Categorie: Advocatuur

Tips en trucs deel 6 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

• Helpfunctie – F1;
• Timer starten zonder dossier;
• Uitgebreid zoeken naar documenten;
• Tijd schrijven met maken afspraken in Agenda.

Helpfunctie – F1
Met de sneltoets F1 komt u terecht op de ‘Help’ website van NEXTmatters. Op deze pagina vindt u de meest recente handleidingen van NEXTmatters. In de handleidingen vindt u een gedetailleerde uitleg van een bepaalde module of tips en trucs bij het gebruik van deze functionaliteit.

Naast de sneltoets F1 kunt u ook via het vraagteken linksonder in het hoofdmenu de ‘Helpfunctie’ benaderen.

Timer starten zonder dossier
In NEXTmatters kunt u gebruik maken van timers om de tijdsbesteding van een activiteit te registeren. De timer werkt in feite als een stopwatch.
Bij het aanmaken van een timer is het niet perse verplicht om hier een dossier aan te koppelen. Dit kan ook achteraf alsnog gebeuren, zodat de tijdsbesteding aan het desbetreffende dossier gekoppeld wordt.
Maak met de sneltoets F8 een nieuwe, indirecte timer aan. Stop de timer zodra de activiteit is afgerond (b.v. de meeting of het schrijven van het processtuk). Vervolgens verschijnt onderstaand scherm om de tijdsbesteding op te slaan.

Kies hier voor het groene plusje om de timer alsnog aan een dossier te koppelen.

Kies vervolgens de juiste urencode en vul eventueel een aanvullende omschrijving van de tijdsbesteding in. De bestede tijd komt vervolgens als urenregel in het desbetreffende dossier te staan.
Uitgebreid zoeken naar documenten

NEXTmatters beschikt over een uitgebreide zoekfunctie om te zoeken naar bepaalde documenten. Vaak wilt u ook de mogelijkheid hebben om binnen één dossier te kunnen zoeken naar documenten. Zeker als het een omvangrijk dossier betreft. Dit kunt u gemakkelijk doen met de uitgebreide zoekfunctie. Deze vindt u door – als u in het dossier in het documentenoverzicht staat – rechtsboven te klikken op icoontje met het verrekijkertje (zie afbeelding).

NEXTmatters opent een pop up scherm waar u uitgebreid kunt zoeken naar bijvoorbeeld documenten, notities, maar ook emailberichten. U ziet direct een preview van het document of het emailbericht zodat u direct kunt checken of dit het goede document/bericht is. Indien u beschikt over NEXTsearch kunt hier ook direct in de inhoud van alle documenten zelf zoeken.

Tijd schrijven met maken afspraken in Agenda
De NEXTmatters agenda biedt samen met de urenschrijfmodule de mogelijkheid om op basis van de gemaakte agenda afspraken automatisch tijd te schrijven. Hiervoor moeten de urencodes gekoppeld worden in ‘Beheer’ en moet er in ‘P&O’ het vinkje worden uitgezet. Deze automatisch weggescheven urenregels zijn te herkennen in de urenregistratie aan de letters “AG” die aan het begin van de omschrijving zijn toegevoegd. Indien u dit wilt instellen, kunt u het beste even contact met ons opnemen.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 5 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

• Urenregel wijzigen met rechtermuisknop;
• Agenda loskoppelen;
• Sneltoets F4 – scherm ‘Documenten’;
• Taak aanmaken.

Urenregel wijzigen met rechtermuisknop
Hoe vaak komt het niet voor dat u een urenregel geschreven hebt en u er daarna achter komt dat deze niet op het goede dossier of niet op de goede dag is geschreven. Als u op de urenregel klikt met uw rechtermuisknop, dan kunt u de urenregel wijzigen. U kunt echter ook de urenregel gemakkelijk verplaatsen naar een andere dag. Tot slot kunt ook kiezen voor tariefinformatie waar u meer informatie krijgt over deze betreffende urenregel.

Agenda loskoppelen
In principe is alles in NEXTmatters te bedienen vanuit één scherm. U kunt dus niet meerdere schermen van NEXTmatters naast elkaar openen. Er zijn echter een paar uitzonderingen waaronder de agenda. Als u in de agenda onder de opties klikt op onderstaand icoontje kunt u de agenda loskoppelen van uw NEXTmatters scherm (in een apart venster).

Met deze functie kunt u de agenda op hetzelfde scherm als waar NEXTmatters geactiveerd is minimaliseren of bij gebruik van meerdere beeldschermen de agenda op een ander beeldscherm plaatsen. De agenda wordt om de paar minuten ververst (wat u zelf instelt) dus u kunt de agenda de hele dag open laten staan.

Sneltoets F4 – scherm ‘Documenten’
Met de sneltoets F11 kun je snel een dossier opzoeken in NEXTmatters. In de meeste gevallen wordt het dossier geopend in het scherm ‘Algemeen’ en moet u vervolgens het juiste scherm in het submenu aanklikken. Er is ook een sneltoets beschikbaar om direct naar het scherm ‘Documenten’ toe te gaan: F4.

Gebruik de sneltoets F4 dus om direct het scherm ‘Documenten’ te openen van het dossier waarin u aan het werk bent. U kunt de sneltoets in ieder scherm gebruiken.

Taak aanmaken
Op diverse plaatsten in NEXTmatters kunt u een taak aanmaken. Dit kan uiteraard in een relatie en een dossier. De taak is vervolgens aan de desbetreffende relatie of dossier gekoppeld. Daarnaast vind u overal in NEXTmatters rechtsboven in het scherm een taak icoon:

Ook met deze knop is het mogelijk om een nieuwe taak aan te maken en deze taak vervolgens aan een relatie of een dossier te koppelen.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 4 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

• Aantal aanmaningen uit AFAS;
• Oorsprong dossier vastleggen;
• Concept berichten;
• Rechtermuisklik in een notitieveld;
• Historie op het home-scherm.

Aantal aanmaningen uit AFAS
In een dossier onder het tabblad ‘Financieel’ vind u een overzicht van alle declaraties die betrekking hebben op dit dossier. Hier kunt u bijvoorbeeld per declaratie het openstaande saldo zien. Daarnaast wordt dit overzicht de kolom ‘#’ getoond. In deze kolom wordt per declaratie het aantal verstuurde aanmaningen uit AFAS getoond.

Oorsprong dossier vastleggen
U kunt heel gemakkelijk bij een dossier vastleggen hoe dit dossier is binnengekomen, bijvoorbeeld ‘Via internet’ of ‘Via andere cliënt’. In beheer kunt u de diverse verwijzers vastleggen. Vervolgens kunt u bij de aanmaak van een dossier aangeven via welke verwijzer deze is binnengekomen. Bij bestaande dossiers kunt u dit ook nog aangeven door te klikken op het dossiernummer rechtsboven in NEXTmatters.

Concept berichten
Vanuit het dossier in NEXTmatters kunt u e-mails versturen. Zodra u een e-mail begint, wordt deze in NEXTmatters bij de documenten opgeslagen onder het tabblad ‘Concept berichten’. Zodra de e-mail is verstuurd vindt u deze terug onder ‘Verzonden berichten’.

Het komt echter regelmatig voor dat er e-mails in NEXTmatters worden gemaakt die uiteindelijk niet worden verstuurd. Dit kan een bewuste keuze zijn, maar vaak blijkt dit onbewust te gebeuren. Daarom vindt u op het homescherm het tabblad ‘concept berichten’. Hier ziet u een overzicht van alle e-mailberichten (uit alle dossiers) die u bent begonnen, maar niet hebt verstuurd.

In dit overzicht kunt u direct checken of de e-mails alsnog verstuurd moeten worden of dat deze verwijderd kunnen worden. Deze acties kunt u gelijk vanuit dit overzicht uitvoeren. Daarnaast geeft NEXTmatters een waarschuwing dat er nog concept berichten klaar staan op het moment dat u NEXTmatters afsluit.

Rechtermuisklik in een notitieveld
In NEXTmatters vindt u op diverse plekken notitievelden waar u een extra toelichting kwijt kunt. Bijvoorbeeld een dossier gerelateerde toelichting of extra informatie bij de relatie. D.m.v. rechtermuisklik in een notitieveld kunt een tijdstempel (‘Timestamp’) invoegen. Naast de tijdsaanduiding worden ook uw initialen ingevoegd.

Daarnaast is het d.m.v. rechtermuisklik mogelijk om een eerder naar het klembord gekopieerde tekst te plakken in het notitieveld.

Historie op het home-scherm
Op het home-scherm vind u het tabblad ‘Historie’. In plaats van een zoekopdracht in te geven naar een ‘Dossier’, ‘Relatie’ of ‘Document’ kan het tabblad ‘Historie’ geopend worden en vervolgens geklikt worden op de hyperlink (=blauw onderstreepte gedeelte) om een ‘Dossier’, ‘Relatie’ of ‘Document’ te openen. De lijst toont de gegevens van de afgelopen dertig dagen. Onder het tabblad ‘Vandaag’ vind u deze zelfde lijst, maar dan voor vandaag.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 3 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht.

Koppeling met het Kadaster
Dankzij de geïntegreerde koppeling met het Kadaster kunt u kadastrale recherches volledig geïntegreerd uitvoeren in NEXTmatters.

Met één druk op de knop kunnen de volgende berichten worden opgehaald in een dossier van NEXTmatters:

• Kadastraal bericht;
• Hypothecair bericht;
• Kadastrale kaart;
• Koopsommen overzicht;
• Alle brondocumenten HYP3 en HYP4.

Deze berichten worden automatisch opgeslagen in uw dossier en registergoed administratie. Neem contact met ons op indien u van deze koppeling in NEXTmatters gebruik wilt gaan maken.

Meerdere documenten selecteren met behulp van CTRL of SHIFT toets
In de ‘Document Manager’ van een dossier is het mogelijk om meerdere documenten tegelijk te openen en/of verwijderen. Het selecteren van meerdere documenten doet u gemakkelijk door gebruik te maken van de CTRL of SHIFT toets en vervolgens de desbetreffende documenten aan te klikken. Dit is een vergelijkbare werkwijze als in Windows. Daarnaast is het mogelijk om van meerdere documenten een interne link te versturen of te kopiëren. Klik hiervoor bovenin de balk op de optieknop.

Vertrouwelijke dossiers
Met behulp van de functie ‘Vertrouwelijk dossier’ kunt een dossier in NEXTmatters alleen toegankelijk maken voor een bepaalde groep medewerkers. Dit is met name bedoeld voor dossiers waar vertrouwelijke informatie in staat die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.

Een dossier als vertrouwelijk aanmerken, doet u vanuit het desbetreffende dossier. Kies hier voor de menuoptie ‘Extra’ en vervolgens op ‘Instellen vertrouwelijk dossier’. In het pop-up scherm kunt u dit dossier instellen als vertrouwelijk en aangeven welke medewerkers of welke groep medewerkers toegang moet krijgen tot dit dossier. Deze groep/medewerker wordt vervolgens geautoriseerd. Deze autorisatie kan achteraf altijd worden aangepast of worden ingetrokken. De VFE van een dossier heeft altijd toegang tot het dossier.

Medewerkers die geen toegang hebben tot dit vertrouwelijke dossier kunnen dit dossier niet vinden in NEXTmatters.

Engelse versie van NEXTmatters
NEXTmatters is naast Nederlandstalig ook in het Engels te gebruiken. Alle Nederlandse teksten in NEXTmatters zijn vertaald naar het Engels. Dit kan per medewerker ingesteld worden in de module ‘P&O’ onder ‘Privileges’ / ‘Taal’. Na het wijzigen van deze instelling moet NEXTmatters opnieuw opgestart worden om desbetreffende taal te activeren.

Naam e-mail wijzigen in NEXTmatters
Bij het opslaan van e-mail d.m.v. slepen naar NEXTmatters is het mogelijk om de naam van de e-mail aan te passen (veld ‘Opslaan als’). Het is ook achteraf mogelijk om de naam van een opgeslagen e-mail aan te passen in NEXTmatters. Selecteer de desbetreffende e-mail in de ‘Document Manager’ van het dossier. Onder in het scherm wordt een preview getoond van de e-mail en hier staat ook de naam van de e-mail in de balk. Klik op de naam van de e-mail in de balk en pas deze aan naar de gewenste naam Zo kan de e-mail later eenvoudig teruggevonden worden.

Alternatief is om via rechtermuisklik / ‘Eigenschappen’ de naam van de e-mail aan te passen.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 2 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht.

Snel uren invoeren met NEXTtime
Met behulp van NEXTtime kunt u snel uren invoeren in NEXTmatters zonder iedere keer het desbetreffende dossier te openen of de module ‘Urenregistratie’ te openen. Het icoon van NEXTtime vind u rechts boven in ieder scherm (klok pictogram).

In het scherm van NEXTtime kunnen er handmatig (tabblad ‘Hand’) of via een timer (tabblad ‘Timer’) uren geschreven worden in een dossier.

Het scherm van NEXTtime kan open blijven staan bij het uitvoeren van de werkzaamheden en kan verplaatst worden naar iedere willekeurige positie op het scherm. U kunt het scherm van NEXTtime minimaliseren, zodat deze onderin de balk komt te staan en zo kunt benaderen wanneer u in een ander programma aan het werk bent b.v. in Word of in Outlook.

Zoeken naar documenten in een dossier
In de ‘Document Manager’ van een dossier is een menuoptie om te zoeken naar documenten of e-mails in het dossier. D.m.v. rechtermuisklik op ‘Dossier’ in de boomstructuur is het mogelijk om te kiezen voor ‘Zoeken naar documenten’ of ‘Zoeken naar berichten’.

Vervolgens wordt er een zoekscherm geopend, waarbij het dossiernummer al is ingevuld. Door een vinkje te zetten ‘Preview venster’ wordt in een apart scherm een voorbeeld van het geselecteerde document of e-mailbericht getoond. Met de pijltjestoetsen (up en down) kunnen de zoekresultaten doorlopen worden. Het preview scherm wordt vervolgens bijgewerkt.

Daarnaast is het ook vanuit andere schermen mogelijk een zoekopdracht te starten. Klik hiervoor rechtsboven in de balk op de ‘Zoek’-knop (verrekijker pictogram).

Sneltoets ‘CTRL+ENTER’ bij urenregistratie
In de module ‘Urenregistratie’ kunt u met de toetsencombinatie ‘CTRL+ENTER’ een nieuwe regel aanmaken voor hetzelfde dossier.

Wanneer u de gegevens van de urenregel hebt ingevuld en in de kolom ‘Duur’ de toetsencombinatie ‘CTRL+ENTER’ gebruikt, wordt er een nieuwe urenregel aangemaakt met de gegevens van het huidige dossier. Het dossiernummer en de dossiernaam worden automatisch ingevuld.

Documenten kopiëren naar ander dossier 
Het kan voorkomen dat documenten of brieven vanuit het ene dossier in NEXTmatters naar een ander dossier gekopieerd moeten worden.

Ga in het brondossier naar de ‘Document Manager’ en zoek het desbetreffende document op in de Verkenner. Kies voor rechtermuisklik / ‘Kopiëren’ om het document te kopiëren.

Ga vervolgens in het doeldossier naar de ‘Document Manager’ en ga in de Verkenner in de map staan waar het document moet komen te staan. Kies hier in het rechter scherm voor rechtermuisklik / ‘Plakken’. Het gekopieerde document wordt nu toegevoegd aan dit dossier.

Naam e-mail wijzigen bij slepen
Er zijn verschillende manieren om uw e-mails vanuit Microsoft Outlook op te slaan in een dossier in NEXTmatters. Eén van deze mogelijkheden is het slepen van een e-mail vanuit Outlook naar NEXTmatters.

Bij het slepen van een e-mail naar NEXTmatters is het mogelijk om direct de naam van de e-mail aan te passen. Wanneer u een e-mail sleept naar NEXTmatters verschijnt het  tussenscherm ‘Opslaan in dossier’. Vervolgens kan hier een afwijkende bestandsnaam ingevoerd worden. Dit kan onder in het scherm in het veld ‘Opslaan als’.

Het oorspronkelijke onderwerp van de e-mail blijft ongewijzigd en de ingevoerde bestandsnaam wordt weergegeven in het dossier.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.

Tips en trucs deel 1 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTmatters

NEXTmatters kent naast verschillende integraties, met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, ook vele handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Elke twee maanden publiceren wij een artikel waarin een aantal van deze tips en trucs worden toegelicht.

Directe link vanuit NEXTmatters naar Company Info
Company Info verzamelt zeer veel informatie over bedrijven zodat u direct een goed en diepgaand inzicht in elke organisatie kunt krijgen. Deze data komt onder andere uit het Handelsregister, Kadaster en het NBWO (Nederlands Bureau Waardebepaling Onroerende zaken). Via NEXTmatters kunt u via de relatiekaart direct doorlinken naar relevante informatie op de site van Company Info. Zo heeft u inzicht in al deze data.

Sluitteksten in andere talen
Steeds vaker krijgen advocatenkantoren te maken met buitenlandse cliënten die bijvoorbeeld Engels spreken. Deze cliënten willen natuurlijk ook graag hun declaratie in het Engels toegestuurd krijgen. De sluitteksten op de declaratie kunnen automatisch in het Engels worden geplaatst. In ‘Beheer’ kunt u de standaard Engelse sluitteksten plaatsen, zodat deze automatisch geplaatst worden als het om een Engelse declaratie gaat. Naast Engels ondersteunt NEXTmatters ook Duits, Frans en Spaans.

F11 en F12 sneltoetsen
Met behulp van F11 kunt u, waar u ook zit in NEXTmatters, snel zoeken naar een dossier. Hetzelfde geldt voor de F12 voor het zoeken naar een relatie.

Naast deze twee sneltoetsen kent NEXTmatters nog meer handige sneltoetsen. Als u op ‘Navigatie’ (button bovenaan in NEXTmatters) klikt, ziet u welke andere sneltoetsen u in NEXTmatters kunt gebruiken.

E-mail opslaan in NEXTmatters
Er zijn verschillende manieren om uw e-mails vanuit Microsoft Outlook op te slaan in een dossier in NEXTmatters. U kunt gebruik maken van de knop ‘Outlook opslaan’ onder dossiers of u kunt direct de e-mail en/of bijlage slepen vanuit Outlook naar het desbetreffende dossier. Daarnaast kennen we in NEXTmatters ook automatische e-mailherkenning.

Er is nog een vierde mogelijkheid om e-mails op te slaan vanuit Outlook in NEXTmatters. Als u een groot dossier hebt waarin veel wordt gemaild, kunt u vanuit NEXTmatters een Outlook mapje aanmaken in uw mailbox in Outlook. Door de e-mails in Outlook naar dit mapje te slepen worden deze automatisch opgeslagen in het betreffende dossier.

Het aanmaken van een dergelijk Outlook mapje doet u vanuit NEXTmatters. U gaat in een dossier naar documenten. Als u vervolgens onder correspondentie met de rechter muisknop klikt op ‘E-mail archief’ krijgt u een aantal opties waaronder de optie ‘Maak “NEXT DM” archieffolder’. Als u hierop klikt wordt automatisch in Outlook het mapje aangemaakt. U kunt dit mapje zelf hernoemen naar een door u gekozen omschrijving.

NEXTsearch
Met NEXTsearch kunt u in NEXTmatters niet alleen zoeken op gebruikelijke zoektermen zoals dossiernummer en documentnamen, maar kunt u ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. U kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken. Dit bespaart veel zoek- en studietijd die op elk kantoor veel beter besteed kan worden. Meer informatie? Neem dan contact met ons op.

Tips & trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem dan contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training.