Geplaatst op

Tips & trucs 10

Tips en trucs deel 10 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.     Automatische taken – NEXTflow;
2.    Preview venster;
3.    Historie;
4.    Wijzigen e-mailadres bij gebruik NEXTportal;
5.    Afdrukken dossierlijst.

1. Automatische taken – NEXTflow
NEXTmatters heeft de beschikking over het instellen van automatische taken met behulp van NEXTflow. Met behulp van deze taken kunt u uw eigen werkprocessen automatiseren. Deze automatische taken worden, zoals het woord al zegt, automatisch gegenereerd in een dossier. De taak is zichtbaar in het dossier en komt tevens in de takenlijst van desbetreffende medewerker(s) te staan. B.v. de secretaresse krijgt automatisch een taak in haar lijst om de dossierstukken in het dossier toe te voegen of de advocaat-stagiair krijgt de taak om de WWFT check uit te voeren. Deze taken komen ook bij de medewerker op het ‘Home’-scherm in de takenlijst te staan.

De automatische taken kunnen ingericht worden door een beheerder in de module ‘Beheer’ / ‘Controleverslagen’.

2. Preview venster
In het DMS (scherm ‘Documenten’ in een dossier) is het mogelijk om een apart preview venster te openen. Van het geselecteerde document (Word, PDF, e-mail) wordt vervolgens een leesweergave getoond in dit venster. De preview wordt automatisch bijgewerkt zodra een ander document wordt aangeklikt in hetzelfde dossier.

Het is mogelijk om het preview venster open te laten staan en deze naar een tweede beeldscherm te slepen. Op deze manier kan er eenvoudig door de stukken van het dossier gebladerd worden om het juiste stuk te vinden of om kennis te nemen van de inhoud.

3. Historie
Onder ‘Home / Historie’ vindt u een overzicht van alle dossiers, documenten en relaties waar u recent in heeft gewerkt. Via de twee tabbladen is het mogelijk om te selecteren op recent en op vandaag. Het tabblad ‘Recent’ blijft 30 dagen beschikbaar. Het tabblad ‘Vandaag’ wordt elke dag ververst. Op deze wijze kunt u in één oogopslag zien waar u een bepaalde periode/dag mee bezig bent geweest. Dit kan handig zijn voor het invoeren van uw uren, b.v. aan het eind van de dag. Daarnaast kan er gemakkelijk worden gewisseld tussen de verschillende documenten, relatiekaarten en/of declaraties waar u in heeft gewerkt.

4. Wijzigen e-mailadres bij gebruik NEXTportal
Het komt regelmatig voor dat een relatie die de NEXTportal gebruikt een ander e-mailadres krijgt of dat het e-mailadres niet meer gebruikt moet worden. Om dit te wijzigen voor het gebruik van de NEXTportal dient u het nieuwe e-mailadres eerst vast te leggen in de relatiekaart. Hier staan nu dus twee e-mailadressen (zowel oud als nieuw).

Ga vervolgens naar een dossier van de relatie en ga naar ‘Documenten / Boomstructuur / Dossier online / Autoriseren’. Klik op de betreffende relatie op het bewerksymbool. Bij het veld ‘e-mailadres’ staat het e-mailadres geselecteerd welke geautoriseerd is voor de NEXTportal, hier kan middels het uitklapvenster het nieuwe e-mailadres worden geselecteerd. Klik vervolgens op ‘Wijzigen’. Er wordt een e-mail gestuurd naar zowel het oude als het nieuwe e-mailadres van de klant met de boodschap dat het e-mailadres is gewijzigd.

Het oude e-mailadres kan nu eventueel verwijderd worden uit de relatiekaart binnen NEXTmatters.

5. Afdrukken dossierlijst
In de dossierlijst (‘Dossiers / Lijst’) zijn onder de knop ‘Afdrukken’ verschillende rapporten beschikbaar. Een aantal van deze rapporten toont alleen de dossiers die in de dossierlijst staan. Deze rapporten heten ‘Overzicht dossier…’ en alleen de getoonde dossiers worden afgedrukt op het rapport. Van te voren is het mogelijk om in de dossierlijst te filteren b.v. op ‘Recent gewijzigde’ dossiers of te zoeken (F11) op de dossiers van een bepaalde verantwoordelijk advocaat.

Vervolgens is het mogelijk om op bovenstaande wijze deze dossierlijst af te drukken of op te slaan als PDF.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 09

Tips en trucs deel 9 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters is een uitgebreid pakket met verschillende mogelijkheden. Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden in het pakket. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTmatters nog slimmigheden die veel kantoren niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in deze artikelen handige tips & trucs.

In deze editie tips over:
1.    Uren info scherm;
2.    Kolommen in Verkenner;
3.    Invoer eenheden uren;
4.    Eenmalig aanmelden NEXTmatters;
5.    Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’.

1. Uren info scherm
In het menu ‘Urenregistratie’ is het submenu ‘Uren info’ beschikbaar. In dit scherm kunt u op basis van verschillende criteria overzichten maken van zowel uw eigen uren als uren van anderen. U kunt bijvoorbeeld kiezen om de urenregels te tonen van een bepaalde periode (deze week, vorige week, deze maand, periode van t/m). Daarnaast zijn er selecties mogelijk op basis van medewerker, urencode, groep of de status van de urenregel.

De gegevens op het scherm worden automatisch bijgewerkt afhankelijk van de gekozen selecties en filters. Op deze manier worden de gewenste gegevens snel inzichtelijk zonder hiervoor een apart rapport op te vragen.

2. Kolommen in Verkenner 
In het scherm ‘Documenten’ is een boomstructuur te vinden met hierin de Verkenner. Dit betreft het digitaal dossier. In de Verkenner is het mogelijk om een vink te zetten bij de optie ‘Details’. Door deze optie aan te zetten worden er meer kolommen getoond en dus detailinformatie getoond van documenten in de Verkenner. Zo worden er kolommen getoond met ‘Datum’ en ‘Nummer’ van het desbetreffende document. Verder kan er door op de kolomtitel te klikken, gesorteerd worden op een bepaalde kolom. Deze sortering wordt in elk dossier onthouden.

3. Invoer eenheden uren
Bij het invoeren van urenregels is het op meerdere manier mogelijk om de duur van de activiteit in te vullen. Bijvoorbeeld: u wilt een urenregel aanmaken voor een bespreking van anderhalf uur. Deze tijdseenheid kunt op meerdere manieren invoeren in de kolom ‘Duur’: 90, 1,5 of 1:30.

4. Eenmalig aanmelden NEXTmatters
Wij worden regelmatig gebeld door kantoren waarbij het maximum aantal licenties is overschreden. Dit wordt vaak veroorzaakt doordat medewerkers (per ongeluk) twee keer zijn ingelogd.

Dit kunt u voorkomen door het vinkje ‘Eenmalig aanmelden’ aan te zetten. Dit doet u door in de module ‘Beheer’ naar ‘Systeem’ te gaan. Daar ziet u het vinkje ‘Eenmalig aanmelden’ staan naast het blokje aanmelden. Indien deze aan staat kunnen medewerkers niet meer vaker inloggen en heeft u weinig tot geen last meer van het overschrijden van uw licenties.

5. Zoekopdracht verfijnen met ‘herhaal’
In NEXTmatters kunt u uiteraard naar dossiers en relaties zoeken. Hierbij kunt u zoeken met zeer veel variabelen waardoor u de meeste dossiers en/of relaties heel gemakkelijk kunt vinden. Mocht u na het uitvoeren van een zoekactie toch niet het goede dossier of de goede relatie hebben gevonden dan kunt u de knop ‘herhaal’ gebruiken. Deze vindt u naast de knop ‘zoeken’.

Met de knop ‘herhaal’ opent NEXTmatters het zoekscherm, maar onthoudt NEXTmatters de laatst gedane zoekopdracht. Als u bijvoorbeeld zocht naar ‘Janssen’ en u wilt u zoekopdracht verfijnen dan onthoudt NEXTmatters met ‘herhaal’ de zoekopdracht. Het zoekscherm wordt geopend en ‘Janssen’ is dan al ingevuld. Dit kunt u vervolgens combineren met andere zoekvariabelen om wel het goede dossier te vinden.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Medewerkers kritische succesfactor bij nieuwe software

Het implementeren van nieuwe softwareoplossingen gaat nooit zonder slag of stoot. Het in gebruik nemen van nieuwe software betekent namelijk verandering en verandering is vervelend en eng. Mensen hebben van nature een intrinsieke afkeer voor verandering. Dat wordt gezien als bedreigend en zorgt ervoor dat we onze hakken in het zand (willen) zetten.

‘Ik doe dit al jaren zo’
In de advocatuur wordt niet snel gewisseld van softwarepakket. Hierdoor is de kans groot dat medewerkers al heel lang op dezelfde manier werken. De vraag waarom bepaalde handelingen zo gedaan worden, wordt vaak beantwoord met: ‘Ik doe dit al jaren zo’.

Daarnaast voelen medewerkers zich onzeker als ze moeten gaan werken met nieuwe software. Ze begrijpen niet direct hoe het werkt en gaan zich ertegen verzetten. Dit heeft  tot gevolg dat het implementeren van nieuwe software en het veranderen van de manier van werken op een mislukking kan uitlopen.

Verandering is de enige constante
Toch heeft de geschiedenis ons geleerd dat verandering essentieel is. De Griekse filosoof Heraclitus zei het 2500 jaar geleden al: “Verandering is de enige constante”. Verandering hoort bij het leven net als ademen en eten. Wie zich niet aanpast aan de veranderende omgeving is uiteindelijk ten dode opgeschreven.

Dit betekent dat u als advocaat ervoor moet zorgen dat u zich aanpast aan de veranderende markt en de veranderende cliënt. Uw softwarepakket kan dit – als digitaal hart van het kantoor – faciliteren.

Medewerker is kritische succesfactor
Maar hoe zorgt u ervoor dat u wel kunt veranderen,  maar ook dat uw medewerkers niet de hakken in het zand zetten en het nieuwe softwarepakket saboteren, waardoor het uiteindelijk ten dode is opgeschreven?

De hulp van de medewerkers is cruciaal om te kunnen groeien en verbeteren met behulp van het nieuwe softwarepakket. De medewerkers zijn immers diegenen die dagelijks met de software werken. Het boeken van goede resultaten met een softwareoplossing die niet (volledig) geaccepteerd wordt door de medewerkers is een utopie.

Andere mindset
Er is een verandering in de mindset van de medewerkers nodig om te zorgen voor een succesvolle adaptatie. U kunt hierbij helpen door uw medewerkers al vanaf het begin van het veranderproces te betrekken bij de keuze en de implementatie van het nieuwe softwarepakket.

Dit levert een win-win situatie op. Enerzijds wordt het acceptatieproces van het nieuwe softwarepakket al vroeg ingezet waardoor medewerkers eerder bekend zijn met de mogelijkheden en bijdragen die het pakket kan leveren aan de groei en ontwikkeling van het kantoor. Dit zorgt bij de daadwerkelijke implementatie voor minder hakken in het zand en een snellere en volledigere acceptatie.

Anderzijds weten de medewerkers als geen ander wat de werkprocessen zijn en hoe deze efficiënter gedaan kunnen worden. In de advocatuur bijvoorbeeld worden processtukken door ondersteunend personeel vaak nog in elkaar gezet met behulp van knip- en plakwerk. Met behulp van intelligente modellen zouden deze documenten veel gemakkelijker en efficiënter gemaakt kunnen worden. Toch wordt hier in de praktijk nog weinig gebruik van gemaakt. Een gemiste kans. Want deze repeterende handelingen kunnen gemakkelijk worden overgenomen door het softwarepakket. Uw medewerkers kunnen daardoor efficiënter werken en worden niet vermoeid met elke keer weer knip- en plakwerk.

Win-win situatie 
Door medewerkers te betrekken bij het aanschaf- en implementatieproces zorgt u er dus voor dat enerzijds het acceptatieproces van het nieuwe softwarepakket gemakkelijker gaat. Anderzijds profiteert u van de kennis van uw medewerkers van de dagelijkse handelingen en hoe het nieuwe pakket deze handelingen gemakkelijker en sneller kan maken. Dit bespaart de medewerkers saaie repeterende handelingen en levert u efficiëntievoordeel en dus een flinke kostenbesparing op. Een win-win situatie.

Mijn advies: zorg dat u bij het kiezen van een nieuw softwarepakket uw medewerkers meeneemt in dit proces. Op die manier creëert u draagvlak voor het nieuwe pakket en profiteert u van de kennis die uw medewerkers elke dag opdoen bij het werken in de praktijk. Want het zijn de medewerkers die voor een belangrijk deel de groei van uw kantoor bepalen.

Ben van Hengstum

Geplaatst op

Facturen drie keer sneller voldaan met behulp van iDEAL

Uw financiële administratie wordt vaak onnodig belast doordat relaties te laat overgaan tot betaling van openstaande facturen. Facturen die binnen de wettelijke termijn onbetaald blijven zorgen voor een krimp van uw liquiditeit en onnodige kosten in uw bedrijfsvoering, doordat werknemers extra handelingen moeten uitvoeren om de openstaande facturen betaald te krijgen.

Uit onderzoek, in opdracht van MKB Belangen, blijkt zelfs dat 20% van de ondernemers in financiële problemen komt door te laat betaalde facturen.

Sneller betalen met iDEAL
Uit ditzelfde onderzoek komt ook naar boven dat de inzet van iDEAL betaalmogelijkheden ervoor zorgt dat klanten vele malen eerder overgaan tot het voldoen van de facturen dan wanneer een factuur zonder iDEAL betaallink wordt verzonden.

Van particuliere klanten betaalt bijna 40% de factuur nog dezelfde dag en voor klanten uit het MKB segment betreft dit bijna 25%. Ter vergelijking: van facturen die geen iDEAL betaallink bevatten wordt nog geen 5% binnen één dag betaald.

Mogelijkheden NEXTmatters
Met NEXTmatters kunt u uw digitale facturen sturen inclusief iDEAL link en zo profiteren van snellere betaling. De link wordt toegevoegd aan de factuur en bevat direct het juiste bedrag en het debiteur- en factuurnummer. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger niets handmatig in hoeft te voeren, wat fouten voorkomt, en de ontvangst altijd correct geboekt wordt.

Wilt u ook gebruiken maken van het versturen van digitale facturen inclusief iDEAL link? Wij helpen u graag om NEXTmatters hiervoor in te richten. Neem direct contact op met een van onze consultants en profiteer ook van deze iDEAL mogelijkheid.

Geplaatst op

Keuzes, keuzes, keuzes

Je hebt het als ondernemende advocaat heden ten dage niet makkelijk. Het houdt namelijk niet op bij het draaien van een succesvolle praktijk -waarmee ik doel op het inhoudelijke deel van de zaak- maar je wordt voortdurend geconfronteerd met het geneuzel eromheen. Hoe organiseer je het gerommel in de marge? Wacht even… ís het wel gerommel in de marge?

Je kunt natuurlijk prima je mail ontvangen, beantwoorden, een documentje in elkaar tikken en verzenden -al dan niet als PDF- en een fax versturen -omdat de rechtbank dat graag wil. Maar wat een gedoe met het schrijven van uren, declareren, documenten, dossiers, mappen en huisstijl. Om maar te zwijgen van hoe je handig je onderbouwing beheert, jurisprudentie verzamelt en hoe je ervoor zorgt dat je altijd kunt aantonen dat je netjes conform kantoorregels, geldende verordeningen en morele regels hebt gehandeld.

Leve het secretariaat
Gelukkig word je ondersteund door de helden van het kantoor: het secretariaat. Onvolprezen zwoegers, altijd paraat, niets is te dol. De waardering voor de ondersteuning is de afgelopen jaren steeds meer toegenomen. Dat is begrijpelijk en meerledig. Waar advocaten zich in het verleden nauwelijks bekommerden over wat ze in hun kielzog veroorzaakten, worden zij zich meer bewust van het leed en de overhead die dat veroorzaakt. Daarbij willen steeds meer jonge advocaten het heft in eigen handen nemen en worden ze geconfronteerd met “de bijzaak”.

Automatisering
De automatisering en digitalisering hebben in de branche ook hun vruchten afgeworpen. Er zijn talloze oplossingen verzonnen die stukjes van de efficiency-puzzel kunnen oplossen. Een handige app waarmee je uren kunt registreren, een Word uitbreiding voor de huisstijl, oplossingen om je mail te organiseren en natuurlijk een pakket om je klantgegevens op te slaan. Stuk voor stuk handigheden waarmee je leven een stuk aangenamer wordt. De ideale situatie is dan natuurlijk dat alles ook nog eens met elkaar communiceert. Of dat die communicatie helemaal niet nodig is.

Alles-in-een-oplossing
Dat kan namelijk ook. Dat je dossierbeheer, relatiebeheer, urenregistratie, declareren en documentenproductie, huisstijl bewaking en e-mail archivering allemaal in één complete oplossing bij elkaar brengt. Geen gedoe om alle delen op elkaar af te stemmen, geen vingerwijzen, geen overlappende functionaliteiten. Om nog maar te zwijgen van verschillende contracten en facturen. Wel profiteren van vloeiende werking, consistente bediening en terminologie en naadloze aansluiting van functies en schermen. Eén aanspreekpunt voor alle disciplines.

Meer weten?
Door slimme software te kiezen beperk je de overhead, kunnen fee earners en ondersteuning effectief samenwerken en wordt je kantoor gewoon een stuk professioneler. Wil je werkelijk stappen zetten om alles uit jezelf en je mensen te halen? En wil je eens met een van onze specialisten van gedachten wisselen? Neem dan gerust contact met ons op. Nemen we de tijd voor je en komen we samen tot de slimste oplossing voor jouw kantoor.

Ben van Hengstum
NEXTlegal

Geplaatst op

FORTUNA 10.07!

Sinds begin mei is de nieuwste versie van FORTUNA beschikbaar: FORTUNA 10.07! In deze versie zijn verbeteringen doorgevoerd voor de performance en stabiliteit. Verder zijn diverse (fout)meldingen opgelost en nieuwe functionaliteiten ontwikkeld.

Het overzicht met alle veranderingen en verbeteringen kunt u terugvinden in de Releasenotes. Deze zijn per e-mail aan u verstrekt, mocht u deze niet ontvangen hebben, dan vernemen wij dit graag.

Een aantal functionaliteiten lichten wij hieronder toe:
•    Importeren bestanden
•    Vast bcc e-mailadres voor e-billing
•    Historie openen dossier
•    Persoonsgegevens AVG

Importeren bestanden
Met deze functie kunt u documenten als verrichting(en) op een dossier importeren. Deze vindt u onder Dossiers | Dossiers | Extra | Import.

FORTUNA importeert alle bestanden in de door u geselecteerde map, inclusief de bestanden in de aanwezige submappen. Deze krijgen allen het door u geselecteerde verrichtingstype. Als u binnen een map en/of submap bestanden heeft staan die u niet allemaal aan hetzelfde verrichtingstype wilt toewijzen, zult u deze vooraf naar een andere of nieuwe map moeten verplaatsen. Hiervandaan kunt u ze alsnog importeren met het gewenste verrichtingstype.

Tijdens de import kopieert FORTUNA de bestanden. De originele bestanden worden niet verwijderd.

Vast bcc e-mailadres voor e-billing
Vanaf FORTUNA 10.07 is het mogelijk om tijdens e-billing met een bcc e-mailadres te werken. Dit stelt u in door naar Systeem | FORTUNA | Parameters te gaan.

U kunt een bcc e-mailadres instellen door de parameter “EbillingBCC” vast te leggen, te activeren en als waarde het gewenste bcc e-mailadres in te vullen. Na het instellen van de parameter zullen alle e-billing e-mails tevens naar dit bcc e-mailadres worden gestuurd.

Historie openen dossier
In de mutatiehistorie kunt u de datum en het tijdstip terugvinden van gebruikers die het betreffende dossier hebben geopend. U gaat hiervoor naar Dossiers | Dossiers | Extra | Open mutatie.


Indien u de uitvoerend en verantwoordelijke advocaat niet wilt opnemen in de mutatiehistorie dan kunt u dat instellen door de parameter AVGDOSSLOG toe te voegen en te activeren.

Persoonsgegevens AVG
Personen kunnen aan u vragen welke gegevens u van hen heeft opgeslagen. In FORTUNA kunt u deze gegevens opvragen via | Relatiebeheer | Personen | Extra | AVG Persoongegevens. Hier genereert u een Excel overzicht met de opgeslagen gegevens van de betreffende persoon.

Het overzicht toont:
• Adres(sen)
• Legitimaties met documentnummer, afgiftedatum en geldigheidsduur
• Communicatiemiddelen
• Rechtspersonen waaraan de persoon is gekoppeld
• Dossiers waarin de relatie als partij voorkomt
• Signalering
• Openstaande facturen van deze persoon

Mochten er vragen zijn over deze update of over de nieuwe/verbeterde functionaliteiten, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Geplaatst op

Van lappendeken naar 4-seizoenen dekbed

Het principe van een lappendeken is simpel. U pakt verschillende stukken stof die allemaal een andere functie hadden, naait ze aan elkaar en u heeft een deken. Al die stukken stof waren op zichzelf prima, maar nu moeten ze opeens gaan samenwerken met andere stukken stof. Het irritante is dan ook dat als je er onder gaat liggen dat al die stoffen net even anders aanvoelen, een andere dikte hebben, niet even groot zijn en de naden op den duur toch zwakke plekken worden. Nee, dan liever een 4-seizoenen dekbed, een alles-in-een oplossing.

U zult wel denken, is dit nou een stuk voor beddenwinkels in plaats van voor advocaten? Toch durf ik te stellen dat deze analogie voor u relevant is. Want als het gaat om kantoorsoftware zie ik veel advocatenkantoren kiezen voor lappendekens in plaats van 4-seizoenen dekbedden.

Gescheurde naden en rafelrandjes
Bij Trivium Software geloven wij dat een geïntegreerde oplossing het beste werkt voor advocatenkantoren. In NEXTmatters bundelen we alle kernfunctionaliteiten die een advocaat en het ondersteunend personeel nodig hebben (tijdschrijven, dossiers, DMS, administratie etc.) in één applicatie. Daardoor sluit alles naadloos op elkaar aan, en reduceren we bovendien het aantal muisklikken en schermwissels drastisch.

In de praktijk kost al dat rondklikken door de lappendeken stiekem een hoop tijd. Want ook al koppelt bijvoorbeeld die urenschrijftool alles onderwater aan de administratie, het is vervelend als het dossier waar het over gaat weer in een ander scherm draait. En ook koppelen niet zomaar alle applicaties met elkaar, waardoor u gescheurde naden en rafelrandjes in uw lappendeken van applicaties krijgt.

Vingerwijzen
Het gebruik van meer dan één applicatie is overigens geen ramp. Wij zien ook dat er soms specifieke functionaliteiten zijn waar één applicatie zó goed in is dat het de moeite waard is deze los te gebruiken. Maar op het moment dat de lappendeken te groot wordt loopt u het risico dat applicaties soms even niet zo lekker willen samenwerken. Wie dan de veroorzaker, maar nog belangrijker de oplosser van het probleem moet zijn, eindigt dan vaak in vingerwijzen. Met u als klant in het midden.

Mijn advies: kies voor een compleet en geïntegreerd pakket voor maximale efficiëntie op uw kantoor en in de samenwerking met uw softwareleverancier. En als u dan toch koude voeten krijgt zijn wij echt de kwaadste niet om te helpen een extra functioneel plaidje te helpen neerleggen over uw 4-seizoenen dekbed.

Ben van Hengstum

Geplaatst op

NEXTportal tips & trucs

NEXTportal tips en trucs deel 1 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over de NEXTportal

Met de NEXTportal heeft uw cliënt 24/7 inzage in haar dossiers. Alle documenten en correspondentie zijn eenvoudig te raadplegen. Hiermee kunt u enerzijds voldoen aan de kritische verwachtingen van de hedendaagse cliënt en anderzijds op een AVG-proof wijze communiceren met uw cliënt: simpel, veilig en efficiënt.

De NEXTportal wordt continu doorontwikkeld. In deze NEXTportal tips & trucs special houden we u op de hoogte van nieuwe functionaliteiten en bestaande functionaliteiten die u wellicht nog niet kent. In dit eerste deel vindt u tips over:

  1. Home – dossier online uitgebreid;
  2. Relatie gerelateerde documenten publiceren;
  3. Standaard tekstfragmenten bij verzoek om stukken;
  4. Meer inzicht in gebruik NEXTportal door cliënt.

1. Home – dossier online uitgebreid
De functionaliteiten op het Home-scherm onder ‘Dossier Online’ zijn flink uitgebreid. Hier ziet u een overzicht van alle binnengekomen formulieren en geüploade stukken zoals legitimatiebewijzen en dergelijke. Deze kunt u met één druk op de knop opslaan in het desbetreffende dossier of bij de relatie.

Het scherm ‘Dossier Online’ is daarnaast uitgebreid met de optie ‘Ongelezen documenten’. Als u hier op klikt, krijgt u een overzicht van alle documenten die zijn gepubliceerd op de NEXTportal, maar die nog niet geopend zijn door de cliënt. U kunt zien om welk document het gaat en doorklikken naar het desbetreffende dossier. Verder heeft u hier ook de mogelijkheid om een herinnering naar de cliënt te sturen. De cliënt krijgt vervolgens een reminder dat er een nog ongelezen document klaar staat in de NEXTportal.

2. Relatie gerelateerde documenten publiceren
Naast het publiceren van documenten uit een dossier naar de NEXTportal is het ook mogelijk om relatie gerelateerde documenten te publiceren. Dit doet u door in het documenten scherm van een dossier te klikken op ‘Relatie-cliënt’.

Hier ziet u het overzicht van alle documenten die zijn opgeslagen onder de cliëntkaart (scherm ‘Digitaal’ in de relatie). U klikt op de rechtermuisknop en dan op ‘Publiceren’. U kunt het document eventueel nog omzetten naar PDF met sjabloon en vervolgens wordt het document gepubliceerd op de NEXTportal van de cliënt.

3. Standaard tekstfragmenten bij verzoek om stukken
U kunt de cliënt de mogelijkheid geven om zelf stukken te uploaden naar de NEXTportal. Dit doet u door middel van een ‘Verzoek om stukken’. Bij een verzoek om stukken wordt een begeleidende tekst meegestuurd. Dit wordt een tekstfragment genoemd. Deze tekstfragmenten kunt u zelf maken en aanpassen. U kunt dus een lijst maken met verschillende standaard teksten voor het hele kantoor om mee te sturen. Het standaard tekstfragment wat u kiest bij een verzoek om stukken kunt u altijd per keer nog handmatig aanpassen indien gewenst.

4. Meer inzicht in gebruik NEXTportal door cliënt 
Als u een partij (cliënt) heeft geautoriseerd voor een dossier in de NEXTportal dan ziet u deze terug in het dossier onder ‘Documenten’ / ‘Dossier Online’ / optie ‘Autoriseren’ / tabblad ‘Geautoriseerde partijen’. Als u vervolgens klikt op het potloodje (bewerken icoon) dan krijgt u een overzicht met accountinformatie.

Hier kunt u bijvoorbeeld zien wanneer het account voor de NEXTportal is aangemaakt, wanneer er voor het laatst is ingelogd, of er al een wachtwoord is aangemaakt, enzovoort. Hier kunt u eventueel ook zaken aanpassen zoals het veranderen van het e-mailadres. U kunt het account op inactief zetten en deblokkeren op het moment dat de cliënt te vaak met verkeerde inloggegevens heeft ingelogd.

Tot slot ziet u ook wat de laatste vijf notificaties zijn geweest. Met behulp van dit overzicht heeft u dus inzicht hoe de cliënt de NEXTportal gebruikt.

Tips en trucs
Heeft u naar aanleiding van deze tips & trucs vragen of wilt u als kantoor gebruik gaan maken van de NEXTportal? Neem contact met ons op of schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 08

Tips en trucs deel 8
Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

– Kopiëren communicatiegegevens relatie;
– Compliance check;
– Dossiernummer kopiëren;
– Relatiekaart – dossiers als contactpersoon;
– F1 – documentatie.

 

Kopiëren communicatiegegevens relatie
Op het algemene scherm van een relatie worden de communicatiegegevens van de desbetreffende relatie getoond. Bijvoorbeeld het telefoonnummer en het e-mailadres van de relatie. Met de rechter muistoets is het mogelijk om deze communicatiegegevens te kopiëren en vervolgens op een andere plek te plakken. Bijvoorbeeld het e-mailadres kopiëren en vervolgens in een e-mail in Outlook plakken (toetsencombinatie ‘CTRL+V’).

Dit kopiëren van communicatiegegevens werkt ook in een dossier vanuit het scherm ‘Partijen’. Selecteer desbetreffende partij en rechtsonder in het scherm worden de communicatiegegevens getoond.

Compliance check 
In een relatie is in het scherm ‘Diensten’ mogelijk om een ‘Compliance check’ uit te voeren. Hiermee is het mogelijk om een betaalde zoekactie uit te voeren in PEP- en sanctielijsten voor deze relatie. Meer informatie over deze mogelijkheid is te vinden in dit document.

Kopiëren dossiernummer
Het is op eenvoudige wijze mogelijk om het dossiernummer van een dossier te kopiëren in NEXTmatters. Klik met de SHIFT-toets ingedrukt op het dossiernummer in de rechter bovenhoek van het geopende dossier.


Het dossiernummer is vervolgens te plakken bijvoorbeeld in een Word document of in een e-mail in Outlook (toetsencombinatie ‘CTRL+V’).

Relatiekaart – dossiers als contactpersoon
In een relatie is het mogelijk om het rapport ‘Relatiekaart’ op te vragen. Op dit rapport worden ook de dossiers weergegeven waar deze persoon als contactpersoon is aangemerkt.

Kies in de relatie boven in de balk voor de knop ‘Afdrukken’ en vervolgens voor ‘Relatiekaart’.

F1 – documentatie
NEXTmatters wordt continu doorontwikkeld. Dit betekent dat er continu op basis van uw feedback bestaande functionaliteiten worden verbeterd en nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Het kan daarom handig zijn om, indien u ergens niet uitkomt, onze vernieuwde documentatie of releasenotes te raadplegen. Deze vind u door in NEXTmatters op F1 te drukken of op het vraagteken linksonder in het hoofdmenu van NEXTmatters te klikken.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Geplaatst op

Tips & trucs 07

Tips en trucs deel 7 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

–    NEXTportal;
–    Tekens bij uren schrijven;
–    Oorsprong;
–    iDEAL koppeling.NEXTportal

NEXTmatters biedt de mogelijkheid om de cliënt inzage te geven in haar dossiers. Dit kan door middel van de NEXTportal. Alle concepten, afschriften, correspondentie en stukken zijn hiermee eenvoudig 24/7 te raadplegen voor de cliënt. Ook partijen zoals verzekeraars, adviseurs en andere bij het dossier betrokken partijen kunt u toegang geven tot documenten via de NEXTportal.Als advocaat behoudt u uiteraard altijd de controle over wie toegang krijgt tot welke documenten. Alleen de documenten die worden geüpload, worden gedeeld met de partijen die u zelf autoriseert.

De cliënt (of een andere partij) heeft, als u dat aangeeft, ook de mogelijkheid om een document te delen met u als advocaat. Een cliënt kan bijvoorbeeld heel gemakkelijk zijn of haar identiteitsbewijs toevoegen aan het dossier in de NEXTportal. Het delen van documenten werkt dus twee kanten op. Dit alles voert u uit in de ‘Document Manager’ vanuit het desbetreffende dossier.

Tekens bij uren schrijven
Bij het schrijven van uren kunt u gebruik maken van een aantal tekens die het opzoeken van een dossier vereenvoudigen. U hoeft dan niet elke keer het dossier op te zoeken a.h.v. het dossiernummer of de dossiernaam.

Vul in de kolom ‘Dossier’ een van de volgende tekens in:
– ‘@’, er wordt een lijst getoond met recente dossiers;
– ‘=’, het dossiernummer en dossiernaam van het actieve (geopende) dossier worden ingevuld.

Oorsprong
Bij het aanmaken van een dossier heeft u de mogelijkheid om de oorsprong van het dossier aan te geven. Met andere woorden, hoe dit dossier bij u is aangebracht. Dit kan bijvoorbeeld zijn via een bestaande cliënt, via de website, via een telefonisch contact etc. Deze ‘aanbrengers’ kunt u zelf bepalen en aanpassen in ‘Beheer’. Daarnaast is het mogelijk om achteraf de oorsprong van het dossier in te vullen bij de dossiereigenschappen.

iDEAL koppeling
Een terugkerend vraagstuk binnen financiële administraties is de vraag hoe voorkomen kan worden dat de debiteurenstand oploopt en cliënten sneller overgaan tot het betalen van hun openstaande declaraties. Om het betaalproces van declaraties te versnellen biedt NEXTmatters de mogelijkheid om te koppelen met iDEAL.

Aan een declaratie die digitaal vanuit NEXTmatters verzonden wordt, kan een iDEAL betaallink worden toegevoegd. De cliënt ontvangt de e-mail met daarin de declaratie en heeft direct de mogelijkheid om de betaling voor deze declaratie te voldoen via iDEAL-koppeling. De cliënt kan door de iDEAL-koppeling sneller overgaan tot betaling van de declaratie.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.