Tips en trucs deel 16 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen handige tips & trucs. In editie zestien tips over:

 

  • Zelf volgorde partijen instellen
  • F11 en F12
  • Home – CTR
  • Vertrouwelijk dossier
  • Partij – rechtermuisknop

 

Zelf volgorde partijen instellen
In NEXTassyst kunt u zelf de volgorde van partijen bepalen die aan een dossier zijn gekoppeld. Van de standaard volgorde kan afgeweken worden door in het dossier met de rechtermuisknop op de desbetreffende relatie te klikken. Er wordt een extra kolom getoond waar u vervolgens zelf de volgorde kunt bepalen.

De volgorde zoals vermeld in NEXTassyst, is de volgorde in de (KIK) akte zowel bij het automatisch plaatsen van de comparitie als door middel van een Selecteer-opdracht.

F11 en F12
Alhoewel de sneltoetsen F11 en F12 al heel lang in NEXTassyst zitten, worden ze nog lang niet door iedereen gebruikt. Hoogste tijd om daar verandering in te brengen. Met behulp van F11 kunt u in NEXTassyst, snel zoeken naar een dossier. Hetzelfde geldt voor F12 voor het zoeken naar een relatie.

Naast deze twee sneltoetsen kent NEXTassyst nog meer handige sneltoetsen. Als u op ‘navigatie’ (button bovenaan in NEXTassyst) klikt, ziet u welke andere sneltoetsen u in NEXTassyst kunt gebruiken.

Home – CTR
Op de homepagina van NEXTassyst vindt u het tabblad CTR. Dit tabblad biedt een overzicht van alle CTR en CLTR gerelateerde zaken die u binnen NEXTassyst heeft gedaan. U kunt de status zien van aangevraagde CTR inlichtingen verzoeken. Deze worden door NEXTassyst één keer per uur opgehaald en automatisch opgeslagen in de cliëntkaart onder digitaal.

Daarnaast ziet u hier ook een overzicht van de CTR/CLTR opgave die nog niet verstuurd zijn naar het CTR/CLTR. Normaliter wordt de opgave voor het CTR/CLTR automatisch verstuurd, tegelijk met het versturen van de repertoriumregel. Als dit niet is gebeurd, dan kunt u dit alsnog in één keer versturen via dit overzicht.

Indien er niet verstuurde opgaven zijn, dan zal bij het opstarten van NEXTassyst automatisch dit tabblad worden geactiveerd bij de personen met de privilege “notaris”, “waarnemer” en/of “repertorium”.

Vertrouwelijk dossier
Met behulp van de functie ‘vertrouwelijk dossier’ kunt u een dossier in NEXTassyst alleen toegankelijk maken voor een bepaalde groep mensen of medewerkers. Dit is met name bedoeld voor dossiers waarin vertrouwelijke informatie staat die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.

Het instellen van een dossier als vertrouwelijk dossier, doet u vanuit het desbetreffende dossier. U klikt op ‘extra’ en vervolgens op ‘instellen vertrouwelijk dossier’.

In het pop-up scherm kunt u dit dossier instellen als vertrouwelijk dossier en vervolgens aangeven welke medewerkers (of welke groep medewerkers) toegang moet krijgen tot dit dossier. Deze groep/medewerker wordt vervolgens geautoriseerd. Deze autorisatie kan op een later tijdstip altijd worden aangepast c.q. ingetrokken.

Medewerkers die geen toegang hebben tot dit vertrouwelijke dossier kunnen dit dossier niet vinden in NEXTassyst. De notaris heeft altijd toegang tot alle dossiers (dus ook de dossiers die zijn aangemerkt als vertrouwelijk).

Mocht u bovenstaande optie niet hebben, vraag dan aan degene met beheersrechten om de optie aan te zetten (Beheer | Systeem | tabblad Algemeen)

 

 

 

 

Partij – rechtermuisknop
Als u in het partij overzicht van een dossier met de rechtermuisknop klikt op de betreffende gekoppelde relatie, dan heeft u een aantal snel keuzes. U kunt de relatie dupliceren, ontkoppelen en direct een brief voor hem of haar aanmaken. Ook kunt u vanuit dit snel menu de comparitie invoegen in uw Word document. Tot slot ziet u hier ook de onder 1 beschreven mogelijkheid om zelf de volgorde van de partijen in te stellen.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.