Categorie: Uncategorized

Donderdag 6 mei was het weer tijd voor Legal IT Talks, ditmaal over digitaal ondertekenen en identificeren. Te gast waren Taco van Bennekom, Consultant bij NEXTlegal, en Patrick Terranea, Product en Business Development bij Zynyo.

Bekijk de opname van het webinar terug:

 

Het digitaal identificeren en ondertekenen van stukken draait grotendeels om het kunnen valideren van de identiteit van de ondertekenaar en de authenticiteit van de handtekening. Daarmee wordt de rechtsgeldigheid van het stuk geborgd. Taco: “Wij vinden dat dit hele proces zo eenvoudig mogelijk moet zijn voor de advocaat of notaris, dus zijn wij dit vanuit onze software gaan aanbieden. Allerlei soorten stukken kunnen nu digitaal, zonder dat de cliënt daarvoor naar kantoor hoeft te komen, ondertekend worden. Nu zijn dat nog met name onderhandse overeenkomsten, maar vanaf augustus verwacht men dat de wetgever ook het digitaal oprichten van een BV mogelijk gaat maken bij de notaris.”

Patrick haakt daar op aan: “We zijn een tijd geleden begonnen met het koppelen van onze signing service aan de software van NEXTlegal. Daardoor kun je nu op alle conform de eIDAS-verordening geldige ondertekenmethoden, op alle veiligheidsniveaus, een stuk digitaal laten ondertekenen vanuit de software van NEXTlegal.”

Wat kan er wel, wat kan er niet?
Dat er al een hoop kan qua digitaal ondertekenen, betekent niet dat ook alles al mag. Voor bepaalde stukken, zoals de eerdergenoemde oprichting van de BV, is nog geen wettelijke basis om dit digitaal te regelen. Taco: “Er moet voor bijvoorbeeld de oprichting van een B over wat extra zaken nagedacht worden, de Belehrung bijvoorbeeld die een notaris moet doen. Daar moet de wetgeving nog geschikt voor worden gemaakt, en dat ligt nu ter consultatie bij de politiek. Maar daarnaast heb je ook nog de “gewone” stukken: een verklaring, een overeenkomst, een contract. Daar is de wetgeving al wel voor op orde en dat wordt in de praktijk ook al toegepast.”

Voor zowel de advocatuur als het notariaat zijn er dus al zeker toepassingen, maar als de wettelijke kaders straks op orde zijn, lijkt de notariële akte vooral de kers op de taart te worden. Taco vervolgt: “Voor beide vakgebieden is het proces vergelijkbaar. Je maakt het stuk, en ongeacht het type document, doorloop je dezelfde stappen om het naar de ondertekenaars te versturen.”

Niveaus van ondertekenen
Er zijn verschillende niveaus en vormen van identificatie mogelijk. Zo verschilt het bijvoorbeeld of iemand een stuk wil ondertekenen als consument, of namens een organisatie. Patrick: “Er zijn inderdaad verschillende soorten certificaten voor consumenten en organisaties, maar het proces is hetzelfde. Het is daarbij belangrijk om even door de verschillende type en niveaus van ondertekening te gaan.

Ik noemde al eerder de eIDAS-verordening. Die benoemt drie niveaus van ondertekening: gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd. De gewone- en de geavanceerde handtekening, worden momenteel het meeste gebruikt in business to business. Gekwalificeerd ondertekenen met een persoonsgebonden PKI certificaat (Burgercertificaat), is geschikt om zowel als zakelijk betrokkene, of om als consument te ondertekenen. Advocaten en notarissen kennen natuurlijk al de beroepscertificaten: dat zijn ook PKI certificaten, maar dan specifiek voor hun rol. En consumenten kunnen nu dus ook hun eigen PKI certificaat krijgen om digitaal op het hoogste niveau – eIDAS HOOG – te ondertekenen.”

PKI certificaat
Het verkrijgen van zo’n PKI certificaat is dus wel noodzakelijk voor de cliënt als hij/zij een stuk digitaal wil ondertekenen op het hoogste niveau. Patrick: “De cliënt moet zich registreren en identificeren bij een instantie die PKI certificaten mag uitgeven. In ons geval is dat Cleverbase, daar kan dat hele proces online en gratis voor de cliënt worden doorlopen. Hij/zij krijgt vervolgens, nadat dat proces is afgerond, het persoonsgebonden PKI certificaat waarmee stukken op het hoogste niveau kunnen worden ondertekend. Dit certificaat is drie jaar geldig. Wij helpen kantoren ook met het laten onboarden van hun cliënten die voor het eerst een stuk digitaal moeten gaan ondertekenen.

Demonstratie
Tijdens een demonstratie van het digitaal ondertekenen, laten Taco en Patrick samen zien hoe een digitale ondertekening tot stand komt. Hierin wordt het versturen van het stuk vanuit het softwarepakket naar de cliënt getoond, de ondertekening middels een PKI certificaat, en hoe de ondertekende stukken weer terug worden geplaatst in het juiste dossier. Patrick laat ook zien hoe de inhoud van het stuk door alle ondertekenaars kan worden gevalideerd om vervalsing of wijzigingen achteraf te voorkomen. Hiervoor zijn onder andere een digitaal zegel en een audit trail aan het ondertekende stuk gekoppeld.

Tot slot toont Patrick hoe een cliënt kosteloos een persoonsgebonden PKI certificaat kan verkrijgen. Hiervoor wordt er via een app een identificatieproces doorlopen, waarbij een registration officer van een instantie die PKI certificaten mag uitgeven (in dit geval Cleverbase) de cliënt identificeert, en vervolgens het PKI certificaat beschikbaar stelt.

In de Q&A wordt tot slot nog een vraag gesteld over het digitaal identificeren en ondertekenen. Hierover heeft DNB in april 2021 een verduidelijking over de mogelijkheden van het digitaal identificeren en ondertekenen gepubliceerd. Hier staat aangegeven dat de eIDAS wetgeving gewoon kan worden gevolgd en de niveaus substantieel en hoog als geldige identificatiemiddelen worden geaccepteerd: https://zynyo.com/blog-nieuws/online-identificatie-dnb/

Wilt u meer weten over het digitaal identificeren en ondertekenen? Neem dan contact op met Taco van Bennekom (NEXTlegal) of Patrick Terranea (ZYNYO) of stuur een e-mail naar info@lexxyn.nl.

De lente lijkt nu eindelijk echt begonnen. De hoogste tijd dus om u bij te praten over alle NEXTlegal ontwikkelingen.

U leest alles over NEXTtalk, over aankomende Webinars en het gebruik van business intelligence. Maar lees vooral ook de diepte-interviews met Johan en Jean-Paul. Veel leesplezier gewenst!

Het nieuws voor de advocatuur leest u hier.
Het nieuws voor het notariaat leest u hier.

Donderdag 8 april stond Legal IT Talks in het teken van kennismanagement. We gingen hierover in gesprek met Bart van Wanroij (Epona Legal) en Martin Duijs (NEXTlegal).

Wat is kennismanagement?
Er worden door verschillende organisaties verschillende definities voor kennismanagement gebruikt. Bart interpreteert het als volgt: “De manier om eenvoudig kennis en inhoud te hergebruiken, met als doel nog meer hoogwaardige stukken te produceren”. Martin vult daarop aan: “Het is het direct onder je vingers hebben van alle beschikbare juridische kennis in je kantoor. De gemiddelde jurist zit op een goudmijn aan informatie, maar haalt hier nog lang niet alles uit.”

Kijk het hele webinar terug

Wanneer begin je als kantoor met kennismanagement?
Maar wat is voor een kantoor nou het moment om structureel met kennismanagement aan de slag te gaan? Bart: “Nu bijna alle traditionele documenten vervangen zijn door een digitale houder, is het eigenlijk voor bijna ieder kantoor wel interessant om zo snel mogelijk te starten. Het kennismanagementsysteem (KMS) kan dan gebruikt worden om iedereen die normaliter niet in alle dossiers kan, toch veilig toegang te geven tot de nuttige componenten uit alle dossiers.

Wat we ook veel zien, is dat mensen bij de overstap naar een nieuw kantoor, bijvoorbeeld een USB-stick vol met hun oude stukken en modellen meenemen, en die willen gaan hergebruiken. Die moeten goed geschoond worden en geschikt gemaakt worden voor hergebruik, daar komt een KMS ook bij om de hoek kijken.”

Martin: “Kantoren willen er vaak mee aan de slag, omdat ze iedereen op hetzelfde kennisniveau willen laten werken en kennis van de één, voor de ander willen laten werken. Stel dat je bijvoorbeeld een dossier onder ogen krijgt over BTW verlegging, maar je kennis daarvan is wat gesleten. Dan kan je in een KMS terugzoeken wat jij en je collega’s daar in het verleden al over hebben geschrevenen, dat hergebruiken, eventueel aangevuld met actuele externe bronnen.

Een tweede belangrijke reden om te starten, is vaak als wij onze software opleveren en er gelijk een digitale schoonmaak wordt gehouden. Dan worden alle oude dossiers weer eens doorgelopen en komen de pareltjes die hergebruikt kunnen worden, als slim model vanzelf bovendrijven. Daar moet je dus mensen voor vrij maken. Dat kost tijd, maar die tijdsinvestering betaalt zich – als je het goed doet – eigenlijk altijd dubbel en dwars weer uit.”

Technologie of proces?
Uit het gesprek blijkt al snel dat bij effectief kennismanagement, technologie niet de alles bepalende factor is. De tijd die mensen erin steken om stukken aan te bieden aan het KMS, en deze zo beschikbaar te maken voor de rest van de organisatie, is wellicht nog belangrijker.

Bart: “Wat je soms ziet gebeuren, is dat iemand een ontzettend mooi stuk heeft gemaakt, maar een zekere terughoudendheid heeft om het te delen. Er is dan onzekerheid of het wel correct gebruikt gaat worden en of het delen wel veilig en verantwoord gebeurd. Er moet dan dus een goede systematiek met een goede governance structuur komen, om informatie goed op te schonen en weer te kunnen delen.”

Om die structuur te borgen, is het verstandig hier een vast team voor op te stellen volgens Bart: “Wij adviseren om een KMS-manager aan te wijzen, die is de baas van het hele systeem. Wijs vervolgens per praktijkgroep één of meerdere ambassadeurs aan, dat zijn de domeinspecialisten. Deze groep mensen kan dan beoordelen wat en hoe er allemaal met de stukken gedaan mag worden die aan het KMS worden aangeboden.

Ook zullen ze met ondersteuning van het systeem periodiek de houdbaarheid van kennis kunnen checken en waar nodig updaten. Als je dat proces goed regelt, zie je dat waar men eerst de mooiste stukken dicht bij zich hield uit zorg voor verkeerd gebruikt, men nu stukken actief gaat aanbieden omdat er vertrouwen is in het hergebruik.”

Het voeden van het KMS
Volgens Martin starten kantoren altijd met de beste intenties, maar wordt men toch vaak weer ingehaald door de waan van de dag: “Dit is geen ‘tussendoor’ projectje, het heeft echt een onafgebroken periode van aandacht nodig. Wij kunnen als softwareleverancier van de geleverde input altijd wel goede KMS output maken. Maar het vaststellen van wat goede input is, ligt toch primair bij het kantoor.

Ook wordt er door de snelheid waarmee stukken soms gemaakt moeten worden een belangrijke stap in het voeden van het KMS gemist. Het is soms even sneller een stukje tekst te kopiëren en te plakken, dan om een stuk door de KMS-ambassadeur tot een goed model te laten maken, zodat het de volgende keer niet meer gekopieerd en geplakt hoeft te worden, maar al in één keer goed staat.”

Bart vult daarop aan dat als je een systeem neerzet waarin het aanleveren van stukken die tot model of KMS-item vermaakt moeten worden snel en eenvoudig is, dat dat het voeden van het KMS al veel aantrekkelijker maakt. “Een systeem waarin stukken kunnen worden aangeboden op ieder moment, en waarin de KMS-manager op zijn eigen tempo weer mee aan de slag kan, maakt het werk voor iedereen een stuk eenvoudiger.”

Bart toont in een korte videodemo hoe hun KMSforLegal oplossing voorziet in zowel het voeden als het opzoeken van stukken en modellen in het KMS. Bekijk de video voor deze demo.

Ga uit van de gebruiker
Een belangrijk onderdeel van het opzetten van een KMS, is de zogenaamde taxonomie: een afgesproken set sleutelwoorden waar stukken onder geplaatst kunnen worden. Bart: “Houdt deze simpel, compact en overzichtelijk. Het doel van het KMS is dat iedereen, juist de ‘niet experts’, makkelijk door de stukken kunnen zoeken. Voor de expert is een boomstructuur van 25 rijen en 50 woorden diep best logisch, maar voor de stagiair nou weer net niet. Ga bij het inrichten van het KMS dus uit van de gebruiker voor de hoogste adoptiegraad.”

Het gebruiken van externe kennisbronnen
Martin gaat ook nog in op het betrekken van externe kennisbronnen bij de te produceren stukken: “Behalve de informatie uit je eerder gemaakte stukken, zijn er natuurlijk legio externe bronnen die je wilt gebruiken. Denk aan wetteksten, jurisprudentie maar ook aan nieuwe modellen.

Als je als kantoor aangesloten bent op bijvoorbeeld een SDU OpMaat, Via Juridica, of een site als die van de Rechtspraak, dan kun je die informatie weer betrekken in je stukken. Nuttige informatie kun je dan met één druk op de knop aan je dossier toevoegen, voorzien van de nodige metadata zodat je de bron en het tijdstip van opslaan kunt terugvinden. Zo kun je ook de actualiteit van informatie verifiëren.

Het wordt helemaal interessant als je straks op context, in plaats van alleen woorden kunt zoeken. Stel dat je dan zoekt op rechtsdomein 1, dan kan het systeem straks ook informatie uit andere domeinen voorstellen die mogelijk relevant zijn op basis van de context van de zaak.”

Van tekstblokken naar modellen
Het hergebruiken van individuele tekstblokken kan al aardig wat tijd besparen, maar soms kom je stukken tegen die zo goed zijn dat ze als volledig standaarddocument gebruikt kunnen worden: als model. Ook daarin kan een KMS, gekoppeld aan bijvoorbeeld een sjabloontechniek, helpen. Bart: “Het gaat om de cyclus waarin je stukken produceert, die stop je in een dossier en die wil je daarna hergebruiken. Als dat vaak voorkomt met een stuk, kun je er een model van maken.

We geven mensen de tools om zelf die modellen samen te gaan stellen, zonder technische kennis en zonder onze tussenkomst. Dus gewoon in Word bijvoorbeeld. Die stukken kunnen opgehaald worden uit het KMS, en omgebouwd worden naar een model. Met zo’n model maak je sneller – en met minder fouten – nieuwe stukken.”

Bart toont in een videodemo hoe van een bestaand stuk uit het KMS een intelligent model kan worden samengesteld. Bekijk de video voor deze demo.

Maar hoe bepaal je dan welke stukken tot model verheven moeten worden? Bart: “Door analyses los te laten op het gebruik van de KMS en dossierdata zien we heel snel welke stukken vaak geraadpleegd worden. Eigenlijk moet je top 10 KMS stukken tot model verheven worden, omdat die blijkbaar zoveel geraadpleegd worden dat het zinvol is ze als model met invulvragen op te gaan bouwen. Dat bespaart het hele kantoor enorm veel tijd.”

Martin: “Het maken van de modellen moet door de gebruikers zelf gedaan kunnen worden. De techniek mag daar geen beperkende factor in zijn, je moet vooral de logica kunnen volgen van de vraagstelling. Wij doen het één keer voor, maar daarna kunnen de kantoren er op hun eigen manier mee aan de slag.”

Hoe begin je met kennismanagement?
Als je als kantoor hebt besloten met kennismanagement aan de slag te willen gaan, is het een kwestie van beginnen. Bart: “Wij starten dag 1 van zo’n project eigenlijk vooral met het verzamelen van alle benodigde – en in het KMS te plaatsen – stukken. We stellen een ambassadeurs- en KMS-managers groep samen, en gaan dan starten met één praktijkgroep. Die ene praktijkgroep met één ambassadeur in de projectgroep, wordt dan het lichtend voorbeeld voor de rest. Zij laten zien hoe makkelijk het allemaal is en dan volgt de rest vaak snel. In deze fase leggen we ook die eerder benoemde taxonomie vast.”

Martin: “Bij ons is de aanpak vergelijkbaar. De meeste tijd gaat zitten in het detailniveau, het afstemmen van de punten en de komma’s in de stukken zelf. Soms is het al een discussie over taalgebruik of woordkeuzes die als kantoorstandaard gaan gelden waar veel tijd in gaat zitten.”

Bart: “Voor het bepalen van welke stukken dus goede modellen kunnen worden gemaakt, kijken we naar de inhoud. Maar we kunnen daar ook bijvoorbeeld Machine Learning voor inzetten, waarbij de computer op basis van woordgebruik analyseert welke onderwerpen veel voorkomen in stukken, en welke stukken daar het meeste over gaan. Zo kun je versneld stukken categoriseren en doorwerken.”

De businesscase van kennismanagement
Kennismanagement kost tijd en dus geld, maar hoe betaalt zich dat uiteindelijk weer uit? Martin: “Het zit hem met namen in efficiency, omdat al het denkwerk al is gedaan, besparen de mensen die nieuwe stukken maken enorm veel tijd. De tijd besteed aan documentproductie gaat dus enorm omlaag. Ook krijg je veel meer consistentie en hogere kwaliteit van je opgeleverde stukken, omdat de inhoud ervan door de experts is opgesteld en door iedereen op dezelfde manier wordt gebruikt.”

Bart vult aan: “Bovenop wat Martin zegt zie ik nog een belangrijk voordeel. De tijd die besteed wordt aan onderzoek, gaat ook enorm omlaag. Je kunt heel eenvoudig onderzoeken hoe het kantoor in het verleden vergelijkbare zaken heeft behandeld, en checken of de jurisprudentie in het KMS daarover nog up to date is.”

Wilt u meer weten over kennismanagement / KMS? Neem contact op met Bart van Wanroij of Martin Duijs.

“Na al die jaren krijgen we nog steeds maatwerkopdrachten. Elk kantoor heeft zijn eigen dynamiek en daardoor ook eigen wensen”

Zoals veel medewerkers bij NEXTlegal is ook Johan Lijftogt van huis uit geen échte automatiseerder. Hij werkte als boekhouder en inkoopassistent bij een handelskantoor, hielp bij een mengvoederbedrijf vanuit de administratie als projectleider de automatisering moderniseren, studeerde HBO informatica in de avonduren en ontwikkelde zichzelf zo tot business intelligence consultant. Na vier jaar in deze laatste functie werd het tijd voor wat anders.

“Mijn oog viel op een advertentie van Trivium, nu NEXTlegal. In 2011 ben ik hier gestart. Indertijd hadden we alleen FORTUNA. Best een pittig pakket en inhoudelijk nog steeds een van de beste pakketten voor advocatenkantoren. Het kan ongelooflijk veel en het heeft body. Alleen qua gebruikersvriendelijkheid en uitstraling is het niet meer van deze tijd.

Het was daarom goed dat we doorgegaan zijn met de ontwikkeling van een opvolger van FORTUNA. Dat is NEXTmatters, gebouwd op de technische basis van NEXTassyst, software voor de notarissen. Ik heb dat proces meegemaakt en adviseer nu over beide zowel FORTUNA als NEXTmatters. Dat doe ik met heel veel plezier. Ik voel me als een vis in het water hier.”

Wat doe je precies?
“Ik geef basistrainingen FORTUNA en NEXTmatters aan de gebruikers en verzorg ook geregeld Tips & Tricks trainingen om de kennis van onze software up to date te houden. Daarnaast geef trainingen met een meer technische inslag, in het bouwen van modellen en sjablonen. Die ik op verzoek overigens ook zelf bouw, in overleg met de klant en helemaal naar hun wensen.

Daarnaast ondersteun ik de klanten met Business Intelligence: rapportages en analyses met NEXTcontroller en FORTUNAcontroller. Denk aan rapporten over wat medewerkers qua omzet doen, wat voor werk er nog ligt. Financiële kengetallen, balans, resultatenrekening, cashflow-berekening, en allerlei analyses van informatie uit de databases van FORTUNA en NEXTmatters.

Kijk, als de klant live gaat met NEXTmatters, krijgt hij NEXTcontroller er bij. Met name de boekhouders en het management van de maatschap gebruiken dat om analyses uit te voeren. Er zit een standaard set rapportages in. Na een korte instructie kan de klant daar zelfstandig rapporten mee maken. Hij kijkt dan: is dit toereikend voor mijn organisatie? Wil hij vervolgens andere dingen uit de database ophalen, dan kan ik maatwerkanalyses en -rapporten voor hem bouwen.”

 

• NEXTtip
  Met onze intelligente NEXTmatters modellen kunt u veel tijdwinst boeken. Het document wordt vraaggestuurd opgebouwd en in WORD klaargezet voor afronding. Even tekenen en versturen maar.

 

Dat lijkt me tamelijk technisch
“Is het ook, maar persoonlijk vind ik dat erg leuk. En doordat ik precies weet wat er aan de achterkant in beide pakketten zit, hoe de databases zijn opgebouwd, weet ik ook wat ik er aan de voorkant uit kan halen. Door deze kennis kan ik snel verbanden leggen. Als je naar een vreemde database kijkt, is dat een stuk lastiger. Dan kan het óók wel, maar dan moet je langer puzzelen.”

Komen klanten nog wel eens met verrassende vragen?
“Inmiddels ken ik de meeste wensen wel, maar klanten kunnen toch blijven verrassen. Zo was er laatst een klant met FORTUNAcontroller, die wilde graag weten wat de omzet was per postcodegebied. Dat lijkt in eerste instantie makkelijk, maar bleek nog best lastig. Van sommige cliënten staan bijvoorbeeld meerdere adressen in het systeem. Welk adres pak je dan?

Uiteindelijk heb ik de export van de gegevens laten aanpassen door een collega programmeur. Die vroeg zich wel af wat je nu met omzet per postcode kunt doen. Toch is dat eigenlijk best wel slim, want je kunt er je reclame-inspanningen op aanpassen. Je concentreren op kansrijke postcodes en kijken of het rendabel is om de vestiging in dat postcodegebied open te houden.

Het blijft verrassen dat er na al die jaren toch nog maatwerk nodig is. Maar helemaal vreemd is dat ook weer niet. Ieder kantoor is anders en wat voor het ene kantoor heel belangrijk is qua stuurinformatie is voor het andere kantoor totaal niet of minder van belang. Daarnaast heeft ieder zo zijn eigen wensen als het gaat om de manier van presenteren van cijfers en grafieken.

En voeren jullie die nieuwe functies dan meteen systeembreed in?
“Niet in het geval van maatwerk . Ten eerste betaalt die ene klant voor het maatwerk. Dan zou het niet netjes zijn om het daarna gratis aan iedereen beschikbaar te stellen. Maatwerk is daar ook niet geschikt voor omdat het vaak gaat om klantspecifieke inrichting van de database.

Omgekeerd gebeurt wel. Onze ontwikkeling is sterk klantgestuurd. Als een advocaat met een verzoek komt dat ons nuttig lijkt voor álle klanten, dan ontwikkelen we dat als nieuwe functie voor iedereen. Vanzelfsprekend krijgt dan ook de klant die met de vraag kwam géén rekening. Alles gaat in redelijkheid en billijkheid.”

Maar soms moet je toch streng zijn en factureren
“Ha ha, ja, ik was daar niet zo goed in. Mijn instelling is sterk klantgericht en in een gesprek aangeven dat mijn expertise wel betaald moet worden, dat was voor mij best lastig. Maar een klant wil duidelijkheid en achteraf met een factuur zwaaien vinden ze niet fijn. Als een wens niet kan, dan moeten we ook Nee durven zeggen. En vooral nooit méér beloven dan je waar kunt maken.

Als ik ergens de uitdaging in zie, kan mezelf nog wel eens voorbij lopen. Daardoor kon ik soms mijn beloftes qua planning niet nakomen. Door een cursus time management gingen mijn ogen open. Nu plan ik klussen reëler in, waardoor ik geen valse verwachtingen schep bij de klant. Met als extra voordeel dat ik ook zelf meer rust in mijn hoofd heb.”

 

• NEXTtip
  U kunt zowel via de documentenbrowser in FORTUNA als via Fulltext search in NEXTmatters álle documenten in het systeem doorzoeken op bepaalde trefwoorden. Dit creëert een digitale kennisbank voor het hele kantoor.

 

En je staat er niet alleen voor, neem ik aan?
“We hebben een fantastisch team. Fijne collega’s en een goede servicedesk waar ik altijd dingen kan neerleggen als ik zelf krap in de tijd zit. De mensen in ons team vullen elkaar perfect aan. Iedereen heeft zijn eigen expertise. Zo hebben wij dit jaar een nieuwe BI’er aangetrokken in de persoon van Martijn, aan wie ik graag de meer complexe matrix-rapportages over laat. Hij is technisch goed onderlegd, dus als ik druk ben – met een live-gang bijvoorbeeld – kan ik met gerust hart een opdracht aan hem overdragen.

En sinds Trivium NEXTlegal is geworden, samen met Devoon, hebben we natuurlijk ook de NEXTassyst specialisten er bij, die veel kennis hebben van complexe modellen uit het notariaat. Die twee bloedgroepen blijken prima te mengen. Iedereen staat voor elkaar klaar.”

Voorlopig heb je er nog zin in, zo te horen
“Natuurlijk, ik denk er wel eens over na wat ik in toekomst zou kunnen gaan doen. Ik zou bijvoorbeeld ook leraar kunnen zijn. Kennisoverdracht ligt me echt. En eerlijk gezegd krijg ik wel eens een aanbieding. Maar mijn collega’s zijn fantastisch, de sfeer is uitstekend. En ik vind het werk zelf nog steeds uitdagend.

Ik ga graag naar klanten toe, sparren over mogelijkheden. Vertellen hoe je je systeem kunt inrichten voor meer inzicht in je organisatie. NEXTmatters en FORTUNA helpt advocaten echt hun bedrijf beter te sturen. En ik kan ze daarbij helpen. Mooi toch? Nee, ik zie geen enkele reden om dit allemaal op te geven.”

Tijdschrijven en urenregistratie: vloek of zegen?

Voor sommigen een makkie en helemaal ingebakken in hun dagelijkse werkzaamheden, voor velen echter een blok aan hun been en een overduidelijk moetje. Ik heb het natuurlijk over tijdschrijven.

Bij het gros van de advocaten- en notariskantoren, hoort tijdschrijven erbij. In eenheden van één of zes minuten. En niet zelden komt het voor dat je aan het einde van de dag – net voordat je je laptop dichtklapt – al je uren van de dag nog moet schrijven. Of op vrijdagmiddag, vlak voor de vrijmibo, je urenregistratie van de hele week nog moet doen. Herkenbaar?

Voordelen van tijdschrijven
Tijdschrijven is ‘part of our working life’. Maar we doen het niet voor niets. Een goede urenregistratie levert namelijk veel voordelen op:

 

• Waardevolle data over je kantoor
• Inzicht in de budgettering
• Eenvoudig tussentijds factureren
• Transparantie naar de klant

 

1. Waardevolle data over je kantoor
Een goede urenregistratie levert zeer waardevolle data op over je kantoor. De basis is een goede urenregistratietool waarin je de data vastlegt. Data zoals de gewerkte tijd per klant, gebruiker, project, product, rechtsgebied enzovoort.

Deze data kunnen – bijvoorbeeld met een analysetool zoals onze NEXTcontroller – omgezet worden in hapklare statistieken. Met behulp van deze data kun je de kosten in kaart brengen, de processen binnen het kantoor verbeteren, en kan je de prestaties van je medewerkers meetbaar maken en daarop acteren.

2. Inzicht in de budgettering
Uit onderzoek blijkt dat in de advocatuur budgetten voornamelijk worden gebaseerd op basis van ervaring. Slechts 13% van de kantoren gebruikt historische data van vergelijkbare zaken om budgetten vast te stellen. Door goed tijd te schrijven, krijg je meer inzicht in het kostenplaatje van bepaalde zaken, en kun je veel beter en accurater toekomstige budgetten vaststellen.

3. Eenvoudig tussentijds factureren
Door accuraat en volledig tijd te schrijven, kun je in grote projecten gemakkelijker tussentijds factureren. Met behulp van een automatische facturatietool – zoals onze declaratierun – wordt tussentijds factureren zeer eenvoudig.

4.Transparantie naar de klant
Met behulp van een goed en compleet overzicht van de geschreven uren, kun je klanten meer transparantie bieden. In deze tijd waarin cliënten mondiger en kritischer zijn dan ooit, is transparantie een groot goed. Door deze transparantie te bieden, kun je aan de cliënt laten zien wat er gebeurd is en hoeveel uren van die tijd zijn gedeclareerd.

Tips urenregistratie
Volledig tijdschrijven en een goede urenregistratie levert dus een hoop voordelen op voor een kantoor. Toch blijft het in de praktijk best lastig om dit accuraat en direct te doen. De volgende tips helpen je daarbij:

 

• Automatiseer je urenregistratie
• Registreer ook klein werk
• Uren en bewijs op één plaats

 

Automatiseer je urenregistratie
Veel urenregistratietools maken het moeilijk om gedurende de dag en onderweg tijd te schrijven, met als gevolg dat je aan het eind van de dag je werkdag moet reproduceren. Dat is vaak best wel lastig, met alle gevolgen van dien. Probeer daarom je urenregistratie zoveel mogelijk te automatiseren.

Iedereen is anders en werkt op zijn of haar manier. Daarom hebben wij er bijvoorbeeld voor gekozen om in NEXTmatters meerdere manieren van tijdschrijven mogelijk te maken. Je kunt in NEXTmattters uren schrijven vanuit een dossier, via een timer, vanuit de agenda, via NEXTtime of met onze NEXTapp.

Zo kun je ervoor kiezen om de tijd via een apart scherm te registreren of vanuit NEXTmatters zelf. Je kunt ervoor kiezen om het handmatig in te voeren, maar je kunt er ook voor kiezen om het automatisch te laten registreren. Net wat jij als gebruiker fijn vindt. Zorg er in ieder geval voor dat je met een tijdschrijftool kunt werken waarbij je zelf de regie hebt en zoveel mogelijk kunt automatiseren.

Registreer ook klein werk
Dit klinkt wellicht als een open deur maar het registreren van klein werk wat ‘even’ tussendoor komt levert veel op. Hoe vaak kun je acht uur achter elkaar schrijven op één dossier? In de praktijk word je regelmatig gestoord. Even een telefoontje met een cliënt of even inhoudelijk overleggen met een collega over een zaak. Korte momenten, maar heel nuttig om wel in kaart te brengen.

Voor telefoontjes kun je bijvoorbeeld kijken naar een tijdschrijftool die integreert met je telefooncentrale, zoals NEXTcall. Hierbij wordt NEXTmatters gekoppeld aan de telefooncentrale waardoor alle telefoontjes automatisch worden geregistreerd en met één druk op de knop, gekoppeld worden aan het betreffende dossier.

Zelfs voor gesprekken met cliënten die met onze smartphone onderweg worden gevoerd. Op die manier registreer je ook gemakkelijk de korte telefoongesprekken zonder dit allemaal handmatig te moeten invoeren.

Uren en bewijs op één plaats
Hoe vaak krijg je tijdens het werken aan een zaak aanvullende wensen of wijzigingen? Hoe krijg je die binnen? Meestal is dit via de e-mail. Dan is het belangrijk dat je voorkomt dat die e-mails verloren raken. Voor het overzicht is het essentieel dat je die e-mails er makkelijk bij kunt pakken.

Zorg er daarom voor dat je een softwarepakket hebt waar je je urenregistratie en bewijsmateriaal in één dossier kunt bewaren. De voordelen van zo’n opzet zijn groot. Je krijgt namelijk nog meer overzicht. Bij vragen vanuit de klant of het management kun je bovendien veel makkelijker en sneller aantonen waarom bepaalde beslissingen zijn genomen.

Tijdschrijven werkt!
Met de juiste urenregistratie heb je meer inzicht en kun je als kantoor meer omzet behalen. Goed tijdschrijven heeft dus echt zijn meerwaarde. Ondanks dat het helaas af en toe een ‘moetje’ is. Door te kiezen voor een tijdschrijftool die jou zoveel mogelijk helpt, wordt tijdschrijven een stuk gemakkelijker. Een tool waarbij je alles kunt integreren en zo veel mogelijk kunt automatiseren. Kunnen we hierbij helpen? Laat het ons gerust weten!

Tijdens de zesde editie van Legal IT Talks ging Tom Jansen (Marketing Manager van Lexxyn Groep) in gesprek met Eugène Haarmans (Commercieel Directeur van Clip Consultants) en Johan Lijftogt (Consultant bij NEXTlegal) over dashboards en Business Intelligence (BI) voor de juridische praktijk. Hoe kunnen advocaten en notariskantoren de gegevens in hun systemen omzetten in inzichten?

Kijk dit webinar terug

 

BI staat nog in de kinderschoenen
In de juridische praktijk wordt BI nog relatief weinig toegepast, hoewel de potentie enorm is. Eugène: “Toen wij 7 jaar geleden met onze eerste rapportage tools kwamen, dachten we het ei van Colombus te hebben gevonden. Maar de conclusie is dat kantoren toch nog niet zo bezig zijn met dit onderwerp als wij hadden verwacht, en dat is voor die kantoren een gemiste kans.”

Johan beaamt Eugène zijn beeld: “In onze ervaring zijn kantoren gewend om op een bepaalde manier te rapporteren. Als wij daar dan onze geavanceerdere oplossingen, met meer inzichten naast zetten, grijpen kantoren soms weer terug naar het oude vertrouwde. Ze blijven als organisatie reactief werken in plaats van dat ze de nieuwe inzichten gaan gebruiken om proactief te handelen. Ze sluiten dan bijvoorbeeld een maand af, kijken naar hoe het ging en trekken dan hun conclusies. Maar ze kijken niet naar projecties over hoe de toekomst er vervolgens uit gaat zien en passen daar hun plannen op aan.”

Eugène ervaart in de praktijk ook dat kantoren er onderling vaak hele andere manieren van rapporteren op na houden: “Toen wij onze eerste rapportages introduceerden, kwamen we met de eerste testkantoren al gelijk tot een ingewikkelde conclusie: niet ieder kantoor stuurt zijn organisatie op dezelfde manier aan. Zo hanteerden de kantoren die wij spraken allemaal een andere definitie van omzet.”

Appels met peren vergelijken
Er ligt een risico op de loer voor wie ongetraind met dashboards en BI aan de slag gaat. De hoeveelheid data waarop gerapporteerd kan worden, kan leiden tot verkeerde combinaties van gegevens en dus verkeerde interpretaties. Johan: “Wat nogal eens voorkomt, is dat kantoren verkeerde data met elkaar vergelijken als ze zelf met BI aan de slag gaan. Het is voor ons als softwarebouwers dan ook de truc om onze rapportages zo te bouwen dat de data niet multi-interpretabel is. Onze NEXTcontroller voor NEXTassyst en NEXTmatters helpt daarbij.”

Eugène geeft een aantal voorbeelden van de standaardrapportages die ze vanuit Clip Consultants al aanbieden: “Met onze Dynamic Law Manager kijken we naar onder andere het aantal nieuw binnengekomen dossiers, nieuwe relaties, de geschreven uren, de omzet, rechtsgebieden en zaaktypes. En in het financiële deel in het bijzonder, kijken we ook naar bijvoorbeeld ouderdomsanalyses van crediteuren en debiteuren. Die basisset is al heel uitgebreid en blijkt voor de meeste kantoren meer dan voldoende.

Heden, verleden, toekomst
Om ervoor te zorgen dat de data en inzichten uit de dashboards ook leiden tot nieuwe inzichten, moeten kantoren proactief gaan handelen naar deze data. Eugène: “Je kunt bijvoorbeeld automatische triggers aan doelstellingen hangen. De rapportages kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om een bepaalde ondergrens qua declarabele uren te bewaken. Als die ondergrens niet gehaald wordt, kan de BI-tool automatisch een signaal afgeven aan de betrokken medewerkers. En dat kun je bijvoorbeeld ook doen met liquiditeitsposities of andere data. Dat scheelt iedereen weer veel tijd en helpt de organisatie vooruit.”

Johan vult daarop aan: “Naast de standaardsets krijgen wij ook regelmatig vraag naar maatwerk rapportages van kantoren. We maken dan rapportages die exact passen bij hoe het kantoor zichzelf wil organiseren of wat men gewend is. Deze kunnen we dan ook weer automatisch produceren richting de medewerkers.”

Ook bij Clip Consultants is maatwerk geen uitzondering. Eugène: “Ik haalde al eerder aan dat niet alle kantoren dezelfde definitie voor bijvoorbeeld omzet hanteren. Dat betekent dat je in de basisset al die verschillende definities al moet afdekken. En nog steeds komen we verzoeken tegen waarbij aanvullingen op de basisset nodig zijn.”

BI projecten succesvol maken
Om BI projecten succesvol te maken, is het goed om met een sterke vertegenwoordiging van het kantoor in dat project te stappen. Johan: “Wij zoeken dan de mensen op die zowel de rapporten moeten maken, als die ze moeten kunnen lezen. Dus denk bijvoorbeeld aan een financieel verantwoordelijke, een boekhouder, een maatschapslid, maar ook aan de secretariële ondersteuning. Ze hebben ieder hun rol en betrokkenheid bij die data.”

Voor Eugène is het ook belangrijk dat er een concrete behoefte is om meer sturing of grip te krijgen op de organisatie. De data kan daar dan bij helpen: “We hebben het met BI over het plannen van de toekomst, dus daar moet behoefte aan zijn. Ik zou dan altijd met zoveel mogelijk verschillende rollen in het kantoor willen spreken over hun behoeften en hoe we de rapportages daarvoor kunnen inzetten. We moeten daarbij de verwachtingen van het kantoor goed afstemmen op wat de BI-tool kan leveren.”

De meeste kantoren die starten met BI-projecten zullen kritisch naar de eerste rapportages kijken. Eugène: “Wij krijgen dan nog wel eens de eerste rapporten terug met de opmerking, dit klopt niet. Maar kijken we dan weer naar de platte data in het systeem en leggen we uit hoe de rapportage geïnterpreteerd en gebruikt moet worden, dan verandert die kritiek in nieuwe inzichten. In dat opstarttraject begeleiden we het kantoor bij de ingebruikname van die rapporten en stemmen we de laatste puntjes af.

De toekomst plannen
In de historische data zitten een hoop potentiële lessen voor het kantoor om de toekomst mee te plannen. Johan: “We kunnen bijvoorbeeld inzichtelijk maken hoe sterk het kantoor is in bepaalde rechtsgebieden. Dan zie je snel op welke dossiers je je kantoor moet versterken en waar je je krachten nog verder moet benutten. We kunnen dan zelfs extrapoleren hoe dat succes zich gaat vertalen naar resultaten in de toekomst.”

Eugène ziet een aantal eenvoudige en snelle verbeterpunten voor kantoren door de inzet van BI: “Je kunt bijvoorbeeld kijken wat je gemiddelde omzet per dossier in een bepaald rechtsgebied was. En als je dan voor het komend jaar omzet- of groeidoelen – bepaald, kun je dus bepalen hoeveel dossiers je ongeveer moet gaan behandelen om dat te behalen. Op basis daarvan zou je weer kunnen bepalen of je huidige bezetting qua advocaten en ondersteuning dat wel aankan.”

Stuurmiddel
In het slot van het webinar gingen de heren nog in op hoe organisaties de rapportages als positief stuurmiddel kunnen gebruiken. Johan: “Die rapportages kunnen in het begin ook wel tot wat weerstand lijden, want de data maakt soms sluimerende problemen pijnlijk tastbaar. Maar de truc is dan voor het management, en de medewerker, om die data niet als stok om mee te slaan, maar als startpunt van de verbetering te gebruiken. Dan is het een win-win situatie voor iedereen.”

“De kiem tot de acceptatie van de data als stuurmiddel, ligt al bij de eerste werkgroep besprekingen. Daar bepalen we de doelen en spreek je als kantoor met elkaar af hoe je met de rapportages en de conclusies die daaruit voortkomen omgaat”, vult Eugène daarop aan.

Advocatuur versus notariaat
NEXTlegal bedient zowel de advocatuur als het notariaat, en kent daardoor ook de overeenkomsten en verschillen. Johan: “In het notariaat is het nog niet heel gebruikelijk om op poppetjes niveau te sturen, zij rapporteren meer op kantoorniveau. De advocatuur doet dat al wel meer, en het notariaat kan daar wellicht nog wat van leren om tot een efficiëntere bedrijfsvoering te komen. De advocatuur kan van het notariaat nog wel wat leren op het gebied van het rapporteren aan, indien van toepassing zijnde, derden partijen en hoe de dashboards daarbij kunnen helpen.”

Wilt u meer weten over dashboards en Business Intelligence voor de juridische praktijk? Neem dan contact op met Eugène Haarmans of Johan Lijftogt voor meer informatie.

“Doordat ik zelf blijf leren van de praktijk, wordt ook onze software steeds beter.”

Bij NEXTlegal werkt een gevarieerd team specialisten uit allerlei disciplines. Onze kracht is dat onze medewerkers het notariaat en de advocatuur van dichtbij kennen. En niet alleen doordat ze dagelijks met onze klanten en hun processen bezig zijn. Sommige collega’s brengen ruime ervaring mee uit de praktijk. Een goed voorbeeld is Jean-Paul (JP) Rijnsburger, die heeft gewerkt bij een accountantskantoor voor het notariaat. Nu is hij financieel consultant voor onze klanten. Wij spraken met hem.

“Ik help klanten met issues en wensen rond hun financiële administratie, en dan met name rond de koppeling van NEXTassyst en NEXTmatters met AFAS Profit. NEXT kan ook gekoppeld worden aan andere financiële pakketten, maar de koppeling met AFAS Profit is verreweg het meest uitontwikkeld. Financieel-administratieve informatie die je ziet in NEXT komt ‘live’ rechtstreeks uit AFAS. Omgekeerd worden declaraties en nota’s die je in NEXT maakt direct geboekt in Profit.

Wat is jouw meerwaarde voor de klant?
Ik werk vooral nauw samen met de boekhouder van de notaris, met de financiële administratie. Omdat ik zelf bij een notarieel accountant heb gewerkt, spreken we dezelfde taal. Bij dat accountantskantoor was ik verantwoordelijk voor de ontwikkeling van managementinformatie en benchmarking. Verder heb ik het meeste in de praktijk geleerd. Je krijgt vragen van klanten, zoekt uit hoe het zit, en dan weet je het.

Verder volgde ik diverse trainingen bij AFAS en ga ik altijd naar de AFAS Open bijeenkomsten, waar ze je bijspijkeren over nieuwe versies en functionaliteiten. Ik ben puur financieel consultant, geen softwareontwikkelaar. Daardoor kan ik de klanten van NEXT inhoudelijk echt verder helpen. En doordat ik zelf steeds blijf leren van hun praktijk, wordt ook onze software steeds beter.

 

• NEXTtip
  Je kunt bij declaraties een iDeal-link meesturen, zodat mensen meteen online kunnen betalen. Vooral jonge mensen betalen dan vaak direct, waardoor je debiteurenpositie tot wel 30% afneemt.

 

Wat vind je zelf het leukste aan je werk?
Omdat ik vakinhoudelijk goed op de hoogte ben kan ik mijn aandacht nu steeds meer  richten op het mensenwerk, op het verder vooruit helpen van de klanten. Onze oud-directeur Ben van Hengstum, die ik als een mentor beschouw, zei altijd: “Wij verkopen geen software, we verkopen werkplezier.” En dat is ook zo. Met NEXT kunnen onze klanten het werk gemakkelijker en inhoudelijk interessanter maken. Op een intuïtieve manier, met een systeem dat er nog mooi uit ziet ook.

Als notariskantoren overstappen op NEXT begeleid ik de boekhouders bij het omarmen van de veranderingen. Je begint met overleggen, iemands nieren proeven. Wat snapt hij? Kan hij het loslaten? Boekhouders willen alles onder controle houden, maar dat kan in dit geval juist tot controleverlies leiden. Je moet soms gewoon vertrouwen dat het programma bepaalde dingen voor je doet. Dan valt er zo veel te winnen!

Wat dan precies?
Als een kantoor nieuwe software gaat gebruiken, inventariseer je wat het werk precies is of zou moeten zijn. Vervolgens pas je alles zó aan, dat zo veel mogelijk dingen automatisch gaan. Zo verschuift de rol van de boekhouder van invoer naar controle en rapportage. De accountant kan met NEXT allerlei rapporten maken, bedrijfsinformatie boven tafel krijgen waarmee de notarissen beter kunnen sturen. De boekhouder wordt zo een soort navigator die naast de kapitein staat en op basis van routekaarten en berekeningen adviseert, waarna de kapitein de beslissingen neemt.

Om wat voor sturingsinformatie gaat het?
Een bedrijf kun je sturen op cijfers, maar dan moet je wel de juiste informatie hebben. Bijvoorbeeld de declarabele uren. Hoe declarabel zijn individuele medewerkers? Hoe worden de uren verdeeld? Welke klanten en activiteiten kosten het meeste tijd en welke leveren het meeste op? Door dat soort dingen te meten, kun je er je beslissingen op baseren.

 

• NEXTtip
  Je kunt vanuit NEXT SEPA betaalbestanden maken voor de derdengelden, zodat je dit niet meer handmatig hoeft in te voeren bij de bank. Minder werk, en het levert ook een audit trail op.

 

Geef eens een concreet voorbeeld?
Een anekdote: Op enig moment kreeg ik van een kantoor een verzoek om te helpen. Er moest bezuinigd worden op het personeel. De betrokken notaris had ook al wel een idee van wie hij afscheid wilde nemen. Hij vroeg mij om dat idee met cijfers te onderbouwen.

Maar wat bleek na het verzamelen van de informatie? De medewerker die de notaris op het oog had, was verreweg de meest productieve en declarabele medewerker van het kantoor! De beste man maakte zich echter nooit druk en werkte rustig door, waardoor de indruk ontstond dat hij de kantjes er vanaf liep. Dit soort opdrachten zijn voor mij het neusje van de zalm, je kunt dan écht iets betekenen voor je klanten.

Cijfers liegen niet, maar je moet wel goed nadenken over wat ze betekenen. Nog een voorbeeld: één van de medewerkers op een kantoor besteedde altijd veel meer tijd aan het maken van hypotheekakten dan haar collega’s. Je denkt dan al gauw aan een mogelijk inefficiënte werkwijze. Een kort gesprekje met de medewerker leerde ons dat zij, als ervaren kracht, de meest complexe zaken op haar bureau kreeg. Het is dan helemaal niet gek dat die dossiers meer tijd kosten.

En meer bedrijfsmatige zaken?
Een boekhouder of accountant is gewend achteruit te kijken. Wat hebben we gedaan en hoe deden we het? Maar als je slimme rapportages maakt, kun je daar ook mee plannen voor de toekomst. Wat was de omzet per rechtsgebied vorig jaar? Wat is het streven? De boekhouder kan bijvoorbeeld een budget of begroting maken. Bepaalde kosten definiëren en die proberen te verlagen. Targets stellen. Zo krijgt de financieel-administratieve functie een meer centrale plek in de bedrijfsvoering. En wordt het werk van de boekhouder leuker. Want zoals ik al zei: werkplezier, daar gaat het ons om!

 

• NEXTtip
  Heb je langer lopende dossiers? Programmeer een declaratierun in NEXT om tussentijds de openstaande uren op te halen. Zo voorkom dat bedragen te hoog oplopen. Veel mensen betalen makkelijker drie keer 2000 euro dan één keer 5.000.

 

Tot slot nog even wat persoonlijke informatie.
Ik begrijp dat je nogal spannende hobby’s hebt?
Ach, spannend. Ik doe aan paragliden en heb mijn oude liefde voor klassiek gitaar weer opgepakt. Het mooie van paragliden is dat het je geest volledig in beslag neemt. Je kunt niet tegelijk aan iets anders denken. Voor mij is het een ideale manier om mijn hoofd leeg te maken door puur met één ding bezig te zijn. Het brengt rust. Overzicht. En daarvan kun je in ons vak nooit genoeg hebben.

Afgelopen jaar hebben wij ervoor gekozen om geen relatiegeschenk te sturen maar te kiezen voor het helpen van jongeren bij het ontwikkelen van computervaardigheden en andere 21e-eeuwse vaardigheden zoals probleemoplossend vermogen, kritisch denken en samenwerken. Meer daarover leest u in dit bericht.

Het Digital Education Africa Network (DEAN) organiseert codeerbootcamps, genaamd ElimuCode, voor jongeren uit de sloppenwijken van – in dit geval – Nairobi. Omdat wij bij NEXTlegal gek zijn op coderen hebben wij ervoor gekozen om juist dit project te ondersteunen.

Het eerste codeerbootcamp is inmiddels een feit. Een van de deelnemers verwoordde het na afloop is volgt:

 

‘’The beauty of coding is we can use the same line of thinking to solve days to day life problems. One code at a time’’- Neema

Het hele fotoverslag inclusief quotes van de deelnemers kunt u hier lezen. 

Wilt u zelf ook een bijdrage leveren aan een van de projecten van DEAN? Check dan even de site van DEAN en kijk naar de mogelijkheden.

2021 is alweer bijna een maand onderweg. De hoogste tijd om u bij te praten over alle NEXTlegal ontwikkelingen. U leest alles over NEXTsign, over het jaar van de digitale notaris, over onze tandem op de servicedesk Roel&Jolande en over codeerbootcamps. Veel leesplezier gewenst!

Het nieuws voor de advocatuur leest u hier.
Het nieuws voor het notariaat leest u hier.

“Give a man a fish and you feed him for a day; teach a man to fish and you feed him for a lifetime.”—Maimonides

Jarenlang hebben we ieder jaar rond de feestdagen een boekje gestuurd naar relaties. Boeken die inspirerend en leerzaam zijn en je aanzetten tot nadenken over een bepaald onderwerp. Dit jaar hebben we bij NEXTlegal gekozen voor iets anders.

Bewogen jaar
Niemand had begin januari kunnen bevroeden dat het jaar 2020 zo zou lopen zoals we allemaal hebben meegemaakt dit jaar. Een bewogen jaar waarin we ons allemaal moesten aanpassen aan een nieuwe tijdelijke realiteit. Helaas zijn we er nog niet vanaf maar hopelijk kunnen we over een aantal maanden elkaar weer zien. Op een terras, in een restaurant of op kantoor.

Dit jaar werd ook nog maar eens uitvergroot dat je in onze huidige maatschappij niet meer goed kunt functioneren als je computer/digitale vaardigheden tekort schieten. Zonder deze vaardigheden zijn de kansen op de arbeidsmarkt significant kleiner.

Programmeer skills
Programmeren is waar wij blij van worden. Dit is waar het hart van een groot deel van ons team sneller van gaat kloppen en het is een essentieel onderdeel van ons bestaansrecht als organisatie. Daarom hebben wij er dit jaar voor gekozen om geen relatiegeschenk te sturen maar om met het geld dat we hiermee uitsparen andere mensen te helpen met het opdoen van deze digitale vaardigheden en programmeer skills.

ElimuCode
In onze zoektocht naar mogelijkheden om mensen hierbij te helpen kwamen we uit bij de organisatie Digital Education Africa Network (DEAN). Zij zijn een sociale onderneming die door middel van ICT-totaaloplossingen duurzame ontwikkeling in Afrika stimuleert. Met digitale lesmiddelen kan het onderwijs worden verbeterd. DEAN begeleidt scholen bij het inzetten van ICT om het onderwijs te verbeteren.

Een van de projecten die zij uitvoeren is het organiseren van codeerbootcamps, genaamd ElimuCode. Elimu is Swahili voor onderwijs. Dit zijn codeerbootcamps voor jongeren om hun computervaardigheden en -kennis te ontwikkelen en waar ze worden getraind in 21e-eeuwse vaardigheden zoals probleemoplossend vermogen, kritisch denken en samenwerken.

Leren programmeren gaat verder dan het leren van een nieuwe wereldtaal. Het stimuleert het kritisch en logisch denkvermogen en leert jongeren te denken in oplossingen. Het laat jongeren ervaren dat ze zelf iets kunnen creëren en verbeteren. Iets dat ze niet leren in het huidige onderwijssysteem.

Praktisch en nodig
Het goede van deze bootcamps (en andere projecten die DEAN uitvoert) is dat het heel praktisch is en je direct weet waar het geld naartoe gaat en wie je daarmee helpt. Dat persoonlijke aspect vinden we bij NEXTlegal heel belangrijk.

Maar het is ook hard nodig om deze projecten uit te voeren. Om deze mensen te helpen bij het ontwikkelen van deze kennis en vaardigheden. Want als iets duidelijk is geworden is dit jaar is het wel dat deze kennis en vaardigheden essentieel zijn voor een goede toekomst op de arbeidsmarkt.

Mocht u hen ook willen helpen of heeft u bijvoorbeeld nog oude hardware staan die afgeschreven is. DEAN.org kan hulp goed gebruiken. Alle informatie vindt u op: https://www.dean.ngo/

Martin Duijs