“Tips&trucs deel 10 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen maandelijks een aantal handige tips & trucs. In editie 10 tips over:

1. Sneller Word opstarten
2. iDEAL betalen
3. Agenda instellingen
4. Aanmaken mailing bestand
5. CTR inlichtingen opvragen

1. Sneller Word opstarten
De eerste slimmigheid is eigenlijk geen NEXTassyst tip maar een Word tip. In Word maakt u gebruik van de ‘NEXTassyst knoppen’ in het Word menu. Deze knoppen worden geladen op het moment dat u voor de eerste keer Word start. Daarom duurt het altijd enkele seconden voordat u aan de slag kunt met Word.

Als u klaar bent met het bewerken van een Word document dan kunt u natuurlijk door middel van het kruisje Word afsluiten. Het nadeel is echter dat dan heel de applicatie Word wordt afgesloten. Als u een volgend document gaat openen dan moet Word weer opnieuw opgestart worden en moeten de ‘NEXTassyst knoppen’ en eventuele andere knoppen (=macro’s) ook weer opnieuw geladen worden. In plaats daarvan kunt u de sneltoets Control W (Ctrl + W toets) gebruiken. Met deze sneltoets wordt alleen het Word document afgesloten maar niet de hele Word applicatie.

2. iDEAL betalen
Vanuit NEXTassyst heeft u de mogelijkheid om uw cliënten een declaratie te laten voldoen met behulp van iDEAL. U kunt een declaratie per e-mail aan de cliënt versturen inclusief (iDEAL) betaallink. Daarnaast kunt u de betaallink uiteraard ook publiceren in de NEXTportal. Deze functie werkt in samenwerking met Mollie Payments.

U hoeft niet te betalen voor de betaallink die u meestuurt. Wel betaalt u aan Mollie een ‘fee’ per betaaltransactie en deze wordt pas in rekening gebracht op het moment dat de cliënt betaalt. Het versturen van de declaratie per e-mail inclusief iDEAL link doet u door in Dossier / Financieel / Declaratie te kiezen voor ‘extra’ en dan ‘versturen als bijlage’. In de “Designer” kan een model aangemaakt worden, welke gebruikt kan worden bij het versturen van de declaratie. De volledige iDEAL documentatie leest u via deze link of via F1 in NEXTassyst | Volledige documentatie.

3. Agenda instellingen
In de NEXTassyst agenda kunt u zelf instellingen wijzigen. De werktijden “van” – “tot en met” kunnen ingesteld worden zodat de kleurstelling in de agenda weergeeft wat de werkdag is (licht geel ten opzichte van grijs/geel). Ook kan de standaard duur van een afspraak vastgelegd worden.

Bij het opstarten van de agenda kan eveneens ingesteld worden dat “vandaag” altijd getoond wordt. Er kan ingesteld worden dat “Outlook” standaard een herinnering stuurt. Dit is alleen mogelijk indien er een synchronisatie is met de Outlook agenda. De opties zijn: geen of 15 minuten voor begintijdstip in NEXTassyst.

4. Aanmaken mailing bestand
Als u een mailing wilt versturen kunt u vanuit NEXTassyst heel gemakkelijk een mailingbestand aanmaken. Dit doet u vanuit Relatie | Extra | Aanmaken mailing bestand. U kunt een zoekopdracht uitvoeren met verschillende soorten variabelen. Op grond van de criteria die ingegeven worden, zal er in eerste instantie aangegeven worden hoeveel relaties er verwerkt gaan worden.Na het klikken op “OK” wordt er een “csv” bestand van gemaakt. Dit bestand kunt u vervolgens verwerken in Excel, kladblok, Outlook, Word of anderszins.

5. CTR inlichtingen opvragen
Wij streven er naar om het u als gebruiker zo makkelijk mogelijk te maken door er voor te zorgen dat u (bijna) alle registers direct vanuit NEXTassyst kunt benaderen cq gegevens kunt opvragen. Daarom kunt u ook een CTR inlichting gewoon via NEXTassyst opvragen. Dit doet u door vanuit de relatiekaart naar de sub functie ‘Registers’ te gaan en vervolgens op ‘CTR inlichtingen’ te klikken.

Alle velden worden voor zover mogelijk automatisch vanuit de relatiekaart ingevuld. Met één druk op de knop vraagt u een CTR inlichting op. Negen van de tien keer krijgt u direct resultaat en wordt het PDF document automatisch geopend en opgeslagen in de relatiekaart.

Tips en trucs jubileumeditie
Omdat dit tips en trucs artikel alweer de tiende editie betreft willen we dit heugelijke feit natuurlijk niet ongemerkt voorbij laten gaan. Daarom verloten wij een gratis tips en trucs training van een van onze consultants bij u op locatie. Wilt u hier ook voor in aanmerking komen? Stuur ons voor 22 juni een e-mail en wie weet komen wij binnenkort bij u langs.

Heeft u naar aanleiding van deze slimmigheden vragen of kunt u als kantoor niet wachten op de loting en wilt u direct een consultant inschakelen voor een uitgebreide tips en trucs training? Neem dan direct contact met ons op.

“Tips&trucs deel 9 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel negen van deze reeks vindt u tips over:

1.    Alle regels selecteren bij versturen akteafschrift naar CDR
2.    Tabblad KvK.nl gebruiken als alternatief voor tabblad online uittreksel
3.    Hypotheekmodellen
4.    .Gear bestand gebruiken bij maken ECH hypotheekakte
5.    F1 – documentatie

1. Alle regels selecteren bij versturen akteafschrift naar CDR
Na het passeren van een notariële akte heeft u als notaris 10 dagen de tijd om het akteafschrift te registreren bij het CDR (en sinds versie ECH 4.0 binnen 3 dagen). Dit doet u in het repertorium in NEXTassyst onder centrale registratie | aanbieden registratie. Op deze pagina worden de regels getoond waarvan het akteafschrift nog naar het CDR gestuurd moeten worden. Deze kunt u, na controle, aanvinken en vervolgens versturen.

Het kan zijn, zeker rond de eerste van de maand, dat er veel repertoriumregels staan die verstuurd moeten worden. Als u deze allemaal per regel aan moet vinken is dat omslachtig. Daarom kunt u ook in één keer alle regels selecteren of deselecteren. Dit doet u door te klikken op de drie liggende streepjes naast ‘versturen naar CDR’. Zie ook de afbeelding hiernaast. Door deze functie te gebruiken, hoeft u minder handwerk te doen en kunt u efficiënter werken.

2. Tabblad KvK.nl gebruiken als alternatief voor tabblad online uittreksel
Vanuit de relatiekaart in NEXTassyst kunt u rechtspersonen direct rechercheren bij de KvK. Indien u dit gaat doen heeft u twee tabbladen, namelijk ‘online recherche’ en ‘www.kvk.nl’. Met allebei deze tabbladen kunt u de rechtspersonen rechercheren alleen beide vragen deze op een andere manier op. Het tabblad ‘online uittreksel’ werkt via een webservice en het tabblad ‘www.kvk.nl’ werkt via de website van de KvK zelf.

Mocht er een storing zijn bij het tabblad ‘online uittreksel’, bijvoorbeeld zoals vorige maand toen de KvK een aanpassing had gemaakt in haar systemen, dan kunt u altijd gebruik maken van het tweede tabblad. Bij beide manieren worden de gegevens automatisch overgenomen in NEXTassyst en wordt de recherche automatisch opgeslagen in de relatiekaart.

3. Hypothekenmodellen
Indien u het hypothekenabonnement afneemt dan beschikt u altijd over alle intelligent gemaakte hypotheekmodellen. Deze worden iedere dag geüpdatet zodat u altijd over de laatste versie kunt beschikken (mits deze bij de KNB bekend is). Op donderdag krijgt u een email met wat er die week gewijzigd is of als een nieuw model beschikbaar is. Via de nieuwsitems in NEXTassyst kunt u iedere week de bank- en weeklijst inzien zodat u direct weet wat er die week is gewijzigd. Indien u de rechten heeft kunt u deze ook inzien in de map “modellen\notariele stukken\registergoed\Hyptheken\_bank- en weeklijst”

Indien u een hypotheekmodel zoekt en deze betreffende map opent dan ziet u in sommige gevallen staan: “Zie onder ….”. Dit is vooral het geval als het om Stater modellen gaat maar ook bij andere maatschappijen kan dit het geval zijn. U hoeft niet handmatig deze map te zoeken maar u kunt in dit geval direct dubbelklikken op dit bestand. U wordt dan direct geleid naar de map waar het model wél staat.

4. .Gear bestand gebruiken bij maken ECH hypotheekakte
Bij het koppelen van een ECH passeerzaak aan een dossier wordt automatisch het te gebruiken hypotheekmodel gekoppeld. Dit te gebruiken model is terug te vinden in het dossier onder de notariële stukken.   

In plaats van het gebruikelijke Word icoon aan het begin van de regel wordt thans een tandrad icoon weergegeven (zie de afbeelding hiernaast).

In plaats van de extensie “.docx” zal dit bestand weergegeven worden als “.gear” bestand. Door te klikken op dit icoon wordt de hypotheekmap van de desbetreffende bank geopend, waarna het aan de maker van het document is om het juiste model (versie) te selecteren.

5. F1 – documentatie
NEXTassyst wordt continu doorontwikkeld. Dit betekent dat er continu op basis van uw feedback bestaande functionaliteiten worden verbeterd en nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Het kan daarom handig zijn om, indien u ergens niet uitkomt, onze vernieuwde documentatie te raadplegen. Deze vindt u door in NEXTassyst op F1 te drukken of op het vraagteken linksonder in uw NEXTassyst scherm te klikken.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

“Tips&trucs deel 8 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel acht van deze reeks vindt u tips over:

1. Overlijdensmeldingen – testamenten registeren vanuit NEXTassyst
2. Oorsprong: aangeven hoe het dossier binnen is gekomen
3. Bevragen registers vanuit documentoverzicht
4. Aanmaken folders binnen documentoverzicht
5. #a kolom in dossierlijst

1. Overlijdensmeldingen – testamenten registeren vanuit NEXTassyst
De KNB is druk bezig om de processen rond het Centraal Digitaal Repertorium (CDR) en het Centraal Testamentenregister (CTR) te verbeteren. Sinds april 2018 is de manier waarop oude testamenten geregistreerd moeten worden veranderd. Alle communicatie tussen de Belastingdienst, KNB, notariskantoren en Doc-Direct verloopt nu digitaal.

Op het moment dat iemand overlijdt wordt er – op basis van de gegevens uit het CTR – een overlijdensmelding gestuurd naar het notariskantoor waar de laatste uiterste wilsbeschikking is gemaakt. NEXTassyst haalt deze overlijdensmeldingen automatisch op en deze vindt u in het repertorium onder het kopje ‘overlijdensmeldingen’.

Om te bepalen welke handelingen u moet verrichten om de overlijdensmelding te registreren hebben wij een stap voor stap handleiding geschreven. Deze kunt u via deze link inzien en eventueel printen. Komt u er niet uit, dan staan wij voor u klaar om u hierbij te helpen.

2. Oorsprong: aangeven hoe het dossier binnen is gekomen
Bij het aanmaken van een dossier heeft u de mogelijkheid om de oorsprong van het dossier aan te geven. Met andere woorden, hoe dit dossier bij u is aangebracht. Dit kan bijvoorbeeld zijn via een (bepaalde) makelaar, via de website, via een telefonisch contact etc. Deze ‘aanbrengers’ kunt u zelf bepalen en aanpassen in beheer.

3. Bevragen registers vanuit documentoverzicht
Vanuit het overzicht van de gekoppelde partijen in een dossier kunt u kiezen voor ‘bevragen registers’ en direct alle recherches doen, zowel van de partijen als de gekoppelde registergoederen.

Deze bulkrecherche kan echter ook worden opgeroepen als u in het documentenoverzicht van een dossier zit. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op de ‘relatie – cliënt’. De optie ‘bevragen registers’ verschijnt en u kunt direct doorklikken naar het pop-up scherm om alle recherches uit te voeren.

4. Aanmaken folders binnen documentoverzicht
Het komt regelmatig voor, bijvoorbeeld in een boedeldossier, dat u heel veel onderhandse stukken in één dossier heeft. Dit kan op den duur onoverzichtelijk worden. Daarom biedt NEXTassyst de mogelijkheid om binnen (in dit voorbeeld) onderhandse stukken eigen folders aan te maken. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op onderhandse stukken. U kunt zoveel folders aanmaken als u zelf wilt. Dit geldt ook voor de andere documenttypen als notariële en diverse stukken.

5. #a kolom in dossierlijst
Via de sneltoets F11 of de knop ‘zoek’ binnen dossiers kunt u snel zoeken naar een dossier. NEXTassyst toont het resultaat hiervan onder het kopje ‘lijst’. Deze lijst toont per dossier de meest belangrijke informatie, waaronder de kolom ‘#a’. Deze kolom toont het aantal notariële stukken die in het betreffende dossier opgeslagen zijn. Er kan vervolgens op dat getal (aantal notariële stukken) worden geklikt om rechtstreeks naar het betreffende dossier te gaan naar het submenu Documenten

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

“Tips&trucs deel 7 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel zeven van deze reeks vindt u tips over:

1.    Omzetten naar PDF/A
2.    Instellingen veranderen in NEXTassyst agenda
3.    Automatisch tijdschrijven op basis van agenda afspraak
4.    Zoeken naar documenten uitgebreid (email etc.)

1. Omzetten naar PDF/A
Bij elk kantoor komt het voor: het moeten registeren van een testament van iemand die overleden is. Sinds april van dit jaar gaat dit geheel digitaal door middel van overlijdensmeldingen vanuit NEXTassyst.

Indien het testament lang geleden gepasseerd is dan is de kans groot dat u van dit testament geen Word document meer hebt. In dat geval eist de Belastingdienst dat u het oude testament in scant en deze digitaal bij de Belastingdienst aanlevert in PDF/A formaat.

Met uw scanner/multifunctional kunt u scannen naar PDF/A formaat. Het kan echter voor komen dat u het testament al als PDF document hebt maar dit geen PDF/A kwaliteit is. In dat geval wilt u deze niet nog een keer scannen. Met behulp van de Bullzip PDF printer kunt u de PDF alsnog opslaan als PDF/A formaat. Dit doet u door het PDF document te openen. Vervolgens te kiezen voor bestand – afdrukken. U kiest hier de Bullzip Printer en vervolgens ok “ok”.

Er verschijnt een pop-up scherm met een aantal tabbladen. Onder het tabblad “Document” vindt u de optie PDF/A-1b. Als u deze aan vinkt en vervolgens opslaat dan voldoet het document aan PDF/A formaat. Dit kunt u controleren. Als u het PDF document vervolgens opent ziet u aan de bovenkant een blauwe balk waarin staat:

2. Instellingen veranderen in NEXTassyst agenda
In P&O kunt u instellen welke agendagroep u standaard wilt zien op het moment dat u de NEXTassyst agenda opent. Dit – en andere instellingen – kunt u zelf wijzigen als u in de NEXTassyst agenda staat. Dit doet u door op het icoontje met tandwiel te klikken (zie afbeelding)

U kunt zelf instellen om de hoeveel seconden de agenda ververst moet worden. Daarnaast kunt u bepalen of de volledige namen wilt laten tonen of alleen de initialen. U kunt zoals aangegeven hier ook de agendagroep wijzigen die u wilt zien in de agenda. Tot slot kunt u als u op “audit” klikt zien of de afspraak is gewijzigd en zo ja, door wie en op welk tijdstip.

3. Tijd schrijven met maken (passeer)afspraken in Agenda
De NEXTassyst agenda biedt samen met de urenschrijfmodule de mogelijkheid om op basis van de gemaakte agenda afspraken automatisch tijd te schrijven. Hiervoor moeten de uurcodes gekoppeld worden in beheer en moet in P&O het vinkje worden uitgezet. Deze automatisch weggescheven uurregels zijn te herkennen in de urenregistratie aan de letters “AG” die aan het begin van de omschrijving zijn toegevoegd. Indien u dit wilt instellen kunt u het beste even met ons bellen.

4. Zoeken naar documenten uitgebreid
NEXTassyst beschikt over een uitgebreide zoekfunctie om te zoeken naar bepaalde dossiers. Echter wilt u ook de mogelijkheid hebben om binnen één dossier te kunnen zoeken. Zeker als het een omvangrijk dossier betreft. Dit kunt u gemakkelijk doen met de uitgebreide zoekfunctie. Deze vindt u door – als u in het dossier in het documentenoverzicht staat – rechtsboven te klikken op icoontje met het verrekijkertje (zie afbeelding).

NEXTassyst opent een pop up scherm waar u uitgebreid kunt zoeken naar bijvoorbeeld documenten, notities maar ook emailberichten. U ziet direct een preview van het document of het emailbericht zodat u direct kunt checken of dit het goede document/bericht is. Indien u beschikt over de NEXTsearch kunt hier ook  direct in de inhoud van alle documenten zelf zoeken.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

“Tips&trucs deel 6 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel zes van deze reeks vindt u tips over:

1. Repertoriumregels aanmaken met één druk op de knop
2. Urenregel wijzigen rechtermuisknop – verplaatsen naar andere dag
3. Agenda loskoppelen
4. Betalingsbestand overdrachtsbelasting genereren

1. Repertoriumregels aanmaken met één druk op de knop
Een van de belangrijke en steeds terugkomende handelingen is het aanmaken en versturen van de repertoriumregels. Dit is secuur werk waarbij u goed op moet letten dat de juiste gegevens worden ingevuld in de repertoriumregel en de goede akte is gekoppeld. Deze gegevens worden overgenomen uit het dossier.

Om het u als medewerker makkelijker te maken heeft NEXTassyst een koppeling met de NEXTassyst agenda. In de NEXTassyst agenda worden alle (passeer) afspraken gezet. Op basis van deze passeerafspraak zet NEXTassyst alvast een repertoriumregel klaar. Het enige wat u nog hoeft te doen is te controleren of de gegevens kloppen. U hoeft dus niet meer zelf alle gegevens in te voeren.

Als u in het repertorium naar ‘inschrijven’ gaat ziet u een lijst met regels die klaargezet zijn. Dit zijn alle akten die voldoen aan twee criteria:
1. Er moet een passeerafspraak gemaakt zijn in de agenda.
2. Aan deze afspraak is de desbetreffende akte gekoppeld.

Indien aan deze twee voorwaarden is voldaan, dan hoeft u alleen nog maar de gegevens te controleren en enkele velden aan te vullen. Let op dat het tijdstip altijd het begin tijdstip van de agenda afspraak is. Deze zal gewijzigd moeten worden naar het werkelijke tijdstip van ondertekenen Vervolgens kunnen de gegevens opgeslagen worden. Dit maakt het proces van het inschrijven van repertoriumregels efficiënter en vermindert de kans op fouten.

2. Urenregel wijzigen rechtermuisknop
Hoe vaak komt het niet voor dat u een urenregel geschreven hebt en u er daarna achter komt dat deze niet op het goede dossier of niet op de goede dag is geschreven. Als u op de urenregel klikt met uw rechtermuisknop, dan kunt u de urenregel wijzigen. U kunt echter ook de urenregel gemakkelijk verplaatsen naar een andere dag. Tot slot kunt ook kiezen voor tariefinformatie waar u meer informatie krijgt over deze betreffende urenregel.

3. Agenda loskoppelen
In principe is alles in NEXTassyst te bedienen vanuit één scherm. U kunt dus niet meerdere schermen van NEXTassyst naast elkaar openen. Er zijn echter een paar uitzonderingen waaronder de agenda. Als u in de agenda onder de opties klikt op onderstaand icoontje kunt u de agenda loskoppelen van uw NEXTassyst scherm (in een apart venster).

Met deze functie kunt u de agenda op hetzelfde scherm als waar NEXTassyst geactiveerd is minimaliseren of bij gebruik van meerdere beeldschermen de agenda op een ander beeldscherm plaatsen. De agenda wordt om de paar minuten ververst (wat u zelf instelt) dus u kunt de agenda de hele dag open laten staan.

4. Betalingsbestand overdrachtsbelasting genereren
Na het inschrijven van de leveringsakte in het CDR moet door u natuurlijk nog de overdrachtsbelasting betaald worden. Om dit zo efficiënt mogelijk te maken kunt u vanuit het repertorium direct een SEPA bestand maken voor het betalen van de overdrachtsbelasting in de verschillende dossiers.
Als u naar het repertorium gaat heeft u (als u dit privilege heeft in P&O) de optie ‘betaling OVB’. Onder deze functie wordt weergegeven wat de betalingstermijn voor de overdrachtsbelasting is. Tevens wordt hier het betalingskenmerk weergegeven. Vanuit deze functie kan een SEPA bestand gemaakt worden voor de betalingsopdrachten overdrachtsbelasting.

Dit SEPA bestand kan vervolgens worden ingelezen in uw bankenpakket. U hoeft dus niets over te typen maar alleen nog te controleren. Dit maakt het proces efficiënter en minder foutgevoelig. De regels worden in NEXTassyst gemarkeerd als ‘voldaan’, tenzij u aangeeft dat u dit niet wilt.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Tips&trucs deel 5 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel vijf van deze reeks vindt u tips over:

1. In bulk versturen bewaardersverklaringen (BVI) vanuit NEXTassyst
2. Oorsprong
3. Concept berichten
4. Betalingsbestand ‘uit te boeken gelden’ genereren

1. In bulk versturen bewaardersverklaringen (BVI) vanuit NEXTassyst
Vanuit NEXTassyst is het mogelijk om in bulk bewaardersverklaringen te versturen. Dit doet u door op het homescherm naar ECH te gaan en op het tabblad bewaardersverklaringen te klikken. Hier worden de bewaardersverklaringen getoond die verstuurd kunnen worden. Een bewaardersverklaring is klaar om verstuurd te worden op het moment dat én de gegevens uit de BVI zijn verwerkt én de akte is gekoppeld aan de ECH passeerzaak.

Verwerken BVI gegevens in NEXTassyst
Na het passeren zal de ontvangen BVI van het kadaster gekoppeld moeten worden aan het repertoriumnummer. Dit doet u als volgt:
– Voeg het BVI bestand toe aan de digitale stukken van het dossier met de rubriek “BVI”
– Ga naar het desbetreffende repertoriumnummer
– Klik op het “groene plusje” rechts onder bij documenten
– Klik op het “groene plusje” bij het desbetreffende BVI bestand
– Kies voor het overnemen van de gegevens

Akte is gekoppeld aan de ECH passeerzaak
Daarnaast moet de hypotheekakte zijn gekoppeld aan de ECH passeerzaak in het dossier. Als u naar de ECH passeerzaak in NEXTassyst gaat, kunt u zien of en zo ja, welke akte er is gekoppeld aan de passeerzaak. Dit staat boven het kopje ‘passeeropdracht’. Indien niet de goede akte is gekoppeld dan kunt u dit doen door aan de linkerkant op de optie ‘Passeerakte’ te klikken en vervolgens de juiste akte te koppelen.
Als de BVI is gekoppeld en de goede akte is gekoppeld dan kan de bewaardersverklaring worden verstuurd. Dit kan direct vanuit het dossier of, zoals hierboven beschreven, in bulk vanaf het ECH tabblad op het homescherm.

2. Oorsprong
U kunt heel gemakkelijk bij een dossier vastleggen hoe dit dossier is binnengekomen, bijvoorbeeld ‘via internet’. In beheer kunt u de diverse verwijzers vastleggen. Vervolgens kunt u bij de aanmaak van een dossier aangeven via welke verwijzer deze is binnengekomen. Bij bestaande dossiers kunt u dit ook nog aangeven door te klikken op het dossiernummer rechtsboven in NEXTassyst.

3. Concept berichten
Vanuit het dossier in NEXTassyst kunt u e-mails versturen. Zodra u een e-mail begint wordt deze in NEXTassyst bij de documenten weergegeven onder het tabblad ‘concept berichten’. Zodra de e-mail is verstuurd vindt u deze terug onder ‘verzonden berichten’.

Het komt echter regelmatig voor dat er e-mails in NEXTassyst worden gemaakt die uiteindelijk niet worden verstuurd. Dit kan een bewuste keuze zijn maar vaak blijkt dit onbewust te gebeuren. Daarom vindt u op het homescherm het tabblad ‘concept berichten’. Hier ziet u een overzicht van alle e-mailberichten (uit alle dossiers) die u bent begonnen maar niet hebt verstuurd.

In dit overzicht kunt u direct checken of de e-mails alsnog verstuurd moeten worden of dat deze verwijderd kunnen worden. Deze taken kunt u gelijk vanuit dit overzicht uitvoeren. Daarnaast geeft NEXTassyst een waarschuwing dat er nog concept berichten staan op het moment dat u NEXTassyst afsluit.

4. Betalingsbestand ‘uit te boeken gelden’ genereren
Zodra een nota van afrekening is genummerd kan vanuit het tabblad ‘overboeking’ het overboekingsformulier gemaakt worden. Op grond van de uit te boeken gelden worden de regels aangemaakt met de uit te boeken bedragen en begunstigde. Automatisch zullen bij de koper en verkoper de vastgelegde gegevens zoals rekeningnummer ingevuld worden.
Degene met de privilege “Financieel” kan vervolgens een SEPA bestand maken voor de uit te boeken gelden. Hierbij kan aangegeven worden of de overboeking een “Spoed” betaling is. Gewone en spoedbetalingen worden automatisch gescheiden als twee aparte bestanden. Dit SEPA bestand kan vervolgens worden ingelezen in uw bankenpakket. U hoeft dus niets over te typen maar alleen nog te controleren. Dit maakt het proces efficiënter en vermindert de kans op fouten.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.