Nieuwe versie NEXTportal

Nieuwe versie NEXTportal bevat veel verbeteringen

Afgelopen week is de nieuwste versie van de NEXTportal uitgerold. Deze nieuwste versie bevat veel verbeteringen waarvan wij de belangrijkste graag voor u op een rijtje zetten. De documentatie is helemaal up-to-date en kunt u vinden onder de F1 knop in NEXTmatters of onder het vraagteken linksonder in uw NEXTmatters scherm.

Activeren van een account
Omdat wij terugkregen dat er regelmatig cliënten problemen hadden bij het activeren van hun account voor de NEXTportal, hebben we deze procedure vereenvoudigd. Dit geldt met name voor het doorschakelen nadat de cliënt zijn of haar wachtwoord door middel van de link heeft vastgelegd en bevestigd. Deze nieuwe procedure staat stap voor stap uitgelegd in de vernieuwde documentatie.

Het kunnen toevoegen van extra accounts voor rechtspersonen
Vanaf deze versie van de NEXTportal is het mogelijk om extra accounts toe te voegen voor rechtspersonen. Voor dit soort organisaties (verzekeraars, accountants, tussenpersonen, enzovoorts) kunnen meerdere accounts aangemaakt worden zodat er meerdere mensen binnen de organisatie in kunnen loggen op de NEXTportal.

Dit extra account dient als e-mailadres hetzelfde domein te hebben als het hoofdaccount. Het aanmaken van een extra account kan de cliënt doen door, als hij/zij is ingelogd in de NEXTportal, te gaan naar ‘Mijn gegevens’. Meer informatie vindt u in de eerder genoemde volledige documentatie.

2-staps verificatie d.m.v. SMS
Naast het toevoegen van meerdere accounts kan de cliënt nu ook kiezen om bij het inloggen gebruik te maken van 2-staps verificatie. Via ‘Mijn gegevens’ in de NEXTportal kan de cliënt deze optie aan- of uitzetten.

Indien de cliënt deze optie heeft aangezet dient hij/zij een telefoonnummer op te geven. Deze wordt gebruikt om de SMS verificatiecode naar toe te sturen. Deze code is 60 seconden geldig. Hierna vervalt deze code en kan een nieuwe code worden aangevraagd. De cliënt kan deze optie zelf aan- of uitzetten en is dus niet verplicht om van deze 2-staps verificatie gebruik te maken.

Facturen drie keer sneller voldaan met behulp van iDEAL

Uw financiële administratie wordt vaak onnodig belast doordat relaties te laat overgaan tot betaling van openstaande facturen. Facturen die binnen de wettelijke termijn onbetaald blijven zorgen voor een krimp van uw liquiditeit en onnodige kosten in uw bedrijfsvoering, doordat werknemers extra handelingen moeten uitvoeren om de openstaande facturen betaald te krijgen.

Uit onderzoek, in opdracht van MKB Belangen, blijkt zelfs dat 20% van de ondernemers in financiële problemen komt door te laat betaalde facturen.

Sneller betalen met iDEAL
Uit ditzelfde onderzoek komt ook naar boven dat de inzet van iDEAL betaalmogelijkheden ervoor zorgt dat klanten vele malen eerder overgaan tot het voldoen van de facturen dan wanneer een factuur zonder iDEAL betaallink wordt verzonden.

Van particuliere klanten betaalt bijna 40% de factuur nog dezelfde dag en voor klanten uit het MKB segment betreft dit bijna 25%. Ter vergelijking: van facturen die geen iDEAL betaallink bevatten wordt nog geen 5% binnen één dag betaald.

Mogelijkheden NEXTmatters
Met NEXTmatters kunt u uw digitale facturen sturen inclusief iDEAL link en zo profiteren van snellere betaling. De link wordt toegevoegd aan de factuur en bevat direct het juiste bedrag en het debiteur- en factuurnummer. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger niets handmatig in hoeft te voeren, wat fouten voorkomt, en de ontvangst altijd correct geboekt wordt.

Wilt u ook gebruiken maken van het versturen van digitale facturen inclusief iDEAL link? Wij helpen u graag om NEXTmatters hiervoor in te richten. Neem direct contact op met een van onze consultants en profiteer ook van deze iDEAL mogelijkheid.

Facturen drie keer sneller voldaan met behulp van iDEAL

Uw financiële administratie wordt vaak onnodig belast doordat relaties te laat hun openstaande facturen betalen. Facturen die binnen de wettelijke termijn onbetaald blijven zorgen voor een krimp van uw liquiditeit en onnodige kosten in uw bedrijfsvoering, doordat werknemers extra handelingen moeten uitvoeren om de openstaande facturen betaald te krijgen.

Uit onderzoek, in opdracht van MKB Belangen, blijkt zelfs dat 20% van de ondernemers in financiële problemen komt door te laat betaalde facturen.

Sneller betalen met iDEAL
Uit ditzelfde onderzoek komt ook naar boven dat de inzet van iDEAL betaalmogelijkheden ervoor zorgt dat klanten veel eerder overgaan tot het voldoen van de facturen dan wanneer een factuur zonder iDEAL betaallink wordt verzonden.

Van particuliere klanten betaalt bijna 40% de factuur nog dezelfde dag en voor klanten uit het MKB segment betreft dit bijna 25%. Ter vergelijking: van facturen die geen iDEAL betaallink bevatten wordt nog geen 5% binnen één dag betaald.

Mogelijkheden NEXTassyst
Met NEXTassyst kunt u uw digitale facturen sturen inclusief iDEAL link en zo profiteren van snellere betaling. De link wordt toegevoegd aan de factuur en bevat direct het juiste bedrag en het debiteur- factuurnummer. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger niets handmatig in hoeft te voeren, wat fouten voorkomt, en de ontvangst altijd correct geboekt wordt.

De eerste kantoren werken al met het toevoegen van een iDEAL betaallink aan hun facturen en zijn enthousiast over de resultaten. Bijvoorbeeld Marit van Sauer & Oonk Adviseurs & Notarissen:

“Sinds we iDeal gebruiken in NEXTassyst is onze debiteurenpositie met 30% afgenomen, nota’s worden vaak binnen een half uur na verzenden betaald.”

Ook profiteren van deze functie?
Wilt u ook gebruiken maken van het versturen van digitale facturen inclusief iDEAL link? Wij helpen u graag om NEXTassyst hiervoor in te richten. Neem direct contact op met een van onze consultants en profiteer ook van deze iDEAL mogelijkheid.

Keuzes, keuzes, keuzes

Je hebt het als ondernemende advocaat heden ten dage niet makkelijk. Het houdt namelijk niet op bij het draaien van een succesvolle praktijk -waarmee ik doel op het inhoudelijke deel van de zaak- maar je wordt voortdurend geconfronteerd met het geneuzel eromheen. Hoe organiseer je het gerommel in de marge? Wacht even… ís het wel gerommel in de marge?

Je kunt natuurlijk prima je mail ontvangen, beantwoorden, een documentje in elkaar tikken en verzenden -al dan niet als PDF- en een fax versturen -omdat de rechtbank dat graag wil. Maar wat een gedoe met het schrijven van uren, declareren, documenten, dossiers, mappen en huisstijl. Om maar te zwijgen van hoe je handig je onderbouwing beheert, jurisprudentie verzamelt en hoe je ervoor zorgt dat je altijd kunt aantonen dat je netjes conform kantoorregels, geldende verordeningen en morele regels hebt gehandeld.

Leve het secretariaat
Gelukkig word je ondersteund door de helden van het kantoor: het secretariaat. Onvolprezen zwoegers, altijd paraat, niets is te dol. De waardering voor de ondersteuning is de afgelopen jaren steeds meer toegenomen. Dat is begrijpelijk en meerledig. Waar advocaten zich in het verleden nauwelijks bekommerden over wat ze in hun kielzog veroorzaakten, worden zij zich meer bewust van het leed en de overhead die dat veroorzaakt. Daarbij willen steeds meer jonge advocaten het heft in eigen handen nemen en worden ze geconfronteerd met “de bijzaak”.

Automatisering
De automatisering en digitalisering hebben in de branche ook hun vruchten afgeworpen. Er zijn talloze oplossingen verzonnen die stukjes van de efficiency-puzzel kunnen oplossen. Een handige app waarmee je uren kunt registreren, een Word uitbreiding voor de huisstijl, oplossingen om je mail te organiseren en natuurlijk een pakket om je klantgegevens op te slaan. Stuk voor stuk handigheden waarmee je leven een stuk aangenamer wordt. De ideale situatie is dan natuurlijk dat alles ook nog eens met elkaar communiceert. Of dat die communicatie helemaal niet nodig is.

Alles-in-een-oplossing
Dat kan namelijk ook. Dat je dossierbeheer, relatiebeheer, urenregistratie, declareren en documentenproductie, huisstijl bewaking en e-mail archivering allemaal in één complete oplossing bij elkaar brengt. Geen gedoe om alle delen op elkaar af te stemmen, geen vingerwijzen, geen overlappende functionaliteiten. Om nog maar te zwijgen van verschillende contracten en facturen. Wel profiteren van vloeiende werking, consistente bediening en terminologie en naadloze aansluiting van functies en schermen. Eén aanspreekpunt voor alle disciplines.

Meer weten?
Door slimme software te kiezen beperk je de overhead, kunnen fee earners en ondersteuning effectief samenwerken en wordt je kantoor gewoon een stuk professioneler. Wil je werkelijk stappen zetten om alles uit jezelf en je mensen te halen? En wil je eens met een van onze specialisten van gedachten wisselen? Neem dan gerust contact met ons op. Nemen we de tijd voor je en komen we samen tot de slimste oplossing voor jouw kantoor.

Ben van Hengstum
NEXTlegal

Innovatie killer KNB slaat weer toe

Tijdens de laatste ledenraad is een besluit om ID scanners uit te delen aan notarissen en dat te financieren met een verhoging van de VIS en BRP tarieven erdoor gedrukt. In beginsel is de gedachte prima. Notarissen moeten zich er beter van vergewissen met wie ze zaken doen. Een ID scanner helpt daar zeker bij.

Om notarissen te forceren hiervan gebruik te maken is het toevoegen van een regeltje aan de Verordening beroeps- en gedragsregels voldoende. Maar in plaats van dit aan de markt over te laten heeft de KNB besloten dit verder zelf te regisseren. Daarmee gaat de KNB wederom de betutteling voorbij door de door hen gekozen oplossing op te dringen.

Het besluit is eenvoudig aangenomen. De grote massa van de notarissen heeft nog geen scanner, dus accepteert deze maatregel probleemloos. Notarissen zullen dit zelfs als cadeautje zien; ze hoeven er immers niets voor te betalen. Dat de kosten VIS en BRP omhoog gaan merken ze slechts als ze heel scherp op de cijfers zitten. Notarissen die zich welbewust zijn van hun poortwachtersfunctie en deze heel serieus nemen, hebben reeds maatregelen genomen en hebben ID scanners laten plaatsen.

Innovatie killer
In de meeste gevallen hebben de softwareleveranciers van notariële pakketten een koppeling gebouwd met de ID scanner. Er staan er inmiddels honderden gekoppelde ID scanners in het veld. Waarom is KNB dan weer een innovatie killer in dezen? Juist om voorgaande. De markt heeft reeds geconstateerd dat er een oplossing moet komen én dat een koppeling met de notariële software nuttig is.

Door de door de KNB doorgedrukte oplossing in de markt uit te delen staan de ondernemende, innovatieve notarissen voor aap. Ze hebben immer voor niets geïnvesteerd. Voor de softwareleveranciers geldt hetzelfde. Weer een ontwikkeling waar veel tijd en energie in is gaan zitten die zó over de balk kan. En zo wordt de innovatiekracht uit de markt geslagen.

Waarom zouden notarissen nog samen met hun softwareleveranciers aan nieuwe ontwikkelingen werken als de KNB als partij alles weer overhoop kan gooien? Positieve gedrag belonen is de sleutel. KNB heeft die sleutel kwijt gemaakt.

Geen enkel overleg
Dan nog: waarom is er geen enkel overleg over dergelijke maatregelen met betrokken partijen. Met enige regelmaat zitten KNB en softwareleveranciers bij elkaar in overleg voor afstemming van ontwikkelingen die de branche raken. Geen woord hierover. Heel verstandig vanuit het KNB oogpunt: de softwareleveranciers zouden hier stuk voor stuk bezwaar maken waarmee het plannetje van de KNB misschien sneuvelt voor het bij de leden door de strot wordt geduwd.

Niet de eerste keer
Hoezo slaat de innovatie killer KNB wéér toe? In 2017 heeft de KNB besloten dat het verstandig is om zelf software voor notariskantoren te -laten- ontwikkelen. Om innovatie te bevorderen. Uiteraard wordt dit omslachtig in allerlei stichtingen verstopt, maar het besluit en garantie voor financiering liggen er. De softwareleveranciers mogen wederom een nieuwe concurrent verwelkomen in een toch al kleine markt.

Innovatie wordt hiermee bij de bestaande leveranciers een slag toegebracht: het is niet zo lastig te bedenken -ondanks alle ontkenningen ten spijt- dat deze nieuwe partij op technologisch en commercieel vlak een voorsprong krijgt. Notarissen stoppen vervolgens met investeren en innoveren, wachtende op de ‘alles omvattende’ nieuwe software. Die maar niet komt. Intussen worden miljoenen euro’s verbrand die zo mooi in innovatieve oplossingen hadden kunnen worden gestoken. Als de KNB de samenwerking maar had gezocht, niet de confrontatie.

Tip van mij aan de KNB: ga de belangen van de beroepsgroep behartigen. Ga strijden voor de toekomst van het notariaat. Doe iets aan de publieke opinie. Zorg voor een helder kader van kwaliteit en zekerheid waaraan notarissen moeten voldoen. Doe waarvoor je bent opgericht.

Het kan wel wat worden. Met een beetje goede wil en effectieve samenwerking.

Ben van Hengstum

Blockchain – hype of blijvertje?

Er is inmiddels al onnoemelijk veel over geschreven: blockchain. Er zijn weinig technieken die zo gehypet zijn als blockchain. Zowel voor- als tegenstanders laten geen kans onbenut om hun mening te verkondigen. Maar in hoeverre zijn dit goed gefundeerde meningen? En wat houdt blockchain nu precies in?

Bij Devoon houden we de markt en (toekomstige) technologische ontwikkelingen goed in de gaten. Kunnen die ontwikkelingen een meerwaarde zijn voor het notariaat en kunnen wij NEXTassyst hiermee verrijken zodat u als notaris sneller en efficiënter kunt werken. Blockchain is een van die ontwikkelingen die mogelijk een rol gaan spelen.

Blockchain masterclass
Om hier zelf een goed gefundeerde mening over te kunnen vormen hebben wij Victor van der Hulst en Kim Schneider van Axveco gevraagd om ons alle ins en outs te vertellen over blockchain. Axveco is toonaangevend op het gebied van blockchain in Nederland. Zij helpen organisaties blockchain te begrijpen en te onderzoeken hoe blockchain hun bedrijf verder kan helpen.

In twee sessies hebben zij ons bij de hand genomen. Eerst hebben zij in een ochtend ons de basis en de principes van blockchain bijgebracht. Vervolgens hebben onze techneuten een sessie gevolgd waarbij dieper is ingegaan op de technische kant van blockchain en bijvoorbeeld het bouwen van een smart contract. De andere training ging dieper in op de commerciële kant van blockchain waarbij onder andere de (mogelijke) impact op business modellen en privacy uitdagingen ter sprake kwamen.

Praktijkvoorbeelden
De masterclass leverde ons een veel completer beeld op van hoe blockchaintechnologie nu precies werkt en wat de mogelijkheden zijn. Toch zijn er, op de Bitcoin na, tot nu toe nog weinig concrete toepassingen van blockchain bekend bij het grote publiek. En daarom blijft blockchain voor het grote publiek nog steeds ongrijpbaar en weinig concreet.

Een van de voorbeelden die in de masterclass werd genoemd is het initiatief van Albert Heijn om te laten zien waar de sinaasappelsap vandaan komt die in het flesje zit. Wie heeft die sinaasappels geplukt en hoe is het uiteindelijk in het flesje terechtgekomen? Met behulp van blockchain is deze keten inzichtelijk gemaakt. Zie ook deze video:

Een ander voorbeeld is Guts. Dit is een ticketsysteem wat gebruikmaakt van blockchaintechnologie. Met Guts proberen artiesten en evenementenorganisaties ervoor te zorgen dat er geen geld wordt verdiend door doorverkopers die woekerprijzen rekenen maar dat het geld ten goede komt aan de artiesten. Daarnaast willen zij eerlijke ticketprijzen voor alle fans. Video:

Uitdagingen
Het gebruik van blockchaintechnologie kent nog vele uitdagingen waarvan de vraag is of deze overwonnen kunnen worden. Zo staan sommige componenten van blockchaintechnologie op gespannen voet met privacywetgeving  (de AVG). Met name het recht om vergeten te worden is lastig in een blockchain.

Ook het stroomverbruik is op dit moment nog een issuepunt. Het valideren van transacties vergt op dit moment nog heel veel stroom. Daarnaast komt de snelheid van bijvoorbeeld het Bitcoin netwerk voor het verwerken van betalingen niet in de buurt van bijvoorbeeld de creditcard maatschappijen.

Oplossing voor een niet bestaand probleem?
Voor het inzichtelijk maken van productieketens e.d. kan blockchain wel een rol spelen. Ook Guts is een toepassing die baat heeft bij toepassing van blockchaintechnologie.

Op een paar voorbeelden na blijft het echter wat betreft succesvolle praktijkvoorbeelden angstvallig stil. Komt dit omdat blockchain nog in de kinderschoenen staat, vergelijkbaar met het internet halverwege de jaren 90? Of is blockchain daadwerkelijk niet de verlossende technologie zoals sommige mensen beweren?

Of blockchain een oplossing is zit hem vooral in de vraag of bestaande systemen goed functioneren. Bij de verkoop van tickets blijkt dat Guts daadwerkelijk een verbetering is, omdat het huidige/oude systeem niet goed werkt. Maar in andere branches zoals het notariaat werkt bijvoorbeeld het registreren van vastgoed bij het Kadaster prima. De vraag is dus of blockchain daarvoor een betere en/of goedkopere oplossing is.

De vraag die daarom regelmatig gesteld wordt is of blockchain wellicht de oplossing is voor een niet bestaand probleem?

Blockchain – hype of blijvertje?
Is blockchain een hype of zal het daadwerkelijk een blijvertje zijn? Voor sommige sectoren kan de toepassing van blockchaintechnologie daadwerkelijk toegevoegde waarde hebben. Met name daar waar bestaande systemen er niet zijn of niet voldoende functioneren.

Blockchain zal een blijvertje zijn maar wellicht niet op zo’n grote schaal vertegenwoordigd zijn zoals sommige blockchainbelievers ons willen doen geloven. De tijd zal ons leren hoe groot die invloed daadwerkelijk wordt.

Wij zullen de ontwikkelingen altijd in de gaten blijven houden en als het meerwaarde voor het notariaat biedt zeker actie ondernemen. Wilt u met ons hierover van gedachten wisselen? Dat kan altijd. Onze (virtuele) deur staat altijd open en ook de koffie staat klaar.

Gertjan de Gans

Know Your Cliënt met NEXTid

Als notaris heeft u de wettelijke plicht om uw cliënten correct te identificeren. Het wordt steeds belangrijker dat u zeker weet wie u voor u heeft: Know Your Cliënt. U kunt het legitimatiebewijs met het blote oog controleren maar dit is best lastig. Daarom kunt u gebruik maken van een zogenaamde ID-scanner/WID-scanner. Deze scanner verifieert of een legitimatiebewijs niet vervalst is.

De KNB wil via een verordening u verplichten om een dergelijke scanner te gaan gebruiken. Deze scanner wordt niet alleen verplicht maar ook geleverd via de KNB. Dit gaat u – zo geeft de KNB aan – betalen door een hogere bijdrage voor VIS- en BRP-inzage.

Naast dat het vreemd is dat u geen keuze heeft, biedt de KNB hiermee een oplossing voor een niet bestaand probleem. In de markt worden deze scanoplossingen namelijk al jaren door meerdere partijen aangeboden. Het zou logischer zijn als de KNB zich richt op bewustwording van nut en noodzaak van cliënten identificatie in het notariaat, in plaats van deze verplichting.

NEXTid
Samen met de firma RestPort Technologies bieden wij met NEXTid al een oplossing voor de kantoren die werken met NEXTassyst. Met NEXTid voldoen onze kantoren aan hun plicht om hun cliënten correct te identificeren. Daarnaast worden alle gegevens automatisch verwerkt in ons softwarepakket NEXTassyst en wordt er desgewenst een VIS en/of BRP-check gedaan.

Ook kunnen kantoren zelf bepalen welke gegevens zij wel en niet wensen op te slaan en kunnen zij – met behulp van een beveiligde smartphone applicatie – ook buiten kantoor de scanoplossing gebruiken. Een groot aantal van onze kantoren voldoet dus al aan deze ‘verplichting’ vanuit de KNB en werkt ook nog eens zeer efficiënt door de automatische gegevensverwerking in NEXTassyst.

Onze kantoren – en kantoren die een andere oplossing gebruiken – zijn straks dus de dupe terwijl ze nu al volledig voldoen aan hun identificatieverplichting. Zij hebben namelijk al een scanner aangeschaft en betalen straks – als het aan de KNB ligt – dubbel.

NotarisID
Een ID-scanner/WID-scanner kan – in de toekomst – ook gebruikt worden voor het uitgeven van een NotarisID. Het uitlezen en checken van het legitimatiebewijs voor het uitgegeven van een NotarisID kan echter prima gedaan worden met de ID-scanner die RestPort Technologies en andere aanbieders aanbieden. Dit is derhalve geen valide argument voor een nieuwe scanner via de KNB.

Innovatie beperkend
De KNB wil – zo las u vorig jaar – innovatie bij softwareleveranciers bevorderen. Het zelf in de hand nemen van zaken als een ID-scanner staat echter lijnrecht tegenover dit streven van de KNB. De notariële softwareleveranciers hebben dit in het verleden al ontwikkeld en notariskantoren maken hier al gebruik van. Reeds uitgevoerde ontwikkelingen zouden teniet worden gedaan, en dat zou natuurlijk zonde zijn. Er is dus geen enkele reden voor de KNB om dit in eigen hand te nemen en werkt juist innovatie beperkend in plaats van bevorderend.

Efficiënt werken
Wilt u ook zekerheid bij het identificeren van uw cliënten en dagelijks tijd en geld besparen door de automatische gegevensverwerking in NEXTassyst? Neem dan contact op met Martin (06 1472 6397 of martinduijs@NEXTlegal.nl) of Boi (06 1448 3039 of boithomasse@NEXTlegal.nl) en profiteer nu al van de mogelijkheden van NEXTid.

FORTUNA 10.07!

Sinds begin mei is de nieuwste versie van FORTUNA beschikbaar: FORTUNA 10.07! In deze versie zijn verbeteringen doorgevoerd voor de performance en stabiliteit. Verder zijn diverse (fout)meldingen opgelost en nieuwe functionaliteiten ontwikkeld.

Het overzicht met alle veranderingen en verbeteringen kunt u terugvinden in de Releasenotes. Deze zijn per e-mail aan u verstrekt, mocht u deze niet ontvangen hebben, dan vernemen wij dit graag.

Een aantal functionaliteiten lichten wij hieronder toe:
•    Importeren bestanden
•    Vast bcc e-mailadres voor e-billing
•    Historie openen dossier
•    Persoonsgegevens AVG

Importeren bestanden
Met deze functie kunt u documenten als verrichting(en) op een dossier importeren. Deze vindt u onder Dossiers | Dossiers | Extra | Import.

FORTUNA importeert alle bestanden in de door u geselecteerde map, inclusief de bestanden in de aanwezige submappen. Deze krijgen allen het door u geselecteerde verrichtingstype. Als u binnen een map en/of submap bestanden heeft staan die u niet allemaal aan hetzelfde verrichtingstype wilt toewijzen, zult u deze vooraf naar een andere of nieuwe map moeten verplaatsen. Hiervandaan kunt u ze alsnog importeren met het gewenste verrichtingstype.

Tijdens de import kopieert FORTUNA de bestanden. De originele bestanden worden niet verwijderd.

Vast bcc e-mailadres voor e-billing
Vanaf FORTUNA 10.07 is het mogelijk om tijdens e-billing met een bcc e-mailadres te werken. Dit stelt u in door naar Systeem | FORTUNA | Parameters te gaan.

U kunt een bcc e-mailadres instellen door de parameter “EbillingBCC” vast te leggen, te activeren en als waarde het gewenste bcc e-mailadres in te vullen. Na het instellen van de parameter zullen alle e-billing e-mails tevens naar dit bcc e-mailadres worden gestuurd.

Historie openen dossier
In de mutatiehistorie kunt u de datum en het tijdstip terugvinden van gebruikers die het betreffende dossier hebben geopend. U gaat hiervoor naar Dossiers | Dossiers | Extra | Open mutatie.


Indien u de uitvoerend en verantwoordelijke advocaat niet wilt opnemen in de mutatiehistorie dan kunt u dat instellen door de parameter AVGDOSSLOG toe te voegen en te activeren.

Persoonsgegevens AVG
Personen kunnen aan u vragen welke gegevens u van hen heeft opgeslagen. In FORTUNA kunt u deze gegevens opvragen via | Relatiebeheer | Personen | Extra | AVG Persoongegevens. Hier genereert u een Excel overzicht met de opgeslagen gegevens van de betreffende persoon.

Het overzicht toont:
• Adres(sen)
• Legitimaties met documentnummer, afgiftedatum en geldigheidsduur
• Communicatiemiddelen
• Rechtspersonen waaraan de persoon is gekoppeld
• Dossiers waarin de relatie als partij voorkomt
• Signalering
• Openstaande facturen van deze persoon

Mochten er vragen zijn over deze update of over de nieuwe/verbeterde functionaliteiten, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Het Devoon avontuur van onze nieuwe financiële held André

Elke dag werken we met een gezellig en gaaf team aan het verbeteren van ons softwarepakket NEXTassyst. Vanwege onze onstuimige groei zijn we altijd op zoek naar goede mensen. Zeker op financieel gebied hadden we dringend behoefte aan iemand die onze collega’s Jean-Paul en Ben kon komen versterken. En gelukkig was daar: André!

Financiële en notariële kennis
Iedereen die in het notariaat werkt – of heeft gewerkt – weet dat het notariaat veel dagelijkse processen kent die uniek zijn. Om onze kantoren zo goed mogelijk te kunnen helpen vinden wij het dan ook van groot belang dat onze mensen ervaring hebben in het notariaat. Zodat we weten wat er speelt, welke uitdagingen er zijn en wat bijvoorbeeld de urgentie is op het moment dat er een probleem is.

En dan moet je voor de functie van financieel consultant ook nog goede financieel onderlegd zijn. Best een unieke combinatie maar essentieel om onze kantoren zo goed mogelijk te kunnen helpen. Wij werden dan ook superblij toen André bij ons aan de deur klopte. Hij bezit namelijk beide competenties. Hoogste tijd dus voor een diepte-interview om hem beter te leren kennen.

We beginnen bij het begin: wie ben je? 
Ik ben André Meulenbroek, 48 jaar en kom uit Veenendaal. Ik ben getrouwd en vader van 3 kinderen. Sinds 1994 zit ik in het notariaat, eerst als administrateur en later als notarieel medewerker.

Wow, sinds 1994. Aan notariële kennis dus geen gebrek. Wat ga je bij Devoon precies doen?
Haha inmiddels ken ik het klappen van de zweep wel inderdaad. Ik ga mijn kennis van en ervaring met alle processen in het notariaat inzetten als financieel consultant zodat ik, samen met de andere consultants, de (financiële/administratieve) medewerkers kan ondersteunen. Mijn doel is om er voor zorgen dat zij zo probleemloos mogelijk kunnen werken met NEXTassyst en AFAS Profit.

Klinkt als een mooi doel André. Waarom heb je voor Devoon gekozen?
Bij mijn laatste werkgever, een backoffice voor het notariaat, ben ik voor het eerst in aanraking gekomen met NEXTassyst. Nu zit ik al enige tijd in het notariaat en ken inmiddels de nodige notariële software pakketten – en het zal vast afgezaagd klinken – maar ik kan oprecht zeggen dat ik in al die jaren nog nooit heb gewerkt met zo’n goed doordacht en compleet softwarepakket als NEXTassyst.

Toen ik de vacature voor financieel consultant zag heb ik daarom direct gesolliciteerd. Vanaf de eerste persoonlijke ontmoeting met de collega’s viel mij op dat Devoon een open en informele werksfeer heeft waar humor hoog in het vaandel staat. Dat vind ik heel prettig en maakt dat ik me direct welkom voelde.

Je werkt nu net iets meer dan een maand bij ons, hoe bevalt het je?
Heel goed. Het is lekker druk en je moet meteen aan de bak waardoor je er meteen goed in komt. Als ik vragen heb dan zijn de collega’s altijd bereid om mij verder te helpen.

Tot slot, wat doe je graag als je niet aan het werk bent? 
Met een echtgenote die ook bijna fulltime werkt en 3 kinderen (waaronder 2 pubers) hou je niet zo heel veel vrije tijd over, maar de tijd die ik overhoud besteden mijn vrouw en ik graag aan wandelen.

Dank je wel voor je tijd André! We – en Jean-Paul en Ben helemaal – zijn blij dat je ons bent komen versterken. Heeft u zelf nog een vraag aan André? Dan kunt u hem altijd bereiken op Andremeulenbroek@NEXTlegal.nl. Ook deel uitmaken van ons team en bouwen aan de notariële software van de toekomst? Mail en vertel ons waarom we bij elkaar passen.

Van lappendeken naar 4-seizoenen dekbed

Het principe van een lappendeken is simpel. U pakt verschillende stukken stof die allemaal een andere functie hadden, naait ze aan elkaar en u heeft een deken. Al die stukken stof waren op zichzelf prima, maar nu moeten ze opeens gaan samenwerken met andere stukken stof. Het irritante is dan ook dat als je er onder gaat liggen dat al die stoffen net even anders aanvoelen, een andere dikte hebben, niet even groot zijn en de naden op den duur toch zwakke plekken worden. Nee, dan liever een 4-seizoenen dekbed, een alles-in-een oplossing.

U zult wel denken, is dit nou een stuk voor beddenwinkels in plaats van voor advocaten? Toch durf ik te stellen dat deze analogie voor u relevant is. Want als het gaat om kantoorsoftware zie ik veel advocatenkantoren kiezen voor lappendekens in plaats van 4-seizoenen dekbedden.

Gescheurde naden en rafelrandjes
Bij Trivium Software geloven wij dat een geïntegreerde oplossing het beste werkt voor advocatenkantoren. In NEXTmatters bundelen we alle kernfunctionaliteiten die een advocaat en het ondersteunend personeel nodig hebben (tijdschrijven, dossiers, DMS, administratie etc.) in één applicatie. Daardoor sluit alles naadloos op elkaar aan, en reduceren we bovendien het aantal muisklikken en schermwissels drastisch.

In de praktijk kost al dat rondklikken door de lappendeken stiekem een hoop tijd. Want ook al koppelt bijvoorbeeld die urenschrijftool alles onderwater aan de administratie, het is vervelend als het dossier waar het over gaat weer in een ander scherm draait. En ook koppelen niet zomaar alle applicaties met elkaar, waardoor u gescheurde naden en rafelrandjes in uw lappendeken van applicaties krijgt.

Vingerwijzen
Het gebruik van meer dan één applicatie is overigens geen ramp. Wij zien ook dat er soms specifieke functionaliteiten zijn waar één applicatie zó goed in is dat het de moeite waard is deze los te gebruiken. Maar op het moment dat de lappendeken te groot wordt loopt u het risico dat applicaties soms even niet zo lekker willen samenwerken. Wie dan de veroorzaker, maar nog belangrijker de oplosser van het probleem moet zijn, eindigt dan vaak in vingerwijzen. Met u als klant in het midden.

Mijn advies: kies voor een compleet en geïntegreerd pakket voor maximale efficiëntie op uw kantoor en in de samenwerking met uw softwareleverancier. En als u dan toch koude voeten krijgt zijn wij echt de kwaadste niet om te helpen een extra functioneel plaidje te helpen neerleggen over uw 4-seizoenen dekbed.

Ben van Hengstum