, artificial intelligence, robotica of blockchain. Sommige van deze ontwikkelingen worden groot, andere blijven klein, maar het zijn en blijven maar ontwikkelingen. Het belangrijkste is en blijft een solide basis. Alleen als de basis goed is kun je deze ontwikkelingen adopteren zo schreef ik twee maanden geleden al in deze blog.

Toch is het altijd zaak om te kijken naar de wereld om ons heen. Rond de feestdagen las ik op LinkedIn over een professional die samen met een notariskantoor in Nederland een chatbot had ontwikkeld. Dit is een geautomatiseerde virtuele gesprekspartner met wie je als bezoeker van een website kunt chatten. Deze chatbot helpt mensen die verloofd zijn en gaan trouwen met meer informatie over wat de mogelijkheden zijn. Een simpele toepassing van nieuwe technologie die direct effect heeft.

België
Ook onze notariële zuiderburen timmeren aardig aan de weg als het gaat om het experimenteren met en toepassen van nieuwe technologie. Een greep uit wat zij daar zoal doen:

Chatbot
De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (Fednot) heeft onlangs een chatbot gelanceerd. Deze chatbot geeft (aanstaande) echtgenoten advies over het nieuwe huwelijksvermogensrecht dat nog niet zo lang geleden van kracht is geworden.

Als je de chatbot uitprobeert blijkt het verre van vlekkeloos te werken en is het niet meer dan een boomstructuur die wel of niet wordt gevolgd. Maar het is wel een mooi voorbeeld van de intenties van de Belgische notariële collega’s.

Biddit
Biddit is een interactief online platform waarop Belgische makelaars en notarissen samenwerken. Je kunt als consument op een veilige manier online je woning kopen of verkopen. De lancering van dit platform is een nieuwe stap in de digitalisering van het Belgische notariaat.

StartMyBusiness
Via startmybusiness.be kunnen ondernemers in België online hun vennootschap oprichten. Dit kun je vergelijken met Nederlandse sites als Firm24 en DoeHetZelfNotaris. Verschil is dat StartMyBusiness net als de bovenstaande twee initiatieven komt uit de koker van de Notariële Beroepsorganisatie in België. Deze beroepsorganisatie speelt dus een fundamenteel andere rol dan onze eigen KNB.

Op afstand passeren van akten
In verschillende Europese landen is het digitaal passeren van akten de gewoonste zaak van de wereld. In Estland wordt 99,9% procent van de ondernemingen digitaal opgericht en in Frankrijk kunnen digitale akten met een tablet op het notariskantoor worden ondertekend. Ook in Oostenrijk en Georgië worden al digitaal akten getekend.

Wat betekent dit voor Nederland? We kunnen concluderen dat Nederland op dit vlak in ieder geval geen koploper is. Dit zal dan ook in 2019 in Nederland (nog) geen gemeengoed worden. Los van het feit dat de KNB hier nog geen beleid voor heeft is ook de wetgeving er nog niet klaar voor. Wat enigszins vreemd is aangezien de verschuiving naar meer digitale dienstverlening al bijna 20 jaar aan de gang is.

Los van of het notariaat en de wetgever hier klaar voor is, de cliënten zullen steeds massaler vragen om echte digitale notariële dienstverlening. Net zoals je vroeger naar een bank toe moest om een rekening te openen en nu alles digitaal kunt regelen. Het gemak en de snelheid voor de cliënt staat daarbij voorop.

Uiteraard zijn er ook haken en ogen aan het digitaal passeren van akten. Hoe kun je de identiteit van de cliënt vaststellen en hoe bepaal je of hij of zij compos mentis is en dus weet wat hij of zij tekent. Daar zijn nu al technieken voor om dit ook op afstand goed te kunnen inschatten. Deze technieken worden steeds beter en zouden een prima hulpmiddel kunnen zijn voor de Nederlandse notarissen bij het digitaal passeren van akten in de toekomst. Wellicht een mooie taak, net zoals in België, voor de beroepsorganisatie om op dit vlak een leidersrol te vervullen?

De Autoriteit Persoonsgegevens gaat de eerste boetes onder de AVG uitschrijven
2018 was het jaar van het van kracht worden van de AVG regels. Na deze datum is het eigenlijk weer wat rustiger geworden maar niets is minder waar. In 2019 zullen de eerste boetes uitgedeeld worden door de AP (Autoriteit Persoonsgegevens). Dan kunt u er maar beter voor zorgen dat de kans dat (persoons)gegevens verloren raken, ofwel een datalek ontstaat, zo klein mogelijk is.

Voor het voorkomen van datalekken zijn verschillende oplossingen beschikbaar. Variërend van cliëntenportalen tot veilig e-mail oplossingen. Los van welke oplossing u kiest, het is goed om na te denken over deze materie en een bewuste keuze te maken voor een bepaalde oplossing. Werkt u met NEXTassyst, dan is onze NEXTportal een oplossing. Met de NEXTportal kunt u enerzijds voldoen aan de kritische verwachtingen van de hedendaagse cliënt en anderzijds op een AVG-proof wijze communiceren met uw cliënt: simpel, veilig en efficiënt.

Scherp blijven
Wat 2019 echt gaat brengen zal de tijd ons leren. Maar het is zaak om scherp te blijven en, ondanks de waan van de dag, ook te blijven kijken naar technologische ontwikkelingen en de mogelijke invloed daarvan op het notariaat. Wilt u niks missen? Schrijf u dan in voor onze nieuwsbrief of volg ons op LinkedIn of Twitter. Dan bent u altijd op tijd op de hoogte.

Gertjan de Gans

Als softwareleverancier proberen wij iedere dag onze software zodanig te verbeteren dat onze gebruikers steeds sneller en efficiënter kunnen werken. Dit wordt gewaardeerd aangezien we bijna elke week een nieuw notariskantoor mogen verwelkomen. Vanwege deze sterke groei zijn wij continu op zoek naar talent om ons team te versterken.

Na Tyas en Marcel hebben we sinds 1 oktober nog meer versterking gekregen: Daan de Bruijn gaat onze consultancy afdeling ondersteunen en Mike de Bolster komt onze ontwikkelafdeling versterken. Inmiddels is het half november dus de hoogste tijd om hen eens goed aan de tand te voelen.

Om direct met de deur in huis te vallen: wie zijn jullie?
Mike: “Ik ben Mike de Bolster, 21 jaar en ik kom uit Den Haag. Ik heb kort geleden mijn studie applicatieontwikkeling afgerond en ben dus een echte nieuweling. Samen met de andere ontwikkelaars ga ik NEXTassyst door ontwikkelen.”

Daan: “Mijn naam is Daan de Bruijn, ik ben 33 jaar oud en samen met mijn vrouw en dochtertje woon ik in Hazerswoude-Dorp.”

Wat ga je precies bij ons doen Daan? 
Daan: “Samen met de consultants ondersteun ik de medewerkers van onze notariskantoren om ervoor te zorgen dat iedere gebruiker probleemloos kan werken met NEXTassyst. Vooral telefonisch komen er veel meldingen binnen en ben ik het eerste aanspreekpunt voor ondersteuning. Dit doe ik samen met een wisselend team van consultants die naast hun technische kennis ook veel ervaring hebben in het notariaat.”

Dat klinkt goed Daan! En wat is jouw rol binnen NEXTlegal Mike?  
Mike: “Bij NEXTlegal hoop ik voor zoveel mogelijk extra functionaliteit en optimalisatie te zorgen om de applicatie te voorzien van nog meer gebruiksgemakken. Er is altijd wel iets te doen binnen een applicatie. Zo kan je veel processen zo aanpassen dat deze sneller werken. Maar het mooiste is om iets te maken waar de klant echt iets aan heeft en waar deze dan ook echt gelukkig van wordt.”

Tof dat jullie Devoon komen versterken, maar waarom heb jullie voor ons gekozen?
Mike: “Ik zocht een bedrijf waarbij ik een goede start kon maken, NEXTlegal leek mij hiervoor ideaal. Bij het eerste gesprek werd ik al warm ontvangen en er hing een goede sfeer. Er zijn genoeg mensen met kennis binnen het bedrijf en genoeg opdrachten om te doen om mijzelf goed door te blijven ontwikkelen.”

Daan vervolgt: “Het helpen van mensen heb ik altijd leuk gevonden, niet iedere helpdesk heeft echter dezelfde doelstellingen. Bij NEXTlegal kiezen ze ervoor om zo toegankelijk mogelijk te zijn voor hun klanten. Het bieden van hulp staat voorop.  Dit soort persoonlijke ondersteuning kunnen bieden is voor mij erg belangrijk.”

Inmiddels werken jullie beiden alweer 1,5 maand bij NEXTlegal. Hoe bevalt het jullie?
Daan: “Wat me direct opvalt is dat de mensen bij NEXTlegal een hecht team vormen samen en het voelt goed om daar deel van uit te mogen maken. Ook de klanten die ik dagelijks spreek maken mijn werk erg leuk en veelzijdig! Een mooie uitdaging voor mij is de processen binnen het notariaat leren kennen, steeds als ik iets nieuws leer geeft het mij de voldoening te weten dat ik de volgende klant met een vergelijkbare vraag nóg beter kan helpen.”

Dat kan Mike beamen: “Ik ben blij met het aansluiten bij NEXTlegal, naast de prettige werksfeer is het ook fijn dat ik gelijk op een project ben gezet en lekker aan de slag kan. Ik hoop dat ik de volgende maanden veel mooie dingen neer kan zetten met het team.”

Naast hard werken moet er ook voldoende tijd zijn om andere leuke dingen te doen. Wat doen jullie graag als jullie vrij zijn?
Daan: “Wanneer ik een paar dagen tijd heb ga ik graag lekker kamperen;  koken op een kampvuur en gezellig met vrienden samen zijn. Daarnaast vind ik het heerlijk om op pad te gaan met ons dochtertje Lieke. Een wandeling maken door het bos of gezellig naar de speeltuin!”

En jij Mike? “In mijn vrije tijd ben ik ook nog achter mijn pc te vinden of ben ik met vrienden een biertje aan het drinken.”

Bedankt voor dit prachtige diepte-interview! Het is fijn om jullie bij ons team te hebben. Heeft u zelf nog een vraag aan Daan en/of Mike? Dan kunt u hen bereiken op daandebruijn@NEXTlegal.nl. of mikedebolster@NEXTlegal.nl.